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Contenido 3..
Contenido 3..
PRESENTACIN
Debido a la importancia que tienen los archivos en la sociedad, se hace
indispensable conocer la legislacin que dar las herramientas necesarias cuando
de manejar documentos pblicos o privados se trata y
definir las
responsabilidades de su uso.
Resultado de Aprendizaje:
Conservar y preservar los documentos de archivo de las empresas, de acuerdo a
las normas tcnicas y la legislacin vigente.
TABLA DE CONTENIDO
PRESENTACIN ............................................................................................................................. 2
NDICE DE TABLAS ....................................................................................................................... 4
1.
2.
1.2
2.2
2.3
3.2.
4.
5.
6.
5.1
5.2
GLOSARIO ..................................................................................................................................... 19
BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 20
WEBGRAFA .................................................................................................................................. 20
IMGENES ..................................................................................................................................... 21
CRDITOS ...................................................................................................................................... 22
NDICE DE TABLAS
Tabla 1. Objetivos de los Archivos Empresariales ...................................................................... 6
Tabla 2. Caractersticas de los Archivos Empresariales ............................................................ 7
Tabla 3. Clasificacin de los documentos segn la frecuencia de consulta ........................... 8
Tabla 4. Clasificacin de los documentos segn lo que se desea almacenar ....................... 9
Tabla 5. Clasificacin de los documentos segn su ubicacin ............................................... 10
Tabla 6. Clasificacin de los documentos segn el grado de privacidad. ............................. 10
Tabla 7. Instalaciones de los Archivos. ....................................................................................... 15
1.
La Ley 594 de 2000 define a archivo como el Conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a
la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la
historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la
gestin administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.
Dado lo anterior, podemos resumir el concepto de archivo como el conjunto de
documentos que produce una empresa en el desarrollo de sus actividades,
representan su memoria y es de vital importancia para su buen funcionamiento y
supervivencia.
La importancia del archivo radica en que es clave para la conservacin de los
documentos de la empresa. Estos documentos deben ser debidamente
clasificados y ordenados para que las empresas puedan tomar decisiones
acertadas.
La Ley 594 de 2000, tambin expresa que la importancia de los archivos radica
en que Los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de
decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son
potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Hay que tener en cuenta que no todos los documentos son para conservar, por
lo anterior debe tenerse en cuenta los sistemas de organizacin y la logstica de la
empresa.
10
2.3
Segn su ubicacin:
11
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3.2.1. Onomstico
La ordenacin alfabtica-onomstica se utiliza para series documentales
compuestas por expedientes que permanecen abiertos por lapsos grandes de
tiempo, por ejemplo, las Historias Laborales, las Historias Clnicas, los Expedientes
Acadmicos de Alumnos. Es ideal para archivos de gestin pequeos en el que su
crecimiento no es muy alto y facilita la consulta.
En este sistema se debe tener en cuenta el siguiente orden: primer apellido,
segundo apellido y el nombre al final. Por ejemplo:
ACOSTA LOPEZ, Andrs
CASCANTE PEREZ, Jos
CHAPARRO MEJIA, Mara
ECHEVERRI ARANGO, Pedro
LOPEZ GOMEZ, Javier
MARTINEZ, Jos
VILLAMIZAR ROJAS, Manuel
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3.2.3. Temtico
Se ordenan las series y subseries documentales por el asunto o tema de su
contenido. Por ejemplo:
Estadsticas
Informes
Informes a organismos de control
Informes de gestin
Informes estadsticos
rdenes de Pago
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GLOSARIO
Archivo Activo: Es aquel que se consulta frecuentemente.
Archivo Horizontal: Los documentos se colocan uno sobre otro.
Archivo Inactivo: Este contiene los documentos que ya no se consultan o se
consultan espordicamente. Despus de este archivo algunos documentos
pueden pasar a destruccin definitiva.
Archivo Lateral: Como su nombre lo indica, los documentos se colocan de forma
lateral, con el fin ver su texto descriptivo de aquello que contienen.
Archivo Semiactivo: Estos documentos se mantienen durante cierto periodo de
tiempo y luego se decide si se trasladan o no al archivo inactivo.
Archivo Vertical: Un ejemplo de ellos son las carpetas colgantes, que van una
detrs de otra.
20
BIBLIOGRAFA
Archivo General De La Nacin De Colombia. (1997). Reglamento General de
Archivos. (2a ed). Santaf de Bogot.
Cebrin, A. Raposo, R. & Santos, J. (1998). Modelo Organizacional para un
sistema nacional de archivos.
Jan, Luis F. (s.f) Los Sistemas Nacionales de Archivos de Amrica Latina:
Anlisis de sus Preceptos Legales.
Sociedad Colombiana de Archivistas. (2012) IV Convencin Internacional de
Archivistas. Abril de 2012.
WEBGRAFA
Acuerdo 7 de 1994.Reglamento General de Archivos. (1994, 29 de Junio).
Tomado de http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2012
Gua 6 Sistemas de Gestin de Documentos Electrnicos. Tomado de
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf
Ley 594 de 2000. Ley General de Archivo (2000, 14 de Julio). Tomado de
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023
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IMGENES
Tomado
de:
de:
de:
Tomado
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CRDITOS
Lderes de Proyecto
Carlos Fernando Cometa Horta.
Juan Pablo Vale Echeverry.
Lder de Lnea
Julin Andrs Mora Gmez.
Expertos Temticos
Asesora Pedaggica
Leidy Diana Cuellar Serna
Editora
Beatriz Helena Duque Ospina