ING. WILSON VELASTEGUI. O .

MSC

PROCESO ADMINISTRATIVO
UN PROCESO ES EL CONJUNTO DE PASOS O ETAPAS
NECESARIOS PARA LLEVAR A CABO UNA ACTIVIDAD
El proceso administrativo es una metodologa que
permite al administrador, gerente, ejecutivo, empresario,
o cualquier otra persona, manejar eficazmente una
empresa, y consiste en estudiar la administracin como
un proceso integrado por varias etapas. Cada etapa
responde a seis preguntas fundamentales: Qu?

Para Qu? Cmo? Con quin? Cundo? y

Dnde?, interrogantes que siempre deben plantearse
durante el ejercicio de la administracin

PROCESO ADMINISTRATIVO ES EL CONJUNTO DE FASES O ETAPAS

SUCESIVAS A TRAVS DE LOS CUALES SE EFECTA LA ADMINISTRACIN

PLANEACIN
Qu se quiere hacer?
Qu se va a hacer?

MECNICA
CONTROL
Ver que se
haga

ADMINISTRACIN

DINMICA
DIRECCIN
Cmo se ha
realizado?

INTEGRACIN
Con quin se hace?
Con qu recursos?

ORGANIZACIN

Cmo se va
hacer?

PROCESO ADMINISTRATIVO
ESTRUCTURA
(MECNICA):

DONDE
SE
DETERMINA
SU
FINALIDAD Y RUMBO, AS COMO LAS
ALTERNATIVAS PARA CONSEGUIRLOS

PLANEACIN
ORGANIZACIN
INTEGRACIN

OPERATIVA
(DINMICA)

EN LA QUE SE EJECUTA TODAS LAS

ACTIVIDADES NECESARIAS PARA
LOGRAR LO ESTABLECIDO DURANTE
EL PERIODO DE ESTRUCTURACIN

DIRECCIN
CONTROL

Filosofa y valores
Misin y visin

PLANEACIN
Objetivos, Estrategias y Polticas
Programas y Presupuestos

FASE
MECNICA
O
ESTRUCTURAL

Divisin del trabajo

ORGANIZACIN
Coordinacin
Seleccin
Determinacin de requisitos

INTEGRACIN
Anlisis de proveedores
Contratacin
Toma de decisiones
Motivacin

DIRECCIN
Comunicacin

FASE
DINMICA
U OPERATIVA

Programas y Presupuestos
Estndares

CONTROL

Medicin, Correccin
Retroalimentacin

PLANEACIN
ETAPAS
CONCEPTO

PLANEACIN
Determinacin de
escenarios futuros
y
del
rumbo
adonde se dirige la
empresa, y de los
resultados que se
pretenden obtener
para
minimizar
riesgos y definir las
estrategias
para
logar la misin de
la empresa con
una
mayor
probabilidad
de
xito

IMPORTANCIA

Permitir encaminar
y
aprovechar
mejor los esfuerzos
y recursos
Reduce los niveles
de incertidumbre
Permite
hacer
frente
a
las
contingencias
Es un sistema
racional para la
toma
de
decisiones,
evitando
las
corazonadas
Es la base para el
sistema de control

ETAPAS
PROCESO

Filosofa
Valores
Visin
Misin
Propsitos
Premisas
Investigacin
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas

PRINCIPIO

TCNICAS
PREGUNTA

Del objetivo
Cuantitativas
Unidad
Cualitativas
Objetividad y Grafica
cuantificacin
de Gantt
Del cambio de Anlisis
estrategias
FODA
Flexibilidad
CPM
PERT

Qu se va
hacer?

ORGANIZACIN
ETAPAS
CONCEPTO
ORGANIZACIN

Consiste en el diseo y
determinacin
de
las
estructuras,
procesos,
funciones
y
responsabilidades,
as
como el establecimiento
de mtodos, y la aplicacin
de tcnicas tendientes a la
simplificacin del trabajo

IMPORTANCIA

Suministra
los
mtodos para que se
puedan desempear
las
actividades
eficientemente
Reduce costos e
incrementa
la
productividad
Reduce o elimina la
duplicidad
de
funciones

ETAPAS
PROCESO

Divisin del trabajo

Jerarquizacin

Departamentaliz
acin

Descripcin de
funciones
Coordinacin

PRINCIPIO

Va jerrquica
Tramo de control
Delegacin
Simplificacin
Unidad de mando
Especializacin

TCNICAS
PREGUNTA

Organigramas

Manuales

Diagramas de
flujo o de
procedimiento
Carta
de
distribucin
del trabajo

Anlisis
puestos

de

Cmo se va
hacer?

INTEGRACIN
ETAPAS
CONCEPTO
INTEGRACIN

IMPORTANCIA

Seleccin
y
obtencin de los
recursos necesarios

para ejecutar los

planes

Comprende recursos
materiales,
humanos,
tecnolgicos
y
financieros

ETAPAS
PROCESO

De la calidad de los
insumos dependen los
resultados: implica una
reduccin de costos.
Correcta seleccin de
recursos humanos
Especificacin de las
caractersticas,

cantidades y calidad de
los recursos

Definicin de
necesidades y
requerimientos
de los recursos,
estndares de
calidad
y
tiempos
Determinacin
de fuentes de
abastecimiento
Eleccin
de
proveedores
Seleccin
de
recursos
de
acuerdo
a
estndares

PRINCIPIO

Cumplimiento
de requisitos
Proveedor con
fiable
Adecuacin
Calidad

TCNICAS
PREGUNTA
Recursos Humanos

Exmenes
psicomtricos

La entrevista
El anlisis
de puestos

Otros recursos

Cuantitativas

Cualitativas

Cmo qu
recursos?

DIRECCIN
ETAPAS
CONCEPTO
DIRECCIN

IMPORTANCIA

Es la ejecucin de todas
las etapas del proceso

administrativo
mediante la conduccin
y orientacin del factor
humano, y el ejercicio
del liderazgo hacia el
logro de la misin y
visin de la empresa

Ejecucin
de
actividades
Toma de decisiones
Comportamiento,
actitudes y conductas
adecuadas
Influir, guiar o dirigir a
grupos de trabajo

ETAPAS
PROCESO

Toma
de
decisiones
Motivacin

Supervisin
Comunicacin

Liderazgo

PRINCIPIO

TCNICAS
PREGUNTA

Aprovechamiento del Cuantitativas

Modelos
conflicto
matemticos
Resolucin
del

Programacin
conflicto
lineal
Del objetivo de la

Estadstica
supervisin directa

Camino
De la va jerrquica
critico
Cualitativas

Tormenta de
ideas

Delphi

Ver que se
haga

CONTROL
ETAPAS
CONCEPTO
CONTROL
Establecimiento de los
estndares para evaluar
los resultados obtenidos,
con
el
objeto
de
comparar,
corregir
desviaciones, prevenirlas
y
mejorarlas
continuamente

IMPORTANCIA

Sirve para comprobar

la efectividad de la
gestin

Promueve
el
aseguramiento de la
calidad
Protege los activos de
la empresa
Establece las medidas
para prevenir errores,
reducir
costos
y
tiempo

ETAPAS
PROCESO
Establecimiento
de estndares
Medicin
Correccin

PRINCIPIO

De la funcin
controlada
De
las
desviaciones
Autocontrol
Excepcin

TCNICAS
PREGUNTA

Sistemas de
informacin
Graficas
y
diagramas
Estudio de
mtodos
Indicadores
Control
interno
Mtodos
cuantitativos

Cmo se ha
hecho?

PROCESO ADMINISTRATIVO
I. CHIAVENATO en su libro Fundamentos de Administracin,
organiza el Proceso Administrativo de la siguiente manera:

Las Funciones del Administrador, como un proceso sistemtico; se

entiende de la siguiente manera:

PROCESO ADMINISTRATIVO
El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo administrativo,
como se observa a continuacin:

Las funciones del administrador, es decir el proceso administrativo no solo

conforman una secuencia cclica, pues se encuentran relacionadas en una
interaccin dinmica, por lo tanto. El Proceso Administrativo es cclico,
dinmico e interactivo, como se muestra en el siguiente grfico:

PROCESO ADMINISTRATIVO
Las funciones Administrativas en un enfoque sistmico conforman el
proceso administrativo, cuando se consideran aisladamente los elementos
Planificacin, Organizacin, Direccin y Control, son solo funciones
administrativas, cuando se consideran estos cuatro elementos (Planificar,
Organizar, Dirigir y Controlar) en un enfoque global de interaccin para
alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo.

Fuente: Introduccin a la Teora General de la Administracin. Autor: I. Chiavenato.

PLANEACIN
Proceso por el cual el administrador mira el
fututo y descubre cursos alternos de accin

Es decidir de antemano qu hacer, como

hacer, cuando hacer y quien deber levarlo a
cabo
Es la determinacin de escenarios futuros y
del rumbo hacia donde se dirige la empresa, y
de los resultados que se pretenden obtener
para minimizar riesgos y definir las estrategias
para lograr el propsito de la empresa con una
mayor probabilidad de xito

CARACTERSTICAS DE LA PLANEACIN
Es la primera funcin o actividad que desarrolla el
administrador, gerente, o propietario de una empresa
Se planea buscado eficacia en el logro de los objetivos de la
empresa

No es sinnimo de evitar riesgos. El riesgo siempre est

presente en las decisiones administrativas porque estas estn
relacionadas con un futuro sobre el cual nadie posee control
absoluto. La planeacin pretende concientizar al individuo de
la clase de riesgo que esta dispuesta a correr. En otros trminos,
planear es decidir aquel nivel de riesgo con el cual se puede o
pretende comprometer la empresa
Como herramienta administrativa, la planeacin busca
optimizar el empleo de los recursos organizacionales

ETAPAS DE LA PLANIFICACIN

ETAPAS DE LA PLANEACIN
1. FIJAR OBJETIVOS

Los objetivos sealan los estados

finales en cuya bsqueda se orienta la
accin futura

No siempre es factible exponer los objetivos

en forma tan exacta. La norma es: si es
posible, hgalo; en caso contrario, trate de
formularlos en la forma mas explicita posible.
Las premisas (oportunidades) y las
restricciones ( limitaciones) de la planeacin

PREMISA

es
un
supuesto
que
proporcionan un marco de referencia dentro
del cual se espera que ocurran los hechos

PREMISAS ECONMICAS

Pronsticos relativos al nivel de ingreso,

costo de vida, ndices esperados de
inflacin y ahorro, producto nacional
bruto

PREMISAS SOCIALES

Tendencia respecto a expectativas de

empleo, participacin de la mujer en la
actividad econmica, seguridad social,
evolucin en las tasas de poblacin
rural y urbana

PREMISAS POLTICAS Y
GUBERNAMENTALES

Ambiente poltico, tipo de gobierno,

nuevas legislaciones y decretos

PREMISAS DEMOGRFICAS

Crecimiento
de
la
poblacin,
distribucin por sexos y composicin
por edades

PREMISAS TECNOLGICAS

Pronsticos relativos a cambios

innovaciones tecnolgicas esperadas

A las limitaciones se les conoce con el nombre de restricciones de

planeacin, las cuales se define como: factores que limitan la actuacin del
planificador
La disponibilidad de recursos
La actitud y los valores personales de los dueos de la empresa

Las legislaciones y reglamentos vigentes: si el nuevo producto es incluido

en la lista de contaminadores ambientales
Las normas, las costumbres y los valores de la sociedad: el control social
limita las posibles acciones empresariales

El reconocimiento y anlisis de las oportunidades (premisas) y limitaciones

(restricciones) brindadas por el entorno en el cual se desempean la
empres, se convierten en el punto inicial de referencia cuando de definir
los objetivos se trata

ETAPAS DE LA PLANEACIN
2. DESARROLLAR
ESTRATEGIAS Y PROGRAMAS

Para el xito de la empresa no basta

con sealar los objetivos. Es
indispensable disear la forma de
cmo se van a alcanzar, lo cual se
facilita si usted se preocupa por
plasmar las estrategias y programas
gua.