Evaluacin del Desempeo

Retroalimentacin y Mejora Continua

CONTENIDO TEMATICO
OBJETIVO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO.

DEFINICION DE EVALUACION DEL DESEMPEO.

IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS.
CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS ( explicacin ).
EVALUACION DEL DESEMPEO COMO ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS.
EVALUACION DEL DESEMPEO COMO DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL.
CONDICIONES NECESARIAS PARA TENER XITO.
ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO.
FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO.
COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES QUE SE MIDEN EN UNA EVALUACION.
ASPECTOS A CONSIDERAR EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO.
IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO.
EJEMPLO DE FORMATO DE SEGUIMIENTO.
RETROALIMENTACION EFECTIVA.
RECOMENDACIONES PARA UNA RETROALIMENTACION EFECTIVA.
NIVELES DE RETROALIMENTACION (EJEMPLO).


OBJETIVO DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO
El Objetivo fundamental una Evaluacin del Desempeo, es proporcionar
retroalimentacin sobre el desempeo profesional que se tiene, con respecto
a los requerimientos del puesto y a las expectativas del jefe y la
organizacin.
Es un proceso de comunicacin
y
mejora
continua
muy
importante, ya que debe reflejar
de forma muy objetiva las reas
de oportunidad que tiene un
colaborador, haciendo nfasis en
lo logros tambin.
Sirve de igual forma, para
justificar incrementos o ajustes
de sueldos y/o beneficios y
tambin de una muy vlidad
opcin de D.N.C.


DEFINICION DE EVALUACION DEL DESEMPEO
Es un proceso de comunicacin que proporciona retroalimentacin sobre el
desempeo de un colaborador, tomando en cuenta los requerimientos del
puesto ( funciones, objetivos, estndares, responsabilidades ), las
expectativas del jefe inmediato ( actitudes, cambios, desempeo, eficiencia,
colaboracin, etc. ) y de la organizacin ( que contribuyen a la misin, visin,
valores, poltica de calidad, objetivos de calidad, etc. ).
Es un proceso que evala diferentes
aspectos del desempeo profesional,
tomando en cuenta aspectos lo ms
objetivos posibles, por medio de una
encuesta elaborada para tal efecto, la
cual normalmente contestan de forma
negociada
jefe
inmediato
y
colaborador. Siempre dentro de un
ambiente de confianza y sin perder el
objetivo
fundamental
(
mejora
continua ).


IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO
En la actualidad, debido al alto nivel de competencia que existe en todo el
mundo, el tener un proceso de ste tipo, mediante el cual se pueden apreciar
los logros y oportunidades de mejora individuales, es vital para tener cada
da mejores ndices de Calidad y Productividad generales. Bien lo dice el
refrn bsico de la calidad lo que no se mide no se puede mejorar .
De igual forma, llevar a cabo
ste proceso, proporciona a los
involucrados en cada ocasin,
una nueva y mejor perspectiva
de su trabajo, volvindolos ms
maduros hacia el mismo y
preparndolos para diferentes
herramientas que requieren de
elevados niveles de madurez en
el personal. Instalacin de
nuevos sistemas de calidad,
procesos de evaluacin 3600,
reingeniera de procesos, etc.


IMPORTANCIA DE LA EVALUACION DEL DESEMPEO
Igualmente, y con base en lo
que hace referencia la norma
ISO 9000 versin 2000, los
procesos de educacin y
formacin deben asegurar
que los estandares de
calidad se esten cumpliendo
en todo momento, buscando
la mejora constante. Por ello
la evaluacin del desempeo
y la medicin del impacto de
la capacitacin son aspectos
importantisimos.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

QUE

COMO

CON QUIEN

SEPA

INSTITUCION

JEFE

PUESTO

QUIERA

RESULTADOS

AMBIENTE

REMUNERACION

TENGA CON QUE

TECNOLOGIA

INFORMACION

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

( explicacin ).
A ) que SEPA QUE va a hacer y PARA QUE.
1.

Que va a hacer: descripcin de puesto, objetivos de trabajo, etc.

2.

Como lo va a hacer: procedimientos, polticas, instrucciones, formatos, etc.

3.

Con quien lo va a hacer: miembros del equipo de trabajo, relaciones

internas y externas comunes y razones de las mismas, departamentos de
apoyo en la empresa, etc.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

( explicacin ).
B ) QUE QUIERA hacer las cosas.
1.

Que se identifique con la empresa: que la conozca; su historia, dueos,

directivos, productos y servicios, mercado, visin, misin, valores, etc.

2.

Que sienta apoyo y confianza de parte de su jefe inmediato: que haya

buena comunicacin, que de apoyo y asesora, que desarrolle, etc.

3.

Que le guste su puesto: que desempee funciones que vayan de acuerdo

con sus expectativas, que se le de confianza, que haya oportunidad de
capacitarse y desarrollarse.

4.

Que el ambiente sea favorable: que no exista mucho antagonismo, ni

politiquera, que exista respeto.

5.

Que la remuneracin sea justa: que se gane realmente por lo que se hace,
que se premie el esfuerzo y se castigue la falta de profesionalismo, que haya
congruencia entre los sueldos y puestos/funciones.

CONDICIONES PARA DAR RESULTADOS

( explicacin ).
C ) que tenga CON QUE hacer las
cosas.
1.

Que se le proporcione la
tecnologa para poder hacer su
trabajo: que cuente con el equipo
y
herramientas
de
trabajo
necesarias, no quiere decir que se
le den los mas caros o novedosos,
sino los que se ocupan realmente.

2.

Que se le proporcione la
informacin
para
tomar
decisiones: que existan los
sistemas
de
informacin
adecuados para poder trabajar y
tomar decisiones efectivas tanto
en forma como en tiempo.

LA EVALUACION DEL DESEMPEO COMO

ELEMENTO GENERADOR DE CAMBIOS
La evaluacin del desempeo es un proceso que proporciona
retroalimentacin sobre el rendimiento y actuacin profesional de un
colaborador y permite fundamentar acciones de mejora, basada en las
Competencias Organizacionales Estratgicas y las del Puesto de Trabajo,
motivando con ello una serie de cambios en todos los involucrados,
evaluados y evaluadores, fomentando una sinergia muy especial por la
consecucin de mejores resultados.
La evaluacin del desempeo es
una intervencin que genera
modificaciones en el sistema de la
empresa, desde que se inicia el
proceso. Por lo tanto, si no hay una
decisin efectiva de introducir
cambios para
mejorar no debe
realizarse. Sobre todo, si ya ha
habido experiencias fallidas en ste
sentido.

LA EVALUACION DEL DESEMPEO COMO

DESAROLLADOR DE EFECTIVIDAD GERENCIAL

Una evaluacin del desempeo,

proporciona
retroalimentacin
importante sobre la Calidad de la
Gerencia que se tiene, ya que si
bien es cierto refleja aspectos muy
valiosos sobre la calidad y
efectividad
sus
colaboradores,
presenta tambin la capacidad de
los Gerentes para involucrar y
desarrollar a su gente.
Es decir, cuando una persona
obtiene
de
forma
constante
calificaciones deficientes, puede
ser tambin falta de liderazgo,
asesora, soporte, capacitacin,
comunicacin, etc. por parte del
jefe inmediato.

CONDICIONES NECESARIAS PARA LOGRAR XITO

EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO

Como todo proyecto que implica cambios significativos, y que involucran a

personas de todos los niveles en la organizacin, es necesario asegurarse
de que se dan algunas condiciones para que ste tenga buen resultado,
entre ellas:
1.- Total y absoluto apoyo de la alta
direccin.
2.- Comprensin absoluta del
proceso / objetivos, por parte de las
gerencias.
3.- Compromiso total por hacer
cambios derivados de los
resultados.
4.- Definir y aceptar un
RESPONSABLE de coordinar el
proceso.
5.- Difusin oportuna y clara a todos
los involucrados.
6.- Programa definido de
seguimiento.

ETAPAS PRINCIPALES DEL PROCESO DE

EVALUACION DEL DESEMPEO.
Proceso bsico de una
evaluacin del desempeo:

sistema

de

Acuerdos iniciales y planeacin (definicin

de alcance y objetivos ).

Diseo o seleccin de instrumentos para

la evaluacin.

Comunicacin del proyecto.

Aplicacin de evaluaciones.

Retroalimentacin.

Compromisos de mejora y seguimiento

personales.

Seguimiento a las acciones de mejora.

FACTORES O ASPECTOS QUE SE MIDEN EN UNA

EVALUACION DEL DESEMPEO.
En las evaluaciones de este tipo, se busca obtener informacin de todos los
aspectos que conforman el ambiente laboral para la realizacin del trabajo,
entre los topicos ms comunes estan:
Conocimiento del puesto.
Calidad del trabajo.
Productividad.
Confiabilidad.
Adaptabilidad.
Estabilidad.
Salud / Apariencia.
Iniciativa / Seguridad.
Cuidado del equipo.
Actitud hacia terceros.
Actitud hacia supervisin.
Orden y limpieza.
Asistencia.
Puntualidad.
Mtodos y procedimientos.
Trabajo en equipo.
Manejo de informacin.


CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS
Normalmente en los procesos de Evaluacin del Desempeo se
consideran 2 condiciones del trabajo, la eficiencia ( forma de trabajar
y apegarse a las normas y procedimientos establecidos ) y
efectividad ( cumplimiento de objetivos ), siendo sta ltima la que
debe ostentar mayor peso en la calificacin, ya que es la que impacta
realmente en los resultados.
Hay por ah una frase que dice,
se puede hacer lo correcto pero
con el objetivo equivocado, y lo
que se busca siempre es hacer
correctamente lo correcto, es
decir trabajar bien y en busca de
los objetivos.

COMENTARIOS SOBRE LOS FACTORES QUE SE MIDEN

EN UNA EVALUACION DEL DESEMPEO
Cada factor deber ser claramente definido por medio de una descripcin
as como una escala de los aspectos (o niveles) que nos permitirn su
valoracin.
Aquellos factores que no tengan un impacto valioso o sobre los cuales no
se tenga la intencin de mejorar no se deben incluir en el diseo de la
evaluacin.
La seleccin de componentes a
evaluar y la definicin de los
niveles correspondientes es una
fase que requiere toda la atencin
y formalidad de quienes son
responsables de las direcciones
de rea y sus resultados debern
ser aprobados por la Direccin
General en la primera etapa del
proceso.

ASPECTOS A CONSIDERAR PARA INICIAR CON UNA

EVALUACION DEL DESEMPEO
1.- Determinar el tipo de evaluacin.
2.- Definir el alcance de la aplicacin ( a
todos, a un rea, a un nivel, etc. ).
3.- Definir periodicidad ( cada cuando se
debe de hacer ).
4.- Sensibilizar con anticipacin a los
involucrados sobre los objetivos y
beneficios.
5.- Mostrar el plan de seguimiento que
habr, con compromisos de ambas
partes.
6.- Procurar ofrecer un ambiente tranquilo
y agradable para la realizacin de cada
evaluacin.

IMPORTANCIA DEL SEGUIMIENTO Y

LA MEJORA CONTINUA

El proceso de Evaluacin del Desempeo, es normalmente conducido y

coordinado por el departamento de Recursos Humanos, y esto el lo ms
comn y de alguna forma conveniente. Sin embargo, la etapa ms importante
que es el seguimiento y la mejora continua a partir de los resultados
obtenidos, es una RESPONSABILIDAD DE TODA LA ORGANIZACION,
encabezada por la alta direccin y absolutamente TODAS las GERENCIAS y
DIRECCIONES.
La
retroalimentacin
es
una
herramienta
importantsima
de
comunicacin y mejora continua,
que debe ser llevado a cabo
peridicamente
y
de
forma
institucional en todos los niveles de
la empresa, ya que sus resultados
son extraordinarios.

EJEMPLO DE FORMATO DE SEGUIMIENTO

Y COMPROMISOS
Nombre:
Puesto:

Nombre / Evaluado
Agustin Monroy Acosta
Gerente de ventas.
Departamento

Fecha:
15 de septiembre de 2002
Fecha prxima seguimiento:

Comercializacin y Marketing.

15 de diciembre de 2002

Resultado global de la evaluacin

Puntuacin obtenida:

Factor
Conocimiento

Actual
4

Meta
5

Productividad

Confiabilidad.

Adaptabilidad.

Estabilidad

Salud / Apariencia

Iniciativa y

del trabajo
Calidad del

Resultado objetivo y tiempo estimado.

Objetivo:
Tiempo estimado:
Asistentes / Involucrados / Responsables
Evaluado y evaluador.

80 puntos.

85 puntos
6 meses.

Expectativa Jefe Inmediato

Compromisos
Que es para el jefe un BUEN o EXCELENTE conocimiento Que acciones tomar el evaluado para lograr esa calificacin meta y las
del trabajo. Que se debe hacer, tener, lograr.

expectativas del jefe inmediato.

trabajo

seguridad.
RECIBIDO POR:
Evaluador / Jefe
Evaluado
Rec. Humanos

Fecha

Nombre

Firma

Principales causas del desempeo NO efectivo.

Polticas y prcticas de la empresa

Persona equivocada para el puesto.
Entrenamiento insuficiente.
Tolerancia en el cumplimiento y estndares.
Direccin demasiado estricta.
Falta de atencin a las necesidades del
ocupante.
Mal clima organizacional.
Aspectos del puesto / funciones
Confusiones de y en la comunicacin.
Requisitos del puesto poco claro o inexistente.
Aburrimiento o monotona en el puesto.
Falta de oportunidad de crecimiento.
Conflictos entre direccin y empleados.
Problemas con compaeros.
Condiciones de trabajo inseguras.
Falta de equipo y/o materiales.
Demasiada carga de trabajo.
Incapacidad para llevar a cabo el trabajo.
Falta de competencia.

Principales causas del desempeo NO efectivo.

Problemas personales
Problemas conyugales.
Preocupaciones financieras.
Desordenes emocionales / psicolgicos.
Limitaciones fsicas.
Poca tica profesional.
Problemas de salud.
Falta de esfuerzo.
Falta de madurez para el trabajo.
Factores externos.
Bajas en la industria o demasiada
competencia.
Limitaciones legales.
Conflicto entre lineamientos ticos y exigencias
del trabajo.
Conflictos entre la direccin y el sindicato.
Tomado de Administracin de los Recursos Humanos, de
Sherman Jr. Y Bohlander. Edit. Iberoamericana. Ao 2000

LA RETROALIMENTACION EFECTIVA.

La etapa de Retroalimentacin es un proceso escencial de la Evaluacin del

Desempeo, ya que es el momento en que se deben analizar con mucha
objetividad los errores, las oportunidades, las necesidades que existan y
sobre todo, la mejor forma de mejorar. Una retroalimentacin mal presentada
no convencer y lo que es peor, puede crear resentimientos y desmotivar.
Por consiguiente, es esencial para los evaluadores recordar que nunca
deben dejar de pensar en el Desarrollo, motivacin y fuerzas que tienen sus
colaboradores.
Dentro de esta etapa es vital hacer
mencin de que el seguimiento no se
debe hacer unos das antes de la
siguiente evaluacin, tiene que darse
constante, para as poder tener un
panorama ms objetivo de los
avances o retrocesos. Pueden
hacerse programas semanales para
ste efecto, recuerde, lo importante
es mejorar comunicacin y trabajo
en equipo.

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.

Para las personas que recibiran retroalimentacin (los evaluados), estas son algunas
recomendaciones:

1.- Escuchar lo que se te dice atentamente, si algo no queda claro pedir que se te
repita o explique.

2.- Entender lo que se te dice, no prejuzgar, ni estar a la defensiva. Si no lo entiendes

pide explicacin nuevamente o ejemplos.

3.- No atacar al evaluador.

4.- Ante las diferencias hacer propuestas, ofrecer soluciones.
5.- Pedir a tu evaluador que expectativas tiene (muy especificas) para demostrar en
una siguiente evaluacin las mejoras correspondientes.

6.- Si en algn aspecto no depende de ti el dar un resultado, explicarlo claramente.

Ejm. Polticas establecidas, labor de equipo, proveedores, etc.

7.- Definir compromisos tuyos y pedir a tu evaluador los de l en cuanto a sus

expectativas ( que quede todo muy claro ).

8.- Darse la oportunidad de conocerse mejor y encontrar puntos de acuerdo por la

mejora continua.

9.- Agradecer los comentarios y el tiempo.

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.
Para
las
personas
que
darn
retroalimentacin (los evaluadores), stas
son algunas recomendaciones:
1.- Describir NO EVALUAR. Si no evalas, la
otra persona no necesita defenderse de ti.
Ejm. Es diferente decir siempre haces las
cosas al aventn, a decir en esta
operacin
de armado, no
revisaste
adecuadamente tu check list y fallaste en el
3er y 4to.paso.
2.- Especificar, no ser general. Hablar de
hechos concretos. Ejm. es que eres muy
impuntual, no es lo mismo que este mes el
da 12 llegaste 10 min tarde, y el martes 19
20 min. despus de la hora, me parece
extrao y te hace ver como impuntual.
3.- Usar palabras claras y entendibles.

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.
Recomendaciones para los evaluadores:
4.- Verificar que el receptor haya recibido el
mensaje correctamente, pidindole que lo
repita ( muy necesario ) o de su opinin al
respecto.
Ejem.
Too, tu desarrollo de procedimientos es
muy bueno, sin embargo me parece que
haciendo un esfuerzo mayor por actualizarte
en ISO 9000 (2000), tendrs mucho mejores
resultados. Para ello, cuentas con todo mi
apoyo, busca opciones esta semana y
definimos lo ms adecuado.
Qu opinas?

RECOMENDACIONES PARA UNA

RETROALIMENTACION EFECTIVA.

5.- Verificar con otros miembros del grupo

nuestra percepcin. No est de ms pedir
otras opiniones sobre el evaluado.
6.- Tomar en cuenta los 3 aspectos del dar
resultados: sabe hacerlo, quiere hacerlo,
tiene con que hacerlo.
7.- Promover en todo momento su mejora,
sus fuerzas, no solo juzgar. La funcin
principal
de
ustedes
es
la
de
DESARROLLAR a su gente, no de
frustrarla, ni desmotivarla. Den ejemplos
continuamente, aclaren, impulsen.
8.- Definir tus expectativas ( para mi lograr
una calificacin excelente representa estos
esfuerzos especficos, alcanzar estos
objetivos, hacer estos cambios, etc.).
9.- Escuchar y ENTENDER muy claramente
a tu evaluado, manejar la empatia y la
inteligencia emocional.

NIVELES DE LA RETROALIMENTACION
( UN EJEMPLO ).

1.- Eres un intil !.- Critica personalizada que acaba

con la autoestima y la confianza, en decremento del
desempeo futuro y la comunicacin.

2.- Este reporte no sirve !.- Este comentario de

criterio esta dirigido al reporte, no a la persona.
Tambin daa la autoestima y el desempeo, y lo
que es peor, no provee informacin acerca de
cmo se puede corregir o mejorar.

3.- El contenido de tu reporte fue claro y conciso,

pero el flujo y la presentacin fue enviado a las

personas menos indicadas. Este comentario
desde luego, evita la critica y provee alguna
informacin, pero no genera responsabilidad ni
aclara varios aspectos.

4.- Como te sientes con tu reporte ? Consideras

que le servir a quien se lo proporcionaste ?
Ahora el ejecutor tiene la responsabilidad de dar su
comentario, pero puede emitir una respuesta vaga
o no esperada.

NIVELES DE LA RETROALIMENTACION
UN EJEMPLO.
5.- Qu es lo ms esencial en tu reporte ? A quin crees que este dirigido ?
Qu aspectos consideras que necesitan ser enfatizados ? Con qu
periodicidad se debe elaborar y analizar ?. El ejecutor ahora no solo puede
emitir comentarios centrados, sino que racionaliza, aprende indirectamente
y est siendo asesorado para lograr su desarrollo profesional y personal.
QUE MEJOR NO CREES !