PROPUESTA CODIFICACIN REAS QUE CONFORMAN LA UNIVERSITARIA

AGUSTINIANA

CODIFICACIN INSTITUCIONAL

Codificacin: La utilidad del cdigo para identificar las reas o dependencias ha de verse
como condicin necesaria para la relacin y funcionamiento de las Tablas de Retencin
Documental y el Cuadro de Clasificacin Documental, lo anterior da lugar a la adecuada
sistematizacin y ubicacin que hace ms clara las relaciones documentales e
interconexiones con cada una de las reas productoras.
Objetivo: Establecer la codificacin para cada una de las reas que conforman la
estructura orgnica funcional de la Universitaria Agustiniana, ya que se debe tener
estipulada una identificacin numrica de la estructura organizacional con el fin de que
sean relacionadas con las Tablas de Retencin Documental.

SITUACIN ACTUAL CODIFICACIN

Tenemos reglamentada la codificacin para los documentos que se producen por medio de
nuestro sistema integrado de calidad, lo cual nos permite tener un control de toda la
documentacin en la Universitaria, pero no tenemos estipulado una identificacin de forma
numrica para las reas que conforman la estructura organizacional.
Nuestra Universitaria cuenta con una estructura organizacional mediante niveles
jerrquicos, dependencia y/o reas las cuales cumplen unas funciones especficas y todas
se encuentra organizadas y orientadas para alcanzar los objetivos institucionales.
La estructura orgnica de la Universitaria Agustiniana refleja las unidades administrativas
ramificadas de arriba abajo a partir de la alta direccin, en la parte superior y de ah se
desagregan los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada.
Para el correcto manejo del Sistema de Gestin Documental y Correspondencia cada
dependencia, rea, facultad, Vicerrectora, Direccin, Centros de estudio, programas sern
identificados con una numeracin compuesta por cuatro nmeros.
El rea de Gestin Documental propone una codificacin para cada dependencia y/o rea
coherente con el organigrama institucional, donde se tiene en cuenta que este organigrama
puede tener modificaciones por consiguiente se le debe asignar una nueva codificacin sin
alterar la existente, por ello esta codificacin es flexible y dejan dgitos disponibles entre
cada campo numrico.

CODIFICACIN DE LAS REAS DE LA UNIVERSITARIA AGUSTINIANA

La codificacin est conformada por cuatro campos separados por punto indicando su
independencia y dependencias administrativas como se relacionada a continuacin:

Autoridad mayor rango

05. 00

Autoridad menor rango

En el primer campo est conformado por dos dgitos quienes tienen autoridad de mayor
grado a nivel administrativo y acadmico como son:
CODIG
O
05.00
10.00
15.00
20.00
25.00
30.00
35.00
40.00
45.00
50.00

DEPENDENCIA

ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO SUPERIOR
RECTORIA
DIRECCIN DE PLANEACIN Y GESTIN DE LA CALIDAD
VICERRECTORIA GENERAL
SECRETARIA GENERAL Y JURIDICA
VICERRECTORIA DE DESARROLLO HUMANO
VICERRECTORIA DE INVESTIGACIONES
VICERRECTORIA ACADMICA
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

El segundo campo est conformado por dos dgitos indicando las dependencias
administrativas y acadmicas que forman parte de las reas estratgicas, es decir son
aquellas que segn su nivel jerrquico estn inmersas con el nivel anterior.

CODIGO
15.05
15.10
15.15
15.20
15.25
20.05
20.10
20.15
20.20
20.25
25.05
25.10

DEPENDENCIA
CONSEJO DE RECTORIA
CONSEJO ACADMICO
COMIT DE CALIDAD
OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES
CENTRO DE EMPREDIMIENTO
GESTIN DE LA CALIDAD
NORMAS ISO
PROGRAMACIN DE RECURSOS
ESTADISTICA E INFORMACIN ESTRATEGICA
ALTA CALIDAD
DIRECCIN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y
COMUNICACIN
SOPORTE TECNOLOGICO

25.15
25.20
25.25
25.35
25.40
30.05
30.10
30.15
30.20
30.25
30.26
30.30
30.35
35.05
35.10
35.15
35.20
35.25
35.30
35.35
35.40
35.45
35.50
40.05
40.10
40.15
40.20
40.25
40.30
40.35
40.40
45.01
45.03
45.05
45.07
45.09
45.11
45.13
45.15
45.17
45.19
45.21
45.23
45.25

COMUNICACIONES
SOFTWARE INSTITUCIN
WEB MASTER
COMMUNITY MANAGER
AUDIOVISUALES
ADMISIONES
REGISTRO Y CONTROL ACADMICO
CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
ARCHIVO
BIBLIOTECA
CONVENIOS Y ASUNTOS CONTRACTUALES
SECRETARIAS ACADEMICAS
SEDES
DIRECCIN DE PASTORAL
DIRECCIN DE BIENESTAR Y DESARROLLO HUMANO
GESTIN CULTURAL
DEPORTE Y ACTIVIDAD FISICA
PREVENCIN Y SALUD INTEGRAL
ANTENCIN AL ESTUDIANTE
DIRECCIN DE PROYECCIN SOCIAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL
EGRESADOS Y EMPLEABILIDAD
ESCUELA DE FORMACIN Y CAPACITACIN DEL TALENTO
HUMANO UNIAGUSTINIANO
COORDINACIN DE INVESTIGACIN
COMIT DE ETICA
COMIT EDITORIAL
COMIT INSTITUCIONAL DE INVESTIGACIN
CENTRO DE ESTUDIOS AGUSTINIANOS
CENTRO DE INVESTIGACIN CIENTIFICA
CENTRO DE INVESTIGACIN FORMATIVA
CENTRO DE PUBLICACIONES
COMIT DE EVALUACIN Y ESCALAFON DOCENTE
UNIDAD DE APOYO ACADEMICO
DECANATURA DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
COMIT CURRICULAR DE LA DCEA
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
DIRECCIN DE CONTADURIA PUBLICA
DIRECCIN DE MERCADEO
DIRECCIN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE EMPRESAS
ESPECIALIZACIN EN GESTIN AMBIENTAL
PROGRAMAS DE EXTENSIN DEL DCEA
DECANATURA DE INGENIERIAS
COMIT CURRICULAR DE LA DI

45.27
45.29
45.31
45.33
45.35
45.37
45.39
45.41
45.43
45.45
45.47
45.49
45.51
45.53
45.55
45.57
45.59
45.61
45.63
45.65
45.67
45.69
45.71
45.73
45.75
45.77
45.79
50.05
50.10
50.15
50.20
50.25
50.30
50.35
50.40
50.45
50.50
50.55
50.60
50.65
50.70

DIRECCIN DE INGENIERIA INDUSTRIAL

DIRECCIN DE INGENIERIA EN TELECOMUNICACIONES
DIRECCIN EN TECNOLOGIA DESARROLLO DE SOFTWARE
ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE LA CALIDAD
ESPECIALIZACIN EN SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
PROGRAMAS DE EXTENSIN DE LA DI
DECANATURA DE HUMANIDADES, CIENCIAS SOCIALES
EDUCACIN
COMIT CURRICULAR DE LA DHCDE
DIRECCIN LICENCIATURA EN FILOSOFIA
DIRECCIN LICENCIATURA EN TEOLOGIA
ESPECIALIZACIN EN PEDAGOGIA
PROGRAMAS DE EXTENSIN DE LA DHCDE
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES
DECANATURA DE COMUNICACIN, ARTE Y CULTURA
COMIT CURRICULAR DE LA DCAC
CENTRO AGUSTINIANO DE MEDIOS
CINE Y TELEVISIN
ARQUITECTURA
HOTELERIA Y TURISMO
TECNOLOGIA EN GASTRONOMIA
OFFICE
PROGRAMAS DE EXTENSIN DE LA DCAC
DEPARTAMENTOS
CIENCIAS BSICAS
CENTRO AGUSTINIANO DE LENGUAS EXTRANJERAS - CALEX
CENTRO DE TECNOLOGIA AGUSTINIANO - CETA
EDUCACIN VIRTUAL
CONTABILIDAD
TESORERIA
COMPRAS
ALMACN
INVENTARIOS
TIENDA AGUSTINIANA
MARKETING
PROMOCIN Y MERCADEO
DISEO INSTITUCIONAL
CAPITAL HUMANO
NMINA Y CONTRATACIN
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
SERVICIOS GENERALES
LOGISITICA Y MANTENIMIENTO

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

En la codificacin de las Tablas de Retencin Documental se relacionan dos aspectos

relevantes que son:
El primero corresponde a la codificacin de las dependencias administrativas y acadmicas
las cuales son unidades productoras de documentos y se le asignara los cuatro dgitos:

05.00
Y la segunda codificacin es la produccin documental que consiste en las Series y
Subseries documentales las cuales pueden estar compuestas por varios dgitos todo
dependen de la cantidad de series y subseries que se producen por cada una de las reas.

Codificacin Tablas de Retencin Documental.

rea

Serie

Subserie

05.00 20 110

CODIFICACIN QUE SE TIENE ACTUALMENTE

CODIGO ACTUAL
1.
2.
3.
3.1.
3.2.2
3.3.
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.4
3.5
3.6
3.7
3.8.
3.8.1
3.8.1.1
3.8.1.2
3.8.1.3
3.8.1.4
3.8.1.4.1
3.8.1.4.2
3.8.2
3.8.2.1
3.8.2.2
3.8.2.3
3.8.2.3.1
3.8.2.3.2
3.8.2.4
3.8.3
3.8.3.1
3.8.3.2
3.8.3.3
3.9.
3.9.1
3.9.1.1
3.9.1.2
3.9.1.3
3.9.1.4
3.9.2
3.9.2.1
3.9.2.2

NOMBRE DE LAS REAS DE LA UNIVERSITARIA AGUSTINIANA

ASAMBLEA GENERAL
CONSEJO SUPERIOR
RECTORIA
CONSEJO DE RECTORIA
CONSEJO ACADMICO
COMIT DE CALIDAD
DIRECCIN DE PLANEACIN Y GESTIN DE LA CALIDAD
GESTIN DE LA CALIDAD
PROGRAMACIN DE RECURSOS
ESTADISTICA E INFORMACIN ESTRATEGICA
ACREDITACIN INSTITUCIONAL
OFICINA DE RELACIONES INTERNACIONALES
CENTRO DE EMPREDIMIENTO
ESPIRITUALIDAD AGUSTINIANA
VICERRECTORIA GENERAL
DIRECCIN DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIN Y COMUNICACIN
-TIC
INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA
SISTEMAS DE INFORMACIN
AUDIOVISUALES
COMUNICACIONES
WEB MASTER
COMMUNITY MANAGER
SECRETARIA GENERAL
ADMISIONES
REGISTRO Y CONTROL ACADMICO
CENTRO DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
ARCHIVO
BIBLIOTECA
SECRETARIAS ACADEMICAS
SEDES
SUBA
CENTRO
OTRAS
VICERRECTORIA DE DESARROLLO HUMANO
DIRECCIN DE BIENESTAR INSTITUCIONAL
GESTIN CULTURAL
DEPORTE Y ACTIVIDAD FISICA
PREVENCIN Y SALUD INTEGRAL
PERMANENCIA ESTUDIANTIL
DIRECCIN DE PROYECIN SOCIAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL
EGRESADOS Y EMPLEABILIDAD

3.9.2.3
3.9.2.4
3.10.
3.10.1
3.10.2
3.10.3
3.10.4
3.10.5
3.10.6
3.10.7
3.10.8
3.11.
3.11.1.
3.11.2
3.11.3
3.11.3.1.
3.11.3.2.
3.11.3.3.
3.11.3.4.
3.11.3.5.
3.11.3.6.
3.11.3.7.
3.11.3.8.
3.11.3.8.1.
3.11.3.8.2.
3.11.3.9.
3.11.4
3.11.4.1.
3.11.4.2.
3.11.4.3.
3.11.4.4.1.
3.11.4.5.
3.11.4.6.
3.11.5.
3.11.5.1.
3.11.5.2.
3.11.5.3.
3.11.5.4.
3.11.5.5.1.
3.11.5.5.2.
3.11.5.6.
3.11.6.
3.11.6.1.
3.11.6.2.
3.11.6.3.
3.11.6.4.
3.11.6.6.
3.11.7.
3.11.8.
3.11.9.

CONVENIOS Y ALIANZAS
ESCUELAS DE FORMACIN Y CAPACITACIN DEL TALENTO HUMANO
VICERRECTORIA DE INVESTIGACIN
COORDINACIN DE INVESTIGACIN
COMIT DE ETICA
COMIT EDITORIAL
COMIT INSTITUCIONAL DE INVESTIGACIN
CENTRO DE ESTUDIOS AGUSTINIANOS
CENTRO DE INVESTIGACIN CIENTIFICA
CENTRO DE INVESTIGACIN FORMATIVA
CENTRO DE PUBLICACIONES
VICERRECTORIA ACADEMICA
COMIT DE EVALUACIN Y ESCALAFON DOCENTE
UNIDAD DE APOYO ACADEMICO
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y ADMINISTRATIVAS
COMIT CURRICULAR
DIRECCIN DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS
DIRECCIN DE CONTADURIA PUBLICA
DIRECCIN DE MERCADEO
DIRECCIN DE NEGOCIOS INTERNACIONALES
DIRECCIN DE HOTELERIA Y TURISMO
TECNOLOGIA EN GASTRONOMIA
POSGRADOS
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE EMPRESAS
ESPECIALIZACIN EN GESTIN AMBIENTAL
PROGRAMAS DE EXTENCIN
FACULTAD DE HUMANIDADES, CIENCIAS SOCIALES Y EDUCACIN
COMIT CURRICULAR
DIRECCIN DE LICENCIATURA EN FILOSOFIA
DIRECCIN DE LICENCIATURA EN TEOLOGIA
ESPECIALIZACIN EN PEDAGOGIA
PROGRAMAS DE EXTENSIN
DEPARTAMENTO DE HUMANIDADES Y CATEDRA AGUSTINIANA
FACULTAD DE INGENIERIAS
COMIT CURRICULAR
DIRECCIN DE INGENIERIA INDUSTRIAL
DIRECCIN DE INGENIERIA EN TELECOMUNICACIONES
DIRECCIN DE TECNOLOGIA EN DESARROLLO DE SOFTWARE
ESPECIALIZACIN EN GERENCIA DE CALIDAD
ESPECIALIZACIN EN SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
PROGRAMAS DE EXTENCIN
FACULTAD DE ARTES Y ARQUITECTURA
COMIT CURRICULAR
CENTRO DE MEDIOS
DIRECCIN DE CINE Y TELEVISIN
DIRECCIN DE ARQUITECTURA
PROGRAMAS DE EXTENCIN
DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BASICAS
DEPARTAMENTO CALEX
DEPARTAMENTO CETA

3.11.10.
3.12.
3.12.1
3.12.2
3.12.3
3.12.3.1
3.12.3.3
3.12.4.
3.12.4.1.
3.12.4.2.
3.12.5.
3.12.5.1
3.12.5.2
3.12.6.
3.12.6.1
3.12.6.2

DEPARTAMENTO DE EDUCACIN VIRTUAL

VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
DIRECCIN DE CONTABILIDAD
DIRECCIN DE TESORERIA
COORDINACIN DE COMPRAS
ALMACEN
TIENDAS AGUSTINIANAS
DIRECCIN DE MARKETING
PROMOCIN Y MERCADEO
CENTRO DE DISEO INSTITUCIONAL
DIRECCIN DE CAPITAL HUMANO
NOMINA Y CONTRATACIN
SALUD OCUPACIONAL
COORDINACIN DE LOGISTICA Y SERVICIOS
LOGISTICA
SERVICIOS GENERALES