Medicion Cargas de Trabajo PDF

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DE LA FUNCIN PBLICA
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Mauricio Zuluaga Ruiz

DIRECTOR
Mara Patricia Baraya Daz
SUBDIRECTORA GENERAL
Luz Amparo Gonzlez Agudelo
DIRECTORA DE POLTICAS DE ADMINISTRACIN PBLICA
Elbert Elicer Rojas Mndez
DIRECTOR DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Hernando Henao Moreno
DIRECTOR DE POLTICAS
DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO
Mara del Consuelo Arias Prieto
DIRECTORA DE POLTICAS DE CONTROL INTERNO ESTATAL
Y RACIONALIZACIN DE TRMITES
Claudia Patricia Hernndez Len
JEFE OFICINA ASESORA JURDICA
Fredy Surez Castaeda
JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIN
Gabriel Hernn Rojo Fernndez
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
Hctor Fabio Orjuela Prez
JEFE OFICINA SISTEMAS DE INFORMACIN
MEDICIN
DE CARGAS DE TRABAJO
Gua metodolgica para el Sector Pblico
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TRABAJO ELABORADO POR:

Luis Ivn Gmez Franco
ASESORA TCNICA:
Wilson Alberto Ordez Romero
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TABLA DE CONTENDO
Pg.
PRESENTACIN ...................................................................................... 5
INTRODUCCIN ...................................................................................... 7
MARCO LEGAL ....................................................................................... 9
METODOLOGA PARA DETERMINAR LAS CARGAS
DE TRABAJO EN UNA DEPENDENCIA ............................................. 11
A.Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia. ........................ 12
1. Procesos por dependencia. ............................................................. 12
2. Etapa o Fase. ................................................................................... 13
3. Tarea. ............................................................................................... 13
4. Nivel y denominacin del empleo .................................................... 14
5. Requisitos de la tarea. ..................................................................... 15
6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea en el mes. ....... 16
7. Tiempo de trabajo por cada tarea ( Tiempo estndar). ..................... 16
7.1 Mtodo de los Estndares Subjetivos. ...................................... 17
7.2 Mtodo de los Estndares Estadsticos. .................................. 19
7.3 Mtodo del Cronometraje. ......................................................... 20
8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada tarea
distribuido por niveles y denominacin del empleo. ....................... 22
9. Total promedio mes de horas hombre por etapa. ........................... 23
10. Total promedio mes de horas hombre por proceso. ....................... 23
11. Cantidad de productos generados por el proceso en el mes. ....... 23
12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin
del empleo, por etapas y proceso. (Fila No. 12). .............................. 24
13. Total personal requerido por nivel y denominacin del empleo
y total personal requerido en la dependencia. (Fila No. 13 )
Formulario 1 ..................................................................................... 25
B. Personal requerido para la Institucin. (Formulario 2) ................ 31
ANEXO:
OTRAS TCNICAS PARA LA MEDICIN
DE TIEMPOS DE LOS TRABAJOS ....................................................... 35
-Clculo de Tiempos sobre la Base de Tablas
de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados. ......................... 35
-Mtodo de la Filmacin de los Trabajos. .............................................. 35
-Mtodo del Muestreo del Trabajo. ......................................................... 36
-Mtodo del Autopunteo del Trabajo. ...................................................... 36
BIBLIOGRAFA ...................................................................................... 39
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PRESENTACIN
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, a travs de la Direccin
de Desarrollo Organizacional, en cumplimiento de su funcin asesora para
tener organizaciones estatales eficientes y efectivas, est comprometido en
apoyar y consolidar una gestin estatal acorde al desarrollo social de nuestra
comunidad, propsito que justifica la presentacin de la siguiente Gua para
Medicin de Cargas de Trabajo en el Sector Pblico.
La actual normatividad que rige los procesos de modernizacin institucional,
propende por garantizar el diseo de estudios e investigaciones objetivas
que soporten las decisiones administrativas en lo relativo a las modificaciones
estructurales de nuestras instituciones, en la cual un papel importante lo
determina el abordaje de la medicin del trabajo como elemento de anlisis
complementario a otros escenarios de reflexin, tales como los anlisis de
procesos, funciones y competencias.
La presente gua ha sido elaborada a partir de una aproximacin terica a
los intentos de la administracin e ingeniera en cuantificar de alguna medida
la gestin humana y determinar las posibles modificaciones en aras de lograr
un mayor rendimiento y una calidad de vida laboral ajustada a nuestro medio.
Tal aproximacin ha sido enriquecida por las experiencias recibidas en este
Departamento a partir de las ltimas reformas estatales, por lo tanto este
estudio se acompaa de ejemplos especficos y la descripcin de los pasos
a seguir, facilitando su comprensin y aplicacin a los grupos de trabajo
encargados de elaborar los procesos de modernizacin en las instituciones
del Estado.
MAURICIO ZULUAGA RUIZ

Director
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INTRODUCCIN
El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el
conjunto de tcnicas que pueden aplicarse para la medicin
de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y
determina la cantidad de personal necesario para la eficiente
realizacin de las tareas derivadas de las funciones asignadas
a cada institucin.
La Gua para Medicin de Cargas de Trabajo en el Sector
Pblico tiene como objetivo general establecer las necesidades
de personal de cada dependencia o unidad productiva,
identificando posibles dficits o excedentes de empleados.
Esta medicin del trabajo obviamente se generaliza para todo
tipo de labor, independiente de su carcter, ya sea de
produccin en la industria o en organismos de servicio como
lo constituyen la gran mayora de los entes del Estado.
Como objetivos especficos podemos identificar:
Medir los tiempos de trabajo en la gestin pblica.
Determinar tiempos estndar para medir todas las tareas o
trabajos de una dependencia.
Establecer la dimensin ptima de una dependencia en funcin de su carga de trabajo.
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MARCO LEGAL
La Ley 443 de 1998 en su artculo 41., seala: Reforma
de plantas de personal. Con el fin de garantizar la preservacin de los derechos de los empleados de carrera, las
reformas de planta de personal de las entidades de la rama
ejecutiva de los rdenes nacional y territorial, que impliquen supresin de empleos de carrera, debern motivarse
expresamente y fundarse en:
1. Necesidades del servicio.
2. Razones de modernizacin de la administracin.
3. Basarse en estudios tcnicos que as lo demuestren, elaborados por las respectivas instituciones.
La Ley 489 de 1998 en su artculo 54 seala: Con el objeto
de modificar, esto es, variar, transformar o renovar la organizacin o estructura de los Ministerios, Departamentos Administrativos y dems entidades u organismos administrativos
nacionales, las disposiciones aplicables se dictarn por el Presidente de la Repblica conforme a las previsiones del numeral 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y con sujecin a los siguientes principios y reglas generales:
m) Debern suprimirse o fusionarse los empleos que no
sean necesarios y distribuirse o suprimirse las funciones especficas que ellos desarrollaban. En tal caso, se
proceder conforme a las normas laborales administrativas.
El Decreto 1572 de 1998 en su artculo 148, establece: Las
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modificaciones a las plantas de personal de las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva de los rdenes nacional y territorial debern motivarse expresamente y fundarse en las necesidades del servicio o en razones que propendan por la modernizacin de la institucin, las cuales estarn soportadas en
estudios tcnicos que as lo demuestren.
Posteriormente el Decreto 2504 de 1998 determin en su
articulo 7 .,Modifcase el artculo 149 del Decreto 1572 del 5
de agosto de 1998, el cual quedar as:
Artculo 149. Se entiende que la modificacin de una planta de
personal est fundada en necesidades del servicio o en razones
de modernizacin de la administracin, cuando las conclusiones
del estudio tcnico de la misma deriven en la creacin o
supresin de empleos con ocasin, entre otros, de:
1. Mejoramiento o introduccin de procesos, produccin de bienes o prestacin de servicios.
2. Redistribucin de funciones y cargas de trabajo.
PARGRAFO. Las modificaciones de las plantas a las cuales
se refiere este artculo deben realizarse dentro de claros
criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del
inters general.
As mismo, el artculo 9. modific el artculo 154 del Decreto
1572 de 1988, donde se establece que los estudios tcnicos
debern estar basados en:
1. Anlisis de procesos tcnicos misionales y de apoyo.
2. Evaluacin de la prestacin de servicios.
3. Evaluacin de las funciones asignadas y las Cargas de Trabajo de los Empleos.
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METODOLOGA PARA DETERMINAR

LAS CARGAS DE TRABAJO
EN UNA DEPENDENCIA
La Medicin de Cargas de Trabajo es una parte esencial
dentro de la disciplina del Estudio del Trabajo que se
requiere en una Reforma Organizacional, pero previamente
a la medicin, se precisa:
Identificar los productos, procesos, etapas o fases y tareas
que requiere la institucin en cada Dependencia. Hacer el
anlisis de la organizacin o estructura de la entidad u
organismo acorde con la normatividad vigente.
El equipo de trabajo debe elaborar la planilla de registro de
informacin por dependencia segn el Formulario No 1,
Medicin de Cargas de Trabajo por Dependencia, el cual
nos permitir consolidar la informacin para poder obtener
la Cantidad de Personal Requerido para la Institucin
(consolidado general) en el Formulario No. 2.
Para utilizar la metodologa propuesta se debe proceder a
diligenciar en forma secuencial los 13 pasos del Formulario
1:
Los primeros 11 pasos corresponden a diligenciar las 11
columnas del formulario 1.
Los pasos 12 y 13 corresponden a diligenciar las filas
12 y 13 del Formulario 1.
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A. MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO

POR DEPENDENCIA
FORMULARIO No. 1
Dependencia: Para la presente gua se entiende por
dependencia una unidad funcional especializada de empleos
para el cumplimiento de objetivos institucionales. El trmino
Dependencia tambin se puede asimilar al de rea,
Departamento o Direccin.
Registre en el encabezamiento del formulario el nombre de la
dependencia en la cual se va a realizar la medicin de las
cargas de trabajo.
Ejemplo: Secretara de Planeacin y Obras Pblicas.
Fecha:
Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la

medicin.
Pasos:
1. Procesos por dependencia.
Serie de etapas secuenciales e independientes, orientadas
a la consecucin de un resultado, en el que se agrega valor
a un insumo y se contribuye a la satisfaccin de una necesidad.
Cada proceso tiene una salida nica que lleva consigo un
objetivo propuesto, entrega de un servicio o producto.
Determine los procesos para cada uno de los servicios o
productos de la dependencia y antelos en la columna 1 del
formulario.
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Ejemplo:
Producto: Plan de ordenamiento territorial.
Proceso: Elaboracin Proyectos Plan de Ordenamiento
Territorial.
2. Etapa o Fase.
Son las diversas actuaciones o acciones especficas que se
realizan para el desarrollo de un proceso.
Las etapas indican en forma secuencial cmo se desarrolla
un proceso para el logro de sus objetivos.
Cada etapa o fase tiene una o varias tareas mediante las
cuales sta se desarrolla.
Determine para cada proceso las etapas requeridas en su
ejecucin y regstrelas en la columna 2 del formulario.
Ejemplo: Para el proceso Elaboracin Proyectos Plan de
Ordenamiento Territorial, las etapas son:
- Definir la elaboracin del proyecto.
- Evaluar y aprobar proyectos.
3. Tarea.
Son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados.
Deben ser observables, repetitivas y medibles.
Determine para cada etapa las tareas necesarias para su
logro y escrbalas en la columna 3 del formulario.
Ejemplo: Para la Etapa Evaluar y Aprobar Proyectos, las
tareas son:
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Evaluacin Proyectos y Cambios.

Aprobacin o Concepto.
Radicar Documentacin
Archivo Documentos
Para los tres pasos anteriores se puede consultar la Gua para la

Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos, de
febrero de 2002 que elabor la Direccin de Polticas de Control
Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.
4. Nivel y denominacin del empleo
Empleo: Conjunto de funciones que una persona natural debe
desarrollar y las competencias requeridas para llevarlas a
cabo, con el propsito de satisfacer el cumplimiento de los
planes de desarrollo y los fines del Estado. ( Art. 2 del Decreto
1569 de 1998).
El nivel del empleo corresponde a la jerarqua, naturaleza de
sus funciones, sus responsabilidades, y los requisitos exigidos
para su desempeo.
Para las Instituciones del Estado, los niveles estn dados por las
siguientes normas:
- Para Instituciones del Orden Nacional: Decreto 2502 del
10 de diciembre de1998.
Los Niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional,
Tcnico y Asistencial.
- Para Instituciones del Orden Territorial: Decreto 1569 de
Agosto de 1998. Los Niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional, Tcnico, Administrativo y Operativo.
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- Para las Instituciones Pblicas que conforman el Sistema

de Seguridad Social en Salud: Decreto 1569 de agosto de
1998, los niveles son: Directivo, Asesor, Ejecutivo, Profesional, Tcnico y Auxiliar.
La denominacin del empleo se refiere al nombre del cargo especfico que debe realizar una determinada labor.
Nota: Sobre el Nivel del Empleo y su Denominacin se
debe tener en cuenta el sistema de nomenclatura y
clasificacin de empleos vigente para la respectiva entidad
u organismo.
Coloque en la columna 4 del formulario, el nivel y la denominacin del empleo que debe realizar la tarea.
Ejemplo: Para la tarea Elaborar Proyectos, el nivel y la
denominacin del empleo que debe realizarla es:
Nivel: Profesional.
Denominacin del empleo: Profesional Universitario.
5. Requisitos de la tarea.
Es el conjunto de conocimientos (estudio - experiencia) que
se requieren para hacer la tarea analizada.
Escriba en la columna 5 del formulario los requisitos que
debe tener el cargo para la ejecucin de la tarea.
Ejemplo: Para el cargo Secretario del Nivel Administrativo,
los requisitos para hacer solo la tarea Radicar documentacin, seran: Bachillerato Comercial.
Si se desea, se puede relacionar la experiencia requerida.
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6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea

en el mes.
Esta informacin est directamente relacionada con el total de
productos, servicios y procesos que se desarrollan en el mes.
Se obtiene de las estadsticas de la institucin o de las metas
que se tengan para el perodo o de los indicadores de gestin.
Registre en la columna 6 del formulario el nmero de veces
que en promedio se repite la tarea en el mes.
Ejemplo: La tarea Asignar Proyectos se repite o se hace un
promedio de 13 veces en el mes.
7. Tiempo de trabajo por cada tarea (Tiempo estndar).
Mida el tiempo de trabajo en horas requeridos para la
ejecucin de cada tarea descrita en la columna 3, y escrbalo
en la columna 7 del formulario.
Aclaracin: El tiempo que se mide, es el tiempo realmente
invertido en la ejecucin de las tareas del proceso, y no el
tiempo de duracin del mismo.
Ejemplo: Un proceso de licitacin desde su inicio hasta su
terminacin puede durar 6 meses, pero los tiempos que se miden
son los reales que el empleado invierte en la ejecucin de las
diferentes tareas de la licitacin, y no se incluyen los tiempos de
espera, como el transcurrido entre la publicacin de la licitacin
y las respuestas de los proponentes, porque durante este tiempo
los empleados estn realizando otras labores de su dependencia.
El tiempo estndar es el tiempo que debe obtener un empleado
experimentado al efectuar a ritmo normal un trabajo especfico
en condiciones bien determinadas y segn mtodos definidos.
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Al tiempo medido de las tareas, se le agrega un tiempo

suplementario por fatiga, ruido o temperatura, dependiendo
de las condiciones fsicas o ambientales del puesto de trabajo.
Para empleos administrativos o de oficina este porcentaje de
tiempo suplementario se estima en un 7%.
Las condiciones para la aplicacin de stas tcnicas son dos:
- Las tareas objeto de estudio deben estar perfectamente
identificadas.
- Las tareas han de ser observables y medibles.
Hay varias clases de tiempos estndar, as:
- Estndares Subjetivos: Los establece el responsable de
una dependencia, basndose en su experiencia.
- Estndares Estadsticos: Segn promedios de perodos
anteriores.
- Estndares Tcnicos: Fijados como resultado de la aplicacin de tcnicas especiales.
Para la determinacin del Tiempo Estndar por cada tarea,
se emplear, segn el caso, una de las siguientes tcnicas
para la medicin de tiempos:
7.1 Mtodo de los Estndares Subjetivos.
Ms que una tcnica, es un procedimiento, y puede ser
til para medir trabajos de tipo administrativo y de carcter
intelectual donde es difcil la aplicacin de otras tcnicas.
Consiste en determinar el tiempo de una tarea con base
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en estimaciones de tiempos realizados por personas que

tienen un buen conocimiento de ellas.
Se le pide a las personas experimentadas en la realizacin
de las tareas, que den un tiempo mnimo, un tiempo
promedio y un tiempo mximo para realizar la tarea dentro
de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos de
las situaciones extremas que se den ocasionalmente.
El tiempo resultante para realizar la tarea se calcula con
la frmula:
T = (Tm + 4 Tp+ TM) / 6.
Donde:
T
Tm
Tp
TM
=
=
=
=
Tiempo resultante.
Tiempo mnimo asignado a la tarea.
Tiempo promedio asignado a la tarea.
Tiempo mximo asignado a la tarea.
En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo

promedio (4 veces) para que el tiempo resultante tienda
hacia ste, y se divide toda la suma por 6, porque es el
promedio de seis tiempos.
Este mtodo tiene la ventaja de su facilidad, rapidez y bajo
costo, y como inconvenientes un grado de precisin
relativo pero aceptable.
Ejemplo: La segunda tarea del formulario 1: Resolver la
Consulta, se midi por el Mtodo de los Estndares
Subjetivos.
Al solicitarse informacin de los tiempos de ejecucin de
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esta tarea a los empleados que ms conocan de ella, se

obtuvo la siguiente informacin:
Tiempo mnimo:
Tiempo promedio:
Tiempo mximo:
0.5 horas
1.0 hora
4.0 horas.
Aplicando la frmula :
T = {T.mnimo + (4x T.promedio) + T.mx. } / 6
T = {0.5 h.+ (4x1.0 h.) + 4.0 h } /6 = 1.416 horas ms el
7% de tiempo suplementario : 0.099 horas
Da: 1.416 h. + 0.099 h. = 1.51 horas
Entonces:
T = 1.51 horas es el tiempo estndar para la tarea Resolver Consulta que se anota en la columna 7 del Formulario 1.
7.2 Mtodo de los Estndares Estadsticos.
Se establece el tiempo de la tarea sacando el promedio (media aritmtica) de los tiempos de ella en perodos anteriores
si son conocidos, y se le agrega el tiempo suplementario.
Ejemplo: La tarea Entregar Documentacin, se midi por
el Mtodo de los Estndares Estadsticos.
Se conocen los tiempos de 5 perodos anteriores
respectivamente, as:
T1 = 3.66 minutos = 0.061 horas
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Sacamos el promedio de los 5 tiempos:
T = (0.061h+0.048h+0.054h+0.062h+0.045h)/ 5 = 0.054 horas.
ms el 7% de tiempo suplementario: 0.003 horas.
Da: 0.054 h. + 0.003 h. = 0.057 horas.
Entonces:
T = 0.057 horas, es el tiempo estndar para la tarea.
Entregar documentacin que se anota en la columna
7 del Formulario 1.
7.3 Mtodo del Cronometraje.
Este mtodo es aplicable a trabajos bien definidos
y repetitivos.
Las tareas tienen que dividirse en elementos operativos
u operaciones elementales fciles de reconocer y de
separar de los dems, en los que est muy claro su
comienzo y terminacin.
Se mide con un cronmetro el tiempo que un empleado
experimentado y trabajando a ritmo normal tarda en
realizar cada elemento operativo u operacin.
En una Hoja de Anlisis se anotan los tiempos
cronometrados de cada elemento operativo, en cantidad
suficiente (se recomienda hacer por lo menos 20
mediciones) para obtener un buen nivel de confianza y
precisin. De los tiempos obtenidos se eliminan el
mayor y el menor, y de los restantes se saca el promedio
(media aritmtica).
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A la suma de los promedios de cada uno de los elementos

operativos de las tareas, se le agrega el 7% de tiempo
suplementario y el resultado es el tiempo estndar
asignado a la tarea.
Este mtodo tiene como ventaja la precisin, y como
inconvenientes su costo elevado, repercusiones
psicolgicas y requiere personal con suficiente experiencia
para su aplicacin.
Ejemplo: La tarea Archivo de Documentos se midi por
el Mtodo del Cronometraje.
Esta tarea se dividi en dos elementos operativos:
a. Verificar que est completa la documentacin que se
requiere archivar.
b. Llevar y colocar los documentos en la correspondiente
carpeta de archivo.
Cronometrados los 20 tiempos para cada uno de los
elementos operativos a y b se obtuvieron los siguientes
promedios.
Promedio de los tiempos de a = 1.451 minutos
Promedio de los tiempos de b = 3.203 minutos
Tiempo total de a + b = 4.654 minutos
Ms el 7% de tiempo suplementario: 0.326 minutos
Da: 4.654 min. + 0.326 min. = 4.980 minutos. Este tiempo
lo dividimos por 60 para convertirlo en horas.
4.980 min. / 60 = 0.083 horas.
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Entonces:
T = 0.083 horas es el tiempo estndar para la tarea Archivo de Documentos que se anota en la columna 7
del formulario 1.
8. Tiempo total en horas hombre en el mes de cada tarea
distribuido por niveles y denominacin del empleo.
Nota: En la columna 8, ingrese las subcolumnas de nivel y
denominacin de empleo que requiera de acuerdo con la columna 4.
Ejemplo: En la columna 4 del formulario 1, vemos que las
tareas son realizadas por los siguientes niveles y
denominacin de empleo:
Administrativo: Secretario.
Profesional:
Profesional Universitario.
Directivo:
Director Administrativo
Tcnico:
Tcnico
Por lo tanto en la columna 8 se colocan 4 subcolumnas para
los cuatro niveles y denominaciones requeridos.
Multiplique la cantidad de veces que se repite la tarea en el
mes (columna 6) por el tiempo estndar asignado a la misma (columna 7) y el resultado colquelo en la casilla correspondiente al respectivo nivel y denominacin del cargo en
la subcolumna de la columna 8.
Ejemplo: La tarea Resolver Consulta aparece en la
columna 6 que se repite o se hace un promedio de
92 veces al mes, y en la columna 7 tiene un tiempo
estndar de 1.51 horas, al hacer la multiplicacin
tenemos: 92 x 1.51 horas = 138.92 horas, que se
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colocan en la columna 8 en la casilla de la

subcolumna de Profesional Universitario.
9. Total promedio mes de horas hombre por etapa.
Para el clculo del tiempo requerido en cada etapa: sume
los tiempos totales de las tareas de la respectiva etapa de
las subcolumnas de la columna 8, y el total escrbalo en la
columna 9 del formulario.
Ejemplo: El tiempo de la etapa Definir la Elaboracin del Proyecto
es igual a la suma de las tareas: Entregar Documentacin
(0.741 h.), ms Asignar Proyectos (0.741 h.) y ms
Elaborar Proyectos ( 331.89 h.) = 333.37 horas.
10. Total promedio mes de horas hombre por proceso.
Este tiempo, es el total en horas de todos los servicios o
productos que nos da el proceso en el mes, o el total de la
meta que nos hemos propuesto elaborar en el mismo perodo.
Sume los tiempos de cada etapa del respectivo proceso
registrados en la columna 9 y el total antelo en la columna
10 del formulario 1.
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefnicas se suman los tiempos de las
etapas Determinar Tema de Consulta 0.552 h. ms
Atender la Consulta 138.92 h, lo cual nos da un
tiempo total del proceso de 139.47 horas en el mes.
11. Cantidad de productos generados por el proceso en
el mes.
Es la cantidad de servicios o productos resultado de los
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procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos

fijado como meta hacer en el mes.
Escriba esta cantidad en la columna 11 del formulario
Ejemplo: Para el primer proceso Atencin de Consultas Personales y Telefnicas se generan como productos 92
Consultas Resueltas en el mes.
Nota: La cantidad de productos anotados en la columna 11 del
formulario se refiere a los completamente terminados en el mes.
Las columnas No. 9, 10 y 11 son informativas para la institucin
y sirven para anlisis de procesos y de productividad.
12. Total horas requeridas mes por nivel y denominacin
del empleo, por etapas y proceso. (Fila No. 12).
Sume el tiempo total en el mes de cada tarea por nivel y denominacin del empleo de las subcolumnas de la columna 8, y el
resultado colquelo en el penltimo rengln de la respectiva
subcolumna.
El anterior resultado es el tiempo total utilizado de horas en el
mes por cada nivel y denominacin y cargo.
En el caso del ejemplo del formulario 1, el total de horas requeridas al mes para el nivel Profesional y denominacin
Profesional Universitario para sus respectivas tareas es de:
(138.92 + 331.89 + 6.50 ) horas = 477.31 horas requeridas en
el mes.
Para el Director Administrativo:
(0.741 + 6.50 ) horas = 7.24 horas requeridas en el mes.
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Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos

los tiempos de las etapas de la columna 9, y los tiempos de
los procesos de la columna 10, y colocar los totales en el
penltimo rengln de las respectivas columnas.
As:
Tiempo total de las etapas (Colum. 9):
T =0.552 h. + 138.92 h. + 333.37 h. + 14.82 h. = 487. 66
horas requeridas en el mes.
Tiempo total de los procesos (Colum. 10):
T = 139.47 h. + 348.19 h. = 487. 66 horas requeridas en el mes.
Estos tiempos totales de las etapas o de los procesos representan el total de tiempo que se debe laborar en la dependencia para los dos procesos.
Nota: En este ejemplo y para fines prcticos, solo estamos
utilizando dos procesos en la dependencia, pero en el ejercicio real se deben colocar tantos procesos como productos
existan.
Tanto los procesos como las etapas o fases y las tareas se
deben trabajar en forma macro de tal forma que se facilite
su anlisis y medicin.
13. Total personal requerido por nivel y denominacin del
empleo y total personal requerido en la dependencia.
(Fila No. 13)
Total personal requerido por nivel y denominacin del
empleo. Para determinar la cantidad de personal requerido
MEDICIN
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para cada nivel y denominacin del empleo, se divide su

correspondiente total de horas en el mes de las subcolumnas
de la columna 8, por 167 horas, tiempo real que un empleado
pblico trabaja en promedio por mes. El resultado de la divisin
se coloca en el ltimo rengln de la subcolumna respectiva.
Las 167 horas de trabajo en el mes, se calculan as: La jornada
semanal de trabajo por empleado es de 44 horas semanales,
(artculo 33 Decreto 1042 de 1978, modificado por Decreto 85
de 1986). Por lo cual, si se trabaja 5 das a la semana,
correspondera trabajar cada da 8.8 horas.
El ao tiene 365 das de los cuales se descuentan 52 domingos,
52 sbados, 18 das festivos y 15 das de vacaciones, dando
228 das realmente laborados al ao, para un promedio de 19
das/mes.
19 das / mes x 8.8 horas /da = 167 horas/mes.
Para el caso del ejemplo, en el cargo de Profesional
Universitario del nivel Profesional, se requieren:
477.31horas/167 horas/mes=2.85 Profesionales Universitarios.
El total de personal requerido en la dependencia es igual a
la suma de todos los requerimientos de personal por nivel y
denominacin del empleo de la ultima casilla de las
subcolumnas de la columna ocho.
Ejemplo:
0.0433
2.8580
0.0064
0.0121
2.9198
26
Director Administrativo.
Profesional Universitario.
Tcnico.
Secretario.
Empleados. Aprox. (2.92 empleados).
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Tambin es igual a lo obtenido al dividir el tiempo total de

todas las etapas (columna 9) o de los procesos (columna 10)
por 167 horas:
487.66 horas/ 167 horas/ empl. = 2.92 empleados
Una vez terminado el estudio de cargas de trabajo de la
dependencia podemos hacer las siguientes consideraciones:
Determinar si sobra o falta personal en la dependencia.
Una vez obtenido el total del personal por cada nivel, se
procede a hacer la planta de personal, donde se distribuyen
por grados, acorde con los requisitos de las tareas
consignados en la columna 5 del formulario 1 y al sistema
de nomenclatura y clasificacin de los empleos vigente.
Al conocer la cantidad de horas - hombre y el nivel de los
empleos utilizados en cada etapa y en todo el proceso,
podemos hallar su costo en lo relacionado a la parte de
nmina, y as utilizar esta informacin para anlisis de
productividad o estudio ms riguroso de aquellas etapas que
estn generando los mayores costos.
Determinar cules cargos estn recargados de trabajo y
cules estn subutilizados y por lo tanto cmo utilizarlos en
otras dependencias o reasignar funciones en la misma,
aprovechando las ventajas de tener la planta de personal
globalizada.
- Un cargo para el cual se requiera 1.55 empleados: Est
recargado de trabajo.
- Un cargo para el cual se requiera 0.55 empleados: Est
subutulizado.
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27
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Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento

total de personal en cifras decimales, se considera pertinente
aproximarlo al nmero entero ms prximo por encima o por
debajo, exclusivamente para los decimales que estn en el
rango de 0.80 a 1 de 0 a 0.30.
Ejemplo: Los 2.85 profesionales universitarios requeridos para
realizar las labores de los dos procesos en el mes, se
aproximan a tres empleados.
Un requerimiento de 0.917 de personal se asume que equivale
a 1 persona.
En el caso contrario, un requerimiento de 3.123, se asume
que equivale a 3 personas.
28
MEDICIN
BACHILLER
Y 2 AOS DE
EXPERIENCIA
BACHILLERATO
COMERCIAL Y 1 AO
DE EXP EN ARCH.
TTULO
UNIVERSITARIO
ESPECIALIZACIN
AFIN
13
13
13
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIN DE EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
TCNICO
TCNICO
ADMINISTRATIVO
SECRETARIO
DIRECTIVO
DIRECTOR ADTIVO
13
ARCHIVO
DOCUMENTO
RADICAR
DOCUMENTACIN
APROBACIN
O CONCEPTO
13
13
13
13
92
92
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIN DEL EMPLEO, ETAPAS Y PROCESOS
EVALUAR Y
APROBAR
PROYECTOS
EVALUACIN
PROYECTOS Y
CAMBIOS
TTULO UNIVERS.
ING. CIVIL,
INDUSTRIAL,
ECONOMA
TTULO UNIVERS.
ING. INDUSTRIAL,
CIVIL
PROFESIONAL
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
ELABORAR
PROYECTOS
PROFESIONAL
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
TITULO
UNIVERSITARIO AFIN
ESPECIALIZACION
EXPERIENCIA 1 AO
DIRECTIVO
DIRECTOR
ADMINISTRATIVO
ASIGNAR
PROYECTOS
ENTREGAR
DOCUMENTACIN
FECHA:
0,083 h
0,057 h
0,5 h
0,5 h
25,53 h
0,057 h
0,057 h
1,51 h
0,006 h
477,31
2,858
7,24
6,50
331,8
0,0433
6,50
0,741
138,92
2,034
0,0121
1,079
0,0064
1,079
0,741
0,741
0,552
2,92
487,66
14,82
333,37
138,92
0,552
10
2,92
487,66
346,19
139,47
TOTAL
PROMEDIO
MES-HORAS
HOMBRE
FORMULARIO No. 1
CANTIDAD
TIEMPO
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL
PROMEDIO
DE
MES DE CADA TAREA DISTRIBUIDO POR
TOTAL
DE VECES
TRABAJO
NIVELES Y DENOMINACIN DEL EMPLEO
PROMEDIO
QUE SE
POR
MES-HORAS
REPITE LA
CADA DIRECTIVO PROFESIO. TCNICO ADTIVO.
HOMBRE
TAREA EN EL TAREA
DIRECTOR PROF.
TCNICO SECRETAR.
MES
(TIEMPO)
UNIVERS.
12
ELABORACIN
PROYECTOS
PLAN DE
ORDENAMIENTO
TERRITORIAL
DEFINIR
Y ELABORAR
PROYECTOS
TITULO
PROFESIONAL EN
ADMON, ING.
INDUSTRIAL
INGENIERO CIVIL
ECONOMIA
BACHILLERATO
COMERCIAL
REQUISITOS
DE LA TAREA
BACHILLERATO
COMERCIAL
PROFESIONAL
PROFESIONAL
UNIVERSITARIO
ADMINISTRATIVO
SECRETARIO
NIVEL Y
DENOMINACIN
DE EMPLEO
ADMINISTRATIVO
SECRETARIO
RESOLVER
CONSULTA
REMITIR AL
PROFESIONAL
ASIGNADO
DETERMINAR
TEMA DE
CONSULTA
ATENDER
LA CONSULTA
TAREA
ETAPA
O
FASE
PROCESOS
POR
DEPEDENCIA
ATENCIN DE
CONSULTAS
PERSONALES
Y TELEFONICAS
DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS
MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA
11
13 PROYECTOS
ELABORADOS
92 CONSULTAS
RESUELTAS
CANTIDAD DE
PRODUCTOS
GENERADOS
POR ELPROCESO
EN EL MES
O METAS
PROPUESTAS
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30
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B. PERSONAL REQUERIDO PARA LA INSTITUCIN

FORMULARIO No. 2
Para la elaboracin del FORMULARIO No.2, PERSONAL
REQUERIDO PARA LA INSTITUCIN se trasladan todos
los totales de personal requerido por cada nivel (ltima
casilla de las subcolumnas de la columna 8 del Formulario
No.1) que se haya elaborado para cada dependencia, a las
respectivas casillas del formulario No. 2 en la fila
correspondiente a la misma dependencia.
Luego, en el Formulario No.2 : se suman horizontalmente
los requerimientos de personal de cada dependencia, y
nos da la cantidad de empleados requerida para la misma.
Ejemplo : Si despus de elaborado el estudio de cargas de
trabajo para un municipio nos dio en el Formulario No. 1
que para la dependencia (Despacho del Alcalde se
requieren los siguiente empleados:
1 De nivel Directivo
1 De nivel Asesor
1 De nivel Administrativo
1 De nivel Operativo
Esta informacin es la que se trasladara a la correspondiente
fila (Despacho del Alcalde) en el Formulario No. 2.
Se suman verticalmente en cada columna los
requerimientos de personal de cada nivel y nos da el
nmero de empleados requeridos del mismo en la
institucin.
La suma de los empleados requeridos para todas las
dependencias nos da el total de empleados de la institucin.
MEDICIN
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Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin

registrada se suman las personas requeridas en cada
dependencia (ltima columna del formulario 2), y debe ser
igual al total de la sumatoria de la ltima fila.
32
MEDICIN
NIVELES
DEPENDENCIA
DIRECTIVO
ASESOR
EJECUTIVO PROFESIO.
TOTAL POR
TECNICO
ADMINISTRATIVO OPERATIVO
DEPENDENCIA
DESPACHO
DEL ALCALDE
14
SECRETARA
DE GOBIERNO
SECRETARA
DE EDUCACIN
SECRETARA
DE SALUD
12
14
SECRETARA
DE AGRICULTURA
SECRETARA DE
MEDICIN
Y MEDIO AMBIENTE
PLANEACIN Y
OBRAS PBLICAS
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO
POR NIVEL
46
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PERSONAL REQUERIDO
PARA LA INSTITUCIN FORMULARIO 2.
33
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ANEXO
OTRAS TCNICAS PARA MEDICIN
DE TIEMPOS DE LOS TRABAJOS.
Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados.

Se basa en descomponer una tarea en movimientos o
micromovimientos de manos, brazos o piernas etc., o
combinacin de los anteriores como: introducir un sobre en la
mquina de escribir, consultar direccin, escribir direccin etc.,
y luego a cada movimiento asignarle un tiempo preestablecido
y que est en tablas que se consiguen en el mercado o son
elaboradas en la misma empresa.
La suma de los tiempos de todos los movimientos, ms el
tiempo suplementario por fatiga, ruido, temperatura etc., da el
tiempo total de la tarea.
Tiene como ventajas este mtodo el de la precisin, y como
inconvenientes el costo elevado, limitaciones en su aplicacin
y requiere personal especializado.
Mtodo de la Filmacin de los Trabajos.
En esta tcnica se utiliza la filmacin de los trabajos con
cmaras especiales que permiten al personal experto
cuantificar el tiempo de cada tarea. Esta tcnica tambin es
muy til para el estudio de los mtodos de trabajo. Como
ventajas, este mtodo tiene rapidez, precisin y costo reducido.
MEDICIN
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Presenta inconvenientes de resistencia de los empleados y

no aplicable a trabajos de tipo intelectual.
Mtodo del Muestreo del Trabajo.
Esta tcnica es tambin conocida como Mtodo de
Observaciones Instantneas, Observaciones Aleatorias o Work
Sampling.
En este mtodo, una persona realiza una serie de observaciones
instantneas en momentos escogidos en forma aleatoria o al
azar, y registre en una Hoja de Anlisis qu labor est realizando
el empleado en ese momento.
Con base en el anlisis de todas las observaciones, obtiene
el porcentaje de la jornada laboral que el empleado le dedica a
realizar cada tarea. Luego ese porcentaje lo convierte en horas,
y ese tiempo obtenido, agregndole el suplementario por ruido,
fatiga o temperatura, es el tiempo estndar asignado a la tarea.
El momento en el cual se debe realizar cada observacin, se
saca de tablas de tiempos aleatorios que existen en el mercado.
El grado de precisin depende de la cantidad de observaciones.
Este mtodo presenta un grado de precisin satisfactoria, y
tiene la dificultad de distinguir por la sola observacin, qu tarea
est realizando el empleado.
Mtodo del Autopunteo del Trabajo.
En este mtodo el empleado va anotando en un formulario,
previamente elaborado, la secuencia, hora de iniciacin y
terminacin de todas las tareas que realiza a lo largo de su jornada
laboral.
36
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Con base en el formulario, se establecen los tiempos de las

diferentes tareas.
Este mtodo es aplicable para empleados con puestos de
responsabilidad, y empleados que realizan trabajos muy variados
o difciles de cuantificar.
MEDICIN
37
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38
MEDICIN
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BIBLIOGRAFA
BARNES Ralph M. La Tcnica del Muestreo Aplicada a la Medida del
Trabajo.Traduccin Calleja Aguilar Anselmo, S. A., Madrid, 1962.
CROSS Michael. Estructura Empresarial, Traduccin de Villamizar Herrera
Jess. Fondo Editorial Legis, Bogot, Colombia, 1991.
TERRY R. George, STEPHEN Franklin. Principios de Administracin.
Editorial Continental S.A., Mxico, 1993.
FERNNDEZ ROS, Manuel. Anlisis y Descripcin del Puesto de Trabajo.
Ediciones Daz de Santos S.A., Madrid, 1995.
PREZ FERNNDEZ DE VELASCO Jos Antonio. La Gestin por
Procesos. Editorial Esic, Madrid, 1996.
GALOFR ISART Alberto. Documento Tcnicas para el Anlisis de
Cargas de Trabajo y la Racionalizacin de las Plantillas. Junio de l997.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua para la
Racionalizacin de Trmites, Procesos y Procedimientos. Bogot, Febrero
de 2002.
MEDICIN
39
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Carrera 6 No. 12-62
Conmutador 334 40 80 / Fax. 341 05 15
Internet: www.dafp.gov.co
E-mail: webmaster@dafp.gov.co
Atencin al Cliente: 018000917770
Bogot, D.C., septiembre de 2002
40
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DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

Mauricio Zuluaga Ruiz

TRABAJO ELABORADO POR:

MAURICIO ZULUAGA RUIZ

METODOLOGA PARA DETERMINAR

A. MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO

Escriba la fecha en la cual se termin de realizar la

Evaluacin Proyectos y Cambios.

Para los tres pasos anteriores se puede consultar la Gua para la

- Para las Instituciones Pblicas que conforman el Sistema

6. Cantidad promedio de veces que se repite la tarea

Al tiempo medido de las tareas, se le agrega un tiempo

en estimaciones de tiempos realizados por personas que

En esta frmula se le da ms ponderacin al tiempo

esta tarea a los empleados que ms conocan de ella, se

T5 = 2.70 minutos = 0.045 horas

A la suma de los promedios de cada uno de los elementos

colocan en la columna 8 en la casilla de la

procesos que estamos elaborando en el mes o que nos hemos

Similar al procedimiento anterior, se procede a sumar todos

para cada nivel y denominacin del empleo, se divide su

Tambin es igual a lo obtenido al dividir el tiempo total de

Nota: Cuando en una dependencia tenemos un requerimiento

TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL Y DENOMINACIN DE EMPLEO Y TOTAL PERSONAL

DEPENDENCIA: SECRETARIA DE PLANEACION Y OBRAS PUBLICAS

MEDICIN DE CARGAS DE TRABAJO POR DEPENDENCIA

Gua metodolgica para el Sector Pblico

B. PERSONAL REQUERIDO PARA LA INSTITUCIN

Por ltimo, para verificar la exactitud de la informacin

Gua metodolgica para el Sector Pblico

Clculo de Tiempos sobre la base de Tablas de Movimientos, Estndares o Tiempos Normalizados.

Presenta inconvenientes de resistencia de los empleados y

Con base en el formulario, se establecen los tiempos de las

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