ManualusuarioZimbra

CollaborationSuite
22febrero2011

ndicedecontenidos

1. Introduccin a Zimbra ...................................................................................................................................................1

2. Introduccin cliente web...............................................................................................................................................3
3. Gestor de correos..........................................................................................................................................................5
LECTURA DE CORREOS............................................................................................................................................................................... 5
CREACIN DE NUEVO CORREO ................................................................................................................................................................... 5
FILTROS DE CORREO .................................................................................................................................................................................. 5
CARPETAS Y ETIQUETAS ............................................................................................................................................................................. 6

4. Libreta de direcciones ..................................................................................................................................................7

5. Agenda ...........................................................................................................................................................................8
6. Tareas ...........................................................................................................................................................................10
7. Bloc de notas ...............................................................................................................................................................11
8. Maletn ..........................................................................................................................................................................12
9. Preferencias .................................................................................................................................................................13
10. Bsquedas .................................................................................................................................................................15
11. Mensajera instantnea .............................................................................................................................................16
12. Zimlets ........................................................................................................................................................................18
13. Ayuda de Zimbra .......................................................................................................................................................20

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

1.IntroduccinaZimbra
ZimbraCollaborationSuite(ZCS)esunasuitedecolaboracinquecombinaherramientasdecorreo
electrnico, calendarios, libreta de direcciones, bloc de notas, etc. Todas estas herramientas se
encuentran al utilizar el cliente de web en una misma direccin, un nico login y desde cualquier
lugar en el que se encuentre, lo que demuestra la potencia de esta solucin sin ni siquiera haber
entradoendetallesobrelasdisintasherramientas.

Enmuypocotiempo,Zimbrasehaconvertidoenlasolucindecdigoabiertolderanivelmundial
tanto para empresas como para proveedores de servicio, centros educativos y administraciones
pblicas. La clave de este xitosebasaenelusodetecnologasdecdigoabiertoyprotocolosde
comunicacineintercambiodedatosestndaresyyaconsolidados,quehancombinadodemanera
adecuada y completado con caractersticas que no estaban cubiertas pero que son claves para las
empresas. Una completa documentacin y un amplio abanico de comandos de consola especficos
dotanaestasuitedeenormescapacidadesdeintegracinconentornosexistentes.

stossonlospilaressobrelosqueseasientaZimbra:

Flexibilidad.PersonalizaZimbrafcilmentesegnlasnecesidadesdetuorganizacin.

Libertad. Utiliza el cliente web de zimbra junto con otros programas tradicionales, como
plataformamixta.

Durabilidad. Un servidor de correo electrnico y calendario extraordinariamente fiable y

ampliable.

Bajomantenimiento.Gestincompletamentesencilla.

YstassonalgunasdelascaractersticasespecialesdeZCS:

ClientewebbasadoenAjax:incluyecorreoelectrnico,contactos,calendariocompartido,VoIP,
aplicaciones,etc.Todoestoincluidoenelnavegadorweb.

Compatiblidad con aplicaciones de escritorio: sincronizacin propia entre ZCS y Microsoft

Outlook, Entourage, Apple Mail, Libreta de direcciones e iCal, etc.; soporte completo de
aplicacionesIMAP/POP

Zimbra para mviles: sincronizacin propia a travs del aire con dispositivos de Windows
Mobile,SymbianyPalm,sinnecesidaddeunservidoradicional.

ServidoresZCSLinuxyMacOSX:conagentedetransportedecorreo(MTA),antispam,antivirus,
directorio,basededatos,herramientasdemigracinyconoladeadministracinwebbasadaen
Ajax

Lapublicacinycomparticindecontenidoseshomogneaentodoelsistematantoparacontactos,
comoparaelcalendarioolosdocumentos.Estacomparticinpuederealizarseconusuariosinternos
y externos del sistema. El cliente de correo permite la gestin de varias identidades y de varias
cuentasdecorreo,incluyendolaagregacindecuentasexternasmediantePOP3.

1/3

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

Lagestinunificadadelosmensajespermiteunafcilintegracinconsistemasdetelefonadevoz
sobreIPparallamadas,conferenciasyaccesoabuzonesdevoz.EstoseconsiguemedianteZimlets,
un potente sistema de Zimbra para extender sus capacidades mediante plugins y permitir la
integracinconotrossoftwaresexternosmedianteelusodeSOAPyWebServices.
Otros ejemplos de integraciones son Yahoo Maps, traductores de idiomas o consultas a bases de
datosdelaempresa(porejemplodeunCRMounERP).

Zimbra permite personalizar el entorno, incluyendo soporte para temas y una versin slo HTML
para aquellos PCs antiguos o entornos que no puedan hacer uso de Javascript. Adems permite la
personalizacindelogos,textosymensajes(branding).

2/4

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

2.Introduccinclienteweb
ZimbraincorporaunclientewebquehaceunusoextensivodeAJAXyqueseejecutaenlamayora
de los navegadores web ms habituales, como Firefox, Safari e Internet Explorer. Debido al uso
intensivo de Javascript, las diferencias en la experiencia del usuario son enormes dependiendo del
navegador.Encualquiercaso,elclientewebdeZimbrapermiteutilizarunaversinsloconHTML
que es muy recomendable para equipos antiguos pero que, asimismo, ofrece una usabilidad muy
buena.

El cliente web de Zimbra ofrece unas avanzadas funcionalidades, casi al mismo nivel que una
aplicacin de escritorio, pero con la ventaja de poder utilizarlo desde cualquier lugar y desde casi
cualquiernavegador.

AlgunosdelosconsejosgeneralesparautilizarelclientedeZimbradentrode
navegadordeInternetson:
NouseelBotndeVolver(Back).ElusarestebotnlosacardelasesindelClientedeWeb
deZimbra
Parasalirdelsistema,utilicelaopcinSalir,enlaesquinasuperiorizquieda.Siustednavega
aotrapginasinsalirsedelsistemapuededejarabiertalasesindeZimbra.
NouselosbotonesdeRefrescar(Reload)oRecargar(Reload)delnavegadorde
Internet,porqueestoreiniciarlasesindeZimbra.

Paraloguearseenelclienteweb,vayaaladireccindesuZimbraeintroduzcaelusuarioyclaveque
le ha proporcionado su administrador. En el momento de acceder, usted puede elegir la versin
avanzada(AJAX),laversinHTMLsiloprefiere,olaversinMobile.

Sieslaprimeravezqueiniciasesin,cambiesucontrasea.

3/5

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

Debajo de los campos para buscar informacin en Zimbra, aparecen los tabs con las diferentes
aplicaciones que componen Zimbra: Correo, Libreta de direcciones, Agenda, Tareas, Bloc de notas,
MaletnyPreferencias.

Alaizquierdaustedversunombreycuantoespacioestocupandoenelservidor.
Si el admnistrador del sistema a configurado cuotas de espacio, se mostrar cunto espacio est
utilizando de su cuota. Debajo del nombre se muestran las carpetas y subcarpetas donde usted
puede almacenar y clasificar los correos. Luego vienen las Etiquetas y los Zimlets (algo as como
extensiones).Abajosemuestraunminicalendario,enelqueustedpuedehacerclicunafechapara
verlaagendadeeseda.AsuladoaparecelaaplicacindeMensajeraInstantnea.

Cuandoustedescojaunaaplicacin,aparecerunaBarradeHerramientasconopcionesespecficas
para la aplicacin seleccionada. Las opciones de Ayuda y Salir aparecen en la esquina superior
derecha.

EnlassiguientesseccionesveremoslasdistintasaplicacionesdeZimbraunaauna.

Tabs
Bsquedas

Zimlets

Mensajerainstantnea

Minicalendario

4/6

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

3.Gestordecorreos
A continuacin se exponen cmo se realizan las diferentes operaciones que puede realizar
relacionadasconelcorreo.

Lecturadecorreos

El nmero de mensajes mostrados en su buzn de entrada es controlado en la opcin de

Preferencias.Sitienemsmensajesqueeltotaldelosdesplegados,sigabajandolabarrade
navegacinhastaelfinalydeformaautomticaleirnapareciendoloscorreosrestantesen
gruposde50(opcinpordefecto,tambinpuedecambiarestevalorenPreferencias).
Usted puede leer los mensajes en la ventana de lectura de mensajes (si est activada)
haciendoclicksobreunmensaje.
Las opciones de Responder, Responder a todos y Reenviar en la barra de herramientas
realizanesasfunciones.
LaopcindeSpampermiteclasificarelmensajecomoSpam.
Puedeimprimirelcorreoqueestleyendopulsandoelbotnconelmismonombre.

Creacindenuevocorreo

Toque el botn Nuevo en la barra de herramientas y se mostrar la pgina para crear un

nuevo correo electrnico (con [Maysc-c] se le abrir una nueva ventana
automticamente).
Complete los campos con las direcciones de destino (en Para: o CC:), asunto y texto del
correo electrnico segn sus necesidades. Si desea enviar copia oculta, pulse la opcin
Mostrar CCO para que aparezca el campo correspondiente. Cuando est rellenando las
direcciones,Zimbralemostrarlasquetienealmacenadascomocontactosparaquepuede
escogerlamsrpidamentesiesladireccinquebusca.
Paracomprobarlaortografa,pulseelbotndelmismonombre.
Paraadjuntarunarchivo,pulseelbotnAadir archivo adjunto yseleccioneelqueusted
deseeadjuntar(puedeirseleccionandovariosarchivos).
PulseelbotnEnviar paraenviarelcorreoelectrnico.
Pulse Guardar borrador si todava no quiere enviar el correo (se guardar en la carpeta
Borradores).
PuedeaadirsufirmamanualmentepulsandoelbotnFirma (debetenerguardadaalguna
enPreferencias Firmas; tambinpuedeindicarquepongalafirmapordefectoquedesee
entodosloscorreosenPreferencias Cuentas).
PuedeelegirentreeditarelmensajeenHTMLocomotextoenelbotndeOpciones, donde
tambinpuedesolicitarunanotificacindelectura

Filtrosdecorreo
Los filtros permiten clasificar correos segn las condiciones que se le indiquen. Se pueden crear,
modificaroeliminarenlaopcinPreferencias Filtros de correo.Paracrearuno,escojalaopcin
Nuevo filtro yvayarellenandolasdistintasopcionessegnsuspreferencias.

5/7

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

Carpetasyetiquetas
Uncorreosepuedemoverdeunacarpetaaotrasimplementearrastrndoloaella.
TambinpuedepulsarparaestemismofinelbotnMover elementos seleccionados.

Paracrear,renombrar,moveroborrarcarpetas,toqueelbotnderechodelratnsobrela
carpetaquequieremodificarenlaventanaquemuestralascarpetas.Paracrearunacarpeta
debajodelacarpetaprincipal,toqueelbotnderechosobreelttuloCarpetas.
Utiliceeletiquetadoparaclasificarmensajesycontactos.
Puedeelegirvisualizarloscorreosporconversacin(cuandosevarespondiendouncorreo)o
porcorreoelectrniconico.

Listadecorreos
Carpetas
PestaaCorreo

Paneldelectura

6/8

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

4.Libretadedirecciones
LagestindecontactosdeZimbraesmuycompleta,yaquesoportamltipleslibretasdedirecciones
(tanto personales como de cuentas del sistema), comparticin de contactos, autocompletado y
creacindelistasdedistribucinpersonales.

Zimbra la permite agregar contactos personales en la opcin de Contactos Nuevo Contacto.

Debeincluirtodolainformacinrelevantedeestecontacto.Tambinpuedecrearunanuevalibreta
de direcciones para almacenar all los contactos correspondientes (puede realizar esto al crear un
nuevo contacto, donde tienes que elegir la ubicacin del mismo). Las libretas de direcciones
aparecenenelmendelaizquierda.

Puede imprimir todos los contactos de una libreta de direcciones o los que usted elija con un
eleganteformato.Puedefiltrarloscontactosdeunalibretasegnlaletradeiniciodeloscontactos
(generalmente se almacena como Apellidos, Nombre aunque esto tambin se puede cambiar al
agregarunnuevocontacto.

7/9

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

5.Agenda
ElcalendariocompartidoesunadelascaractersticasmsdestacadasdeZimbra,concapacidadpara
detectar, visualizar y corregir solapamientos. Permite gestin de recursos (salas de reuniones,
proyectores, etc.), programacin de reuniones en grupo con delegacin del acceso, comparticin y
publicacindelcalendarioconotrosusuariosysuscripcinacalendariosremotosenformatoiCal.

Paraagregarunanuevacita,pulseelbotnNuevo (sindesplegarle)yleaparecerloscamposque
deber rellenar. El nico campo que no es obligatorio es Asunto, siendo la fecha del da actual la
tomadapordefecto.Tambinpuedeaadirunanuevacitahaciendodobleclickenlafranjahoraria
deldaquedesee.Estafranjapuedeextenderlaocontraerlaasuantojoconelratn.Tambin
puedepasarunacitadelcalendariodeundaaotroarrastrndolamientraspulsaCtrl.

El campo Ubicacin es muy interesante porque aqu puede seleccionar las ubicaciones que debe
haber introducido con anterioridad; tambin puede escoger entre los diferentes recursos que
tuviera.Sitienemltiplesagenda,deberseleccionarencualguadarla.EnelcampoAsistentes debe
agregarlaspersonasquetienenqueasistiralacita.PuedeutilizarelbotnBuscar asistentes para
buscarenlasdiferentesLibretasdedireccionesloscompaerosquequierequeasistan,mostrndose
la disponibilidad dedichoscompaeros,consiguindoseasquenohayalugaraequvocospordos
citasdeunapersonaenunahoracoincidente.Estasopcionestambinestndisponiblesparalas
ubicacionesyparalosrecursos.

Cuando usted guarde una cita, se les enviar una invitacin a cita a los asistentes que usted haya
seleccionado, reservndose tambin los recursos y ubicaciones que hubiera elegido (recuerde que
esto es opcional). Cuando usted reciba una invitacin de cita, sta se agrega a su calendario y se
marcacomonueva.UstedpuederesponderrpidamentealainvitacindesdelaBandejadeentrada
en el correo o directamente desde el calendario. Las posibles respuetas a las invitaciones son:
Aceptar,Tentativa oRechazar.

Puedeelegirentrelasdiversasagendasconelmendelaizquierda.Puedeelegirtambinsivisionar
elcalendarioconvistadelascitasdelda,delasemanalaboral,delasemana,delmes,etc.Lacitase
aadealminicalendarioqueapareceabajoalaizquierda.

8/10

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

9/11

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

6.Tareas
Zimbrapermitetambinalmacenartareasquedeberealizaroactualizarlasqueyaestrealizando
segnvayaavanzadoendichoproyecto.

Lasopcionesquepuederellenaralcrearunatareason:asunto(nicocampoobligatorio,ubicacin,
prioridad,fechainicio,fechaentrega,controldeavancedelatarea,yelespacioparaladescripcin
delatarea.

Enlalistadetareassemostrarnlastareas,suestado,%derealizacinyfechadeentrega.Zimbra
nomuestralastareasenelcalendario,porloqueparaconsultarlastareaspendientessedebede
ingresarenlapestaadeTareas.

10/12

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

7.Blocdenotas
ZimbrapermitecrearnotasenHTML,enlasqueustedpuedeguardarademsdetexto,imgenes,
hojas de clculo sencillas, etc., con la ventaja que estas notas se almacenarn en el servidor de
correo, estando disponibles para ser accesadas desde cualquier lugar donde pueda conectarse a
Internet.

Cuando pulse el botn de Nuevo (bloc de notas), se puede incluso insertar una hoja de clculos,
como se muestra en imagen posterior. Puede compartir un bloc de notas pulsando botn derecho
encimadeunodeellosyeligiendolaopcinCompartir bloc de notas.Ellistadodeblocsapareceen
elmendelaizquierda.

11/13

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

8.Maletn
Zimbraincorporaunagestordocumentalenlnea.MedianteunainterfazWYSIWYGesposiblecrear
documentos en un formato de texto tipo RTF a los que adjuntar, por ejemplo, hojas de clculo o
imgenesmediantelatecnologaALE.Estagestindocumentalpuedeadquirirlaformadeunwiki,
permitiendoquelosdocumentosseancreados,actualizadosycompartidosentretodoslosusuarios.

Ustedpuede,portanto,guardarcualquirarchivoenelmaletndeZimbra,permitindoleaccedera
cualquier archivo del maletn desde cualquier lugar en el que usted tenga acceso a Internet. Para
aadirunarchivodesudiscoduro,nicamentetendrquebuscarlarutadelmismo.

Sin embargo, es conveniente advertir que, segn cul sea la carga de archivos que va a tener el
servidor de Zimbra, a veces esta opcin no es suficiente. En este caso se recomendara utilizar un
gestordocumentalexternocomoAlfresco,paralocualZimbrapuedeincorporarlaintegracinentre
ambassolucionesmediantezimlets(queexplicaremosmsadelante).

12/14

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

9.Preferencias
UstedpuedecambiarcompletamentelaformadecmoseveycmosecomportaZimbraajustando
lasopcionesmostradasenlapestaadePreferencias.Enelmendelaizquierdaleaparecernlos
siguientessubmens,deloscuales,seexponenlasmsimportantes:

General: Idioma, zona horaria,iniciosesinavanzadooestndar,tema,nelementospara

recuperaraldesplazarse,etc.

Correo : Tiempo comprobacin correo, vista previas mensajes, bsqueda predeterminada,

reenvodecorreos,respuestaencasodeausencia,etc.

Redactar:Fuente,tamaa,color,etc.

Firmas : Aqu aadimos las firmas que deseemos, eligiendo el lugar del mensaje donde
queremosquesemuestre.

Cuentas:Desdeaqupodemosaadirotrascuentasexternasparapoderrecibirlosmensajes
delasmismasennuestroZimbra,teniendoastodasnuestrascuentascentralizadas.Eneste
submen se encuentra tambin la opcin de incluir una firma por defecto para la cuenta
seleccionada.

Filtros:Aquseaadenlosdiferentesfiltrosqueseaplicarnsobreloscorreosentrantes.

Libretadedirecciones:Variasopcionessobrelalibreta.

Agenda : Da de comienzo de la semana, muestra de recordatorios, permisos sobre

reuniones,etc.

Compartir : En este submen aparecen los diferentes elementos tanto que tenemos
compartidosconotrosusuarios,comoloselementosquetienencompartidosotrosusuarios
con nosotros. Podemos cambiar los permisos de los usuarios sobre nuestros elementos
compartidos.

Dispositivos mviles : Desde aqu se realiza la sincronizacin de Zimbra con dispositivos

mviles.

Mensajera instantnea : Almacenamiento o no de los mensajes en la carpeta Chat,

activacinalertas,etc.

Importar/Exportar:Estaopcinsumamenteimportantepermitehacerunaexportacin
detodosloselementosdenuestracuenta,obiendecontactosodelaagendacomobackup
personal.Tambinpodemosimportarunaexportacinrealizadaanteriormente.

Accesosdirectos:Permiteconfigurarnumerososaccesosdirectos.

Zimlets:Activar/desactivaloszimletsquetengamosdisponiblesennuestracuenta.

NoolvidepulsarelbotndeGuardar paraqueseregistrenloscambiosrealizados.

13/15

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

14/16

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

10.Bsquedas
La funcin para buscar informacin almacenada en Zimbra, se encuentra a la derecha del logo de
Zimbra (o de nuestra empresa u organizacin). Asegrese que ha seleccionado el tipo de itemque
quierebuscar(Correos,contactos,citas,etc.).Sinoseleccionaestipodeitem,labsquedasehar
deacuerdoalaaplicacinquetengaactivaenelmomentodelabsqueda.

Tiene la opcin de guardar las bsquedas que realiza. Tambin existe la opcin de realizar la
bsquedaavanzada,dondepodracotarvaloresparaaumentarlaproductividaddelasbsquedas.

Bsquedas

15/17

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

11.Mensajerainstantnea
Zimbrapermitecontactarconotrosusuariosdelaaplicacinpormediodelchat.Paraestableceruna
conversacin con otra persona, pulse en Lista de amigos y elija a la persona con la que quiere
hablar.Paraello,usteddebeestarcomoactivoenelChat.Paracambiaresteestado,pulseelbotn
conuncrculo.

Botndeestado

16/18

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

Listadecontactoschat

17/19

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

12.Zimlets
LosZimletssoncomplementosquehacenposiblelapersonalizacinyextensibilidaddeuna
instalacinestndardeZimbraconlaadicindenuevascaractersticasqueseajustenalos
requerimientosparticularesdelusuario.

LamayoradeellosestndiseadosparaofrecermejorasapreciablesenlainterfazwebdeZimbra,
aunquetambinexistencomplementosparaescritorio,integracinconotrossistemas,extensiones
paraprogramasdeescritoriooinclusosoportepararedessociales.

Vamosapresentaralgunosesencialessimplementeparaquelosusuariossehaganunaideadel
potencialdelosZimlets.Porsupuesto,tambinpodramosdesarrollarnuestrospropiosZimletse
incluirlosennuestroZimbra(staltimasertareadelosadministradoresdeZimbra).

SmartsheetProjectManagement:Setratadeunaimplementacinbastantebsicaytilde
gestindetareasatravsdediagramasdeGantt,asignacinderecursos,adicindearchivos
relacionadosatareaseintegracinconelcalendariodeZimbra.

Google Translator : Este complemento aade un botn a los correos, la opcin Translate
(Traducir)losmensajesenlneausandoelserviciodeGoogle.Asimismo,escapazdegenerar
mensajesconelcontenidoyatraducido.

StickyNotes:Uncomplementoqueresultarsumamentetilsiestacostumbradoahacer
anotacionesconPostItsensuescritoriodetrabajo(deZimbra).

TipsandAlertsZimlet:Estecomplementopermitequelosadministradoresenviaralertasa
los usuarios. Resultar de utilidad para advertir sobre mantenimientos del sistema, enviar
anuncios importantes a todos los usuarios de la plataforma o inclusive programar
bienvenidasalosusuariosdaada.

UndoSend:Estaextensinpermitealusuariocancelarelenvodeuncorreo.Disponede20
segundosparahacerlo.

ContactCleaner:Estaextensineliminaloscontactosduplicadosdeunacuenta.

Social Zimlet : Permite contar las actualizaciones de Twitter y Facebook en tu interfaz de

Zimbra.

Meebo:Complementoquepermiteconectaralusuariocondiversosserviciosdemensajera
(Messenger,GoogleTalk,Yahoo!,etc.).

Sideseamsinformacinsobrezimletspuedeencontrarlavisitandolapgina:

http://gallery.zimbra.com

18/20

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

EjemplonotaStickyNotes

ZimletStickyNotes

ZimletzSugar(integracinconSugarCRM)

ZonaZimlets

Zimletpropiodesarrolado

19/21

Manual usuario Zimbra Collaboration Suite

22/02/2011

13.AyudadeZimbra

Yporltimo,recordarquepuedeencontrartodalainformacindetalladaenlapropiaplataforma
Zimbra,desdelautilidadAyuda,enlapartesuperiorderechadelapantalla:

20/22