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002
(Enero 23 de 2004)
Por el cual se establecen los lineamientos bsicos para la organizacin de fondos
acumulados
CONSIDERANDO
Que la Constitucin Poltica de Colombia en su artculo 8 dispone que Es obligacin del Estado y
de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nacin.
Que el artculo segundo de la Ley 80 de 1989 seala las funciones del Archivo General de la
Nacin y en su literal b) estipula fijar polticas y establecer los reglamentos necesarios para
garantizar la conservacin y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nacin de
conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva ahora
Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999.
Que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin organizada, en tal
forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la administracin en el servicio
al ciudadano y como fuente de la historia.
Que el Estado est obligado a la creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y
la normatividad archivstica.
Que los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos que
los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada
su vigencia estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad
nacional.
Que se hace necesario establecer los lineamientos bsicos para la organizacin de los fondos
acumulados de las entidades del pas.
ACUERDA
ARTICULO PRIMERO.- Establecer los lineamientos bsicos que deben seguir las entidades del
Estado en sus diferentes niveles y las empresas privadas que cumplen funciones pblicas, para la
organizacin de sus fondos acumulados y la elaboracin y aplicacin de las Tablas de Valoracin
Documental.
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1. Bsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentacin.
2. Bsqueda y recuperacin de Manuales de Funciones y Procedimientos, Estatutos y
organigramas ( en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin
de la estructura orgnica de la institucin, a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda
preliminar y de la misma documentacin, objeto de organizacin).
3. Adicionalmente, se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes
estadsticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
4. Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicacin fsica, fecha de creacin, ubicacin en la
estructura Administrativa.
5. Planta fsica: Verificar en las reas de depsito y de trabajo, las condiciones ambientales,
locativas y materiales del mobiliario.
6. Conservacin de la documentacin: Se debe constatar si se presenta deterioro biolgico,
qumico o fsico; tambin se requiere determinar en qu unidades de
Continuacin Acuerdo No.
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conservacin (Carpetas, AZ, legajos, tomos, libros, paquetes, entre otros) se encuentra la
documentacin.
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Presidente
CONVENCIONES
CT = Conservacin Total
E = Eliminacin
Fecha: _____________________________
la
HOJA __ . Se numerar cada hoja de las TVD consecutivamente. DE___. Se registrar el total de
hojas de las TVD.
CDIGO N. Se registrar el cdigo que identifica tanto a la oficina productora como el asunto o la
serie.
ASUNTO O SERIE. Debe anotarse el nombre de los asuntos o de las series tal y como aparece en
el inventario.
RETENCIN. Debe registrarse el tiempo en aos, que debe permanecer la documentacin en la
fase de archivo correspondiente.
DISPOSICIN FINAL. Debe sealarse para cada asunto o serie la opcin correspondiente de
disposicin final segn lo indique el resultado de la valoracin, marcndola con una equis (X).
CONSERVACIN TOTAL. Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,
los que tienen por disposicin legal o los que por su contenidos informan sobre el origen,
desarrollo, estructura, procedimientos y polticas de la entidad productora, convirtindose en
testimonio de su actividad y trascendencia. As mismo, son Patrimonio documental de la sociedad
que los produce, utiliza y conserva para la investigacin, la ciencia y la cultura.
ELIMINACIN. Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor
administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histrico y carecen de relevancia para la
investigacin, la ciencia y la cultura.
MICROFILMACIN. Tcnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeas imgenes
en pelcula. En esta columna tambin se indican otros soportes electrnicos o magnticos.
SELECCIN. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin
por medio de muestreo. ste se entiende como la operacin por la cual se conservan ciertos
documentos de carcter representativo o especial durante la seleccin con criterios alfabticos,
numricos, cronolgicos, topogrficos, temticos, entre otros.
PROCEDIMIENTOS. En esta columna deben consignarse los procesos aplicados en la modalidad
de muestreo, microfilmacin y eliminacin.
FIRMAS DE APROBACIN. Debe firmar el Presidente y Secretario del Comit de Archivo de la
Entidad.
FECHA. Debe registrarse la fecha en que se aprueban las TVD.