CASO DE ESTUDIO GESTION DE TIEMPO

Julia es una de las jefes de Central de Servicios de una empresa importante,

quien como otros jefes tiene a su cargo colaboradores de 15 a 20 y 2 3
becarios, de la informacin que se proporciona se observa los problemas
siguientes:
1.- PROBLEMAS DE ORGANIZACIN Y GESTIN DE TIEMPO DE JULIA
- No delega funciones a sus subalternos
- No tiene prioridades de las tareas a realizar.
- No distingue las tareas importantes de las urgentes.
- No distribuye su tiempo eficientemente.
- Interrupciones de tiempo frecuentes que no le permiten concentrarse y
concluir con una tarea.
- Carece de agendas en la que puede registrar de manera precisa los
vencimientos, las citas, etc. y las tareas para la semana.
- No tiene priorizado la lista de tareas.

2.- PLAN DE MEJORA DE GESTION DE SU TIEMPO PERSONAL.

Concienciarnos de la importancia de conocer las leyes naturales que
gobiernan la productividad personal y los logros individuales. Saber aplicar
diversas herramientas para un cambio de hbitos adaptables a nuestra
realidad
personal
y
profesional.
Establecimiento de compromisos para llevar a cabo una eficaz y efectiva
gestin de nuestro tiempo
Usar Agendas: Para una eficaz gestin del tiempo, es fundamental
disponer de un registro preciso de sealamientos, vencimientos y citas. Se
puede usar tanto agendas manuales como agendas de programas
informticos. Lo importante de su gestin es mantenerlas siempre a la vista;
tomarse el tiempo de apuntar los compromisos en el momento en que se
produzcan, y examinarla regularmente para recordar nuestros compromisos,
a ser posible una vez a la semana.
1.-

2.- Hacer Listas de Tareas: La planificacin anticipada de las tareas a

realizar a corto, medio o largo plazo es fundamental para disponer de un
itinerario de actividades para el aprovechamiento del tiempo. En tal sentido,
y centrados en el corto plazo, utilizar diariamente una Lista de Tareas en las
que se recogen los trabajos a realizar durante la jornada. Esta Lista, permite
apuntar todas las tareas que se va realizar durante la jornada, tachar las
que se viene haciendo y, en su caso, agregar las tareas que vayan
generndose y aquellas que nos conviene recordar para listar en das

siguientes. La elaboracin de la lista de tareas es conveniente realizarla al

concluir la jornada o como primera accin de la maana.
Una vez conocidas las tareas a realizar, es
fundamental proceder a priorizar entre las mismas estableciendo un orden o
jerarqua en su ejecucin y asignando un tiempo aproximado para cada una
de ellas, sin olvidar, que el tiempo que se dedique a priorizar las tareas
nunca se malgasta, ya que a la larga ser un ahorro. En el despacho se debe
considerar que, a modo de principio fundamental en la priorizacin, se debe
comenzar siempre por las tareas de ms alta prioridad, si bien es
conveniente intercalar estos bloques de concentracin intensa con periodos
dedicados a tareas ms sencillas,
3.- Establecer prioridades:

4.- Ajustarse a los ritmos de trabajo: Todos disponemos de una energa

para realizar nuestro trabajo que flucta hasta alcanzar un nivel mximo y
que despus desciende. No obstante, cada persona tiene su ritmo personal.
Para el mejor aprovechamiento del tiempo, se debe conocer los ritmos
fsicos y mentales de cada persona con el fin de sacar el mejor partido de
los periodos de tiempo en los que nuestros rendimientos son ms elevados
o, por el contrario, menores. En el primer caso se realizarn las tareas ms
complejas y en el segundo las ms sencillas.
5.- Saber asignar tiempos: A la hora de asignar espacios de tiempo a las
tareas, partimos de la base de los siguientes principios: a) Las primeras
horas de la jornada suelen ser las horas en las que se dispone de mayor
concentracin b) Un periodo de tiempo de entre 25 y 35 minutos es el ideal
para trabajar con mxima concentracin en la tarea c) A las tareas
secundarias y auxiliares (organizacin de documentos, examen de la
bandeja de entrada, etc...) conviene asignar espacios de tiempo en los que
la concentracin es menor (ltimas horas de la jornada, bien sea de maana
como de tarde) d) Contar siempre con un plan de contingencias o plan B
para el caso de que se produzcan imprevistos que pueden alterar nuestra
organizacin.
6.- Dividir las tareas: Las tareas se consiguen mejor progresando desde
un nivel de logros hasta el siguiente, mediante pequeos pasos que
contienen un elemento concreto del trabajo al que hay que asignar un
tiempo de ejecucin. Por lo tanto, frente a una tarea compleja, es
conveniente dividir la misma en varias fases de trabajo asignndole a cada
una de ellas un periodo de tiempo determinado, bien durante la misma
jornada o en jornadas sucesivas. Esto es muy prctico a la hora de preparar
un juicio o una audiencia previa.
7.- Interrupciones: Las interrupciones son incompatibles con una eficaz
gestin del tiempo. Se debe adoptar medidas para evitarlas, tanto en lo que
atae a su conducta (distracciones, dedicarse momentneamente a otras
tareas, etc...) como a las de terceros (subalternos, llamadas telefnicas,

visitas inesperadas, etc...). En el despacho, se debe cerrar el correo

electrnico, filtrar las llamadas a travs de la Secretaria.
8.- Descansar: Es obvio que aprovechar el tiempo al mximo no significa
que pase toda la jornada trabajando sin solucin de continuidad sino todo lo
contrario. Por ello, es conveniente establecer una serie de descansos entre
tareas con actividades que sean agradables y gratifiquen; como tomar un
caf, etc.
9.- Delegar: Saber delegar las tareas s sus colaboradores le permitir
concentrarse en tareas importantes; cmo actuar en las reuniones;
organizar el flujo de documentos; tratar las llamadas; la programacin del
tiempo libre y un largo etc.