CONTABILIDAD Y CONTROL

La Organizacin Contable

Luis Arturo Pacheco, 2004

Cuentas y Asientos Contables

Muchas empresas realizan miles de transacciones diariamente. No sera prctico, tampoco

necesario, proponer un balance despus de cada transaccin.

Es preferible registrar las diferentes transacciones individuales, y proponer un balance a fines

de cada mes o de cada perodo contable.

Este capitulo tiene como objetivo presentar el modelo conceptual y la mecnica de los
sistemas empleados por el contador para recopilar, clasificar y resumir la informacin de las
transacciones y preparar finalmente los estados contables.

Cuentas y Asientos Contables

La Cuenta

Se denomina cuenta a un registro asociado a un rubro de la contabilidad de la entidad,

destinado a recoger cada una de las variaciones resultantes de las transacciones que lo
afectan.

Se requiere en principio de tantas cuentas como rubros diferentes contempla la contabilidad de

la entidad. Ejemplos: Caja, Banco X Existencias lnea de productos Y, Cuentas por pagar,
Gastos en consumos bsicos, Ingresos por comisiones.

Todas las cuentas, separadas, se mantienen personalmente en el libro de contabilidad que se

identificar, ms adelante, como libro mayor.

Cuentas y Asientos Contables

Estructura convencional y elementos de una cuenta (Cuenta T)

Nombre de la Cuenta

DEBE
Fecha

Glosa

Ref.

HABER
Cant.

Fecha

Glosa

Ref.

Cant.

Ambos lados del registro presentan las mismas caractersticas; el lado izquierdo se conoce
con el nombre de DEBE y el derecho, como HABER.

Anotacin en el lado Izquierdo: dbitos o cargos.

Anotacin en el lado derecho: crditos o abonos.

Cuentas y Asientos Contables

Determinacin del Saldo de una Cuenta

Banco
Debe

Haber

100
50
60
12
5
T. Dbitos
Saldo

155
83

T. Crditos

72

Cuentas y Asientos Contables

Los aumentos en una cuenta se registran siempre en un mismo lado, y las disminuciones, en el
otro.

Cuenta Deudora: suma de los dbitos mayores que la suma de los crditos.

Cuenta Acreedora: suma de los crditos mayor que la de los dbitos.

Tipos de Cuentas:
- Cuentas de Activo
- Cuentas de Pasivo
- Cuentas de Patrimonio
- Cuentas de Resultado, o de Ingresos y Gastos

Cuentas y Asientos Contables

Normas y convenciones que debe cumplir el registro de cada transaccin.

SUMA DBITOS = SUMA CRDITOS

Cuentas de Activo

Cuentas de Pasivo y Patrimonio

Debe

Haber

Debe

Haber

Aumentos

Disminuciones

Aumentos

Disminuciones

(+)

(-)

(-)

(+)

Cuentas de Gastos

Cuentas de Ingresos

Debe

Haber

Debe

Haber

Aumentos

Disminuciones

Aumentos

Disminuciones

(+)

(-)

(-)

(+)

Cuentas y Asientos Contables

Tipos de Cuentas y Saldos:
Cuentas de de Activo y de Gastos: deudora
Cuentas de Pasivo, Patrimonio e Ingresos: acreedora
Registro de transacciones y efectos en las cuentas T:
Transaccin 1: Aporte de capital de los socios por $ 100.000
Banco

Capital

100

100

Transaccin 4: Adquisicin de mobiliario por $70.000, pagado $50.000 de contado:

Banco
50
Muebles e Instalaciones
70

Acreedores Varios
20

Cuentas y Asientos Contables: Libro Diario

Libro Diario

El Libro Diario es un registro cronolgico de todas las transacciones efectuadas por una
entidad, y recogidas bajo la forma de un asiento contable.

Todo comerciante est oblgado a llevar para su contabilidad... Libro Diario, Libro Mayor o de
Cuentas Corrientes, Libro de Balances...'

En el Libro Diario se asentarn en orden cronolgico y da por da las operaciones

mercantiles que ejecute el comerciante, expresando detalladamente el carcter y
circunstancia de cada una de ellas.

Se prohbe a los comerciantes:

Alterar en los asientos el orden y fecha de las operaciones descritas.

Dejar blanco en el espacio de los asientos o a continuacin de ellos.

Borrar los asientos o parte de ellos.

Arrancar hojas, alterar la encuadernacin y foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Fuente: Cdigo de Comercio, Ttulo II: De las obligaciones de los comerciantes

Cuentas y Asientos Contables: Libro Diario

Organizacin del Libro Diario: transaccin por transaccin, en un solo sitio y por orden
cronolgico.
Asiento Contable:

Glosa o prrafo breve explicativo de la transaccin efectuada.

Fecha asociada a la operacin, se anota en la primera columna de la izquierda

Cuentas deudoras afectadas, anotadas comenzando a la izquierda.

Cuentas acreedoras afectadas, se anotan corridas algunos espacios a la derecha.

Valores, se colocan en la columna correspondiente DEBE (dbitos) o HABER (crditos).

Cada transaccin debe registrarse en el Libro Diario apoyada por un comprobante contable
prefoliado (ingreso, egreso o traspaso), y por los respectivos documentos fuente o
sustentatorios de la operacin.
Se consideran documentos sustentatorios las facturas, boletas de honorarios o de servicios,
contratos, rdenes de compra, recibos de dinero, entre otros.

Cuentas y Asientos Contables: Libro Diario

Formato de Libro Diario
Fecha
01.03

#
1

Cuentas y Explicaciones
Banco

Ref.

DEBE

HABER

100

Capital

100

Aporte Capital Inicial

02.03

Banco

50

Obligaciones con Bancos

50

Obtencin prstamo bancario

10.03

Gastos Anticipados

20

Banco

20

Arriendo pagando 4 meses anticipados

14.03

Muebles e Instalaciones

70

Banco

50

Acreedores Varios

20

Compra mobiliario

Cuentas y Asientos Contables: Libro Mayor

Libro Mayor

El libro mayor es un registro cuyo propsito es mantener la informacin de las transacciones,

reclasificadas, agrupada por cuentas.

El mayor es un registro que sirve tambin de respaldo a los principales estados contables,
al presentar la informacin ordenada por cuentas.

Las inscripciones en el Libro Mayor deben efectuarse, en principio, despus de haberse

registrado la informacin de todas las transacciones en el Libro Diario.

Mayorizacin

Proceso de transferir dbitos y crditos del Diario General a las cuentas correspondientes del
Libro Mayor.

Cada valor que aparece en la columna dbito del Libro Diario se mayoriza registrndola en el
lado dbito de la cuenta mayor correspondiente.

Anlogamente, cada valor que aparece en la columna crdito del Libro Diario se mayoriza
registrndola en el lado crdito de la cuenta mayor correspondiente.

Cuentas y Asientos Contables: Libro Mayor

Formato de Libro Mayor
Ejemplo: Bancos
MAYOR GENERAL
Banco
Fecha

Detalle

Ref.

Debe

Haber

Saldo

01.03

Aporte Capital Inicial

100

100

02.03

Obtencin prstamo bancario

50

150

10.03

Arriendo pagando 4 meses anticipados

20

130

14.03

Compra mobiliario

50

80

Cuentas y Asientos Contables: Plan de Cuentas

Plan de Cuentas

Nmina ordenada de los rubros, en los cuales se registran eventos de similar naturaleza, y
respecto de los cuales interesa manejar informacin.

Nmina ordenada, de todas las cuentas, de activo, pasivo, patrimonio, gastos e ingresos de
una entidad.

El nmero de cuentas a considerar depende del tipo de actividad realizada por la entidad, y de
la cantidad de informacin que se desee manejar.

El Plan de Cuentas debe incluir, como mnimo, las cuentas que forman parte del denominado
Mayor General, y que son aquellas que deben presentarse, de acuerdo a las normas vigentes,
con motivo de la difusin de estados contables.

Cuentas y Asientos Contables: Plan de Cuentas

Estructura de un Plan de Cuentas
Ejemplos:
Cdigo

Nombre de la Cuenta

Tipo de Cuenta

1.0.00.0.0

Activos

Componente Bsico

2.0.00.0.0

Pasivos

Componente Bsico

3.0.00.0.0

Patrimonio

Componente Bsico

4.0.00.0.0

Gastos

Componente Bsico

5.0.00.0.0

Ingresos

Componente Bsico

Cdigo

Nombre de la Cuenta

Tipo de Cuenta

1.

Activo

Componente Bsico

1.1

Activo Circulante

Agrupacin de Partidas

1.1.01

Disponible

Partida del Balance

1.1.01.1

Caja

Cuenta de Mayor General

1.1.01.2

Banco

Cuenta de Mayor General

1.1.01.2.1

Banco de Chile

Sub Cuenta o Cuenta de Mayor Auxiliar

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Ciclo Contable
Secuencia de procedimientos empleados para registrar, clasificar y resumir la informacin
contable. Se inicia comunmente con el registro de cada transaccin y culmina con la
preparacin de los Estados Financieros formales.
Etapas del Ciclo Contable:

Balance General de Apertura.

Anlisis de cada transaccin y asientos en el Libro Diario.

Mayorizacin.

Preparacin de Balance de Comprobacin: Verificar la exactitud del proceso de

mayorizacin y el clculo de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.

Anlisis y Asientos de Ajustes.

Preparacin de Estados Financieros: Balance General, Estados de Resultados del

Ejercicio.

Cierre de Cuentas.

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Balance de Prueba o de Comprobacin y Saldos

Contiene todas las cuentas de la entidad, ordenadas segn su ubicacin en el Libro Mayor, un
resumen de los dbitos y crditos del perodo, y los correspondientes saldos de cada cuenta.
Objetivo:

Verificar que para transaccin se ha registrado dbitos y crditos iguales.

Verificar que los saldos de las cuentas se han calculado bien.

Disponer de informacin sumaria sobre saldos para continuar con la preparacin de los
estados contables

Un balance de prueba cuadrado no constituye demostracin de que las transacciones han sido
analizadas y registradas correctamente.

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Balance de Prueba o de Comprobacin y Saldos

Cuentas
Banco

Movimientos
Dbitos
220

Saldos

Crditos
180

Deudor

Inventario

Acreedor

Activo

40

40

Valores Negociables

30

30

30

Deudores por Venta

50

50

50

25

25

Existencias

100

75

Gastos Anticipados

20

20

20

Muebles e Instalaciones

70

70

70

Resultados

Pasivo

Prdidas

Obligaciones con Bancos

50

50

50

Cuentas por Pagar

40

40

40

Acreedores Varios

20

20

20

Capital

100

100

100

Ingresos por Ventas

120

120

Remuneraciones por pagar

Costo de Ventas
Gastos Financieros
Gastos de Administracin
Comisiones
Arriendos

Ganancias

120

75

75

75

17

17

17

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Anlisis y Asientos de Ajuste

Realizacin de todos los asientos de ajuste e introduccin de correcciones, empleando el
documento llamado Hoja de Trabajo.
Hoja de Trabajo: Instrumento manual diseada especialmente para registrar, en forma
sistemtica y conveniente, toda la informacin contable requerida al final del perodo contable.
Constituye un campo de prueba donde se ajustan, se cuadran y se arreglan las cuentas del
mayor en la forma general de los estados financieros.
Objetivo: Brindar seguridad de que se han tomado en cuenta todos las consideraciones de los
procedimientos contables al final del perodo.

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Hoja de Trabajo
Cuentas

Balance Comprobacin
Debe

Ajustes
Deudor

Haber

Balance

Acreedor

Activo

Banco

40

40

Valores Negociables

30

30

Deudores por Venta

50

50

Existencias

25

25

Gastos Anticipados

20

15

Muebles e Instalaciones

70

3,5

66,5

Pasivo

Obligaciones con Bancos

50

Cuentas por Pagar

40

40

Acreedores Varios

20

20

Capital

100

100

Ingresos por Ventas

120

Remuneraciones por pagar

Costo de Ventas
Gastos Financieros
Gastos de Administracin
Comisiones
Arriendos

1,5

Estado de Resultados
Ganancias

51,5

120

75
3

Prdidas

75
1,5

4,5

17

17

6
15

15

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Asientos de Ajuste
DEBE

HABER

Consumo del activo Gastos Anticipados:

Arriendos

15

Gastos Anticipados

15

Depreciacin de Maquinarias y Equipos

Depreciacin

3,5

Depreciacin Acumulada

3,5

Gastos Financieros no registrados:

Gastos Financieros
Obligaciones con Bancos

1,5
1,5

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Preparacin de Estados Contables y Cierre de Cuentas

El proceso de Cierre de Cuentas consiste en la transferencia de los saldos de las cuentas

temporales, de ingresos y de gastos, a la cuenta resumen: Resultado del Ejercicio.

El cierre se efecta realizando un cierre contrario, en la cuenta Resultado del Ejercicio, por un
monto equivalente al saldo de cada cuenta temporal, quedando esta ltima con saldo cero.

Si los ingresos (saldos crditos) exceden los gastos (saldos dbitos), la cuenta Resultado del
Ejercicio tendr un saldo crdito, que representa la utilidad neta.

Por el contrario, si los gastos exceden los ingresos, la cuenta Resultado del Ejercicio tendr
un saldo dbito que presenta la prdida neta.

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Asientos de Cierre en el Libro Diario
DEBE
Resultado del Ejercicio

HABER
17

Gastos de Administracin
Resultado del Ejercicio

17
6

Comisiones
Resultado del Ejercicio

6
15

Arriendos
Resultado del Ejercicio

15
3,5

Depreciacin
Resultado del Ejercicio

3,5
75

Costo de Ventas
Resultado del Ejercicio

75
4,5

Gastos Financieros
Ingresos por Ventas
Resultado del Ejercicio

4,5
120
120

Ciclo Contable y Procesos de Ajuste y de Cierre

Traspaso de los asientos de cierre a la cuenta de mayor Resultado del Ejercicio
Resultado del Ejercicio
Gastos de Administracin
Comisiones

17
6

Arriendos

15

Depreciacin

3,5

Costo de Ventas

75

Gastos Financieros

4,5

Ingresos por Ventas

120
121

Saldo

120

Saldo de la cuenta Resultado del Ejercicio: $1.000 al DEBE (Conclusin: Prdida).

Todas las cuentas de ingresos y gastos quedan con saldo final nulo.

La cuenta Resultado del Ejercicio pasa, al perodo siguiente, con su correspondiente

signo a integrar el rubro Utilidades Acumuladas de la agrupacin Utilidades
Retenidas, que constituye parte del patrimonio inicial del nuevo ejercicio.

Sistema Contable: Consideraciones Adicionales

Control Interno
Objetivos:

Proteger los recursos de la organizacin.

Asegurar la exactitud y confiabilidad de la informacin de las operaciones.

Asegurar el cumplimiento de las polticas y normas corporativas.

Evaluar el desempeo organizacional.

Consideraciones bsicas tiles para tener en cuenta:

Definicin y asignacin de responsabilidades.

Subdivisin de funciones o principio de responsabilidad compartida.

Procedimientos para una transaccin: autorizacin, aprobacin individual, ejecucin y

registro.

Separacin de las funciones de custodia de los activos de las de registro o mantencin

del registro de los bienes.

Manejo de efectivo: separar manejo de registro; depsitos diarios; pagos con cheque.
Separar funciones de aprobacin de gastos de firma de cheques.

Otras medidas: auditora interna, pronsticos, documentos prefoliados, uso de cuentas

de control, conciliacin bancaria peridica, empleo de documentos de control

Sistema Contable: Consideraciones Adicionales

Un sistema contable eficiente debe satisfacer, en general, los siguientes objetivos:
Procesar la Informacin al mnimo costo.
Generar Informacin oportuna y confiable.
Mayores Auxiliares

Registros paralelos para transacciones de la misma naturaleza, respecto de las cuales

interesa disponer de informacin adicional, para fines de anlisis.

Ejemplos: Libro de Compras, Libro de Ventas;

Subsidiarios

Registros de detalle, cuya informacin se traspasa a la contabilidad, a travs de un

proceso especial que se llama centralizacin, llevndose en la contabilidad los saldos a,
travs de una cuenta resumen.;

Ejemplos: Libro de Remuneraciones, Libro de Existencias, Libro Control de Activo Fijo.

Uso de Analticos

Ejemplos: RUT para recuperar Deudores o Gastos por Centro de Costos.