ACTIVIDAD 2

(CONCEPTUALIZACIN Y TEORIZACIN)
Presentado por:
RUBN DARO MATEUS GARCA
Tutor (a) Virtual:
ADM. MARISOL RUIZ TOLOSA
Centro de la Tecnologa del Diseo y la Productividad Empresarial
Girardot Cundinamarca
Curso Virtual:
ORGANIZACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FACATATIVA CUNDINAMARCA
Marzo de 2016

1. Cmo debe de comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Segn la experiencia que Arnulfo tiene sobre este tema el hara primero
organizar los archivos segn su orden Cronolgico ya que es fecha
importante con el orden alfabtica con este proceso de organizacin
logra agrupar un archivo patrimonial porque de esta manera sean ms
fcil de ubicar en un momento dado, con su orden cronolgico seguido
con el alfabeto.

2. Cules son las causas que originaron esta situacin?

Primero que todo la causa
principal que causo esto a mi
perecer
fue
el
personal
administrativo porque en ellos no
se tiene un conocimiento o
experiencia sobre la gestin
documental o tal vez no les
alcanz con el tiempo ya que
mantienen ocupados en otras
cosas y es por ellos que Arnulfo
es contratado por la empresa
para solucionar estas causas.
Los archivos o documentos varan
segn su importancia de igual
manera habra que aplicar la
tabla de retencin documental
para tener una mejor gestin
documental

3. Debe aplicar el ciclo vital del documento y como gestionarlo?

Si claro que se debe de aplicar el ciclo vital del documento ya que si

este se gestiona y se controla de una manera excelente la empresa
origina ms productividad y seran ms eficientes ya que este ciclo vital
del documento es la fase de la vida que cumple dicho archivo esto con
el fin de gestionar la excelencia de la empresa por medio de los
documentos de excelencia de la misma esta se gestiona por medio de la
t-r-d para un sistema de gestin eficiente

4. Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos

electrnicos de archivo.
Cmo debe ser archivado esos documentos?

Si
dispone
de
software
especializado
fcilmente
solo
seria cargarlos a dicho programa,
teniendo en cuenta los diferente
tipos de orden para ello, debe
tener cuidado con este tipo de
archivos para no incurrir en
duplicidad de documentos.

5. Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la

informacin?

Se debe de aplicar de una manera en que la persona que la vaya a

consultar le quede entendible y fcil a la hora de archivar un
documento, que serie y subserie es la correcta para asociarla al
documento que esta produciendo. Como en el dibujo que observamos
sea como el buscador de la barra de tareas de Windows.

6. Desde el punto de vista archivstico

Cul es la importancia del uso de las TRD?
Permiten el manejo integral de los
documentos.
Facilitan la organizacin de los
documentos.
Identifican y reflejan las funciones
institucionales.
Facilitan el manejo de la informacin.
Ayudan a controlar la produccin y
tramite documental.
Permiten a la administracin un
servicio eficaz y eficiente.
Contribuyen a la racionalizacin de
Integran
los procesos
archivsticos para el manejo racional de los
la produccin
documental.
documentos.
Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos
de retencin en ella estipulados.
Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen
carcter permanente
Regulan la transferencia de los documentos en las diferentes fases del
archivo.

7. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?

El reto que a mi parecer le toca trazarse a Arnulfo es el de capacitar y

concientizar al personal de la empresa que maneje cualquier tipo de
documentacin y archivo para que as pueda unificar y de acuerdo a
la normatividad pueda mantener el archivo central disponible para
cualquier tipo de consulta o requerimiento.

8. Cree usted que la gestin documental es la base para el

desempeo de la empresa?
Definitivamente
es
de
vital
importancia para toda empresa u
organizacin, ya que comprende
la
memoria
histrica
e
institucional
y
los
soportes
necesarios para la gestin de sus
procesos
y
procedimientos
comprendiendo
que
cada
dependencia de la organizacin
depende directa o indirectamente
de la documentacin que recibe,
produce o generar a futuro y de
lgica pasara por los recepcin
documental y todos los procesos
archivsticos pertinentes.

WEB GRAFA
http://www.archivogeneral.gov.co/
https://
es.123rf.com/photo_7074886_marioneta-3d-abra-la-carpeta-con-documentos-objeto-sobre-blanco.h
tml/
http://capacitacionarchivistica.blogspot.com.co/2011/03/el-ciclo-vital-del-documento-y-los.html/

BIBLIOGRAFA
Acuerdo 042 de 2013
Norma Tcnica Colombiana - NTC 4095/1997
Norma General para la Descripcin Archivstica
ISAD (G)2000 Norma Internacional General de Descripcin Archivstica