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SAIA Aaaaaaaaaaaaa
SAIA Aaaaaaaaaaaaa
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SAI
S10
Contenido
Que es S10 Sistema de Administracin de la Informacin .
El sistema permite ...
Ventajas del uso del sistema ..
Seguridad ...
Control de usuarios ...
Cmo funciona? ....
La carpeta de trabajo ....
Labores realizadas por el administrador del sistema (sa)
Registro de informacin en los Catlogos .
Unidades operativas
Registro de las Unidades operativas ....
Roles ..
Registro del roles .
Etiquetas ...
Registro de etiquetas ..
Acciones y resultados .
Clasificacin de documentos .
Registro de clasificacin de documentos
Identificadores .
Caractersticas de los identificadores ....
Para efectuar un nuevo registro
Lugares ... ..
Organizacin
Roles por Unidad operativa ..
Etiquetas por Unidad operativa
Procedimientos ..
Registro de procedimientos .
Identificadores por etiquetas ..
Documentos ..
Registro de documentos .
Registro de nuevos documentos ...
Registro de una ficha ..
En el caso de un documento emitido
Labores realizadas por el usuario que recibe un documento .. 56
Registros ....
Labores que realiza en este escenario el usuario que recibe un registro ..
Por Rol ...
Por Usuario ...
Resultados ...
Auditoria de registros ..
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1.4 Seguridad
Permite definir accesos al sistema por usuarios y roles, as como la asignacin y modificacin de las
contraseas y derechos de acceso.
1.5 Control de usuarios
Cada usuario tiene un "perfil" especfico, esto es, lo que es permitido realizar dentro del programa,
definido por 2 parmetros:
o Las aplicaciones a las que tiene acceso.
o Las opciones del men que est autorizado a ejecutar.
El control de usuarios es competencia exclusiva del Administrador del sistema o Supervisor.
1.6 Cmo funciona?
Fig. 1
Como se muestra en la Fig. 1, el administrador del sistema (sa) es el primero en usar el sistema,
registrando a los usuarios y luego los catlogos. Una vez preparado los catlogos hay 2 tipos de
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usuarios, el primero es el que registra el documento y enva, luego el segundo usuario recibe el
documento para su conocimiento y posterior trmite.
1.7 La carpeta de trabajo
A continuacin se describe las partes de la ventana:
Fig. 2
1.7.1 Barra de ttulos: Muestra el ttulo de la aplicacin y el icono de aplicacin, y los botones minimizar
, maximizar
y cerrar
.
1.7.2 Barra de mens: Presenta opciones de men para la aplicacin en uso. Cada men contiene
acciones especficas y estas cambian de acuerdo al escenario que ingresa el usuario, las mismas
opciones en forma abreviada se ejecutan desde los botones (iconos)
1.7.2.1
1.7.2.2 Ver: Muestra o esconde la barra de estado que proporciona informacin acerca del servidor que
est en uso, el nombre de la base de datos y del usuario.
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1.7.2.3 Catlogos: Permite el acceso a los catlogos que usa el sistema, esto con la finalidad de que al
Administrador le permita registrar informacin que posteriormente ser utilizado por los usuarios.
1.7.2.4 Herramientas: Estas opciones son comunes para todos los escenarios y contiene lo siguiente:
Fig. 3
Fig. 4
Luego,
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Fig. 5
Fig. 6
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Luego,
Fig. 7
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Luego,
Fig. 8
Fig. 9
Reglas para Registros: Tiene las mismas opciones y la forma de uso es la misma que la descrita para
Documentos, pero esta vez aplicado a los registros
El S10 dispone de un correo interno que permite enviar mensajes de terminal a otro.
Para enviar un mensaje ingrese a este utilitario, registre el mensaje luego elija las PCs destino y enve.
En la PC destino el correo se abre mostrando el mensaje.
Muestra la calculadora de Windows.
Muestra el calendario de Windows.
: S su PC ha mostrado mensajes de error durante el uso, este utilitarios.
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Cada escenario tiene botones que son exclusivos y sern descritos donde se utilice.
1.7.4
Barra de vistas
Esta barra contiene las etiquetas con los nombres de los grupos que contiene a su vez los iconos o
botones de acceso directo a los escenarios.
Fig. 10
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1.7.5
Arbol
Es la estructura de cmo estn registrados y organizado toda la informacin dentro del sistema.
Fig. 11
Modo de visualizacin
Permite elegir el tipo de informacin que ser mostrada en el rbol, de acuerdo a lo siguiente:
: Es una forma libre de clasificar los documentos por parte del usuario, el mismo que
puede ingresar las descripciones que vea conveniente, para luego registrar informacin (labor que se
efecta en el escenario). El organizador es exclusivo para los escenarios de Documentos y Registros,
aclarando que para cada uno de estos es diferente.
: Muestra en el rbol el identificador. De acuerdo al identificador elegido el sistema
mostrar la informacin que le corresponde.
Unidades de negocio: Se refiere a una especialidad de la empresa, cuando se elije una unidad de
negocio, en el escenario muestra la informacin relacionada a esta.
Unidades Operativas: Se refiere a las reas organizativas de la empresa, cuando se elije en el rbol
una Unidad Operativa, en el escenario lista la informacin que le corresponde.
Clasificacin Documentos: Los documentos pueden ser clasificados en cartas, oficios, informes, etc., y
de acuerdo a la clasificacin elegida el escenario agrupa los documentos.
Ubicacin: Se refiere a la ubicacin fsica donde se almacenar el documento fuente como el estante
122 cajn nmero 4. S en el rbol elije una ubicacin fsica, el escenario listar los documentos que
contiene.
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Etiquetas: Se refiere a los adjetivos con los que se califican a los documentos, de acuerdo a la etiqueta
elegida, el sistema muestra los documentos.
En el rbol el nombre del registro va acompaado de un icono:
Indica que la informacin contenida en el rbol tiene subniveles, en el escenario de Registros
Indica que la informacin contenida en el rbol no tiene subniveles, en el escenario de Registros.
Indica que la informacin contenida en el rbol tiene subniveles, en el escenario de
Documentos.
Indica que la informacin contenida en el rbol no tiene subniveles, en el escenario de
Documentos.
Adems un icono puede ir acompaado de los signos:
Muestra el contenido del registro dentro del rbol
Esconde el contenido del registro dentro del rbol
1.7.6 Escenario
Es el espacio donde el usuario interacta con el sistema, con opciones implementadas para su manejo.
1.7.6
Barra de estado
Proporciona informacin acerca del servidor que est en uso, el nombre de la base de datos y del
usuario.
Fig. 33
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Fig. 35
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La estructura del organigrama interpretado y registrado en una hoja Excel, es como se muestra a
continuacin,
Fig. 36
Previo al registro es necesario definir la estructura del archivo, para lo cual ubquese en el escenario
mostrado en la Fig. 33, luego de la Fig.34 elija Unidades Operativas y el sistema muestra la ventana, de
la Fig. 37
Definir estructura
Bsicamente se refiere a los niveles de registro que tendr el catlogo.
Fig. 37
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Fig. 38
Fig. 39
Fig. 40
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Fig. 41
Fig. 42
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4.0 Roles
(Labor realizada por el administrador del sistema)
Las labores que las personas cumplen en las empresas se llaman roles, lo ideal es que los empleados
sean flotantes, que cualquiera de ellos pueda reemplazar al titular pero con los mismos atributos y
eficacia del titular.
Controlar la informacin bajo las normas y pautas que tenga la empresa, define los perfiles de rol dentro
del sistema y los mdulos asociados a ellos.
Caractersticas
Datos que sern registrados en el sistema, slo como ejemplo se registra lo mostrado en la Fig. 43
Fig. 43
Fig. 44
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Fig. 45
Luego,
Fig. 46
Fig. 47
Fig. 48
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Fig. 49
5.0 Etiquetas
(Esta labor la debe realizar el administrador del sistema o el usuario que tiene atributos para hacerlo y de
acuerdo a sus necesidades)
Se utiliza para calificar la informacin. Cuando efectuamos un trmite documentario en forma manual, al
documento que tenemos en la mano le pegamos un papelito (POST-IT) de un determinado color, que
tambin indique la orden o las cosas que tiene que hacer el destinatario; esto mismo hace el sistema con
la diferencia que podemos ponerle 1000 papelitos de diferentes colores y ordenes, esto nos permitir
tener toda la informacin bajo control.
Ventajas
Tipos de etiquetas
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Fig. 50
Fig. 51
Fig. 52
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Fig. 53
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Fig. 55
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Tipos de control
Fig. 56
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Fig. 57
Fig. 58
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Fig. 59
Fig. 60
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Fig. 61
Fig. 62
Fig. 62
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Fig. 63
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Fig. 68
Fig. 69
Fig. 70
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Fig. 71
Fig. 72
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Fig. 73
Este es croquis de un edificio que tiene tres niveles y tres bloques, y en el nivel 3, se ubica el estante 01
que contiene el la gaveta 2-3 que ser registrado para nuestro ejemplo.
Fig. 74
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Fig. 75
Fig. 76
Fig. 77
Fig. 78
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Fig. 79
Fig. 80
Fig. 81
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Fig. 82
Fig. 83
8.0 Identificadores
Es un catlogo donde se registra a todas las personas relacionadas con el sistema. Los registros se
efectuarn por parte del usuario todas las veces que ingresa o se emite algn documento. Inicialmente
se pueden efectuar algunos registros del personal de la empresa.
Se registra como clientes a:
Tambin se registra a:
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Proveedores
Obreros
Empleados: Todos los empleados de la empresa
Accionistas
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Bancos
AFP
Subcontratistas
Permite el registro todas las personas (firmantes) de los documentos recibidos y enviados.
Implementado con sistemas de bsquedas, globales y locales.
Todas las personas que tienen que ver con el sistema deben ser registradas necesariamente en
el catlogo de identificadores.
Fig. 84
Luego el sistema muestra la siguiente ventana de registro, para el caso de una persona natural,
Fig. 85
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Persona natural, es una persona individual capaz de entablar una relacin comercial.
Persona jurdica, es una o varias personas agrupadas bajo un estatuto y normas legales.
Llamada c: Tratamiento, Es un catlogo donde se registra el ttulo de cortesa; como Sr., Srta., Ing.,
Arq., Dr.; en general es el modo de dirigirse a otra persona o vocativo de uso habitual en el
coloquio, y referente a categora social, edad, sexo, cualidades fsicas o morales del
interlocutor, con diversos matices de respeto o afecto.
Llamada d: Sexo, es la condicin orgnica que distingue al varn de la mujer. El sistema permite elegir
uno de ellos.
Llamada e: RUC, es esta celda ingrese el Nmero de identificacin tributaria.
El Registro nico de Contribuyentes (RUC) es un registro centralizado y computarizado
que permite la identificacin de los contribuyentes y/o responsables de los tributos que
administra la SUNAT.
A las personas inscritas se les asigna un nmero, el cual a partir del 01.01.2001 consta de
once (11) dgitos, ste tiene carcter de permanente y de uso exclusivo para su titular.
Llamada f: DNI, se refiere al Documento Nacional de Identidad.
Llamada g: Datos complementarios, registre los telfonos y los dems datos solicitados.
Llamada i: Aniversario, se refiere a la fecha de nacimiento de la persona natural. Posteriormente puede
utilizar para enviar saludos.
Llamada j: Tipo de identificador, luego de pulsar el botn
(Llamada k), activa el catlogo del tipo de
identificador donde se registra o elige, puede ser empleado, cliente, proveedor etc.
Etiquetas: Permite elegir las etiquetas que ya existen en el catlogo para calificar a la persona natural
registrada, con letras se indica el orden.
Fig. 86
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Contactos: Disponible slo cuando se registra a Personas Jurdicas (Empresas), (Fig. 85).
A las personas que trabajan en la empresa se les llama contactos y es con quienes coordinamos
o tenemos algn nexo.
9.0 Lugares
Es un catlogo donde previamente se registraron todos los departamentos del Per, y de cada uno de
sus provincias y distritos respectivamente.
Para ubicar un lugar utilizando en rbol, haga lo siguiente,
Fig. 87
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Tener registrado informacin en los catlogos de unidades operativas y roles, por parte del
administrador del sistema.
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Fig. 88
Para asignar uno o varios roles a la unidad operativa, haga lo que se muestra en la Fig. 89
Fig. 89
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Fig. 90
Fig. 91
Fig. 92
Fig. 93
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Tambin registre:
Rol
Secretaria ejecutiva
Asistente
Asistente
Usuario
Lourdes Farfn
Antenor Vargas
Juan Lpez
Tener previamente registrado las etiquetas y las unidades operativas en los catlogos
correspondientes, por parte del Administrador del Sistema.
Fig. 94
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13.0 Procedimientos
Procedimiento debe entenderse como el flujo de procesos administrativos o de negocio, tambin es el
conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o ms usuario para lograr
un objetivo comn siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas. Una tarea es definida como PASO,
el conjunto de pasos ser un PROCEDIMIENTO.
Un procedimiento es la administracin y automatizacin de procesos, esto implica beneficios como:
generacin de ahorro, incremento en la productividad y una drstica disminucin en los tiempos de
respuesta.
En este escenario slo se registra los procedimientos.
Caractersticas:
Cualquier conjunto de actividades: Se refiere a la amplia gama de procedimientos
relacionados con el negocio y su administracin.
En secuencia o en paralelo: Quiere decir que los procedimientos pueden ser realizados uno
detrs de otro o simultneamente por usuarios diferentes o una combinacin de ambos.
Ms de dos usuarios: Si una sola persona realiza la tarea, no realiza procedimiento. Como su
nombre lo sugiere, un procedimiento (Workflow) si "fluye" de un usuario a otro.
Objetivo comn: Los usuario que participan en un flujo de trabajo deben estar trabajando para
lograr un objetivo comn; si trabajan en proyectos independientes, no se constituye un
procedimiento (Workflow.)
Reglas de Negocio: Si un proceso no sigue unas reglas y ruta preestablecidas, no se trata de
procedimiento (Workflow), sino de un paso.
En resumen el procedimiento es el camino que corre (fluye) un documento dentro de la empresa, existen
procedimientos que se realizan en forma reiterada y prcticamente se convierte en una norma. Los
procesos repetitivos se almacenan para ser utilizados cada vez que se los requiera.
Requisitos
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Fig. 95
Luego,
Fig. 96
El sistema muestra,
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Fig. 97
Fig. 98
Fig. 99
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Fig. 100
Fig. 101
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Fig. 102
Caractersticas
Fig. 103
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La llamada b de la Fig. 103 activa un men del que debe elegir Adicionar, este mostrar el catlogo de
identificadores, de donde debe elegir uno o varios registros.
Labores realizadas por el usuario que genera un documento
15.0 Documentos
Entindase por documento a todo aquello que contiene informacin, ya sea escrita, fotogrfica;
generalmente en informtica se llama documento a un archivo.
Este escenario sirve para:
Registrar informacin.
Publicar la informacin registrada, permite asignarle un procedimiento el mismo que debe seguir el
documento dentro de la empresa (se podra decir que enva el documento a los dems usuarios que
tienen que ver con el asunto de este). Lo mismo ocurre con todos los documentos emitidos as como
las llamadas telefnicas, etc.
Fig. 104
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Requisitos
El usuario que ingrese a esta opcin debe tener los derechos para trabajar en este escenario y tener un
rol dentro de la unidad operativa.
Formas de registro
a) Puede registrar primero todos los documentos a travs de las fichas.
b) S conoce el funcionamiento de la empresa, entonces puede registrar previamente el rbol, luego
para cada registro del rbol le corresponder una determinada ficha o fichas.
Botones activos en este escenario
Filtros: Activa la ventana Filtros para documentos, que se utiliza para ubicar informacin de acuerdo
a los datos parmetros mostrados en esta ventana.
Modo de ver documentos:
el ltimo
El escenario es mostrado sin divisin, donde aparece la relacin de todas las fichas que
contienen los documentos registrados.
: Divide el escenarios es dos secciones horizontales, en la parte superior listar las
fichas de registro de documentos, y en la parte inferior las Revisiones (todos los
cambios que sufri el documento y que fue archivado como una evidencia).
: Divide el escenarios es dos secciones horizontales, en la parte superior listar las
fichas de registro de documentos, y en la parte inferior lista todos los archivos que
forman parte del principal incluso los que estn con hipervnculos.
Arbol
Donde previamente se tiene que elegir el tipo de datos que deseamos se muestre, para luego registrar la
informacin en el escenario.
Datos que sern registrados en el rbol
Estos datos corresponden a los requerimientos de cada una de las empresas en cuanto a gestin de
informacin.
Fig. 105
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Los registros mostrados en la ventana que antecede slo es un ejemplo de cmo se puede organizar la
informacin de una empresa.
15.1 Registro de documentos
Fig. 106
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Fig. 107
Fig. 108
Fig. 109
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Fig. 110
Fig. 111
Emitidos, se refiere a los documentos elaborados dentro de la empresa, el autor puede ser quien
lo registra u otra persona; ejemplo, la secretaria digita el contenido de un oficio cuyo autor es el
gerente. Muchas veces quien registra es el mismo autor.
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Fig. 112
Luego el sistema muestra la siguiente ficha y se describe cada una de sus partes,
Fig. 113
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Identificador, se refiere a una persona extraa a la empresa y es necesario registrarlo dentro del
sistema.
Llamada e:
Llamada f: Clasificacin, Del catlogo que se active el usuario debe elegir el tipo de documento que
registra.
Llamada g: Permite generar el nmero de documento de acuerdo a:
Generar No. General: Se refiere a la numeracin general de toda la empresa.
Generar No. Segn Unidad Operativa: se refiere a la numeracin particular por Unidad
Operativa.
Llamada h: Es la ubicacin fsica donde se guarda o almacena el documento original.
Llamada i: Ruta Descarga, Muestra la estructura del directorio de la PC para elegir la carpeta donde se
descargar el archivo que contiene el documento que se registra con la ficha.
Llamada j: Alcance, Determina el mbito de trabajo del documento, de acuerdo a lo siguiente:
Llamada k: Ultima modificacin, Muestra el nombre del usuario que efectu la ltima modificacin del
documento.
Llamada r: Archivo, Muestra el icono del documento fuente, s el documento fue elaborado en Word,
entonces aparecer el icono del Word. Al hacer clic derecho muestra el men:
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Fig. 114
Fig. 115
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Fig. 116
Este es el resultado: El sistema muestra todos los documentos que pertenecen a cada una de las
unidades operativas.
Fig. 117
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Fig. 118
Fig. 119
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Llamada o: Propiedades, Muestra la ficha de registro, solo como una opcin informativa.
Cmo armar paquetes de documentos?
Llamamos paquetes le a un conjunto de documentos, por ejemplo varios oficios, que adems incluyan
informes, planos etc. Todo este conjunto formar parte de una ficha con la finalidad de enviar a los
usuarios destinatarios todo ese conjunto. Para armar paquetes ubquese en el siguiente escenario,
Fig. 120
Fig. 121
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Fig. 122
Fig. 123
Luego el registro es mostrado el en rbol que corresponde a Mis Paquetes. Con lo que concluye el
registro.
16.0 Labores realizadas por el usuario que recibe un documento
16.1 Registros
Es este escenario se registran las evidencias de las transacciones realizadas con los documentos.
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El usuario destino que recibe un registro, en este escenario visualiza la ficha y los documentos adjuntos.
Requisitos
16.2 Labores que realiza en este escenario el usuario que recibe un registro
Fig. 124
Los documentos recibidos tienen que ser leidos, para lo cual haga doble clic en la llamada (1) de la Fig.
124.
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Fig. 125
Llamada (1) de la Fig. 125 Adicionar Paso: Debido a que es necesario de que dos usuarios o ms, se
enteren de este registro, se adicionan dos pasos. Existen dos posibilidades, por rol y por usuario
a) Por Rol
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Fig. 126
b) Por Usuario
Fig. 127
Este es el resultado:
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Fig. 128
Fig. 129
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Fig. 130
La llamada (a) de la Fig. 130, activa la ventana de registro, (Fig. 131) a continuacin se describe cada
una de sus partes,
Fig. 131
Llamada 1:
Autor, es el nombre del usuario que ingres al sistema, adems muestra la fecha de uso
actual y hora.
Llamada 2:
U. O. Rol, el usuario puede tener varios roles dentro de la empresa, esta opcin permite
elegir y definir con que rol efecta el registro.
Llamada 3:
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Fig. 132
En el segmento que tiene la llamada 3, en el caso que sea una persona jurdica ser
registrada el nombre de la empresa, y para esa empresa en el segmento numerado con
la llamada 4 se registra al contacto.
Cuando sean varias personas (usuarios) el registro se efecta para cada uno de ellos.
Llamada 5:
Llamada 6:
Llamada 7:
Llamada 8:
Unidad Operativa, esta ventana slo es informativa que muestra a todas las Unidades
Operativas involucradas con el asunto materia del registro.
Llamada 11:
Fig. 133
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Fig. 134
Fig. 135
Llamada 12:
Fig. 136
SAI
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Llamada 13:
Documentos adjuntos, esta opcin permite elegir y registrar para aplicacin todos los
documentos necesarios. Los documentos que se elijan fueron registrados previamente
en el escenario de Documentos.
Fig. 137
Fig. 138
Llamada 14:
Fig. 139
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Fig. 140
Llamada 15:
En Paquetes, muestra los paquetes en el que est involucrado este registro, slo es
informativo.
17.0 Resultados
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Informacin de Solicitante
Informacin de Pasos
Auditoria de Registros
Auditoria de Pasos
Fig. 141
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Fig. 142
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