Manual del programa de mantenimiento

flota de vehculos
Objetivo :
Gestin de mantenimiento de flota de vehculos
El programa controla
1 Todo lo relacionados con los vehiculos
Datos genricos , notas ilimitadas , foto , seguro ,
alquiler , consumo en combustible , ruedas , viajes ,
siniestros , gastos e ingresos , mantenimiento
preventivo , reparaciones , archivo de documentos etc
2 Los empleados
3 Los proveedores
4 Los articulos a comprar , repuestos etc
5 El mantenimiento preventivo

Recomendaciones importantes
1.- Cuando se ve el listado-rejilla en vertical se
puede
- introducir una ficha nueva pulsando la tecla + o
bien pulsando doble clic con el ratn en una fila
nueva
1 borrar una ficha pulsando la tecla SUPR del
teclado o bien la tecla
2 modificar una ficha pulsando la barra
espaciadora
2.- las pantallas estn diseadas para la
resolucin de 1024X768 , si su monitor tiene una
resolucin inferior aumente la resolucin a la
indicada.
3.- al visualizar una rejilla en vertical ,
podemos ordenar las fichas , pulsando con el ratn
en el campo de la cabecera de la rejilla, que nos
interese

Aconsejamos dar de alta los ficheros en este orden ,

aunque podemos empezar por vehculos y desde este
fichero , ir dando de alta , todo lo que necesitemos

Empleados:

aqu anotaremos los distintos empleados

que tenemos, que actuaran como conductores o como otras
funciones.
Campos de las fichas
Cdigo del empleado: es automtico
Departamento y localizacin: a que departamento pertenece
el empleado y donde esta localizado ese empleado Ejemplo:
Departamento Comercial, Localizacin Barcelona
Pago a empleados: podemos anotar los distintos pagos a
empleados que hacemos, con sus fechas, importes,
observaciones, conceptos
Notas, anotaciones ilimitadas sobre el empleado
El programa lleva un sistema de bases de datos enlazadas
de tal forma que cuando Vd. desde vehculos, introduzca un
consumo de combustible atribuible a un empleado, despus
lo podr consultar desde la ficha del empleado
correspondiente, as desde la ficha de empleado podr ver
el consumo de combustible de cada empleado, los vehculos
adjudicados, los siniestros, los viajes, los gastos e
ingresos por cada empleado

Aconsejamos introducir los datos desde la ficha de

vehculos, pero igual se podra hacer desde otros ficheros

Proveedores:

aqu anotaremos los distintos

proveedores que tenemos, tanto pueden ser gasolineras,
proveedores de vehculos, taller de reparacin de
siniestros, proveedores de ruedas, proveedores de los
artculos de mantenimiento preventivo y proveedores a los
que compramos
Campos de las fichas
Codigo del proveedor: es automatico
Nombre: nombre del proveedor, por ejemplo Suministros
Electricos
Resto de los campos : como su nombre indica
Observaciones, anotaciones sobre el proveedor
Otras pestaas consumo-combustible ..etc , se rellenan
solas , cuando demos de alta los consumos, los
siniestros , las ruedas etc

Articulos :

los distintos artculos, que compramos

a nuestros proveedores, influirn en compras a proveedores
y en reparaciones de vehculos.

Mantenimientos peridicos:
Introducimos los chequeos, comprobaciones, cambios que
haremos para mantener nuestros vehculos
Ejemplo
Comprobar sistema de luces de frenos
Das de vencimiento: los das que deben de pasar para
volver a revisar las luces de frenos.
Km. Vencimiento: los Km. que deben de transcurrir para
volver a revisar las luces de frenos.
Importe: el importe que nos cuesta, si lo hacemos
externamente en un proveedor.

Proveedor: el proveedor que nos realiza ese mantenimiento.

Tipo de mantenimiento: grupo de mantenimiento al que
pertenece, estos mantenimientos peridicos, los podemos
pasar automticamente a cada vehculo, por grupos, podemos
pasar unos grupos si y otros no
Aqu tambin daremos de alta los mantenimientos en plan de
vencimiento de ITV, de la pliza de seguroetc

Compras a proveedores:

para introducir las

compras a proveedores.
Con proveedor y artculos a comprar a ese proveedor

Vehculos:

este fichero ser el corazn del programa

y es desde donde recomendamos dar de alta , todos los
puntos asociados con los vehculos.
Vehculos genricos: para anotar los datos
generales del vehculo, marca, modelo etc
Los Km. Actuales se toman como base para calcular la
necesidad de mantenimiento.
La localizacin y el departamento se arrastran de la ficha
de empleado.
Foto: para introducir la foto del vehculo, pulsaremos con
el ratn sobre el cuadro de la foto, podremos importar
imgenes en formato bmp, jpg, pcx, tga y dib.

Notas:

comentarios sin lmite, sobre ese vehculo.

Seguro:

datos de la pliza y compaa de seguro.

Alquiler:

si este vehculo procede de una compaa de

alquiler anotaremos los datos correspondientes.

Consumo combustible:

el consumo de combustible de

ese vehculo.
Segn vayamos introduciendo consumos se irn actualizando
automticamente los resumenes al pie , coste total de
combustible, coste por Km. , media Km. por viajeetc.

Ruedas:

las ruedas consumidas por ese vehculo, la fecha

de compra, la posicin etc

Viajes:

los viajes o desplazamientos realizados por ese

vehculo , con las lecturas del tacometro, origen, destino
etc

Siniestros:

los accidentes o siniestros que ha tenido

ese vehculo .
Las notas del siniestro y del contrario son ilimitadas.
Podemos introducir 2 fotos por cada siniestro, en el
apartado siniestro-fotos

Gastos e ingresos:

gastos o ingresos provenientes de

cualquier fuente, si el vehculo tiene ingresos
proveniente de que lo alquilamos a terceros o bien de
portes que hacemos con l , lo podemos anotar aqu.

Mantenimiento preventivo:

nos ayudar a realizar

el mantenimiento preventivo del vehculo.
Si queremos incorporar todas las fichas de mantenimiento
preventivo de un tipo, pulsaremos el botn, marcado con
INCORPORAR MTMO TIPO
Al pulsar este botn, nos ira preguntando que tipo de
mantenimiento preventivo, incorporamos automticamente a
ese vehculo, de esta forma si tenemos distintos tipos de
vehculos podemos incorporar distintos tipos de
mantenimientos.
Los mantenimientos que se ven en rojo , estn caducados ,
es decir la fecha actual es superior a la fecha en que
tendramos que haber hecho el mtmo o bien los Km. Actuales
son superiores a los indicados en la siguiente revisin.
Los marcados en azul, caducarn en 30 das
Los marcados en verde, caducarn en 60 das

Reparaciones:

para introducir todas las reparaciones

especificas de ese vehculo.
Con cabecera con proveedor y lineas de articulos o
repuestos.

Archivo documental:

este es un archivo de documentos

o fotos escaneadas , sin limitacin en el numero de
documentos por vehculo.
Nos servir para introducir todos los docuemtos externos
que no lleguen de ese vehculo, podemos escanear los
documentos en un escner, convertirlo en imagn y despus
archivarlo en este fichero o bien podemos escasearlo
directamente , desde el scanner , desde esta opcin o
desde el fichero de ARCHIVO DOCUMENTAL del men principal.
Esta ser una forma de que guardando las polizas, los
recibos, cualquier papel que nos venga del vehculo, lo
guardaremos con esta opcin ,para luego no tener que decir
Dnde estar el documento ?

Su empresa:

para introducir los datos de su empresa,

nombre , direccin .
Aqui puede colocar su logo ,para que se vea en la pantalla
del men principal

Listados

: estos comentarios genericos son validos

para todos los listados.
Botones inferiores
Filtrar :

Filtros
Esta opcin sirve para excluir de una lista aquellos registros que no cumplen una
determinada condicin .
Podemos lanzarla pulsando el botn marcado con la lupa o bien pulsando ctrl.+F3
Cuando seleccionamos esta opcin se presenta el cuadro de dialogo FILTRADO DE
TABLA DE DATOS .
Aqu podremos seleccionar el CAMPO por el que queremos filtrar , la CONDICION que
debe cumplir cada registro para ser incluido en la nueva lista y el DATO A BUSCAR dentro
del campo por el que filtramos .
Los registros que no cumplan esta condicin son eliminados de la rejilla , pero no
eliminados de la tabla
Tenemos la opcin de que lo que busque sea el CAMPO COMPLETO , si hemos marcado
la casilla , en este caso el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A
BUSCAR ,si no la marcamos se filtraran aquellos registros en los que sea parte del
contenido del CAMPO la que coincida con el DATO A BUSCAR .
La casilla COMPARA CON FICHA SELECCIONADA nos permite seleccionar una ficha y
coger de esta el valor por el que queremos filtrar la lista . Esta opcin se puede combinar
con CAMPO COMPLETO .
Generar una lista por cada

Partir Lista
Esta opcin solo esta activa cuando seleccionamos un elemento de la rejilla en curso . Al
ejecutarla se corta la rejilla por el registro seleccionado y los datos sucesivos son
introducidos en una nueva rejilla que crea el programa . El resultado final son 2 rejillas ,
una que contiene los datos hasta la ficha seleccionada y otra con el resto .
Cada rejilla se muestra en un separador distinto .
Pulsando CTRL.+F5 podemos lanzar esta opcin

Multipartir la lista
Esta opcin parte la lista en funcin del contenido de un campo . Al ejecutarla nos presenta
la ventana SELECCIN DE CAMPO , donde seleccionamos el campo por le que queremos
partir la lista .Nos crea entonces una lista por cada grupo de registros que tengan el mismo
valor en el campo elegido , ordenados alfabticamente o numricamente dependiendo del
tipo de campo elegido .cada lista nos la muestra en un nuevo separador del ejecutor .
Botones superiores de listados
Ver informe : nos permitir ver el informe antes de imprimirlo por la impresora
Imprimir : imprime directamente por la impresora
Marcando en la rejilla , con el botn derecho nos ofrece mas posibilidades
Estos listados se diferencian bsicamente de los vistos en las rejillas de las fichas de
vehculos , en que aqu podemos emitir los listados de todos los vehculos.

Recomendaciones importantes
1.- Cuando se ve el listado-rejilla en vertical se
puede
- introducir una ficha nueva pulsando la tecla + o
bien pulsando doble clic con el ratn en una fila
nueva
3 borrar una ficha pulsando la tecla SUPR del
teclado o bien la tecla
4 modificar una ficha pulsando la barra
espaciadora
2.- las pantallas estn diseadas para la
resolucin de 1024X768 , si su monitor tiene una
resolucin inferior aumente la resolucin a la
indicada.
3.- al visualizar una rejilla en vertical ,
podemos ordenar las fichas , pulsando con el ratn
en el campo de la cabecera de la rejilla, que nos
interese

Generalidades
Antes de iniciar una aplicacin, se pide un nombre de usuario y una clave, si
es la opcin multiusuario dependiendo del perfil del usuario podr estar autorizado a
realizar distintas opciones .
Cuando el proyecto es ejecutado por primera vez , el primer usuario registrado es dado de
alta por el sistema como SUPERVISOR , dndole todos los privilegios
En la ventana donde nos pide el nombre de usuario y clave de momento no hemos de dfinir
la palabra clave .

Rejilla :situndonos en una rejilla , donde se ven las fichas en vertical , podemos
-Dar de alta una ficha nueva : pulsando la tecla + o bien en una linea nueva pulsando doble
clic con el ratn .
-Borrar una ficha , pulsando la tecla - o bien la tecla SUPR , en la linea a borrar
-Modificar una ficha pulsando doble clic con el ratn o bien la barra espaciadora

Eliminacin temporal de una ficha de una rejilla

Podemos eliminar temporalmente una ficha de una rejilla , sin que realmente sea borrado de
la tabla de datos , pulsando el botn derecho del ratn , pulsamos la opcin
QUITAR DE LA LISTA EL SELECCIONADO
Si quitamos de la lista el seleccionado podremos deshacer la operacin DESHACER y si
queremos rehacer dicha operacin , ejecutaremos la opcin REHACER del menu de
contexto que se presenta al pulsar el botn derecho del ratn sobre la rejilla

Ordenar : pulsando sobre la cabecera ordenamos la rejilla por el ese campo

Exportar a formato ASCII
Desde una rejilla , en l opcin LISTA podemos pulsar los registros de esa tabla , a un
fichero de texto con formato ASCII , para luego poderlos leer desde excel o desde otros
programas de bases de datos

Imprimir desde una rejilla

Para imprimir desde una rejilla , elegimos el botn marcado con al impresora IMPRIMIR
INFORME , si lo que queremos es visualizar antes de imprimir , elegimos el botn con la
lupa , VER INFORME .

Introducir datos de otra tabla : en aquellos campos que estn enlazados con
otra tabla de datos podemos introducir la inicial del campo y pulsar la flecha abajo , el
programa buscar el registro mas prximo .

Opciones de lista en la rejilla

dentro de la opcin lista en la rejilla existen otras

opciones mas avanzadas

Rebuscar :esta opcin nos permite lanzar bsquedas
Hay 3 tipos posibles de combinaciones de bsqueda
Cruzar : realiza una nueva bsqueda y los registros resultantes de la misma los compara
con los de la lista previa .Aquellos registros que se encuentran en las 2 listas son los que
formaran la lista final .
Aadir : realiza una nueva bsqueda comparando los registros resultantes con los de la
lista previa , la lista final estar compuesta por los registros de la primera lista mas los
registros de la segunda , que no aparecen en la primera , es decir no repite registros .
Quitar : realiza una nueva bsqueda y los registros resultantes de la misma los compara
con los de la lista previa .La lista final estar compuesta por los registros de la primera lista
menos los registros de la segunda que aparecen tambin en la primera

Filtros
Esta opcin sirve para excluir de una lista aquellos registros que no cumplen una
determinada condicin .
Podemos lanzarla pulsando el botn marcado con la lupa o bien pulsando ctrl.+F3
Cuando seleccionamos esta opcin se presenta el cuadro de dialogo FILTRADO DE
TABLA DE DATOS .
Aqu podremos seleccionar el CAMPO por el que queremos filtrar , la CONDICION que
debe cumplir cada registro para ser incluido en la nueva lista y el DATO A BUSCAR dentro
del campo por el que filtramos .
Los registros que no cumplan esta condicin son eliminados de la rejilla , pero no
eliminados de la tabla
Tenemos la opcin de que lo que busque sea el CAMPO COMPLETO , si hemos marcado
la casilla , en este caso el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A
BUSCAR ,si no la marcamos se filtraran aquellos registros en los que sea parte del
contenido del CAMPO la que coincida con el DATO A BUSCAR .
La casilla COMPARA CON FICHA SELECCIONADA nos permite seleccionar una ficha y
coger de esta el valor por el que queremos filtrar la lista . Esta opcin se puede combinar
con CAMPO COMPLETO .

Partir Lista
Esta opcin solo esta activa cuando seleccionamos un elemento de la rejilla en curso . Al
ejecutarla se corta la rejilla por el registro seleccionado y los datos sucesivos son
introducidos en una nueva rejilla que crea el programa . El resultado final son 2 rejillas ,
una que contiene los datos hasta la ficha seleccionada y otra con el resto .
Cada rejilla se muestra en un separador distinto .
Pulsando CTRL.+F5 podemos lanzar esta opcin

Multipartir la lista
Esta opcin parte la lista en funcin del contenido de un campo . Al ejecutarla nos presenta
la ventana SELECCIN DE CAMPO , donde seleccionamos el campo por le que queremos
partir la lista .Nos crea entonces una lista por cada grupo de registros que tengan el mismo
valor en el campo elegido , ordenados alfabticamente o numricamente dependiendo del
tipo de campo elegido .cada lista nos la muestra en un nuevo separador del ejecutor .

Campos duplicados
Esta opcin crea una nueva lista con los registros de la rejilla que posean el contenido de un
campo duplicado , abriendonos otro separador para mostrarla .
Seleccionamos el campo en la ventana SELECCIN DE CAMPO que aparece al ejecutar
esta opcin .Nos es particularmente util para la localizacin de codigos o claves duplicadas
en la base de datos .

Modificar campos
Esta opcin nos permite modificar en todos los elementos de la lista el campo que
seleccionemos , indicando su nuevo contenido .
Esta opcin solo esta activada si el usuario tiene un nivel de privilegio igual o superior a 92.

Modificar campo si
Esta opcin nos permite modificar en todos los elementos de la lista el campo que
seleccionemos ,siempre que cumpla una determinada condicin .
Al seleccionar la opcin aparece el cuadro de dialogo MODIFICACIN GENERAL DE
UN CAMPO en el que se muestran los siguientes cuadros de edicin .
CAMPO A BUSCAR : campo por el que vamos a buscar los registros de la tabla , puede
coincidir o no con el campo a modificar .
DATO A BUSCAR : es el contenido que ha de tener el campo a buscar .Aquellos registros
en los que dicho campo contenga el DATO A BUSCAR sern los modificados .
CAMPO COMPLETO : si no marcamos esta casilla de verificacin , se modificarn solo
aquellos registros , en los que parte del contenido del CAMPO A BUSCAR coincida con el
DATO A BUSCAR , si esta sealada el contenido del campo debe coincidir exactamente
con el DATO A BUSCAR .
CAMPO A MODIFICAR el campo que vamos a modificar si se cumple la condicin
DATO PARA REEMPLAZAR es el contenido final que introduciremos en el CAMPO A
MODIFICAR
Esta opcin solo esta activada si el usuario tiene un nivel de privilegio igual o superior a 92.

Reordenar
Reordenar los elementos de la rejilla por el campo seleccionado .Al ejecutar la opcin
aparece la ventana SELECCIONE CAMPO en la que elegimos el campo por el que
reordenar
Si ejecutamos una ordenacin sobre una lista podemos deshacerla ejecutando la opcin
DESHACER del menu de contexto que se presenta al pulsar el botn derecho del ratn
sobre la rejilla . Si queremos rehacer una ordenacin ejecutaremos la opcin REHACER
del menu del contexto