Teora y Gestin de las Organizaciones - Parte Prctica

Los Organigramas
El organigrama se puede definir de la manera siguiente:

Son la representacin grfica de la estructura de una organizacin, es donde se pone de

manifiesto la relacin formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus
principales funciones, los canales de supervisin y la autoridad relativa de cada cargo. Son
considerados instrumentos auxiliares del administrador, a travs de los cuales se fija la
posicin, la accin y la responsabilidad de cada servicio.

Los organigramas son tiles instrumentos de organizacin y nos revelan:

"La divisin de funciones, los niveles jerrquicos, las lneas de autoridad y responsabilidad, los
canales formales de la comunicacin, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los
jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre
los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccin de la misma."
Segn el concepto de organigrama, este muestra:
Un elemento (figuras)
La estructura de la organizacin
Los aspectos ms importantes de la organizacin
Las funciones
Las relaciones entre las unidades estructurales
Los puestos de mayor y aun los de menor importancia
Las comunicaciones y sus vas
Las vas de supervisin
Los niveles y los estratos jerrquicos
Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organizacin
Las unidades de categora especial.
El organigrama tiene alcances mayores y otros propsitos, por ejemplo, para relaciones
publicas, para formacin de personal, fiscalizacin e inspeccin de la organizacin, evaluacin
de la estructura, reorganizacin, evaluacin de cargos, entre otros.
Finalidad Del Organigrama
Un organigrama posee diversas funciones y finalidades:
1.
Representa las diferentes unidades que constituyen la compaa con sus respectivos
niveles jerrquicos.
2.
Refleja los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la empresa
debidamente asignados por rea de responsabilidad o funcin.
3.
Muestra una representacin de la divisin de trabajo, indicando:
a.
b.
c.

Los cargos existentes en la compaa.

Como estos cargos se agrupan en unidades administrativas.
Como la autoridad se le asigna a los mismos.

Ventajas Del Organigrama

El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas entre las que sobresalen las
siguientes:

Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la

compaa, mejor de lo que podra hacerse por medio de una larga descripcin
Muestra quin depende de quin
Indica alguna de las peculiaridades importantes de la estructura de una compaa, sus
puntos fuertes y dbiles
Sirve como historia de los cambios, instrumentos de enseanza y medio de informacin
al pblico acerca de las relaciones de trabajo de la compaa

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Indica a los administradores y al personal nuevo la forma como se integran a la

organizacin
Desventajas Del Organigrama
No obstante las mltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se deben
pasar por alto sus principales defectos que son:
Ellos muestran solamente las relaciones formales de autoridad dejando por fuera
muchas relaciones informales significativas y las relaciones de informacin.
No sealan el grado de autoridad disponible a distintos niveles, aunque sera posible
construirlo con lneas de diferentes intensidades para indicar diferentes grados de autoridad,
sta en realidad no se puede someter a esta forma de medicin. Adems si se dibujaran las
distintas lneas indicativas de relaciones informales y de canales de informacin, el organigrama
se hara tan complejo que perdera su utilidad.
Con frecuencia indican la organizacin tal como debera ser o como era, ms bien como
es en realidad. Algunos administradores descuidan actualizarlos, olvidando que la organizacin
es dinmica y permiten que los organigramas se vuelvan obsoletos.
Puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el status.

Organigramas
Las pautas de diagramacin que se utilizan para dibujar los organigramas no son universalmente aceptadas, pero
en nuestro pas existe una norma del Instituto Argentino de Racionalizacin de Materiales (IRAM), sobre la
confeccin de organigramas.

Tcnicas de diagramacin:

1.

Las casillas deben ser rectangulares: se utilizan para representar

cargos, funciones, categoras y/o personas , de acuerdo con el tipo de organizacin.
Los distintos niveles del dibujo indican las relaciones, de forma tal que el rectngulo
superior evidencie una posicin con autoridad sobre la representada en un nivel
inferior. Los cuerpos colegiados, como los comit y las comisiones, se grafican con
un rectngulo de doble trazo.
2.
Las lneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el
rgano inmediato que va a recibir las rdenes del anterior. Las mismas indican la
relacin de autoridad existentes entre ellos, correspondiendo a las siguientes
representaciones:
Relacin de Mando, lineal o Jerarqua: Las lneas verticales que caen directamente sobre y en la
parte media del recuadro indican "mando". El trazo es completo y grueso.
Relacin de Apoyo o Staff: Cuando la lnea horizontal est colocada lateralmente indicar una
relacin de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal
seala relacin de apoyo. El trazo es completo y fino.
Relacin de Coordinacin o funcional: Las lneas no continuas (lneas de trazo partido)
formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinacin.
Relaciones Especiales: La lnea quebrada representa alguna relacin espacial, tambin se utiliza
este smbolo para expresar discontinuidad. En algunas ocasiones para sealar Dependencias
que participan en algn organismo asesor, se coloca un nmero en su interior con el objeto de
identificarlos. En el ejemplo anterior se ha colocado el nmero (1) en las Dependencias que
pertenecen al Consejo Tcnico.

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3.

Las lneas de nivel son siempre horizontales.

Al construir un organigrama se debe tener presente:

4.
5.
6.
7.

8.

9.

10.
11.

Delimitar con precisin las unidades o Dependencias.

Sealar de forma ms completa las relaciones existentes.
Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de
utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del grfico.
Se recomienda evitar el entrecruzamiento de lneas; utilizacin de varios
colores; sombreado de los rectngulos; informacin ajena a la estructura; utilizacin de
otros smbolos que no sean rectngulos o lneas.
Equilibrio: esta condicin de diseo hace referencia a la necesidad de que los
rectngulos estn distribuidos de tal forma que muestren un diagrama equilibrado y
simtrico.
Sealar mediante las tcnicas de elaboracin las relaciones de:
a.
Lnea o Ejecucin: lnea de mando, debe caer verticalmente.
b.
Estado Mayor o Staff: la lnea que indica su relacin es horizontal.
c.
Lnea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinacin.
Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicacin administrativa,
pueden colocarse en el nivel especial o sealarse particularmente al pie del organigrama.
Cuando el nmero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su
inclusin en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.
Ningn organigrama debe tener carcter definitivo, su verdadera utilidad est en
revisarlo y actualizarlo peridicamente.
Signos convencionales ms usados:
Los organigramas deben ser orgnicos, articulados, simtricos, uniformes y armoniosos.

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Smbolos y referencias convencionales de mayor uso en un organigrama

1.

Lneas llenas sin interrupciones: son aquellas que indican autoridad formal, relacin de
lnea o mando, comunicacin y la va jerrquica.

Las lneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales sealan especializacin y
correlacin.

Cuando la lnea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro indica mando.

Cuando la lnea llena se coloca a los lados de la figura geomtrica indica relacin de apoyo.

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2.

Lneas de puntos o discontinuas: son aquellas que indican relacin de coordinacin y

relaciones funcionales.

3.

Figura Geomtrica con un recuadro indica condicin especial o autnoma.

4.

Se puede destacar una unidad para llamar la atencin. Para ello se utiliza medio
recuadro, bastante coloreado, para cada unidad que se vaya a resaltar.

5.

Las lneas con zigzagueos al final y una flecha indican continuacin de la estructura.

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6.

Los crculos colocados en espacios especiales del organigrama y que poseen un numero
en su interior, indica un comit en el que participan todas las unidades sealadas con el
mismo numero.

Tipos de organigramas
Los organigramas se diferencian entre si por las caractersticas de la organizacin que
presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de
criterios y factores con fines nicamente didcticos.
POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA
ESTRUCTURA

POR LA FORMA Y DISPOSICIN

Analticos

Verticales

Generales

Horizontales

Suplementarios

Circulares
Escalar

1.

Segn la forma como muestran la estructura son:

Organigramas Analticos: Son organigramas muy especficos, suministran

informacin detallada, llegando a complementarse con datos anexos y smbolos
convencionales referidos a datos circunstanciales.
Organigramas Generales: Muestran la organizacin completa, dando a
primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y
Departamentos o entre los cargos, segn su naturaleza. Por ejemplo el organigrama
de un Plantel.
Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para
mostrar una parte de la estructura organizativa en forma ms detallada. Por
ejemplo: el organigrama de una Divisin, de un Departamento o de una unidad en
particular.

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2.
a.

Segn la forma y disposicin geomtrica de los organigramas, estos pueden ser:

Verticales (tipo clsico): representa con toda facilidad una pirmide jerrquica,
ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua, de arriba abajo en una graduacin
jerrquica descendente.

b.

Horizontales (De izquierda a derecha): Son una modalidad del organigrama

vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha.
En este tipo de organigrama los nombres de las figuras se colocan en el dibujo sin
recuadros, aunque pueden tambin colocarse las figuras geomtricas

c.

Organigrama Escalar: Este tipo de organigramas no utiliza recuadros para los

nombres de las unidades de la estructura, sino lneas encima de los cuales se colocan los
nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la
autoridad de esta ultima.

d.

Organigrama circular o concntrico: Los niveles jerrquicos se muestran

mediante crculos concntricos en una distribucin de adentro hacia a afuera. Este tipo de
organigrama es recomendado por la practica de las relaciones humanas, para disipar la
imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales.

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7. Conclusin
El organigrama es un instrumento metodolgico de la ciencia administrativa. Este tiene una
virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de
una organizacin; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y
no a lo que es en realidad.
El organigrama es el resultado de la creacin de la estructura de una organizacin la cual hay
que representar. Estos muestran los niveles jerrquicos existentes en una empresa u
organizacin.
En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias,
mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.
Entre la ventaja ms resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y
tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se
integra la organizacin.
As como existen mltiples factores positivos, tambin se detallan las desventajas,
considerndose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organizacin como
era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y
descuidan el dinamismo de la organizacin lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.
La jerarqua constituye un principio bsico de la organizacin y tambin lo es de la direccin.

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