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Clase11 Procesodeauditora 120608143430 Phpapp02
Clase11 Procesodeauditora 120608143430 Phpapp02
AUDITORIA
Fases de la Auditoria
Planeacin
Preparacin
Desarrollo
(In Situ)
Informe y Cierre
* Seguimiento
ETAPAS DE LA AUDITORIA
Establezca fecha y tiempo.
Sitio / Area
Preparacin
Presente los
hechos
Plan de auditoria
Lista de verificacin
Auditoria de
Suficiencia
Realizacin de la
Auditoria
Acuerde
los hechos
Auditoria de
Cumplimiento
Levante el RNC.
RNC ?
NO
Reunin de
Cierre
Reporte
Manual
Procedimientos
Registros
Reunin de apertura
SI
Informe al Gerente
Sepa que hace el rea.
Seguimiento
Levante NC.
Fin
Accin correctiva
PLANEACIN DE
LA AUDITORIA
Aspectos de la fase de
planeacin
El compromiso de la gerencia
y del responsable del SGC
Programa de auditorias
Y otros recursos pertinentes
para que sea viable la
auditora
PLANEACION
Al planificar una auditoria de cualquier
tipo, se deben determinar los siguientes
aspectos:
frecuencia/tiempo
responsabilidad
criterios
alcance
duracin
PLANEACIN DE LAS
AUDITORIAS INTERNAS
Para determinar los aspectos antes
mencionados se deben tener en cuenta:
Ejecuciones
anteriores
Estado crtico o complejidad
Cambios al SGC
Auditores competentes
Otros recursos disponibles
PROGRAMA DE AUDITORA
Criterio
ESTABLECIMIENTO DEL
PROGRAMA
Procedimientos propios de la
Generalmente un da o menos.
Auditor calificado
PREPARACIN DE
LA AUDITORIA
Preparacin de la Auditoria
Propsito y alcance de la auditoria
Revisin y evaluacin de la documentacin
Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente:
a) los objetivos de la auditora;
b) los criterios de auditora y los documentos de
referencia;
c) el alcance de la auditora, incluyendo la identificacin
de las unidades de la organizacin y unidades
funcionales y los procesos que van a auditarse;
d) las fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de la auditora in situ.
Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente:
e) la hora y la duracin estimadas de las actividades
de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con
la direccin del auditado y las reuniones del equipo
auditor;
f) las funciones y responsabilidades de los
miembros del equipo auditor y de los acompaantes;
g) la asignacin de los recursos necesarios a las
reas crticas de la auditora.
LISTA DE VERIFICACIN
Es una ayuda valiosa para auditar, sirve como
Se utiliza como:
un documento de trabajo, y
un registro.
LISTA DE VERIFICACION
Al elaborar la lista, se debe considerar:
El Ciclo PHVA.
Los Principios del SGC.
REVISIN
Una revisin y conclusin de las listas de
verificacin
Un estudio de las notas y/o comparacin
de las mismas con los miembros del
equipo.
El listado de no cumplimientos.
PREGUNTAS Y REVISIN DE
LA LISTA DE VERIFICACION
EJEMPLOS DE PREGUNTAS
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
EJECUCION DE LA
AUDITORIA
REUNION
DE APERTURA
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Reunin de
apertura
Contenido - Reunin
de apertura
Puntos a tener en cuenta en la agenda para la
reunin:
Presentacin, y lista de asistencia
Registro de auditoria
Objetivos y alcance de la auditoria.
Informe sobre el estudio de escritorio
Las
Contenido - Reunin
Explicacin del mtodo de la de
apertura
auditoria/muestreo.
Explicacin de no conformidades y su
clasificacin.
Confidencialidad.
Programa/itinerario.
Sala de reunin/arreglos domsticos.
Acompaantes.
Reunin de cierre.
Tipo de informe y seguimiento
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Recoleccin de
informacin
Propsitos de la auditoria
Verificar que el sistema de calidad:
Existe y est completo
Funciona correctamente
Y es efectivo.
Para lograr estos propsitos se necesita
Recopilar informacin sobre:
Personas
Procesos (Condiciones,
equipos/herramientas/materiales)
Criterios (Documentacin en general)
Evidencias Objetivas
Documentos,
registros
Estadsticas, mediciones
Evidencia fsica, observacin
Condiciones ambientales,
almacenamiento, equipos en
funcionamiento
CRITERIOS DE EVALUACIN
DE LA DOCUMENTACIN:
QUE EXISTE, SE DIFUNDE,
Entrevista
ES ADECUADA, IMPLEMENTADA,
Y SE HA MEJORADO.
ENTREVISTA
ESCUCHAR
PREGUNTAR
OBSERVAR
ANALIZAR
REGISTRAR
EVALUAR
CMO PREGUNTAR???
DE INTRODUCCIN
DE ESPECIFICACIN
TIPOS DE
PREGUNTAS
DE
INTERPRETACIN
ALTERNATIVAS
DE
ESTRUCTURACIN
DE SEGUIMIENTO
PREGUNTAS
SIMPLES O
SENCILLAS
INDIRECTAS
SILENCIOS
CMO PREGUNTAR???
CMO SE PLANIFICA?
CMO LO IMPLEMENTA?
CMO
FUNCIONA EL
PROCESO?
DESCRIBA EL
PROCESO DE
CMO SE HAN
ESTABLECIDO LOS
CONTROLES
MUSTREME EL
REGISTRO DE
CMO LO MIDE?
MUESTRME EL
ACTA DE
CMO LO HA
MEJORADO?
CMO SE HA
LOGRADO
Preguntas
EJEMPLOS
COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
EXPERIENCIA DE
EDUCACIN
TRABAJO
ATRIBUTOS
PERSONALES
EXPERIENCIA EN
AUDITORAS
(LABORAL Y CALIDAD)
ENTRENAMIENTO EN
AUDITORAS
CALIFICACIN DE AUDITORES
CRITERIOS ISO 19011
EDUCACION
Estudios secundarios.
Habilidad para expresar conceptos e ideas.
SER EXACTO Y CONCRETO
FORMACION
Conocimiento de la norma y :
Tcnicas de examen indagacin,evaluacin e
informes.
Competencia demostrada.
EXPERIENCIA
Trabajo 4 aos en el sector 2 aos.
Antes de ser auditor: 4 auditorias.
HABILIDADES
Mente abierta,buen criterio,aptitudes
analticas y tenacidad.Maneja situaciones
difciles.No es conflictivo.
Persistente
Gran capacidad de lectura
COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
PRINCIPIOS
PROCEDIMIENTOS
TCNICAS DE
AUDITORAS
PRODUCTOS,
PERSONAL,
PROCESOS Y SUS
INTERRELACIONES
DOCUMENTOS DEL
SGC
SITUACIONES DE
LA ORGANIZACIN
LEYES, REGLAMENTOS,
CONTRATOS
EL AUDITOR DEBE:
EL AUDITOR NO DEBE:
EVALUACIN DE LAS
COMPETENCIAS DEL AUDITOR
IDENTIFICAR TIPOS Y NIVELES DE
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
ESTABLECER INDICADORES DE
COMPETENCIAS
SELECCIONAR EL MTODO DE
EVALUACIN APROPIADO (Revisin de
registros, Entrevistas, Observacin,
Pruebas, Retroalimentacin).
Comparar Resultados VS. Indicadores
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Generacin de
hallazgos
GENERACIN DE HALLAZGOS
DOCUMENTAR
LOS HALLAZGOS
REVISAR LOS HALLAZGOS
DOCUMENTAR NO CONFORMIDADES
Utilizar la menor cantidad de palabras
Hacer referencia exacta a los hechos, documentos,
etc.
Ser entendible para el dueo del proceso e interesados
Por cada requisito incumplido se levanta una No
conformidad
No utilizar palabras como algunos, pocos, muchos
No incluir nombres de personas o cargos
preferiblemente.
No expresar opiniones
Declaracin
de los hallazgos
EJEMPLO
Norma ISO 9001: 2000 Captulo 7.4 COMPRAS
Procedimiento QP6 Rev 2 Area Dpto. de Compras.
Un nuevo proveedor de motores elctricos
(Proveedores EM) no ha sido seleccionado en
funcin de su capacidad para cumplir los requisitos
especificados, sino en funcin del precio.
Los proveedores y Subcontratistas deben ser
seleccionados sobre la base de su capacidad para
cumplir los requisitos especificados, de acuerdo
con el Procedimiento QP6 Rev 2.
RNC Mayor
Hay un rompimiento total de algn procedimiento o
instruccin de trabajo crtico para la calidad del
producto, o en el funcionamiento del Sistema de
Calidad.
Hay una ausencia total de algn procedimiento
exigido por la Norma aplicable en el Sistema de
Calidad de la Organizacin.
Hay varias faltas menores en el procedimiento, que
al sumarlas, sugieren en forma colectiva un
rompimiento total o importante en el procedimiento.
RNC Menor
Observaciones
Buenas prcticas que puedan beneficiar otras
reas de la organizacin.
Informacin que no es lo suficientemente
verificable para justificarlas como RNC.
Deficiencias por las cuales el auditor est
preparado para brindar a la organizacin el
beneficio de la duda,
y para auditorias internas, sugerencias para
accin.
REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Reunin de cierre
Reunin
de Cierre
Distribuir la lista de asistencia.
Tener un registro de auditores firmado.
Volver a explicar el propsito y el alcance.
Indicar la decisin y la conclusin.
Explicar el diligenciamiento del formato RNC.
Explicar el RNC mayores y menores.
Obtener la firma del representante del cliente.
Reunin
de Cierre
Explicar el significado de la tcnica de
muestreo.
Informar sobre las observaciones.
Enfatizar sobre la confidencialidad.
Explicar el informe y seguimiento.
Recoger el registro y la lista de asistencia.
Dar las gracias.
Felicitar cuando sea apropiado.
Informe de Auditora
INFORME AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD
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PROCESO AUDITADO:
DEPENDENCIA AUDITADA:
OBJETO DE LA AUDITORA:
ALCANCE DE LA AUDITORA Y CRITERIOS DE AUDITORA.
AUDITOR LIDER:
AUDITORES:
BALANCE DE NO CONFORMIDADES
NMEROS DE NO CONFORMIDADES
NMERO DE
NO
OBSERVACIO
NES
CONCLUSIONES DE LA AUDITORA:
FORTALEZAS:
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO:
ANEXOS
FIRMA AUDITOR:
FIRMA AUDITADO:
NMERO DE NO CONFORMIDADES
TOTALES
El auditor debe
Explicar todos los hallazgos y evidencias en forma
cuidadosa y precisa.
Estar preparado para sustentar y justificar los
hallazgos.
Evitar envolverse en discusiones.
Disculparse ante un error y modificar o retirar el
RNC, si es necesario (Evitarlo).
Evitar dar recomendaciones o consejos.
Rechazar las soluciones rpidas como una nica
solucin al hallazgo.
APROBACIN
Y
DISTRIBUCIN DEL INFORME
FINALIZACIN DE LA
AUDITORA
SEGUIMIENTO,
SI ES EL CASO