Elaboracin de un diagnstico organizacional.

Curso
ABC de los proyectos culturales

El modelo de las 9 cuestiones de Ezequiel Ander-Egg

Para Ander-Egg una de las acciones para realizar un proyecto es la
planificacin, la cual concibe como el uso de procedimientos para
alcanzar determinados objetivos y que de esta forma las acciones estn
organizadas.
Como auxiliares se pueden enunciar ciertas preguntas para sistematizar
la informacin necesaria para la realizacin de las actividades del
proyecto, es decir, tener la informacin mnima para poder tomar
mejores decisiones que permitan, segn el autor, introducir
organizacin, racionalidad, compatibilidad y coherencia a la accin.
Las respuestas son un apoyo para darnos cuenta de la viabilidad del
proyecto, descartar propuestas y disear el proyecto con mayores
posibilidades de su realizacin. Es decir, nos dan un marco ms slido
para pasar de la idea al proyecto.

Las preguntas son las siguientes:

QU
POR QU
PARA QU
CUNTO
CMO
CUNDO y DNDE
A QUINES
QUINES
CON QU

Se quiere hacer
Se quiere hacer
Se quiere hacer
Se quiere hacer
Se va a hacer
Se va a hacer
Va dirigido
Lo van a hacer
Se va a hacer

Naturaleza del proyecto

Origen y fundamentacin
Objetivos y propsitos
Metas
Actividades y tareas
Calendarizacin y ubicacin
Destinatarios o beneficiarios
Recursos humanos
Recursos materiales y financieros

Cuando un proyecto est correctamente formulado y diseado debe

explicar lo siguiente:
Razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentacin).
A qu fin contribuir el logro de los objetivos del proyecto (finalidad).
Qu se espera obtener del proyecto en caso de que tenga xito
(objetivos).
A quin va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos).
Qu debe producir el proyecto para crear las condiciones bsicas que
permitan la consecucin del objetivo (productos).
Con qu acciones se generarn los productos (actividades).
Qu recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo
propuesto (insumos).

Quin
ejecutar
administrativa).

el

proyecto

(responsables

estructura

Cmo se ejecutar el proyecto (modalidades de operacin).

En cunto tiempo se obtendrn los productos y se lograrn los
objetivos previstos (calendario).
Cules son los factores externos que deben existir para asegurar el
xito del proyecto (pre-requisitos).

Para la planeacin de un proyecto es necesarios llevar acabo dos puntos

Mtodo de Administracin del espacio.

Mtodo de creacin

Para que la idea sea un buen proyecto es necesario hacer un buen anlisis de
la realidad tanto del medio externo como el medio interno
Medio externo.
A qu necesidad responde el proyecto?

Social
Educativo

Anlisis
de la
realidad
externa

Econmico

Entorno
general

Legal
Cultural
Poltico
Tecnolgico
Ocio

Entorno general. En l se estudian las condiciones sociales, educativas,

econmicas, legales, culturales, polticas tecnolgicas y de ocio.

Anlisis
de la
realidad
externa

Territori
al
Entorno
especfic
o

Sectori
al
Temtic
o

mbito territorial del proyecto, alcance espacial sector que se quiere alcanzar y
cul ser la temtica
Anlisis de la competencia directa e indirecta.
Con el anlisis de la realidad externo se van a detectar las amenazas y
debilidades del proyecto.

Medio Interno
Carta de presentacin del proyecto
Que quieres hacer

Como lo quieres hacer

Como lo dars a conocer
A quien le puedes presentar el proyecto

Trayectoria
Medio
interno

Estructura
Organizativa
Recursos

Trayectoria (tiempo de operacin, etapas experimentadas, imagen y

recibimiento social)
Estructura organizativa (organigrama, mecanismos de gestin y la toma de
decisiones)
Recursos y financiamiento (evaluacin socioeconmica, situacin del mercado,
tecnologa disponible, los recursos, posibles financiamientos, retorno de la
inversin as como el impacto que hay en el entorno social y los recursos
humanos)
El anlisis interno har que identifiques puntos fuertes y dbiles.

Ander Egg
Qu y porque se quiere hacer?
Para qu se quiere hacer?
Cunto se quiere hacer?
Cmo se har?
Cundo se har?

Dnde se har?
Con que se har?
Quines lo aran?
Cmo se evaluara?

Se elabora el pronstico
Se hace la hiptesis.

Principio organizacional

Poltica
Plan
Misin
Programas
Proyectos

Poltica es el marco en que se desarrolla

una organizacin
Plan conjunto de medidas con una finalidad
que engloba la misin

Programas conjunto de objetivos y

actividades en un tiempo y espacio
determinado en funcin de los recursos
disponibles.
Proyectos acciones concretas para alcanzar
los objetivos deseados.

La materializacin de una idea.

Para lograr la materializacin de una idea
es necesario disear un proyecto.
El proyecto nos ayudar a ordenar las
actividades que deben realizarse y los
recursos con que se cuenta para alcanzar
los objetivos o resultados deseados.
El disear el proyecto facilitar las ideas en
accin y sirve de gua en la que se puede
regresar cuantas veces sea necesario.
Para realizar un proyecto profesional se
necesita de disciplina y un poco de
esfuerzo.
El diseo es una herramienta de la
planificacin que nos permitir aprovechar
de la mejor manera los recursos de todo

tipo (humanos, econmicos, materiales, de

infraestructura y tiempo) y as alcanzar los
mximos resultados
Al tener el diseo de gua se reduce el
mtodo de ensayo y error pues nos anticipa
de posibles contingencias, adems de
generar el hbito de seguimiento y control
que tendrn como importancia realizar
ajustes sobre la marcha.
Trabajo en equipo

Para lograr el trabajo en equipo es

necesario que todos tengan en claro cules
son:

las definiciones terminolgicas,

la justificacin
requisitos del proyecto
las dificultades ms comunes del
proceso
y la coherencia del proyecto como
conjunto y no como la suma de varias
partes
Con esto se logra la participacin de
nuevas ideas, la coordinacin, la

responsabilidad y los debates internos que

mejorarn el proyecto y facilitan la
incorporacin de nuevos integrantes al
equipo.
Los factores polticos, econmicos, sociales y
tecnolgicos (PEST)

Lo utilizaremos para comprender los

factores externos al igual que el esquema
FODA (fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas). Este ltimo nos
permite evaluar al interior del proyecto y
ale exterior. Ambas herramientas son
excelentes fuentes de informacin para
considerar un ambiente ptimo para poder
llevar a cabo el proyecto y al mismo tiempo
nos permiten estructurar el contenido de su
justificacin.

FACTORES
POLTICOS

FACTORES
ECONMICO
S

FACTORES
SOCIALES

FACTORES
TECNOLGIC
OS

FORTALEZA
Puntos fuertes en
los que tenemos
dominio y nos
hacen ms
competitivos.

OPORTUNIDAD
Acontecimientos
del entorno que
posibilitan nuestro
desarrollo,
aumento del
mercado y nuevos
publicos.

DEBILIDAD
Aspectos del
funcionamiento
interno que la
organizacion
puede mejorar o
en los que nos
vemos superados
por otras
organizaciones.

AMENAZA
Hechos externos
que ponen en
duda nuestro
crecimiento y
desarrollo que
pueden afectar a
nuestra
organizacin.

Justificacin del proyecto

La justificacin o fundamentacin del

proyecto se vincula con la relacin de lo

propuesto con la realidad en que nos

encontramos.
Al exponer claramente los principales
argumentos del proyecto se contribuye al
cumplimiento de los objetivos a travs del
esfuerzo conjunto.
Lenguaje de los proyectos

Planeacin de las actividades dentro de la

comunidad.
Se deben definir los significados utilizados
para evitar interpretaciones errneas o
desaciertos al plantearlos.
Plan es la suma de objetivos comunes con
objetivos generales y especficos,
Un programa es un conjunto de proyectos
que persiguen los mismos objetivos que
permiten establecer prioridades de
intervencin, identificar y ordenar los
proyectos, definir el marco institucional y
asignar los recursos utilizados a cada uno
de los proyectos.

Un proyecto es un conjunto de actividades

interrelacionadas y coordinadas, para
alcanzar los objetivos especficos dentro de
los lmites de un presupuesto y periodo
dados.
Los objetivos son situaciones que se
desean obtener al final del periodo de
duracin del proyecto mediante la
aplicacin de recursos y la realizacin de
las acciones previstas.
Se debe partir siempre de un objetivo
general claro y que no d lugar a
interpretaciones aunque sea vago en la
definicin de como evaluarlo y ejecutarlo,
por eso existen los objetivos especficos
que son los objetivos generales traducidos
a otros de mayor concrecin y pueden ser
operables con menos dificultad y ms
fciles de evaluar.
OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Para formar los objetivos especficos se
requiere de un verbo en accin, ms una
variable a modificar, un criterio de
modificacin y finalmente la aplicacin.

Las estrategias definen como vamos a

hacer las cosas para conseguir la finalidad,
estas estrategias son evaluables segn su
capacidad de contribuir al logro de
nuestros objetivos.
Las metas nos permiten esclarecer cmo?
cundo? y dnde? Se efectuaran los
objetivos.
Las actividades y acciones hacen que los
objetivos tengan un carcter operativo, o
sea que son operaciones concretas de un
proyecto, su materializacin se muestra al
pblico y deben ser consecuentes con el
contexto, los contenidos y los objetivos.
Las actividades deben estar contenidas en
la descripcin y sealadas en el
cronograma y presupuesto.
Al redactarlas debemos incluir el nombre
de la actividad, una descripcin breve,
destinatarios, colaboradores, lugar y
tiempo.
Los efectos son los resultados de las
acciones llevadas a cabo por el proyecto y

que se pueden verificar durante o despus

del mismo,
Estos deben estar previstos y naturalmente
ser positivos,
El impacto es el resultado de los efectos
de un proyecto.
OBJETIVOS
ESPECIFICOS

ESTRATEGIAS

METAS

ACTIVIDADES

Propsitos
que se
buscan
lograr

Mecanismos
para lograr
las
estrategias

Objetivos
en
resultados
cuantificabl
es

Acciones
concretas
que
incluyen un
responsable
, fecha e
incluso
costos

Ruta critica

En todo proyecto se debe tener clara la

nocin de las tareas o actividades que van
a realizarse y el tiempo que se ocupara en
cada una de ellas.
Para organizar actividades y tiempos se
utiliza una ruta crtica o cronograma, el
cual es un proceso en el que se guan todas
las acciones del proyecto que deben

desarrollarse en un tiempo determinado y a

un costo ptimo.
Su aplicacin comienza desde los estudios
iniciales del proyecto hasta su planeacin y
ejecucin.
Con la ruta crtica tendremos un panorama
general de todo el proyecto y por ende es
ms fcil notar las omisiones en el proceso
o las contradicciones en la planeacin de
actividades. Esto nos aportara mayor
control de las circunstancias imprevistas.
Es til en todas las actividades donde se
lleva a cabo una serie de actividades
relacionadas entre s para alcanzar un
objetivo determinado.
La ruta crtica se divide en dos ciclos: El
diseo de la red de ruta crtica. El primero
finaliza cuando las personas responsables
de los diferentes procesos que intervienen
en el proyecto estn plenamente de
acuerdo con el desarrollo, tiempos, costos,
elementos utilizados y coordinacin, El
segundo culmina cuando se lleva a cabo la
ltima actividad

Ander Egg propone que una ruta crtica

debe considerar los siguientes aspectos:
Especificacin de las actividades a
realizar.
Distribuir las unidades peridicas de
tiempo en secuencias operativas (fecha
de inicio y fecha de trmino).
Orden y sincrona.
Incluir insumos necesarios para cada
actividad.
Existen diferentes plantillas para elaborar
la ruta crtica.
Diagrama de Gantt
Diagrama de Hitos
Red de pasos o Actividades PERT (tcnica
de revisin y evaluacin de programas)
Mtodo ABC (Analysis Bar Charting)
Resumen. La ruta crtica es un proceso
administrativo que permite organizar
todas las actividades de un proyecto para
que se desarrollen durante un tiempo

determinado y a un costo ptimo de

recursos.
Es aplicable y til a cualquier situacin en
la cual sea indispensable llevar a cabo
una serie de actividades entre s para
alcanzar un objetivo determinado.
Existen diversos mtodos para elaborar
una ruta crtica (diagrama de Gantt,
diagrama de hitos, red de pasos o
actividades PERT, mtodo ABC) los cuales
se distinguen por su grado de detalle con
el que se planean las actividades.
Para elegir el ms adecuado se debe
tomar en cuenta el tamao del proyecto,
el nmero de personas que intervengan
la duracin y la cantidad de actividades.
Requerimientos tcnicos e infraestructura

Factores que inciden en el proyecto:

Tamao, ubicacin y nmero de
beneficiarios,
Establecer con claridad las necesidades del
proyecto, como son el listado de
requerimientos tcnicos e infraestructura.

Hay que identificar el lugar las

instalaciones y materiales exigidos por el
proyecto.
Inicia con las necesidades del espacio
donde se realizara tu proyecto y en
donde estar ubicado.
Mobiliario requerido e instalaciones
adecuadas.
Equipamiento tecnolgico que el lugar
ofrece con el que se necesita.
Materiales requeridos para la
administracin del proyecto.
Posteriormente se debe contemplar el
mantenimiento la cual consta de tres
elementos, que son:
Responsabilidad, quien ser
responsable por el uso del equipo e
instalaciones.
Localizacin, es la direccin completa
del espacio para realizar el proyecto.
Temporalidad, por escrito de la fecha en
que se dejara de utilizar el lugar
determinado.

Por ltimo se requiere la lista de mtodos

de control de la infraestructura y equipo
tcnico.
Indicadores de eficiencia en el uso de
infraestructura. Que se deben
relacionar con las metas del proyecto y
brindarn seguimiento de cmo se
estn utilizando materiales e
instalaciones.
Temporalidad. Se realiza un registro del
tiempo que dure el proyecto.
Mecanismos de evaluacin de la
infraestructura. Reportes del estado del
equipo, quien lo usa y quien es el
responsable de su mantenimiento.

Opciones de financiamiento

Es necesario pensar en el origen y el monto

de los ingresos. El tipo de financiamiento
del proyecto nos indica en que tiempo
podemos empezarlo y el tipo de agentes
culturales que se involucran en l.

Organigrama
Creacin de la estructura donde interacta
un grupo social gerarquias
Factores internos
Curso
ABC de los proyectos culturales

DE LOS SOPORTES DE COMUNICACIN Y LAS CONTRAPARTIDAS

Para comprender la importancia de vincular los medios de comunicacin
con el patrocinio, nos basaremos en la postura de Gmez de la Iglesia
(2011) para quien es de relevancia tomar en cuenta las siguientes
fases: Para qu se pide, a quin pide y cmo prepararse. Para llevar a
cabo cada una de ellas, los instrumentos necesarios son: el mensaje, el
proyecto, los documentos, la presencia, los conocimientos y enfocar bien
la peticin.
PREVIO AL INFORME DEL PATROCINIO DEBEMOS:

Tener bien definido el proyecto.

Haber realizado el presupuesto, listado de necesidades tcnicas y de

comunicacin.

Determinar las necesidades a patrocinar.

Conocer a la empresa patrocinadora,

estrategias, pblicos, productos e imagen.

Posibilidades
comunicativas
repercusiones de los medios.

Delimitar las condiciones en que estamos dispuestos a relacionarnos

con el patrocinador, esto es, las contrapartidas o retribuciones al
patrocinador por el apoyo que nos haya brindado.

del

su

proyecto,

trayectoria,

pensando

objetivos,

en

las

Algunos ejemplos de estas contrapartidas son:

Personalizacin de la marca o logo de la empresa de la sealtica

interna.

Carteles informativos del patrocinio de la empresa en el espacio de

desarrollo de la actividad.

Placas identificativas, con el nombre de la empresa patrocinadora para

el personal de atencin al pblico.

Vestimenta del personal en contacto con el pblico marcada con el

nombre de la empresa, al igual que el material auxiliar.

Placa conmemorativa.

Edicin de un libro con la imagen de la empresa sobre la historia y/o el

proceso.

Edicin de un video o un CD que recopile la actividad.

Utilizacin de la imagen grfica del patrocinado en los materiales

promocionales del patrocinador, en su correspondencia, en su web, etc.

Nombre de la empresa para el equipamiento, para una sala, un

escenario, en el ttulo del evento.

Pgina de publicidad en el catlogo oficial.

Mencin en la pgina web.

Aparicin en paneles explicativos de contenidos, itinerarios, etc.

Insercin de la imagen de la empresa patrocinadora en distintos

elementos del lugar en el que se realice el evento.

Publicidad en la parte de atrs de los boletos del evento y/o del

estacionamiento.

Insercin del logo en los reposacabezas de los transportes oficiales.

CON RESPECTO A LOS MEDIOS DE COMUNICACIN
Los medios se han convertido en un factor determinante de la
promocin de los proyectos sociales, educativos y culturales y por otro
lado la imagen de la empresa est determinada por lo que dicen de ella
en dichos medios.
Hay patrocinados y patrocinadores que establecen vnculos con los
medios transformndolos en co-patrocinadores. Debemos poseer una
base de datos actualizada de medios de comunicacin, clasificada en
virtud de su carcter generalista o especfico del sector de actividad de
la propia empresa patrocinadora.
Es importante tener identificadas a las personas que en cada medio
puedan estar interesadas por nuestra informacin; hemos de tratar muy
bien a los contactos y mantener una relacin fluida y constante en el
tiempo.
Actualmente est en boga el uso de las redes sociales digitales y los
patrocinadores piden presencia en ellos.
La seleccin de los medios, en los cuales se va a difundir el proyecto,
est definida de acuerdo a los gustos, preferencias y actividades del
grupo objetivo. Las estrategias deben verse reflejadas en las tcticas

diseadas para decidir durante cunto tiempo vamos a utilizar cada

medio, su alcance geogrfico y su costo.
Para ayudarnos a tomar las mejores decisiones, podemos utilizar la
siguiente tabla, en la cual hay un ejemplo.

Plaza
Medio
Distribucin
(lugar) Especifi
co

Medidas/Dura Costo Nm.

cin
x
Anunci
Anunc os
x
io
mes

Total
de
Anunci
os

Cost
o
Tota
l

Naucalp Cartel
an, Edo.
Mxico
Parque
Naucalli

90 X 60

1,000

$6,8
40

Foro Felipe
Villanueva,
Casa de
Cultura,
gora, Foro
Sor Juana y
locales
comerciales
de la zona

$6.84

200

Adems de proporcionarnos claridad en el manejo y control de los

soportes de comunicacin que se emplearn para que el pblico asista o
adquiera lo que ofrecemos en el proyecto, esta informacin da la
seguridad a los patrocinadores de las posibilidades de visibilizacin de su
marca ante cierto grupo de personas.

Bibliografa consultada
Gmez de la Iglesia, R. (2011). Observatorio Cultural del Proyecto
Atalaya
no.
43. Manual
prctico
para
la
bsqueda
de
patrocinio. Andaluca,
ES:
Universidad
de
Cadiz.
Recuperado
de: http://www.observatorioatalaya.es/pdfonline/2010/p43/index.html

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