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Administracin de almacn
Edgar Tovar Canelo - tovarcanelo@hotmail.com
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5.
6.

Qu es un almacn?
Normas de seguridad en los almacenes
Definicin de inventario
Tipos de inventarios segn sus funciones
Qu es stock?
Fuente de informacin

1.- Qu es un Almacn?
R.- Es el sitio o lugar destinado a guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o
artculos. La palabra Almacn proviene de Almagacen, vocablo rabe que significa Tesoro, por tal
significacin se identifica el almacn y sus mercancas como un tesoro muy valioso, apreciado que se debe
guardar, custodiar y cuidar para el futuro.
2.- Definicin de Almacenista
R.- Es aquella persona capaz de guardar, proteger, custodiar y despachar toda clase de materiales y/o
artculos.
Tiene que contar, medir y pesar la mercanca.
Se debe delegar en una sola persona la responsabilidad de la descarga.
Comparar el resultado del conteo con los documentos respectivos (A la hora cuando se despacha y
cuando se recibe mercanca, observar la factura).
Debe utilizar equipos mviles en las descarga (Seguridad Industrial).
El Almacenista debe evitar la indisciplina.
3.- Almacn de Materia Prima
R.- Debemos partir del principio de que lo que representa materia prima para algunas empresas, es
producto terminado para otras. Un almacn de materia prima, tiene (03) pasos lgicos:
Recepcin.
Control de Calidad.
Despacho oportuno a Produccin.
4.- Almacn de productos en Proceso
R.- Es aquel almacn donde se guardan mercancas que han sufrido una transformacin fsica y/o qumica y
han adquirido valor en base al tiempo, la mano de obra y otros costos.
5.- Almacn de productos terminados
R.- Almacn donde se guardan mercancas listas para el consumo directo y o indirecto.
6.- Almacn de Materiales Auxiliares
R.- No forman parte del proceso, pero sin ellos sera imposible completarlo. Ejemplos: Bolsas, Cajas,
Sacos, Envases, Botellas, Tapas, Etiquetas, Cinta para embalar.
7.- Almacn de Insumos Generales
R.- Aqu guardamos todos aquellos elementos necesarios para la operacin de la empresa. Ejemplo:
Papelera, Productos de Limpieza, repuestos en sus diferentes presentaciones, herramientas, equipos, etc.
8.- Almacn de Devoluciones
R.- Es un almacn provisional, aqu se guarda en forma transitoria las devoluciones de los clientes internos
y externos.
9.- Almacn de desperdicios

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R.- Son elementos que se pueden reciclar o aprovechar.

Plsticos, otros metales (Aluminio, Hierro, etc.).

Ejemplo: Cartn, Papel, Madera, Vidrios,

10.- Normas de Seguridad en los Almacenes

Colocar rejas o rejillas en todas las posibles entradas o salidas.

Dependiendo del caso, colocar Circuito Cerrado de Televisin (CCTV).
Colocacin de lmparas de emergencias y extintores contra fuego.
Sealizacin de las vas de escape, en caso de emergencia.
Dotar al personal de Almacn de los equipos de proteccin personal (EPP) adecuados, ejemplo:
Cascos, guantes, mascarillas, lentes de seguridad, botas de seguridad, protector auditivo, entre
otros.
No permitir al personal del Almacn la entrada con bolsas, bolsos, morrales, entre otros.
Colocar bajo llave los objetos de fcil sustraccin.
Adiestrar al personal en Materiales peligrosos, Seguridad Industrial y Primeros Auxilios, entre otros.

11.- Paletizacin
R.- Es un proceso de carga y descarga que facilita el almacenaje y la realizacin de inventario.
12.- Ventajas y desventajas de las paletas de madera
Ventajas: Son econmicas, se pueden reparar, soportan grandes pesos.
Desventajas: Son sensibles a la humedad, atraen insectos, polillas, se pudren, atraen malos olores.
13.- Ventajas y desventajas de las Paletas plsticas
Ventajas: Son higinicas, es decir, se pueden lavar, son reciclables se pueden negociar con la
misma empresa que las produce.
Desventajas: Son costosas, son sensibles al calor, no soportan grandes pesos.
14.- Ventajas y desventajas de las Paletas de Aluminio:
Ventajas: Son higinicas, se pueden lavar, se pueden reparar, vida til muy larga.
Desventajas: Son sensibles a la humedad, se oxidan, son muy costosas.

15.- Definicin de Inventario

R.- Es una Tcnica o procedimiento que nos permite llevar un control de las existencias a travs de un
conteo, con la finalidad de maximizar las operaciones de la empresa y minimizar los costos.
16.- Por qu se hace un inventario?
R. Disposicin superior.
Ejercicio Econmico (Ganancias y/o Prdidas)
Hurto Robo.
Catstrofe natural (Inundacin, Tormenta, Terremoto, entre otros).
17.- Importancia de los Inventarios
R. Podemos planificar debidamente la produccin.
Nos permite simplificar y ahorrar en las compras.
Se simplifica y se facilita el proceso contable.
Podemos tomar decisiones con ms claridad (A Nivel de Gerencia).
18.- Anlisis de Fallas
R. Mucho reclamo.
Pedidos pendientes por despachar y paralelamente los almacenes abarrotados de mercancas que
no tienen salidas.

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Cambios en la planificacin o en la programacin.

Ajustes por prdidas, cada vez que termina el ejercicio econmico.

19.- Tipos de inventarios, segn su utilizacin

R. Inventarios Activos.
Inventarios Inactivos (Material y/o mercanca que an puede ser aprovechado).
Obsoletos (Daado, Prdida Total).
20.- Tipos de Inventarios, segn el tipo de Almacn
R. Materia Prima.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Materiales auxiliares.
Desperdicios
Devoluciones.
Insumos Generales.
21.- Pasos para inventariar
R. Eleccin de un lder.
Planificacin de los grupos de trabajo.
Publicacin de las instrucciones complementarias (Fecha, Hora, Logstica, entre otros).
Conteo (mercancas que se pesa, se cuenta, se mide dependiendo de la naturaleza del producto).
Reconteo -//- Rotacin de grupo.
Correccin de fallas y ajustes (Otro Conteo). El Grupo N 1 y el Grupo N 2 no coinciden en las
cifras.
22.- Responsabilidades del Personal de Almacn para el da del inventario.
R. Corregir situaciones adversas (Limpiar, quitar polvo, organizar, ubicar las mercancas en orden).
Separar mercancas que ya han sido facturadas o detalladas en algn documento.
Apoyar y ayudar al personal del inventario, el da de su realizacin.
Despachar las emergencias.

23.- Tipos de inventarios segn sus funciones

R.

Inventarios de anticipacin: Se hacen con anticipacin en las pocas de mayor ventas (Programas
de Promocin Comercial) o en un periodo de cierre de la planta de produccin. La gran utilidad de
este tipo de inventarios radica en las necesidades futuras. Ejemplo: Tiempo de Zafra (perodo de
mayor venta), Qu tengo almacenado para promocionarlos, Cierre de Planta (Vacaciones
Colectivas).

Inventarios Tamao de Lote: Con frecuencia es imposible fabricar o comprar artculos en las mismas
cantidades que se vendern, por lo tanto los artculos se consiguen en cantidades mayores a las
que se necesita en el presente, pensando en el futuro.

Inventarios de Transportacin: Existen porque el material debe moverse de un lugar a otro, por lo
tanto las mercancas depositada en un camin u otro vehculo, debe tomarse en cuenta en el
momento del conteo.

Inventarios de Proteccin y/o Seguridad: Son aquellos que consisten en tener reservas en las
existencias para hacer frente a una demanda mayor de la esperada.

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24.- Anlisis ABC

R.- Es un indicador que nos permite clasificar las mercancas en funcin de cantidades y costos.

Se consideran Artculos Clase A, aquellos de menor cantidad y mayor costo.

Se consideran Artculos Clase B, aquellos de cantidad y costos intermedios.
Se consideran Artculos Clase C, aquellos de mayor cantidad y menor costo.

B
C
A

Cantidad
2.000
125.000
50

Costo
500
18,50
243.920

25.- Rotacin de Inventarios

R.- Es una relacin entre el consumo y las existencias, para un determinado perodo de tiempo, nos indica
las veces que los inventarios dan la vuelta completa (Ciclo).
Rotacin de Inventarios (RI) =

Consumo
Existencias

Consumo = Rotacin de Inventarios (RI) x Existencias

Existencias=

Consumo
Rotacin de Inventarios (RI)

Ejemplo:
La Empresa Tribilin, C.A tiene un inventario inicial de 3.000 piezas, tiene un inventario final de 7.000
piezas. Entradas del ao: 12.000 piezas, Consumo del ao: 8.000 piezas, Promedio mensual de
existencias: 4.000 Piezas.
Rotacin de Inventarios (RI) =

Consumo =
Existencias

8000 = 2
4000

Rotacin de Inventarios (RI) = 2

En este ejemplo indica que dichas piezas, rot 2 veces (2 ciclos).
26.- Cobertura Media
R.- Es la relacin de tiempo entre las existencias y el consumo.
Cobertura Media (CM)=

Existencias =
Consumo

4.000
8.000

Nos indica el tiempo para el cual estamos cubiertos.

CM = Existencias
Consumo

4.000
=
8.000
12 Meses

4000
=
666,66

6 Meses

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Estamos cubiertos para seis (06) meses.

Nota importante:
La rotacin de inventarios y la cobertura media son indicadores de extraordinaria utilidad para el
inicio de cualquier anlisis de problemas de existencias.

27.- Qu es Stock?
R.- Es la cantidad total de materiales y mercancas existentes en un almacn.
28.- Clases de Stock
R. Mnimo: Es importante establecer un nivel mximo para cada producto y verificar peridicamente
estas dos cifras, esto quiere decir No bajar del mnimo, ni pasarse del Mximo. Normalmente el
nivel mnimo se determina en funcin de la inversin que la empresa desea hacer y para eliminar el
riesgo de agotamiento es importante crear el stock de seguridad.

Mximo: El nivel mximo es mucho ms complejo pues hay que tomar en cuenta muchos factores
tales como: El costo de las existencias, los costos administrativos, los costos de almacenaje, el
consumo y el tiempo. Otro elemento que hay que analizar (ABC) para establecer el nivel mximo y
nivel mnimo.

29.- Krdex
R.- Es una herramienta contable que nos permite controlar la entrada y salida de toda clases de mercancas
con la finalidad de mantener y obtener un saldo.

Entrada: Son las compras y devoluciones de nuestros clientes.

Salida: Son las ventas o devoluciones de nuestros clientes internos y externos.

30.- Saldo
R.- Es la diferencia entre los registros de entrada y los registros de salida.
Nombre del Artculo: CLORO
Fecha
01-06-06
02-06-06
10-06-06
12-06-06
19-06-06
30-06-06

Referencia
1
2
3
4
5
6

Entrada
2.000

Salida
50

(25) Devolucin en
Compra
400
70
(70) Devolucin en
Compra

Saldo
2.000
1.950
1.975
1.575
1.505
1.575

Nombre del Artculo: DESINFECTANTE FLORAL

Fecha
01-06-06
05-06-06
16-06-06
19-06-06
22-06-06

Referencia
1
2
3
4
5

Entrada
1.800

Salida
100

200
30
(200) Devolucin
en Ventas

Saldo
1.800
1.700
1.900
1.870
1.670

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Nombre del Artculo: DESINFECTANTE DE PINO

Fecha
01-06-06
02-06-06
10-06-06
16-06-06
19-06-06

Referencia
1
2
3
4
5

Entrada
2.000

Salida
60

(30) Devolucin en
Compra
300
40

Saldo
2.000
1.940
1.970
2.270
2.230

Nombre del Artculo: LAVAPLATOS

Fecha
01-06-06
05-06-06
08-06-06
19-06-06

Referencia
1
2
3
4

Entrada
1.500

Salida
80

500
50

Saldo
1.500
1.420
1.920
1.870

Nombre del Artculo: JABN EN POLVO

Fecha
01-06-06
02-06-06
10-06-06
12-06-06
15-06-06
19-06-06
25-06-06

Referencia
1
2
3
4
5
6
7

Entrada
4.000

Salida
100

(50) Devolucin en
Compra
200
1.825
100
600

Saldo
4.000
3.900
3.850
3.650
1.825
1.725
2.375

31.- En la Contabilidad de Venezuela se usa con frecuencia las siguientes siglas

N/F N que significa nuestra factura (Compras)
S/F N que significa segn factura (Ventas).

FUENTE DE INFORMACIN:

Clases dictadas por la Profesora Lucina Loaiza, en el Centro de Formacin Maracay (CENFOMAR)
Curso: Administracin de Almacn, Septiembre 2.006, Maracay Venezuela.

Autor:
Edgar Tovar Canelo
tovarcanelo@hotmail.com
Venezuela

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