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Tipos de Eventos y Sus Caractetisticas
Tipos de Eventos y Sus Caractetisticas
DEFINICIN
Empezaremos por definir el significado de la palabra EVENTO que proviene
del latn "EVENTUS", que significa acontecimiento, suceso, eventualidad.
Evento: Trmino genrico que designa a cualquier tipo de reunin profesional de
corte cientfico, tcnico, cultural, deportivo, educativo, poltico, social, econmico,
comercial, religioso, promocional o de otra ndole que facilite el intercambio de ideas,
conocimientos, y/o experiencias entre los participantes
Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por
razones de asociarse en un determinado entorno geogrfico, en colectivos y grupos.
Son un hecho econmico y cultural que permite un intercambio social, tcnico,
profesional
y
cientfico
ANTECEDENTES
Si atendemos a la evolucin a lo largo del tiempo de la actividad turstica,
observamos que se nos manifiesta como un fenmeno complejo y con una larga
trayectoria. En la Antigedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan
por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, etc. Durante
los siglos XV al XVIII podemos hablar de las primicias del turismo. En el siglo XIX y
primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente
elitista para, tras la Segunda Guerra Mundial, dar paso al turismo de masas con un
fuerte grado de democratizacin debido a factores econmicos, sociales, culturales y la
creciente urbanizacin, al tiempo que se diversifican las formas del turismo (costa,
montaa, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, reuniones etc.),
con grandes disparidades entre los pases desarrollados y los menos desarrollados,
destacando una fuerte concentracin de la demanda en Europa, Amrica del Norte
(EE.UU. y Canad) y Japn, especialmente de sus poblaciones urbanas y con
motivaciones muy diversas, al tiempo que, recientemente, se ha producido la
emergencia de una serie de pases(Caribe, Sudfrica, Sudamrica, Costa mediterrnea
de frica, China, Tailandia, etc.), que captan una parte, cada vez ms importante de los
flujos tursticos.
Entre fines del siglos XVIII y mediados del siglo XIX ocurri la Revolucin
Industrial que propici una transformacin econmica y social y el surgimiento de una
clase media numerosa y prspera; la cual comparta el deseo de viajar debido a que se
incluyeron las vacaciones y se mejor el transporte, se increment el trfico de
pasajeros que haca uso del barco a vapor y los ferrocarriles. En la primera mitad del
siglo XIX el movimiento masivo hizo florecer la industria turstica.
Thomas Cook tiene la reputacin de ser el primer agente de viaje que en 1841
alquil un tren para llevar 540 personas a una convencin antialcohlica; organiz el
viaje al precio de un cheln por viajero en la trayectoria de ida y vuelta
de Leicester a Loughborough.
Despus de la segunda guerra mundial el turismo se transform en un
fenmeno masivo, en medio de un ambiente relativamente pacfico, Los avances en las
comunicaciones y el disfrute del tiempo libre hizo posible su desarrollo. A lo anterior se
agregan las innovaciones tecnolgicas en el transporte. Con el desarrollo de la aviacin
comercial se flexibiliz el derecho areo y en 1945 se fund la Asociacin Internacional
de Transporte Areo. As se incremento la comercializacin, lo cual origin que los
inversionistas dieran un fuerte impulso a la industria del turismo y a la aplicacin de
tcnicas adecuadas de mercadotecnia. Ante esta circunstancia el profesional del
turismo tuvo que definir el perfil del visitante que deseaba captar, por ello el anlisis de
las motivaciones se transform en el objeto de estudio central de quienes deseaban
atraer el mayor nmero de turistas a sus regiones.
Las modalidades del turismo son diversas. Sin embargo, una de las ms
importantes por su volumen y por el aporte en divisas que presenta es la de congresos
y convenciones. Ms tarde, con la evolucin natural del turismo este tipo de
acontecimiento se hizo ms comn, aunque an no se le daba la importancia debida. A
mediado de este siglo se establecen los lugares especficos para celebrar tales
reuniones. En Europa se fundaron los Palacios de Congresos, que en defensa de sus
intereses crearon los centros nacionales y ms tarde se unieron en la Fdration
Europe en des Villes des Congrs.
El origen y evolucin de los Buroes de Convenciones hay que buscarlo en los
Estados Unidos, donde se crearon, a fines del siglo XIX, las primeras estructuras para el
desarrollo de una corriente turstica hacia el destino de ciudad. Estas tuvieron un
rpido aumento y uno de los objetivos planteados para cumplir con su funcin principal
fue precisamente la organizacin de eventos como parte del llamado turismo de
negocio.
Sonideros.
D.J.
Fotgrafos.
Video filmadores.
Coregrafos.
Casas dedicadas a mobiliario, (lonas, carpas, sillas).
Empresas de catering.
Organizadores de eventos sociales.
Floreras.
Empresas de Sonorizacin.
Grupos musicales.
Renta de limosinas.
Por lo general estos tipos de empresas, se pelearan por organizarle todo su evento,
sin importar la calidad final. En la actualidad, muchas de estas empresas tratan de
incursionar en el mercado empresarial dando con esto una prostitucin en el precio
debido a su falta de calidad y personal no capacitado.
Para los eventos Pblicos y Masivos, encontraremos 2 tipos de empresas:
Las organizadoras de eventos corporativos, que adems de organizar todo el
evento conjuntan los servicios propios y de las empresas de renta.
Empresas de renta de equipo, que en su mayora son especialistas en la renta de
equipos profesionales ya sean de audio, iluminacin y video.
En el mercado Empresarial o Corporativo, encontraremos una gran cantidad de
compaas que se especializan en determinado(s) servicios, y pocas son las que
por lo general podremos identificar estas compaas ya que los equipos que rentan son
del tipo casero o son del tipo que se pueden comprar en tiendas de autoservicio.
Etapas de un evento
Etapas Evento
Pre-Evento
Planificacin
Organizacin
Evento
Direccin
Post-Evento
Evaluacin
TIPOS DE PLANES
Un plan es un modelo anticipado de la realidad futura , ya sea a corto como a largo
plazo.
El autor James Stoner expone en su libro Administracin Tomo I que los planes se
clasifican en dos grandes grupos: los Planes Estratgicos y los Planes Operativos.
Los planes estratgicos: aquellos que se aplican a toda la organizacin, que
establecen los objetivos generales de la organizacin para el largo y mediano plazo y
buscan determinar la posicin de la organizacin en trminos de su ambiente, por lo
que su delimitacin es bien general y de un modo simple.
Por Planeacin estratgica, se entiende: Que es un proceso que los gerentes realizan
para sus organizaciones, que tiene un mayor alcance. Es el tipo fundamental de
planeacin de medios que incluye la identificacin y organizacin de las fuerzas de una
organizacin o institucin para posicionarla con xito en su ambiente.
Par el establecimiento de una Administracin Estratgica, se requiere del cumplimiento
de los siguientes aspectos claves:
un
modelo
que
crea
3. Implantacin de la estrategia.
4. El control estratgico que proporciona una retroalimentacin en cuanto a su
progreso.
Los planes operacionales son los planes que especifican, en el corto plazo, la manera
en que se van a lograr los objetivos generales. Su elaboracin es ms especfica y
detallada (plan de trabajo).
Los planes estratgicos son diseados por los altos ejecutivos y la administracin de
mandos medios para lograr las metas generales de la organizacin, mientras que los
planes operacionales indican cmo sern implantados los planes estratgicos mediante
las actividades diarias, proporcionan los detalles necesarios para incorporar la
estrategia a las operaciones cotidianas.
El proceso de planificacin
Todo proceso puede ser estudiado como una secuencia de pasos o etapas que van
completando determinados resultados intermedios hasta conformar el resultado final.
Cada tipo de plan tiene su forma particular de llevar a cabo el proceso de su
elaboracin, pero tambin resulta posible identificar algunos pasos comunes que
aparecen en cualquier proceso de planificacin:
de ello cada edicin, puede traer nuevas metas superiores y debe ser asumida como
un nuevo evento. Y el primer paso del proceso de planificacin seguir siendo clave
para el xito del mismo.
Organizacin del proceso de confeccin del plan
La confeccin del plan ya sea operativo o estratgico, requiere de un cuidadoso trabajo
y debe ser adecuadamente planificado, organizado y controlado. Es decir, el proceso de
confeccin del plan debe ser dirigido igual que se hace una actividad cualquiera o con
el sistema organizativo en su conjunto
Captacin, clasificacin y seleccin de informaciones.
La confeccin del plan incluye un proceso complejo de tomas de decisiones que
demandan gran cantidad y calidad determinada de informacin sin la cual el proceso
no es posible, al menos eficientemente. La informacin necesaria en relacin a un
evento puede ser de muy diversos tipos y relacionada a factores de importancia como:
4. Su espacio fsico.
5. Fechas y duracin.
6. Presupuesto.
7. Recursos humanos.
8. Apoyos institucionales.
comit Organizador) que deben decidir sobre la continuacin del trabajo hacia la
confeccin del plan definitivo
Elaboracin del plan modelo definitivo.
Como resultado de la evaluacin del plan, el nivel de direccin que corresponda,
determina que se confeccione el plan siguiendo aquella alternativa que es considerada
la mejor.
En muchos casos este plan definitivo requiere de la elaboracin de otros derivados, por
ejemplo, a niveles inferiores de direccin o a niveles mayores de detalle, proceso el
cual debe iniciarse.
La aprobacin del plan definitivo debe llevarse a cabo mediante un acto formal por
la persona autorizada para ello. Debe ser dado a conocer a todos los ejecutores y se
procede a iniciar el proceso de su ejecucin (durante el evento) y control (despus del
evento).
El alcance y nivel de detalle del plan debe estar adaptado al nivel de direccin
del objeto de planificacin.
Cuanta mayor flexibilidad pueda ser introducida en los planes, menor el peligro
de prdida que se producirn por hechos inesperados. La flexibilidad introducida
implica costos y el plan ms inflexible ser el menos costoso si los hechos
posteriores comprueban que era innecesaria la capacidad para cambiar la decisin.