Curso Auditor Lder EM-OH

TALLER - AUDITORIA DE CERTIFICACION DEL SISTEMA DE GESTION DE HSE DE

UNITRANSPORTE, S.A.

INSTRUCCIONES JUEGO DE ROLES

EQUIPO A AUDITADO
En este ejercicio usted representa al equipo auditado de la empresa UNITRANSPORTE, S.A.. Abajo
encuentra la descripcin del papel de cada uno de los auditados de la empresa. Cada integrante de su
equipo debe elegir uno de los puestos y representarlo durante la auditora.
Antes de la auditora es necesario que se preparen las evidencias necesarias, siguiendo el guin para cada
rol. El objetivo es representar una situacin real de auditora. El objetivo del equipo auditor es determinar si
la organizacin cuenta con Sistema de Gestin de HSE que cumple con los requisitos de la norma ISO
14001 Y OHSAS 18001 y determinar si se puede recomendar para la certificacin.
Por favor lea cuidadosamente todo el texto abajo y prepare la evidencia que usted considere necesaria para
representar su respectivo rol/departamento y fingir una situacin que bien podra presentarse durante una
auditora de este tipo.

INSTRUCCIONES PARA LA AUDITORIA

INFORMACION INTERNA ESTRICTAMENTE CONFIDENCIAL
La empresa UNITRANSPORTE S.A. se dedica al servicio de transporte de carga de mercancas y de
pasajeros. Es una empresa familiar con muchos aos y renombre en el mercado. Sin embargo, hace unos
aos falleci su fundador y la empresa se qued en manos de su hijo. A consecuencia de ese cambio, las
ventas de la empresa decayeron considerablemente hasta hace aproximadamente dos aos cuando entr el
nuevo coordinador comercial quin hbilmente logr aumentar el volumen de ventas y una alianza con una
multinacional UPB de Estados Unidos de Amrica.

OBJETIVO DE LA AUDITORA
Obtener la certificacin ISO 14001 Y OHSAS 18001 para demostrar a su familia lo que sabe hacer y para
tener acceso a nuestro clientes.
Hace unos das se envi el manual de HSE al equipo auditor para su revisin. Le enviaron unas
observaciones, pero no las han atendido debido a una fuerte carga de trabajo y la seguridad de poder
aclarar todo durante la auditora in situ.
PROBLEMAS DE HSE
Hasta hace aproximadamente ocho meses la empresa tena muchos problemas de HSE. Afortunadamente
se logr bajar la cantidad y el nivel de los problemas a travs de la implementacin de un HSE. An sigue
habiendo quejas de algunos clientes pero realmente son pocos en comparacin con meses anteriores.
Desde hace un tiempo, las partes interesadas de UNITRANSPORTE, S.A. se han estado quejando de
mltiples problemas de HSE, incluyendo:
- Incumplimiento de requisitos legales relacionados en HSE
- El aumento de accidentes de trnsito durante la jornada de trabajo y ausentismo
- El cierre de establecimiento de los contratistas de mantenimiento de vehculos por la mala
disposicin de residuos peligros como bateras acidas y aceite lubricante usado.
- Los vehculos de carga con fallas mecnicas.

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Roles para las Entrevistas

GERENTE GENERAL
El joven gerente est muy comprometido con el HSE. Fue su idea implementarlo y buscar la certificacin
para demostrar a la familia su capacidad y a la vez poder obtener nuevos clientes. Conforme sigui
avanzando con sus esfuerzos despert ms y ms inters en su empresa. Ha implementado muchas
mejoras en las reas de operacin y las ensea con mucho orgullo.

COORDINADOR DE ADMINISTRACION Y FINANCIERA

Es el (la) cuado(a) del Gerente General. Es una persona muy detallista y le gusta que las cosas se hagan
bien. Est a cargo de las compras y de la seleccin de los proveedores. Su criterio principal es el precio y le
cuesta trabajo entender que tambin hay otros criterios que son importantes. Le dijeron que tena que hacer
unos formatos para la evaluacin de los proveedores y que era bueno que contara con una lista maestra de
proveedores. Al inicio se opuso, pero ante la presin de su cuado finalmente hizo lo encomendado y ahora
est llevando sus registros. De vez en cuando, cuando hay premura de tiempo, se ve obligado(a) a comprar
de otros vendedores que no estn contemplados en sus controles.
Est un poco molesto(a) por la auditora porque tiene otras cosas ms importantes que hacer. Es cortante
es sus respuestas, sin embargo participa y ensea todo lo que se le est pidiendo.

ASISTENTE DE OPERACIN DE TRANSPORTE DE CARGA

El (la) asistente, es una persona muy tranquilo(a), con mucha capacidad e inters y est muy interesado(a)
en el tema de ISO 14001 Y OHSAS 18001. Le gustara aprender ms. Est a cargo de los archivos de
personal y trata de cumplir con todos los requisitos. Demuestra evidencia de descriptivos de puesto y
evidencias de capacitacin para el personal directivo as como para los conductores.

COORDINADOR COMERCIAL
Es primo(a) del Gerente General. Tiene buena reputacin como vendedor y los clientes le tienen mucha
confianza. Se molesta mucho cuando hay problemas con los pedidos y los clientes se estn quejando.
Siempre se pone del lado de los clientes cuando se trata de quejas. Tiene muy bien documentadas todas las
quejas. El problema es que a veces se le olvida comunicrselas a los dems departamentos.

COORDINADOR DE OPERACIN DE TRANSPORTE DE CARGA

Es el (la) hermano(a) menor del Gerente General. Cuando hay problemas dice que todo es la culpa del
Gerente, su hermano. En verdad est celoso porque l quera quedarse como gerente general. No ha
entendido bien lo del HSE, ni le importa. Sin embargo, se siente obligado a cooperar, al fin es un negocio
familiar. Bajo la direccin de su hermano ha implementado varias mejoras en el proceso que poco a poco se
estn notando.

COORDINADOR DE HSE
Fue designado REPRESENTANTE DE LA DIRECCION. Es una persona capaz pero un poco insegura.
Tiene muy buenas intenciones de implementar y mantener el HSE de la organizacin.
Una de sus funciones como coordinador de HSE es la inspeccin de contratistas. Ocasionalmente el
estndar ambiental y seguridad y salud ocupacional de los contratistas no ha cumplido con las
especificaciones. Toma su trabajo muy en serio y cuida que se est cumpliendo con todos los requisitos.

CONDUCTOR
Los conductores estn muy comprometidos con la empresa porque la mayora de ellos lleva varios aos ah
y respetan mucho a la familia. Cuando el joven gerente empez a cambiar muchas cosas en la empresa se
notaba su resistencia, pues llevaban aos haciendo siempre lo mismo de la misma manera. Les dieron una

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pltica sobre la norma ISO 14001 y OHSAS 18001 y la pertenencia e importancia de sus actividades en la
organizacin. Tambin les ensearon el significado de la poltica de HSE de la empresa. Estn contentos,
porque es la primera vez que sienten realmente importantes dentro de la organizacin de la empresa.

Observaciones durante la auditoria

1)
Durante el recorrido del rea de operacin de transporte de carga, los auditores se dieron cuenta de
la buena iluminacin, espacio suficiente de trabajo con ventanas, botiqun con los elementos
correspondientes y extintores con carga vigente sobre soportes. En la sala de espera de los conductores se
observa la clasificacin de residuos en 4 recipientes (ordinario, cartn-papel, vidrio y lata). Los auditores
preguntan por el estudio de iluminacin e inspeccin de botiqun y extintores. El coordinador de HSE les
muestra el estudio de iluminacin con los soportes de calibracin del equipo usado (luxmetro) y registros de
inspeccin de botiqun y extintores en la empresa y los vehculos.
2)
Al revisar varias operaciones hace 4 das en el proceso de operacin de transporte de carga de
mercanca, el auditor se da cuenta que hubo el atraso grande de cubrir la ruta programada del da, porque
15 conductores fueron en un simulacro de derrame de sustancias. El coordinador de HSE le muestra el
informe del simulacro realizado.
3)
El auditor entrevista un conductor, le pide que cuenta los peligros expuestos y los requisitos legales
aplicables a su labor, caso de derrame de sustancias cargadas, representantes de temas de HSE parte de
empleados. El conductor entrevistado responde satisfactoriamente y le muestra el kit de derrame.
Posteriormente el auditor verifica los registros de induccin y re induccin del conductor. Mediante el video
se comunicaron los peligros especficos, los requisitos legales aplicables al manejo de vehculo de carga,
los representantes de HSE parte de empleados, hoja de seguridad de material y el control de derrame de
sustancias liquidas y slidas. El pago de ARP de los conductores se hace por el nivel de riesgo IV.
4)
Durante la verificacin del recorrido No. 32 programado, el vehculo tuvo el problema de
calentamiento del motor debido a la falla del ventilador de enfriamiento, el conductor arregla gilmente la
falla restableciendo el enfriamiento. El conductor reporte a la base el dao sucedi mediante el uso de radio
y registra en lista de verificacin pre operacional de vehculo diligenciada antes iniciar el recorrido.
5)
Durante la verificacin del recorrido No. 54 (calle sin pavimentacin con muchas partculas
suspendidas). El conductor usa tapaboca (protector respiratorio) y sube la ventana de vehculo.
Adicionalmente, el conductor usa el cinturn de seguridad y mantiene la velocidad por debajo de la velocidad
mxima permitida por la legislacin de trnsito aun que est atrasada para cubrir todo el recorrido.
6)
El coordinador de HSE comenta que ha tenido algunas quejas y sugerencias de partes interesada
desde la implementacin del HSE (hace 3 meses). Y el resultado de encuesta de clima laboral demuestra
un 90% de satisfaccin incluyendo los contratistas.
7)
El auditor pregunta sobre el control de los contratistas de mantenimiento de vehculos y conductores.
El coordinador de HSE y coordinador de administracin y financiera comentan que el control es riguroso y le
muestran los registros de comunicacin de controles exigidos para la correcta disposicin de residuos
peligros, la lista de empresas con licencia o permiso ambiental para su disposicin final, el uso seguro de
herramientas manuales, ATS, programas de 3 R, induccin, re induccin, examen mdico de ingreso y
peridico del personal contratista, los soportes de pago de ARP, capacitacin sobre el manejo de derrame
de sustancias slidas y liquidas, estilo de vida saludable, manejo defensivo y seguridad vial.
8)
Durante la entrevista con el gerente general, el auditor le pregunta cmo se verifica la
conveniencia, eficacia y adecuacin del HSE? El gerente le responde con seguridad; Yo, como Gerente
General, reviso detalladamente los indicadores de objetivos y metas de HSE y de cada procesos, la poltica
de HSE, los resultados de auditoria interna, quejas, sugerencias y reclamos recibidos, las no conformidades
de HSE, los estados de acciones de mejora planeadas, circunstancias cambiante del sector, requisitos
legales y tendencias del mercado mediante las reuniones peridicas y revisin del HSE con todos los
coordinadores

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