Introduccin.

Con el desarrollo y presentacin de este informe integrado de las

caractersticas, funcionalidades y uso del programa A2 Contabilidad
esperamos una asimilacin mucho ms clara y practica sobre las
capacidades que esta herramienta nos ofrece, y a su vez poder desarrollar
la habilidad de poder usar este software de manera ms eficiente y
productiva para empresa.

1. Introduccin al programa y su interfaz.

El programa A2 es un sistema de informacin contable que se
encuentra en su versin nmero 5.00.2 que ha sido diseada tomando
como pilar fundamental la importancia que tiene la informacin contable
para las empresas, brindando soluciones programadas de acuerdo con el
criterio de profesionales contables, y orientadas a la sencillez y la
practicidad. Tanto en la carga, en la utilidad, en los informes como as
tambin en el tiempo de implementacin.
Este sistema se caracteriza por su flexibilidad para manejar la
informacin y ordenarla de manera tal que, en pocos pasos, la prepare
como desee para el anlisis contable.
A2 contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen
las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones,
valindose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que
presentados a la gerencia le permitirn a la misma tomar decisiones
financieras.
1.1Interfaz.

El programa que trabaja bajo la plataforma Windows posee una

interfaz clara y sencilla con una cinta en donde se encuentran las
opciones de Mantenimiento, Transacciones, informe y sistemas
debajo de sta se encuentra una serie de iconos que funcionan como
acceso directo a funciones claves y de uso regular. (ver Fig 1)

Fig1 interfaz del programa

Fuente: A2 Sofway, Pantalla principal del sistema
2. Creacin de una empresa.
Para comenzar a utilizar el programa A2, es necesario la
creacin de la empresa, este debe ser el primer paso y el ms importante
a la hora de iniciar y llevar los registros de una organizacin, dentro de
este paso se le asigna un nombre a la empresa sus datos principales, la
duracin del ejercicio contable, su plan maestro de cuentas como tambin
se predeterminan una serie de funciones vitales para el funcionamiento y
control de las operaciones, como por ejemplo, el formato de los
comprobantes a generar, la validacin de centros de responsabilidad o
costos entre otros.
El proceso de creacin de la empresa dentro del sistema A2
puede comenzar por lugares uno dentro de la pestaa Mantenimiento o
directamente desde el acceso directo Empresas (Ver Fig. 2) que esta
mostrado en la pantalla principal del programa

Fig. 2
Fuente: A2 Sofway.
Dentro de estas funciones se mostrar una ventana con una serie de
campos en las cuales se proceder a incluir los datos principales de la
empresa, comenzando por la razn social de la misma, direccin, nmero
de telfono, persona de contacto, correo electrnico, sitio web, RIF entre
otros.

Una vez introducidos estos datos debemos avanzar a la siguiente

pestaa que se encuentra debajo llamada Configuracin de Cuentas,
Comprobantes y Otros, Dentro de esta pestaa que se encuentra dividida
en varias secciones se pueden configurar los siguientes aspectos Duracin
del ejercicio Contable, Formato del plan de cuentas, Comprobantes y
formato de Centro de costos.

En la configuracin de la duracin del ejercicio contable se le

especifica al sistema cuando comienza y termina el ejercicio contable
actual mediante un calendario, una vez establecido, se configura el
formato de plan de cuentas y su mascara, esta define la forma en que
las cuentas se van a codificar dentro del plan de maestro y sus niveles
desde cuentas de grupo hasta la cuenta de movimiento que se encuentra
en el ltimo nivel de la mscara tambin, se podr activar la casilla
validar Centro de Costos esta opcin es vital para que el programa
pueda utilizar los centros de costos que se van a crear posteriormente.

Dentro de la misma pestaa en la parte superior se encuentra la

opcin de importar plan de cuentas la cual como su nombre nos dice
nos permite traer un plan de cuentas que utiliza otra empresa o importar
el plan por defecto que A2 nos facilita.

Una vez finalizado el proceso, se procede a guardar los datos, esto

permite crear una carpeta virtual donde se van a guardar las operaciones
que se vayan realizando en el operar normal de la empresa, despus de
haber guardado se deber activar la empresa que hemos creado para
poder trabajar en ella. Para activar la empresa es necesario ir a la opcin
que se encuentra dentro la pestaa mantenimiento que se llama
Seleccin de Empresas, sta opcin nos va a mostrar todas empresas
creadas que existen permitindonos escoger una de ellas, hay que notar

que en la parte superior del programa se puede leer Empresa De

Demostracin y una vez que hemos seleccionado la empresa ese texto
cambiar al nombre de la empresa que hemos creado. (Ver 3 y 4)

Fig 3
Fuente: A2 sofway mdulo de Contabilidad
Opcin Empresas

Fig. 4
Fuente: A2 sofway, se muestra como el tito del programa
cambia al nombre de la empresa.

3. Plan de cuentas

El plan de cuentas es el catalogo maestro de todas las partidas a

utilizar el cual est constituido de cuentas de grupo y cuentas de
movimientos, permitiendo agrupar nominales y reales, considerando la
separacin de grupos circulantes y largo plazo, hay que aclarar las
partidas estn codificadas segn la mscara que previamente se haba
establecido durante el proceso de creacin de la empresa, se recomienda
estudiar cada empresa para desarrollar un plan de cuentas nico para
esta debido a que el plan por defecto puede no satisfacer las necesidades
que la empresa posee.
Para importar el plan de cuentas se debe buscar la opcin que se
encuentra en el mdulo de crear empresas, en la parte superior, esta nos
llevar a un recuadro donde nos muestra dos botones principal Importar
o plan defecto, estos dos botones aunque su funcin es parecida ambos
trabajan de forma totalmente distinta, mientras que el botn importar nos
permite traer un catlogo de cuentas de una empresa ya existente incluso
con sus saldos iniciales, el botn plan defecto solo nos traer el plan que
viene con el sistema contable y saldos en cero, esta funcin de importar
nos resulta muy til cuando se quiere trabajar sobre una laptop y llevar la
informacin para su posterior anlisis. (Ver fig. 5)

Fig. 5
Fuente: A2 Sofway Proceso y dialogo
de cmo importar el plan cuentas.
4. Mdulo de Terceros.
Esta utilidad del sistema permite la creacin de los relacionados o
terceros donde el ente posee algn vnculo econmico, es decir, los
proveedores, los clientes, entre otros. Esta utilidad facilita la configuracin
de una base de datos que agilizar las transacciones contables y a la vez
alivia la carga de cuentas del sistema evitando crear una cuenta por cada
cuenta por cobrar con una razn diferente que se genere, as el sistema
solo manejara una sola cuenta por cobrar relacionada con terceros a
varias cuentas por cobrar que sobrecargaran el sistema.
En este mdulo se registra informacin bsica de los terceros
comenzando por un cdigo que es asignado por el usuario, la razn social,
el tipo que est referido al tipo relacin que puede ser proveedor, cliente,
entre otros, contacto, direccin, telfono, rif entre otros. (Ver Fig. 6)

Fig. 6
Fuente: A2 Softway, Modulo de creacin de Terceros
5. Centro de Costos.
Es una utilidad del sistema que permite la creacin de centros de
responsabilidad (Departamentos, reas, Procesos, Actividades, entre
otros), que se encargan de controlar desembolsos asociados a la actividad
principal del negocio. En el diseo de centros de costos, se presenta un
cuadro de dialogo en donde ser posible seleccionar varias opciones como
la bsqueda de registros, incluir registro, modificar registros y borrar
registro.

Los centros de Costos deben ser creados siguiendo la estructura

organizacional de empresa para poder llevar un orden coherente y poder
ajustar estos a la realidad de la empresa. Por ejemplo, si la empresa sta
organizada de la siguiente forma (Ver fig. 7) de igual forma debe hacerse
al momento de crear los centros de costos, cabe aclarar que las
codificaciones de los centros de costos tambin son llevadas mediante de
una mscara que es preestablecida al momento de la creacin de la

Nivel #1

empresa.

Presidencia
.

Nivel #2
Produccion.
1

Administraci
n. 2

Nivel #3
Contabilidad
. 1.2.1

Presupuesto.
1.2.2

Fig.7
Fuente: A2 Softway centros de costos.
Para crear los centros de costos debemos entrar a la opcin desde el
men de mantenimiento o directamente desde el icono en la pantalla
principal, una vez dentro de este se nos mostrar un recuadro donde
primero se registrarn los centros de costo es la forma de grupo como
vimos anteriormente, estos grupos no registrarn movimientos solo
organizan la estructura, una vez creado el grupo se deber crear el centro
de costo de movimiento, este se caracteriza por el que se encuentra en el
ltimo nivel de la mscara y es en el cual se llevaran los registros.(ver Fig.
8)

Fig. 8
Fuente: A2 Softway. Se muestra el modulo para agregar centros de costo,
el primero es un centro de grupo y el segundo es el de movimiento.

6. ndices Financieros
Son una serie de frmulas diseadas para informarnos sobre aspectos financieros y
administrativos de la empresa en un momento

determinado, utilizando el catlogo de

cuentas para llevar a cabo clculos que nos aportan una idea sobre el
estado en particular del negocio, como solvencia, endeudamiento, capital de trabajo, entre
otros. En el mdulo de ndices financieros, se dispone de un editor de frmulas que permitir crear o
modificar una frmula. (ver Fig. 9)

Fig. 9
Fuente: A2 Softway, Modulo para la elaboracin de ndices
financieros con la frmula de capital de trabajo.
Este mdulo muestra una botonera en su parte inferior donde
nos permite incluir operaciones matemticas que afectaran las
cuentas que importemos a travs del botn C, mediante el botn
intro el modulo comprueba la coherencia matemtica de la
formula, pero no es capaz de infrmanos si el resultado es
realmente lo que se pretende, eso queda en manos del contador
que opera el sistema.
7 Activos.