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Versin: 1.1
Fecha:30-07-2009
ndice
1- Vista General...................................................................................................................................5
1.1 - Caractersticas de OJS.............................................................................................................5
1.2 - Roles de usuario dentro de OJS...............................................................................................6
1.3 - Flujo de trabajo OJS................................................................................................................8
1.4 - Proceso editorial simplificado.................................................................................................9
1.5 - Vista rpida de OJS................................................................................................................10
2- Gestor o Gestor de Revista............................................................................................................12
2.1 - Gestor de Revista, aspectos clave para la configuracin .....................................................14
2.1.1 - Configuracin................................................................................................................14
2.1.2 - Anuncios........................................................................................................................17
2.1.3 - Navegacin de ficheros..................................................................................................17
2.1.4 - Secciones de la revista...................................................................................................17
2.1.5 - Formularios de revisin.................................................................................................17
2.1.6 - Idiomas..........................................................................................................................19
2.1.7 - Equipo de trabajo...........................................................................................................19
2.1.8 - Plantillas de correo-e.....................................................................................................19
2.1.9 - Herramientas para la lectura.........................................................................................20
2.1.10 - Estadsticas e informes................................................................................................20
2.1.11 - Pagos............................................................................................................................21
2.1.12 - Suscripciones...............................................................................................................21
2.1.13 - Plugin del sistema........................................................................................................22
2.1.14 - Importar/Exportar Informacin...................................................................................22
2.2 - Aspectos clave de la Gestin de Usuarios y Roles para el Gestor de la Revista...................23
2.2.1 - Usuarios.........................................................................................................................23
2.2.2 - Roles..............................................................................................................................24
3- Gestor de Suscripcin...................................................................................................................25
4- Editor.............................................................................................................................................26
4.1 - Envos sin asignar..................................................................................................................27
4.2 - Envos en revisin.................................................................................................................29
4.3 - Envos en edicin..................................................................................................................30
4.3.1 - Correccin......................................................................................................................30
4.3.2 - Maquetacin..................................................................................................................32
4.3.3 - Correccin de Pruebas...................................................................................................32
4.4 - Envos Archivados.................................................................................................................34
4.5 - Gestin de nmeros de revista...............................................................................................35
5- Editor de Seccin..........................................................................................................................39
5.1 - Iniciar revisin.......................................................................................................................40
5.2 - Iniciar correccin...................................................................................................................43
5.3 - Iniciar maquetacin...............................................................................................................44
5.4 - Iniciar correccin de pruebas.................................................................................................45
5.5 - Publicar artculo.....................................................................................................................47
6- Revisor..........................................................................................................................................48
7- Corrector.......................................................................................................................................50
8- Editor de Composicin o Maquetacin.........................................................................................52
Solid Rock IT Opera eraikina San Prudentzio 31 2. solairua 47. bulegoa 01005 Vitoria-Gasteiz Araba (+ 34) 945 10 18 04
info@solid-rock-it.com
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1- Vista General
1.1 -
Caractersticas de OJS
Caractersticas de OJS:
1. Controlar los envos de artculos y todo el proceso editorial de la revista
2. Configurar requerimientos, secciones, proceso de revisin, etc. por parte del Editor
3. Ofrecer acceso abierto o no en artculos o nmeros de revistas determinados y
permite a los usuarios registrados comentar los artculos publicados.
4. Indexar documentos a travs del texto y los metadatos.
5. Herramientas de lectura
6. Envo de e-mail prediseados para favorecer el control del proceso editorial.
7. OJS soporta mltiples lenguajes
8. OJS gestiona el proceso editorial de una publicacin en cinco pasos, coordinado
por uno o ms Editores, Revisores y Correctores:
1. Cola de envos: contiene los artculos enviados por los Autores.
2. Revisin del envo: el Autor podr saber en todo momento cual es el estado
de su artculo, revisin y su aceptacin o denegacin.
3. Edicin del envo: maquetacin, correccin de estilo y sintaxis de artculos.
4. Programacin de ejemplares: los artculos son programados para nmeros
de revista presentes o futuros sin lmite de tiempo.
5. Tabla de contenidos: los artculos son ordenados por el Editor de acuerdo al
nmero y volumen de la revista.
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1.2
Editor: supervisa el proceso editorial, asigna los artculos enviados por los
Autores a los Editores de Seccin para su revisin, realizan la planificacin de los
nmeros de revista y el contenido de estos.
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1.3 -
Un usuario puede asumir diferentes roles a la vez, por ejemplo Gestor de la Revista y
Editor de Seccin.
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1.4 -
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1.5 -
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2.1 -
Muy importante: La revista tendr un idioma principal o por defecto y puede que soporte
otros idiomas. Para aquellos recursos que queramos sean multilinges, primero debemos
rellenar todos los formularios en el idioma principal o por defecto de la revista. Despus,
en los formularios donde aparezca el desplegable de la imagen, elegimos el idioma
secundario y rellenamos de nuevo el formulario. Deberemos rellenar todos los
formularios tantas veces como idiomas queramos tener disponibles.
Los usuarios de la revista al conectarse y en funcin del idioma que elijan se les mostrar
la descripcin de comentarios, recomendaciones, polticas de acceso, copyright ... en el
idioma correspondiente.
2.1.1 -
Configuracin
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revisin adjunto consiste en que los Revisores no tienen porque validarse en OJS
para hacer la revisin ya que una vez que el Editor de Seccin enva a los
Revisores una propuesta de revisin, esta incluir el envo como adjunto. Si los
Revisores lo aceptan, tendrn que enviar primero un e-mail con su consentimiento,
y posteriormente enviar su revisin y recomendacin al Editor. Los Editores
pasarn la copia a la seccin de revisin y registrarn la recomendacin del
Revisor, asegurndose de que el sistema cuenta con un registro del proceso de
revisin. En Opciones de revisin se determinan ciertos aspectos secundarios de
la revisin dnde el ms importante, sin duda, es el tiempo de revisin.
En la seccin Archivado de la revista Lockss es una herramienta que proporciona
a las Bibliotecas la posibilidad de ofrecer a sus usuarios material publicado en la
Web. Puede ser interesante para difundir nuestra revista identificar 6-10 bibliotecas
que registren y cacheen nuestra revista.
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2.1.2 -
Anuncios
Podemos incluir dentro de la revista anuncios clasificados por tipo y con fecha de
caducidad determinada.
2.1.3 -
Navegacin de ficheros
Usar con precaucin ya que se trata de una funcionalidad avanzada que permite
manipular directamente los ficheros y directorios asociados a la revista. Si se borra un
fichero desde esta opcin no se borrar en la base de datos y se creara una
inconsistencia de datos.
2.1.4 -
Secciones de la revista
2.1.5 -
Formularios de revisin
Se definen formularios que nos permiten crear directrices especficas para revisar
secciones determinadas de la revista. Podemos tener formularios de revisin activos o
inactivos as como secciones no asignadas a ningn formulario de revisin.
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2.1.6 -
Idiomas
2.1.7 -
Equipo de trabajo
En la opcin por defecto, el sistema OJS muestra el Equipo Editorial con sus
consiguientes roles. Por otra lado, seleccionando sobre Crear Ttulo de Posicin,
podramos crear grupos especficos asignando usuarios determinados a cada grupo.
Seleccionando el botn de radio El/la Gestor/a de Revista crea ttulos (encabezados) y
aade nombres bajo cada ttulo, podramos utilizar estos grupos definidos por nosotros
para las diferentes tareas del proceso editorial.
2.1.8 -
Plantillas de correo-e
Una lista predefinida de plantillas de e-mail con mensajes predefinidos que podemos
personalizar. Los e-mails sern enviados a los Revisores, Autores, Editores de Seccin,
Editores, Correctores ... para confirmar la correcta realizacin o no de diferentes acciones
y estados (artculo cargado, en espera, revisado, aceptado o rechazado ...) dentro del
proceso editorial.
Se pueden modificar las plantillas para diferentes idiomas al ingls pero teniendo en
cuidado en no borrar las variables tipo {$authorName}, {$journalName}, ... que se
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2.1.9 -
2.1.10 -
Estadsticas e informes
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2.1.11 -
Pagos
2.1.12 -
Suscripciones
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2.1.13 -
2.1.14 -
Importar/Exportar Informacin
Plugin XML para artculos & nmeros: importar y exportar artculos y nmeros
completos
Plugin para exportacin a METS XML: exporta revistas en formato METS XML
Plugin de Exportacin DOAJ: exporta la Revista para DOAJ y enva por e-mail la
informacin DOAJ representativa de la revista
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Usuarios
Seleccionando Asociar un/a usuario/a del sitio a esta revista, tendremos acceso a
todos los usuarios del sistema OJS de la UPV/EHU y podremos inscribir un usuario
a nuestra revista seleccionando Inscribir Usuario. Tambin, podremos enviar email a los usuarios que seleccionemos.
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2.2.2 -
Roles
Gestin de usuarios de la revista en funcin del rol que ocupan podremos enviarles email, modificarlos con Editar, desuscribirlos de la revista con Desuscripcin, acceder
como dicho usuario a la revista con Identifquese como, desactivar el usuario con
Desactivar, asociar un usuario existente a dicho rol con Asociar Usuario Existente,
crear un nuevo usuario con dicho rol con Crear nuevo usuario o asignar usuarios con
ese mismo rol de otras revistas a la revista actual seleccionando Sincronizar el alta.
Al asociar un usuario existente a dicho rol con Asociar Usuario Existente podremos crear
usuarios con varios roles. Todos los roles tienen acceso a las mismas opciones
comentadas en el prrafo inmediatamente anterior:
Gestores/as de Revistas
Gestores/as de Suscripcin
Editores/as
Editores/as de Seccin
Editores/as de Composicin
Revisores/as
Correctores/as
Correctores/as de Pruebas
Autoras/es
Lectores/as
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3- Gestor de Suscripcin
Si la revista se configura como de suscripcin se activan las opciones de men y rol para
gestionar los suscriptores y sus pagos.
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4- Editor
Los usuarios que desenpean este rol son creados por el Gestor de Revista.
El Editor supervisa todo el proceso editorial y de publicacin. Durante el proceso editorial,
asigna envos en la seccin de Editores, los revisa y presta su asistencia si se presentan
dificultades. Tambin puede tomar el papel de Editor de Seccin en el proceso de edicin
revisando los envos teniendo en cuenta el estilo gramatical, la composicin,
diagramacin o maquetacin y sintaxis. Otras funciones del Editor son programar el
horario de los envos para la publicacin, arreglar la tabla de contenido y publicar el
nmero. Tambin gestionan los Archivos o histrico de artculos publicados en los
nmeros de revista.
Los archivos puede estar en varios formatos, PDF, HTML, .doc, .odt ... y cuando los
subamos a OJS debemos tener en cuenta:
Importante: un Editor que a la vez disponga del rol Autor puede enviar el artculo a la cola
de envos desde el proceso de envi dentro de las opciones del Autor. Luego, desde el rol
de Editor se puede publicar cualquier artculo directamente de manera autnoma.
Importante: en el desarrollo del ejemplo del rol Editor, determinamos que el Editor asuma
todas las tareas de revisin, aprobacin/rechazo, correccin y maquetacin para una
ms fcil compresin global del proceso editorial.
Durante la explicacin del rol de Editor de Seccin, delegaremos estas tareas en un
Revisor, Corrector, Editor de Composicin o Maquetacin y Corrector de Pruebas en
concreto para ilustrar mejor las posibles combinaciones de roles dentro del proceso
editorial.
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4.1 -
Seleccionando Sin asignar nos aparecern los artculos enviados por los Autores.
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Podemos:
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4.2 -
Envos en revisin
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4.3 -
Envos en edicin
El artculo, una vez emitida una decisin sobre l, pasa al estado en En edicin que
podremos acceder desde las opciones de Editor.
4.3.1 -
Correccin
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Si ahora nos validramos en OJS como Autor vemos que el Autor puede seguir el proceso
en todo momento y que tiene la opcin de modificar o aadir un archivo sobre la
correccin gramatical realizada por el Corrector, el Editor en nuestro ejemplo. El Autor
seleccionar el icono de e-mail para notificar su acuerdo o mejoras sobre la correccin
gramatical.
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Sobre las mejoras sugeridas por el Autor podemos realizar una ltima correccin y/o
seleccionar Completar dentro del apartado Correccin Final.
Observar como el botn Subir reemplazara el artculo correspondiente dependiendo en
que subestado de la correccin nos encontramos. Paso 1 se corresponde con la
Correccin Inicial, Paso 2 con Correccin del Autor y Paso 3 con Correccin Final.
4.3.2 -
Maquetacin
4.3.3 -
Correccin de Pruebas
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la Tabla de
4.4 -
Envos Archivados
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4.5 -
Se nos mostrarn todos los nmeros de revista que no hayan sido publicados.
Tras seleccionar sobre el ttulo del nmero de la revista aparecer la tabla de contenidos
de la misma con el botn Publicar nmero. Seleccionamos el botn Publicar nmero.
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Los artculos dejan de estar en estado en edicin y pasan a estar consultables desde
Archivos. Adems, el nmero de revista pasa a la seccin Nmeros anteriores.
Seleccionando Notificar usuarios podemos avisar mediante e-mail a nuestros usuarios
de que el nmero ya ha sido publicado.
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5- Editor de Seccin
Los usuarios que desempean este rol son creados por el Gestor o Gestor de Revista.
Realiza casi las mismas funciones que el Editor pero siempre dentro del mbito de la
seccin determinada sobre la que son responsables. Se puede encarga de la aceptacin
o rechazo de un artculo, asignacin y delegacin de revisin sobre los Revisores,
correccin y maquetacin de artculos enviados y publicacin dentro de un nmero en
curso o futuro.
El Editor de Seccin no se encarga de crear un nuevo nmero de revista.
Importante: en el desarrollo del ejemplo anterior del rol Editor determinamos que el
Editor asuma todas las tareas de revisin, aprobacin/rechazo,
correccin
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5.1 -
Iniciar revisin
Seleccionando sobre el ttulo del artculo nos aparecer una pantalla en la que en la
seccin Revisin por pares seleccionando Seleccionar Revisor podremos asignar un
Revisor que validar si la temtica del artculo se corresponde con nuestra seccin o no.
Debemos pulsar el icono de e-mail para que el artculo sea asignado al Revisor.
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Una vez que el Revisor , ver apartado Revisor, ha revisado y aceptado el artculo enviado
por el Editor de Seccin, el artculo cambia de estado.
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5.2 -
Iniciar correccin
Una vez corregido se activa el botn de envo de e-mail del Autor para que el Autor pueda
aadir observaciones a la correccin realizada. Podemos subir el fichero remitido por el
Corrector para este paso.
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El Autor revisar el artculo corregido pudiendo estar conforme o enviar un fichero con
modificaciones sobre el artculo. Ver en Autor artculo corregido para confirmacin de
Autor.
Finalmente, tras la validacin del Autor, se activa el botn de e-mail para la Correccin
final. El Editor de Seccin enva de nuevo solicitud al Corrector para que realice la
correccin final y el Corrector deber dar su aprobacin, ver dentro del Corrector
correccin en paso 3.
5.3 -
Iniciar maquetacin
Ahora el artculo ya est listo para que el Editor de Seccin elija un Editor de Contenido o
Maquetacin seleccionando Asignar Editor de Maquetacin. Debe seleccionar el icono
de e-mail para poder asignrselo al Editor de Contenido o Maquetacin. El Editor de
Contenido o Maquetacin generar versiones HTML y/o PDF del artculo y los depositar
en la Galerada.
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A modo de ejemplo, en caso de que se cargue el artculo en HTML se podr subir las
imgenes y CSS uno a uno en ese mismo momento.
Ahora el artculo ya est listo para pasarlo al Corrector de Pruebas y que corrija la
tipografa y formato de los artculos en la Galerada.
5.4 -
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Una vez revisado por el Editor de Composicin o Maquetacin, se activa el icono de email para poder responder diciendo que se ha recibido el trabajo del Editor de
Composicin o Maquetacin.
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5.5 -
Publicar artculo
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6- Revisor
Los usuarios con este perfil pueden darse de alta automticamente o pueden ser creados
por el Gestor de la Revista.
En el ejemplo a continuacin el Revisor validar un artculo en base a un formulario
predefinido creado por el Gestor de la Revista desde Formularios Revisin.
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El artculo recin revisado pasa a la zona Archivo dentro de las opciones del Revisor.
Dentro de las opciones de revisin del Editor de Seccin el artculo pasa al estado
Hecho.
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7- Corrector
Los usuarios con rol Corrector son creados por el Gestor de la Revista. El Corrector
corrige la gramtica y claridad de exposicin del artculo.
Cuando el el Editor de Seccin nos asigne un artculo a corregir nos llegar un e-mail y
nos aparecer dentro de Activo.
Seleccionando sobre el ttulo del artculo nos aparecern opciones para descargar el
fichero, corregirlo, cargar el fichero corregido y notificarlo seleccionando el icono de email.
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Seleccionando el ttulo del artculo tendremos la opcin de cargar las versiones en HTML
y/o PDF eligiendo Subir fichero a Galerada.
Debemos seleccionar el icono de e-mail para notificar el Editor de Seccin que ya hemos
acabado. Se pueden subir imgenes y CSS para la versin HTML .
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Ahora el artculo ya est listo para la correccin final (tipografa y formato) a realizar por el
Corrector de Pruebas asignado por el Editor de Seccin.
Cuando el Corrector de Pruebas acaba con la correccin tipogrfica el Editor de
Composicin o Maquetacin tendr oportunidad de validar el artculo de nuevo.
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9- Corrector de Pruebas
Los usuarios con este perfil son creados por el Gestor de la Revista. El Corrector de
Pruebas lee el artculo de la Galerada para comprobar la tipografa y formato.
Las opciones del Corrector de Pruebas son Activo, artculos por corregir, y Archivo,
artculos corregidos.
Observar como tras haber sido enviado notificacin al Autor el artculo nos aparece en el
estado Envo autor.
Tras seleccionar sobre el ttulo, accedemos a las opciones para poder ver el artculo en la
Galerada, tal y como se ver tras publicarlo, para poder leerlo y corregirlo indicando
correcciones en Comentarios de maquetacin y pulsando el icono de e-mail para
completar el trabajo y notificrselo al Editor de Seccin.
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10- Autor
Los usuarios con este perfil pueden darse de alta automticamente o pueden ser creados
por el Gestor de la Revista.
El Autor enva artculos a la revista para que sean revisados, corregidos, maquetados y
finalmente publicados dentro de un nmero de revista.
No existe una revista si no existen artculos. El Autor puede subir artculos al sistema OJS
desde Pulse aqu en la seccin Comenzar un nuevo envo. El Autor deber completar 5
pasos para que su artculo sea cargado con xito en OJS:
1. Comienzo: elegimos seccin para el artculo adems de confirmar que el artculo
cumple con todos los requisitos (formato del documento, no haber sido publicado
antes, Copyright ...) de la revista.
2. Introducir los metadatos: insercin de los metadatos del artculo para facilitar una
mejor bsqueda as como el ttulo y resumen del mismo.
3. Subir envo: se carga el artculo al sistema OJS.
4. Subir ficheros complementarios: se cargan ficheros complementarios del artculo
al sistema OJS.
5. Confirmacin: confirmacin del envo.
El Autor puede visualizar en todo momento cuales es el estado de sus artculos enviados
y que estn en proceso de publicacin o Activos
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11- Lector
Los usuarios con este perfil pueden darse de alta automticamente o pueden ser creados
por el Gestor de la Revista.
El Gestor de Revista configura el modelo de acceso de la revista, de libre acceso o con
suscripcin, pero los Lectores deben de validarse en OJS para poder leer los artculos de
los diferentes nmeros de revista.
Si configurramos el acceso a nuestra revista solo para suscriptores en las opciones de
lo Lectores apareceran Renovar Suscripcin y Pagar Afiliacin individual con
informacin necesaria para realizar el pago manual o a travs de una plataforma
electrnica (PayPal o MiPago del Gobierno Vasco).
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Los usuarios de la revista al conectarse y en funcin del idioma que elijan se les
mostrar la descripcin de comentarios, recomendaciones, polticas de acceso,
Copyright ... en el idioma correspondiente.
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13- Glosario
Hemos incluido este pequeo apartado con el objetivo de clarificar la terminologa de
OJS.
Envos o artculos son los trabajos de los Autores recibidos en el sistema OJS
que una vez revisados, corregidos y maquetados se publicarn en el sistema OJS
dentro de un nmero de revista determinado.
Metadatos son datos extra guardados junto al trabajo del Autor. Se guardan datos
del tipo ttulo, resumen, claves de indexacin para una facilitar la bsqueda de este
trabajo, entidades organizadoras, etc ...
Proceso editorial de una revista est compuesto por una de una serie de tareas
tales como revisar artculos, correccin gramatical y exposicin de los mismos,
correccin tipogrfica y de formato, maquetacin en formatos HTML y PDF,
supervisin de los diferentes estados y asignaciones del artculo ...
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