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1.1 Introduccin
La creacin de un sistema de software que incluya una Base de Datos (por ejemplo, un
sistema de control escolar, de inventarios, de facturacin o de nminas) es una actividad
que se encuentra incluida dentro de la disciplina de ingeniera conocida como Ingeniera de
Software. Esta disciplina proporciona mtodos generales que se utilizan como gua para el
proceso de creacin o modificacin de tales sistemas, adems de que plantea que un
sistema, sin importar su tipo, debe contar con atributos tales como mantenibilidad,
confiabilidad, eficiencia y usabilidad (Sommerville, 2000).
desarrollo evolutivo, los cuales se explicarn ms adelante en forma muy breve debido a
que rebasan los lmites del presente documento.
Aunque con algunas diferencias, en general podemos afirmar que todos los modelos de
desarrollo de sistemas de software incluyen 4 actividades imprescindibles:
Anlisis. Aqu se identifica lo que se espera del sistema y las restricciones asociadas a
ste.
Diseo. Esta etapa incluye desde la creacin de una imagen mental de la estructura y
funcionamiento del sistema (diseo conceptual), hasta su traslado a diseos ms
detallados describiendo la configuracin del sistema.
Implementacin y Prueba. Aqu se construye el sistema con la ayuda de herramientas
automatizadas, siempre tomando en cuenta que el producto debe cumplir con las
especificaciones descritas en las etapas anteriores; se incluyen tambin todas las
actividades necesarias para asegurar que el sistema realmente cumple con el propsito
para lo cual fue creado.
Evolucin y Mantenimiento. En esta etapa se incluyen las actividades relacionadas con
el mantenimiento del sistema considerando que, debido a que las organizaciones
humanas cambian con el paso del tiempo (es decir, evolucionan), todos los sistemas
sern objeto de modificaciones.
Utilizando la creacin de un sistema de facturacin como ejemplo prctico, en este captulo
explicaremos las tres primeras actividades del proceso de elaboracin de un Sistema de
Base de Datos.
Antes de proceder a crear nuestro Sistema de Base de Datos, sin embargo, definiremos
algunos conceptos bsicos, as como el modelo de proceso (mtodo) que utilizaremos y las
fases relacionadas con la planeacin de un proyecto como ste (lo cual incluye definir y
organizar nuestras actividades como creadores del sistema).
los
El futuro es hoy
Arte dentro de las PC
Cansados del gris del gabinete del CPU y de lo convencional de su diseo,
miles de artistas y entusiastas de todo el mundo decidieron darle un soplo de
aire fresco. Esta nueva forma de expresin, conocida como Casemodding,
consiste en alterar el exterior de las PCs para hacerlas ms personales. Se
trata no slo de modificar su forma, sino tambin de adaptar los componentes
a objetos impensados, como una mquina de hacer caf, por ejemplo (Y
pensar que no hace mucho, los fanticos de Apple pusieron el grito en el cielo
cuando un fantico de las computadoras anunci que haba modificado una
Mac, insertndole partes de una PC!).
http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota
/0,1357,50485,00.asp
Modelos de procesos
Como ya se mencion, podemos utilizar diversos modelos (mtodos) para la creacin de un
Sistema de Base de Datos. Cada modelo representa al proceso de creacin desde una
perspectiva particular, por lo que slo provee informacin parcial acerca de ese proceso.
Estos modelos implican procesos generales para el desarrollo de un sistema. Sommerville
(2000) define los modelos ms conocidos como sigue:
Modelo adoptado
Para el desarrollo de nuestro sistema, utilizaremos el Modelo de Cascada (Ver figura 1.1),
en el cual es posible identificar 5 fases iterativas que Sommerville describe como:
Anlisis del sistema (Definicin de
requerimientos). A travs de entrevistas con el
usuario o cliente, aqu definimos en forma
general los servicios, restricciones y metas del
sistema. Es decir, aqu definimos lo que los
usuarios quieren que haga el sistema.
Diseo del sistema. La fase anterior sirve
como base para que, posteriormente,
determinemos las caractersticas del sistema
en
forma
detallada:
sus
elementos
fundamentales, sus relaciones y los procesos
incluidos.
Introduccin.
Describe
brevemente los objetivos del
proyecto
y expone las
restricciones que afectan el
proyecto (fecha de entrega
requerida, personal disponible,
presupuesto global, etc.).
Organizacin del proyecto.
Describe la forma en que el
equipo de desarrollo est
organizado,
la
gente
involucrada y sus tareas en el
equipo.
El futuro es hoy
DVD de papel.
Dos empresas japonesas, Sony y Toppan, decidieron lanzar un nuevo
producto: un DVD compuesto en su mayora con papel, de manera
que se puede cortar o romper para evitar el robo de informacin. El
invento almacena hasta dos horas de video de alta definicin en sus
25 GB de informacin y, adems, permite abaratar los costos de
produccin de los discos. Slo resta saber si las empresas tendrn
conciencia ecolgica y reciclarn el papel con el que est fabricado
este nuevo DVD.
http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia
Anlisis de riesgo. Describe los posibles riesgos del proyecto, la probabilidad de que
surjan estos riesgos y las estrategias de reduccin de riesgos propuestas.
Requerimientos de recursos de hardware y software. Describe el hardware y la ayuda
de software requerida para llevar a cabo el desarrollo. Si es necesario comprar
hardware, se deben incluir los estimados de los precios y las fechas de entrega.
Divisin del trabajo. Describe la divisin del proyecto en actividades e identifica los
eventos crticos (hitos) y productos a entregar asociados con cada actividad.
Programa del proyecto. Describe las dependencias entre actividades, el tiempo
estimado requerido para alcanzar cada hito y la asignacin de la gente a las actividades.
Mecanismos de supervisin e informe. Describe la administracin de informes y cundo
deben producirse, as como los mecanismos de supervisin del proyecto a utilizar.
El plan del proyecto debe revisarse regularmente durante el proyecto. Algunas partes, como
el calendario del proyecto, cambiarn frecuentemente; otras sern ms estables. Asimismo,
debe utilizarse una organizacin del documento que permita reemplazar fcilmente las
secciones modificadas.
Para nuestro ejemplo, supondremos que la empresa ficticia Universal S.A. de C.V. desea
automatizar su facturacin, por lo que solicita se le desarrolle un sistema automatizado que
contemple, entre otras cosas, lo siguiente:
Al momento de facturar el sistema debe permitir, por ejemplo, que se seleccionen o
agreguen datos relacionados con el nombre del cliente, el artculo vendido, etc.
El sistema debe emitir, adems de las facturas, informes de concentrados de la
facturacin, de tal forma que los interesados puedan seleccionar un periodo y analizar
el monto total facturado y el monto del IVA acumulado.
Para mayor seguridad, el sistema debe contar con una contrasea para poder accesar a
l.
El sistema debe ser amigable, por lo que deber de presentar pantallas de captura y de
consulta de fcil acceso. Lo anterior tambin implica que el Sistema de Gestin de
Bases de Datos debe ser el ms fcil de usar o el ms conocido para el usuario.
Con base en lo anterior te mostramos el plan de proyecto para nuestro sistema de
facturacin.
De operacin:
El sistema operar bajo ambiente Windows en un entorno provisto de una interfaz
agradable para operar y aprender fcilmente.
De seguridad:
Deber mantener un estricto control que no permita el acceso a usuarios no
autorizado.
De Hardware:
El sistema deber poder ejecutarse sin problemas en equipos con procesador
Pentium 800 Mhz. o superior a partir de 128 MB de memoria RAM en un ambiente
grfico y espacio de 20 MB disponible en disco duro.
De Usabilidad:
El sistema deber poder usarse con facilidad por personal no especializado.
Metodologa
El futuro es hoy
Computadora desechable.
Cypak., empresa dedicada a desarrollar tecnologas a bajo costo, cre la
computadora desechable, que consiste en una caja de cartn con sensores y
chips capaces de recolectar, procesar e intercambiar informacin encriptada,
gracias a un mdulo electrnico basado en un pequeo chip y sensores
integrados en un envase de cartn, con apenas 32 kilobytes de memoria. Es
posible guardarlas en un bolsillo y se espera tengan un costo de un dlar por
unidad. Posteriormente, se lo podr conectar a una computadora para
intercambiar toda la informacin en forma segura.
http://www.ciudad.com.ar/ar/portales/tecnologia/nota
/0,1357,50464,00.asp
Cronograma de actividades
Actividad 1.1
Utiliza el plan presentado anteriormente como gua para crear el plan de proyecto de tu
propio Sistema de Facturacin, que incluya:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Ttulo
Introduccin
Objetivos
Funciones generales del sistema
Productos esperados
Fases del proyecto (metodologa)
Recursos necesarios
8. Cronograma de actividades.
Datos del tipo de pago. Dado que la empresa maneja diversas formas de pago (contado,
crdito, etc.), las facturas debern de indicarlo.
Datos del vendedor. Es recomendable que incluyan datos relacionados con el vendedor,
por ejemplo, para atender posibles aclaraciones o calcular el monto de su comisin por
las ventas realizadas. Dichos datos pueden ser su nombre y su clave de identificacin.
Datos de los artculos. Toda factura debe incluir datos de los artculos vendido, tales
como: su clave, descripcin, unidad de medida, precio unitario y cantidad vendida.
Clculos. Finalmente, la factura debe incluir el clculo del importe parcial y total de la
venta, as como el IVA aplicable. Estos datos debern de ser almacenados en el sistema
para que la empresa pueda llevar el control de sus ingresos y de los impuestos que
deber pagar a la Secretara de Hacienda.
En la figura 1.2 tambin puedes observar que una Factura puede contener otros datos tales
como conducto y transporte para la entrega, nmero de pedido, etc. Sin embargo, estos
datos no sern considerados dentro de nuestro Sistema de facturacin con el fin de
simplificar el ejemplo.
Actividad 1.2
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3a
1,n
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3b
FACTURA
CLIENTE
Figura 1.3c
Finalmente,
si
juntamos
las
dos
cardinalidades anteriores, la relacin
Factura-Cliente quedara como se muestra
n
1
en la figura 1.3d y se interpreta de la
FACTURA
siguiente manera: Por cada fila de la tabla
Figura 1.3d
Factura, habr una fila relacionada en la
tabla Cliente; mientras que, por cada fila en
la tabla Cliente, habr una o varias filas relacionadas en la tabla Factura.
CLIENTE
FACTURA
CLIENTE
n
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
1
TIPOPAGO
n
FACTURA
1
CLIENTE
repetimos el procedimiento anterior tal como se muestra en la secuencia de las figuras 1.4a,
1.4b y 1.4c.
Adems de lo anterior, sabemos que cada Factura deber de estar asociada a un vendedor,
por lo que es necesario modelar la relacin Factura-Vendedor, cuya cardinalidad te
mostramos en las figuras 1.5a, 1.5b y 1.5c.
VENDEDOR
TIPOPAGO
1,n
FACTURA
CLIENTE
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
Finalmente, sabemos que en cada venta pueden venderse uno o ms artculos, y que un
artculo puede venderse constantemente, mientras que otro artculo puede no venderse; lo
anterior implica que una Factura podr contener los datos de uno o ms artculos distintos y
tambin significa que, adems, cada artculo especfico podr aparecer en varias facturas o
en ninguna. Todo esto nos lleva a la necesidad de modelar la relacin Factura-Artculo,
cuya cardinalidad quedara como se muestra en las figuras 1.6a, 1.6b y 1.6c
VENDEDOR
1
TIPOPAGO
n
FACTURA
CLIENTE
1,n
ARTCULO
VENDEDOR
1
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
n
1,n
ARTCULO
VENDEDOR
1
TIPOPAGO
FACTURA
CLIENTE
n
n
ARTCULO
Una vez completado el ejercicio anterior, el modelo de datos para el sistema de facturacin
debe quedar como te mostramos en la figura 1.7. Observa que existen diferentes relaciones
entre las entidades; dichas relaciones pueden ser: de 1 a 1 (11), de 1 a varios (1n), de
varios a varios (nn).
VENDEDOR
1
TIPOPAGO
FACTURA
n
CLIENTE
n
ARTICULO
Figura 1.7 Modelo de Datos
Observacin:
Algunos autores sustituyen n por .
Notars adems que, para nuestro ejemplo, las entidades Factura y Artculo tienen una
relacin nn. Siempre que esto ocurra, lo indicaremos en el diagrama con un rombo
dibujado sobre la lnea slida que indica la relacin entre el Artculo y la Factura; a estos
rombos les llamaremos uniones. Todas las uniones dentro del modelo de datos indican la
generacin de una tabla. Algunos autores sealan las uniones con un rectngulo que
encierra las entidades, lo cual te mostramos en la figura 1.8.
FACTURA
FACTURA
n
FACTURA
nUNION
FACTURAARTCULO
ARTICULO
ARTICULO
n
ARTICULO
Figura 1.8. Uso de las uniones en el Modelo de datos.
1.9.
Observaciones:
Para homogeneizar la notacin de entidades y atributos, as como la representacin de sus
interrelaciones dentro del modelo de datos, nosotros hacemos lo siguiente:
Cuando una entidad tiene atributos que se definen una sola vez, por ejemplo: el nombre
del cliente, su direccin, etc., la llamamos catlogo (haciendo una analoga, por
ejemplo, con el catlogo de clientes que cada empresa conserva en papel); en caso
contrario, la conocemos como tabla.
Escribimos el nombre de cada entidad en mayscula y singular, encerrado dentro de un
rectngulo.
Escribimos el nombre de cada atributo con la primera letra en mayscula y el resto en
minscula, encerrado dentro de un rectngulo con orillas redondeadas.
Colocamos los atributos alrededor de la entidad correspondiente, unidos a ella por una
lnea slida (continua).
Representamos la relacin entre entidades con una lnea slida que une los rectngulos.
Adems, a todas las entidades les agregaremos un atributo especial conocido como
Identificador al cual nosotros, para estandarizar, llamaremos Clave principal o ID. En la
notacin anterior, la clave principal de la entidad se coloca antes de sus atributos, quedando
de la siguiente forma:
Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n)
Cuando se trata de una entidad que tiene una relacin n1 (como ocurre con la entidad
Factura de nuestro sistema, que es la que tiene la cardinalidad n), sta debe contener las
claves principales de las entidades del lado 1 con las cuales est relacionada. A dicha clave
le llamaremos Clave externa o Id (observa el uso de una letra minscula para distinguirla
de la clave principal). La notacin que utilizaremos para esta clave externa es
IdNombredelaentidad y, en este caso, quedara como sigue:
Nombredelaentidad (ID, atributo 1, atributo 2, atributo n, IdNombredelaentidad)
Actividad 1.3
Realiza las siguientes actividades:
1. Elabora el Modelo de Datos de tu sistema de facturacin, mostrando la cardinalidad de
las relaciones entre las entidades.
2. Completa tu Modelo de Datos aadiendo los atributos correspondientes a cada entidad.
3. Elabora el Modelo Entidad-Relacin de tu sistema de facturacin.
Con Microsoft Access XP, t puedes crear tu propia pantalla de captura personalizada e
incorporar informacin a la base por medio de la Vista Hoja de Datos o; adems, puedes
crear informes para reunir y recuperar informacin, y presentarla de un modo atractivo.
El futuro es hoy
La verdura inteligente.
Que no vengan a hablarnos de sandas sin semillas y otras
cosas de ese estilo, porque en Japn los vegetales dieron
un salto ms all y ahora son inteligentes. S, tal como lo
lees. En algunos supermercados de Tokio, las lechugas y
zanahorias llevan etiquetas inteligentes, que permiten
rastrear el origen de la verdura y toda la cadena de
distribucin que la llev hasta el estante de venta. De
hecho, en algunos casos es posible conocer hasta la
identidad del agricultor que las cultiv.
Entero doble: Almacena nmeros entre -1.79769313486231E308 y 4.94065645841247E-324 para valores negativos y entre 1.79769313486231E308 y
4.94065645841247E para valores positivos. Permite hasta 15 dgitos despus del
punto decimal (tamao de almacenamiento: 8 bytes).
Id. de rplica: Identificador Global nico (GUID). (tamao de almacenamiento: 16
bytes).
Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Se almacena en 8 bytes
Moneda (Currency): Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo
durante los clculos. Se almacena en 8 bytes.
Autonumrico: Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos o nmeros aleatorios
que se insertan automticamente cuando se agrega un registro. Se almacena en 4 bytes.
S/No: Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No,
Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores nulos no estn permitidos. Se
almacena en 1 bit.
Objeto OLE: Se utiliza para almacenar objetos tales como documentos de Microsoft
Word, hojas de clculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios
(conocidos como objetos OLE) que se crearon en otros programas mediante el
protocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte (est limitado por el espacio de disco).
Hipervnculo: Se utiliza para hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta a un
archivo o una direccin en la web. Almacena hasta 64,000 caracteres.
Campo de bsqueda: El Asistente para bsquedas se utiliza para crear un campo que
permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro
combinado. La eleccin de esta opcin en la lista de tipos de datos inicia un asistente
que realiza la definicin automticamente. Requiere el mismo tamao de
almacenamiento que la clave principal que corresponde al campo de bsqueda,
normalmente 4 bytes.
La siguiente tabla resume las propiedades de los campos de Access ms utilizadas:
Propiedad:
Descripcin:
Tamao del
campo
Nuevos
valores
Slo se aplica a los campos de tipo Autonumrico y nos permite especificar la forma en
que se incrementan los campos al agregar nuevos registros a una tabla.
Formato
Ttulo
Se usa para proporcionar informacin til al usuario mediante ttulos sobre los objetos
en distintas vistas: Los ttulos de formularios especifican el texto que aparece en la
barra de ttulo en la vista Formulario; los ttulos de informes especifican el ttulo del
informe en la Vista preliminar; y, finalmente, los ttulos de botones y etiquetas
especifican el texto que aparece en el control.
Indexado
Permite establecer un ndice de un solo campo. Los ndices hacen que las consultas
basadas en los campos indexados sean ms rpidas, y tambin aceleran las operaciones
Sirve para facilitar la entrada de datos y para controlar los valores que los usuarios
pueden introducir en un control de cuadro de texto.
Valor
predeterminado
Propiedad:
Descripcin:
Requerido
Permitir
longitud cero
Permite especificar si una cadena de longitud cero (" ") es una entrada vlida para un
campo de una tabla. Esta propiedad solo se aplica a los campos de tipo Texto, Memo e
Hipervnculo.
Regla y
Texto de
Validacin
Lugares
decimales
Campo
Tipo
Tamao Observaciones
ID
Autonumrico
Folio
Texto
Fecha
Fecha/Hora
Requerido
IdCliente
Numrico (Largo)
IdTipoPago
Numrico (Largo)
Campo de bsqueda
IdVendedor
Numrico (Largo)
Campo de bsqueda
Tipo
Tamao Observaciones
ID
Autonumrico
Rfc
Texto
13
Nombre
Texto
35
Direccion
Texto
40
Ciudad
Texto
15
Estado
Texto
Telefono
Texto
10
Cp
Texto
Tipo
Tamao Observaciones
ID
Autonumrico
TipoPago
Texto
10
Requerido, No duplicado
Tipo
Tamao Observaciones
ID
Autonumrico
Nombre
Texto
35
PorComision
Numrico (Entero)
Tipo
Tamao Observaciones
ID
Autonumrico
Clave
Texto
13
Requerido, Indexado
Descripcin
Texto
50
Requerido
UnidadMed
Texto
PrecUnitArt
Moneda
PorIvaArt
Numrico (Entero)
Tipo
Tamao Observaciones
IdFactura
Numrico (Largo)
Clave externa
IdArticulo
Numrico (Largo)
Calve externa
Cantidad
Numrico (Simple)
Requerido
PrecUnitFac
Moneda
PorIvaFac
Numrico (Entero)
Requerido
Es recomendable que tus formularios incluyan un rtulo (conocido como etiqueta) con los
datos de la empresa y el logo de la misma; las etiquetas tambin te pueden servir para
indicar qu dato debe introducirse en cada cuadro de texto (los cuadros de texto son
campos en donde se introducen los datos que contendr la base).
Adems, en la parte inferior del formulario puedes incluir los botones de comando (botones
asociados a acciones) y los botones de desplazamiento (que te ayudarn a visualizar los
datos ya incluidos en tu base).
Es recomendable que crees tu propio patrn para disear tus formularios, de tal forma que
alinees y agrupes los elementos comunes (tales como datos de la empresa, botones de
comando, etc.) siempre de la misma forma, para que tus formularios tengan una
presentacin homognea y sean agradables a la vista.
Los formularios para los Vendedores, Artculos y Tipos de pago cuentan con caractersticas
similares al formulario Clientes, por lo que no los describiremos aqu; pero te proponemos
que intentes realizarlos t solo. Hay otro formulario, sin embargo, que disearemos
contigo: el formulario para la emisin de facturas, al cual hemos llamado Facturacin. En
la figura 1.11a te mostramos el diseo de este formulario.
Botn
agregar
Control de
lista
desplegable
Campos
no
Contenedores
o Frames
editables
Como puedes observar en la figura 1.11a, el diseo muestra que para facilitar la
visualizacin de los datos del Cliente y de los artculos, stos se agruparn utilizando
marcos conocidos como contenedores o frames (que se explicarn ms adelante).
Finalmente, observars que debajo del diseo del formulario Facturacin hemos incluido
un conjunto de observaciones que nos servirn para recordar algunas de las caractersticas
de la factura que incluiremos en nuestro sistema.
Diseo de reportes
Al inicio del captulo, tambin mencionamos como requisito que nuestro sistema deba de
emitir, adems de las facturas, informes de concentrados de la facturacin (Reportes). Los
reportes son documentos que emitir el sistema y que, por tanto, tambin deben disearse.
La figura 1.12a te muestra el reporte Clientes.
Rtulo de
Encabezado
Fecha de Emisin
Logo
Pie de pgina
Figura 1.12a Reporte Clientes
Observa que este reporte incluye un encabezado con los datos de la empresa, un listado con
todos los datos asociados a los clientes y un pie de pgina indicando el nmero de pginas
de que consta el reporte. La estructura es similar para los reportes de Vendedores y
Artculos., por lo que dejaremos que intentes disearlos por tu cuenta.
Existe otro reporte que es necesario disear: el Reporte de Facturas Emitidas (figura
1.12b), que constituye un concentrado de datos asociados a las facturas emitidas por el
sistema.
Este reporte contiene datos bsicos de las facturas emitidas (tales como folio y fecha de
emisin), nombre del cliente y tipo de pago, los clculos de IVA y total facturado incluidos
en las facturas emitidas (datos necesarios para el pago de impuestos) e incorpora clculos
de totales globales facturados. Fjate que debajo del diseo tambin incluimos un conjunto
de observaciones relacionadas.
Observa que, segn la estructura propuesta en la figura, del Men Principal podremos
acceder al Men Informes (al cual llamaremos Submen Informes) y de ste, a su vez,
podremos acceder a la opcin Clientes (que se debe asociar, por tanto, al informe Clientes
de la figura 1.12a); de igual forma, del Men Principal podremos acceder al Submen
Catlogos y de ste, a la opcin Clientes (que se debe asociar al formulario Clientes de la
figura 1.11). El mismo razonamiento se utiliza con las dems opciones de los submens.
A continuacin, en la figura 1.13a te mostramos el diseo del men principal. Observa que
seguimos incluyendo en la parte superior los datos del sistema y los botones de ventana;
adems, incluimos el nombre del men y de los submens asociados.
Figura 1.13b
Finalmente, incluimos el botn Salir, necesario para salir del sistema (en los submens,
este botn es sustituido por el botn Regresar al men principal). Como el diseo de los
submens es similar al que aqu te mostramos, dejaremos que los realices por tu cuenta.
Actividad 1.4
Realiza las siguientes actividades:
1. Elabora el diseo de los formularios Tipo de Pago, Vendedores y Artculos.
2. Elabora el diseo de los reportes Tipo de Pago, Vendedores y Artculos.
3. Elabora el diseo de los submens Informes y Catlogos.
Figura 1.14
Observaciones:
Figura 1.15
Figura
1.15
Observacin:
En la Barra de herramientas visualizars el botn Vistas con el cual puedes seleccionar
una de las diferentes vistas que ste contiene. Las dos ms utilizadas son Vista Diseo,
que es en la que te encuentras ahora, y la vista Hoja de datos, que te muestra los datos
de las tablas en forma de filas y columnas como en Excel.
Figura 1.17
Para la tabla catCliente, tu pantalla quedar como se muestra en la figura 1.17, donde
notars que aparece una llave al lado derecho del campo ID, ste es el indicador de que este
campo es la clave principal de la tabla.
Actividad 1.5
Realiza lo siguiente:
1. Crea las tablas catArticulo, catTipoPago, catVendedor, de acuerdo con la estructura
definida para las mismas de la pgina 24 a la 26 de este captulo y siguiendo el
procedimiento anterior.
Cuando termines sta actividad, el rea de trabajo de la opcin Tablas quedar como se
muestra en la figura 1.18.
Figura 1.18
Campos de Bsqueda
Es importante resaltar que la introduccin de un campo de bsqueda (listas desplegables)
dentro de una tabla implica que se mostrarn en ella los datos de un campo perteneciente a
otra tabla. Lo anterior quiere decir, en nuestro sistema, que dentro de la ventana de captura
de datos facturacin (que elaboraremos ms adelante) se mostrarn los datos contenidos en
los catlogos clientes, vendedores, artculos y tipo de pago, segn la lista desplegable que
se trate; con lo anterior evitaremos el tener que volver a escribir los datos que ya estn en
Figura 1.19
Figura 1.20
Figura 1.21
10. Visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.21, en la cual debes
elegir los campos que contienen los valores que se incluirn en el campo de bsqueda.
Para nuestro ejemplo, selecciona el campo ID y el campo Nombre. Una vez realizada la
seleccin, haz clic en el botn Siguiente.
11. Visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.22, en la cual
selecciona la opcin Ocultar la columna clave (se recomienda), con el fin de que el
sistema muestre nicamente el nombre del cliente en la lista desplegable, y haz clic en
Figura 1.22
Figura 1.23
el botn Siguiente.
12. Finalmente, visualizars otra ventana como la que se muestra en la figura 1.23, de la
cual elige una etiqueta para dicho campo (puedes utilizar la que te proporciona el
asistente por omisin) y haz clic en el botn Finalizar.
13. Guarda la tabla creada con el nombre tabFactura.
Actividad 1.6
Realiza lo siguiente:
1. Agrega los campos IdVendedor e IdTipoPago a la tabla tabFactura, para terminarla.
2. Crea la tabla unionArticuloFacturado, realizando un procedimiento similar al que se
utiliz para crear la tabla tabFactura, pero en este caso el campo IdFactura no es un
campo de bsqueda, mientras que el campo IdArticulo s lo es (en el diseo de la figura
1.11a de la pgina 27 definimos que este campo nos permitira seleccionar la
descripcin de cada uno de los artculos para la elaboracin de nuestra factura).
Nota: Los campos que se tienen que seleccionar para el campo de bsqueda IdTipoPago
son los campos ID y TipoPago; para el campo IdVendedor se tendr que seleccionar los
campos ID y Nombre; y para el campo IdArticulo se seleccionan los campos ID y
Descripcion.
Figura 1.24
Visualizars una pantalla similar a la de la figura 1.24; en ella se muestran las relaciones
existentes entre las tablas del sistema de Facturacin. Estas relaciones fueron creadas
automticamente cuando se elaboraron los campos de bsqueda; sin embargo, no tienen la
cardinalidad que se mencion en el modelo de datos, por lo que no son las correctas. Lo
anterior implica que debemos eliminarlas o volver a definirlas. Para facilitar la tarea,
eliminaremos y volveremos a definir dichas relaciones haciendo lo siguiente:
1. Para eliminar una relacin, haz clic en la lnea que indica la relacin y despus presiona
la tecla Supr o Del. Access te preguntar si realmente deseas eliminar la relacin, a lo
que debes responder S.
2. Reacomoda las tablas en el diagrama de tal forma que te facilite dibujar las nuevas
relaciones; para ello, posicinate en la tabla que quieres mover y arrstrala hasta la
posicin que desees que tenga en tu diagrama.
Figura 1.25
Observaciones:
La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que
las relaciones entre las tablas son vlidas y que no se eliminarn ni modificarn
accidentalmente datos relacionados. (As, por ejemplo, no podrs crear una factura para
un cliente que no existe en tu base, sino que debers crear al cliente para despus
hacerle su factura).
Al definir el tipo de relacin, Access siempre asigna 1 a la tabla donde se encuentra la
clave principal y a la tabla donde se encuentra la clave externa.
Actividad 1.7
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las relaciones que faltan, recuerda que esto lo debes hacer basndote en el
modelo de datos y en el modelo entidad-relacin de las pginas 19 y 20. Al terminar
esta actividad tu pantalla de Relaciones debe quedar como se muestra en la figura 1.26.
Algunos autores llaman diagrama entidad-relacin a este diagrama.
Figura 1.26
Figura 1.27
Figura 1.28
Figura 1.29
5. Selecciona el estilo Estndar, como se muestra en la figura 1.30 y haz clic en el botn
Siguiente.
6. Escribe el nombre de tu formulario (para este ejemplo, ser frmCliente como se muestra
en la figura 1.31) y haz clic en el botn Finalizar.
Figura 1.30
Figura 1.31
Figura 1.32
Observacin:
Observa que la parte inferior de la figura 1.32 se
encuentra un control llamado Botones de
desplazamiento que, como su nombre lo dice,
nos permite desplazarnos de registro en registro
y adems nos permite agregar un nuevo registro.
En la siguiente figura te mencionamos para qu
sirve cada uno de los botones que este control
contiene (este control aparece automticamente
en cada uno de los formulario que se elaboran).
Vista
Diseo
T puedes aumentar o
disminuir el tamao de estas
secciones arrastrando los
bordes de cada seccin hasta
la longitud deseada.
La
seccin
llamada
Encabezado se utiliza para
incluir alguna imagen (el
logo de la empresa, por
ejemplo) y escribir ttulos o
rtulos en general; en nuestro
caso, aqu colocaremos el
logo, nombre y direccin de
la empresa.
La seccin llamada Detalle
constituye el espacio donde
Figura 1.33
se capturarn los datos. Aqu
puedes modificar el orden y
el tamao de los cuadros de texto (por ninguna razn le cambies el nombre a los cuadros de
texto), aadir acentos a las etiquetas, etc.
En el Pie del formulario se aadirn los botones de comando (por ejemplo, los botones
Deshacer, Imprimir, etc.). Esto se explicar ms adelante.
Puedes obtener un mejor diseo en los formularios creados (aadir imgenes y colores,
cambiar las fuentes, etc.) utiliza el Cuadro de herramientas en la Vista diseo el cual es
similar al que se muestra en la figura 1.34.
Para agregar uno de los controles del Cuadro de herramientas al formulario solo tienes que
seleccionar el control y dibujarlo, puedes modificar sus propiedades como formato, fuente,
tamao, ttulo, entre otros; para ello, haz lo siguiente:
1. Haz clic con el botn derecho sobre el control que desees modificar, visualizars una
lista de opciones de la cual debes seleccionar la opcin Propiedades. Visualizars una
ventana como la que se muestra en la figura 1.35, en ella puedes modificar cada una de
las propiedades que ah se muestran. Estas propiedades varan dependiendo del tipo de
control que selecciones.
Figura 1.35
Para nuestro ejemplo, el formulario debe quedar tal y como se dise en la figura 1.11 de la
pgina 26. En la figura 1.36, te mostramos un ejemplo de cmo debe quedar el formulario
Clientes una vez terminado, como podrs observar a este formulario se le agreg el logo,
nombre, direccin, cdigo postal y telfono de la empresa y se modificaron las
propiedades: Titulo=Cliente, Botones Minimizar Maximizar=No, Selector de registros=No
y Separador de registros=No. Adems, se acomodaron los controles de acuerdo al diseo
Figura 1.36
antes elaborado.
Actividad 1.8
Realiza lo siguiente:
1. Elabora las ventanas de captura de artculos, vendedores y tipo de pago, siguiendo los
pasos que se describieron en la elaboracin de la venta de clientes.
Consultas
Las consultas nos permiten extraer desde una o varias tablas de la base, aquellos datos
que son de nuestro inters. Por medio de consultas, adems de seleccionar datos para su
visualizacin, podremos ordenarlos, filtrarlos a partir de una o varias condiciones, crear
otros campos, calcular totales u otras operaciones, y crear formularios o informes. Una
consulta se confecciona tomando como entrada una o ms tablas o en su caso, tambin de
otras consultas. Desde una consulta, tambin se pueden modificar los datos que en ella se
muestran. De esta manera, se actualizarn instantneamente los datos en la(s) tabla(s). En
trminos generales, podemos decir que existen cuatro tipos de consultas: de eliminacin, de
actualizacin, de datos anexados y de creacin de tabla. A continuacin daremos una muy
breve descripcin de cada una de ellas.
Consulta de eliminacin
Una consulta de eliminacin es aquella cuya funcin consiste en eliminar uno o un grupo
de registros de una o ms tablas.
Consulta de actualizacin
Una consulta de actualizacin es aquella por medio de la cual realizamos cambios globales
en uno o un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, podemos aumentar los
precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien podemos aumentar los
sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de
actualizacin, es posible cambiar los datos de las tablas existentes.
Utilizaremos una consulta de datos anexados para agregar uno o un grupo de registros de
una o ms tablas al final de una o ms tablas.
Figura 1.37
Figura 1.38
5. Guar
da tu consulta con el nombre conEncabezadoFactura. Para ello, haz clic en botn
Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el nombre antes
mencionado.
Observacin:
En esta consulta no se incluyeron las tablas catTipoPago y catVendedor, ya que los
datos que necesitamos de estas tablas se encuentran incluidos como campos de
bsqueda en la tabla tabFactura. No podemos excluir la tabla catCliente debido a que
utilizamos campos como Rfc, Direccion, Telefono, Ciudad, Estado, Cp de dicha tabla.
Observa que la ventana inferior de la figura 1.38 est formada por una tabla cuyas
columnas corresponden con los campos seleccionados de las tablas y que para cada una de
estas columnas existen varias filas con los rtulos Campo, Tabla, Orden, Mostrar, Criterios
y O, los cuales se describen a continuacin:
Campo:
Tabla:
Orden:
Criterios
O:
Total:
A continuacin crea la consulta que contendr los datos de los artculos facturados (el
cuerpo de la factura); esta se crear utilizando todos los campos de la tabla
unionArticuloFacturado (IdFactura, IdArticulo, Cantidad, PrecUnitFac y PorIvaFac) y los
campos Clave, PrecUnitArt y PorIvaArt de la tabla catArticulo como podrs observar, no
se incluyen los campos ID y Descripcin, debido a que ya se encuentran incluidos en el
campo de bsqueda en la tabla unionArticuloFacturado en el campo IdArticulo. Para ello
haz lo siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin Consultas
2. Haz doble clic en la opcin Crear una consulta en vista Diseo como se muestra en la
figura 1.39.
Figura 1.40
3. Cierra la ventana y guarda tu consulta con el nombre conArticuloFac. Para ello haz clic
en el botn Guardar de la Barra de Herramientas Diseo de consultas y coloca el
nombre antes mencionado.
El futuro es hoy
Reloj de pared.
Estamos en medio de una calle sin reloj y ya es de noche. Le preguntamos
la hora a un desconocido? No, en vez de arriesgarnos a un asalto ahora la
solucin viene en el formato del Mini Time Projection Clock, que proyecta
la hora exacta sobre cualquier superficie, utilizando para ello una luz
interna. Del tamao de un llavero, basta con aplaudir para que el proyector
se encienda, ya que cuenta con un sistema de activacin por ruido.
Con las dos consultas anteriores tenemos todos los datos necesarios para crear el formulario
principal. Ahora, realiza lo siguiente:
1. Del men Objetos selecciona la opcin
Formulario.
2. Haz doble clic en la opcin Crear un
formulario utilizando el asistente, como
se muestra en la figura 1.41.
3. Visualizars una ventana de la cual
debes
seleccionar
la
consulta
conEncabezadoFactura y agregar todos
los campos que contiene; despus,
selecciona la consulta conArticuloFac y
agrega todos los campos excepto los
campos IdFactura, PrecUnitArt y
Figura 1.41
PorIvaArt (el campo IdFactura no es
necesario agregarlo ya que en el diseo del formulario principal no se tom en cuenta, y
los campos PrecUnitArt y PorIvaArt se omiten porque para el formulario principal
utilizaremos los campos PrecUnitFac y PorIvaFac por razones que se mencionan ms
adelante); lo anterior se muestra en la figura 1.42. Haz clic en el botn Siguiente.
4. Visualizars una ventana que te pregunta Cmo deseas ver los datos y te permite
seleccionar una de las dos consultas utilizadas. Selecciona por conEncabezadoFac y en
la parte inferior selecciona la opcin formulario con subformularios, como se muestra
en la figura 1.43. Haz clic en el botn Siguiente.
5. En la siguiente pantalla, selecciona la opcin de distribucin en forma Hoja de datos
como se muestra en la figura 1.44 y haz clic en el botn Siguiente.
Figura 1.42
Figura 1.43
Figura 1.44
6. Selecciona el estilo Estndar como se muestra en la figura 1.45 y haz clic en el botn
Siguiente.
Figura 1.45
Figura 1.46
Figura 1.47
Observa que el formulario principal contiene todos los campos necesarios para la creacin
de la factura. Sin embargo, an no hemos resuelto el problema planteado en la pgina 17,
referente a la actualizacin no deseada de los datos correspondientes al precio y/o
porcentaje de IVA de cada artculo contenido en las facturas ya emitidas y almacenadas en
la base de datos.
Para resolver este problema es necesario crear una macro que permita actualizar los datos
del precio e IVA al crear nuevas facturas, pero sin modificar los datos de las facturas
anteriores cuando estas se visualicen al consultar las por medio de el mismo formulario (a
travs de los Botones de desplazamiento).
Es decir, qu pasa si en una fecha F1 facturamos el artculo A1 a un precio P1 y,
posteriormente, en una fecha F2 se modifica el precio del artculo A1 a P2. Es evidente que
este nuevo precio se debe aplicar a las facturas emitidas en fecha posterior a F2, pero no a
las emitidas con anterioridad y cuyos datos ya se encuentran almacenados.
Qu complicaciones nos trae lo anterior? Es evidente que si el precio cambia las nuevas
facturas debern tener el nuevo precio y las anteriores, los precios anteriores. El problema
es que utilizaremos el mismo formulario para ver las facturas nuevas y las emitidas con
anterioridad, por lo cual necesitaremos que cuando el formulario nos presente los datos de
precio unitario y porcentaje de IVA utilizado en una factura anterior, lo tome de la tabla
unionArticuloFacturado y cuando nos presente los datos correspondientes al momento de
estar emitiendo una factura, los tome de la tabla tabArticulo.
Figura 1.49
Figura 1.50
Figura 1.51
7. Dado que la actualizacin tambin ser necesaria para el porcentaje del IVA, en la
columna Accin selecciona nuevamente la opcin EstablecerValor y en la opcin
Elemento escribe PorIvaFac y en la opcin Expresin, escribe PorIvaArt.
8. Finalmente, guarda la macro, cierra las ventanas y regresa a la pantalla principal de tu
Base de Datos.
Ahora s, cada vez que utilices el formulario principal para crear una nueva factura, ste
incluir los precios y porcentajes de IVA actualizados.
Botones de comandos
Para evitar el tener que cerrar el formulario principal y abrir algn otro (para agregar los
datos de un cliente, por ejemplo), podemos aadir a este formulario un botn de comando
que llame a las ventanas de captura (formularios) correspondientes. Para ello haz
lo siguiente:
1. Abre el formulario principal frmEncabezadoFac en Vista diseo.
2. Del Cuadro de Herramientas que se mostr en la figura 1.34, selecciona la opcin
Botn de comando y dibuja el botn a la derecha del campo IdCliente. En forma
automtica visualizars la ventana del Asistente para botones de comando. En ella
selecciona la categora Operaciones con formularios y, posteriormente, la accin Abrir
formulario como se muestra en la figura 1.52 y haz clic en el botn Siguiente.
3. Selecciona el formulario correspondiente (en este caso, frmCliente como se muestra en
la figura 1.53) y haz clic en el botn Siguiente.
Figura 1.52
Figura 1.53
4. Haz clic en la opcin Abrir el formulario y mostrar todos los registros como se muestra
en la figura 1.54 y despus haz clic en el botn Siguiente.
5. En la opcin Texto, escribe tres puntos () como se muestra en la figura 1.55 y
haz clic en el botn Siguiente. El contenido de esta opcin se visualizars como
rtulo en el botn.
6. Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdAddCliente como se muestra en la figura
1.56) y haz clic en el botn Finalizar.
Figura 1.54
Figura 1.55
Figura 1.56
Actividad 1.9
Realiza lo siguiente:
1. Crea los botones relacionados con las listas desplegables del tipo de pago, vendedor y
artculo, siguiendo los pasos del 2 al 6 descritos anteriormente (recuerda que para el
caso de artculo, se tiene que sustituir los tres puntos () por la frase Agregar
Artculo).
2. Agrega tambin el botn Deshacer, para eliminar algn registro. Para ello, realiza lo
siguiente:
a) Del Cuadro de Herramientas que se mostr en la figura 1.34, selecciona la opcin
Botn de comando y dibuja el botn en el pie del formulario, en la posicin que se
indic en el diseo de dicho formulario.
b) En forma automtica visualizars la ventana del Asistente para botones de
comando. Selecciona la categora Operaciones con registro y la accin Deshacer
registro. Haz clic en el botn Siguiente.
c) En la opcin Texto, escribe la palabra Deshacer y haz clic en el botn Siguiente.
d) Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdDeshacer) y haz clic en el botn
Finalizar.
Observacin:
Si en tu formulario no se logran ver todos los campos del subformulario, esto se debe a
que el tamao de cada uno de ellos es muy grande. Lo que puedes hacer es disminuir el
tamao de cada campo hasta que logres visualizar todos los campos, de lo contrario
Access colocar una barra de desplazamiento horizontal para que puedas visualizarlos.
Figura 1.57
Figura 1.58
Figura 1.59
Figura 1.60
Figura 1.61
en la figura 1.60.
5. En la ficha Otras, haz clic en la propiedad Nombre y escribe txtSubtotal como se
muestra en la figura 1.61.
6. Cierra la ventana y observa que en el cuadro de texto se muestra la frmula que recin
se introdujo.
Figura 1.62
Figura 1.63
6. En la ventana inferior central, haz doble clic en txtSubtotal que fue el nombre que le
dimos al control que creamos para calcular el Subtotal de la factura en la seccin
anterior (observa que la frmula correspondiente aparece en la ventana superior) como
se muestra en la figura 1.63 y despus haz clic en el botn Aceptar.
7. En la ficha Todas de la ventana del Cuadro de texto, haz clic en la propiedad Formato y
elige la opcin Moneda. Tambin haz clic en la propiedad Alineacin del texto y elige
la opcin Derecha.
8. Cierra la ventana.
Actividad 1.11
Realiza lo siguiente:
1. Repite los paso del 2 al 6 para crear los controles que contendrn el valor del IVA y
Total del subformulario, y coloca en ellos lo siguiente:
Control
IVA
Total
Propiedad
Valor
Origen de Control
=Suma(Iva)
Nombre
txtIva
Origen de Control
=txtSubtotal+txtIva
Nombre
txtTotal
Figura 1.64
Arreglos finales
1. En el campo de Fecha, haz clic derecho y selecciona la opcin Propiedades,
visualizars la ventana de propiedades, selecciona la ficha Formato, haz clic en la
propiedad Formato y elige la opcin Fecha larga, aqu mismo el la propiedad Color
del fondo coloca un color gris claro.
2. Modifica las etiquetas de los cuadros de texto, segn el diseo de la pgina 27 de este
captulo.
3. Agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa en la parte superior, como lo
hiciste en los dems formularios.
4. Para los campos no editables como Direccion, Rfc, Telefono, etc, modifica la propiedad
Color del fondo a un color amarillo, esto para indicarle a los usuarios del sistema que
en dichos campos no podrn agregar datos, solo visualizarlos.
Despus de estas actividades tu formulario principal debe quedar tal y como se muestra en
la figura 1.65.
Figura 1.65
Como podrs observar, hasta el momento ya tenemos listo el formulario para la creacin de
las facturas del sistema, pero falta lo ms importante: mandar a imprimir dicha factura. Para
hacer sto necesitamos colocar un botn que al hacer clic nos permita imprimir el informe
que contiene dichos datos. A este informe le llamaremos infImprimirFactura el cual se
explicara mas adelante, junto con el procedimiento para agregar el botn Imprimir.
Figura 1.66
3. Elige la tabla a partir de la cual se crear el informe. Para nuestro ejemplo, elige
catCliente y selecciona todos los campos exceptuando ID (ya que consideramos que no
es importante) como se muestra en la figura 1.67. Haz clic en el botn Siguiente.
4. Visualizars una ventana que nos pregunta si deseamos algn nivel de agrupamiento
(figura 1.68). Dado que no deseamos agrupar, haz clic en el botn Siguiente.
5. A continuacin visualizars, otra ventana de dilogo por medio de la cual podrs
indicar a Access si deseas ordenar los datos a mostrar e indicar el campo o los campos
con base en los cuales se ordenar, as como el tipo de ordenamiento. Para nuestro
ejemplo, selecciona el campo Nombre (asegrate que sea de forma ascendente) como se
muestra en la figura 1.69 y haz clic en el botn Siguiente.
Figura 1.70
Figura 1.71
Figura 1.72
Figura 1.73
Recuerda que puedes modificar el diseo de tus informes haciendo clic en Vista diseo.
Puedes agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa, el ttulo del informe, etc. (este
proceso es similar al que se hizo con los formularios) de tal forma que tu informe se vea
como se muestra en la figura 1.74 (cabe aclarar que en dicha figura ya existen datos en
nuestro sistema).
Figura 1.74
Actividad 1.13
Realiza lo siguiente:
1. Siguiendo los pasos descritos anteriormente crea los informes de artculos, tipo de pago
y vendedor.
Figura 1.75
Figura 1.77
Recuerda que puedes modificar el diseo de tus informes haciendo clic en Vista diseo.
Puedes agregar el logo, nombre y dems datos de la empresa, el ttulo del informe, etc. (este
proceso es similar al que se hizo con los formularios), de tal forma que tu informe se vea
como se muestra en la figura 1.78.
Figura 1.78
Figura 1.80
Figura 1.81
Figura 1.82
Figura 1.84
Figura 1.85
Figura 1.86
Figura 1.87
9. A este informe debes quitarle todas las etiquetas (son los controles que muestran el
texto en negritas, la mayor parte de ellas se encuentra en la seccin Encabezado de
pgina) para esto solo selecciona la etiqueta o etiquetas y presiona la tecla Supr o Del
(esto se hace porque, como se dijo anteriormente, la hoja que se utilizar para imprimir
las facturas ya contiene estos rtulos). Debes de acomodar los campos de tal forma que
se impriman en los lugares indicados, observa la figura 1.88.
Figura 1.88
Si mandas a imprimir el informe en este momento, se imprimirn todas las facturas que se
encuentren en tu sistema y el objetivo del informe es mandar a imprimir solo la que el usuario
est visualizando en ese momento, por lo tanto, hay que hacer lo siguiente:
Figura 1.90
Listo! Ahora s ya
tienes el informe de la
factura, solo resta crear
el botn que nos
permita mandarla a
imprimir
desde
el
formulario
principal.
Para esto, haz lo
siguiente:
Figura 1.91
Figura 1.92
Figura 1.93
9. Escribe el nombre del botn (en este caso, cmdImprimir) como se muestra en la figura
1.94 y haz clic en el botn Finalizar.
Figura 1.94
Figura 1.97
5.
6.
7.
8.
9.
Texto:
Artculos.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infArticulo.
c) Opcin Vendedor
Texto:
Vendedor.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infVendedor.
d) Opcin Facturas Emitidas
Texto:
Facturas Emitidas.
Comando:
Abrir el informe.
Formulario: infFacEmitidas.
e) Opcin Regresar al men principal
Texto:
Regresar al men principal.
Comando:
Ir al panel.
Panel de control: Panel de control principal.
6. Haz clic en el botn Cerrar y despus nuevamente en el botn Cerrar para salir del
Administrador del panel de control.
7. Observa que en el men Objetos en la opcin Formularios aparece un formulario
llamado Panel de Control y en la opcin Tablas aparece, una llamada Switchboard
Items. Si haces doble clic en el formulario Panel de control, tendrs acceso a los mens
que acabas de crear. Dichos mens se vern como se muestra en la figura 1.102.
Figura 1.102
Recuerda verificar que todas sus opciones funcionen. Adems, puedes modificar el diseo
de los mens en Vista diseo, agregar una imagen, etiquetas, etc., tal y como se hizo con los
formularios que se crearon anteriormente, de tal forma que se vean como el que se muestra
en la figura 1.103.
Figura 1.103
Aadir contrasea
Por ltimo, podemos comentar que es posible compartir una base de datos en Access entre
diferentes mquinas, pero esto no siempre es recomendable. Con el fin de restringir el
acceso a la base, puedes agregarle una contrasea.
Para ello haz lo siguiente:
1. Cierra tu base de datos y
brela en Modo exclusivo
haciendo clic en el
tringulo que se muestra al
lado del botn Abrir como
se muestra en la figura
1.104.
2. Ya dentro de tu base de
datos,
del
men
Herramientas, selecciona
Seguridad y despus la
opcin
Establecer
contrasea para la base de
datos.
3. Visualizars una ventana
Figura 1.104
Figura 1.105
en la cual debes escribir la contrasea que desees para tu base, despus debes
confrmala, como se muestra en la figura 1.105.
4. Por ltimo, haz clic en el botn Aceptar.
5. Cierra tu base y verifica que al abrirla te solicite la contrasea.
Observacin:
Si quieres eliminar una contrasea, abre tu base en modo exclusivo y del men
Herramientas selecciona la opcin Seguridad, posteriormente selecciona la opcin
Anular contrasea.
El siguiente paso sera implementar nuestro sistema de facturacin. Esperamos que en este
captulo hayas aprendido lo fundamental en el desarrollo de un pequeo sistema utilizando
el manejador de bases de datos Access. As como haz aprendido a disear y desarrollar un
sistema de facturacin, hay muchas aplicaciones pequeas que puedes desarrollar tales
como: un sistema para imprimir credenciales, de biblioteca, etc. Suerte!
Resumen
Bibliografa
Microsoft Access 97 Paso a Paso
Catapult, 1997 Espaa. Ed. Mc Graw Hill SA.
Diseo y administracin de Bases de Datos
Hansen, Gary y James V. Hansen, 2 edicin 1997, Espaa. Ed. Prentice Hall.
Procesamiento de Bases de Datos
Kroenke, David. 1996, Mxico. Ed. Prentice Hall Hispanoamericana.
Referencias electrnicas
http://personal3.iddeo.es/davmai/Access.htm
Trucos de Access.
http://communities.es/SoloAccess/_whatsnew.msnw
Slo Access.
http://hades.udg.es/lista/access/
Lista de correo de Microsoft Access.
http://www.microsoft.com/spain/support/office/access/faq/f
aq2000.asp?FR=0
Consultas ms frecuentes sobre Microsoft Access.