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28/02/2013
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CONTENIDO
1 PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
1.1 PROVEEDORES
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.6.1
1.7
GARANTA DE PROVEEDORES
1.8
1.9
MODALIDAD DE PAGO
8
9
1.11 REGISTROS
TABLA DE ILUSTRACIONES
Diagrama de flujo Compras
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
Toda decisin respecto a una solicitud de compra de bienes o contratacin de servicios, debe tomar
en cuenta las siguientes consideraciones:
a)
Estar comprendidas dentro del PAA anual de la empresa aprobado por el Directorio.
b)
c)
d)
e)
Toda compra debe contar con los requisitos necesarios, mismos que pueden ser verbales y/o
escritos dependiendo del monto de la misma.
f)
Toda compra debe contar con la factura fiscal correspondiente. En aquellos casos que,
previa autorizacin de la Gerencia de Administracin y Finanzas y/o Gerente de Recinto, sea
materialmente imposible obtenerla, debe procederse a la retencin impositiva de acuerdo a Ley.
g)
Para toda compra de bienes o servicios, el solicitante debe interiorizarse de las especificaciones
tcnicas requeridas por la empresa, para ser comunicadas al proveedor, considerando el tipo,
modelo, moneda, valores unitarios, vencimiento, duracin, planos, normas de definicin o
cualquier otro dato tcnico que garantice una buena compra y permita el adecuado control de la
recepcin de la misma.
h)
Cuando se trate de compras de bienes o servicios por contrato con periodicidad mensual, o
pago por cuotas, se debe incluir el contrato y/o la solicitud de compra (dependiendo del monto),
nicamente en el primer pago de cada gestin, no siendo necesarios en los pagos sucesivos del
ao.
1.1 Proveedores
Los bienes, productos o servicios, deben adquirirse a proveedores previamente evaluados y
seleccionados, incluidos proveedores nicos de acuerdo a lo establecido en el registro Base de
Datos y Evaluacin de Proveedores ubicado en la Unidad de Red SGC\PROVEEDORES de la
intranet.
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b)
Las referencias comerciales presentadas por el proveedor en relacin a los productos ofertados
(si amerita).
c)
d)
1.2
La adquisicin de bienes y contratacin de servicios cuyo monto es menor a $us. 1.500, debe
efectuarse sin mayor trmite a un proveedor local que garantice la calidad del bien o servicio
requerido, presentando de manera indistinta uno de los siguientes documentos: factura, cotizacin
de proveedor, comunicacin interna o Solicitud de Compras. Los requisitos del bien o servicio
pueden ser establecidos de manera verbal, salvo que requieran especificaciones tcnicas.
1.3
De $us. 1.501 a $us. 50.000, se debe presentar el registro Solicitud de Compras, ubicado en la
Unidad de Red SGC\REGISTROS de la intranet, debidamente llenado y aprobado estableciendo
de manera clara los requisitos generales y/o tcnicos necesarios, con el anlisis comparativo de
condiciones y los documentos de respaldo (si requiere). En caso necesario se debe formalizar con el
contrato correspondiente.
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1.4
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ALBO S.A. debe generar un proceso de licitacin o invitacin directa a todos los procesos
de compras o contrataciones que involucren montos mayores a $us. 50.000.-, para lo cual
se emiten pliegos de especificaciones o notas de invitacin con el alcance de las compras o
contrataciones a realizar.
Entre los requisitos que deben ser solicitados en los pliegos de especificaciones o notas de invitacin
directa, deben figurar:
a)
Documentacin requerida.
b)
c)
d)
Formas de garanta.
e)
Criterios de adjudicacin.
f)
1.5
Contempla bsicamente los servicios de seguridad, estibaje y limpieza en los recintos, que por su
importancia en el proceso de realizacin del servicio, estn expresamente expuestos mediante un
contrato con los requisitos correspondientes.
La prestacin de servicios generales, debe ser supervisada por los Gerentes de Recinto, quienes
anualmente (mayo) deben presentar a la Gerencia de Administracin y Finanzas el formulario de
evaluacin y cumplimiento de contrato. El contrato con la empresa de servicios generales debe
especificar la facultad de ALBO S.A. para efectuar auditoras de segunda parte.
1.6
El proceso de compras seala la obligacin de garantizar que los productos o servicios adquiridos,
se reciban de acuerdo a los requisitos establecidos.
Al momento de la recepcin del bien o servicio contratado, el solicitante debe verificar el
cumplimiento de los requisitos solicitados (condiciones tcnicas, cantidades, pesos y cualquier otra
caracterstica demandada).
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ALBO S.A. ha definido que los bienes o servicios que afectan a la realizacin del servicio son los siguientes:
a)
b)
Seguros.
c)
d)
e)
f)
g)
h) Precintos.
i)
Capacitacin.
j)
Fumigacin.
k)
Material de embalaje.
l)
m)
Todos los bienes o servicios mencionados anteriormente estn sujetos al siguiente procedimiento:
a)
b)
En caso de ser una compra de los tems mencionados respaldada solo con la factura o comunicacin
interna, la misma debe ser recibida con el sello de producto conforme al reverso del documento de
respaldo.
c)
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parte del proveedor, no cursa el pago de saldos adeudados, pasando la Solicitud de Compras al
Asesor Legal para su recuperacin por la va judicial.
1.7
Garanta de proveedores
Siempre que sea posible, toda oferta de bienes y servicios que excedan los $us. 1.500 por parte de
proveedores y que afecten la prestacin del servicio, debe contar con una garanta de cumplimiento y
conformidad en la recepcin del bien o servicio contratado.
En caso de proveedores que no entregan garantas, se debe dejar pendiente un saldo de pago hasta la
entrega a satisfaccin del bien adquirido o el servicio prestado.
En caso de aceptacin de un bien o servicio, que reduzca sus condiciones de calidad y rendimiento
durante su uso, se debe recurrir a reclamar por la garanta correspondiente y posteriormente dar de
baja el registro del proveedor en la base de datos de la empresa.
1.8
b)
c)
d)
El rango de evaluacin establece la siguiente puntuacin para todos los criterios, que debe ser
consignada en la base de datos de proveedores con los siguientes valores:
Excellente = 5
Muy Bueno = 4
Bueno = 3
Regular = 2
Malo = 1
La columna final genera automticamente la sumatoria de calificacin de cada criterio, donde un valor
mayor o igual a 11, determina la permanencia del proveedor. Un valor menor a 11 implica el retiro del
proveedor de la base de datos.
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Cada recinto debe evaluar a sus proveedores por lo menos una vez al ao (mayo), con el objetivo de
establecer proveedores de carcter nacional con mejores precios y calidad.
1.9
Modalidad de pago
Para compra de bienes y contratacin de servicios, se puede entregar adelantos de dinero hasta un
mximo del 50% del precio de la cotizacin adjudicada. Los pagos intermedios, responden a una
evaluacin del avance de obra y cumplimiento del contrato suscrito, cuya responsabilidad est a
cargo del Gerente de Recinto correspondiente y/o Subgerente de Inversiones en caso de tratarse de
obras civiles.
1.10
Solicitante
El solicitante presenta al rea administrativa y financiera, la documentacin que acredita el
cumplimiento de la compra, tal como lo dispone el presente documento.
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1.11 Registros
Base de Datos y Evaluacin de Proveedores
Solicitud de Compra
Comprobante de Egreso
Comprobante de Traspaso
Febrero 2013
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