Cartilla Notarios PDF

MANUAL DE INDUCCIN A NOTARIOS
NUEVOS Y FUNCIN NOTARIAL CONSULAR
Manual de
Induccin a
Notarios y Funcin
Notarial Consular
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

Superintendencia de Notariado y Registro

Ministerio del Interior y de Justicia
Repblica de Colombia
Manual de Induccin a Notarios

y Funcin Notarial Consular.
Resolucin No. 8423 de Noviembre 21 de 2008
Superintendencia de Notariado y Registro

Ministerio del Interior y de Justicia
Calle 26 No. 13-49 Int. 201
www.supernotariado.gov.co
e-mail: divulgacion@supernotariado.gov.co
Bogot D.C. 2008

Direccin
Lida Beatriz Salazar Moreno
Superintendente de Notariado y Registro
Andrs Tapias Torres
Superintendente Delegada para el Notariado
Doris Amanda Rodrguez Ortega
Secretaria General
Mara Teresa Salamanca Acosta
Jefe Ocina Asesora Jurdica
Diego Andrs Triana Trujillo
Jefe Ocina Investigacin y Capacitacin
Julia Beatriz Gutirrez Rodrguez
Coordinadora Grupo de Divulgacin
Grupo de Trabajo
Concepcin Farfn Montao
Nancy lvarez Garzn
Miguel ngel Quintero Lizarazo

1.

Introduccin
Seor notario, la Superintendencia de Notariado y Registro,

a travs de la Delegada para el Notariado, presenta esta
herramienta de trabajo con el n de que pueda tener una
gua sencilla, til y productiva para el desarrollo de la
funcin pblica notarial, que empezar a ejercer a partir de
la fecha. Actualizaremos la cartilla, en la medida en que la
legislacin notarial pueda ir cambiando, para facilitarle su
desempeo.
Es importante para el desarrollo armnico de las relaciones
del notario con los ciudadanos y a travs de esta gua la
Superintendencia aspira a consolidar el conocimiento que
pueda usted tener y con ello contribuir a mejorar la prestacin
del servicio pblico notarial.
Con el n de divulgar lo que es el Notariado colombiano,
sus funciones y responsabilidades, se ha diseado esta publicacin de una forma didctica, que le permita consultarla
rpidamente, para guiarlo hacia la norma aplicable a cada
funcin que va a desarrollar en su nuevo cargo.
Sea esta la oportunidad, seor notario, para impulsarlo a que
avance siempre en la modernizacin y nueva tecnologa de
la institucin notarial. Estamos prestos a recibir sus aportes
que coadyuven al benecio general, con el pleno reconocimiento que debe existir sobre la dignidad, honestidad y
profesionalismo en el ejercicio de su cargo.
Lida Beatriz Salazar Moreno


2.

Resolucin
No. 8423
(Noviembre 21 de 2008)
Por la cual se adopta el Manual de Induccin
a Notarios y Funcin Notarial Consular.
LA SUPERINTENDENTE
DE NOTARIDO Y REGISTRO
en ejercicio de sus facultades legales, en especial las
previstas en el numeral 14 del artculo 12 y los numerales 1 y 3 del artculo 13 del Decreto 412 de 2007, y
Considerando:
Que a la Superintendencia Delegada para el Notariado
le compete preparar los documentos tcnicos que sirvan
de base para orientar y mejorar la prestacin del servicio
pblico notarial, la induccin a los nuevos Notarios y el
asesoramiento en la funcin notarial a los nuevos Cnsules de Colombia en el exterior.
Que en desarrollo de lo anterior, se prepar el Manual
de Induccin a Notarios y la Funcin Notarial Consular
para coadyuvar en el desarrollo de la funcin fedante
que deben cumplir los Notarios y los Cnsules, y como
herramienta para la consulta frente a las responsabilidades que el Estado les ha encomendado en el interior y
exterior del pas.

Resuelve:
Artculo Primero: Adoptar el Manual de Induccin a Notarios
y la Funcin Notarial Consular, que se divulgar a travs de
una cartilla editada y publicada por la Superintendencia de
Notariado y Registro.
Publquese y Cmplase
Dada en Bogot D.C. Noviembre 21 de 2008
Lida Salazar Moreno


Tabla de Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Introduccin.......................................................
Resolucin........................................................
Quines somos? Superintendencia de
Notariado y Registro.....................................13
Funcin Notarial............................................19
Competencias funcionales del notario..........29
Aspectos administrativos..............................35
Obligaciones del Notario...............................39
Quin vigila a los notarios?..........................
Procedimiento para la entrega de la
Notara con vericacin de la SNR................
Funcin notarial consular...............................
Casustica sobre temas consulares................

10
3.
Quines

somos?
Superintendencia de
Notariado y Registro
Naturaleza:
La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidad
descentralizada, tcnica, con personera jurdica, autonoma
administrativa, nanciera y patrimonial.
Adscripcin:
La Superintendencia de Notariado y Registro, est adscrita
al Ministerio del Interior y de Justicia.
Objetivo:
La Superintendencia de
Notariado y Registro ejerce
la orientacin, inspeccin,
vigilancia y control de la
prestacin del servicio pblico registral y orienta, inspecciona, vigila y controla el
servicio pblico notarial.
11

Misin:
La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la
guarda de la fe pblica en Colombia mediante la prestacin
del servicio pblico registral y la orientacin, inspeccin,
vigilancia y control del servicio pblico notarial; soportada
en un sistema de informacin integral, con talento humano
competente y comprometido con los principios de oportunidad
y transparencia, para brindar conanza, calidad y seguridad
al ciudadano, usuario del servicio.
Visin:
En el ao 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro
habr incorporado en todas sus ocinas las tecnologas para
interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestacin
del servicio pblico registral, as como en la orientacin y control del servicio pblico notarial, con talento humano competente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pblica
en Colombia y la satisfaccin de los usuarios del servicio.
Marco Normativo:
La Constitucin Poltica de Colombia, precepta como deber
inalienable del Estado, asegurar la prestacin eciente de
los servicios pblicos, de los cuales hace parte el Servicio
Pblico Notarial. Artculos 131 y 365.
La competencia y facultades de la Superintendencia de Notariado y Registro, en materia notarial, estn consagradas
en el Estatuto del Notariado, Decreto Ley 960 de 1970, su
12

Decreto Reglamentario No. 2148 de 1983, Ley 29 de 1973,

Ley 734 de 2002, Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, por
el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y
Registro, y dems normas complementarias.
Competencias:
Vigilancia
del Servicio
Notarial
Prestacin
del Servicio
Registral
Orientacin
Control
Vigilancia
Inspeccin
Orientacin
Vigilancia
Control
Inspeccin
Nuevas Competencias
Ley 975 de 2005 sobre Justicia y Paz, Decreto Reglamentario
3391 de 2006 (Justicia y Paz). Estatuto de Desarrollo Rural
Ley 1152 de 2007, traslado de funciones del INCODER a la
Superintendencia de Notariado y Registro (RUP). Ley 1182
de 2008, por medio de la cual se establece un proceso especial para el saneamiento de la titulacin de la propiedad
inmueble y la Ley 1183 de 2008, por medio de la cual se
asignan unas funciones a los notarios.
13

Objetivos Estratgicos
2007 - 2011
Adoptados mediante Resolucin 8155 del 23 noviembre de
2007.
Invertir en tecnologa,
infraestructura fsica,
desarrollo organizacional, capacitacin
e implementacin de
un sistema integrado
de informacin.
Mejoramiento continuo de los procesos

de la Superintendencia de Notariado y
Registro.
5
6
Promover investigacin y desarrollo para

ofrecer nuevos servicios.
Hacer actualizacin
normativa y unificacin de criterios jurdicos, aplicables en la
Superintendencia de
14
Promover y desarrollar
una cultura de servicio
al ciudadano, orientada al posicionamiento
de la imagen institucional.
Mejorar estructura
salarial y desarrollar
planes de bienestar
laboral, para los servidores pblicos de la
Superintendencia de
Garantizar la custodia,
conservacin y seguridad de la informacin,
para la guarda de la fe
pblica.

Valores Corporativos
Respeto:
Miramiento, consideracin, deferencia por el otro. Reconocimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno.
Empata, amabilidad, cortesa y calidez en el trato con el
otro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logros
propuestos para benecio de los dems.
Conanza:
Esperanza rme que se tiene en una persona o cosa. Es
el resultado del juicio que se hace sobre una persona para
asumirla como veraz, competente o interesada en el bienestar de uno mismo.
Compromiso:
Obligacin contrada, palabra dada, fe empeada. Palabra
que se da uno mismo para hacer algo. Ser el a sus convicciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones contradas. Disposicin para asumir como propios los objetivos
estratgicos de la organizacin a la cual pertenece.
Integridad:
Es comportarse de manera consistente con sus valores y
creencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con
la verdad. Ser coherente entre lo que se dice y se hace.
Comportamiento probo, recto e intachable.
15

Solidaridad:
Adhesin y apoyo a las causas o empresas de otros.
16
4.

Funcin
Notarial
Qu es la
funcin notarial?
La funcin notarial es un servicio
pblico descentralizado por colaboracin, ya que s prestacin y
las funciones inherentes a l, han
sido encomendadas de manera
permanente a particulares. Las
atribuciones de las que han sido
investidos los notarios implican
su sometimiento al rgimen jurdico jado por el legislador
y aparejan el control, inspeccin y vigilancia que ejerce el
Estado.
Fe pblica: El artculo 1o. del Decreto Reglamentario 2148
de 1983, describe la fe pblica o notarial que otorga plena
autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y lo
expresado por ste respecto de los hechos percibidos en el
ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos
que la ley establece.
Normatividad: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Ley 29
de 1983, Sentencia C-741 de1998, C-181 de 1997 y dems
normas complementarias.
17

Cmo se ejerce la
supervisin a las
notaras del pas?
La supervisin se realiza a travs de: Orientacin, vigilancia,
inspeccin y control.
Orientacin: Atiende y resuelve preventivamente las dicultades que se observen en la
prestacin del servicio notarial, mediante instrucciones, circulares y conceptos proferidos
por esta Entidad.
Vigilancia: El Estado observa la conducta de
los particulares, sin interferencia directa en
sus actividades. Vigila su conducta a partir
de la informacin recibida por los diferentes
medios.
Inspeccin: Existe una carga para el administrado. A travs de las visitas generales y/o
especiales o al requerir la entrega de la notara.
Para tal efecto, las visitas generales, cuentan
con dos modalidades la extra-situ o anlisis
de escritorio y la in situ tendiente a revisar
de manera integral y general los aspectos
administrativos, nancieros y jurdicos en el
crculo notarial.
Control: Es el grado ms alto de supervisin,
consiste en la facultad de imponer sanciones
en el orden de la multa, suspensin y destitucin del cargo de notario.
18

Benecios
A la SNR:
Adelantar acciones preventivas y correctivas

en el desarrollo de la funcin de orientacin,
vigilancia, inspeccin y control.
Salvaguardar la fe pblica.
Apoyar los fines esenciales del Estado
delegados a la Entidad por competencia
misional.
A los vigilados:
Identicar, orientar, atender y resolver preventiva y correctivamente las dicultades

que se observen en la prestacin del servicio
notarial.
Brindar conabilidad al ciudadano.
Evitar extralimitaciones y abuso de poder.
Impulsar el ejercicio de la autoevaluacin y
autocontrol en la prestacin del servicio.
A la comunidad:
Generar conanza.
Garantizar un servicio pblico notarial eciente, oportuno y transparente
Interactuar con la ciudadana.
Atender las quejas, peticiones y consultas.
19

Estructura administrativa
para la supervisin
Superintendencia
Delegada para
el Notariado
Direccin
de Gestin
Notarial
20
Ejercer la vigilancia, inspeccin y control del

servicio pblico que dan los notarios.
Conocer y fallar, en los trminos de la Ley 734
de 2002, y en primera instancia, los procesos
disciplinarios que se adelanten contra los
notarios, sin perjuicio del poder preferente
que podr ejercer la Procuradura General
de la Nacin. La segunda instancia estar
a cargo del Superintendente de Notariado y
Registro.
Programar y realizar las visitas de inspeccin a
n de vericar el cumplimiento de las normas
legales que rigen la actividad notarial.
Atender los trmites previos y posteriores

previstos en la ley, para los actos de nombramiento de los notarios, vericando que estos
cumplan con los requisitos exigidos para el
cargo y certicarlo as al nominador.
Estudiar las solicitudes de permisos, licencias, modicaciones de horario y cambios
de local, presentadas al Superintendente por
los notarios.
Llevar, mantener actualizado y propender por
la modernizacin del archivo de las hojas de
vida de los notarios y sus diversas situaciones
institucionales.
Certicar con su rma el ejercicio del cargo
de notario.
Realizar el reparto de minutas notariales del
crculo notarial de Bogot, D.C. Fuera del
crculo de Bogot corresponde a las Ocinas
de Registro de Instrumentos Pblicos de
ciudades capitales.(ORIP).

Direccin
Financiera
Ocina
Asesora
Jurdica
Planear, ejecutar y controlar la poltica institucional en las reas de tesorera, presupuesto y

contabilidad.
Ejercer el control de los recursos del Fondo
Cuenta Especial de Notariado, dados en
administracin a los distintos organismos de
cooperacin.
Recaudar, vericar y controlar los recursos que
de conformidad con las disposiciones legales,
deban consignar los notarios al Fondo Cuenta
Especial de Notariado, y dar los avisos necesarios a la Superintendencia Delegada para el
Notariado para lo de su competencia.
Fijar y unicar la posicin doctrinaria institucional

en las materias propias de las competencias de
la Superintendencia de Notariado y Registro, y
dar la asesora jurdica a los funcionarios encargados de atenderlas.
Estudiar y proyectar las providencias que deba
proferir el Superintendente relacionadas con la
vigilancia, inspeccin y control del servicio que
suministran los notarios en segunda instancia
en materia disciplinaria.
Preparar instrucciones y directrices sobre
materias jurdicas y aplicacin de normas para
ser impartidas a los notarios y registradores de
instrumentos pblicos.
Adelantar estudios jurdicos, relacionados con
los servicios de notariado y registro de instrumentos pblicos, coordinar su difusin y anlisis,
procurando que se tengan en cuenta para la
regulacin de dichos servicios.
21

Quin es el notario?
Es un particular que se constituye en una institucin del
Estado Social de Derecho y que representa honorabilidad
y conanza al ciudadano, por el desempeo de su funcin
de dador de fe pblica.
Naturaleza de la funcin
del notario
Es un servicio pblico, de carcter administrativo prestado
por particulares . Entre sus funciones tenemos:
Imparcialidad.
Asesora a los ciudadanos que soliciten el servicio pblico
notarial.
Ser consejero.
Hacer las observaciones jurdicas pertinentes para prevenir
nulidades o irregularidades que afecten los negocios jurdicos
o los actos notariales sometidos a su consideracin.
De qu responde el notario:
Responde de la regularidad formal de los instrumentos que
autoriza, mas no de la veracidad de las declaraciones, ni de
la capacidad legal de los comparecientes para celebrar el
acto o negocio jurdico respectivo. Tambin responde de la
funcin scal, civil, penal y disciplinaria.
Artculos 6, 8 y 9 del Decreto Ley 960 de 1970, artculo
117 del Decreto 2148 de 1983, Sentencia C-1508 de 2000,
C-93 de 1998.
22

Requisitos de ley para

ser notario
Requisitos generales:
Para ser notario a cualquier ttulo, (interino, encargado,
ad-hoc, o en propiedad cuando se provea por concurso
pblico), requiere ser nacional colombiano, ciudadano en
ejercicio, persona de excelente reputacin y tener ms de
treinta aos de edad.
Articulo 132, Decreto Ley 960 de 1970.
Requisitos especcos:
Para ser notario de primera categora:
Para ser notario de los crculos de primera categora, adems de los requisitos generales se exige por ley, en forma
alternativa:
Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de
notario o de registrador de instrumentos pblicos por
un trmino no menor de cuatro aos, o la judicatura o
el profesorado universitario en Derecho, si quiera por
seis aos, o la profesin por diez aos a lo menos.
No siendo abogado haberse desempeado con
eciencia en el cargo de notario o el de Registrador
de Instrumentos Pblicos en un Crculo de dicha
categora, por tiempo no menor de ocho aos, o en
uno de inferior categora siquiera por doce aos.
Vase: Artculo 153 Decreto Ley 960 de 1970, Artculo 62
del Decreto 2148 de 1983.
23

Para ser notario de segunda categora:

Para ser notario de los crculos de segunda categora, adems
de los requisitos generales se exige por ley, dos alternativas:
Ser abogado titulado y haber sido notario por dos aos

o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en
Derecho, al menos por tres aos, o la profesin con buen
crdito por trmino no menor de cinco aos o haber tenido
prctica notarial o registral por espacio de cuatro aos.
No siendo abogado, haber ejercido el cargo en crculo
de igual o superior categora, durante seis aos o en uno
de inferior categora por un trmino no menor de nueve
aos.
Vase: Artculo 154 Decreto Ley 960 de 1970.

Para ser Notario de tercera categora:
Adems de los requisitos generales se requiere alternativamente:
Ser abogado titulado.

No siendo abogado, haber sido notario por tiempo no
inferior a dos aos, o haber completado la enseanza
secundaria o normalista y tenido prctica judicial, notarial
o registral por espacio de tres aos, o tener experiencia
judicial, notarial o registral por trmino no menor a cinco
aos.
Vase: Artculo 155, Decreto Ley 960 de 1970.

La Ley 588 de 2000 reglament algunos aspectos en el ejercicio de la actividad notarial. Entre ellos el nombramiento de
los notarios en propiedad, para este caso expresa el citado
Decreto que se har mediante concurso de mritos. A la
fecha de publicacin de presente manual est culminando el
concurso pblico para el acceso a la carrera notarial.
24

Nombramientos y
responsabilidades
de los notarios
Primera categora:
Los nombra el Presidente de la Repblica y toman posesin
ante el Ministro del Interior y de Justicia en el caso de Bogot.
Los de fuera del Crculo de Bogot, luego de ser nombrados
por el Presidente de la Repblica, toman posesin ante el
Gobernador del Departamento
Segunda y tercera categora:
Los nombra el Gobernador del respectivo departamento,
toman posesin ante l o ante el alcalde municipal.
Responsabilidad en ejercicio de la funcin:
Decreto 960 de 1970, artculos 195. Decreto Reglamentario
2148 de 1983 Arts. 116 y SS.
Civil: Responden de los daos y

perjuicios que causen a los usuarios
del servicio, por culpa o dolo.
Penal: Responden por las conductas en las que puede incurrir el notario por la prestacin del servicio.
Disciplinariamente: Responden
por el incumplimiento de deberes,
el abuso o extralimitacin de los
derechos y funciones.
25

Competencia territorial
El notario prestar sus servicios pblicos notariales, dentro
de un crculo territorial, integrado por uno o varios municipios
de un mismo departamento. Debe residir obligatoriamente
en la cabecera municipal de uno de ellos y que corresponda
a la sede de la notara.
La actuacin del notario por fuera de su respectivo crculo,
viciar los actos o negocios jurdicos que se tramiten.
Vase: Artculo 2 y 99, numeral 1 del Decreto Ley 960 de
1970.
26
5.

Competencias
funcionales del
notario
Autorizar escrituras pblicas.
Actos de Fe.
Registro Civil.
Jurisdiccin Voluntaria.
Remates.
Conciliaciones.
Vase: Decreto 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148

de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Cdigo Civil, Cdigo
de Procedimiento Civil, Decreto 2168 de 1988, Decreto 902
de 1988, Decreto 999 de 1988, Ley 54 de 1989, Ley 794
de 2003.
Decreto 890 de 2003, Resolucin 1519 de 2003, Instruccin Administrativa 14 de 2003, Ley 640 de 2001, Decreto
1000 de 2007 y dems normas que las modiquen y complementen.
Competencia del
notario en el proceso de
escrituracin
De las escrituras pblicas:
Escritura pblica: es un documento o instrumento que
contiene los actos jurdicos declarados por las personas
27

ante el notario con el lleno de los requisitos exigidos en la

ley para cada caso, que deben ser insertados en el protocolo
de la notara.
Actos escriturarios de competencia del notario:

El notario, dentro de su crculo notarial, tendr la competencia para extender, otorgar y autorizar los actos jurdicos
prescritos en el artculo 12 del Decreto Ley 960 de 1970, concordante con los artculos 8 y 9, del Decreto 960 de 1970.
Proceso de escrituracin:
El proceso de escrituracin que debe seguir el notario comprende los pasos de recepcin, extensin, otorgamiento y
autorizacin.
Vase artculo 14 del Decreto Ley 960 de 1970.
Recepcin: Acto mediante el cual las personas

declaran el acto jurdico ante el notario.
Extensin: Versin escrita del acto jurdico declarado ante el notario por los interesados.
Otorgamiento: Aceptacin de las partes que
intervienen en la extensin del acto jurdico
(rma de las partes).
Autorizacin: Es la aprobacin (fe que imprime
el notario al instrumento), que da el notario a
las declaraciones emitidas por las partes en el
documento.
Vanse: Artculos 13 a 40 del Decreto 960 de 1970 y sus

normas concordantes.
28

De los actos de fe
Otra de las competencias jurdicas que
tiene el notario dentro de la prestacin
de su servicio tiene que ver con los
procesos de fe de vida, los cuales se
encuentran descritos en el Decreto 960
de 1970.
Autenticacin de rmas: Es la autorizacin o legalizacin de documentos por parte del funcionario competente
para revestirlos de ciertas formalidades y solemnidades
segn lo establecido por la ley. Es dar testimonio escrito
de que la rma puesta en un documento corresponde a
la de la persona que la haya registrado ante l.
Fe de vida o supervivencia: Es un acto escrito y testimonial del notario, consistente en la certicacin sobre
la existencia de la misma, bajo ciertas circunstancias de:
fecha, hora, da, nombres y apellidos de acuerdo con el
documento de identicacin y huella impresa.
Declaraciones extraproceso y madres cabeza de
familia: Es un acto mediante el cual el notario recibe
de las personas, bajo la gravedad del juramento, declaraciones con nes procesales. Igualmente, el notario
recibir esta misma clase de actos para efectos de la Ley
861 del 2003, es decir las declaraciones de las madres
cabeza de familia.
Vase: Artculos 73 a 78 del Decreto 960 de 1970, artculo

37 del Decreto 2148 de 1983, Decreto 1557 de 1989 concordante con el Decreto. 2282 de 1989.
29

Jurisdiccin voluntaria
sta debe entenderse como la funcin que ejerce el Estado mediante las autoridades judiciales y administrativas a
peticin de los particulares y que tiene por objeto completar
o desarrollar relaciones jurdicas entre los particulares y
documentar y tutelar sus derechos cuando entre ellas no
medie conicto jurdico.
El notario tendr competencia para conocer de ciertos procesos de jurisdiccin voluntaria, mencionados taxativamente en las diferentes normas del ordenamiento jurdico.
Matrimonio Civil: Contrato solemne por el cual un hombre
y una mujer se unen con el n de vivir juntos, de procrear
y auxiliarse mutuamente.
Vase: Decreto 2668 de 1988, 1556 de 1989, Ley 57 de
1990, Instruccin Administrativa No.1 de enero 26 de 2005,
Instruccin Administrativa No. 03 de enero 11 de 2006 ,
Instruccin Administrativa No. 01-32 de junio 8 de 2001.
Sucesiones: Los notarios estn autorizados para liquidar
sucesiones siempre que todos los herederos y el cnyuge
superviviente procedan de comn acuerdo.
Vase: Decretos 902 de 1988; 1729 de 1989; 2651 del
1991.
Divorcio o cesacin de los efectos civiles del matrimonio: Acto mediante el cual las personas deciden dar n a
los efectos civiles del matrimonio, se podr adelantar el
trmite ante el notario siempre y cuando las partes lo hagan
de comn acuerdo.
Vase: Ley 962 de 2005 y Decreto 4436 de 2005.
30

Inventario solemne de bienes del menor: Proceso por

el cual las personas divorciadas que tienen en administracin bienes del menor realizan el inventario de sus bienes
identicando como requisito previo para poder contraer
nuevas nupcias.
Vase: Decreto 2817 de 2006, Instruccin Administrativa
No. 13 de agosto 1 de 2005.
Igualmente la notara podr llevar otros procesos como
remates y conciliaciones que estn regulados a travs de
las siguientes normas.
Decreto 890 de 2003, Instrucciones Administrativas Nmeros, 5, 8 y 25 de 2004 y 10 del ao 2003.
31

Registro del estado civil

de las personas
Situacin jurdica mediante la cual, las personas naturales
se identican e individualizan ante la familia y la sociedad,
determina igualmente su capacidad para ejercer ciertos
derechos y obligaciones.
Con fundamento en la Resolucin nmero 1346 del 23 de
marzo de 2007, proferida por el Registrador Nacional del
Estado Civil y segn Circular 94 del 04 de junio de 2007
de la Superintendencia de Notariado y Registro, el notario
tiene la facultad para llevar el registro del estado civil de las
personas.
Vase: Decreto ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 y
dems normas concordantes y complementarias.
32
6.

Aspectos
administrativos
El local:
Debe tener las siguientes especicaciones:
Previa autorizacin de la Direccin de Gestin Notarial, una
vez surtida la correspondiente inspeccin por parte de la
Superintendencia Delegada para el Notariado o por quien
sta comisione, teniendo en cuenta:
Que la notara est ubicada en un lugar cntrico de la

localidad.
ptimas condiciones de ubicacin y comodidad.
En sitio de fcil acceso al pblico.
Las mejores condiciones de presentacin.
Debe poseer buena ventilacin e iluminacin.
Bao de servicio al pblico.
Las diferentes secciones de la notara, debern encontrarse distribuidas dentro de un mismo inmueble,
conservando su unidad locativa.
Rampas.
Vase: Artculos 159 del

Decreto Ley 960 de 1970;
7 del Decreto 2148 de
1983 y las dems normas
que lo modiquen o complementen. Instruccin
Administrativa No. 01-12
de junio 8 de 2001.
33

Equipo de Ocina:
Consiste bsicamente en un mobiliario suciente y en buen
estado (sillas, mesas, escritorios), equipos de comunicacin
(telfonos, fax, internet, correo electrnico), equipos de
cmputo.
Vase: Instruccin Administrativa No. 17 de 1993 (devolucin
de muebles inservibles) y las dems normas que la modiquen o complementen.
Sistema de Informacin Notarial-SIN:

Software utilizado en las notaras subsidiadas, el cual permite la estandarizacin de los procesos notariales, as como
mejorar las herramientas de supervisin, control de legalidad
y de gestin de la notara.
El seor notario est obligado a utilizar el SIN para todos los
servicios que se autoricen en ejercicio de su funcin notarial
y a generar y enviar la informacin mensual requerida por la
Superintendencia.
Vanse: Circulares No. 10 del 19 de Enero de 2004; Circular
No. 46 del 21 de mayo de 2004; artculo 14 Ley 29 de 1973;
artculo 124 Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y las
dems normas que lo modiquen o complementen.
Avisos:
Toda notara debe jar los siguientes avisos, en un lugar
visible al pblico:
34
El que identica la notara (parte externa).

El de inscripcin en el RUT.
El de horario de atencin al pblico. Mnimo 44

horas semanales previamente autorizado por la

Superintendencia de Notariado y Registro.
El de horario de consulta del protocolo y registro
del estado civil.
El de tarifas notariales.
El de la gratuidad en la inscripcin del registro
civil.
Notaras de turno los das sbados.
Cartelera para edictos .
Reparto de minutas (En Bogot se efecta por
parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y en otras ciudades mediante las ocinas
de registro de instrumentos pblicos).
Toma de huellas.
Vase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006; Ley 29 de

1973; Decreto Reglamentario 2148 de 1983; Instrucciones
Administrativas No. 01-12 de junio 8 de 2001; 01 y 02 de 2007
y las dems normas que lo modiquen o complementen.
Licencias y permisos
Permisos:
El tiempo o perodo hasta de tres (3) das solicitados por el
notario titular con causa que lo justique, para no asistir a
la ocina y poder ausentarse de la cabecera y en general
de su crculo notarial.
La concesin de tales permisos est a cargo del respectivo
alcalde municipal, en el caso del notario de segunda y tercera
categora, quien a la vez designar o nombrar a otro titular
como notario encargado en reemplazo de aquel, y, como
consecuencia, la primera autoridad poltica dar posesin
al encargado.
35

Los notarios de primera categora deben solicitar los permisos

y licencias a la Superintendencia de Notariado y Registro,
quien debe emitir el acto administrativo correspondiente.
La entidad tambin atiende las licencias de notarios de primera categora de los dems crculos.
El notario no podr hacer uso de permisos y licencias sino
una vez posesionado su reemplazo.
Licencias:
Estas se consideran a partir del cuarto da en adelante.
Ordinaria: Hasta por noventa das continuos o discontinuos en cada ao.

Por maternidad, enfermedad o incapacidad fsica
temporal: El notario tiene la facultad de postular la persona que deba remplazarlo durante estas ausencias.
Bajo su responsabilidad, el postulado deber cumplir
con los requisitos generales exigidos para ejercer el
cargo de notario. Debe usted conservar la copia de la
providencia que los concedi, el acta de posesin del
encargado, y la remisin a la Superintendencia de Notariado y Registro.
Vase: Artculo 11, 105, 107, 112, 113; Decreto 2148 de

1983, Artculo 188 Decreto Ley 960. Instruccin Administrativa 09/2007
36
7.

Obligaciones
del notario
Obligaciones personales:
Debe abrir una carpeta, que contenga la siguiente informacin y documentos.
Nombre del notario titular.

Documento de identidad.
Grado de escolaridad.
Edad.
Decreto de nombramiento.
Acta de posesin.
Domicilio: El notario debe residir en la cabecera
del crculo notarial.
Aliacin a los regmenes de salud, pensiones,
cesantas, riesgos profesionales y dems previstos por la Ley.
Direccin electrnica y telfonos.
Vase: Artculo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, artculo

153 numeral 2 de la Ley 100 de 1993.
Obligaciones Patronales:
Vinculacin: Bajo su responsabilidad, el notario podr crear los empleos que requiera para el ecaz funcionamiento de la ocina a su cargo,
tendr especial cuidado en la seleccin de los empleados, velar por su
capacitacin, por el buen desempeo
de sus funciones y cumplir las obligaciones que para sus subalternos le
sealan las normas legales.
37

La naturaleza del vnculo jurdico del personal subalterno de

las notaras, es de carcter particular y por tanto, las relaciones laborales que surgen entre el notario y sus empleados se
rigen por el Cdigo Sustantivo del Trabajo y por las normas
especiales que se dicten sobre la materia. El personal que
labora en la notara debe estar vinculado mediante contrato
de trabajo y tiene derecho a todas las prestaciones consagradas en el Cdigo Sustantivo del Trabajo y el Rgimen
de Seguridad Social Integral.
Vase: Ley 29 de 1973; Artculo 118 del Decreto 2148 de
1983; Instruccin Administrativa No. 01-39 de junio 8 de 2001;
Ley 100 de 1993; Decreto 412 de 2007; Ley 712 de 2001;
Cdigo Sustantivo del Trabajo y el Rgimen de Seguridad
Social Integral y las dems normas que lo modiquen o
complementen.
Obligaciones con la Superintendencia

de Notariado y Registro:
El notario debe cumplir con las obligaciones para con el
Grupo de Tesorera de la Superintendencia de Notariado
y Registro, consignando el valor jado por la resolucin de
tarifas notariales vigente por concepto de recaudos, por
cada escritura no exenta autorizada, teniendo en cuenta las
excepciones que existen sobre la materia.
Vase: Artculos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Resolucin de tarifas notariales vigente para cada ao.
Obligaciones con el Fondo Especial de la
38


(Recaudos y Subsidios Notariales).
Adems del recaudo deber consignar el valor de los aportes, que se establece conforme al rango de escrituracin
reportado en el ao inmediatamente anterior y el cual se ja
en la resolucin de tarifas notariales vigente.
Vase: Pargrafo 2 artculo 28, Decreto 1681 de 1996.
Aportes Especiales:
De los actos entre particulares y entidades exentas de los

derechos notariales que se causen, el notario slo podr
percibir como remuneracin por sus servicios la tarifa establecida en la resolucin anual emitida por la Superintendencia
de Notariado y Registro.
De los actos entre particulares y entidades no exentas de
los derechos notariales que se causen, l notario slo podr
percibir como remuneracin por sus servicios la tarifa establecida en la resolucin anual emitida por la Superintendencia
de Notariado y Registro.
El aporte especial debe ser consignado y remitirse dentro
de los cinco (5) das siguientes a aqul en que lo perciba
del usuario.
Vase: Artculos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Resolucin de tarifas vigente para cada ao.
39

Obligaciones con la Direccin de Impuestos y

Aduanas Nacionales DIAN:
Inscripcin en el RUT:
El notario debe cumplir con los presupuestos legales establecidos, mediante Decreto Reglamentario de cada ao, para
tener la calidad de contribuyente declarante del Impuesto
sobre la renta, es responsable del impuesto sobre las ventas
y agente retenedor se encuentra obligado a inscribirse en
el RUT, que es el mecanismo para identicar, ubicar y clasicar a los sujetos pasivos de obligaciones administradas y
controladas por la DIAN.
Vase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006 y las dems
normas que lo modiquen o complementen.
Declaraciones mensuales de retencin en la fuente:
En el archivo contable de la notara debe reposar copia de
los recibos ociales en los que consten las consignaciones de
los dineros por concepto de retencin en la fuente. Este impuesto debe ser cancelado dentro de los trminos que ordena
la normatividad que regula la materia. Cuando no se hayan
efectuado retenciones, se debe presentar la declaracin en
ceros, atendiendo los plazos establecidos. (Ley 1066 de julio
29 de 2006 Normalizacin de Cartera de la DIAN).
Vase: Artculos 365, 366, 375, 376, 398, 399, 400, 603 al
606 del Estatuto Tributario; Decreto 2509 de 1985 artculos
8 y 9; artculo 20 del Decreto 1189 de 1988, enajenacin o
dacin en pago de derechos sucesorales, sociales o litigiosos
que constituyan activos jos para el enajenante y la Ley 1111
de 2006 , Decretos Reglamentarios y las dems normas que
lo modiquen o complementen.
40

Relacin de enajenacin de bienes:

Anualmente debe presentar una relacin de las enajenaciones efectuadas, por el valor sealado por el Gobierno
Nacional.
Vase: Artculo 629 de Estatuto Tributario, Resolucin No.
12804 proferida por la DIAN. La informacin tributaria debe
ser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la
transaccin y las dems normas que lo modiquen o complementen.
Declaracin bimestral impuesto al valor
agregado IVA:
En el archivo contable de la notara debe reposar una carpeta
con las copias de los recibos ociales en los que consten
las consignaciones de los dineros por concepto del impuesto
sobre las ventas. Este documento debe contener el adhesivo
de la entidad nanciera que recibi el pago, dentro de los
trminos ordenados por el Gobierno Nacional.
Vase: Artculo 5 del Decreto Reglamentario 1250 de 1992;
artculos 17 y 18 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992
y Artculos 600 al 603 del Estatuto Tributario y las dems
Timbre nacional:
El notario est obligado al pago de este impuesto en el formulario de retencin en la fuente, en el rengln correspondiente
a otros conceptos.
Vase: Libro Cuarto del Estatuto Tributario (artculos 514 y siguientes); Instruccin Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001
y las dems normas que la modiquen o complementen.
41

Aporte especial a la Administracin de Justicia:

Del ingreso bruto de los derechos notariales, el notario debe
consignar el 10% para la Administracin de Justicia, a travs de la DIAN, dentro de los primeros cinco das de cada
mes, conservando en una carpeta las copias de los pagos
respectivos.
Vase: Constitucin Poltica, artculo 131, inciso 1, Ley 6
de 1992, artculo 135, Decreto 1960 de 1993, Instruccin
Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las dems
Impuesto de industria y comercio:
El notario debe realizar los pagos correspondientes a este
impuesto, siempre y cuando el acuerdo municipal lo obligue.
Vase: Decreto Ley 1421 de 1993 (Estatuto Orgnico de
Bogot, Distrito Capital) y las dems normas que lo modiquen o complementen.
Aspectos Contables
Libros de contabilidad notarial:
El notario debe llevar un libro de contabilidad que reeje los
movimientos de ingresos, egresos y saldo lquido, el cual
estar foliado y registrado ante la Direccin de Impuestos y
Aduanas Nacionales.
Vanse: Decreto 1347 de 1970; Instruccin Administrativa
No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las dems normas que lo
modiquen o complementen
42

Comprobantes de ingreso:
El notario debe archivar en una carpeta los comprobantes
que respalden los ingresos.
Vase. Artculos 615 y 617 del Estatuto Tributario; Instruccin
Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las dems
Vase: Artculo 629 de Estatuto Tributario y Resolucin No.
12804 proferida por la DIAN. La informacin tributaria debe
ser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la
transaccin.
Informe estadstico notarial:
El notario debe reportar a la Superintendencia de Notariado
y Registro dentro de los quince (15) primeros das de cada
mes, todos los aspectos relacionados con los impuestos,
recaudos, aportes, pago de nmina y prestaciones sociales de empleados, gastos de funcionamiento de la notara,
escrituracin, registro civil y dems actos en el Informe
estadstico notarial.
Vase: Artculo 123 del Decreto 2148 de 1983; Instruccin
Administrativa No. 03 de febrero 27 de 2003; Instruccin
Administrativa No. 16 de junio 6 de 2003; Instruccin Administrativa No. 22 de noviembre 1 de 2005.
Cuenta nica notarial
El notario abrir en un banco la Cuenta nica notarial la cual
quedar a nombre de la notara. All consignar los valores
con destino al pago de registro mercantil y el registro de
instrumentos pblicos, a la Administracin de Justicia, a las
cuentas o fondos especiales del Notariado, a la Direccin
de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), a la Superin-
43

tendencia de Notariado y Registro y los dems organismos

pblicos que deban recibir ingresos provenientes de los
recaudos efectuados, y en ningn momento podr usarse
para hacer pagos o transferencias a terceros distintos a los
ya mencionados.
Vase: Artculo 64 de la Ley 863 de 2003, y la Instruccin
Administrativa No. 01 de enero 2 de 2004.
44
8. Quin

vigila a los
notarios?
La Superintendencia de Notariado y Registro a travs de la

Superintendencia Delegada para el Notariado.
Vase: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario
2148 de 1983, Ley 734 de 2002 y Decreto 412 de 2007.
Responsabilidad
disciplinaria del notario
El notario en calidad de particular que ejerce funciones
pblicas est sujeto al cumplimiento de las disposiciones
legales establecidas en el Cdigo Disciplinario nico, que
contiene un captulo especial del rgimen aplicable a los
particulares y al notario.
De las Faltas:
. Gravsimas: Son las que estn taxativamente sealadas
en el citado Cdigo.
. Graves
. Leves: Son los deberes
y prohibiciones que estn
sealados no slo en el Cdigo nico Disciplinario sino
tambin en el Decreto Ley
960 de 1970 y dems normas
complementarias.
45

De las Sanciones:
. Destitucin
. Suspensin
. Multa
La Superintendencia de Notariado y Registro, a travs de la
Superintendencia Delegada para el Notariado, de acuerdo
con la facultad de control, sin perjuicio del poder preferente
de la Procuradura General de la Nacin, es el ente encargado de adelantar los procesos disciplinarios.
Vase: Libro III, Ttulo II, artculo 58 y siguientes de la Ley
734 de 2002.
Decreto 412 del 2007, artculo 24.
46
9.

Procedimiento
para la entrega
de la notara
con vericacin
de la SNR
En qu casos:
Por muerte de notario.
Por renuncia.
Por suspensin.
Por destitucin.
Quin la hace:
Entrega personal del notario saliente al sucesor.
Su apoderado, curador, heredero, cnyuge o
albacea y por urgencia la recibe otro notario o el
alcalde.
Siempre debe ser practicada por funcionarios de la vigilancia
notarial o delegado de la misma.
A quin se debe entregar:

Sucesor en primer trmino.
Por comisin a quien se delegue: Registrador
de Instrumentos Pblicos, Personero Municipal o
funcionario de la Superintendencia de Notariado y
Registro.
47

Aspectos a entregar:
Cumplimiento de las obligaciones patronales y

situacin laboral de los empleados.
Cumplimiento de obligaciones frente a la
(Aportes y Recaudos).
Cumplimiento de las obligaciones scales o
impuestos que sealen las asambleas departamentales o concejos municipales.
Retencin en la Fuente.
IVA.
ICA. (Bogot).
Informacin Tributaria Especial.
Aporte del 10% Administracin de
Justicia.
Archivos de la Notara: (D. 960/70 Art. 106.)
Libro de protocolo: Inventario pormenorizado

que incluya tomos, nmero de escrituras y unidades por tomo. Totalizando tomos.
Libro de relacin.
ndice anual: Inventario indicando tomo, ao,
nombre del primer otorgante y nombre del ltimo
otorgante.
Libro de actas de visita.
Otros archivos
Actas que se suscriban en ejercicio de la funcin notarial y
que no deban ser protocolizadas segn la ley.
48
Libros de actas de reparto del ao en que se

entrega.

Registro Civil: Registros de nacimientos, matrimonios y defunciones por ao, tomo, serial
inicial, serial nal y libro, los cuales debern
estar empastados; libro de varios y/o tomo, ao,
nmero de libros, observaciones, folio inicial, folio nal; ndices de los registros de nacimientos,
matrimonios y defunciones y libro de visitas.
De lo enunciado anteriormente se levantar el acta respectiva, suscrita por los intervinientes, donde se plasmarn las
constancias del notario saliente y entrante, con la rma del
funcionario comisionado para la vericacin de la entrega
por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro
Vase: Decreto 960 de 1970, artculos 116,117,118,119 y
120, Decreto 2148 de 1983, artculos 55, 56 y 57; Ley 29 de
1973; artculos 16 y 17; Instruccin Administrativa 02 y 03
de 2002.
49

50
10.

Funcin
notarial
consular
El Decreto 110 de 2004, por medio del cual se modica la

estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en su
artculo 24 establece funciones para la Direccin de Asuntos
Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.
Esta Direccin es la encargada de orientar y evaluar las
actividades de los consulados de Colombia, en el numeral
6 del citado artculo, establece: dirigir y supervisar a los
consulados de la Repblica, en el proceso de expedicin de
pasaportes, otorgamiento de visas y funciones notariales,
asignadas al personal consular. (negrillas y subrayado
fuera del texto).
Con fundamento en la norma citada, esta Superintendencia
Delegada para el Notariado, orienta al personal consular en
la funcin notarial. Por tal razn en este captulo, daremos
a conocer a los cnsules
o dems funcionarios que
ejercern esta funcin en
el exterior, las normas y los
procedimientos en el ejercicio de la prestacin del
servicio pblico notarial en
el exterior. Esto como apoyo
a la gua consular que dirije
directamente el Ministerio de
Relaciones Exteriores.
51

Normas generales que

rigen la funcin notarial:
Decreto Ley 960 de 1970, su Reglamentario 2148 de
1983, 1260 de 1970, 2158 de 1970, 1873 de 1971, 231
de 1985, 999 de 1989, 902 de 1988, 2668 de 1988,
1534,1555,1556,1557,1712,1729,1900,2275, y 3047 de
1989, Ley 75 de 1968, 54 de 1989. La Resolucin de tarifas
notariales 8850 de 2007 y es actualizada ao a ao por
la Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdo
al incremento que establece el Banco de la Repblica de
acuerdo al IPC.
Los cnsules colombianos tienen algunas funciones que
ejercen los notarios en el pas. Daremos a usted seor cnsul
una gua sencilla y didctica, que le permita apoyarse jurdicamente en el desarrollo de sus funciones notariales.
Escritura pblica
La escritura pblica es el documento escrito que contiene
declaraciones de actos jurdicos, emitidas ante el notario
o cnsul, con los requisitos de ley y que se incorporan al
protocolo.
Perfeccionamiento de la escritura pblica:

La elaboracin de la escritura pblica tiene unas etapas
consecutivas que son:
1. Recepcin: Es percibir las declaraciones que hacen ante
el cnsul los interesados.
52

2. Extensin: Es la versin escrita de lo declarado.

3. Otorgamiento: Es el asentimiento expreso del ciudadano
al instrumento extendido.
4. Autorizacin: Con su rma, el cnsul aprueba que se han
llenado los requisitos pertinentes y que las declaraciones han
sido emitidas realmente por los interesados.
El ciudadano puede presentar ante el cnsul,

el texto escrito de lo que se va a convertir en
escritura, que se llama minuta, o expresar verbalmente el objeto de sus declaraciones para que
el cnsul efecte la versin escrita en papel de
seguridad que posee el consulado respectivo.
Antes de rmar el texto el Cnsul y el ciudadano
que solicita el servicio de la escritura pblica,
deben efectuar las correcciones que estimen
pertinentes. Asmismo es necesario el original
de los comprobantes scales vigentes.
Otros aspectos importantes que debe contener la escritura pblica:

En el encabezamiento:
Nmero de la escritura, asignada en orden sucesivo y anotado en letras y nmeros.

La fecha, sealando da, mes y ao.
Lugar, indicando pas nombre del cnsul.
Comparecencia:
Nombres y apellidos completos de los otorgantes.

Documento de identidad.
Domicilio.
Edad, slo si otorga un menor adulto o el adop-
53

tante o el adoptado. En los dems casos se

indicar que es mayor de edad.
Estado civil, sealando la situacin de los inmuebles respecto de la sociedad conyugal, teniendo
en cuenta el estado civil de los otorgantes.
Representacin, si actan en nombre de otro se
indicar la clase de aqulla.
Tratndose de inmuebles si el bien est afectado
a vivienda familiar o a patrimonio de familia.
Estipulaciones:
54
Declaraciones: Redactadas con toda claridad y

precisin para que se acomoden a la esencia del
contrato y a los propsitos de las partes .
Identicacin del objeto del acto o negocio. Si se
trata de inmuebles, por su ubicacin, nomenclatura, linderos (utilizar sistema mtrico decimal en
nmeros y letras) y cdula catastral.
Ttulo de adquisicin. Respecto de bienes inmuebles se indicar los datos de registro y si carece
de ttulo inscrito, la fuente de la que deriva su
derecho.
Valor del bien, jado en moneda colombiana,
y si est referido en moneda extranjera ,
indicando su equivalencia conforme a las
normas vigentes sobre el particular. Su forma
de pago.
Lugar y fecha de cumplimiento de las obligaciones.
Expresin de la situacin jurdica del bien en relacin con gravmenes, limitaciones de dominio
y medidas cautelares.

Algunos actos que se elevan a escritura

pblica:
Compraventa, donacin, hipoteca, cancelacin de hipoteca, comunidad, venta de derechos herenciales, usufructo,
propiedad horizontal, patrimonio de familia, afectacin a
vivienda familiar, capitulaciones matrimoniales, liquidacin
de la sociedad conyugal, liquidacin de la sociedad patrimonial de hecho, testamentos, sucesiones, englobe ,
desenglobe, actualizacin de linderos de inmuebles, actos
y contratos comerciales , entre ellos: constitucin de sociedad, escisin, empresa unipersonal, sociedad annima por
suscripcin sucesiva de acciones, ducia mercantil, leasing
inmobiliario, etc.
Protocolizacin:
Seor cnsul, a medida que usted va autorizando las escrituras pblicas, debe ir organizando y llevando de manera
ordenada su protocolo de escrituracin que consiste en el
archivo fundamental de su consulado, y se forma con todas
las escrituras que se otorguen ante usted, y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo. Tendr
vigencia desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre de
cada ao y constar del nmero de tomos que sea necesario
formar, procurando que no exceda de 1000 el nmero de
hojas de cada tomo. Al nal de cada tomo el Cnsul asentar
una nota de clausura con la rma y la fecha .( artculo 107
del decreto 960 de 1970).
Adicionalmente el ciudadano puede acudir al consulado,
con el n de guardar en el archivo del protocolo documentos
pblicos y privados. Por ejemplo un proceso de sucesin
55

adelantado ante un juzgado, de resolucin de adjudicacin

de un predio del Incoder, un documento privado que contenga
obligaciones. Tenga presente: protocolizar por mandato de
la ley, por orden de un juez o por espontnea voluntad, es
incorporar en el protocolo, sin que el documento adquiera un
valor probatorio distinto del que en s mismo represente.
Conjuntamente con el protocolo de escrituracin debe ir usted
llevando el libro de relacin e ndice segn lo establece los
artculos 106 al 111 del Decreto Ley 960 de 1970.
Poderes:
Representacin para trmites consulares:
El artculo 28 del decreto ley 960 de 1970, establece ()
en caso de representacin, el representante dir la clase de
representacin que ejerce y presentar para su protocolizacin los documentos que la acrediten. ()
Clases:
Poder especial: este debe estar elaborado de forma escrita
indicando detalladamente el acto para el cual se conere, y
la descripcin del inmueble si se trata de negocios o actos de
enajenacin, el cual debe estar identicado plenamente por
sus linderos, matrcula inmobiliaria, nomenclatura, nombre
y lugar de ubicacin. ( ejemplos: cobro de cheques, compraventas, asuntos legales, sucesiones y otras actuaciones).
Poder General: En el cual se sealarn los varios actos o
contratos para los cuales se coneren. Debe ser por escritura pblica.
56

Si el poder es presentado ante usted para hacerlo valer en

otro pas o en Colombia, se autenticar ante su despacho, y
debe ser avalado por el Ministerio de Relaciones Exteriores
en Colombia.
Actos de fe:
Autenticaciones y reconocimientos de rmas:
Autenticaciones: proceden para documentos privados que
no contengan expresamente obligaciones. Es un testimonio
dedigno y no le conere al documento mayor fuerza de la
que por s tenga.
Reconocimiento: Se aplica para documentos privados que
contengan obligaciones, da plena autenticidad y fecha cierta
al documento privado.
El ciudadano debe presentar
ante usted seor cnsul, los
documentos que pretenda autenticar o reconocer.
En los casos que dispone la ley
de presentacin personal, el
interesado debe acudir directamente a su despacho.
Todos los trmites anteriores deben ser rmados por usted.
57

Fe de vida:
Corresponde a la solicitud que debe formularse ante el cnsul, para que este certique sobre la supervivencia de un
individuo. Con tal objeto es preciso identicar personalmente
y en debida forma al interesado, anotando el documento que
lo identica, nombres y apellidos completos, el da y hora
de la diligencia, y har estampar la huella dactilar del compareciente (Art. 78, Decreto Ley 960 de 1970. modicado
por el 37 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983).
Declaraciones extraproceso:
Corresponde al testimonio espontneo rendido con el n de
constituir prueba con nes extraprocesales, identicndose
y expresando con claridad los hechos respecto de los cuales
tenga conocimiento. Este testimonio no ser tramitado bajo
juramento.
Testimonios especiales:
En el ejercicio de sus funciones puede percibir y documentar en forma directa, los hechos ocurridos en su presencia
relacionados con su actividad. Se destacan las actas y la
escritura pblica de comparendo (Artculos 95 y 96 del Decreto Ley 960 de 1970.).
58

Cobro de derechos
notariales en el extranjero
Seor cnsul, la Superintendencia de Notariado y Registro,
tiene la facultad por ley cada ao de actualizar las tarifas
notariales, para el 2008 se expidi la Resolucin 8850 del
2007, que determin las tarifas, y all un captulo para el cobro
de tarifas en el exterior a travs de su consulado.
Cada ao usted debe estar actualizado para saber el cobro
a efectuar con relacin a la funcin notarial que ejerce en
su respectivo consulado, de conformidad con la resolucin
o acto administrativo que proera la Superintendencia de
59

60
11.

Casustica
sobre temas
consulares
La Superintendencia de Notariado y Registro, a travs de la

Ocina Asesora Jurdica, emite conceptos relacionados con
la funcin notarial que ejerce usted como cnsul.
Dejamos a su consideracin los que consideramos de vital
importancia para el desarrollo de sus funciones consulares
en el exterior.
Los temas :
Inquietudes en materia
notarial formuladas por
los cnsules de Colombia. Temas: escrituracin, derechos notariales,
capitulaciones y otros.
(18 de abril de 2005).
Registro civiles (11 de
mayo de 2006).
Unin marital de hecho. (27 de febrero de
2006).
Posibilidad de celebracin de matrimonios civiles
ante cnsul colombiano. (Expedido por el Jefe
de la Ocina Jurdica del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, 17 de octubre de
2002).
Esta Superintendencia Delegada para el Notariado, estar

atenta a cualquier inquietud jurdica que sea de su inters
durante la induccin o posterior a ella, para coadyuvar en el
buen desarrollo de su funcin notarial en el exterior.
61

Consultas
Inquietudes en materia notarial formuladas por
los cnsules de Colombia en el exterior.
Abril 18 de 2005
La Ocina Asesora Jurdica de la Superintendencia de Notariado y Registro respondi consulta de la doctora Candelaria
Palacio Baldovino, directora de Asuntos Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior (E), del Ministerio de
Relaciones Exteriores, sobre inquietudes en materia notarial
formuladas por los Cnsules de Colombia en el Exterior.
Consultas y respuestas:
1. Una escritura pblica necesariamente debe hacerse
en papel notarial o se puede transcribir el texto en una
hoja en blanco?
El artculo 20 del D.L. 960 de 1970 dispone: Las escrituras
originales o matrices se escribirn en papel autorizado por
el Estado y al nal de cada instrumento, antes de rmarse,
se indicarn los nmeros distintivos de las hojas empleadas,
si los tuvieren.
Anteriormente se utilizaba el papel sellado, que actualmente
se conoce como Papel Notarial.
La ley 39 de 1981 dispuso en su artculo 3 que el servicio
notarial utilizar en sus actuaciones un papel de seguridad
cuya caracterstica determinar la Superintendencia de
Notariado y Registro, de modo tal que garantice la correcta
conservacin de los archivos.
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De la norma transcrita se inere que a esta Entidad le

corresponde simplemente determinar las caractersticas
de seguridad del papel a utilizar en el otorgamiento de las
escrituras pblicas.
La Superintendencia de Notariado y Registro autoriz al
Colegio de Notarios de Colombia y a la Asociacin de
Notarios Interinos para que contrataran la adquisicin, impresin y distribucin del papel de seguridad sujeto a las
caractersticas de seguridad previamente determinadas
por esta Entidad; papel requerido para el otorgamiento de
las escrituras pblicas, cuya distribucin o provisin poda
efectuarse por conducto de los Colegios Seccionales o a
travs de determinados notarios directamente a las notaras
que solicitaran y sufragaran la cantidad de papel a utilizar
en sus despahos.
Mediante Resolucin No. 1288 del 21 de abril de 1990, la
Superintendencia instruy respecto a las caractersticas del
papel de seguridad, sealando a los notarios que establecen
controles que permitan determinar las entradas, consumos,
hojas anuladas y existencia de papel de seguridad.
2. Cmo se efectuara el cobro de derechos cuando
se trata de escrituras de cuanta determinada y cules
son los documentos que se deben exigir, por ejemplo,
para constituir una hipoteca o venta de inmueble, o
una sociedad?
El inciso 3. del artculo 251 del C.P.C. seala: Documento
pblico es el otorgado por funcionario pblico en ejercicio
de su cargo o con su intervencin. Cuando consiste en un
escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario,
es instrumento pblico; cuando es otorgado por un notario o
quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo
protocolo, se denomina escritura pblica.
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La escritura pblica en trminos del artculo 13 del decreto ley

960 de 1970, es: El instrumento que contiene declaraciones
en actos jurdicos, emitidas ante el notario, con los requisitos
previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.
La forma externa que debe revestir todo negocio jurdico
formal es la escritura pblica, y su elaboracin requiere de
un proceso, que en orden cronolgico el primer paso es el
de la rogacin, o requerimiento que deben hacer las partes
al notario o cnsul para obtener de ste la prestacin de
sus servicios.
Luego procede la recepcin, que consiste en percibir las
declaraciones que hacen ante el notario o cnsul los interesados; la extensin, que es la versin escrita de lo declarado;
el otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso que
aqullos prestan al instrumento extendido, y la autorizacin,
consistente en la fe que imprime el notario o cnsul a ste,
en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y
que las declaraciones han sido realmente emitidas por los
interesados.
Ahora bien, en lo que respecta a la redaccin de las declaraciones, stas pueden hacerse por el notario o por el cnsul, o
ser presentadas a stos por las partes, redactadas por ellas
o sus asesores, (artculos 6, 15 Y 17 del decreto ley 960 de
1970). En los dos casos, el notario o el cnsul, dentro del
control de legalidad que ejercen, deben velar porque stas se
acomoden a la nalidad de los comparecientes, a las normas
legales, a la clara expresin idiomtica, pudiendo sugerir las
correcciones que juzguen necesarias.
La actividad notarial tiene como funcin, la de dar fe pblica notarial siendo un servicio pblico que presta el notario
como delegatario del Estado a n de que cumpla esta gestin
privada.
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Tenemos entonces que las escrituras pblicas son documentos pblicos, de las cuales toda persona tiene derecho
a obtener copias autnticas.
Las normas vigentes relacionadas con el otorgamiento de una
escritura pblica, estn consagradas en el decreto ley 960
de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y dems
disposiciones, como por ejemplo tener en cuenta los Cdigos
Civil, Comercial, decretos 902 de 1988, el 999 de 1988, 2668
de 1988, 1712 de 1989 y 1729 de 1989, entre otros.
En el otorgamiento de escrituras pblicas, es necesario que
el cnsul, quien ejerce funciones de notario en el exterior,
observe lo dispuesto en el Ttulo II, Captulo I, artculos 12
al 41 del decreto ley 960 de 1970.
El artculo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: El notario
no autorizar el instrumento cuando llegue a la conclusin de
que el acto que contiene sera nulo por incapacidad absoluta
de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente
prohibido en la ley.
De los dems vicios que afecten el acto objeto del contrato
advertir a los comparecientes y si stos insistieren, lo autorizar, dejando constancia de ello en el instrumento.
A su turno, el artculo 2. Ibidem, seala que el notario ejercer sus funciones a solicitud de los interesados, quienes
tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado
para el reparto.
De otra parte, el artculo 37 del decreto ley 960 de 1970 establece: Extendida la escritura ser leida en su totalidad por
el notario, o por los otorgantes, o por la persona designada
por stos, quienes podrn aclarar, modicar o corregir lo que
les pareciere y al estar conformes, expresarn su asentimiento. De lo ocurrido se dejar testimonio escrito en el propio
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instrumento y la rma de los otorgantes demuestra su

aprobacin. (subrayo)
y el artculo 40 Ibidem, seala: El notario autorizar el
instrumento una vez cumplidos todos los requisitos formales del caso, y presentados los comprobantes pertinentes,
suscribindolo con rma autgrafa en ltimo lugar.
Los nicos casos en que el notario se debe abstener de
autorizar el instrumento son los sealados por los artculos
10 y 143 del decreto 2148 de 1983.
La identicacin de los comparecientes, se har con los
documentos legales pertinentes, dejando testimonios de
cules son estos.
En la escritura se consignarn el nombre, apellidos, estado
civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso de
representacin se expresar, adems su carcter y los
datos de las personas naturales representadas como si
comparecieran directamente, o de las personas jurdicas tal
como corresponde segn la ley o los estatutos, indicando
su domicilio y naturaleza.
Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre
l, deber indicar la situacin jurdica del bien respecto de la
sociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.
Los inmuebles que sean objeto de enajenacin, gravamen o
limitacin se identicarn por su cdula o registro catastral
si lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidad
donde estn ubicados y por sus linderos. Siempre que se exprese la cabida se emplear el sistema numrico decimal.
El precio o la estimacin del valor de los bienes o derechos
objeto de las declaraciones se expresarn en moneda colombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a mone-
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das extranjeras, se establecer su equivalencia en moneda

nacional segn las normas vigentes sobre el particular.
Respecto al cobro de los derechos notariales de las escrituras pblicas, se encuentra en estudio por parte de esta
Entidad con el Ministerio de Relaciones Exteriores, toda vez
que dicho Ministerio asign unas tarifas jas por concepto.
3. Existen notaras que desatienden las solicitudes de
registro, por ejemplo de reconocimiento de hijos a travs
de escrituras pblicas otorgadas en el exterior, porque
la madre no ha expresado su consentimiento personalmente ante la notara o a travs de la misma escritura.
En cuanto al reconocimiento de hijo extramatrimonial, el
artculo 10 de la Ley 75 de 1968, expresa: El reconocimiento
es irrevocable y puede hacerse:
1) En el acta de nacimiento rmndola por quien
reconoce;
2) Por escritura pblica;
3) Por testamento;
4) Por manifestacin expresa y directa hecha ante
un juez...
Ntese de la norma anteriormente transcrita, que en ninguno
de sus apartes expresa que para efectuar el reconocimiento
de hijo extra matrimonial se necesite de la presencia de la
madre o del hijo.
El procedimiento a seguir es efectuar el reconocimiento por
uno de los medios sealados en el artculo 1. de la ley 75
de 1968, y una vez reconocida la persona, el notario debe
dar aplicacin a lo preceptuado por el artculo 60 del decreto
ley 1260 de 1970, es decir, una vez efectuado el trmite de
legalizacin de la escritura pblica y recibida sta, el funcionario encargado de llevar el registro civil procede a sustituir
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el folio con anotaciones de recproca referencia y adems,

debe hacer la noticacin de que trata el artculo 4. de la
ley en mencin, el cual dispone: El reconocimiento no crea
derechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sido
noticado y aceptado de la manera indicada en el ttulo 11
del Libro 1. del Cdigo Civil, para la legitimacin.
Y el artculo 240 del Cdigo Civil, expresa: Cuando la legitimacin no se produce Ipso Jure, el instrumento pblico
de legitimacin deber noticarse a la persona que se trate
de legitimar....
Artculo 243 ibdem, seala: La persona que acepte o
repudie, deber declararlo por instrumento pblico dentro
de los noventa das subsiguientes a la noticacin. Transcurrido este plazo, se entender que acepta, a menos de
probarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaracin
en tiempo hbil.
As las cosas, el notario o el funcionario encargado de llevar
el registro civil, debe permitir que se efecte el reconocimiento, haciendo la correspondiente noticacin a la madre
del menor o al interesado, segn el caso.
En el evento de que el notario se abstenga de aceptar la
escritura pblica contentiva de reconocimiento de hijo extra
matrimonial, puede formular la correspondiente queja ante
el Director de Vigilancia de esta Entidad, para los nes a
que haya lugar.
4. En otros casos no se registran escrituras que contienen cambios de nombre, porque el interesado no hace
el trmite personalmente ante la notara, por lo que no
vale la solicitud que hace el Ministerio una vez realizado
el procedimiento de legalizacin.
Ante todo es necesario aclarar, que para el otorgamiento de la escritura pblica de cambio de nombre, el cn-
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sul debe velar porque se cumplan todos los requisitos

generales exigidos para cualquier escritura, como son:
utilizar el papel notarial, numerarla, fecharla, consignar
el nombre del cnsul y lugar de la autorizacin, identificacin de los comparecientes, y lo contemplado en
el artculo 3. del decreto 999 de 1988.
El artculo 3 del decreto ley 1260 de 1970, expresa:
Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por
consiguiente, al nombre que por ley le corresponde.
El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y
en su caso, el seudnimo... (subrayado fuera del
texto)
El artculo 3o. del decreto 999 de 1988, dispone: Slo podrn solicitar la rectificacin o correccin de un registro
o suscribir la respectiva escritura pblica, las personas
a las cuales se refiere ste, por s o por medio de sus
representantes legales o sus herederos.
El artculo 6 del decreto 999 de 1988, seala. El artculo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedar as:
El propio inscrito podr disponer, por una sola vez,
mediante escritura pblica, la modificacin del registro,
para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre
todo con el fin de fijar su identidad personal
El artculo 2. del decreto 1555, expresa: Los representantes legales de los menores de edad o de los hijos
adoptivos, podrn cambiar el nombre de stos ante
notario, con sujecin al procedimiento indicado en el
artculo 6. del decreto ley 999 de 1988, y sin perjuicio
de que cuando lleguen a la mayora de edad, los inscritos pueden por otra vez, modificar su nombre.
Al igual que en la inquietud nmero 3, si el notario se
abstiene de aceptar la escritura pblica contentiva de
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cambio de nombre, puede formular la correspondiente

queja ante el Director de Vigilancia de esta Entidad, para
los fines a que haya lugar.
5. Las tarifas diferenciales de las escrituras de cambio de nombre en Colombia y en el exterior, hacen
que las personas otorguen un poder especial, ante el
consulado, para que un apoderado realice el trmite
de suscribir la escritura en una notara en Colombia,
razn por la cual es necesario saber cmo deben ser
otorgados estos poderes para que no sean rechazados
por las notaras en Colombia.
Los poderes conferidos para la gestin de negocios,
se rigen por las normas establecidas en el Cdigo Civil
acerca del mandato; es as como el artculo 2142 del
C.C. contempla el contrato en s mismo y el artculo 2156
Ibdem consagra dos clases de mandato, el general si se
da para todos los negocios del mandante, y el especial
si comprende uno o ms negocios especialmente determinados.
El artculo 2149 del CC describe los medios idneos para
el otorgamiento del poder as: El encargo que es objeto
del mandato puede hacerse por escritura pblica o privada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo
inteligible y an por la aquiescencia tcita de una persona
a la gestin de sus negocios por otra.
La norma prev dos modalidades para el otorgamiento
del poder: una por escrito, a veces solemne (escritura
pblica), y otra verbal.
Caso diferente es en tratndose de poderes para actuar
en procesos, cuando son generales o especiales para va-
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rios procesos, porque en estos casos necesitan haberse

otorgado por escritura pblica. Art. 65 del C. de P. C.
Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la ley
colombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no as
en su aspecto formal. Su procedimiento se encuentra
establecido en los artculos 65 y 259 del C. de P. C. en
concordancia con el artculo 480 del C. de Co.
Ahora bien, cuando el respectivo poder se otorgue por
documento privado, pero no ante funcionario de otro
pas, sino ante cnsul colombiano, es importante que
en relacin con dicho documento proceda el funcionario
consular a dejar la constancia expresa de haber sido
presentado personalmente por quien lo suscribe o exigir
la diligencia de reconocimiento de contenido y firma.
Estos requisitos estn expresamente previstos en el
artculo 14 del decreto 2148 de 1983. Pero adems se
debe velar porque se cumplan los requisitos exigidos
en el artculo 15 del mismo decreto, sustituido por el
artculo 1.. del Decreto 231 1985 que expresa: Quien
otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar
un bien inmueble, lo identificar con el nmero de la
matrcula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar
de ubicacin.
Respecto a su consulta, el poder otorgado para efectuar
escritura pblica de cambio de nombre, deber ser dado
por los representantes legales, si el inscrito es menor
de edad, o por el propio inscrito cuando es mayor de
edad. En ste deber consignarse el nombre de la oficina donde se encuentra el registro civil de nacimiento,
si es posible el nmero de folio o indicativo serial, el
nombre del inscrito, y el nombre con el cual se va a fijar
la identidad.
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6. Al momento de hacer un registro de matrimonio

en el Consulado, es posible hacer en este registro la
diligencia de legitimacin de los hijos nacidos antes de
ese matrimonio, as el nacimiento de stos no haya sido
registrado en Colombia?
El artculo 236 del C.C., dispone: Son tambin hijos legtimos los concebidos fuera del matrimonio y legitimados por
el que posteriormente contraen sus padres, segn las reglas
y bajo las condiciones que van a expresarse.
El artculo 237, ibdem, seala: El matrimonio posterior
legitima ipso jure a los hijos concebidos antes y nacidos
en l...
Artculo 238, El matrimonio de los padres legitima tambin
ipso jure a los que uno y otro hayan reconocido como hijos
naturales de ambos, con los requisitos legales.
El artculo 239 de la misma normatividad, expresa: Fuera
de los casos de los dos artculos anteriores, el matrimonio
posterior no produce ipso jure la legitimidad de los hijos. Para
que ella se produzca es necesario que los padres designen
en el acta del matrimonio o en escritura pblica, los hijos a
quienes coneren este benecio, ya estn vivos o muertos
(negrilla fuera de texto)
De la norma anterior se desprende que, al momento de
efectuar la inscripcin del matrimonio en el registro civil, en la
casilla correspondiente los padres pueden decir los nombres
de los hijos que legitiman. Si el nacimiento de stos, no ha
sido inscrito, los pueden identicar con el nombre correcto
y fecha de nacimiento. La nota de legitimacin debe ser
suscrita por ambos padres.
Si no se efectu la legitimacin en el registro civil de matrimonio, podrn legitimar al hijo otorgando una escritura
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pblica, la cual deber efectuarse conjuntamente por ambos

padres.
7. Si una pareja hace capitulaciones matrimoniales
ante un notario local y no ante el consulado, y luego del
matrimonio pretende registrar ese contrato en el consulado, es factible aceptar ese registro, o necesariamente
las capitulaciones se deben otorgar ante un consulado
colombiano?
Las capitulaciones matrimoniales son un contrato mediante el cual la pareja que se dispone a contraer matrimonio
pacta el rgimen econmico que los va a regir durante el
matrimonio.
Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuerdos que celebran los futuros esposos antes de contraer
matrimonio, relativas a los bienes que aportan a l, y a
las donaciones y concesiones que se quieran hacer el
uno al otro. artculo 1771 del Cdigo Civil Colombiano.
Las capitulaciones son irrevocables desde el da de la celebracin del matrimonio, y una vez celebrado no podrn
alterarse, ni siquiera con el consentimiento de las personas
que intervinieron en su otorgamiento.
El notario o el cnsul ante quien se extiende la escritura contentiva de capitulaciones, har saber a los comparecientes
que deben establecer y describir los bienes que aportan al
matrimonio, con expresin de su valor y una razn circunstancial de las deudas de cada uno, de conformidad con lo
dispuesto por el artculo 1780 del C. C.
Segn lo dispuesto por el artculo 1780 del C. C. Las capitulaciones matrimoniales designarn los bienes que los
esposos aportan al matrimonio, con expresin de su valor
y una razn circunstanciada de las deudas de cada uno...;
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con sta no se da transferencia de bienes, y por lo tanto

no hay lugar a inscripcin en la Oficina de Registro de
Instrumentos Pblicos a que corresponda cada inmueble, ni a exigir paz y salvo alguno, pero s son objeto
de registro en el Libro de Varios, de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 1. del decreto 2158 de 1970.
El artculo 180 del C.C. expresa: Por el hecho del
matrimonio se contrae sociedad de bienes entre los
cnyuges, segn las reglas del ttulo 22, libro IV, del
Cdigo Civil.
Los que se hayan casado en pas extranjero y se domiciliaren en Colombia, se presumirn separados de
bienes, a menos que de conformidad a las leyes bajo
cuyo imperio se casaron se hallen sometidos a un rgimen patrimonial diferente.
El artculo 259 del C. de P.C., establece: Los documentos pblicos otorgados en pas extranjero por funcionario
de ste o con su intervencin, debern presentarse
debidamente autenticados por el cnsul o agente diplomtico de la Repblica, y en su defecto por el de una
nacin amiga, lo cual hace presumir que se otorgaron
conforme a la ley del respectivo pas...
Como el objeto primordial de las capitulaciones matrimoniales est encaminado a fijar por los futuros cnyuges
el rgimen de bienes que ha de regir sus relaciones
patrimoniales una vez celebrado el matrimonio, si stas
se realizan antes del matrimonio y ante autoridad extranjera, se presumen efectuaron conforme a la Ley de ese
pas, y son objeto de inscripcin en el Libro de Varios del
respectivo consulado. La carga de la prueba de si son
vlidas o no las capitulaciones efectuadas ante autoridad
extranjera, le corresponde a los contrayentes.
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8. Si an no han registrado el matrimonio celebrado

en el extranjero, pueden celebrar capitulaciones antes de registrarlo en el Consulado y entonces registrar
dichas capitulaciones?
Las capitulaciones matrimoniales son convenciones o acuerdos que celebran los futuros esposos antes de contraer
matrimonio, relativas a los bienes que aportan a l, y a las
donaciones y concesiones que se quieran hacer el uno al
otro. Artculo 1771 del Cdigo Civil Colombiano.
De la interpretacin de las normas relativas a capitulaciones,
se observa que stas deben efectuarse antes de la celebracin del matrimonio y no de la inscripcin de dicho matrimonio
en el registro civil.
9. La Notara Primera seala que las capitulaciones
matrimoniales posteriores al matrimonio civil celebrado
en el exterior, pueden incluirse en el folio del registro
civil de matrimonio, siempre que el interesado presente
el documento soporte apostillado y traducido. Este
procedimiento es aceptado por todas las notaras en
Colombia?
Como ya lo expresamos en los interrogantes 7 y 8, las
capitulaciones matrimoniales, deben celebrarse antes del
matrimonio.
10. Una persona colombiana, ha optado igualmente por
otra nacionalidad, por ejemplo la francesa, y ha afrancesado el nombre, lo cual es muy comn, sin haber
cambiado su nombre en Colombia. Entonces contrae
matrimonio y quiere registrar ese matrimonio en el Consulado presentando el acta de matrimonio francesa donde aparecen sus nombres franceses, Qu debe hacer
el consulado?, lo registra con los nombres franceses o
con los originales?
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El artculo 67 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: ...Los

matrimonios celebrados en el extranjero, entre dos colombianos por nacimiento, entre un colombiano por nacimiento
y un extranjero, entre dos colombianos por adopcin, o
entre un colombiano por nacimiento y uno por adopcin,
se inscribirn en la primera ocina encargada del registro
del estado civil en la capital de la Repblica.
El artculo 47 ibdem, expresa: Los nacimientos ocurridos
en el extranjero o durante viaje cuyo trmino sea lugar
extranjero, se inscribirn en el competente consulado
colombiano, y en defecto de ste, en la forma y del modo
prescritos por la legislacin del respectivo pas.
El cnsul remitir sendas copias de la inscripcin; una
destinada al archivo de la ocina central y otra al funcionario encargado del registro civil en la capital de la
Repblica
Caso de que la inscripcin no se haya efectuado ante
cnsul nacional, el funcionario encargado del registro
del estado civil en la primera ocina de la capital de la
Repblica proceder a abrir el folio, una vez establecida
la autenticidad de los documentos que acrediten el nacimiento. (Este se aplica tambin para matrimonio).
De conformidad con las normas transcritas, los matrimonios que ocurran en el exterior de las personas arriba mencionadas, pueden solicitar su registro ante el competente
cnsul de Colombia en el pas respectivo.
El artculo 68 de la misma normatividad, seala: El matrimonio podr inscribirse a solicitud de cualquier persona.
En todo caso no se proceder al registro sino con vista
en copia dedigna de la respectiva acta de la partida
parroquial, en cuanto a los matrimonios catlicos, o de la
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escritura de protocolizacin de las diligencias judiciales

o administrativas correspondientes, en el caso de matrimonio civil.
El artculo 70 del decreto en mencin, dispone: Son requisitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre de
los contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquia
o sacerdote que lo celebr, y la constancia de la presencia
de copia autntica del acta parroquial o de la escritura de
protocolizacin de las diligencias judiciales o administrativas
correspondientes a la celebracin,
Para inscribir civilmente un matrimonio, se debe aportar copia
de la partida eclesistica de matrimonio, en tratndose de matrimonios catlicos. Cuando se trata de matrimonios civiles,
bien ante juez o autoridades administrativas, las actuaciones
judiciales o administrativas se deben protocolizar, en el asunto descrito, ante el Cnsul colombiano en el exterior.
Con base en la partida eclesistica de matrimonio catlico, o
de la escritura de protocolizacin de las diligencias judiciales
o administrativas, correspondientes a matrimonio civil, se
efecta el registro civil de matrimonio. Por consiguiente, el
Cnsul debe asesorar al usuario, en el sentido de advertirle
que es conveniente para evitar posibles problemas, unicar
el nombre, es decir, si ha afrancesado el nombre, otorgar escritura pblica de cambio de nombre, para unicar su registro
civil de nacimiento a los dems documentos.
El registro civil de matrimonio, se efecta o se inscribe tal y
como aparecen los nombres, bien en la partida eclesistica
o en el acta de matrimonio civil ante autoridad extranjera,
previamente protocolizada.
11. La Notara Primera de Bogot, sostiene que la sentencia de divorcio otorgada por un juez de un pas extranjero
donde se celebr el matrimonio, no necesita someterse
77

al exequator en Colombia para poder ser registrada en

el Consulado, argumentando que dicho matrimonio no
fue celebrado en Colombia, lo cual ha generado muchos
reclamos de las personas a quienes esta Direccin les
solicita el trmite del exequator para registrar el divorcio.
Cul es el procedimiento que debe seguirse?
El exequator, se reere al trmite que se debe efectuar ante
la sala de casacin civil de la Corte Suprema de Justicia, el
cual debe cumplir con los requisitos sealados en el artculo
695 del C.P.C. para efecto de que las sentencias y otras
providencias que revistan tal carcter, pronunciadas en un
pas extranjero en procesos contenciosos o de jurisdiccin
voluntaria, produzcan efectos en Colombia.
Trmite que no se reere a la simple legalizacin de que
tratan los artculos 259 y 260 Ibdem, y la Convencin sobre
abolicin del requisito de legalizacin de documentos pblicos extranjeros, o apostillar.
Una sentencia proferida por autoridad extranjera, requiere del
trmite del exequator, para efecto de producir en Colombia
la fuerza que les conceden los tratados existentes con ese
pas.
El matrimonio celebrado en el exterior por una de las personas sealadas en el artculo 67 del decreto ley 1260 de 1970,
para que produzca efectos en Colombia, debe inscribirse en
el competente Consulado de Colombia en el exterior o en
una de las Notaras del Crculo de Bogot. Una vez inscrito,
si IIegaren a divorciarse, la sentencia de divorcio para que
produzca efectos en Colombia requiere del exequator.
Respecto a los modelos de las escrituras pblicas, o el manual que contenga informacin sobre los diferentes tipos de
escrituras, le informo que la editorial Legis public un libro de
modelos de minutas. Adems por medio de la pgina www.
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legis.com.co se puede acceder al sistema de informacin

jurdica que dicha empresa desarroll para la Superintendencia de Notariado y Registro.
Registros Civiles
Mayo 11 de 2006
La Ocina Asesora Jurdica de la Superintendencia de

Notariado y Registro respondi consulta al doctor Jaime
Buenahora Febres Cordero, Cnsul de Colombia en Nueva
York, U.S.A. y al encargado del registro civil del consulado,
doctor Said Hidrovo Mndez.
1. Cuando es imposible contar con la presencia del padre del menor al momento del registro, pero la madre
tiene en el certicado de nacido vivo (Birth certicate)
el nombre del padre y por lo tanto ha sido reconocida la
paternidad, en este caso, Cul sera el procedimiento
a seguir?
2. Cuando la madre est privada de la libertad, y no tiene
ningn documento de identicacin colombiano, y el
padre quiere registrar al menor, pero no estn casados,
qu se puede hacer?
3. Es posible que un mayor de 18 aos, hijo de padres
colombianos, se registre por s mismo sin tener ninguna
clase de documento colombiano, nicamente los documentos estadoudinenses? Acreditar que sus padres
son colombianos claro est. Y si solo tiene informacin
de uno de los padres, igualmente es posible proceder
al registro?
79

4. Tratndose de ciudadanos estadounidenses es indispensable la presentacin del pasaporte vigente; o es

posible la presentacin de cualquier otro documento de
identicacin (licencia de conduccin nico documento vlido en Nueva York), ya que no todas las personas
tienen pasaporte.
5. Es absolutamente necesario que se requiera el
registro civil de nacimiento de los contrayentes de un
matrimonio celebrado en nuestra jurisdiccin para registrarlo? O solamente el de los colombianos, o ninguno,
porque en el matrimonio ya se exigi ese requisito? (En
el caso de los cubanos en Estados Unidos, es complejo
que obtengan una copia del equivalente a su registro
civil de nacimiento).
6. Cuando los padres hacen trmite por primera vez de
cdula y tienen ms de 25 aos, cmo sera posible que
registren a sus hijos?
7. En el caso de hijos menores de 18 aos de edad, qu
documento se tiene como base para la identicacin de
los padres, y quin lo declara?
Respuestas:
Marco Jurdico:
El artculo 266 de la Constitucin Nacional estableci funciones al Registrador Nacional del Estado Civil, entre otras, la
direccin y organizacin del Registro Civil y la identicacin
de las personas.
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Cdigo Civil.
Ley 75 de 1968.
Decreto ley 1260 de 1970.

Consideraciones de la Ocina Asesora Jurdica:

Pregunta No. 1:
El artculo 44 del Decreto Ley 1260 de 1970, seala: En el
registro de nacimientos se inscribirn:
Los nacimientos que ocurran en el territorio nacional.
Los nacimientos ocurridos en el extranjero, de personas hijas
de padre y madre colombianos.
Los nacimientos que ocurran en el extranjero, de personas
hijas de padre o madre colombianos de nacimiento o por
adopcin, o de extranjeros residentes en el pas, caso de
que lo solicite el interesado...
El artculo 45 ibdem, dispone: estn en el deber de denunciar los nacimientos y solicitar su registro: El padre, la madre,
los dems ascendientes, los parientes mayores ms prximos... y el propio interesado mayor de diez y ocho aos.
El artculo 46 de la misma normatividad, dice: Los nacimientos ocurridos en el territorio nacional se inscribirn en
la ocina correspondiente a la circunscripcin territorial en
que hayan tenido lugar...
El procedimiento a seguir para inscribir civilmente un nacimiento es el consagrado por el artculo 1. del Decreto
2188 del 16 de octubre de 2001, el cual expresa: Cuando
se pretende registrar el nacimiento fuera del trmino prescrito, en el artculo 48 del D.L. 1260 de 1970, la solicitud se
adelantar ante el funcionario de registro civil, ante el cual
declarar el solicitante o el representante legal si el inscrito
es menor de edad que su nacimiento no se ha inscrito ante
autoridad competente.
81

El nacimiento deber acreditarse con el certicado de nacido

vivo, expedido por el mdico, enfermera o partera, o con
otros documentos autnticos o con copia de las partidas
parroquiales, respecto de las personas bautizadas en el seno
de la iglesia catlica o de las anotaciones de origen religioso,
correspondientes a las personas de otros credos.
En caso de no poder acreditarse el nacimiento con los documentos anteriores, se har con fundamento en testimonios,
de conformidad con el artculo 50 del Decreto Ley 1260 de
1970. En este evento, la declaracin bajo juramento rendida personalmente ante el mismo funcionario de registro
civil o notario, la harn al menos dos personas que hayan
presenciado, asistido o tenido noticia directa y dedigna del
nacimiento...
De conformidad con las normas transcritas, los nacimientos
se pueden acreditar, con uno de los documentos all relacionados, no son todos, es uno de ellos.
Al momento de la inscripcin, el notario, el registrador del
Estado Civil o el cnsul competente, debe preguntar al interesado en el registro si existe matrimonio entre los padres,
porque de no existir, debe llevar los apellidos maternos,
a menos que el padre lo reconozca. Lo anterior con el n
de que la inscripcin quede bien diligenciada y la persona
cuyo nacimiento se registra no vaya a tener problemas en
el futuro.
Los hijos nacidos de uniones libres tienen los mismos derechos fundamentales que cualquier nio nacido en matrimonio.
El artculo 1. de la ley 54 de 1989, por medio de la cual se
reforma el artculo 53 del decreto ley 1260 de 1970, expresa:
En el registro de nacimiento se inscribirn como apellidos
del inscrito, el primero del padre seguido del primero de la
madre, si fuere hijo legtimo o extramatrimonial reconocido
82

o con paternidad judicialmente declarada; en caso contrario,

se le asignarn los apellidos de la madre.
Por lo anterior, le compete tanto al notario, al registrador del
Estado Civil o al cnsul indagar, si los padres de la persona
cuyo nacimiento se va a registrar son casados, para efecto
de diligenciar bien el registro, ya que si no existe matrimonio
debe llevar los apellidos de la madre o aconsejarle que lo
reconozcan como a sus hijos extramatrimoniales, por uno
de los medios sealados por el artculo 1. de la ley 75 de
1968.
El artculo 1. de la Ley 75 de 1968, expresa: El reconocimiento es irrevocable y puede hacerse:
1. En el acta de nacimiento rmndola por quien
reconoce;
2. Por escritura pblica;
3. Por testamento;
4. Por manifestacin expresa y directa hecha ante
un juez...
El procedimiento a seguir, en el evento de que los padres
no sean casados, es efectuar el reconocimiento por uno
de los medios sealados en el artculo 1. de la Ley 75 de
1968, y una vez, como en el caso en consulta, autorizada la
escritura pblica de reconocimiento, el cnsul debe hacer la
noticacin de que trata el artculo 4. de la ley en mencin,
el cual dispone: El reconocimiento no crea derechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sido noticado y
aceptado de la manera indicada en el ttulo 11 del Libro 1.
del Cdigo Civil, para la legitimacin.
El artculo 240 del Cdigo Civil, expresa: Cuando la legitimacin no se produce Ipso Jure, el instrumento pblico de
legitimacin deber noticarse a la persona que se trate de
legitimar....
83

Artculo 243 ibdem, seala: .. La persona que acepte o repudie, deber declararlo por instrumento pblico dentro de
los noventa das subsiguientes a la noticacin. Transcurrido
este plazo, se entender que acepta, a menos de probarse
que estuvo imposibilitada de hacer la declaracin en tiempo
hbil.
As las cosas, la noticacin deber hacerla el notario o en
este caso el cnsul a los interesados o sea a los beneciarios
del reconocimiento. Para dicha noticacin, el padre reconociente deber manifestar en la escritura pblica la direccin o
el lugar dnde se encuentre el hijo o la madre segn el caso,
para efecto de la noticacin.
Pregunta No. 2
Parte de la respuesta anterior, tiene que ver con esta pregunta.
Respecto a que la madre se encuentra privada de la libertad
y no tiene documento de identicacin, le informo, que con
el certicado de nacido vivo (Colombia) o el que haga sus
veces en Estados Unidos, se puede constatar que la madre
del menor es quien gura en dicho documento. Lo anterior,
por cuanto el hecho del parto presume la maternidad, luego
no es necesaria la presencia de la madre en el consulado.
El artculo 30 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: La identicacin de los comparecientes se har con los documentos
legales pertinentes, dejando testimonio de cules son estos.
Sin embargo, en caso de urgencia, a falta del documento
especial de identicacin, podr el funcionario identicarlos
con otros documentos autnticos, o mediante la fe de conocimiento por parte suya.
La falta de documento de identicacin no es bice para no
efectuar la inscripcin del nacimiento; quien s debe tener
documento de identidad es quien acte como declarante o
denunciante del nacimiento, toda vez, que si una inscripcin
84

se efecta sin que el declarante se identique estara viciada

de nulidad, segn lo dispuesto por el artculo 104 del Decreto
Ley 1260 de 1970.
En el caso de su interrogante, el padre del menor puede
inscribir civilmente el nacimiento de su hijo y lo puede reconocer por uno de los medios consagrados por el artculo 1.
de la ley 75 de 1968. Tambin lo puede hacer, simplemente
rmando el folio del registro civil de nacimiento.
Pregunta No. 3
El artculo 45 del decreto ley 1260 de 1970, dispone: estn en
el deber de denunciar los nacimientos y solicitar su registro:
El padre, la madre, los dems ascendientes, los parientes
mayores ms prximos... y el propio interesado mayor de
diez y ocho aos.
De conformidad con la norma anterior, si la persona interesada en registrar su nacimiento es mayor de edad, puede
hacerlo, siempre y cuando acredite que uno o ambos padres
son colombianos. Se debe identicar, y como no posee cdula
colombiana, puede hacerlo con cualquier otro documento,
como es el caso, con los documentos estadounidenses de
identicacin. (artculos 30 y 104 del D.L. 1260 de 1970)
Pregunta No. 4
El pasaporte es el ttulo de viaje o identidad expedido por
cada Estado a sus connacionales que viajan al extranjero.
Con la instruccin administrativa No. 04 del 11 de enero de
2006, esta Superintendencia ilustr a los notarios con relacin al documento de identicacin de los extranjeros en el
otorgamiento de escrituras pblicas y otros actos notariales,
concluyendo que deban identicarse, bien con la cdula de
extranjera, el carnet que expide la Direccin del Protocolo,
85

o con su pasaporte vigente. Esta instruccin hace referencia

a los actos notariales otorgados por los extranjeros dentro
del territorio nacional, es decir en Colombia.
En el caso en consulta, como quiera que el extranjero no
ingresa al pas, no es necesario tener ni pasaporte, ni visa,
basta con que se identique con su documento idneo de
identidad.
Pregunta No. 5
El artculo 68 del Decreto Ley 1260 de 1970, seala: El matrimonio podr inscribirse a solicitud de cualquier persona.
En todo caso no se proceder al registro sino con vista
en copia dedigna de la respectiva acta de la partida
parroquial, en cuanto a los matrimonios catlicos, o de
la escritura de protocolizacin de las diligencias judiciales o administrativas correspondientes, en el caso
de matrimonio civil. (negrilla fuera de texto).
El artculo 70 del Decreto en mencin, dispone: Son requisitos esenciales del registro de matrimonio: el nombre de
los contrayentes, la fecha, el lugar, el despacho, parroquia
o sacerdote que lo celebr, y la constancia de la presencia
de copia autntica del acta parroquial o de la escritura de
protocolizacin de las diligencias judiciales o administrativas
correspondientes a la celebracin.
Para inscribir civilmente un matrimonio, se debe aportar
copia de la partida eclesistica de matrimonio. Cuando se
trata de matrimonios civiles, bien ante juez o autoridades
administrativas, las actuaciones judiciales o administrativas
se deben protocolizar, en el asunto descrito, ante el Cnsul
colombiano en el exterior, o ante cualquiera de los notarios
del Crculo de Bogot, D.C., segn el caso.
86

Con base en la partida eclesistica de matrimonio catlico, o

de la escritura de protocolizacin de las diligencias judiciales
o administrativas, correspondientes a matrimonio civil, se
efecta el registro civil de matrimonio. Por consiguiente, el
cnsul no debe solicitar ms requisitos que los sealados
por la ley, por lo que en el asunto descrito, no le compete
requerir para la inscripcin del matrimonio copia de los
registros civiles de nacimiento de los contrayentes.
Si bien es cierto que en los folios de registros de matrimonios existe una casilla dispuesta para los datos del registro
civil de nacimiento de los contrayentes, no aportarlos no
es bice para no inscribir el matrimonio, por cuanto dicho
dato no constituye un elemento esencial del registro civil
de matrimonio. Si posteriormente los cnyuges desean
adicionar dicho dato al registro civil de matrimonio, deben
otorgar una escritura pblica de correccin.
Pregunta No. 6
La respuesta, est implcita en las respuestas a las preguntas No. 1 y 2.
Pregunta No. 7
La tarjeta de identidad expedida por la Registradura Nacional del Estado Civil, es el nico medio idneo para la identicacin de los menores de edad que hayan cumplido los
7 aos de nacidos. (artcuIo 5 decreto 1694 de 1971).
Tambin existe el artculo 30 del decreto ley 1260 de 1970,
anteriormente transcrito, relacionado con la identicacin
de los comparecientes.
Existe gran diferencia entre la capacidad de contratar, consagrada en el artculo 1502 del Cdigo Civil, y la capacidad
que pueda tener una persona respecto a su estado civil.
87

La primera de ellas es absoluta, y en trminos generales

se considera obtenida con la mayora de edad, salvo las
incapacidades generales sealadas en la ley.
Cosa distinta sucede con los aspectos relacionados con el
estado civil, pues la ley ha sido siempre ms amplia, tanto
como para considerar posible el reconocimiento de un hijo
extramatrimonial por su padre menor de edad, en razn a los
derechos fundamentales de los nios, es decir, todos tienen
derecho, entre otros, a tener un nombre y una familia.
El artculo 13 de la Constitucin Nacional expresa:Todas
las personas nacen libres e iguales ante la ley, recibirn la
misma proteccin y trato de las autoridades y gozarn de los
mismos derechos, libertades y oportunidades sin ninguna
discriminacin por razones de sexo, raza, origen nacional o
familiar, lengua, religin, opinin poltica o losca.
Adems, por cuanto toda persona tiene derecho al reconocimiento de su personalidad jurdica, segn lo dispuesto por
el artculo 14 ibdem.
Respecto a que un mayor de edad rme el registro civil de
nacimiento, puede hacerse, pero la diligencia de reconocimiento de hijo extra matrimonial, debe efectuarse o rmarse
por el padre quien reconoce, toda vez que como caracterstica
esencial del reconocimiento, es que ste es personal, ya que
slo el padre que reconoce puede realizarlo.
En consecuencia, los padres menores de edad, debidamente
identicados, pueden inscribir el nacimiento de sus hijos, y
adems, pueden efectuar su reconocimiento de hijos extramatrimoniales.
El padre menor de edad, que desee reconocer a su hijo,
puede hacerlo, pero debe estar debidamente identicado,
es decir con tarjeta de identidad, si es colombiano, o con el
documento idneo si es extranjero.
88

Unin marital de hecho

Febrero 27 de 2006
La Ocina Asesora Jurdica de la Superintendencia de

Notariado y Registro respondi la consulta del doctor Hans
Meter Glanzer, Embajador de Austria en Colombia y al doctor Miguel Alberto Gmez Vlez, Coordinador de Asuntos
Consulares del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Si en el caso concreto de los seores Nelsy Vargas Castro
y el ciudadano austriaco Friedrich Schall, a quienes en
audiencia dentro del proceso ordinario de existencia de
unin marital de hecho, el Juez Diecisis de Familia de
Bogot, doctor Luis Guillermo Arboleda Martnez, declar
la existencia de la unin marital de hecho desde el da 10
de julio de 1994, existe un matrimonio segn las disposiciones legales colombianas y en caso armativo, cundo
se contrajo matrimonio, y si es necesaria la inscripcin del
matrimonio en el registro del estado civil.
Respuestas:
Marco Jurdico:
Ley 54 de 1990
Ley 979 de 2005
Consideraciones de la Ocina Asesora Jurdica:
El artculo 1. de la ley 54 de 1990, expresa: A partir de la
vigencia de la presente ley y para todos los efectos civiles,
se denomina unin marital de hecho, la formada entre un
hombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una
comunidad de vida permanente y singular. Igualmente, y
89

para todos los efectos civiles, se denominan compaero y

compaera permanente, al hombre y la mujer que forman
parte de la unin marital de hecho:
Se denomina unin marital de hecho, la formada entre un
hombre y una mujer, que sin estar casados, hacen una comunidad de vida permanente y singular.
Se denominan compaero y compaera permanente, al hombre y mujer que forman parte de la unin marital de hecho.
El artculo 4. de la ley 979 de 2005, expresa: La existencia
de la unin marital de hecho entre compaeros permanentes,
se declarar por cualquiera de los siguientes mecanismos:
1. Por escritura pblica ante notario por mutuo consentimiento
de los compaeros permanentes.
2. Por acta de conciliacin suscrita por los compaeros permanentes, en centro legalmente constituido.
3. Por sentencia judicial, mediante los medios ordinarios
de prueba consagrados en el Cdigo de Procedimiento
Civil, con conocimiento de los jueces de Familia de Primera
Instancia.
La declaracin de la unin marital de hecho por escritura
pblica, es la manifestacin que hacen los compaeros
permanentes ante el notario, de que es su voluntad y que
existe mutuo consentimiento en declarar la existencia de
dicha unin.
En esta maniestan su voluntad libre y espontnea de haberse unido o de unirse, sin matrimonio, con el n de hacer
vida en comn.
En la escritura pblica debern manifestar que hacen vida en
comn por un tiempo no inferior a dos aos y que entre ellos
no existe impedimento legal para contraer matrimonio.
90

La Ley 54 de 1990, a pesar de su corta extensin (9 artculos), representa un giro total frente a la concepcin de las
relaciones de familia; posteriormente el artculo 42 de la
Constitucin Poltica consagr que la familia se constituye
por vnculos naturales o jurdicos o por la voluntad responsable de conformarla.
El artculo 5 del decreto ley 1260 de 1970, expresa: Los
hechos y los actos relativos al estado civil de las personas,
deben ser inscritos en el competente registro civil, especialmente los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales,
legitimaciones... divorcios, separaciones de cuerpo y de
bienes, con indicacin del folio y el lugar del respectivo
registro.
A su turno, el artculo 22 ibdem, seala: Los hechos, actos
y providencias judiciales o administrativas relacionadas con
el estado civil y la capacidad de las personas, distintos de los
nacimientos, los matrimonios y defunciones, debern inscribirse: los atinentes al matrimonio y sus efectos personales
y patrimoniales, tanto en el folio de registro de matrimonio,
como en el del registro de nacimiento de los cnyuges; y los
restantes, en el folio del registro de nacimiento de la persona
o personas afectadas .
De otra parte, el artculo 1 del decreto 2158 de 1970, indica:
Adems de los elementos de que trata el artculo 8 del decreto ley 1260 de 1970, y sin perjuicio de lo dispuesto en el
artculo 22 de la misma norma, los encargados del registro
del estado civil de las personas llevan el registro de varios,
en el cual se inscribirn todos los hechos y actos, distintos
de nacimientos, matrimonios y defunciones, especialmente...
separaciones de cuerpo y de bienes, divorcios....
Y el artculo 2 del decreto 2158 de 1970, dispone: La inscripcin de los hechos y actos de que trata el anterior artculo,
se har en la misma notara en donde se haya otorgado la
escritura, inscrito o protocolizado el hecho o acto originario
91

de la inscripcin, o en la de la cabecera del crculo a que

pertenezca la ciudad donde se adelant la actuacin judicial
o administrativa.
No hay que perder de vista, que para la poca de la expedicin tanto del decreto 1260 de 1970 como del 2158 del
mismo ao, no exista la gura de la unin marital de hecho,
circunstancia sta por la cual dichos decretos no consagran
lo anterior.
De conformidad con las normas transcritas, las escrituras o
las actas de conciliacin en las cuales se declaren la unin
marital de hecho, deben registrarse es en el Libro de Varios.
Su no inscripcin no acarrea vicio alguno de nulidad.
En el asunto descrito, no existe matrimonio entre los seores
Nelsy Vargas Castro y Friedrich Schall, lo que existe es una
unin marital de hecho, es decir se unieron voluntaria y libremente para hacer una vida en comn, sin existir matrimonio,
acto ste vlido en Colombia.
92

Posibilidad de celebracin de matrimonio civil

ante cnsul colombiano
Octubre 17 de 2007
El Ministerio de Relaciones Exteriores, Ocina Asesora
Jurdica, respondi consulta a la doctora Melba Martnez
Lpez. Directora de Asuntos Consulares y Comunidades
Colombianas en el Exterior. (Cnsul General de Colombia
en Barcelona)
Respuesta:
Las normas por las cuales no se pueden realizar matrimonios
civiles en las sedes de los consulados de Colombia, en los
siguientes trminos son:
La Convencin sobre Agentes Consulares, realizada en La
Habana, Cuba, el 20 de febrero de 1928, aprobada mediante
Ley 57 del 27 de noviembre de 1930 y raticada el 26 de
diciembre de 1935, en su artculo 10 reza: Los cnsules
ejercern las atribuciones que les conera la Ley de su
Estado, sin perjuicio de la legislacin del Estado donde
desempeen su cargo.
La Convencin sobre Relaciones Consulares, rmada en
Viena el 24 de abril de 1963, aprobada mediante Ley 17
de 1971 y raticada el 6 de septiembre de 1972, en su
artculo 5 literal f), relativo a las funciones consulares, dispone: Actuar en calidad de notario, en la de funcionario
de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras
de carcter administrativo, siempre que no se opongan las
leyes y reglamentos del Estado receptor.
Las normas de las convenciones citadas anteriormente,
permiten concluir que los cnsules podrn celebrar matri-
93

monios, siempre y cuando estn autorizados por la Ley del

Estado acreditante.
La Gua Diplomtica y Consular, en su artculo 224, establece como funciones especiales de los cnsules ()
Actuar en calidad de notario para efecto de registro de
estado civil de las personas, cuando los hechos, actos o
providencias que lo determinan y la calificacin legal de
ellos tenga ocurrencia dentro del territorio que corresponde a su circunscripcin.
En lo referente a las normas sobre matrimonio en Colombia, encontramos que la Ley 57 de 1887, en el numeral 1
del artculo 13, al referirse a la nulidad del matrimonio y sus
efectos, indica que el matrimonio civil es nulo cuando no
se ha celebrado ante el juez y los testigos competentes.
El Cdigo Civil en su artculo 126, precisa que el matrimonio se celebrar ante el juez del distrito de la vecindad de
la mujer, con la presencia y autorizacin de dos testigos
hbiles, previamente juramentados. Por mandato del
artculo 7 del Decreto Extraordinario 2272 de 1989, los
jueces civiles y promiscuos municipales, tambin conocen
en nica instancia de las celebraciones de matrimonios
civiles.
Con la expedicin del Decreto 2668 de 1988, se le otorgan
facultades a los notarios para la celebracin de matrimonios civiles, sin perjuicio de la competencia de los jueces
municipales.
De acuerdo con las normas mencionadas anteriormente
es claro, en principio, que la competencia para la celebracin de matrimonios civiles est radicada en cabeza de
los jueces municipales o promiscuos municipales y de los
notarios.
94

De otra parte, la Ley 489 de1998 determina que los organismos y entidades administrativas, debern ejercer con
exclusividad las potestades y atribuciones inherentes, de
manera directa e inmediata, respecto de los asuntos que
les hayan sido asignados expresamente por la Ley, la ordenanza, el acuerdo o el reglamento ejecutivo. As mismo, la
delegacin de funciones a otras autoridades con funciones
similares o anes, se hace mediante acto de delegacin.
Es importante sealar que el artculo 67 del Decreto 1260
de 1970, no faculta a los cnsules para celebrar matrimonios, sino que se reere a la inscripcin de matrimonios
celebrados en el exterior.
En conclusin, los cnsules no pueden celebrar matrimonios, por cuanto esta facultad no se encuentra expresamente atribuida por la Ley o mediante acto de delegacin.
El Tratado sobre Derecho Internacional Privado entre las
Repblicas de Colombia y Ecuador, suscrito en Quito, el 18
de junio de 1903, fue aprobado por la Asamblea Nacional
Constituyente y Legislativa, mediante Ley No. 13 del 8 de
abril de 1905. Hasta la fecha las partes no han suscrito otro
que lo modique o sustituya, o una de ellas lo haya denunciado. En consecuencia, dicho Instrumento internacional
se encuentra vigente.
De conformidad con el artculo 8 del Tratado, se tiene que
los cnsules pueden celebrar matrimonios, siempre y cuando estn autorizados por la Ley del Estado acreditante.
95

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