PROCESOS DEL SISTEMA QUIPUX

DOCUMENTOS RECIBIDOS E
INFORMADOS

PROCESOS DEL SISTEMA QUIPUX

UN FUNCIONARIO PRINCIPAL TIENE UNA NECESIDAD,

SOLICITUD O PEDIDO Y EMITE UN DOCUMENTO
OFICIAL POR MEDIO DEL SISTEMA QUIPUX
CUANDO SON DOCUMENTOS INTERNOS DENTRO DEL
MINISTERIO GENERARA UN MEMORANDO
CUANDO SON DOCUMENTOS EXTERNOS, PARA OTRA
INSTITUCIN O PERSONA FUERA DEL MINISTERIO ES
OFICIO.

DOCUMENTO
RECIBIDO

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

UN FUNCIONARIO
PRINCIPAL REALIZA
EL DOCUMENTO DE
SOLICITUD POR
QUIPUX

UN FUNCIONARIO
SECUNDARIO RECIBE
LA SOLICITUD POR
QUIPUX O FSICAMENTE

UN FUNCIONARIO
COORDINADOR O DE OTRA
REA RECIBE EL DOCUMENTO
REASIGNADO DE LA
SOLICITUD POR QUIPUX O
FSICAMENTE

DOCUMENTO
RECIBIDO

EL ANALISTA REALIZA LA RESPUESTA DEL

DOCUMENTO REASIGNADO,
COLOCANDO LOS DESTINATARIOS EN
EL BUSCAR DE/PARA

DE:
PARA:

FIRMA Y ENVA

BANDEJA DE
RECIBIDOS REASIGNA

BANDEJA DE
RECIBIDOS REASIGNA

BANDEJA DE RECIBIDOS, INGRESA AL

DOCUMENTO, CLIC EN RESPONDER,
SE GENERA UN BORRADOR

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

DOCUMENTO
RECIBIDO

FIRMAR Y ENVIAR

DE:

EL ANALISTA REALIZA LA
RESPUESTA Y REASIGNA
ESTA RESPUESTA, MAS, EL
DOCUMENTO ORIGINAL
EL ANALISTA NO
DESPACHA
DOCUMENTOS, NO
FIRMA Y ENVA, SE
RESPETA LA JERARQUA

BANDEJA EN
ELABORACIN

UN FUNCIONARIO
COORDINADOR RECIBE
EL DOCUMENTO
REASIGNADO
BORRADOR Y EL
ORIGINAL DE LA
SOLICITUD POR QUIPUX

RESPUESTA: BANDEJA
EN ELABORACIN
ORIGINAL DEL
TRAMITE: BANDEJA
DE RECIBIDOS

UN FUNCIONARIO
PRINCIPAL SECUNDARIO
RECIBE LA RESPUESTA
REASIGNADA
CORREGIDA POR QUIPUX
Y EL ORIGINAL QUE
DEBER ARCHIVAR UNA
VEZ DESPACHADO EL
TRAMITE

RESPUESTA: BANDEJA
EN ELABORACIN
ORIGINAL DEL
TRAMITE: BANDEJA
DE RECIBIDOS

PARA:
SI TIENE FIRMA DIGITAL EL
DOCUMENTO LLEGA DIRECTO
AL QUIPUX DEL DESTINATARIO

NO TIENE FIRMA DIGITAL, LA

ASISTENTE IMPRIME EL
TRAMITE, Y FIRMA
MANUALMENTE
, EN
LA BANDEJA POR IMPRIMIR,
SE ENVA EL DOCUMENTO

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

UN FUNCIONARIO PRINCIPAL RECIBE EL DOCUMENTO

POR QUIPUX Y EL FSICO SI NO TENIA FIRMA DIGITAL
DEPENDIENDO DEL TRAMITE RESPONDER
NUEVAMENTE Y SE REALIZA LOS MISMOS PASOS
O SINO LO ARCHIVA CON SATISFACCIN DE LA
RESPUESTA EMITIDA.

DOCUMENTO
RECIBIDO

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

DOCUMENTO
RECIBIDO

EL HISTORIAL DE UN
DOCUMENTO SE VE EN EL
RECORRIDO

UNA VEZ DESPACHADO

EL TRAMITE, DEBER
ARCHIVAR EL ORIGINAL
PARA DAR DE BAJA EL
DOCUMENTO ATENDIDO

BANDEJA RECIBIDOS
Y ARCHIVAR

VERIFICA EN EL
RECORRIDO CON QUE
NUMERO DE TRAMITE SE
RESPONDI

RECORRIDO,
NUMERO DE
TRAMITE DE
RESPUESTA

EN EL COMENTARIO
COLOCAR EL
NUMERO DE TRAMITE
QUE SE DIO LA
RESPUESTA

COMENTARIO,
COPY&PASTE DEL
NUMERO DE
TRAMITE QUE SALI
LA RESPUESTA

LAS ASISTENTES Y JEFES

TIENEN PERMISOS DE VER
TODO TRAMITE DEL
MINISTERIO
UN DOCUMENTO
ARCHIVADO SE PUEDE
VOLVER A ACTIVAR
PONIENDO EL PORQUE
EN EL COMENTARIO

DOCUMENTO ARCHIVADO

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

SI CUALQUIERA DE ESTOS
2 FUNCIONARIOS SE
OLVIDO DE REASIGNAR
EL ORIGINAL, VERIFICA
EN EL RECORRIDO SI YA
SE DIO RESPUESTA Y
REALIZA LOS MISMOS
PASOS, ARCHIVAR EL
TRAMITE.
BANDEJA RECIBIDOS
Y ARCHIVAR

VERIFICA EN EL
RECORRIDO CON QUE
NUMERO DE TRAMITE SE
RESPONDI

RECORRIDO,
NUMERO DE
TRAMITE DE
RESPUESTA

EN EL COMENTARIO
COLOCAR EL
NUMERO DE TRAMITE
QUE SE DIO LA
RESPUESTA

COMENTARIO,
COPY&PASTE DEL
NUMERO DE
TRAMITE QUE SALI
LA RESPUESTA

DOCUMENTO
RECIBIDO

SIEMPRE DEBE
REPOSAR EL TRAMITE
A QUIEN FUE
ENVIADO
ORIGINALMENTE

DOCUMENTO ARCHIVADO

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

ANTES DE REASIGNAR UN
DOCUMENTO, SE DEBE
DE VERIFICAR QUE SE
HAYA ANEXADO TODO
DOCUMENTO QUE SE
HACE REFERENCIA EN EL
TEXTO.

BANDEJA EN
ELABORACIN

PARA ANEXAR SIEMPRE

UN DOCUMENTO, SE LO
COMPRIME EN .ZIP

EL QUIPUX MAX
AGREGA 1 ARCHIVO
DE 10MB 1X9

BANDEJA EN
ELABORACIN,
ANEXOS

HASTA QUE EL
DOCUMENTO NO
ESTE COMPLETO Y
REVISADO NO SE
REASIGNA AL
PARA FIRMAR Y
ENVIAR A:

BANDEJA EN
ELABORACIN,
ANEXOS Y SE
REASIGNA AL
ANALISTA HASTA
QUE ESTE COMPLETO

DOCUMENTO
RECIBIDO

UNA VEZ LISTO EL

TRAMITE, SE REALIZAN
LOS PASOS YA
MENCIONADOS

FIRMAR Y ENVIAR

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

UN FUNCIONARIO
PRINCIPAL REALIZA
EL DOCUMENTO
POR QUIPUX

UN FUNCIONARIO
SECUNDARIO RECIBE
LA SOLICITUD POR
QUIPUX Y FSICAMENTE

SI ES UN DOCUMENTO DE
CONOCIMIENTO INFORMA
EL TRAMITE A TODOS LOS
FUNCIONARIOS DE LA
UNIDAD

DOCUMENTO
INFORMATIVO

TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA

UNIDAD RECIBEN EL DOCUMENTO
INFORMADO

EL DOCUMENTO NO NECESITA
RESPUESTA

FIRMA Y ENVA

BANDEJA DE
RECIBIDOS

BANDEJA DE
RECIBIDOS, CLIC EN
INFORMAR

BANDEJA INFORMADOS, INGRESA AL

DOCUMENTO, VERIFICA, PONE UN
COMENTARIO (OPCIONAL)

PROCESOS DEL SISTEMA

QUIPUX

DOCUMENTO
INFORMATIVO

EL HISTORIAL DE UN
DOCUMENTO SE VE EN EL
RECORRIDO

UNA VEZ INFORMADO EL

TRAMITE, DEBER
ARCHIVAR EL ORIGINAL
PARA DAR DE BAJA EL
DOCUMENTO RECIBIDO

BANDEJA RECIBIDOS

EN EL COMENTARIO
COLOCAR LOS
DATOS DE QUE SE
REALIZO CON ESA
DOCUMENTACIN

COMENTARIO,
COLOCAR QUE SE
HIZO CON ESE
DOCUMENTO Y NO
NECESITA RESPUESTA

LAS ASISTENTES Y JEFES

TIENEN PERMISOS DE VER
TODO TRAMITE DEL
MINISTERIO
UN DOCUMENTO
ARCHIVADO SE PUEDE
VOLVER A ACTIVAR
PONIENDO EL PORQUE
EN EL COMENTARIO

DOCUMENTO ARCHIVADO

LOS ANALISTAS NO
FIRMAN Y ENVAN
TRAMITES EN QUIPUX
SIEMPRE SE LO HACE
POR ORDEN DE
JERARQUA