TTULO DEL MANUAL DE USUARIO

MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE SEGURIDAD

1. OBJETIVO
Precisar la estructura orgnica, Linea de autoridad, responsabilidad, coordinacin, funciones de
cada trabajador respecto a los deberes y responsabilidad del cargo que le ha sido asignado.
2. ALCANCE :
Personal de Seguridad de la cede central Chimbote y todos los Centros Universitarios a nivel
nacional.
3. RESPONSABLES :
- Jefe de Oficina de Seguridad.
- Personal de Seguridad de Cimbote y CU.-Catlica
- Ronderos
- Supervisores de los CU. - Catlica
5. ACTIVIDADES/OPERACIONES:
5.1 DEL DISEO ORGANICO
FUNCIONES GENERALES DE LA JEFATURA DE LA OFICINA DE SEGURIDAD
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar el Sistema de Seguridad de la ULADECHCatlica a nivel nacional.
5.2 ESTRUCTURA ORGANICA
5.2.1 ORGANO DE DIRECCION
JEFATURA DE LA OFICINA DE SEGURIDAD
5.2.2 ORGANOS DE LINEA
5.2.2.1 PERSONAL DE SEGURIDAD CENTRO ACADEMICO ULADECH CATOLICA CHIMBOTE
5.2.2.1.1
5.2.2.1.2
5.2.2.1.3
5.2.2.1.4

Recepcionistas
Vigilantes
Personal de Control de Docentes
Ronderos

5.2.2.2 PERSONAL DE SEGURIDAD DE LOS C.U. CATOLICA

5.2.2.2.1 Vigilantes-recepcionistas
5.2.2.2.2 Supervisores
5.3 DEL MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

5.3.1 DEL ORGANO DE DIRECCION

5.3.1.1 JEFATURA DE LA OFICINA DE SEGURIDAD
5.3.1.1.1 Coordinar con el Rectorado y Divisin Financiera todos los aspectos
operativos y administrativos relacionados con la seguridad de la
ULADECH Catlica.
5.3.1.1.2 Velar por el cumplimiento de la poltica de seguridad emanada de la
Gerencia Corporativa
5.3.1.1.3 Coordinar con los organismos de seguridad de la localidad con
relacin al mantenimiento de la paz y el orden interno.
5.3.1.1.4 Organizar los servicios integrales de seguridad
5.3.1.1.5 Ser responsable del cumplimiento de los Procedimientos de la
Oficina de Seguridad
5.3.1.1.6 Ser responsable de la formulacin de los Instructivos de Trabajo de
la Oficina de Seguridad.
5.3.1.1.7 Coordinar y llevar a cabo las acciones y planes de emergencia, en
concordancia con las disposiciones de Defensa Civil
5.3.1.1.8 Programar, coordinar y dirigir la capacitacin permanente del
personal de seguridad
5.3.1.1.9 Asesorar en todos los niveles respecto a los temas de seguridad.
5.3.1.1.10 Implementar Planes de Contingencia ante desastres.
5.3.1.1.11 Disponer la seguridad personal del Sr. Rector cuando las
circunstancias lo ameriten y/o el Sr. Rector lo solicite.
5.3.1.1.12 Investigar todos los incidentes en temas de seguridad, dictando las
medidas correctivas.
5.3.1.1.13 Otros que le asigne el Rectorado y/o la Divisin de Apoyo.

LINEAS DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION

a. La Oficina de Seguridad depende directamente de la Divisin de Apoyo
b. Tiene a su cargo al Personal de Seguridad del Centro Acadmico ULADECH
Catlica Chimbote y al Personal de Seguridad de los C.U. -Catlica a nivel
nacional.
c. Coordina internamente con las Unidades Operativas y externamente con las
instituciones tutelares de la provincia del Santa, con relacin al mantenimiento
de la paz y el orden interno.
EXIGENCIA DEL CARGO
a. Oficial Superior PNP en situacin de retiro
b. Estudios de Maestra
c. Experiencia laboral no menor de 3 aos
d. Formacin a fin al cargo no menor de 10 aos.

5.3.2 ORGANOS DE LINEA

5.3.2.1 PERSONAL DE SEGURIDAD CENTRO ACADEMICO ULADECH CATOLICA CHIMBOTE

5.3.2.1.1 RECEPCIONISTAS
VERIFICA EL INGRESO Y SALIDA DE ALUMNOS
a. Controlar en los alumnos el ingreso, salida y permanencia en el
interior de los locales universitarios, teniendo siempre en
cuenta el trato amable y adecuado que el alumno merece.
b. Controlar el ingreso de los alumnos, con el documento de
identidad deber verificar en el sistema de computo si se
encuentra al da en sus pagos, permitiendo nicamente el
ingreso al recinto universitario los que no tenga deudas.
c. Permitir nicamente el ingreso de los alumnos deudores que
tengan prorroga autorizada por la Seccin Cobranzas donde se
especificar claramente la fecha hasta la cual se le ha concedido
la misma.
d. Controlar y no permitir el ingreso de alumnos que use
microfaldas, bermudas, shorts, gorros, tops, polos sin mangas
ni varones que usen aretes, velando as por la imagen de la
ULADECH
e. Controlar y no permitir el ingreso de familiares, nios o
personas particulares que acompaen al alumno, solo se
permitir con la autorizacin respectiva.

VERIFICA EL INGRESO Y SALIDA DEL PERSONAL

ADMINISTRATIVO
a. Controlar el ingreso y salida del personal administrativo as como
de su permanencia en sus puestos de trabajo de acuerdo al
Reglamento Interno de Trabajo.
b. Llevar el control de ingreso y salida del personal administrativo
de acuerdo a la modalidad de registro de asistencia y horarios
establecidos por la Oficina de Personal.
c. Ordenar y enumerar las tarjetas de control de asistencia del
personal administrativo, debiendo ser remitidas a la Oficina de
Personal para su respectiva revisin en las fechas estipuladas por
esta oficina en el cronograma anual respectivo.
d. Verificar que el Personal Administrativo no abandone su puesto
de trabajo antes de la hora establecida y si tuviera que hacerlo por
algn tramite o diligencia propia de su trabajo podr hacerlo
previa presentacin de la Papeleta de Salida autorizada por su
jefe inmediato con la firma correspondiente, caso contrario no
podr abandonar el local.
e. Verificar que cuando un personal administrativo tenga que laborar
fuera de su horario normal (Domingos o feriados) deber contar
con la autorizacin de su Superior inmediato, sin la cual no podr
ingresar al local, autorizacin que su jefe deber hacer
llegar a la Oficina de Personal quienes previa aprobacin har de
conocimiento de la Oficina de Seguridad para que autoricen el
ingreso.
f. Verificar que el personal se retire del local una vez concluido su

horario de trabajo, pudiendo permanecer nicamente a laborar

fuera de su horario el personal debidamente autorizado por su
Jefe inmediato y aprobado por la Oficina de Personal y
conocimiento del personal de Seguridad.

VERIFICA EL INGRESO Y SALIDA DE VISITANTES

a. Verificar que los visitantes ingresen correctamente vestidos,
solicitndoles su identificacin y revisando sus maletines,
cartapacios etc.
b. Recepcionar su documento de identidad, entregndole a cambio
una Tarjeta de Visita que deber ser colocada en un lugar visible
de su vestido mientras dure su permanencia en el local.
c. Registrar en el cuaderno correspondiente los datos del visitante
y cuando tenga que abandonar el local se recepcionar la Tarjeta
de Visita y se le devolver su documento de identidad.
FUNCIONES GENERALES
a. Verificar y no permitir el ingreso de alumnos,docentes, personal
administrativo ni visitantes que se encuentren en estado de
ebriedad o drogadiccin; asimismo no permitir el uso de
cigarrillos, bebidas alcohlicas, estupefacientes o cualquier otro
tipo de vicios que atenten contra las normas de conducta.
b. Identificar plenamente con sus documentos de identidad a todas
las personas que ingresen a los locales ULADECH, los
alumnos con su Carnet Universitario y su DNI, el personal
administrativo con su FOTOCHEK y las visitas con su DNI.
c. Identificar plenamente a los ex alumnos que ingresen a los
locales ULADECH, los mismos que sern considerados
como visita, verificacin que se har en el sistema
computarizado.
d. Verificar el cumplimiento de las normas que no tendrn
excepcin de persona, esto implica que todos los
trabajadores estn obligados a su cumplimiento sin
excepcin.
e. Revisar bolsos, carteras, mochilas y/o similares de las
personas cuando ingresen y salgan de los locales ULADECH,
alumnos,docentes, personal administrativo, personal de todas
las areas y visitas sin excepcin.
f. Informar en forma inmediata y por el medio mas rpido a la
Jefatura de Seguridad sobre cualquier incidente grave que
suceda en los locales de la universidad.

5.3.2.1.2 PERSONAL DE VIGILANCIA DE LOCALES

a. Garantizar la seguridad externa de las instalaciones y en la
parte interna cuando se les requiera
b. Verificar y estar pendiente de personas y/o vehculos que se

encuentren merodeando o rondando los locales ULADECH,

comunicando al Jefe de Seguridad cualquier actitud sospechosa.
c. Apoyar al personal de recepcionistas cuando
las
circunstancias lo ameriten.
d. Brindar seguridad a los vehculos de los miembros de la
Gerencia Corporativa ULADECH que se encuentren
estacionados frente a los locales ULADECH
e. Evitar que vendedores ambulantes de especies o alimento
permanezcan frente a los locales ULADECH.
f. Apoyar al personal de Recepcionistas orientando a los
ciudadanos que asistan a solicitar cualquier tipo de informacin

5.3.2.1.3 PERSONAL DE CONTROL DE DOCENTES

a. Proporcionar las Hojas de Asistencia a los Docentes en la hora
y fecha segn su horario acadmico establecido por la
Direccin de Escuela, marcando su hora de ingreso y salida .
b. Supervisar la permanencia de los docentes en sus respectivas
aulas durante su horario de dictado de clases.
c. Mantener el orden interno de los alumnos y el buen uso de
mobiliarios y equipos.
d. Entregar y recepcionar documentos provenientes de las
diferentes escuelas.
e. Coordinar con las Direcciones de Escuela la participacin de
docentes y alumnos en eventos que se realizan en el auditorio.
f. Informar diariamente a las Direcciones de Escuela las
tardanzas y faltas de los docentes.
g. Coordinar con las escuelas lo referente a los horarios de cada
asignatura.
h. Verificar el orden y limpieza de las aulas previa coordinacin
con el personal de limpieza
i. Atender con el personal encargado a los docentes cuando
soliciten equipos como multimedia, retroproyectores,
televisores, VHS, etc.
j. Elaborar el reporte semanal y mensual de faltas y tardanzas
del personal administrativo.
k. Ser responsable de la seguridad en las aulas virtuales,
oficinas administrativas, laboratorios y bibliotecas durante las
horas laborables.
5.3.2.1.4 RONDEROS
a. Sern responsables de la seguridad del personal docente,
administrativo, alumnos y principalmente funcionarios
ULADECH, cuando se encuentren en las inmediaciones de
los locales, ya sea llegando o retirndose de los mismos.
b. Acompaar al personal ULADECH indicado en el acapice
anterior cuando se dirijan a tomar los vehculos de servicio
publico, con la finalidad de evitar sean vctimas de robos u

otros similares.
c. Estar pendiente de personas y/o vehculos que se encuentren
merodeando por las inmediaciones de los locales, de
producirse comunicar en forma inmediata al Jefe de
Seguridad.
d. Apoyar en forma inmediata al personal de Seguridad de
los locales y/o recepcionistas ante cualquier eventualidad o
cuando la situacin lo amerite.

LINEA DE AUTORIDAD, RESPONSABILIDAD Y COORDINACION

- Dependen directamente de la Jefatura de la Oficina de Seguridad
- Ejercen el control de ingreso y salida de todas las personas en los
locales ULADECH
- Coordinan con la Jefatura de la Oficina de Seguridad y entre ellos en el
cumplimiento de sus funciones
PERFIL DEL PERSONAL DE SEGURIDAD
-

Secundaria Completa
Edad entre 25 y 35 aos
Talla mnima 1.75
Buena presencia
Experiencia en seguridad no menor de 2 aos

5.3.2.2 PERSONAL DE SEGURIDAD LOS C.U. - CATOLICA

5.3.2.2.1 PERSONAL DE SEGURIDAD DE LOCALES Y
RECEPCIONISTAS
a. Controlar en los alumnos el ingreso, salida y permanencia en el
interior de los locales universitarios, teniendo siempre en
cuenta el trato amable y adecuado que el alumno merece.
b. Realizar el control de ingreso de los alumnos, con el documento
de identidad deber verificar en el sistema de computo si se
encuentra al da en sus pagos, permitiendo nicamente el
ingreso al recinto universitario los que no tengan deudas.
c. Permitir nicamente el ingreso de los alumnos deudores que
tengan prorroga autorizada por la Seccin Cobranzas donde se
especificar claramente la fecha hasta la cual se le ha
concedido la misma.
d. Controlar que no ingresen alumnos que usen microfaldas,
bermudas, shorts, gorros, tops, varones con aretes ni polos
sin mangas, velando as por la imagen de la ULADECH.
e. Verificar y no permitir el ingreso de alumnos, docentes,
personal administrativo ni visitas que se encuentren en
estado de ebriedad o drogadiccin; asimismo no permitir el
uso de cigarrillos, bebidas alcohlicas, estupefacientes o
cualquier otro tipo de vicios que atenten contra las normas de
conducta de la universidad.
f. Controlar y no permitir el ingreso de familiares, nios o

personas particulares que acompaen al alumno, solo se

permitir con la autorizacin respectiva.
g. Asumir la responsabilidad del control de ingreso y salida del
personal administrativo
debidamente uniformado, y
docentes adecuadamente vestidos as como de su permanencia
en sus puestos de trabajo de acuerdo al R.I.T.
h. Controlar el cumplimiento de las normas que no tendrn
excepcin de persona, esto implica que todos los trabajadores
estn obligados a su cumplimiento sin excepcin.
i Llevar el control de ingreso y salida del personal
administrativo de acuerdo a la modalidad de registro de
asistencia y horarios establecidos por la Oficina de Personal,
debiendo firmar obligatoriamente su tarjeta de control
inmediatamente luego de marcar su ingreso o salida en el
reloj marcador.
j. Ordenar y enumerar las tarjetas de control de asistencia del
personal administrativo
k. Verificar que el Personal Administrativo no abandone su
puesto de trabajo antes de la hora establecida y si tuviera
que hacerlo por algn trmite o diligencia propia de su
trabajo podr hacerlo previa presentacin de la Papeleta de
Salida autorizada por su jefe inmediato con la firma
correspondiente, caso contrario no podr abandonar el local.
l. Verificar que cuando un personal administrativo tenga que
laborar fuera de su horario normal (Domingos o feriados)
deber contar con la autorizacin de su Superior inmediato,
sin la cual no podr ingresar al local, autorizacin que su
jefe deber hacer llegar al personal de Seguridad para tomar
conocimiento y pueda autorizar el ingreso.
m. Informar en forma inmediata al coordinador del CU. Sobre
cualquier incidente que suceda en los locales de la universidad.
n. Identificar plenamente a todas las personas que ingresen
a los locales ULADECH con sus documentos de identidad, los
alumnos con su Carnet Universitario y su DNI, el Personal
Administrativo con su fotochek y las visitas con su DNI.
. Verificar que los visitantes ingresen correctamente vestidos,
solicitndoles su documento de identidad, el mismo que se
retendr, entregndoles a cambio una Tarjeta de Visita que
deber ser colocada en un lugar visible de su cuerpo mientras
dure su permanencia en el local, visitas que debern ser
registradas en el Cuaderno correspondiente especificando su
nombre, direccin, persona a la que visita y motivo, y cuando
tenga que abandonar el local recepcionar la Tarjeta de Visita
y se devolver su documento de identidad.
o. Dar seguridad a las oficinas administrativas, laboratorios
de computo, bibliotecas, aulas virtuales y/o otros similares en
los horarios en que se retira el personal que labora en ellas,
debiendo relevarse verificando la conformidad con el personal
que realiza servicio en turno noche.
p. Identificar plenamente a los ex alumnos que ingresen a los
locales ULADECH, los mismos que sern considerados como
visita, verificacin que se har en el sistema computarizado.

q. Revisar bolsos, carteras, maletines, mochilas y/o otros

similares de las personas cuando ingresen y salgan de los
locales ULADECH, ya sean alumnos, docentes, personal
administrativo, personal de todas las reas y visitas sin
excepcin.
r. Garantizar la seguridad de integrantes de la Comunidad
Universitaria cuando se encuentren en la parte externa de los
locales del CU. ULADECH-Catlica.
s. Estar pendiente de personas y/o vehculos que se encuentren
merodeando o rondando los locales ULADECH,comunicando
a su jefe inmediato cualquier actitud sospechosa.
t. Brindar seguridad a los vehculos de los funcionarios del CU.
ULADECH que se encuentren estacionados frente a los locales.
u. Evitar que vendedores ambulantes de especies o alimentos
permanezcan frente a los locales ULADECH.
5.3.2.2.2 SUPERVISORES
a. Formular el Rol de Servicio para cada mes y entregarlos en
cada local para conocimiento del personal.
b. Aperturar un Cuaderno de Supervisin donde anotar las
novedades constatadas en las supervisiones.
c. Realizar supervisiones inopinadas tanto diurnas como
nocturnas.
d. Recoger diariamente la hoja de control del servicio nocturno,
donde verificar que el personal de seguridad marc cada hora
de 00.00 a 06.00 horas.
e. Verificar que el personal de seguridad y mantenimiento
cumpla adecuadamente las siguientes funciones :
- Que ingrese a la hora establecida en el rol de servicio.
- Que se encuentre aseado, rasurado y correctamente
uniformado
- Que tenga un trato amable y adecuado con los trabajadores,
funcionarios, visitantes y principalmente con los alumnos.
- Que durante el servicio no utilicen audfonos, no lean
diarios u otros similares que puedan distraerlo.
- Que no ingieran ningn tipo de alimentos durante su
servicio, pudiendo hacerlo nicamente en la hora
establecida para refrigerio.
- Por ningn motivo debern consumir cigarrillos, bebidas
alcohlicas ni similares durante el cumplimiento de
su servicio.
f. Verificar a dems que el personal de mantenimiento utilice
adecuadamente los insumos y materiales que le asignan
para la limpieza.
g. Verificar que todos los ambientes se encuentren
completamente limpios y ordenados.
h. Verificar que se encuentren operativos los servicios de
agua, desage y luz en su conjunto.
i. Verificar que se encuentren en buen estado los ventiladores,
extintores y luces de emergencia.

j. Informar de producirse una ocurrencia de importancia

formulando el informe correspondiente por triplicado
( para Jefe de Oficina de Seguridad, coordinador y archivo ).
k. Comunicar en forma inmediata va RPM al Jefe de la
Oficina de Seguridad si se produjera alguna emergencia o
algn incidente delicado.