(R.A.

811) 21010102sda702 IDENTIFICAR EL FLUJO DE

INFORMACIN.
bvn

PRESENTADO POR:

PRESENTADO A:

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE GESTION DE MERCADOS, LOGISTICA Y TIC
TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA No. FICHA: 467168
REGIONAL DISTRITO CAPITAL
CAJICA
2013

1. Presente un diagnstico de la Cadena de Abastecimiento que ha

definido en el proyecto de Aula.
Bueno en nuestro proceso de almacenamiento, se presentan muchas
novedades, ya que hay muchos repuestos los cuales fsicamente son similares
pero de caractersticas internas diferentes. Al momento de realizar
inventarios, con lo que se marca o se usa para identificar los materiales se ha
borrado, y se tiende a confundir estos materiales. Al realizar el inventario
surgen bastantes novedades las cuales requieren de mayor tiempo,
posteriormente se identifica que estn cruzadas la diferencias, hay faltantes o
hay sobrantes, generando problemas con en las requisiciones internas. Se
busca tener un inventario controlado con el mnimo de novedades y as tener
informacin veraz, puesto que la confiabilidad es importante, ya que el
inventario fsico debe coincidir con el inventario del sistema puesto que es un
trabajo mancomunado teniendo en cuenta que los encargados de rea confan
en los datos que arroja el sistema.
a) COMPRAS
1) Solicitud de Pedido: Se debe mejorar en las solicitudes automticas
que genera el sistema SAP R/3 cuando se realiza el MRP
2) Orden de compra: Mejorar en los precios que tiene las rdenes ya que
muchas veces son diferentes a los de las facturas ocasionando retrasos
en la aceptacin de la mercanca.
3) Cotizaciones; Debe exigir al proveedor que sean reales ya muchas son
los promediadas y cuando facturar cambian los precios a los montados
en las Ordenes de Compras.
4) Autorizacin al proveedor: Mejorar respuesta por parte de los
solicitantes.
5) Pedido: Es Excelente, ya que una vez generada la Orden de Compra
enva corro al proveedor para que proceda a traer el material solicitado.
6) Cita Programada: Mejorar fechas.
7) Prestacin servicio: Mejorar tiempos de respuesta del proveedor ante
la generacin de la Orden de Compra.
b) RECEPCION DE MERCANCIAS
1) Radicacin documentos: Mejorar la organizacin y recepcin en el
almacn de los documentos, as como en portera para indicar a cual
almacn deben ir si al de la MP6 o MP7.
2) Verificacin de rdenes de compra: Se realiza de forma correcta, buen
tiempo de ejecucin.
3) Recepcin del vehculo: En la Zona Franca se debe mejorar en la
entrada y verificacin de carga por parte del Usuario Operador y Dian,
en la MP6 est bien ejecutado.

4) Descargue de mercanca: Falta de montacargas para realizar

descargues de materiales pesados (ms de 30 kg.)
5) Entrega de documentacin: Bien ejecutado.
c) INFORMACION EN ALMACENAMIENTO
1) Estibado: Ejecucin correcta.
2) Identificacin: Buscar mejoramiento, alternativa impresin de stickers
o rtulos por medio de impresora cebra (Especializada para rtulos)
3) Muestreo: Ejecucin correcta.
4) Ubicacin: Ejecucin correcta, se puede mejorar mediante la
utilizacin de dispositivos mviles conectados a SAP, como PDAs.
d) INFORMACION EN ALISTAMIENTO
1) Facturacin: Ejecutado de forma correcta, se puede mejorar mediante
vales con cdigos de barras que permitan la lectura con los PDAs
mejorando procesos de descargues y cargues en el sistema, todo de
forma automtica.
2) Picking: Mejorar tiempos de desplazamiento, reubicacin de
estanteras.
3) Packing: Ejecucin correcta.
4) Rotulacin: Implementacin de impresora para stikers.
e) INFORMACION DESPACHO DE MERCANCIA
1) Zonificacin: Reubicacin de materiales para permitir una mejor
zonificacin de estos, mejorando tiempos y movimientos de repuesta.
2) Cargue: Es necesario la asignacin de una montacargas solo para el
almacn ya que los tiempos para esta labor son muy demorados
ocasionando quejas y reclamos de las distintas reas.
3) Remesa: Cargas y descargues automticos en el sistema mediante
lectura de cdigos de barras en la documentacin, generacin de vales
por Work Flow.
f) INFORMACION EN LOS INVENTARIOS
1) Inventario cclico: Utilizacin de dispositivos mviles para la lectura de
stikers y cdigos de barras de materiales mejorando los tiempos en la
realizacin de estos inventarios.
2) Inventario Fiscal: Implementacin de PDAs y dispositivos mviles
para su realizacin.
2. Mediante una matriz (tabla) identifique y describa el flujo de
informacin que contempla cada proceso logstico (Ej. Compras: orden
de compra, solicitud de cotizacin con proveedores, seleccin de
proveedores, negociacin, etc.).
FLUJO DE COMPRAS

PROCESO

DESCRIPCION

Solicitud de
Pedido

Una solicitud de pedido es una peticin u orden para Compras

con el fin de obtener una cantidad determinada de material o
un servicio disponible en un momento dado. La solicitud de
pedido pasa por una estrategia de liberacin que consiste en la
aprobacin por parte del ingeniero del rea y del gerente de la
planta.
Es un documento el cual nos da la autorizacin para realizar la
entrega de la mercanca, O de recibirla de algn proveedor en
nuestros almacenes. Todas las facturas que se reciben deben ir
con su respectiva Orden de Compra y se debe verificar que
vaya para el centro correspondiente en este caso corresponde
a l CO06 para la planta Cjica y CO05 para la planta Zona
Franca Cjica.
Es un documento en el cual los diferentes proveedores envan
los precios de un material especfico o un servicio, para ser
evaluados por el rea de Compras y seleccionar un proveedor.
En el caso de familia las cotizaciones son enviadas a los Jefes
de rea quienes seleccionan el proveedor deseado y lo
establecen en la solicitud de pedido.
Es al cual se le da el visto bueno para hacer la entrega del
pedido con su respectiva orden de compra. La autorizacin
llega al proveedor por correo electrnico automticamente al
generar la orden de compra.
Peticin de compra que un cliente hace a un proveedor para
que ste le suministre los bienes o servicios solicitados. Este es
generado por el comprador por medio de SAP R/3, permitiendo
llevar un control de los materiales recibidos y faltantes por
pedido.
Es la fecha en la cual el proveedor debe hacer entrega del
pedido en el almacn general. Esta fecha generalmente lo
define la persona que hace la solicitud, donde establece la
fecha adecuada de recepcin de materiales teniendo en cuenta
sus necesidades.
El proveedor se dispone a cumplir con la entrega de nuestra
orden de compra en el plazo de tiempo acordado previamente.
Generalmente el proveedor tiene mximo 7 das hbiles para
cumplir con la entrega del pedido en las compras nacionales y
45 das mximo en las compras de importados.

Orden
de
compra

Cotizacione
s

Autorizaci
n
al
proveedor
Pedido

Cita
Programad
a
Prestacin
servicio

FLUJO EN RECEPCION DE MERCANCIAS

PROCESO

DESCRIPCION

Radicacin
documentos

Verificacin de
rdenes
de
compra

Recepcin del
vehculo

Descargue de
mercanca

Entrega
de
documentaci
n

Proceso por el cual hacen entrega de los diferentes

documentos, para la aceptacin del pedido y hacer el
respectivo pago al proveedor. Siempre se debe recibir
facturas, solo los quimios mayores (Perxido, Soda Caustica
y cido Sulfrico) se reciben con remisiones. La entrega de
facturas se realiza el mismo da de la entrega donde se
verifica segn la Orden de Compra, las facturas de qumicos
mayores se radican en administracin documental y luego
se enva por medio de Work Flow (sistema interno de
mensajera de SAP) por donde se les da aceptacin.
Proceso en el cual se compara la informacin contenida en
las facturas, remisiones y otros documentos contra la orden
de compra en sistema para verificar que es la mercanca
que se est solicitando. Se verifica la Orden del sistema
versus factura, se comparan precios y cantidades, si todo
est de acuerdo a la Orden se recibe, si los precios son
diferentes se informa a compras donde autorizan la
recepcin o no del producto.
Es cuando se verifica el estado del vehculo, precintos o
sellos de seguridad y que el vehculo este en muy buenas
condiciones. En el caso de compras nacionales son
vehculos del proveedor de los cuales se descargan
materiales previo pesaje, en el caso de importaciones se
realiza verificacin de la mercanca y del estado en que
llega, as como referencias y pesos.
Proceso en el cual se verifica el estado de la mercanca,
debe estar en ptimas condiciones, bien embaladas y
protegidas. En el caso de las importaciones si tiene novedad
se realiza la toma de evidencias fotogrficas, y se informa al
Ingeniero que solicito dicho material quien da autorizacin o
no para el descargue, en el caso que se autorice el
descargue se proceder y se deja aislado donde ser
revisado por personas del rea que solicita y darn su
veredicto sobre el estado del material, en el caso que el
dao no afecte el material se ingresa al stock del almacn y
da aceptacin, si el dao es muy grave y no permite el
manejo del material se informara al comprador de
importados quien informara la novedad al proveedor y se
proceder a evaluar el proceso a seguir.
Despus que se verifica la mercanca se procede a sellar y
entregar los respectivos documentos como facturas,
remisiones, certificados de calidad que soporten al
proveedor la recepcin de la mercanca. Al proveedor solo
se le entrega una copia de la factura sellada y firmada, No
se le firmara ningn otro documento.

FLUJO DE INFORMACION EN ALMACENAMIENTO

PROCES
O

DESCRIPCION

Estibado

La mercanca que recibamos la debemos estibar en pallets de

madera o plstico segn sea el tipo de carga y basndonos en
los pictogramas de las cajas. Generalmente la mercanca ya
viene estiba y politizada, los qumicos vienen en canecas las
cuales se estiban y en izo tanques.
El pallet se debe identificar con un rotulo donde describa nombre
del producto, lote, fecha de vencimiento bsicamente. Para cada
material del almacn (repuestos, qumicos, material de
empaque, materia prima) existe un sticker especial para
marcarlo segn su tipo y origen.
El departamento de calidad a travs de su proceso calcula una
determinada cantidad de mercanca para el estudio y as
asignarle el status de calidad respectivo (cuarentena, aprobado
o rechazado). Una vez llegan los qumicos calidad hace un
muestreo y da su aprobacin si el qumico se puede utilizar, en
el caso de materias primas el muestreo se hace en el mismo
descargue si es aprobado se acepta e ingresa al inventario en el
caso contrario se devuelve el vehculo con todo el material
originando un acta de rechazo, este mismo procedimiento se
realiza con los qumicos, en el caso de los repuestos los verifica
el solicitando y da su aprobacin si es rechazado simplemente se
devuelve al proveedor.
La persona encargada de la ubicacin de la mercanca debe
tener un formato especial ya estipulado y haciendo uso de los
recursos ubica fsica y virtualmente la carga en estantera.
Cuando un material es aprobado se da aceptacin en el sistema
y se procede a dar ubicacin en el sistema segn ubicacin
fsica; la ubicacin fsica se da de acuerdo a la maquina en que
va instalado y al rea que solicita el material.

Identificac
in

Muestreo

Ubicacin

FLUJO DE INFORMACION EN ALISTAMIENTO

PROCES
O

DESCRIPCION

Facturaci
n

Proceso por el cual nuestros clientes nos generan pedidos para

abastecimiento. En el almacn de repuestos, qumicos, material
de empaque y materias primas se realiza mediante un vale de

Picking
Packing

Rotulaci
n

requisicin el cual debe ir completamente diligenciado y con una

firma autorizada del team leader del rea o ingeniero. Con este
vale se realiza en el sistema la descarga o cargue de materiales a
cada rea, logrando actualizar el inventario.
Alistamiento de pedidos. Se da cuando se obtiene el vale y se
procede a buscar en el sistema y luego se va a la ubicacin fsica
para retirarlo y entregarlo a quien lo solicita.
Es el proceso por el cual se revisan y empacan los pedidos
alistados, teniendo en cuenta las caractersticas de los productos.
Los productos en su recepcin ya tienen embalaje o empaque e
ingresan as al stock del almacn, por lo tanto a la hora de su
despacho no se hace necesario realizar un empaque.
Proceso final de este flujo donde se generan unos rtulos de
acuerdo a la cantidad de cajas de cada pedido los cuales deben
llevar informacin tales como direccin del destinatario, ciudad,
nombre de contacto, numero de cajas del pedido etc.

FLUJO DE INFORMACION DESPACHO DE MERCANCIA

PROCES
O
Zonificac
in

Cargue

Remesa

DESCRIPCION
Se alistan los pedidos de acuerdo al destino, zona geogrfica,
departamento o cuidad al cual van dirigidos. En el almacn se
alistan segn el rea o dependencia que la solicita, una forma de
verificar para que rea es por la visualizacin de la ficha tcnica
del material en SAP R/3.
Se evala el vehculo para que cumpla con las condiciones
ptimas para el traslado de la mercanca. Se tiene presente la
capacidad del vehculo. A excepcin de los repuestos livianos, los
dems materiales se movilizan con montacargas.
Es un documento en el cual se relacionan los materiales enviados
en el vehculo de transporte. Esto se hace mediante el cargue o
descargue del material en el sistema SAP R/3, es importante la
actualizacin diaria del sistema para evitar novedades en los
inventarios.

FLUJO DE INFORMACION EN LOS INVENTARIOS

PROCES
O
Inventari
o cclico

DESCRIPCION
Es un inventario realizado semanalmente en el cual solo se realiza
inventario a un grupo especfico de materiales o categora y con
ms frecuencia en artculos de alta rotacin. Se realizan teniendo
en cuenta los materiales que han tenido movimientos, esto se
sabe de acuerdo a los descargues en el sistema donde nos
informan los materiales que han sido modificados en su cantidad
por da, semana o mes. Los inventarios de qumicos y material de
empaque se realizan a diario, por ser crticos para los procesos de

la empresa por sus puntos de pedido.

Inventari
o Fiscal

Es el inventario que se realiza una vez al ao para evaluar las

perdidas y costos de los materiales. Este inventario generalmente
es realizado a finales de mayo y se realiza el cruce con SAP por
parte del rea de costos.