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Manual de Usuario Alfresco
Manual de Usuario Alfresco
Indice
1.- Introduccin.
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4.5 Categoras.
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4.6 Bsquedas
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4.9 Mi Alfresco..
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5.1 WebDAV.
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1.- Introduccin
Un gestor documental o gestor de contenidos, es una herramienta que
permite la gestin de grandes cantidades de informacin almacenadas en
forma de documentos.
La combinacin de este tipo de bibliotecas de documentos con ndices
almacenados en una base de datos permite el acceso rpido mediante
diversos mtodos, a la informacin contenida en los documentos que
generalmente se encuentran comprimidos y que, adems de texto, pueden
contener cualquier otro tipo de documentos multimedia (imgenes,
vdeos...).
Un gestor documental permite compartir la informacin contenida en los
documentos que son creados, editados y borrados por sus usuarios. Por
tanto, debe proveer de mecanismos que posibiliten esta colaboracin y todo
lo que ello conlleva: organizacin del repositorio de documentos, gestin de
los usuarios y sus permisos para el acceso a los documentos y para la
modificacin de estos, control de versiones de documentos, bsquedas sobre
los documentos, etc.
Adems de estas caractersticas bsicas, puede ofrecer otras como
notificaciones a los usuarios, reglas de publicacin de documentos,
mecanismos avanzados de creacin de documentos a partir de plantillas, etc.
Alfresco es un gestor documental muy completo, creado por expertos en el
rea de la gestin documental y que presenta todas las caractersticas
citadas. En este documento se presenta el modo de funcionamiento de
Alfresco para usuarios finales.
Para conectar como usuario registrado, hay que pinchar en para acceder a la
pgina de conexin que muestra el siguiente formulario para introducir el
nombre de usuario y la contrasea:
La barra
contiene enlaces
para el acceso directo a los espacios interesantes para el usuario: el espacio
raz de Alfresco , el espacio Personal, el Espacio de Invitado y Mi Alfresco
(panel personalizado por los usuarios para realizar las tareas ms comunes).
En la parte superior del rea de trabajo hay una barra de navegacin que
muestra siempre el camino del espacio en el que nos encontramos (espacio
actual), permitiendo el acceso directo a cualquier espacio que se encuentre
en el camino desde el espacio raz al espacio actual. Si estamos navegando
por los espacios, el rea de trabajo se divide en tres partes. Arriba, bajo la
barra de navegacin, se muestra en grande el nombre del espacio actual
junto con su icono, y a su derecha todas las acciones posibles sobre el
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Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la accin Ver
Detalles, representada con el icono
referente al elemento seleccionado:
CREACIN DE ESPACIOS
Para crear un espacio, slo hay que situarse en el espacio donde queramos
crearlo y seleccionar Crear> Crear espacio:
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Crear Contenido: Alfresco permite crear archivos de texto plano, HTML y XML
desde la interfaz de usuario, a travs de unos editores de texto integrados.
Para crear un archivo en el espacio actual hay que seleccionar Crear>Crear
contenido:
Como se observa, se puede hacer una bsqueda por nombre o por contenido
sobre los elementos eliminados o mostrar todos directamente. Se pueden
restringir los resultados de la bsqueda con los filtros disponibles sobre la
fecha de borrado de los archivos ( hoy, desde hace 7 das o desde hace 30
das).
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CORTAR Y COPIAR
Tanto los espacios como los contenidos se pueden cortar y copiar si el
usuario tiene permisos suficientes. Estas acciones, si se realizan sobre un
espacio, arrastran todo lo que cuelgue de l. Luego en el men Ms acciones,
encontramos Pegar todo:
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VERSIONES DE CONTENIDOS
Alfresco permite el control de versiones y almacena las distintas versiones de
un archivo que se han ido creando. Las versiones anteriores del documento
se pueden consultar y descargar en la Vista Detalles del archivo, dentro del
bloque Historial de Versiones. Cada versin aparece junto con la informacin
sobre el usuario que la cre, la nota de la versin y su fecha.
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crear la versin 1.0 del archivo que se corresponde con el archivo actual y se
mostrar en el Historial.
EDICIN Y ACTUALIZACIN DE CONTENIDOS
La accin de Editar se encuentra junto al icono de cada documento y tambin
en la Vista detalles junto con la accin Actualizar. Alfresco permite la edicin
en lnea de archivos de texto plano , HTML y XML.
Editar un documento en lnea simplemente muestra el contenido del archivo
en el editor, para que el usuario lo modifique y guarde los cambios
realizados, de igual forma que cuando se crea contenido.
Tambin aparece la opcin de editar Offline, es decir, en el programa en que
fue creado el documento y no en el editor de Alfresco. (Por ejemplo un
documento de Word)
Actualizar un contenido es mandar un nuevo documento a Alfresco para que
sustituya al actual. Si el archivo tiene habilitado el control de versiones, el
archivo actual se guardar como una versin anterior, y el nuevo pasar a ser
el actual. Realizar esto es tan sencillo como pinchar en Actualizar, elegir el
archivo, enviarlo y aceptar la operacin (igual que cuando se aade
contenido).
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Si se cancela la desproteccin:
, se eliminar la copia de trabajo y el
bloqueo sobre el original, como si no se hubiese desprotegido y sin que haya
ningn cambio.
El archivo original aparece con el icono
, que significa que ha sido
bloqueado por el usuario. Si hubiera sido bloqueado por otro, aparecera el
mismo icono pero sin la llave.
El icono
, sirve para subir la copia de trabajo ya modificada, y con ,
desbloqueamos y actualizamos nuestro fichero original desde la copia de
trabajo. Si tenemos activado el Control de versiones, el sistema nos
preguntar entonces si el cambio ha sido o no importante para poner un
nmero de versin apropiado. Tambin podemos introducir notas sobre la
versin:
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FOROS DE DISCUSIN
Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros desde la opcin
de crear espacio Desde cero del Asistente avanzado de espacios.
Los foros tambin se pueden asociar a espacios y a contenidos usando la
accin Abrir un foro de la Vista detalles, o desde las acciones directas
sobre espacios y contenidos:
Un ejemplo de foro:
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para poder
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COORDINADOR
COLABORADOR
CONTRIBUYENTE
EDITOR
LECTOR
Edita propiedades
X
Invita a otros
X
Tomar posesin
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Esto se lleva a cabo desde Gestionar Usuarios del Espacio, opcin disponible
en el men Ms acciones o desde la Vista de detalles de un espacio (ver
apartado 4.1):
y/o Modificar
: un rol, e Invitar:
Seguidamente hay que Aadir a la lista. Este proceso se puede repetir, para
que de una vez se pueda asignar todos los roles que queramos sobre el
espacio. Tambin se pueden borrar roles asignados a la lista. Una vez
confeccionada la lista de usuarios/grupos con sus roles, para que los cambios
tengan efecto hay que pasa al siguiente paso del asistente. En este ltimo
paso se da la posibilidad de notificar a los usuarios a travs del correo
electrnico que su rol sobre el espacio ha sido cambiado. Pinchando en el
botn Finalizar se guardan los cambios y se sale del asistente.
El proceso de cambiar roles es similar pero ms sencillo, ya que en este caso
slo hay que modificar la lista de roles asignados al grupo/usuario elegido, y
el cambio se lleva a cabo en un solo paso.
ROLES SOBRE CONTENIDOS
Los roles, por defecto, se propagan de un espacio a los contenidos de este,
aunque es posible asignar roles individualmente a cada contenido. Por tanto,
lo explicado anteriormente sobre gestin de usuarios de un espacio es
aplicable tambin a los contenidos. La opcin Gestionar usuarios del
contenido est disponible nicamente en la Vista detalles del contenido si el
usuario tiene privilegios suficientes.
PROPIETARIO DE UN ESPACIO
Ser el propietario de un espacio se traduce en que el usuario tiene todos los
permisos sobre ste. Para que el usuario propietario de un espacio pierda los
permisos sobre su espacio, otro usuario Coordinador (o el Administrador)
debe tomar posesin de dicho espacio y cambiarle los permisos. Esto se hace
desde el panel de acciones de la Vista Detalles del espacio o el contenido
pinchando en
Para
enviar
un
hay
que
pinchar
en
en el panel de Acciones de la vista
detalles de un espacio. Entonces se muestra la siguiente pgina:
Se muestra una lista con todos los usuarios y grupos de usuarios del espacio,
para poder modificar en el momento la lista de destinatarios. Los grupos de
usuarios se pueden seleccionar/deseleccionar como un todo, o pueden
expandirse para elegir usuario por usuario. Debajo de la lista de usuarios hay
que confeccionar el email, indicando el tema (obligatorio) y el contenido del
mensaje.
Si se desea se puede hacer uso de una plantilla de email existente en Alfresco
para mandar un correo personalizado a los usuarios. Para hacer esto, hay que
elegir la plantilla de entre las disponibles y pinchar en Insertar Plantilla, al
hacer esto, el contenido del mensaje se completa automticamente. Por
ltimo, para enviar el correo hay que pinchar en Aceptar, para que el email
sea enviado.
CAMBIAR DATOS DE USUARIO Y LA CONTRASEA
Cada usuario puede modificar sus datos personales y su contrasea. Esto se
hace accediendo a las Opciones del usuario en la barra de herramientas:
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4.5 Categoras
Una vez hecho esto y desde este mismo bloque, se podrn asignar categoras
al elemento pinchando en
(modificar categoras). Para cada una de las
categoras a incluir, hay que buscarla en el rbol de categoras y seleccionarla
mediante el icono
Despus hay que pinchar en Aadir a lista. Una vez completada la lista de
categoras, pincharemos en Aceptar para guardar los cambios. Las categoras
elegidas se habrn asignado al elemento y aparecern en el bloque
Categora.
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4.6 Bsquedas
dos
tipos
bsicos
de
bsquedas,
la
rpida
simple
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Y la bsqueda avanzada:
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Pinchando en
, se selecciona el tipo de
bsqueda guardada que queremos usar, entre Sus bsquedas (slo las del
usuario) o Bsquedas Pblicas (para todos los usuarios). Despus hay que
elegir la bsqueda de entre las listadas en el campo de la derecha. Al elegir
una bsqueda, los parmetros de la bsqueda avanzada se rellenan
automticamente a partir de la bsqueda guardada. Si se desea se pueden
modificar antes de ejecutar la bsqueda para obtener los resultados.
OPENSEARCH
La bsqueda mediante OpenSearch est disponible desde la Barra lateral,
dentro del men Navegador:
Este tipo de bsqueda permite al usuario navegar por los espacios en su rea
de trabajo y simultneamente realizar bsquedas. De esta forma no pierde
en ningn momento la visin de su rea de trabajo ya que los resultados de
las bsquedas se muestran debajo de la propia bsqueda.
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REGLAS DE CONTENIDO
Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre los
contenidos de
un espacio. Para crear cada regla de contenido habr que indicar sobre que
contenidos se va a aplicar (puede interesar aplicarlas a todos o slo a los que
cumple ciertas condiciones) y que accin o acciones se van a realizar, por
ejemplo, copiar el contenido a un espacio, asignarle una categora, etc.
Para acceder a la gestin de reglas hay que seleccionar en el men
Ms acciones o en el panel de acciones de la Vista
detalles del espacio.
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Slo sobre las reglas propias del espacio se pueden efectuar las operaciones
de Edicin y Eliminacin. La edicin de una regla se efecta siguiendo los
mismos pasos que cuando se crea y para eliminar una regla el sistema
requiere la confirmacin del usuario.
Debemos tener cuidado a la hora de crear reglas de contenido pues pueden
ser una fuente de errores por cuestin de permisos. Por ejemplo, el sistema
dara error si la accin asociada a una regla es copiar un contenido en un
espacio y el usuario no tiene permisos para escribir en ese espacio.
IMPORTANTE: Si queremos que ciertos contenidos (o todos) sean visibles
desde otros repositorios (en caso de que esta posibilidad se implemente en
un futuro), es necesario aplicar una regla al espacio deseado en la que la
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En el primer paso hay que seleccionar el tipo de workflow a usar. Hay dos
tipos de workflow disponibles:
- Adhoc Task (crear tarea y asignarla a usuarios): se asigna una tarea a
un usuario. Cuando la haya completado se puede enviar una
notificacin al usuario que cre el workflow.
- Review & Approve (Revisar y Aprobar contenido): el usuario asignado
se encarga de revisar el contenido y darle su aprobacin o rechazarlo.
Cuando hace esto, el usuario que comenz el workflow (que solicito la
revisin) recibe la notificacin.
En el segundo paso hay que establecer las siguientes Propiedades:
- Descripcin de la tarea.
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- Recursos: lista de todos los contenidos que tiene que ver con la tarea
(inicialmente la lista slo presenta el contenido elegido). Para ampliar
la lista habr que pinchar
contenidos que queramos:
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Como finalizar una tarea, depender del tipo de workflow del que se trate:
- Tarea Simple o Adhoc Task: La accin sera Tarea Hecha: Se crea una
tarea simple de tipo Task Completed (TareaCompletada) para el
usuario iniciador.
Una vez finalizadas, las tareas son eliminadas de la lista de tareas pendientes
del usuario. Las tareas que son generadas automticamente para el usuario
iniciador del workflow tienen la finalidad de notificarle que el otro usuario ya
ha terminado su tarea, para que lleve a cabo las actuaciones necesarias:
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4.9 Mi Alfresco
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