Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
de
contenido
Introduccin a las hojas de clculo .......................................................................... 2
Crear listas personalizadas .................................................................................... 43
Trabajar con hojas de clculo ............................................................................... 455
Formatos ............................................................................................................ 62
Frmulas ............................................................................................................ 88
Generalidades
CAPTULO 1
Conceptos Bsicos
En una nueva interfaz de usuario orientada a los resultados, Microsoft
Office Excel 2010 proporciona herramientas y funciones eficaces que
puede utilizar para analizar compartir y administrar los datos con facilidad.
Una de las aplicaciones informticas ms frecuentemente utilizadas en las
empresas son las hojas de clculo, que permiten al usuario emplear
cualquier informacin y administrarla segn a sus necesidades
empresariales.
Una hoja de clculo es una matriz distribuida en filas y columnas. La
interseccin entre ellas forma una celda.
Cada uno de los datos se ingresa en una celda. Los datos pueden ser de
tipo numrico o alfanumrico; se pueden tambin crear frmulas
calculando un nuevo valor a partir de los datos de otras celdas de la
misma hoja de clculo de otra hoja de clculo del mismo libro o de otro
libro.
El objetivo bsico de las hojas de clculo es proporcionar un entorno
simple y uniforme, para generar tablas de nmeros, y a partir de ellos
obtener nuevos valores mediante frmulas y/o funciones. Las hojas de
clculo permiten a los usuarios manipular grandes bases de datos de
forma sencilla y eficiente permitiendo, clculos financieros, estadsticos,
matemticos y de desarrollo a travs de Aplicaciones Visual Basic.
2
Ambiente de trabajo
La nueva apariencia de Microsoft Office Excel 2010 se basa en la siguiente
apariencia:
9
2
3
4
5
7
10
14
15
11
12
13
Cinta de opciones
La cinta de opciones fue diseada para encontrar rpidamente las
herramientas que en versiones como Excel 2003 y anteriores se
encontraban en las barras de herramientas, o en la barra de men. La
cinta de opciones de Microsoft Excel 2010 est compuesta por 4 elementos
bsicos:
2
1
4
Ficha insertar
Se encuentran los siguientes grupos:
Grupo Tablas (contiene referencia de tablas y grficos dinmicos y tablas)
Grupo de ilustraciones (contiene elementos como imgenes formas y
Smartart)
Grupo de grficos (contiene referencia de formatos estilos y diseos de
grficos)
Grupo mingrficos (contiene comandos como lnea, columna, ganancia o
prdida).
Segmentacin de datos
Grupo de vnculos (hipervnculos) y los grupos de texto.
Ficha frmulas
Esta ficha categoriza las funciones y contiene algunas herramientas
complemento:
Grupo biblioteca de funciones (hace referencia a las funciones lgicas,
financieras, texto entre otras)
Grupo nombres definidos (hace referencia a la administracin de nombres
de rango y seleccin)
Ficha datos
Esta ficha contiene los grupos y botones del manejo y administracin de
bases de datos
Grupo Obtener Datos externos (se refiere a la importacin de datos de
otras fuentes)
Grupo Conexiones (hace referencia al manejo de vnculos de libros)
8
Ficha revisar
Esta ficha contiene los grupos y botones de verificacin, variaciones y
notas.
Grupo revisin (hace referencia a ortografa, sinnimos).
Grupo Idioma (para realizar traducciones)
Grupo comentarios (hace referencia a notas y propiedades de la misma).
Grupo cambios (hace referencia a Proteccin de hojas, libros y control de
cambios)
Ficha vista
Grupo vistas del libro (hace referencia a las diferentes formas de observar
la hoja y sus caractersticas)
3
7
5
2
2
11
3
4
12
La cinta de opciones
La cinta de Opciones se puede mostrar minimizada o expandida, segn la
necesidad del usuario.
Minimizar la cinta de opciones
1. Hacer clic derecho de Mouse sobre una de las fichas para activar el
men contextual con una lista de opciones.
2. Seleccionar minimizar la cinta
Nota: Esta opcin puede estar activa o inactiva. Tambin se puede activar
o desactivar esta opcin con la combinacin de teclas <CTRL> + <F1>
Interfaz de usuario
La interfaz de usuario de Excel 2010 as como en la versin 2007 desplaza
las barras de herramientas expuesta en anteriores versiones, esta nueva
versin, orientada a tareas que contienen grupos lgicos de comandos,
pero incluyeron el men Archivo que contiene las opciones para la
administracin de archivos. Muchos cuadros de dilogo fueron
reemplazados por galeras desplegables que muestran las opciones
disponibles, adems se ofrece informacin descriptiva sobre herramientas
y vistas previas de ejemplo.
Tambin en algunos grupos a la derecha de l aparecen unos lanzadores
que activan las cajas de dilogo como se mostraban en las versiones 2003
y anteriores.
14
1. Lanzador
2. Galera desplegable
Hoja de clculo
Microsoft Excel 2010 admite hasta 1.048.576 filas y 16.384 columnas por
hoja de clculo, ofrecindole mayor capacidad de manejo en bases de
datos y volumen de informacin. Para visualizar la ltima celda de una
hoja siga os siguientes pasos:
1. Ubicarse en cualquier celda de una hoja sin datos
2. Presionar las teclas <FIN> + < >
3. Presionar las teclas <FIN> + < >
15
17
Mejoras en la impresin
Vista Diseo de pgina: Adems de las vistas Normal y Saltos de
pgina, Office Excel 2010 proporciona una vista Diseo de pgina, se
puede utilizar esta vista para crear una hoja de clculo mientras se
observa el aspecto que tendr cuando se imprima. En esta vista se puede
trabajar con la configuracin de encabezados de pgina, pies de pgina y
mrgenes directamente en la hoja de clculo, adems de colocar objetos
como grficos o formas exactamente en el lugar que se desee. Tambin
puede obtener acceso a todas las opciones de configuracin de pgina en
la ficha Diseo de pgina de la nueva interfaz de usuario para poder
especificar rpidamente opciones como la orientacin de pgina. Es muy
fcil ver lo que se imprimir en cada pgina y as se evitar tener que
realizar varios intentos de impresin y obtener copias impresas con los
datos truncados.
Guardar en formatos PDF y XPS Podr guardar como un archivo PDF o
XPS de un programa 2010 Microsoft Office system nicamente despus de
instalar un complemento. Para obtener ms informacin, ver Habilitar la
compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS.
18
Formatos de archivo
Para mostrar los nuevos formatos de archivo, se deben seguir los
siguientes pasos:
Hacer clic en el men Archivo, seleccionar la opcin Guardar o Guardar
como. Se activa la caja de dilogo Guardar como, En guardar como tipo
seleccionar la flecha desplegable. Excel muestra el listado de todos los
tipos de libros en que se puede guardar el archivo.
19
Formato / Extensin
Descripcin
Entrada a Excel
1. Abrir el men inicio
2. Dar clic en Todos los programas
3. Seleccionar Microsoft Office
4. Seleccionar Microsoft Office 2010
21
22
Definiciones
Qu es Excel?
Es un programa creado por Microsoft. El libro de trabajo de Excel contiene
hojas de clculo que le permiten al usuario organizar informacin. La
extensin del libro o archivo de Excel es .xlsx.
Qu es una hoja de clculo?
Es una matriz conformada por un conjunto de filas y de columnas, que le
permiten al usuario ingresar informacin ordenadamente. Cada libro tiene
de forma predeterminada 3 hojas de clculo y es posible insertar hasta
255 hojas.
Qu es una columna?
Se reconocen de forma vertical en la hoja de
clculo, se identifican con letras que van desde A
hasta XFD, para un total de 16384 columnas,
23
Qu es una fila?
Fila
Se reconocen de forma
horizontal en la hoja de
clculo, se identifican con
nmeros que van desde 1 hasta 1.048.576 filas.
Qu es una celda?
Es la interseccin entre una columna y
una fila utilizada para registrar
informacin.
Cada celda tiene una
identificacin dada por combinacin de
la letra de columna y el nmero de fila
en donde se encuentra.
Rango
Un rango es un conjunto de celdas continuas ubicadas horizontal o
verticalmente. Con frecuencia, se escogen rangos de informacin cuando
se desea aplicar una operacin (por ejemplo, cambiar el tipo de letra,
obtener un resultado mediante una funcin: suma, promedio), la cual
afecta el conjunto de celdas seleccionadas. Cuando se selecciona un rango,
la celda inicial del mismo, queda en blanco.
Libros
Los Archivos de Excel se denominan libros, quin se guarda en un espacio
del disco duro, estos nuevos archivos tendrn una extensin .xlsx, a
diferencia de las versiones anteriores, esta nueva versin soporta las
extensiones de los archivos anteriores y sus formatos, mas no al contrario;
Se nombrarn algunas caractersticas de un libro.
El libro para que sea compatible debe guardarse en un formato
compatible para que en versiones anteriores se abran los archivos
especficos.
Un libro est compuesto por una o ms hojas de clculo
24
Hojas
Los nombres de las hojas aparecen en las etiquetas de la parte inferior del
libro. La hoja activa es la hoja en donde se est trabajando y aparece con
25
el nombre en negrita. Para activar una hoja basta con hacer clic en
etiqueta. De forma predeterminada Excel abre 3 hojas pero, se pueden
insertar ms hojas siempre y cuando no exceda la memoria que est
disponible. Para crear nuevas hojas basta con dar clic sobre el botn que
se encuentra al lado derecho de la hoja 3.
Tipos de datos
Numrica: Corresponde a cualquier nmero. Este tipo de informacin
puede ser utilizado para realizar clculos.
Carcter: Corresponde a las letras o smbolos. No puede ser utilizada en
clculos.
Fecha / Hora: Corresponde a la informacin donde se deba ingresar
horas, minutos y segundos y da, mes y ao.
Utilizando el teclado
26
Inicio
Inicio
27
2
4
1.
2.
3.
4.
Flecha
Flecha
Flecha
Flecha
que
que
que
que
desplaza
desplaza
desplaza
desplaza
la
la
la
la
pantalla
pantalla
pantalla
pantalla
hacia
hacia
hacia
hacia
arriba
abajo
la derecha
la izquierda
Punteros de Mouse
Dependiendo de la posicin en que se encuentre el Mouse se presentan
diferentes formas de punteros as:
28
Seleccin
Excel permite seleccionar filas, columnas, hojas de 2 formas Mouse y
teclado, las filas se identifican con nmeros, las columnas se identifican
con letras.
Seleccin filas
1. Ubicarse sobre la celda A1
2. Haga clic sobre el encabezado de la fila, es decir, sobre el nmero y se
observar que se seleccionar todo ese registro.
29
Seleccin de columnas
Excel posee 16384 columnas, va hasta la columna XFD
1. Hacer clic sobre la celda B1
2. Hacer clic sobre el encabezado de las columnas (letras) para seleccionar
toda la columna.
Otra forma de seleccionar es oprimiendo las teclas <CTRL> + Barra
espaciadora, se seleccionar la columna de la celda activa.
30
Formas de seleccin
oprimiendo la tecla <Shift> + flechas de desplazamiento de teclado
Otra de las formas para seleccionar es con la tecla <F8>, esta tecla
almacena seleccin
oprimiendo la tecla funcional <F8> + flechas de desplazamiento de
teclado
31
32
33
Cortar
Con esta operacin el usuario puede trasladar informacin bien
sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Copiar
Con esta operacin el usuario puede duplicar informacin bien
sea dentro de la misma hoja, el mismo archivo entre diferentes archivos o
programas.
Nota: Para duplicar un rango de informacin o el contenido de una sola
celda dentro de una misma hoja basta con ubicar el puntero del Mouse en
el extremo inferior derecho de la celda se visualizar una cruz, se debe
hacer clic sostenido y el contenido de la celda se copiar en el rango
marcado.
Pegar
Con esta operacin el usuario puede colocar informacin en
una hoja de clculo, en un libro, o en otro archivo
Pasos para cortar y pegar
1.
2.
3.
4.
34
3
1
35
36
Opciones de rellenar
Se puede utilizar el comando Rellenar, para rellenar datos en las celdas de
una hoja de clculo. Tambin se puede configurar Excel para que contine
automticamente una serie de nmeros, combinaciones de nmeros y
texto, fechas o perodos de tiempo, en funcin de un modelo establecido.
38
39
Copiar celdas: Rellena las celdas con la misma fecha y el mismo formato
de la celda origen.
Serie de relleno: Rellena las celdas con fechas incrementadas de un da
en un da.
Rellenar formatos solo: Copia en las celdas destino el formato de la
celda inicialmente seleccionada.
Rellenar sin formato: Rellena las celdas con la misma fecha de la celda
origen
Rellenar das: Auto rellena segn das laborales y no laborales
Rellenar das de la semana: Auto rellena solo das laborales
Rellenar meses: Auto-rellena en meses del ao
Rellenar-aos: Auto-rellena en aos
40
41
Para la informacin de tipo texto solo existen series de datos para los das
de la semana y los meses del ao. Si se quieren crear series con otro tipo
de informacin se deben crear listas personalizadas.
Listas personalizadas
Las listas personalizadas son utilizadas para rellenar celdas con
informacin de tipo texto en un orden definido por el usuario. Al realizar la
instalacin de Excel se guardan listas con los das de la semana y los
43
meses del ao pero tambin permite crear nuevas listas segn las
necesidades del usuario.
Las listas personalizadas se guardan en la aplicacin, luego pueden ser
utilizadas en cualquier libro
6.
7.
8.
9.
44
45
Insertar hojas
Se pueden insertar hojas de varias formas. Por la cinta de opciones, con el
men contextual o con el botn Insertar Hoja de clculo.
Desde la cinta de opciones
1.
2.
3.
4.
46
Eliminar hojas
Desde la cinta de opciones
47
Mover hojas
Para mover una hoja a otra posicin del libro de trabajo se debe:
1. Ubicar el puntero del mouse sobre la hoja que se quiere mover
2. Arrastrar la etiqueta de la hoja que se desea mover. Aparecer un
tringulo que indica dnde se va a insertar la hoja. Una vez en la
posicin deseada, se suelta el botn del ratn, con lo cual la hoja se
mover a la nueva posicin.
48
Ocultar hojas
Se pueden ocultar una o varias hojas de la siguiente forma:
1. Si se quiere ocultar una hoja, hacer clic derecho del Mouse sobre la
etiqueta de la hoja que se desee ocultar, pero si se quieren ocultar
varias hojas simultneamente se deben seleccionar (oprimiendo la tecla
ctrl mantenido) todas las hojas a ocultar y hacer clic con el botn
derecho del Mouse.
2. En el men contextual, seleccionar Ocultar.
6. Hoja
Mostrar hojas
Al ocultar hojas se activa la opcin Mostrar hoja. Se pueden mostrar todas
las hojas de un libro, una a una y no de forma simultnea. Para realizarlo
se deben seguir los siguientes pasos:
1. Hacer clic en la ficha inicio.
2. Ubicar el grupo celdas, hacer clic sobre la flecha desplegable del botn
formato.
3. Del Men desplegable seleccionar ocultar y mostrar, del grupo
Visibilidad
4. l mostrar un submen, hacer clic sobre la opcin mostrar hoja.
5. Se activa una caja de dilogo Mostar, seleccionar la hoja que se quiere
mostrar
6. Hacer clic en Aceptar.
Otra de las formas para mostrar hojas ocultas es ubicarse sobre una de las
etiquetas de la hoja, hacer clic derecho del Mouse y seleccionar mostrar.
50
Color de etiqueta
Se puede aplicar color de etiqueta a una o varias hojas utilizando la tecla
<CTRL>
1. Hacer clic derecho del Mouse sobre la hoja a la que se desee dar color.
2. Seleccionar del men contextual color de etiqueta y seleccionar el color
de la paleta de colore.
51
52
Ancho de columna
1.
2.
3.
4.
5.
Ocultar filas
1. Seleccionar las filas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar filas
continuas o discontinuas. Para seleccionar filas discontinuas se debe
hacer la seleccin de la primera fila, presionar la tecla <CTRL> y
seleccionar las otras filas.
53
2.
3.
4.
5.
Ocultar columnas
1. Seleccionar las columnas que se quieren ocultar. Se pueden ocultar
columnas continuas o discontinuas. Para seleccionar columnas
discontinuas se debe hacer la seleccin de la primera columna,
presionar la tecla <CTRL> y seleccionar las otras columnas.
2. Activar la ficha de inicio
3. En el grupo celdas, dar clic en la lista desplegable del botn formato.
4. En el men, seleccionar ocultar y mostrar
5. Hacer clic en ocultar columnas.
54
Manejo de archivos
Abrir
Dispone de varias opciones para abrir un archivo. Se puede abrir el archivo
original para su modificacin, abrir una copia o abrir el archivo en modo de
slo lectura, que impide guardarlo a menos que se haga con otro nombre.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
55
57
10.
58
11.
nueva carpeta
Crea una carpeta o un directorio nuevo en el
lugar en el que se est ubicado.
Vistas : Permite ver el listado de archivos y carpetas del panel de
contenido de varias maneras.
Cerrar Libros
Si el archivo no ha sido cambiado desde que fue grabado por ltima vez y
no se desea volver a utilizar, este puede cerrarse sin ningn contratiempo.
Es recomendable siempre cerrar un archivo que no se vaya a utilizar ms,
ya que si permanece abierto se puede desaprovechar memoria
innecesariamente.
59
Guardar
Si se guarda un libro con otro formato de archivo, no se conservarn los
formatos y las caractersticas exclusivas de Microsoft Office Excel 2010; De
forma predeterminada, algunos formatos de archivo guardan nicamente
la hoja activa y algunos formatos de archivo (como el formato de pgina
Web) guardan todas las hojas de clculo del libro. Si se desea guardar slo
hojas de clculo especficas, se puede ocultar las hojas de clculo que no
se desean guardar.
Para abrir un archivo se deben tener en cuenta los siguientes pasos:
1. Activar el men Archivo
2. Seleccionar la opcin Guardar
3. Se abre la caja de dilogo Guardar. Seleccionar en el panel izquierdo
la carpeta en donde se va a guardar. Por ejemplo, Escritorio, Disco
local C:, Red, Documentos, etc. Seleccionar la carpeta especfica en
la que se guardar el archivo. Seleccionarla del panel de contenido.
4. Dar nombre al archivo
5. Definir el tipo de archivo con el que se quiere guardar. La opcin
predeterminada Libro Excel lo guardar en la versin 2010.
6. Clic al botn Guardar.
60
61
CAPTULO 2
Formatos
En la cinta de opciones en la ficha inicio existen 3 grupos orientados
exclusivamente para darle formato a un conjunto de celdas seleccionadas
el grupo Fuente, Alineacin y Nmero.
Una caracterstica de Excel 2010 es la vista previa de los formatos sobre
la hoja de clculo. A medida que vamos por las distintas opciones de
formato sugeridos en la herramienta se va mostrando en la hoja de
clculo. Los formatos se pueden aplicar antes o despus de ingresar la
informacin.
Grupo Fuente
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
62
Fuente
Tamao de fuente
Aumentar tamao
Disminuir tamao
Negrita
Cursiva
Subrayado
Bordes
9. Color de relleno
10. Color de fuente
Para asignar cualquier formato primero se debe seleccionar las celdas a las
que se les va a aplicar. Se mostrarn algunos ejemplos prcticos para
asignar formatos.
Fuente
Tamao de fuente
64
Color de fuente
65
66
<ctrl> + <N>
<ctrl> + <K>
<ctrl> + <S>
Bordes
67
68
Color de relleno
69
Grupo Alineacin
columna
10.
Ajustar texto
11.
Combinar y centrar
Alineacin de texto
La alineacin de texto lo realiza Excel de forma vertical ajustndolo en la
celda:
Alinear el texto a la
derecha
Ajuste de texto
72
Combinar y centrar
Ejemplo:
1. Ubicarse en la celda A1
2. Oprimir los botones <Shift> + <Barra espaciadora> (para Seleccionar
una fila)
3. Oprimir los botones <CTRL> + <+> (para insertar una fila)
4. De nuevo ubicarse en la celda a1, escribir Lista de contactos
73
Grupo nmero
Formato de moneda
1. Seleccionar el rango de celdas a las que se le asignar el formato
moneda.
2. Hacer clic en la ficha Inicio
3. En el grupo Nmero, dar clic en el botn Combinar y centrar.
4. En la ficha de inicio, grupo nmero, hacer clic sobre el botn formato
nmero, seleccionar moneda.
74
como
75
76
como
CAPTULO 3
Vista Preliminar, Configuracin e Impresin
Antes de imprimir un documento hay que establecer una serie elementos
que afectan la presentacin de las hojas impresas. La versin de Excel
2010 ha incluido en una sola pantalla la posibilidad de Configurar la
pgina, la vista preliminar y la impresin.
Para activar las opciones de impresin se puede realizar de dos maneras.
1. En el men Archivo se escoge la opcin Imprimir.
2. Mediante el teclado utilizando la combinacin de las teclas Ctrl + <P>
78
79
80
81
82
Como vemos, hay varias maneras de establecer los mrgenes en una hoja
de clculo.
1. Activar la ficha Diseo de pgina.
2. En la vista Diseo de pgina, ubicar el puntero del mouse en el
borde del margen a cambiar hasta que se convierta en una flecha
doble, con clic sostenido definir el tamao.
3. Desde la opcin de Impresin en el Men Archivo.
83
Configuracin de impresin
85
86
87
CAPTULO 4
Crear frmulas
Una frmula permite operar matemticamente entre dos o ms celdas.
Para crear una frmula, el usuario debe seguir los pasos descritos a
continuacin:
Editar frmula
Para Editar Frmulas o el contenido de una celda en especial se puede
Recurrir a varias Opciones:
Con el cursor en la celda a editar pulsar la tecla de funcin <F2>.
Hacer Doble clic sobre la celda a editar, aparecer el cursor o puntero de
texto dentro de la celda.
Hacer clic en la barra de frmulas y realizar el cambio correspondiente.
88
Copiar frmula
Al ubicar el cursor en la esquina inferior derecha de una celda que
contenga una frmula, un valor o texto, se presenta una pequea cruz,
que permite copiar la informacin que contiene la celda. El proceso se
hace desplazando el puntero del Mouse en la direccin de copiado que se
desee, y con clic sostenido se debe arrastrar hasta donde se quiera llenar.
Si se trata de una frmula o funcin que se puede generar
automticamente para un rango de valores con doble clic Excel llenar las
celdas con la frmula inicial hasta donde deje de encontrar valores a la
izquierda.
Si por el contrario la frmula a copiar se quiere llevar hacia otro lugar
dentro de la hoja o del archivo se debe realizar esta operacin utilizando la
opcin Pegado especial que se explic anteriormente.
Eliminar frmula
Una frmula se elimina de la misma forma que se elimina el contenido de
una celda, es decir, se ubica el cursor o selecciona el rango y se pulsa la
tecla <SUPR>.
referencial de la celda. Puede hacerse que sea constante slo la fila, slo la
columna o ambos segn sea el caso.
Ejemplos:
(B1*$C$1) = Permanece constante la celda C1.
(B1*$C1) = Permanece constante slo la columna C en el momento de
copiar la frmula en forma vertical, variando la fila de esa referencia.
(B1*C$1) = Permanece constante la fila 1, cuando se copie la frmula en
forma horizontal y variando la columna C.
En el momento en que se lleva el cursor a la celda que debe ser constante,
se presiona la tecla <F4> y se convierte en referencia absoluta, Excel
inserta en forma automtica el signo $ para fijar completamente la
columna y la fila. Debe presionarse varias veces si se desea convertir slo
la fila o slo la columna en constante.
Ejemplo:
En la figura se puede observar un tpico caso del uso de referencias
absolutas y relativas. Si el cursor se encuentra ubicado en la celda F8,
para calcular el valor del Descuento (columna F), se debe multiplicar el
total (columna E).
Ubicar el puntero del mouse en el extremo inferior derecho de la celda F8
y dar clic sostenido hacia abajo para hallar el descuento de todas las
ventas.
La celda E8 por ser relativa variar de celda en celda al ser copiada, de
manera que mostrar el total de cada producto vendido. La celda $B$5 por
ser absoluta permanecer constante al ser copiada.
90
91