ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1

Usted deber visualizar, observar y analizar con detenimiento el video

denominado: PARA REFLEXIONAR SOBRE GESTIN DOCUMENTAL, y
posteriormente reflexionar acerca de la importancia de incluir en el sistema
empresarial, la Gestin o Administracin Documental.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes pases con
muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algn tipo de organizacin de sus documentos. La ventaja de la
administracin documental es que permite tener siempre en orden y un control en
los documentos de la empresa, algo fundamental para el desarrollo y progreso de
esta (financiero y econmico).
Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, seleccione una
empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se
encargue especficamente de la clasificacin documental, de acuerdo a las
reas que constituyan la empresa.
La universidad de Cartagena, Oficina de Admisiones, registro y control
Acadmico.
Los documentos se manejan de dos formas, virtual y fsicamente. Virtualmente
mediante la plataforma y fsicamente mediante la entrega de recibos de pago y
volantes de matrculas que son guardados en los archivadores, dentro de
carpetas con un orden especifico dependiendo el semestre al cual pertenezca el
individuo que est realizando la accin. Gracias a esto, por seguir el reglamento
estudiantil y las normas fijadas en la universidad, no se presentan muchos
problemas de confusin de archivos ni nada de eso, a menos que los estudiantes
vayan en grupos numerosos y den un mal uso de los archivos atrevidamente.
Teniendo en cuenta elementos archivsticos mencionados en el segundo
contenido de estudio, explique cmo se hace la clasificacin de los archivos
de la oficina que selecciono.
Carpeta: Unidad de conservacin a manera de cubierta que protege los
documentos para su Almacenamiento y preservacin.
Se guardan en carpetas, dentro de gavetas con seguridad, la clasificacin se hace
de una manera muy fcil, sencilla y que no permite la confusin de archivos ya
que cada carpeta por fuera esta marcada con el logo de la universidad, la carrera
profesional y el semestre enumerado en forma romana (del I al X), as mismo
existen carpetas que tienen otro uso y por ende otra manera de ser tratadas.