De Nuestra Biblioteca
No Se Está Comunicando
T
Roberto Trujillo
MLA I, MLT I
odos los que estamos relacionados con el
(noria latín mantenimiento alguna vez hemos escuchado
américa) que la reparación de un equipo es “urgente” o
RTrujillo@noria.com
que debe estar reparado “lo antes posible”. ¿Cuál es el
significado de esta orden? ¿Significa esto que debe
estar terminado en una hora, un día, una semana, o
quizás sólo cinco minutos? ¿No sería más claro pedir
un tiempo específico?
Cuando usted dice: “hay que cambiar el acoplamiento,
alguien debe ordenar esta estantería, la oficina está
muy sucia”, en realidad no está dando una instrucción,
ni está responsabilizando a alguien de la actividad, por
lo tanto, no podrá estar seguro de que se va a hacer,
tampoco habrá una fecha y hora establecidas para que
se efectúe, ni habrá un responsable de que la actividad
se ejecute en tiempo y forma.
Es muy común también que recibamos un mensaje de
correo electrónico en el que existen varios
destinatarios, todos ellos en el renglón del destinatario
principal, en el cual se da una instrucción tan vaga,
como “favor de atender inmediatamente”. ¿Quién
deberá llevar a efecto la actividad? De los dos, tres, o
cinco destinatarios ¿alguien tomará la tarea como
propia y lo resolverá apropiadamente? ¿No existe la
posibilidad de que dos, o tres, o todos los que reciban
el mensaje hagan la actividad, o peor aun, que todos la
ignoren suponiendo que alguno de sus compañeros va
a asumir la responsabilidad? Más productivo sería si
quien envía el mensaje indica con claridad quién debe
hacerse cargo de la actividad y aclara que el resto de los
implicados sólo deben dar seguimiento o enterarse de
la actividad encomendada.
Es más común de lo que se imagina esta situación. De
hecho, todos los días nos encontramos con ejemplos
como estos, ya sea en la oficina, en el taller, en nuestros
hogares, en la política, y en otras situaciones.
Veamos otro ejemplo: el supervisor de mantenimiento
camina por el exterior del almacén de partes de
repuesto acompañado de uno de los mecánicos y nota
que hay un vidrio roto en la parte superior, por donde
está ingresando tierra y humedad, lo cual deteriora las
partes almacenadas. Al observar el desperfecto,
comenta con el mecánico “ese vidrio roto necesita
repararse”. Mientras que el supervisor entiende que él
ya dio una orden por el simple hecho de habérselo
| De Nuestra Biblioteca
hecho notar al mecánico, el mecánico simplemente
asiente y supone que el supervisor dará la orden al
personal encargado de mantenimiento a instalaciones.
Al día siguiente el supervisor vuelve a pasar por el
almacén y nota que el vidrio no ha sido sustituido y
llama fuertemente la atención al mecánico. ¿Cree que
fue justo? ¿En realidad el supervisor se comunicó con
eficiencia?
Veamos el escenario ideal; el supervisor hace notar al
mecánico que el vidrio está roto y sus consecuencias
negativas y le pide que se haga cargo de notificar al
responsable de mantenimiento a instalaciones para
que se repare el desperfecto; el mecánico levanta el
reporte, notifica a mantenimiento a instalaciones y
posteriormente sólo tiene que asegurarse de que la
tarea sea realizada adecuadamente. ¿Nota la
diferencia?
La comunicación es el proceso de transmisión y
recepción de ideas, información y mensajes. Para que la
comunicación sea efectiva, se necesitan cuatro
elementos básicos: emisor, receptor, mensaje y
retroalimentación.
Si el emisor no expresa su mensaje con claridad, o no se
asegura que el receptor entienda lo que se espera de él,
el proceso de comunicación no es eficiente, y por lo
tanto el resultado será incierto. Puede ser que nuestros
empleados sean muy inteligentes, proactivos, o con
mucha iniciativa, o puede ser todo lo contrario. En
cualquiera de los dos casos, no cuesta más trabajo para
el emisor expresarse claramente, y en contraste, el
resultado será espectacularmente diferente.
Así que, la siguiente ocasión en que tenga que
comunicarse con alguien, asegúrese de que su mensaje
sea claro y completo, y también de que el receptor lo
haya entendido perfectamente; de esta manera se
evitará desagradables sorpresas. No olvide que, por
muy inteligentes que sean sus compañeros o
subordinados, ellos no son adivinos.
Machinery Lubrication