CARTERA ATENCIN A PONENTES

SIMPOSIO 2015 Compartiendo Conocimiento

El Captulo Estudiantil de Ingeniera Mecatrnica a cargo de la cartera de atencin

a ponentes tendr como actividades las mencionadas a continuacin:
Realizacin de cartas de presentacin de los ponentes. Cabe aclarar que la
cartera solo se encargar de imprimirlos con organizarlos segn los das en que
se requiera cada carta, la recopilacin de esta informacin la llevar acabo cada
captulo.
Por carreras
Impresin de reconocimientos por participacin en el simposio.
Habilitacin y revisin de instalaciones (salas, auditorios, etc.) donde se
llevarn a cabo los talleres/conferencias. Este punto se consider en el plan de
actividades por los comentarios hechos por los ponentes respecto a los cables
sueltos en las salas; sin embargo Logstica tendr a su cargo la peticin de
instalaciones y equipos de audio, Atencin a ponentes solo revisar la correcta
instalacin.
Capacitacin de presentadores. Para asegurar el cumplimientos de horarios y,
sobre todo, lograr una buena impresin de evento y de la institucin en los
presentadores se hace necesaria esta capacitacin a las personas encargadas de
cada ponente, esto con el fin de evitar errores de lectura, correcta ubicacin de
equipos en las salas y otras actividades a realizar.
Adquisicin y control de presentes para los ponentes y talleristas.
Acondicionamiento sala lounge. La sala est pensada en caso de que algn
ponente llegue al simposio con mucho tiempo de anticipacin, esto para evitar
tener a la persona en algn lugar que vaya a incomodarlo.
Alimentacin a ponentes/talleristas.
Guas de ponentes/talleristas. Una persona, especficamente la que este
encargada de presentar al ponente/talleristas, estar encargada de guiarla durante
su estada en el evento y de ser necesario ir por ella a su lugar de arribo as como
de regresarla. Este ltimo punto se vuelve opcional por el hecho de que los
ponentes en la mayora de las ocasiones llegan solos a la institucin, o en todo

caso la persona/captulo encargada de su contacto se encarga de esta labor. (Se

deja a consideracin de las dems carteras.)

Propuestas
El personal requerido para atender a los ponentes ser externas a los
captulos.
Esto se pens as en el fin de apoyar a los alumnos a liberar crdito acadmico.
Es necesario saber con tiempo anticipado el nmero de conferencias y talleres con
los que contar el simposio para que en base a esto se llev a cabo la logstica de
este punto. (Fijar fecha para entrega de conferencias y talleres).
Salas lounge.
Las salas lounge se ubicaran solamente en 4 edificios, estos ser decididos en
base a la cantidad de conferencias o talleres que se lleven a cabo.
Convocatoria para reclutamiento de personal atencin a ponentes.
10-14 de agosto 2015

Lanzamiento de convocatoria

17-21 de agosto 2015

Reclutamiento

24-28 de agosto 2015

Capacitacin

Reconocimientos.
Los reconocimientos se elaborarn en la semana de 24-28 de agosto 2015.
Para esto se propone que la ltima fecha para enviar curriculums de
ponentes/talleristas sea el Lunes 24.
Presentes
Hacemos la propuesta de dos posibles paquetes de roconocimientos.
Paquete 1: Reconocmiento en acrlico, pluma y/o chocolates.
Paquete 2: Reconocimiento en papel, vino y/o chocolates, pluma.

Requerimientos y notas finales

Presupuesto para hojas y tinta (En caso de reconocimientos en acrlico

tambin se requiere).

Presupuesto y ubicacin de la sala lounge.

Presupuesto y lugares disponibles para alimentacin de ponentes.

Presupuesto para transporte de ponentes.

Recordatorio.
Al confirmar la asistencia de sus ponentes cada captulo debe asegurarse de los
siguientes puntos:

Transporte del ponente Aeropuerto/Terminal-ITT y de regreso.

Alimentacin en caso de ser requerida.