Los manuales administrativos son

documentos que sirven como medios

de comunicacin y coordinacin que
permiten registrar y transmitir en
forma
ordenada
y
sistemtica la informacin de una
organizacin.

 "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los

que de una manera fcil de manejar
(manuable)
se concentran en forma sistemtica, una
serie de elementos administrativos para
un
fin
concreto: orientar y uniformar la
conducta que se presenta entre cada
grupo
humano
en
la empresa". A. Reyes Ponce.

 "El manual presenta sistemas y tcnicas

especificas. Seala el procedimiento a seguir
para lograr el trabajo de todo el personal de
oficina o de cualquier otro grupo de trabajo
que
desempea
responsabilidades
especificas. Un procedimiento por escrito
significa
establecer debidamente un mtodo estndar
para ejecutar algn trabajo". Graham Kellog.

 "Es un registro escrito de informacin

e instrucciones que conciernen al
empleado
y
pueden ser utilizados para orientar
los esfuerzos de un empleado en una
empresa".
Terry G. R.

 "Una expresin formal de todas las

informaciones e instrucciones necesarias
para
operar en un determinado sector; es una
gua que permite encaminar en la
direccin
adecuada los esfuerzos del personal
operativo". Continolo G
.

 La tarea de elaborar manuales administrativos se

considera
como
una
funcin
de
mantener informado al personal clave de
los deseos y cambios en las actitudes de la
direccin superior, al delinear la estructura
organizacional y poner las polticas y
procedimientos
en
forma
escrita
y
permanente.
Un
manual
correctamente
redactado
puede ser un valioso instrumento administrativo.

 En
esencia,
los
manuales
administrativos representan un
medio de comunicacin de las
decisiones administrativas, y por
ello, que tiene como propsito
sealar
en
forma
sistemtica
la
informacin
administrativa.

1. Instruir al persona, acerca de aspectos tales

como: objetivos, funciones, relaciones, polticas,
procedimientos , normas, etc.
2. Precisar las funciones y relaciones de cada
unidad
administrativa
para
deslindar
responsabilidades, evitar duplicidad y detectar
omisiones.
3. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores
asignadas al personal, y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
4. Servir como medio de integracin y orientacin
al personal de nuevo ingreso, facilitando su
incorporacin
a
las
distintas
funciones
operacionales.

5. Proporcionar
informacin
bsica
para
la
planeacin e implementacin de reformas
administrativas.
6. Permite conocer el funcionamiento interno por lo
que respecta a descripcin de tareas, ubicacin,
requerimientos y a los puestos responsables de su
ejecucin.
7. Auxilian en la induccin del puesto y al
adiestramiento y capacitacin del personal ya que
describen en forma detallada las actividades de
cada puesto.
8. Sirve para el anlisis o revisin de los
procedimientos de un sistema.

9. Interviene en la consulta de todo el personal.

10.Emprender tareas de simplificacin de trabajo
como anlisis de
tiempos, delegacin de
autoridad, etc.
11.Establecer un sistema de informacin o bien
modificar el ya existente.
12.uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteracin
arbitraria.
13.Determinar
en
forma
sencilla
las
responsabilidades por fallas o errores.

14.Facilitar las labores de auditoria, evaluacin

del control interno y su evaluacin.
15.Aumentar la eficiencia de los empleados,
indicndoles lo que deben hacer y como
deben hacerlo.
16.Ayudar a la coordinacin de actividades y
evitar duplicidades.
17.Construye una base para el anlisis posterior
del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,
procedimientos y mtodos.

 Logra y mantiene un slido plan de

organizacin.
Asegura que todos los interesados tengan una
adecuada comprensin del plan general y de
sus propios papeles y relaciones pertinentes.
Facilita el estudio de los problemas de
organizacin.
Sistematiza
la
iniciacin,
aprobacin y
publicacin de las modificaciones necesarias
en la organizacin.
Sirve como una gua eficaz para la
preparacin, clasificacin y compensacin del
personal clave.

 Determina la responsabilidad de cada puesto y su

relacin con los dems de la organizacin.
Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposicin de
funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobacin y el grado de
autoridad de los diversos niveles.
La informacin sobre funciones y puestos suele servir
como base para la evaluacin de puestos y como
medio de comprobacin del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa
de los funcionarios ms antiguos.
Sirve como una gua en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de informacin sobre el
trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos,

las polticas, los
procedimientos, las funciones, las
normas, etc.
Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.
Aseguran
continuidad
y
coherencia
en
los
procedimientos y normas a travs del tiempo.
Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal.
Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.
Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir
instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se
puede circunscribir al control por excepcin.

 Muchas compaas consideran que son demasiado

pequeas para necesitar un manual que describa
asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo
y laborioso preparar un manual y conservarlo al da.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentacin y rigidez.
Su
deficiente
elaboracin
provoca
serios
inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.
El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.
Si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad.

 Incluye solo aspectos formales de la

organizacin, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la
misma.
Muy sinttica carece de utilidad: muy
detallada los convierte en complicados
Incluye solo aspectos formales de la
organizacin, dejando de lado los informales,
cuya vigencia e importancia es notorio para la
misma.

 Depende de la informacin, de las

necesidades de cada institucin o
empresa, para saber con qu tipo de
manuales se debe contar.
Los manuales pueden abarcar a toda
la empresa, una
direccin, un
departamento, una oficina, seccin,
un puesto, etc.

 Existen diversas clasificaciones de los

manuales, a los que se designa nombres
diversos.
El tipo de manual se determina dando
respuesta al propsito que se han de lograr.
En ciertos casos, solo sirve a un objetivo: y
en otros, se logran varios objetivos.

 Proporciona informacin histrica sobre el

organismo: sus comienzos, crecimiento,
logros, administracin y posicin actual. Esto
le da al empleado un panorama introspectivo
de la tradicin y filosofa del organismo.
Bien elaborado y aplicado contribuye a una
mejor comprensin y motiva al personal a
sentir que pertenece y forma parte de la
organizacin.

 Expone
en
forma
detallada
la
estructura
organizacional formal a travs de la
descripcin de los objetivos, funciones,
autoridad y
responsabilidad de los
distintos puestos, y las relaciones.

 Consiste
en
una
descripcin
detallada de los lineamientos a se
seguidos en la toma de decisiones
para el logro de los objetivos. El
conocer de una
organizacin
proporciona el marco principal sobre
el cual se basan todas las acciones.

 Una adecuada definicin de polticas y su

establecimiento por escrito, permite:
Agilizar el proceso de toma de decisiones
b)Facilitar la descentralizacin, al suministrar
lineamientos a niveles intermedios.
Servir de base para una constante y efectiva
revisin.
Puede elaborarse manuales de polticas para
funciones
operacionales
tales
como:
produccin,
ventas,
finanzas,
personal,
compras, etc.

 Es la expresin analtica de los procedimientos

administrativos a travs de los cuales se canaliza la
actividad operativa del organismo.
Es una gua de trabajo al personal, muy valiosa para
orientar al personal de nuevo ingreso. La
implementacin de este manual sirve para
aumentar la certeza de que el personal utiliza los
sistemas
y
procedimientos
administrativos
prescritos al realizar su trabajo.

 Cuando el volumen de actividades,

de personal o simplicidad de la
estructura
organizacional,
no
justifique la elaboracin y utilizacin
de distintos manuales, puede ser
conveniente la confeccin de este
tipo de manuales.

 Consiste en abarcar la necesidad de interpretar las

instrucciones en base a los problemas cotidianos
tendientes a lograr su mejor y pronta solucin.
La necesidad de coordinar el proceso de
fabricacin, es tan reconocida, que en las
operaciones de
fabricacin, los manuales se
aceptan y usan ampliamente.

 El proceso de comprar debe estar por

escrito; consiste en definir el alcance
de compras, definir la funcin de
comprar, los mtodos a utilizar que
afectan sus actividades.

 Consiste en sealar los aspectos

esenciales del trabajo y las rutinas
de informacin comprendidas en el
trabajo de ventas (polticas de
ventas, procedimientos, controles,
etc.). Al personal de ventas es
necesario darle un marco de
referencia para tomar decisiones
cotidianas.

 Consiste
en
asentar
por
escrito
las
responsabilidades financieras en todos los
niveles
de
la
administracin,
contiene
numerosas instrucciones especificas a quienes
en la organizacin estn involucrados con el
manejo de dinero, proteccin de bienes y
suministro de informacin financiera.

 Trata acerca de los principios y tcnicas de

la contabilidad. Se elabora como fuente de
referencia para todo el personal interesado
en esta
actividad. Este manual puede
contener aspectos tales como: estructura
orgnica
del
departamento, descripcin del sistema
contable, operaciones internas del personal,
manejo de registros, control de la
elaboracin de informacin financiera.

 Se refiere a la determinacin por escrito de

procedimientos y normas de esta actividad.
Entre los aspectos mas importantes que
puede contener este tipo de manual estn
los siguientes: operaciones de crdito y
cobranzas,
control
y
cobro
de
las
operaciones, entre otros.

 Abarca una serie de consideraciones para ayudar a

comunicar las actividades y polticas de la direccin
superior en lo que se refiere a personal.
Los manuales de personal podrn contener
aspectos como: reclutamiento y seleccin,
administracin de personal, lineamientos para el
manejo de conflictos personales, polticas de
personal,
uso
de
servicios,
prestaciones,
capacitacin, entre otros.

 Trata acerca de los principios y

tcnicas de una funcin operacional
determinada. Se elabora como
fuente bsica de referencia para la
unidad administrativa responsable
de la actividad y como informacin
general para el personal interesado
en esa funcin.

 Ejemplos de este tipo de "Manual tcnico

de auditoria administrativa", y el "Manual
tcnico de sistemas y procedimientos".
Estos sirven como fuente de referencia y
ayudan a los nuevos miembros del
personal de asesora.

 Estos manuales explican, las labores, los

procesos y las rutinas de un puesto en
particular,
son
comnmente
mas
detallados
que
un
manual
de
procedimientos.
El supuesto en el que se basa este tipo de
manual es que el usuario tiene muy poco
conocimiento previo de los temas
cubiertos.

 El manual de adiestramiento tambin

utiliza tcnicas programadas de
aprendizaje o cuestionarios de auto
evaluacin
para
comprobar el nivel de comprensin
del contenido por el usuario.