REINGENIER

IA

DEFINICIN FORMAL DE
REINGENIERA
Reingeniera es la revisin fundamental y el
rediseo radical de procesos para alcanzar
mejoras espectaculares en medidas crticas
y actuales de rendimiento, tales como
costos, calidad, servicio y rapidez.

FUNDAMENTAL
Al emprender la reingeniera deben hacerse
las preguntas por qu hacemos lo que
estamos haciendo? Y por qu lo hacemos en
esa forma? Estas preguntas lo obligan a uno a
examinar las reglas tcticas y los supuestos
en que descansa el manejo de sus negocios.
La reingeniera determina primero que debe
hacerse a una compaa; luego, cmo debe
hacerlo. No da nada por sentado. Se olvida
por completo de lo que es y se concentra en
lo que debe ser.

RADICAL
Redisear radicalmente significa llegar
hasta la raz de las cosas: no efectuar
cambios superficiales ni tratar de arreglar
lo que ya est instalado, descartar todas
las estructuras y los procedimientos
existentes e inventar maneras enteramente
nuevas de realizar el trabajo. Redisear es
reinventar el negocio, no mejorarlo o
modificarlo.

ESPECTACULAR

La reingeniera no es cuestin de hacer

mejoras marginales o incremntales sino
dar saltos gigantescos en rendimiento. Se
debe apelar la reingeniera nicamente
cuando exista la necesidad de volar todo.
La mejora marginal requiere afinacin
cuidadosa; la mejora espectacular exige
volar lo viejo y cambiarlo por algo nuevo.

Hay tres clases de compaas que emprenden la reingeniera

Las primeras compaas que se encuentran en

dificultades, no tienen ms remedio. Si necesita
mejoras inmensas, esa compaa evidentemente
necesita reingeniera.
En segundo lugar estn las compaas que todava no
se encuentran en dificultades, pero cuya
administracin tiene la previsin de detectar que se
avecinan problemas. Estas compaas tienen la visin
de empezar a redisear antes de caer en la adversidad.
El tercer tipo de compaas que emprenden la
reingeniera lo constituyen las que estn en las
ptimas condiciones. De esta manera buscan levantar
ms aun la barrera competitiva y hacerles la vida ms
difcil a los dems. Indudablemente, redisear desde
una posicin de fortaleza es una cosa difcil de
emprender

PROCESO
Muchas personas de negocios no estn
"orientadas a los procesos", estn enfocados en
tareas, en oficios, en personas, en estructuras,
pero no en procesos.
Definimos un proceso de negocios como un
conjunto de actividades que recibe uno o ms
insumos y crea un producto de valor para el
cliente.
Las cuatro palabras claves que caracterizan la
reingeniera: fundamental, radical, espectacular,
y proceso; pero especialmente proceso. Pensar
en funcin de tareas

FUERZAS DE LA
REINGENIERA
Tres fuerzas, por separado y en
combinacin, estn impulsando a las
compaas a penetrar cada vez ms
profundamente en un territorio que para la
mayora de los ejecutivos y
administradores es desconocido. Estas
fuerzas son:

Clientes
Los clientes asumen el mando, esto es
igualmente aplicable en la relacin clienteproveedor entre las propias empresas, y
los reclamos muchas veces se expresan en:
"O lo hace usted como yo quiero o lo hago
yo mismo".
Para las empresas que crecieron con la
mentalidad de mercado masivo, la realidad
es ms difcil de aceptar acerca de los
clientes, en cuanto a que cada uno cuenta.
Si se pierde un cliente hoy, no se aparece
otro para reemplazarlo.

Competencia
Antes era sencilla: la compaa que
lograba salir al mercado con un producto o
servicio aceptable y al mejor precio
realizaba una venta. Ahora hay mucho mas
competencia y de clases muy distintas.
La globalizacin trae consigo la cada de
las barreras comerciales y ninguna
compaa tiene su territorio protegido de
la competencia extranjera. Las compaas
nuevas no siguen las reglas conocidas y
hacen nuevas reglas para manejar sus
negocios.

El Cambio
El cambio se vuelve una constante. La
rapidez del cambio tecnolgico tambin
promueve la innovacin Los ciclos de vida
de los productos han pasado de aos a
meses. Ha disminuido el tiempo disponible
para desarrollar nuevos productos e
introducirlos. Hoy las empresas tienen que
moverse ms rpidamente, o pronto
quedarn totalmente paralizadas.

OBJETO DE LA
APLICACIN DE LA
REINGENIERA.
El objetivo de la reingeniera son los
procesos y no las organizaciones. Las
compaas redisean el trabajo que realiza
las personas empleadas en esas
dependencias, las unidades
organizacionales provienen de
departamentos, divisiones y adems son
visibles (organigramas) y tienen nombre,
en cambio los proceses no.

PASOS PARA APLICAR LA

REINGENIERA
Una vez diagnosticado y seleccionado el
proceso que tiene fallas seguimos los
siguientes pasos para aplicar la
reingeniera en el proceso:

Formulacin de una estrategia: requisitos del mercado,

identificando mercados a los cuales se sirven, productos y
servicios que se ofrecen.
Desarrollos de productos: es un insumo para producir
nuevos diseos de productos.
Desarrollo de capacidad de manufactura: Capacidad
instalada en cuanto a recursos tecnolgicos y humanos que
se cuentan para el desarrollo del producto
Comunicacin con el cliente: A travs de estudios hacia
nuestros clientes, por medio de encuestas, estudios de
mercado, etc., se trata de detectar las requerimientos de
los clientes y tratar de estar un paso delante de lo que
estos, puedan necesitar.

ROLES DE LA
REINGENIERA
Para llevar a cabo la reingeniera de
procesos se han identificado los siguientes
roles:
Lder.
Dueo o responsable del proceso.
Equipo de reingeniera.
Comit directivo.
"Zar" de reingeniera.

Lder
Es un alto ejecutivo querespalda, autoriza y motivael
esfuerzo total de reingeniera. Debe tener la autoridad
suficiente para que persuada a la gente de aceptar los
cambios radicales que implica la reingeniera.
Debe mantener el objetivo final del proceso, necesita la
visin para reinventar la empresa bajo nuevos esquemas
competitivos, mantiene comunicados a empleados y
directivos de los propsitos a lograr, as como los avances
logrados.
Designa a quienes sern los dueos de los procesos y
asigna la responsabilidad de los avances en el rendimiento.

Dueo del proceso

Gerente de rea responsable de un proceso especfico. En
las empresas tradicionales no se piensa en funcin de
procesos, se departamentalizan las funciones, con lo que se
ponen fronteras organizacionales a los procesos.
Es importante que los dueos de procesos tengan
aceptacin de los compaeros con los que van a trabajar,
aceptar los procesos de cambio que trae la reingeniera, y
su funcin principal esvigilarymotivarla realizacin de la
reingeniera.

Equipo de reingeniera.
Formado por un grupo de individuos dedicados
aredisearun proceso especfico, con capacidad
dediagnosticarel proceso actual, supervisar su
reingeniera y su ejecucin.
Es el encargado de realizar el trabajo pesado de producir
ideas, planes y convertirlos en realidades.
Cabe mencionar que un equipo solo puede trabajar con un
proceso a la vez, de tal manera que se debe formar un
equipo por cada proceso que se est trabajando.
Elequipodebe tener entre5 y 10 integrantes mximo, de
los cuales una parte debe de conocer el proceso a fondo, y
otra parte debe ser formada con personal ajeno al proceso,
pudiendo ser gente de fuera de la empresa, que lo pueda
cuestionar y proponer alternativas.

Comit directivo.
Cuerpo que formula las polticas de la reingeniera,
compuesto de altos administradores que desarrollan la
estrategia global de la organizacin y supervisan su
progreso, normalmente incluye a los dueos de proceso.
Puede estar o no presente en el proceso, da orden de
prioridad, opinan sobre cuestiones que van ms all de los
procesos y proyectos en particular.

"Zar" de la reingeniera.
Es el responsable dedesarrollar tcnicaseinstrumentosde
reingeniera y de lograr sinergia entre los distintos
proyectos en la empresa. Se encarga de la administracin
directa coordinando todas las actividades de reingeniera
que se encuentren en marcha; apoya y capacita a los
dueos de proceso y equipos de reingeniera.

BENEFICIOS DE LA
RECONSTRUCCIN DE
LOS PROCESOS

Varios oficios se combinan en uno:

La caracterstica ms comn y bsica de los procesos
rediseados es que desaparece el trabajo en serie. Es decir,
muchos oficios o tareas que antes eran distintos se integran
y comprimen en uno solo.
Asimismo, reducen costos indirectos de administracin
dado que los empleados encargados del proceso asumen la
responsabilidad de ver que los requisitos del cliente se
satisfagan a tiempo y sin defectos. Otro beneficio es un
mejor control, pues como los procesos integrados necesitan
menos personas, se facilita la asignacin de
responsabilidad y el seguimiento del desempeo.

Los trabajadores toman decisiones:

En lugar de separar la toma de decisiones del trabajo real,
la toma de decisiones se convierte en parte del trabajo. Ello
implica comprimir verticalmente la organizacin, de
manera que los trabajadores ya no tengan que acudir al
nivel jerrquico superior y tomen sus propias decisiones.

Los pasos del proceso se ejecutan en orden natural:

Los procesos rediseados estn libres de la tirana de
secuencias rectilneas: En los procesos rediseados, el
trabajo es secuenciado en funcin de lo que realmente es
necesario hacerse antes o despus. Las organizaciones
logran con ello menos repeticiones de trabajo, que es otra
fuente de demoras.

Los trabajos tienen mltiples versiones:

Un proceso de mltiples versiones es claro y sencillo
porque cada versin slo necesita aplicarse a los casos para
los cuales es apropiada. No hay casos especiales ni
excepciones. Los trabajos tienen mltiples versiones:
Un proceso de mltiples versiones es claro y sencillo
porque cada versin slo necesita aplicarse a los casos para
los cuales es apropiada. No hay casos especiales ni
excepciones.

El trabajo se realiza en el sitio razonable:

Gran parte del trabajo que se hace en las empresas,
consiste en integrar partes del trabajo relacionadas entre s
y realizadas por unidades independientes. El cliente de un
proceso puede ejecutar parte del proceso o todo el proceso,
a fin de eliminar los pases laterales y los costos indirectos.

Se reducen las verificaciones y los controles:

Los procesos rediseados muestran un enfoque ms
equilibrado. En lugar de verificar estrictamente el trabajo a
medida que se realiza, se tienen controles globales o
diferidos. Estos sistemas estn diseados para tolerar
abusos moderados o limitados, demorando el punto en el
que el abuso se detecta o examinando patrones colectivos
en lugar de casos individuales.

La conciliacin se minimiza:
Se disminuyen los puntos de contacto externo que tiene un
proceso, y con ello se reducen las posibilidades de que se
reciba informacin incompatible que requiere de
conciliacin.

Un gerente de caso ofrece un solo punto de contacto:

El gerente de caso funge como un "defensor de oficio" del
cliente, responde a las preguntas y dudas del cliente y
resuelve sus problemas. Por tanto, el gerente de caso,
cuenta con acceso a todos los sistemas de informacin que
utilizan las personas que realizan el trabajo y tiene la
capacidad para ponerse en contacto con ellas, hacerles
preguntas y solicitarles ayuda cuando sea necesario.

Prevalecen operaciones hbridas centralizadasdescentralizadas:

Las empresas que han rediseado sus procesos tienen la
capacidad de combinar las ventajas de la centralizacin con
las de la descentralizacin en un mismo proceso. Apoyadas
por la informtica, estas empresas pueden funcionar como
si las distintas unidades fueran completamente autnomas,
y, al mismo tiempo, la organizacin disfruta de las
economas de escala que crea la centralizacin.

ERRORES COMUNES EN
LA REINGENIERA

Tratar de corregir un proceso en lugar de cambiarlo

No concentrarse en los procesos
No hacer caso de los valores y las creencias de los empleados
Conformarse con resultados de poca importancia
Limitar de ante mano la definicin del problema y el alcance del
esfuerzo de reingeniera
Dejar que las culturas y las actitudes corporativas existentes
impidan que empiece la reingeniera
Tratar de que la reingeniera se haga de abajo para arriba
Confiar el liderazgo a una persona que no entiende de
reingeniera
Escatimar los recursos destinados a la reingeniera
Enterrar la reingeniera en medio de la agenda corporativa
No distinguir la reingeniera de otros programas de mejora
Concentrarse exclusivamente en diseo
Dar marcha atrs cuando se encuentra resistencia
Prolongar demasiado el esfuerzo