TALLER SOBRE ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Cmo administrar bien su tiempo para

incrementar la productividad en su trabajo
y disfrutar de su tiempo libre

Objetivo del taller

Analizar costumbres y actitudes
actuales relacionadas con el
manejo del tiempo y descubrir
maneras eficaces de emplearlo
en el trabajo y en la vida en
general.

Temas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.

11.

El valor del tiempo.

Cmo planear el tiempo?
Criterios para priorizar actividades.
Herramientas: Horario, agenda y listas
Cambie su lugar de trabajo.
El manejo de documentos fsicos y electrnicos.
Cmo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems.
Manejo de reuniones.
Manejo del telfono y del correo electrnico.
Preparacin de viajes de negocios, administracin del tiempo durante el
viaje.
Programacin del tiempo libre.

Metodologa
El taller es prctico y participativo. El recorrido
por los diferentes temas se hace de forma
dinmica apoyado en tareas y consejos
tiles motivando cambios inmediatos en las
costumbres de los participantes y en su
lugar de trabajo para hacerlo ms
productivo.

Expectativas Iniciales

Qu espero obtener al
final de este curso?

Objetivo

Lugar a donde quiero llegar

El valor del tiempo

Siempre que se hace referencia al tiempo se considera

nuestro recurso ms valioso.
Para reflexionar:

Qu es el tiempo?
Por qu el tiempo es valioso?
Para qu hacer un buen uso del tiempo?
De qu maneras puedo aprovechar el tiempo?

El uso del tiempo

Pocas personas estn dispuestas a reconocer que

gran parte del tiempo se malgasta.
Cmo hacer un mejor uso del tiempo?
Pasos:

Analizar la forma en que se aprovecha en los

diferentes ambientes (hogar, trabajo, diversin, etc.)

considerar cmo distribuirlo con mayor eficacia

Acciones

Lleve un registro del tiempo (al menos 2 semanas).

Este registro le proporciona un punto de partida
para evaluar en qu debe mejorar.
Divida cada da en secciones de 30 minutos
Registre exactamente a qu se dedic en cada
seccin
Evale el tiempo utilizado en tareas productivas
e improductivas

Cunto tiempo dedica a hacer la tarea equivocada

en el momento incorrecto, dejando de cumplir
los objetivos fijados para ese da?

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo

Grupo 1: Tareas rutinarias

Grupo 2: Proyectos en curso
Grupo 3: Planificacin y desarrollo

Examino mi registro para evaluar la eficacia de mi trabajo

Grupo 1: Tareas rutinarias

Grupo 2: Proyectos en curso
Grupo 3: Planificacin y desarrollo

Para responder

R
-=
t
P

Realizo tareas que debera hacer otro? (o que no agregan valor)

Hay patrones repetitivos en el registro?

Siempre me dedico a las tareas del Grupo 1 por las maanas?

Suelo tardar ms de lo calculado para una tarea?

Dispongo del tiempo suficiente para reflexionar y ser creativo?

Trace un plan

Fjese metas personales y profesionales

a corto y largo plazo (mi tiempo es mi vida).

Cada meta supondr llevar a cabo una serie de tareas.

Construya un horario en el que balancee las

actividades (incluya das de 24 horas y semanas de 7 das).

Tomar
Tomar tiempo
tiempo para
para planificar
planificar amplia
amplia
la
la visin,
visin, produce
produce
satisfaccin
satisfaccin personal,
personal, evita
evita el
el estrs
estrs
yy ayuda
ayuda aa lograr
lograr los
los objetivos.
objetivos.

Estrs y envejecimiento

Segn Epel, la gente puede ayudar a reducir el efecto del

estrs sobre el envejecer con una variedad de tcnicas,
como por ejemplo:

Ejercicio moderado
Buen sueo
Manejo de expectativas y metas
Aceptacin - no intentando controlar aquellas cosas que no
dependen de mi
Encontrar el significado de las cosas
Consolidacin de lazos familiares y sociales significativos
Creencia espiritual o religiosa

Fuente: http://www.NewsTarget.com/019974.html

(agosto/06)

Criterios para priorizar actividades

Analice las tareas

Haga una lista de todas las tareas y los objetivos a los que apuntan.
Despus seprelas en tres categoras: Tipo A, B o C.

Tipo A: Tareas importantes y urgentes

Tipo B: Tareas importantes o urgentes, pero no ambas cosas
Tipo C: Tareas que no son importantes ni urgentes sino rutinarias

Si tuviera dudas acerca de alguna tarea,

considrela del tipo C o elimnela.

Equilibrar tareas diarias

TAREAS A

Una
Jornada
Laboral

TAREAS B

TAREAS C

Clasificacin de tareas
(adaptacin a partir de Covey)
Ms urgentes

Menos urgentes

Ms Importantes

I. Importantes y
urgentes

II. Importantes no
urgentes

Menos
importantes

III. Urgentes no
importantes

IV. No importantes
y no urgentes

Para recordar
El tiempo dedicado a trazar un plan nunca se malgasta:
siempre llevar a ahorros al final.
El agotamiento se evita haciendo planes de vida,
no slo viviendo el da.
Administrar el tiempo significa hacer cosas con
ms eficacia, no slo con ms rapidez.
Cada da debe hacer al menos una cosa placentera.
Los momentos de tranquilidad en la oficina, como
antes de que vengan los dems, son muy tiles.

Momentos de tranquilidad
Usted necesita tiempo para s mismo: tiempo para reflexionar,
evaluar prioridades y concentrarse en tareas difciles o prioritarias.

No dispondr de este tiempo si no lo planifica cotidianamente.

No se sienta culpable por encerrarse.

Explique a los dems que tendrn su atencin una vez usted haya
disfrutado de ese perodo breve libre de interrupciones y distracciones.

Intente disciplinarse y ocupe este tiempo de manera constructiva:

Dedquelo a tareas del Tipo B que requieren su total atencin.

Maximice la eficacia

Listas de chequeo
Sirven para asegurar que las actividades que se deben realizar no se
olvidarn.

Deben estar visibles

No deben dejarse almacenadas en la memoria.
Se debe aprender a usar la lista, de lo contrario, se puede correr el riesgo
de terminar siendo usado por la lista.

Agendas

El uso de una agenda requiere disciplina. Permite planificar

citas, llamadas, reuniones, compromisos, recordar
fechas de entrega de proyectos, etc.

Elija el tipo ms adecuado a sus necesidades

No escatime costos, compre la mejor que pueda

Debe llevarla siempre

Usela con eficacia

Separe horarios para realizar tareas

B en momentos de mxima energa

Defina horarios de descanso

No escriba en ella las tareas por hacer

Recuerde dejar suficiente tiempo libre cada da para

atender cualquier situacin inesperada que surja

Generaciones de administradores de tiempo

(Stephen Covey)

Primera Generacin: Hacedores de listas

(conciencia de lo que deben hacer)
Segunda generacin: Programadores
(planean y usan la agenda)
Tercera generacin: Priorizadores (Fijan
objetivos y actan de acuerdo a prioridades).
Cuarta generacin: Autoorganizados (en lugar
de administrar el tiempo se organizan ellos
mismos).

Cambie su lugar de trabajo

Considere su escritorio como una lnea de montaje. Por un

extremo entran las materias primas (en su mayora en
forma de papeles) para ser procesados por una
mquina (su cerebro), antes de pasar a la etapa
siguiente. Un Just in Time de su escritorio significa
tomar conciencia de los papeles y las herramientas y el
sitio donde deben estar.

Cosas que hacer

Debe vaciar su escritorio de papeles

relacionados con tareas
anteriores.
La superficie de trabajo debe tener
slo lo necesario (productos
en proceso).
Ordene los cajones y de ser posible
ELIMNELOS

Foto: Gustavo Villegas L.

Defina un lugar para sus

herramientas (lpiz, tijeras,
grapadora, etc) y siempre
mantngalas en este lugar.

Cinco palabras en japons

SEIRI (Clasificar)
SEITON (Ordenar)
SEISO (Limpiar)
SEIKETSU (Estandarizar)
SHITSUKE (Continuar)

SEI: SENTIDO

Sentido de clasificacin

Clasificar es hacer la diferencia entre lo que

se necesita y lo que no se necesita.

Eliminar lo innecesario

Se necesita?

Est en la cantidad adecuada?

Cul es la frecuencia de utilizacin?

Sentido del orden

Ordenar es:

Asignar un espacio, a las cosas que se necesitan para

ejecutar los diferentes procesos, dentro del rea de trabajo.
Definir un sitio o lugar apropiado para ubicar cada
cosa, pieza o herramienta dentro de un sistema lgico.
Distribuir y manejar el espacio adecuadamente.
Tener las cosas listas y al alcance para cuando se necesiten.

UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR

Cmo lo Hacemos?

Se usa con frecuencia

Es un objeto o
informacin
necesaria para el
objetivo del puesto
de trabajo?

Se usa ocasionalmente

Usados muy de
vez en cuando

Colocar cerca

Colocar menos
cerca
Colocar lejos

Clasificar
No es til para nadie
Es un objeto o
informacin
innecesaria para el
objetivo del puesto
de trabajo?

A alguien le puede servir

Vender, donar
o botar

Transferir

Manejo de documentos fsicos y electrnicos

Solo archive documentos que consultar en el futuro o que requieren

algn respaldo.
Ordene los archivos segn frecuencia de uso.
Separe el archivo muerto.
Solo tenga en la bandeja de entrada aquello que est en curso.
Almacene y elimine el resto.
Cree carpetas y subcarpetas para agrupar los documentos relacionados.

Manejo del correo electrnico

El correo implica siempre el desencadenamiento de alguna accin. Se

deben planear en el da momentos para su lectura.
El E-mail debe gestionarse con agilidad: Eliminarse, responderse,
archivarse re-enviarse de forma inmediata.

Consejo:
Abra su correo electrnico 1 hora despus de
que haya llegado a su puesto de trabajo.

Para gestionar el correo electrnico

Correos recibidos cada da (promedio): 30

80% son informativos basura (24 mensajes)
(Tiempo estimado: 24 minutos)
20% Requieren responder, re-enviar con
comentarios hacer algo (6 mensajes)
(tiempo estimado: 60 minutos)

Manejo del correo electrnico

Al escribir correo electrnico:
Los mensajes de correo electrnico deben ser
breves y la direccin precisa.
Si debe enviar archivos adjuntos, hgalo luego de escribir los destinatarios y
antes de escribir el cuerpo del mensaje.
El lenguaje usado es ms informal.
El encabezado del correo debe indicar claramente el objeto del mensaje.
Enve re-enve mensajes a aquellos que les interesa explicando
brevemente por qu usted as lo piensa. Evite enviar mensajes con textos
como: puede ser de utilidad, por si les interesa, etc.

Cmo trabajar en equipo y dar un buen manejo al tiempo de los dems

Generalmente, los planes mejor trazados para

administrar el tiempo dependen de otros. Nadie
trabaja solo. Es importante conciliar la forma en
que los otros administran su tiempo con la suya.

Preguntas que debe hacerse

Al programar actividades tengo en cuenta la agenda de los dems?

Escribo demasiados informes innecesarios?
Organizo reuniones sin objetivos concretos y con
resultados imprecisos?
Siempre llego puntualmente a las citas y reuniones?
Con qu frecuencia suelo interrumpir a los dems?
(mi jefe, mis colaboradores y compaeros)

Manejo de reuniones

Realmente es necesario reunirse?

Podra ahorrar tiempo no convocando la reunin y hablando
personalmente, por telfono o va e-mail con los otros.
Si todos los asistentes trabajan para la misma empresa, es til para
todos si el tiempo dedicado a reunirse es el mnimo.
Planee la reunin luego de considerar otras posibilidades.

R
P = ------------------------------------t x Nmero de personas

Prepare un orden de la reunin

La duracin de una reunin puede verse muy afectada por el

orden en que figuran los temas.
Evite iniciar una reunin con un tema controvertido ya que
se puede dedicar un tiempo excesivo en comentarlo.
Empiece con temas rutinarios y directos que supongan
decisiones fciles.
Sugiera a los dems que asistan a la parte de la
reunin que les concierne.
Recuerde a todos lo acordado en una reunin por escrito.

Reflexiones acerca de las reuniones

Quin realmente
debe estar
presente?

Examine los temas a

tratar

Todos deben
estar presentes
todo el tiempo?

Piense que las

personas entrarn y
saldrn

Debern
desplazarse?

Se pueden tratar
otros asuntos en la
reunin?

Se puede
cancelar la
reunin?

Considere otras
posibilidades

Aproveche la
situacin al mximo

Resuelva los asuntos

sin reunirse

Los temas determinan

los asistentes.

Los asistentes solo

asisten al tema de su
inters.
Los tiempos de
desplazamiento deben
sumarse al tiempo de
la reunin
Programar la reunin
slo cuando hayan
suficientes temas a
tratar.

Manejo del telfono

Al hacer llamadas:
Reserve una hora del da para llamar
Haga una lista de las llamadas que debe hacer cada da
Tenga claro el objetivo de cada llamada y preprela como si se tratara
de una reunin
Asegrese de tratar todos los temas durante la conversacin
Haga las llamadas por orden de importancia. No aplace las urgentes y
difciles
Tome nota de los aspectos discutidos durante la llamada

Manejo del telfono

Al recibir llamadas:
Las llamadas pueden tomarlo por sorpresa e interrumpirlo
cuando no est preparado.
No es descorts hacerle saber a quien llama que es un mal momento
para hablar.
Indique a las personas el horario ms apropiado para que lo llamen.
Si usted le pide a alguien que lo vuelva a llamar, indquele el da y la
hora mas apropiado y apntelo en su agenda.
Siempre responda las llamadas que no contesta.

Si lo llama un vendedor a ofrecerle un producto o servicio

No le diga que lo llamen mas tarde. Lo harn,

y seguramente ser en un momento menos apropiado.
No diga que usted los llamar si no piensa hacerlo
No pida detalles si no est interesado.
No responda a preguntas con oraciones
vagas y largas, sea conciso.

Preparacin de viajes de negocios, administracin del tiempo

durante el viaje

Durante un viaje de trabajo pasar la mayor parte del da reunido.

Cuanto ms largo sea el viaje, a ms reuniones asistir.
Es esencial actualizar las notas todos los das; si no, todas las
reuniones se habrn confundido cuando regrese a la oficina.
Reserve tiempo todos los das para re-escribir las notas de las
reuniones a las que asisti, las decisiones tomadas y las medidas
de las que ellas se derivan.

Programacin del tiempo libre

No debe sentirse culpable por tomarse tiempo libre.

Le ayudar a trabajar con mayor eficacia.
El ejercicio ayuda a reducir el estrs y puede ser una
pausa til en caso de que tenga las facilidades
para practicarlo al medioda.
Programe su tiempo libre y dedquelo a las personas
y actividades ms gratificantes para usted.
Valore su tiempo libre: no lo desperdicie
haciendo zapping con el control del TV.
Realice al menos una actividad gratificante y planeada cada da.

Para finalizar

Qu compromisos
adquiero luego de
este Taller?