Que Las Cosas jSucedan! 05 2010 Descargar Clase a (= eo! Las organizaciones invierten cantidades sustanciales de tiempo y dinero en disefiar estrategias pero sus dificultades aparecen al intentar materializarlas.... ADMINISTRAR PROYECTOS La estrategia de una organizacién se transforma en multiples proyectos que para que lleguen a convertirse en realidad deben ser bien estudiados, diseftados, planeados, ejecutados y posteriormente administrados durante su vida util. Todos estos pasos deben ser consistentes para que la “idea’, convertida en proyecto, sea bien ejecutada. Un proyecto es un esfuerzo para el cual se MITT N04 UPON DLA 1 organizan recursos humanos, materiales y financieros de una forma Gnica, para llevar a cabo un trabajo dentro de un alcance dado, con A eee | oo = especificaciones determinadas, dentro de restricciones de tiempo y costo, de modo de lograr cambios beneficiosos definidos por jas objetivos cualitativos y cuantitativos. Los proyectos tienen caracteristicas Unicas que diferencian su administracion de la administracién usual de operaciones y requieren de talentos y capacidades ad-hoc, Nivel de inueneia 2QUIEN SE HACE CARGO? cyzalot pp opeyoune os09 zquignes son en iltimo tétmino los Tesponsables de llevar a buen término los proyectos?, sin duda es una tarea compartida de Tipo] “FOE todos los participantes, pero la responsabilidad ean yoni de liderar y de conducir el proyecto como un an todo es de los mandantes duefios de los proyectos, foxrtaer te | Los mandantes tienen la tarea irrenunclable de [Nivel de influencia sobre los costos de un proyecto liderar sus proyectos y llevarios a buen termino, deben contar con las capacidades y el personal mejor preparado para lograr que las buenas ideas se concreten en proyectos exitosos, no pueden externalizar esa responsabilidad Son los tnicos en la posicién de impulsar la colaboracién, la creatividad e innovacién, creando organizaciones y sistemas de desarrollo de proyectos que estimulen la confianza y un trabajo en equipo que tengan incentivos para todos y que estén alineados con los objetivos de sus proyectos. Administrar es una disciplina. UNA DISCIPLINA, E| mejoramiento en los resultados de los proyectos coincide con la adopcién cada vez mas generalizada de la administracién de proyectos como una disciplina, Muchas organizaciones han debido reconocer, a veces tardiamente, que la administracién de proyectos es una parte permanente de su negocio. La administracién de proyectos combina practicas 0 conocimientos Unicos 0 casi Unicos de la administracion de proyectos (andlisis de la ruta critica y estructura de desglose de trabajo) con conocimientos y practicas propias de la administracién general como planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar, Todo esto se debe combinar ademas con los conocimientos y practicas del area de aplicacion Las areas de conocimiento de la administracion de proyectos pueden dividirse en nueve areas como lo recomienda Project Management Institute, PMI: integracion de proyectos, alcance, tiempo, costs, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo, y abastecimiento. ETAPAS DE UN PROYECTOLos proyectos pasan por diferentes etapas de desarrollo. En su origen puede ser diffcll determinar o deseribir su alcance, puesto que todavia es una idea que debe madurar. Entre los dos hitos extremos de un proyecto: Ia idea inicial y el termino de su materializacién, es conveniente agrupar las sucesivas actividades en elapas relativamente bien definidas. Cada etapa, es entonces, una parle de un proceso continuo cuyo propésito es alcanzar ordenadamente el término del proyecto, En general, en un proyecto se pueden identificar cuatro fases o elapas: a, Fase de gestacién: aparece la idea del proyecto y se hace un estudio muy basico para determinar su racionalidad. b. Faso de dofinicién o ingonieria de desarrollo: se evaltia el proyecto con informacion especifica ©, Fase de materializacién o ingenieria de ejecucién: se realiza el disefio y la ejecucién del proyecto. d. Fase de operacién o de explotaci6n o uso. Las dos primeras conforman el periodo de preinversién. No se esté seguro de que convenga hacer el proyecto, de modo que los recursos fisicos y monetarios que se comprometen no son muy altos. La inversién puede asignarse a gastos generales de la empresa o al presupuesto de su divisién de desarrollo. La etapa c) corresponde al periodo de inversién de! proyecto. Se utiliza el presupuesto inicial asignado. La secuencia de las fases habituales de un proyecto: estudios de prefactibilidad y de factibilidad, tienen por objeto hacer las Inversiones menores posibles, pero suficientes, para obtener la informacién que requlere el estudio de la evaluacién econémica. Los esquemas secuenciales de trabajo tienen, por supuesto, un cardcter general, de modo tal que su aplicacién estricta no es necesaria en todos los proyectos. La participacién temprana de un director del proyecto capaz tiene una importancia capital en los resultados, puesto que es en los comienzos donde es posible introducir ideas creativas, disefios econémicos y eficientes, organizaciones y programas adecuados, etc. NUEVos METODOS Hoy nuevas herramientas y métodos de gestion permiten disefiar y ejecutar proyectos en forma mas eficiente y eficaz, Por ejemplo, los nuevos sistemas integrados de gestion de proyectos (Lean Project Deliveryintegrated Project Delivery) proven también formas contractuales que permiten la participacién temprana de los actores clave en el disefo y ejecucién y de esa forma trasladar la mayoria de las decisiones del proyecto desde la zona de baja influencia a la de alta influencia (Figura 1), De esta manera se logra una optimizacién global del proyecto, reduciendo de paso los plazos de desarrollo, ‘También hoy estén disponibles tecnologias que permiten modelar a priori los mas diversos aspectos del disefio sin haber invertido un § en su ejecucion y probar miles de alternativas a un costo casi despreciable. Se requiere, eso si, acelerar la adopcién de estas nuevas formas de desarrollo de proyectos, que han resultado revolucionarias para capitalizar asi sus beneficios a la brevedad OPINION DEL PROFESOR: PODEMOS RECONSTRUIR CON METODOS MAS MODERNOS La tragedia del terremoto de| 27 de febrero representa el gran desaffo de llevar a cabo las reparaciones y la reconstruccién bajo exigencias enormes de plazos, costos y nuevos estandares de desemperio que permitan que frente a futuros embates de la naturaleza, las nuevas instalaciones resistan mejor y puedan permanecer operativas, Las oportunidades también son enormes, pero no son visibles a simple vista... Por ejemplo, existe la oportunidad de llevar a cabo los proyectos en forma distinta de lo que se ha hecho hasta ahora en nuestro pais, pasar de sistemas ya obsoletos de licitacién a otros nuevos que permitan disefiar y ejecular los proyectos de una forma integrada que fomenten la colaboracion de los distintos actores y cambiar la cultura de comportamientos antagénicos en que normalmente se desarrollan los proyectos. Un ejemplo notable de oportunidad bien aprovechada es la construccién de hospitales en California, La necesidad de incorporar nuevos estandares sismicos, en un plazo de sélo ocho afios, llevé a una de las organizaciones mas importantes de prestacién de salud del Estado a implementar un sistema de desarrollo de proyectos inspirado en los. sistemas de Lean Production, denominado Lean Project Delivery Se puede estrujar la tecnologia y mejorar la manera de contratar proyectos. Para ello se han desarrollado nuevas formas contractuales que permiten la incorporacién temprana de los distintos actores del proyecto, para un desarrollo conjunto de su disefio y ejecucién, que optimice el todo y no las partes, promueva la adopcién de compromisos y confianza entre las partes e incentive la colaboracién y mejoramiento continuo del proyecto. Esto ha permitido ahorros de entre el 10 y el 15% en los proyectos, plazos reducidos en su ejecucién y ausencia de conflicios y reciamos. tra enorme oportunidad es introducir las tecnologias m4s modemas de diseno y construccién, Hoy es posible disefar y construir virtualmente los proyectos antes de siquiera mover un solo recurso fisico. Las tecnologias de disefo y construccién virtual disefian los productos, los procesos y las organizaciones que los levaran a cabo por medio de modelos computacionales que permiten explorar en forma econémica clentos de alternativas de solucién y optimizar as{ las soluciones.Hace dos semanas, aprovechado la visita a Chile de John Kunz, profesor de la Universidad de Stanford, exploramos durante cinco intensos dias la aplicacién de estas metodologias a varios proyectos chilenos, entre los cuales se contaba la reconstruccién de lugares devastados por el maremoto. ‘Al final del quinto dia, los participantes habian desarrollado los disefios de sus proyectos, los programas de ejecucién, las organizaciones, las métricas de desempefio, y variados aspectos que parecian imposibles de realizar en un plazo tan breve. Conclusion de los participantes: es urgente adoptar estas formas de trabajo ya, sin demora. En resumen, hay una tarea importantisima por delante. Los procedimientos y las formas contractuales existentes son muchas veces un obstaculo para realizar bien los proyectos (contratos con incentivos perversos, disefio desintegrado, organizaciones que fallan). Tenemos la oportunidad de cambiar esta realidad, porque hoy mas que nunca necesitamos disefiar y construir mejor, mas barato y con mayor rapidez