Cdigo: PR- GD

CARACTERIZACIN DE PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL

Versin: 1.0
Fecha: 31/10/2012
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TIPO
DE
PROCESO
RESPONSABLE

Estratgico _______

OBJETIVO

Planificar, radicar, distribuir, conservar, custodiar, disponer los documentos que reciba o produzca el Ministerio del Trabajo.
Desde la recepcin del documento hasta su disposicin final.

ALCANCE

Misional ______ Apoyo __X___ Evaluacin y Control _______

Coordinadora Grupo Administracin Documental

ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS

ACTIVIDADES

SALIDAS
PRODUCTOS

CLIENTE

PLANEAR

Archivo General Normatividad.

de la Nacin.
Presidencia de Directrices
la Repblica de Presidenciales
Colombia
para el manejo
de
la
Comit
de documentaci
Administracin
n.
documental
Otras
Proceso
directrices
comunicacin
institucional
Directrices
manejo de la
imagen
institucional.

Programa de gestin
documental.

Definir polticas, procedimientos, programas y controles Manual de Archivo y

necesarios para el manejo de la gestin documental en la Correspondencia
entidad.

Crear y actualizar las tablas de retencin documental.

Todos los procesos

Manual de Tablas de
Retencin
Documental y tablas
de valoracin
documental

HACER

Usuarios
Externos.
Todos los

Documento y/o Recibir y radicar la correspondencia recibida.

Documentos
correspondenc
radicados
Clasificar y distribuir la correspondencia recibida ya sea a
ia.
destinos internos o externos
Planilla de control

Todos los
procesos
Usuarios

Cdigo: PR- GD

CARACTERIZACIN DE PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL
ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS

procesos
Proceso
Gestin
documental

Usuarios
externos e
internos

Proceso
Gestin
documental

Proceso de
Gestin
documental

Proceso

Tabla de
Retencin
Documental
Solicitudes de
transferencia
de archivo.
Solicitud de
copia o
prstamo de
documentos
Tabla de
Valoracin
Documental
TVD

Resultados de
ejecucin del
proceso
Gestin
Documental
Informe de

ACTIVIDADES

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SALIDAS
PRODUCTOS

de
Organizar los archivos de acuerdo con las tablas de correspondencia.
retencin documental y normatividad vigente.
Documentos
Organizar y transferir los archivos de gestin al Archivo archivados.
Central y los archivos histricos al Archivo General de la
Nacin.
Formato nico de
inventarios.
Archivos activos,
Organizar, conservar y custodiar los archivos de gestin en inactivos,
el Archivo Central.
histricos.
Documentos
archivados y
Atender los requerimientos de consulta y prstamo de custodiados.
documentos.
Copias (fsica o
Dar disposicin final a los documentos de acuerdo con los digital) de
lineamientos establecidos.
documentos
Registro de
prstamo de
Documentos.
Acta Disposicin
VERIFICAR

Evaluar y analizar los indicadores de gestin del proceso.

ACTUAR

Informe de gestin
del proceso

Planes de

CLIENTE

Externos

Archivo General
de la Nacin
Todos los
Procesos

Proceso
Administracin
del SIG
Proceso
Direccionamiento
Estratgico
Proceso

Cdigo: PR- GD

CARACTERIZACIN DE PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL
ENTRADAS
PROVEEDOR
INSUMOS

Gestin
Documental
Direccionamient
o Estratgico
Archivo general
de la nacin
Proceso
Evaluacin
Independiente

gestin del
proceso de
gestin
documental
Informe de
Auditorias

ACTIVIDADES

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Fecha: 31/10/2012
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SALIDAS
PRODUCTOS

Mejoramiento
Elaborar e implementar las acciones
correctivas y de mejora necesarias.

CLIENTE

Administracin
del SIG

preventivas,
Archivo General
de la Nacin
Proceso
Evaluacin
Independiente

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CARACTERIZACIN DE PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL

REQUISITOS NORMA DE LOS SUBSISTEMAS

NTCGP 1000:2009

4.1- 4.2.3 4.2.4- 7.2.3- 7.5- 7.5.3- 7.5.4- 8.2.3- 8.3- 8.5.2- 8.5.3

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SISTEDA

3. Democratizacin de la Administracin Pblica.

4. Moralizacin y Transparencia de la Administracin Pblica
GESTION AMBIENTAL

4.1- 4.4.5- 4.4.6- 4.5.1- 4.5.3- 4.5.4

REQUISITOS LEGALES

GESTIN DEL RIESGO

INDICADORES

ASPECTOS E IMPACTOS
AMBIENTALES

Ver Normograma

Ver Mapa de Riesgos

Ver Hoja de Vida Indicadores

Ver Matriz de Aspecto e

Impactos ambientales

RECURSOS
Humanos

Personal con las competencias

gestin documental y digitacin.

Tecnolgicos

Infraestructura

Equipos de cmputo, software para el

control de la correspondencia y archivo, Bodegas con estantera y adecuadas al
en
escneres, fotocopiadora, equipos y cumplimiento de las normas de conservacin
dispositivos
de
almacenamiento de archivo
electrnico.

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CARACTERIZACIN DE PROCESO
GESTIN DOCUMENTAL
No.
versin

Item del Cambio

Cambio realizado

ELABOR
Nombre

Ana Teresa Mayorga

Cargo

Profesional Especializado

Firma

Versin: 1.0
Fecha: 31/10/2012
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Motivo del Cambio

REVIS
Luis Ernesto Gmez
Jefe
Oficina
Planeacin

Asesora

Fecha del cambio

APROB
Maria del Pilar Gonzlez
de

Subdirectora
Financiera (e)

Administrativa