Organizacin de ferias Artesanales

Para comenzar es bueno definir lo siguiente:

El perfil de la exposicin
1) Nombre la feria
2) Definir donde se va hacer
3) En que fechas se van a realizar
4) Qu tipo de pblico va asistir y en qu cantidad
5) Tener un plano de la feria con la numeracin y distribucin de los stands,
entradas y salidas
6) Cules son los objetivos de la feria que se pretende con ella
7) Qu tipo de productos quieren exponer
8) Como van hacer los stands: dimensiones por expositor, van a tener sillas, mesas,
los expositores necesitaran llevar su propia exhibicin o no es necesario.
9) Tener una base de datos de los expositores locales y regionales
10) Contar con comunicados de la prensa local
11) Qu garantas o beneficios recibe el expositor con su participacin
12) Informar desde ya a los posibles expositores invitados, enviarles esta
informacin por correo o va email de manera corta y concreta a cada uno de
ellos y llamarlos para confirmar que recibieron la informacin y recibir la
opinin de ellos y empezar a confirmar su asistencia.
13) Como muy seguramente los invitados no conocen la regin es bueno que les
enviemos algunas caractersticas del municipio o provincia, medios de
transporte, restaurantes, sitios tursticos, los hoteles donde ellos se van a quedar
y como llegar a la feria
14) Cul es la direccin de la oficina que organiza la feria y quien es el responsable
telfonos de contacto y correos electrnicos

CRITERIOS PARA EXPONER A LOS POSIBLES EXPOSITORES

Objetivos de la participacin en una feria
La Comunicacin: Las ferias son un destacado medio de comunicacin porque en
primer lugar se puede alcanzar un contacto estrecho entre expositores y visitantes, una
buena relacin con los clientes. El dialogo entre expositores y visitantes tiene un gran
valor, ayuda a desarrollar relaciones de negocios duraderas. Se puede transmitir
informacin mucho ms activa e intensa acerca de un producto o servicio, no slo puede
ser descrito sino que adems puede ser visto. Se tiene adems una oportunidad
inmejorable de ofrecer a los clientes y visitantes una experiencia nica, como puede
lograrse con un show room de productos (el producto y/o la marca en accin).
Alrededor de la comunicacin podemos lograr los dems objetivos que son la venta
directa de nuestros productos, conocer los precios, valores percibidos y condiciones de
pago, como distribuir nuestro producto en la ciudad y que opinin tienen los visitantes
de mi producto y servicios. Del anlisis de esta informacin se puede extraer estrategias
para el diseo y desarrollo de producto ligado estrechamente con las condiciones de
precio, cantidades y expectativas de los visitantes.

Los beneficios ms relevantes de las ferias

Ofrecen una concentracin de mercados seleccionados al sector.

Abren nuevos mercados (nos conocen y conocemos a nuevos clientes).
Hacen posible una comparacin directa entre precio y servicio o prestaciones.
Promueven el intercambio intensivo de informacin.
Generan contactos y cierre de negocios.
Permiten indagar y ofrecer los productos en un mercado regional.
Conocer directamente las novedades de productos, materias primas y
herramientas.
Actualizar los productos a las tendencias y necesidades del mercado.
Registrar en la base de datos posibles clientes nacionales y extranjeros.
Determinar areas geogrficas prioritarias para la apertura de mercados.
Concertar citas con posibles clientes en y fuera de la feria e invitarlos al stand
para que aprecien los productos y servicios.
Generar una base de datos con los visitantes y posibles clientes para estudiar
posteriormente una estrategia de promocin.

Actividades y estrategias en una feria

Deben los expositores preparar la participacin en ferias con anticipacin, conocer la
ciudad, investigar por internet si es una buena alternativa, cual es el perfil de los
visitantes, tener un directorio con los principales almacenes y en lo posible concertar
citas previamente, tener objetivos claros y una estrategia completamente diseada y
orientada a beneficiarse de la feria. Si bien los gastos de participacin en ferias son
altos, no hay otro lugar en el que se puedan contactar tantos especialistas y clientes, en
un tiempo tan corto y con tan altos beneficios. Siempre la relacin costo beneficio de
una feria es altamente satisfactoria, si en esta se participa bien. Un conocimiento
deficiente sobre los factores relevantes, puede producir desde escepticismo hasta
rechazo.

Designacin de los responsables de una feria

No es aconsejable participar solo en una feria, esto puede ocasionar retrasos y

errores en el plan de trabajo que tenemos para nuestra participacin.
Si no es posible viajar con alguien ya sea por imposibilidad o costos podemos
contratar a un asistente dentro de la feria que nos colabore y as nosotros poder
cumplir con nuestro plan de trabajo.
El perfil de las personas que estn a cargo del stand est determinado por la
activa motivacin, la atencin y la informacin adecuada y completa frente a los
clientes y visitantes.
En lo posible se deben invitar a nuestros colaboradores a un lanzamiento de
nuestro stand como una actividad de estimulo integrador.

Presupuesto para una feria

Costos de participacin en la feria

Costos de la produccin y prototipos de productos; hay que recordar que
siempre el visitante acude sobre todo a descubrir novedades.
Diseo del stand la disposicin de los productos es muy importante hay que
recordar que uno de los objetivos es de crear un evento o acontecimiento que
impacte en la mente del visitante.
Diseo e impresin de papelera: Volantes, tarjetas de presentacin y catlogos
en lo posible.
Publicaciones por Internet
Invitaciones a los visitantes que interesen.
Gastos de transporte, alojamiento y alimentacin.
Material publicitario como bolsas y muestras de regalo.
Contratacin de personal auxiliar.