ACTIVIDAD No.

GERLI VIVIANA PATIO TORRES

SERVICIO NACIONAL DE PARENDIZAJE SENA

NEIVA
2015

TABLAS DE RETENCIN Y TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Importancia

* Garantiza a los ciudadanos el acceso

a la informacin.
* Evita la produccin y acumulacin
irracional de documentos.
* Asegura y facilita el control efectivo y
ordenado de la documentacin.
* Soluciona, a nivel fsico y funcional,
el problema de la acumulacin de
documentos en dependencias e
instituciones productoras.

La necesidad e implementacin de
las Transferencias en el archivo de
gestin, central e histrico.

La necesidad de transferir los archivos de

gestin, central e histrico; es porque asi
evitamos posibles desrdenes en las
dependencias y que aquellos archivos que
se consultan con muy alta, media o baja
frecuencia estn organizados de la mejor
forma para que las personas puedan
acceder a ellos teneindo en cuenta que
algunos de estos pueden ser
practicamente patrimonio se procederian
al archivo histrico.

La preparacin fsica de los

documentos.

* Limpiar la documentacin
* Eliminar todo material
metlico.
* Identificar el material afectado
por biodeterioro.
* Revisin y foliacin
* Unidad de conservacin y
realmacenamiento.
* Cajas
* Carpetas
* Amarres
* Embalaje

ACTIVIDAD No.3

1. Cules seran los aspectos positivos que trae la implementacin de

procesos archivsticos?
Pues es cuestin de generalizar observando detenidamente el progreso de
nuestra empresa o el caso contrario, evidenciando los detalles que cada
dependencia gestiona; ya positivamente hablando podemos decir que mejora el
flujo de trabajo en cuanto a los tramites que necesite la documentacin enviada o
recibida y dems, luego facilita infinitamente las consultas de los diferentes tipos
Documentales que se manejen as como las series y subseries; fcil ubicacin y
acceso
organizado
a
todo
el
PGD.
De todo lo anterior surge la implementacin en las empresas pblicas y privadas al
darse cuenta de la gran importancia de la implementacin de los principios
archivsticos contemplados en la Organizacin Documental, vista como una
herramienta til pero de pronto sin comprender la magnitud de su alcance y
finalmente desconociendo su finalidad o meta principal, pero igualmente es
considerable destacar la importancia de las Transferencias Documentales que
aportan como los procesos o procedimientos en sentido global de la organizacin
el cumplimiento esencial de su ser.

2. Qu aspectos considera negativos dentro de la aplicacin del

proceso archivstico?
Los aspectos negativos pueden ser la reaccin de algunas personas involucradas
en el proceso de implementacin, ya que tal vez desconocen la cobertura de esta
y pensaran que no es ms que interrumpir su labor, tambin la falta de recursos
que en ocasiones no se asignan para desarrollar mejor la aplicacin de estos
procesos archivsticos; incluyendo de igual forma el espacio de infraestructura y
las condiciones ptimas para la conservacin del resultado de la implementacin
previa. Por lo dems solo se puede decir que son aspectos positivos por lo que en
general esto trae consigo ms que perjuicios, beneficios.