Unidad 4

Tema 2. El informe de la auditora

Generalidades del informe de auditora

La gerencia de la empresa y
las unidades organizativas
auditadas tienen el derecho
de

ser

peridicamente

informadas
sobre

el

transcurso de la auditora y
los resultados intermedios
obtenidos. El informe reviste
tanta

importancia

como

la

auditora misma, a fin de garantizar la transparencia del anlisis y de

permitir que tanto los responsables como los afectados, tengan la
posibilidad de participar en su configuracin.
El informe puede ser verbal o escrito. Preferiblemente despus de la
finalizacin de los anlisis en cualquier unidad organizativa, se debe
entregar un informe verbal en una de conferencia.
Los resultados de la auditora preliminar deben documentarse por
escrito, puesto que estn desde el principio concebidos exclusivamente
para el uso interno. Los informes deben elaborarse de manera breve o
detallada segn a quien vayan dirigidos, estar estructurados en forma
clara y deben formularse de manera concisa y precisa.
Con base de las deficiencias determinadas, se proponen medidas o se
emiten recomendaciones que deberan conducir a una correccin de las
desviaciones entre valores de referencia y valores reales. Pueden
desglosarse por ejemplo, en aqullas relativas a la gerencia, a la
organizacin, la tcnica y la formacin. Las medidas / recomendaciones

desarrolladas para dichos sectores deberan subdividirse en las

siguientes prioridades:
Medidas

inmediatas

(periodo

de

realizacin

por

ejemplo:

aproximadamente 3 meses)
Medidas a corto plazo (periodo de realizacin por ejemplo:
aproximadamente 1 ao)
Medidas a largo plazo (periodo de realizacin por ejemplo,
aproximadamente 3 aos)
Con base de la comparacin de valores de referencia, valores reales y
de las medidas, en la auditora preliminar se debera desarrollar el
programa de calidad para la empresa. Aqu se pueden contraponer:
Objetivos empresariales.
Medidas.
Hitos para el control de xitos.
Responsabilidades.
Objetivos el informe de auditora
Informacin de la gerencia.
Documentacin de la situacin real, evaluacin de la situacin
determinada y plan de medidas.
Informacin del personal de la empresa, iniciacin de operaciones
correctivas.
Los contenidos de los informes se orientan en los grupos objetivo /
destinatarios. Los destinatarios de informes pueden ser:
Socios (informe muy breve!).
Gerencia.
Responsables de las unidades organizativas / unidades operativas.
Jefes de instalaciones.
Departamento administrativo.

 Departamento legal.
Marketing.
Los conocimientos y medidas relevantes para cada grupo meta se
elabora especficamente para el mismo.

De acuerdo con la reglamentacin, el informe final de una auditora

preliminar debera contener lo siguiente:
Informaciones generales, por ejemplo:
Objetivo de la auditora preliminar / auditora de calidad.
Destinatarios del informe alcances de la auditora preliminar.
Equipo auditor.
Periodo en el que fue realizada la auditora.
Descripcin de la empresa (cuadro resumido).
Fundamentos de la auditora preliminar, por ejemplo:
Descripcin de la empresa (detallada segn unidades auditadas).
Fundamentos legales.
Listas de control empleadas, guas para entrevistas, etc.
Comprobaciones de la auditora, por ejemplo:
Deficiencias en el sistema de gestin.
Deficiencias en la organizacin.
Tcnicas.
Mtodos de anlisis.
Infracciones de leyes.
Comprobaciones positivas.
Medidas efectivas en cuanto a costo.
Recomendaciones, por ejemplo:
Planes de medidas para la gerencia.

 Planes de medidas para la organizacin.

Medidas en el sector de instalaciones tcnicas.
Medidas en el sector de formacin y perfeccionamiento.
Estimacin de costos y rentabilidad. (Hauschnlk, s.f.)

Preparacin y estructura del informe de auditora

1. Preparacin del informe de auditora

El informe de auditora se prepara bajo la
direccin del auditor jefe, quien es el
responsable de que sea preciso y completo.
Los temas a incluir en el informe de auditora
deben ser aquellos establecidos en el plan de
auditora. Cualquier cambio deseado en el
momento de preparar el informe debe ser
acordado con las partes concernientes.

2. Contenido del informe de auditora

Una vez concluida la reunin final, la actividad que seguidamente se efecta es
la elaboracin del informe final.
Este es responsabilidad del auditor jefe y ha de ser un escrito exacto y
completo. Deber reflejar todos los aspectos de la auditora, tanto del contenido
como la forma en que se ha llevado a cabo.
El contenido del informe se ajustar a lo siguiente:

Objetivo y alcance de la auditora.

Identificacin del equipo auditor.
Personas responsables del rea auditada.
Detalles del plan de auditora.
Identificacin de los documentos de referencia en base a los cuales se ha
llevado a cabo la auditora.
Desarrollo de la auditora y juicio del equipo auditor del grado de
cumplimiento.
Las observaciones de no conformidades.
Lista de distribucin del informe.

El informe final ser distribuido de acuerdo a lo establecido en el

procedimiento, pero generalmente se entrega al responsable de calidad y al
auditado.
Hay que tener en cuenta que los informes se utilizan como datos de partida
para las revisiones por la direccin, por lo que constituyen un registro de la
calidad y deben enviarse a la direccin general.
Finalmente, es necesario que se realice el seguimiento y comprobacin de la
eficacia del sistema de calidad.
El auditado junto al responsable de calidad, sern los encargados de iniciar las
acciones correctivas necesarias para mitigar las no conformidades detectadas
durante la auditora. Adems llevarn a cabo el seguimiento y posterior cierre
de dichas acciones correctivas, una vez hayan comprobado su eficacia.
Despus de lo expuesto, se puede afirmar que las auditoras internas de
calidad son una importante herramienta en la gestin de la empresa. A travs
de ellas se comprueba la implantacin del sistema de la calidad, su adaptacin
a la empresa y su tendencia hacia la mejora continua.

3. Distribucin del informe de auditora

El informe de auditora debe ser enviado
al cliente por el auditor jefe. La
distribucin del informe de auditora
debe ser determinada por el cliente de
acuerdo con el plan de auditora. El
auditado debe recibir una copia del
informe de auditora, salvo que el cliente
lo excluya especficamente. Toda
distribucin adicional del informe fuera
de la organizacin requiere el permiso
del auditado. Los informes de auditora
son propiedad exclusiva del cliente y la
confidencialidad debe ser respetada y protegida adecuadamente por los
auditores y por todos los receptores del informe.
El informe de auditora debe ser emitido dentro del plazo de tiempo acordado,
de acuerdo con el plan de auditora. Si esto no fuera posible, se deben
comunicar formalmente las razones por la demora, tanto al cliente como al
auditado y se debe establecer una nueva fecha de emisin.

4. Finalizacin de la auditora
La auditora finaliza cuando todas las actividades de auditora
planeadas hayan sido llevadas a cabo, o acordadas de otro modo con el
cliente de auditora (ej. puede presentarse una situacin inesperada que
no permita que la auditora sea completada de acuerdo con el plan).
5. Realizacin de seguimiento a la auditora

Dependiendo de los objetivos de la auditora, las conclusiones de la

auditora pueden indicar la necesidad de acciones correctivas,
preventivas, o de mejora. Tales acciones generalmente son decididas y
emprendidas por el auditado en un intervalo de tiempo acordado. Segn
sea apropiado, el auditado debera mantener informados a la persona
que gestiona el programa de auditora y al equipo auditor acerca del
estatus de estas acciones.
La finalizacin y efectividad de estas acciones debera ser verificada.
Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior. (ISO, 2011)

Referencias

Freedigitalphotos.net. (2013). Fotos e ilustraciones. Consultado el 17 de

mayo de 2013, en http://www.freedigitalphotos.net/

Hauschnlk Lahmeyer, P. (s.f.). Preparacin y metodologa de la auditora

medioambiental. Consultado el 16 de mayo de 2003, en
http://www.bvsde.ops-oms.org/bvsair/e/repindex/repi65/premet.html
Organismo Internacional de Normalizacin. (2011). Norma Internacional ISO
19011Directrices para la auditora de Sistemas de Gestin. Suiza: ISO.

Control del documento

Nombre

Cargo

Revisin

Lina Lorien
Rivera Cruces

Instructor virtual

Adaptacin

Paola Andrea
Bobadilla
Gutirrez

Guionista Lnea de
produccin

Dependencia
Centro de Gestin
Agroempresarial del
Oriente
Regional Santander
Centro Agroindustrial
Regional Quindo

Fecha
Diciembre
de 2012
Mayo de
2013