La Administracin de Proyectos, un mundo lleno de

paradojas.
Por: Lic. Jorge Valds Garciatorres

"La humanidad esta dividida entres clases: Aquellos que son

inmovibles, aquellos que son movibles y aquellos que se
mueven." Benjamin Franklin Vsite la seccin "Administre sus
proyectos"
La administracin de proyectos ha existido desde siempre, sin embargo, no es sino
hasta los inicios de la dcada de los 60's que inician los esfuerzos por reconocer esta
carrera. Aunque eso fue hace ms de 40 aos y, en realidad el hombre contina
manejando proyectos de manera cotidiana, solo algunas organizaciones se preocupan
en la actualidad por preparar a sus lderes de proyecto, para enfrentar los retos que
supone esta difcil disciplina. De hecho, por ah se comenta que hay 3 actividades para
las que no existen opciones de preparacin acadmica formal: Para vivir en
matrimonio, para ser padre y para ser lder de proyecto.
Y es que para ser lder de proyecto (ms que para otras disciplinas), no basta con la
preparacin formal, se requiere adems, aos de experiencia y una muy buena dosis
de: Sentido comn, liderazgo, capacidad de negociacin, habilidades interpersonales,
empata, capacidad de ver el bosque y tambin los arbolitos, capacidad de sntesis, ser
analtico, poltico, diplomtico, organizado, disciplinado, capaz de manejar mltiples
actividades simultneas, ser tolerante a la presin, flexibilidad, identificar los riesgos,
ayudar al prjimo, delegar autoridad, responsabilidad y un sinfn de etctera.
Por todo lo anterior, es preciso que las organizaciones reconozcan la necesidad de
formar a sus lderes de proyecto a travs de un plan de carrera formal y especfico;
que contemple la formacin acadmica, pero tambin la exposicin al mundo real, a
travs de la participacin puntual en proyectos de diversas clases y envergaduras,
dosificando la responsabilidad asignada.
Es importante que en dicho programa se considere la posibilidad de contar con un
mentor que tenga probada experiencia en la gestin de proyectos y por supuesto, est
preparado y sobre todo, dispuesto a guiar y formar de manera prctica a su pupilo.
Evidentemente, el corolario de todo lo anterior es la creacin de puestos de trabajo
que permitan que la gente con mejores aptitudes pueda crecer dentro de la
organizacin con un enfoque de Administracin de Proyectos. Esto quiere decir que es
necesario alinear la estrategia de reclutamiento y seleccin de personal, buscando
aptitudes y conocimiento especfico en la materia; adems de crear lneas de carrera
que permitan el desarrollo del personal, dentro del mbito de Administracin de
Proyectos.
No hay que olvidar que, es a travs del desarrollo de proyectos, que todas las
organizaciones capitalizan su estrategia y, ms frecuentemente de lo que se piensa, los
proyectos no marchan como se esperaba, comprometiendo en consecuencia el futuro
de la organizacin.
Despus de todo, el mundo de la administracin de proyectos est lleno de paradojas,
es un mundo donde los lderes deben ser innovadores pero no desperdiciar, deben
hacer planes de trabajo detallados, pero desarrollarlos en ambientes de cambio
constante y acelerado. Se les exigen resultados y trabajar a gran velocidad pero,

deben sujetarse a procesos de toma de decisiones excesivamente lentos, deben poder

escuchar en un mundo lleno de voces que, cada vez gritan ms fuerte.
Y usted? Cmo est enfocando el tema de Gestin de Proyectos en su
Organizacin?
Existen algunas empresas que se distinguen por ser capaces de manejar sus proyectos
de manera efectiva. Sin embargo, una vasta mayora de las organizaciones encuentran
esta tarea algo complicada.
Su organizacin presenta alguna de las siguientes caractersticas? :
Procesos, estndares y tcnicas poco claros, que son aplicados por los
administradores de proyecto de manera inconsistente
Administracin de proyectos reactiva, que en general no se percibe como un
elemento que agregue valor al negocio
Los proyectos nunca terminan en tiempo, el presupuesto siempre es menor a lo
que en realidad se gasta y por lo general, los productos del proyecto no
cumplen con lo que se especific en un principio.
Nunca se prev el tiempo ni el presupuesto necesario para gestionar los
proyectos de manera proactiva. Ya que por lo general esto se considera un
gasto innecesario.
Una buena disciplina en administracin de proyectos es la forma en que estos sntomas
pueden atacarse. Esto no quiere decir que los riesgos desaparezcan. Contar con
buenas habilidades en administracin de proyectos no significa que no se tendrn
problemas, o que no existan ms sorpresas.
El valor de una buena gestin de proyectos, radica en contar con procesos y
estndares que permitan un manejo adecuado de todas las contingencias que pueden
presentarse. Los procesos y tcnicas de gestin de proyectos, son usados para
manejar adecuadamente los recursos que se involucran en el proyecto de tal forma
que se alcancen resultados predecibles.
Es importante tener presente que sta disciplina no es totalmente una ciencia y que
nunca podr existir una garanta de xito. Dado que cualquier tipo de proyecto
involucra la participacin de personas, siempre existir un grado de ambigedad y de
complejidad que difcilmente podr ser controlado absolutamente. As, la gestin de
proyectos es parcialmente un arte, que requiere igualmente flexibilidad y creatividad
para lograr el xito.
Es una ciencia porque se apoya en procesos probados y repetibles, as como en
tcnicas que permiten alcanzar el xito. Pero al mismo tiempo es un arte, porque tiene
mucho en relacin con la administracin y el contacto con la gente. Por ello, el
administrador de proyectos debe tener habilidades en el manejo de personas, buen
juicio, capacidad para sostener fuertes relaciones interpersonales y una buena dosis de
intuicin.
Una buena metodologa de administracin de proyectos, proporciona el marco de
trabajo, los procesos, normas y tcnicas que incrementan fuertemente las
probabilidades de lograr el xito, generando valor al proyecto, al administrador del
proyecto, al equipo de trabajo, a la organizacin y en consecuencia al negocio.
La propuesta de valor de la administracin de proyectos radica en tomar tiempo y
esfuerzo para manejar los proyectos de manera proactiva. Este costo bien vale la pena
a lo largo del ciclo de vida del proyecto debido a que:
Se resuelven problemas ms rpidamente.
Se evitan desperdicios y caos al no trabajar en reas que estn fuera del alcance del
proyecto.
Se enfoca en resolver riesgos futuros antes de que los problemas ocurran.
Se orienta a manejar las expectativas y la comunicacin entre clientes, colaboradores
y grupos de inters de manera ms efectiva.
Se busca crear productos de ms alta calidad desde el primer momento.

La gente que se queja de que la gestin de proyectos es un gran costo innecesario, se

olvida del punto central.
El proyecto enfrentar incidentes a lo largo de su desarrollo. Qu prefiere,
enfrentarlos de manera proactiva o bien irlos resolviendo mediante improvisaciones en
la medida en que estos se presenten? El proyecto enfrentar riesgos potenciales.
Prefiere intentar resolverlos antes de que ocurran o quiere esperar hasta que los
problemas hayan surgido? Va usted a comunicarse de manera proactiva, o prefiere
tener que lidiar con los conflictos causados por la falta de informacin del proyecto?
Se enfocar en administrar el alcance del proyecto o dejar que ste lo
maneje a usted?
Las caractersticas del entorno en que se da la dinmica de cualquier proyecto no
cambiar si la organizacin usa una metodologa o no. Lo que cambia al tenerla, es la
manera en que se manejan los eventos que invariablemente se presentarn a lo largo
del proyecto.
Es la existencia de una metodologa y los procesos asociados a sta lo que determina si
los problemas y conflictos que se presentan durante la vida del proyecto son
manejados de manera peligrosa y reactiva o bien son atendidos suavemente
mientras se ejecutan los procesos.

Si ha ledo hasta aqu, se debe estar preguntando porque no todo mundo usa tcnicas
adecuadas de administracin de proyectos, o quizs se est preguntando acerca de
usted mismo, Por qu no las uso? He aqu algunas de las respuestas probables:
1. Una buena gestin de proyectos requiere una inversin inicial de tiempo y
esfuerzo.
Mucha gente se considera a s mismo un operador debido a que no se sienten
satisfechos con sus habilidades de planificacin. Gran cantidad de veces se presenta
una tendencia a discutir un problema y despus correr a resolverlo. Eso funciona
cuando existe un requerimiento que se puede resolver en cinco horas, pero
seguramente no ser lo ms adecuado cuando se tiene un proyecto de 5000 horas.
Resista la urgencia de saltar justo en el momento en que se piensa en la solucin. Es
muy probable que el proyecto sea finalizado ms rpido si primero se planea de
manera adecuada, despus se tiene la disciplina de gestionarlo efectivamente.
2. La organizacin no est comprometida
Es realmente difcil ser un administrador de proyecto en una organizacin que no
valora las habilidades de gestin de proyectos. Por ejemplo, si se toma el tiempo de
crear un documento que defina al proyecto, y su cliente le pregunta Porque estuvo
desperdiciando el tiempo en hacerlo?, entonces es probable que no se sienta
particularmente entusiasmado acerca del proceso de planeacin en su prximo
proyecto.
Para tener xito en esta compleja tarea, es necesario que toda la organizacin est
dispuesta a apoyarla de manera disciplinada. Que rompa la inercia de trabajo
desorganizado e improvisado y procure apegarse, de manera responsable, al uso de la
metodologa.
3. No sabe como hacerlo
Algunas veces no es un asunto de voluntad, sino de habilidades. Por lo regular se le
pide a la gente que administre los proyectos sin la experiencia o el entrenamiento
necesarios. De hecho, es frecuente que las personas que destacan por sus habilidades
tcnicas, de la noche a la maana les son reconocidas asignado a ellas un proyecto
para motivarlas. Logrando con esto que la organizacin est perdiendo un buen

tcnico y ganando un mal gerente de proyecto, pues a menudo, las personas tienen
que luchar sin contar con la experiencia, ni las herramientas, ni el entrenamiento
necesario que les permita gestionar los proyectos de manera efectiva.
Para asegurar una gestin de proyectos efectiva, es importante tener en mente que los
gerentes de proyecto necesitarn una formacin educativa que les permita enfrentar
los retos que presenta la dinmica inherente a los mismos y es probable, dependiendo
de la madurez de su organizacin en este tema, sea necesario importar talento para
conseguir un balance que ayude a equilibrar la forma en los proyectos, posteriormente
gestionarlos y con ello aumentar su porcentaje de bateo
4. El concepto pudo haber sido quemado en el pasado
Una de las crticas ms comunes hacia la metodologa se refiere a que es muy robusta,
intensiva en el uso de papel y demanda mucha atencin fuera del trabajo central.
Algunas veces esta crtica es una consecuencia del primer problema descrito
anteriormente. En otras, es una preocupacin legtima, ocasionada por no usar la dosis
metodolgica que requiere el tamao del proyecto. Por ejemplo, si se requiere
documentar la definicin del proyecto en 15 pginas, aun cuando el proyecto solo
demandar 250 horas, puede resultar poco alentador (incluso es probable que la sola
definicin tome un porcentaje demasiado amplio de esas 250 horas). Esto usualmente
no es un problema de la metodologa sino una aplicacin errnea de la misma.
No hay que perder de vista que la metodologa es solamente un medio para alcanzar
los objetivos del proyecto y no el fin en s misma. Por ello, se le debe considerar slo
un marco de referencia, que debe y puede aplicarse flexiblemente para aumentar las
probabilidades de xito del proyecto y no como una receta de cocina que garantiza
los resultados si sta es aplicada al pie de la letra.
5. Se tiene miedo al control
Mucha gente gusta de resolver problemas y en general de hacer su trabajo de manera
creativa, con un mnimo de supervisin. Este tipo de personas puede pensar que una
administracin de proyectos formal tendr como resultado una serie de apretados
controles que eliminaran lo divertido del trabajo.
En efecto, procesos y procedimientos comunes eliminan algunas de las capacidades
creativas que habitualmente se deben aplicar en el trabajo, sin embargo, es muy
importante que todos en la organizacin estn conscientes de que esto solo suceda en
reas en donde la creatividad no se desea como factor predominante para realizar el
trabajo.
Aunque estas pueden ser algunas de las razones para dudar acerca de la adopcin de
la Gestin de Proyectos formal, estas razones deben ser sobrellevadas. Si es usted
nuevo en este tema, lo primero que tiene que hacer es entender la propuesta de valor.
Si el resultado de la administracin de proyectos fuera que los proyectos se finalizaran
ms lentamente, a un mayor costo con una pobre calidad, evidentemente su uso no
tendra ninguna razn de ser.
De cualquier forma, lo contrario es verdad El uso de prcticas sanas de
administracin de proyectos, tcnicas y procesos, le darn mayores probabilidades de
que sus proyectos finalicen en tiempo, dentro de lo presupuestado y con un buen nivel
de calidad.

Dicho sea de paso, cuando use procesos formales de administracin de proyectos,

hgalo inteligentemente. No construya una metodologa para manejar proyectos de
millones de pesos, cuando sus proyectos solo implican unos cuantos miles.
Considere todos los aspectos relativos a como debe manejarse el proyecto y use solo
aquellos que se adecuen al tamao y caractersticas de su proyecto. Una metodologa
no debe tomarse como una ley inmutable, en realidad la metodologa debe ser un
buffet de procesos, herramientas y tcnicas de las cuales, el administrador de
proyectos pueda utilizar para responder a las particularidades de cada proyecto que
maneje.