Ttulo

Evaluacin Tcnica de Proyectos

de Electrificacin rural en apoyo a
la Auditora Especial
Gua
[

Versin

1
ndice

1
----'--

-.....

1. Introduccin

2. Objetivos

3. Alcance

2
2

4. Aspectos Generales
5. Evaluacin Tcnica de Proyectos de

Electrificacin Rural
6. Acceso y disposicin de documentos y
registros
7. Responsables
8. Anexos

22
22
22

No se permite la reproduccin parcial o total de este documento sin la

Autorizacin escrita de una de las siguientes autoridades: Contralor
General,
Subcontralores,
Gerentes
Nacionales,
Gerentes
Departamentales, Gerentes Principales y Secretaria General; as como no
se permiten alteraciones manuscritas al mismo.

Instancias de Proyeccin
NOMBRE:

CARGO:

Ing. Femando Saavedra Morat

Subcontralor de Servicios Tcnicos

Fecha: 20 de enero de 2010

UNIDAD PROPONENTE

Instancias de revisin
Control de Documentos
c. Sandra
~_~\.:~~~~~M~DE

iroga Solano
ONTROllNTERNO

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tralorfa Gen ral del Estado

1-------

UNe -

Fecha:

LiL'. Yeesrny M, Salas Baptista

ENCARGADA DE ORGANIZACION

Tra~Efl,e1

:!t:I!~:!.
MSc, B. Edgar Viao Marin C.
SUBCONTRAlOR
Contraloria

'--"------

--

GENERAL

General

a.i,

del Estado

Versin

Fecha aprobacin

Documento
Resolucin

RESOLUCION N CGE/07112010
La Paz, 17 de junio de 2010

CONSIDERANDO:
Que, el artculo 23 de la Ley N 1178 establece que la Contralora General de la
Repblica (actual Contralora General del Estado) es el rgano Rector del Sistema de
Control Gubernamental, el que debe implantarse bajo su direccin y supervisin.
Que, el citado artculo 23 de la Ley de Administracin y Control Gubernamentales
dispone que corresponde a la Contralora General de la Repblica (actual Contraloria
General del Estado) emitir las normas bsicas de Control Externo.
Que, se requiere de una norma que establezca las definiciones, enunciados y elementos
de juicio que brinden un marco general para la ejecucin de evaluaciones tcnicas de
proyectos de electrificacin rural en apoyo a la auditora especial en la prctica del
control externo de proyectos de inversin pblica.
Que, corresponde al Contralor General del Estado emitir la normatividad relativa al
control gubernamental.
POR TANTO:
El Contralor General del Estado a.i., en el ejercicio de las atribuciones conferidas por
ley;
RESUELVE:
PRIMERO: Aprobar la Gua para la Evaluacin de Proyectos de Electrificacin Rural
en Apoyo a la Auditora Especial (G/CE-022) en su primera versin.
Regstrese, comunquese y archvese

Res. CGE/071/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

CONTENIDO

1. INTRODUCCION
2. OBJETIVOS
3. ALCANCE
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. Definiciones
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5

Inversin Pblica
Proyecto de Inversin Pblica
Ciclo de vida de un proyecto de inversin pblica
Proyecto de Electrificacin Rural
Auditoria Especial

5. EVALUACIN TCNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN

RURAL

5.1. ACTIVIDADES PREVIAS A LA EVALUACIN TCNICA

5.1.1.
5.1.2.
5.1.3.

Relevamiento de Informacin
Programa General de Evaluacin Tcnica
Trminos de Referencia (TR) de una Evaluacin Tcnica de Apoyo a una
Auditora Especial

5.2. PLANIFICACIN
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.2.4.
5.2.5.
5.2.6.

Comprensin del objeto del examen

Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas
Establecimiento de objetivos especficos
Determinacin de criterios, metodologas y tcnicas de evaluacin
Elaboracin del Programa Especfico
Elaboracin del Memorando de Programacin de Evaluacin Tcnica

5.3. TRABAJO DE CAMPO

5.3.1. Obtencin y evaluacin de evidencia
5.3.2. Elaboracin y aprobacin de hallazgos

Cdigo: G/ CE-022

5.4. COMUNICACIN

Versin: 1; Vigencia 06/2010

DE RESULTADOS

5.4.1. Elaboracin del informe preliminar evaluacin tcnica

5.4.2. Proceso de aclaracin
5.4.3. Elaboracin del informe de anlisis de descargos
6. ACCESO Y DISPOSICIN

DE DOCUMENTOS

Y REGISTROS

7. RESPONSABLES
8. ANEXOS
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo
Anexo

N 1 Listado de Informacin bsica del Proyecto

N 2 Modelo de Trminos de Referencia
N 3 Modelo del Programa General de Evaluacin Tcnica
N 4 Modelo del Informe de Relevamiento
N 5 Modelo de Programa Especfico
N 6 Modelo de Memorandum de Planificacin
N 7 Modelo de Estructura de Hallazgos
N 8 Modelo de Informe de Evaluacin Tcnica
N 9 Modelo de papel de trabajo para anlisis de descargos
N 10 Modelo de anlisis de descargos
N 11 Introduccin terica a Papeles de Trabajo

Res. CGE/071/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/07 l/20 10

Cdigo: G/CE-022

GUIA PARA LA
EVALUACIN TCNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN
EN APOYO A LA AUDITORIA ESPECIAL

RURAL

1. INTRODUCCION.
Los recursos destinados a proyectos de Electrificacin Rural forman parte de la Inversin
Pblica, consecuentemente son recursos del Estado y estn sujetos a ser controlados y
fiscalizados por la Contralora General del Estado, ms an considerando que la inversin en
este rubro cada ao es mayor en atencin a una demanda social insatisfecha.
Segn datos del Viceministerio de Electricidad (PROGRAMA IDTR) en Bolivia existen 327
municipios donde se identificaron 700 mil hogares que no cuentan con el servicio de
. electricidad en el rea rural, es as que con la aplicacin de diferentes programas de
electrificacin rural el gobierno ha decidido incrementar la inversin pblica en este rubro,
por ejemplo en la gestin (2008) la inversin en electrificacin presupuestada fue de:
Sector
Electrificacin

..

Proyectos de

Estimacin de

inversin

proyectos municipales

504,223,111

80,831,670

..

Fuente: Direccin General de Inversin

..

Publica; Cuadros Histricos

Programado/Ejecutado

Total

585,054,781

6.1

2008(al Tercer Trimestre)

En la gestin 2009 la inversin pblica en Electrificacin Rural fue de Bs. 1.017.150, con un
porcentaje de 7.9% del Presupuesto General de la Nacin.
Por otra parte existen solicitudes a nivel nacional de auditoras tcnicas a varios proyectos de
electrificacin rural, que podrn ser programadas y efectuadas por la Contralora, con la
presente gua como base y con el aporte de profesionales especialistas en el tema.
2. OBJETIVOS.
La presente gua, tiene el propsito de orientar a los profesionales especialistas en ingeniera
elctrica en el proceso de evaluaciones tcnicas de proyectos de electrificacin rural en
apoyo a la prctica de auditoras especiales, conforme a las normas de auditora
gubernamental.
La presente gua permite realizar evaluaciones tcnicas a Proyectos de Electrificacin Rural
en apoyo a auditorias especiales, donde el alcance no solo es la construccin de la extensin
de una lnea en Media Tensin o Baja Tensin, sino tambin puede ser un proyecto de
electrificacin rural que contemple la generacin de energa (MCH, Fotovoltaica, trmica,
Elica, otros).

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Cdigo: G/CE-022

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/07112010

3. ALCANCE.
La presente gua est destinada a profesionales especialistas que brindan apoyo y/o que
desempean funciones de control gubernamental en la Contralora General del Estado y las
Unidades de Auditora Interna de las entidades tutoras y/o ejecutoras de proyectos de
electrificacin rural, tomando en cuenta que contiene un conjunto de definiciones
relacionadas con los conceptos, objetivos, procesos y caractersticas
del control
gubernamental externo posterior, aplicable a la evaluacin tcnica de proyectos de
Electrificacin Rural en apoyo a la auditoria especial.
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. Definiciones
4.1.1. Inversin Pblica
En general las Normas Bsicas de Inversin Pblica indica que: "Se entiende por Inversin
Pblica todo gasto de recursos de origen pblico destinado a incrementar, mejorar o reponer
las existencias de capital fsico de dominio pblico y/o de capital humano, con el objeto de
ampliar la capacidad del pas para la prestacin de servicios, o produccin de bienes. Este
concepto es aplicable a las diferentes actividades de preinversin e inversin empleadas por
las diferentes entidades del sector pblico.
4.1.2. Proyecto de Inversin Pblica
De manera general se entiende por Proyecto de Inversin Pblica toda solucin a cargo de
una entidad gubernamental que se idealiza y materializa con la necesidad de satisfacer una o
ms necesidades de la colectividad o de la propia institucin, y puede tratarse de obras,
servicios o adquisicin de bienes, para cuya ejecucin, consecucin u obtencin se emplean
recursos pblicos.
Se aclara que para efectos del presente documento, nos referiremos nicamente a proyectos
relacionados con capital fsico.
4.1.3. Ciclo de vida de un proyecto de inversin pblica
El Ciclo de vida de los Proyectos de Inversin Pblica consiste en el proceso por el que
atraviesa dicho Proyecto desde que nace como idea, se formula y evala, entra en operacin,
o se decide su abandono, y cumple con su vida til. Todo Proyecto de Inversin Pblica
debe cumplir con este ciclo, segn lo establecido en las Normas Bsicas del Sistema
Nacional de Inversin Pblica y sus Reglamentos Bsicos '.

El Reglamento Bsico de Pre-inversin fue modificado mediante Resolucin

identificar la vigente en el periodo de su aplicacin para fines de auditora

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Ministerial,

por lo que corresponde

Res. CGE/071/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

Dentro del ciclo de los Proyectos de Inversin Pblica, se identifican las siguientes fases:
a) Fase de Pre-inversin: Abarca todos los estudios que se deben realizar sobre un Proyecto

de Inversin Pblica, desde que el mismo es identificado a nivel de idea en los Planes de
Desarrollo de los distintos niveles institucionales, hasta que se toma la decisin de su
ejecucin, postergacin o abandono.
b) Fase de Ejecucin: Que comprende desde la decisin de ejecutar el Proyecto de Inversin

Pblica y se extiende hasta que se termina su implementacin y el mismo est en

condiciones de iniciar su operacin. En esta fase se deben elaborar los trminos de
referencia para concretar la ejecucin, realizar la programacin fisica y financiera de la
ejecucin y ejecutar fisicamente el proyecto.
e) Fase de Operacin: Comprende las acciones relativas al funcionamiento

del proyecto a
efectos de que el mismo entregue los beneficios identificados y estimados durante la fase
de pre-inversin.

4.1.4.

Proyecto de Electrificacin Rural

Un proyecto de Electrificacin Rural tiene por objeto suministrar electricidad a una o varias
poblaciones alejadas de los principales centros urbanos y que no cuentan con este servicio.
Por lo general un proyecto de esta ndole se realiza considerando la existencia de una lnea
elctrica trifsica o monofsica en media tensin (Voltajes menores a 50.000 Voltios), lo cual
implica que no se debe tomar en cuenta a la generacin (Centrales elctricas pequeas).
Generalmente estos proyectos se conectan a una lnea elctrica antes construida y
administrada por empresas o cooperativas elctricas rurales, esta interconexin rural
mencionada se realiza generalmente en Media Tensin (MT) (34.5/19.9/24.9/14.4 kV) y en
Baja Tensin (BT) 220 V. En reas rurales, pocos proyectos se construyen incluyendo la
generacin con MCH o bancos de paneles fotovoltaicos (grupo de varios paneles solares) y
no se tienen reportes oficiales de sistemas elicos conectados a redes elctricas.
Un proyecto de Electrificacin Rural consiste en:
a) La elaboracin del diseo del Proyecto realizado en el marco de las normas legales y
tcnicas establecidas para el efecto (Normas Generales de Inversin Pblica, Norma
Americana REA para Electrificacin Rural, recomendaciones y cdigos de las normas
ANSI, NEC, ASMT, IRAM, etc.)", uso de los estndares constructivos apropiados para
los diferentes niveles de tensin aprobados, elaboracin de las hojas de estacado y planos
por donde se construir la lnea elctrica.

Normas internacionales

bsicas que se emplean en el diseo

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Cdigo: G/CE-022

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

b) La fase de licitacin y construccin, donde la licitacin se la realiza en el marco de lo

establecido en la norma NB SABS3. y la construccin, que se constituye en una etapa
importante ya que es en esta fase en la que se realiza la mayor inversin del proyecto.
e) La operacin generalmente la realizan empresas y/o Cooperativas que son reguladas por
la Autoridad de Fiscalizacin y Control Social de Electricidad (Ex Superintendencia de
Electricidad).
4.1.5. Auditoria Especial
En forma general Auditora es la acumulacin y evaluacin objetiva de evidencia para
establecer e informar sobre el grado de correspondencia entre la informacin examinada y
criterios establecidos.
La Auditora Especial, es la acumulacin y examen sistemtico y objetivo de evidencia, con
el propsito de expresar una opinin independiente sobre el cumplimiento del ordenamiento
jurdico administrativo y otras normas legales aplicables, y obligaciones contractuales y, si
corresponde, establecer indicios de responsabilidad por la funcin pblica; por lo tanto el
enfoque de una auditora especial es de cumplimiento
El Manual de Normas de Auditora Gubernamental (MNAG)4 es un conjunto de normas y
aclaraciones que permiten asegurar la uniformidad y calidad de la auditora gubernamental en
Bolivia y son de aplicacin obligatoria por los Auditores Gubernamentales en la prctica de
la auditora realizada en toda entidad pblica comprendida en los artculos 3 y 4 de la Ley
N 1178 de Administracin y Control Gubernamentales.
En la ejecucin de toda auditoria gubernamental se debe considerar lo indicado en las
Normas Generales de Auditora Gubernamental (210), que tambin forman parte del MNAG.
Entre las normas comprendidas en el MNAG estn las Normas de Auditora Especial (250),
que como las otras, se presentan bajo el cdigo 01 y las aclaraciones correspondientes bajo
los cdigos subsiguientes, y es precisamente la norma que ser utilizada en las evaluaciones
tcnicas de proyectos de electrificacin rural.
5. EVALUACIN TCNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN

RURAL

La evaluacin tcnica de los proyectos de electrificacin rural debe ser realizado por
especialistas en el tema auditado, y en el marco de las normas de auditora especial; por lo
tanto, se debe desarrollar y mantener las caractersticas y estructura de una auditora es decir
las fases de: planificacin, ejecucin y comunicacin de resultados.

3 NB- SABS
4

- Norma Bsicas

del Sistema

de Administracin

de Bienes

y Servicios

vigente

MlCE/lO Versin 4, aprobado con Resolucin N CGRJ079/2006

4/23

en el periodo de contratacin

Res. CGE/071/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

5.1. ACTIVIDADES PREVIAS A LA EVALUACIN TCNICA

Las actividades previas tienen el propsito de lograr un conocimiento general del proyecto a
ser auditado; para definir las caractersticas generales del examen que se pretende realizar, a
partir del cual se definen los Trminos de Referencia y se prepara el Programa General de
Evaluacin Tcnica, de manera tal que el profesional especialista, sea un servidor pblico,
consultor de lnea o por producto, tenga una concepcin clara del trabajo a realizar.
Para lograr el propsito indicado es necesario analizar el motivo por el que se program
realizar la auditora especial, que podra ser el resultado de algn otro tipo de auditora,
denuncias o una solicitud expresa; de todas maneras es necesario solicitar a la entidad a ser
auditada la "Informacin Bsica del Proyecto", necesaria para la realizacin de la evaluacin
tcnica (Anexo N 1); si la informacin proporcionada es suficiente, se podrn elaborar
directamente los Trminos de Referencia para la evaluacin tcnica, caso contrario se deber
realizar un relevamiento de informacin.
5.1.1. Relevamiento de Informacin
El relevamiento amerita un grado de anlisis de la informacin, ya que sta debe permitir
tomar decisiones respecto al trabajo que debe realizarse en la entidad, por tanto no debe
limitarse a presentar un inventario de informacin sin ningn valor agregado, pero tampoco
debe profundizarse innecesariamente sobre algunos temas.
Las principales actividades que deben realizarse una vez recibida la documentacin solicitada
son las siguientes:
a

Verificar la existencia de la documentacin necesaria para realizar el examen.

Constatar la manera como est organizada y archivada.
Identificar y recopilar datos que permitan un conocimiento general del sujeto de
auditora, y principalmente del proyecto que podr constituir el objeto de examen.
Se debe obtener copia de toda aquella documentacin que nos permita tomar decisiones y
preparar un legajo de relevamiento, entre ellas:
Legislacin vinculada especficamente
vinculacin institucional.

a la institucin y relaciones

de tuicin y

Las normas legales especficas relacionadas directamente con el proyecto a examinar''.

Ley de Descentralizacin

NB-SABS, Norma Americana REA para Electrificacin

Administrativa,

Ley de Municipalidades
Rural

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Cdigo: G/CE-022

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

Incluir una descripcin de la entidad que ejerce tuicin sobre la entidad auditada y de
las entidades que dependen de la misma.
Reglamentos Generales y Especficos.
- Contratos relacionados con el proyecto.
- El proyecto con el que fue licitada la obra.
- Convenios de financiamiento.
Documentos generados durante la ejecucin del proyecto indispensable para sustentar las
conclusiones del relevamiento de informacin.

Concluido el Relevamiento de Informacin se debe emitir un informe, respaldado en los

papeles de trabajo elaborados, y que tenga la estructura indicada en el Anexo 4, que muestra
un contenido mnimo; el mismo que podr ser ampliado por el auditor gubernamental en
funcin de la documentacin que logre obtener.
5.1.2. Programa General de Evaluacin Tcnica
Definidos los Trminos de Referencia de la evaluacin tcnica, se debe realizar el Programa
General de Evaluacin Tcnica (PGET), siguiendo el modelo indicado en el Anexo 3. El
objetivo de este programa es el de establecer las actividades que deben ejecutarse durante la
fase de planificacin, estableciendo los responsables tiempos y plazos, y estimar los tiempos
y plazos para las fases de ejecucin (trabajo de campo) y comunicacin de resultados; as
mismo el PGET servir para la codificacin de los papeles de trabajo a ser desarrollados
durante la evaluacin a realizar.
El PGET debe contener lo siguiente:
Descripcin en detalle de cada una de las actividades y tareas requeridas para la fase de
planificacin, orientadas siempre a la consecucin de los objetivos generales.
Descripcin de carcter general de las actividades a cumplirse durante las fases de
Trabajo de Campo y Comunicacin de Resultados.
Estimacin de las horas de trabajo que se requieren para cada uno de los servidores que
sern asignados al examen.
Plazos estimados para la ejecucin tanto de la evaluacin tcnica.
Recursos comprometidos con el desarrollo de las actividades que se programan.

La metodologa para la elaboracin, codificacin y archivo de papeles de trabajo se encuentra detallado en el Anexo N 11

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Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

5.1.3. Trminos de Referencia

Auditora Especial

(TR) de una Evaluacin

Cdigo: G/CE-022

Tcnica de Apoyo a una

Constituye un documento en el cual se establecen las caractersticas generales del examen

que se pretende realizar, debiendo contener por ello, elementos como: objetivos generales del
examen, identificacin del objeto y sujeto de auditora, identificacin de las principales
disposiciones legales y obligaciones contractuales aplicables y perodos que sern valuados,
forma en que se ejecutar y los resultados que se esperan obtener. Los TR sern elaborados
de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo N 2, una vez concluidas las actividades
previas, ya sea directamente con la informacin que se cuenta o bien concluido el
relevamiento de informacin.
5.2. PLANIFICACIN
En general la planificacin es el proceso de identificar lo que debe hacerse durante la
evaluacin tcnica, quien debe ejecutar cada tarea y en qu momento. Durante esta fase se
realizan las siguientes actividades:
o

Comprensin general del proyecto u objeto seleccionado, lo que nos permite tener un
conocimiento de las disposiciones legales, administrativas, normas generales y
tcnicas, as como la documentacin contractual relacionada y determinar las
operaciones relevantes.
Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas, mediante los que se identifican
aquellas fases, etapas u operaciones que se considera tienen el riesgo de no lograr los
objetivos del proyecto.
Establecimiento de objetivos especficos y alcances, de aquellas reas crticas (fases,
etapas u operaciones) identificadas; lgicamente estos objetivos y alcances deben
coadyuvar al logro del objetivo general.
Determinacin de criterios, metodologa y tcnicas de evaluacin para lograr los
objetivos especficos de la evaluacin tcnica.
Elaboracin del programa especfico, en el que se determinaran las tareas, tiempos y
periodos a ser desarrolladas por la comisin de auditora para obtener la evidencia que
confirme o descarte la presuncin detectada en la etapa de planificacin y de ser el
caso se desarrollen las hallazgos que correspondan; en otras palabras es el programa
para el desarrollo de las actividades de la fase ejecucin (trabajo de campo); as
mismo contendr las actividades y tareas a desarrollar en la fase de comunicacin.
Finalmente la elaboracin del Memorando de Programacin de Evaluacin Tcnica.

7/23

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---

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Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

5.1.3. Trminos de Referencia

Auditora Especial

(TR) de una Evaluacin

Cdigo: G/CE-022

Tcnica de Apoyo a una

Constituye un documento en el cual se establecen las caractersticas generales del examen

que se pretende realizar, debiendo contener por ello, elementos como: objetivos generales del
examen, identificacin del objeto y sujeto de auditora, identificacin de las principales
disposiciones legales y obligaciones contractuales aplicables y perodos que sern valuados,
forma en que se ejecutar y los resultados que se esperan obtener. Los TR sern elaborados
de acuerdo con el modelo establecido en el Anexo N 2, una vez concluidas las actividades
previas, ya sea directamente con la informacin que se cuenta o bien concluido el
relevamiento de informacin.
5.2. PLANIFICACIN
En general la planificacin es el proceso de identificar lo que debe hacerse durante la
evaluacin tcnica, quien debe ejecutar cada tarea y en qu momento. Durante esta fase se
realizan las siguientes actividades:
o

Comprensin general del proyecto u objeto seleccionado, lo que nos permite tener un
conocimiento de las disposiciones legales, administrativas, normas generales y
tcnicas, as como la documentacin contractual relacionada y determinar las
operaciones relevantes.
Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas, mediante los que se identifican
aquellas fases, etapas u operaciones que se considera tienen el riesgo de no lograr los
objetivos del proyecto.
Establecimiento de objetivos especficos y alcances, de aquellas reas crticas (fases,
etapas u operaciones) identificadas; lgicamente estos objetivos y alcances deben
coadyuvar al logro del objetivo general.
Determinacin de criterios, metodologa y tcnicas de evaluacin para lograr los
objetivos especficos de la evaluacin tcnica.
Elaboracin del programa especfico, en el que se determinaran las tareas, tiempos y
periodos a ser desarrolladas por la comisin de auditora para obtener la evidencia que
confirme o descarte la presuncin detectada en la etapa de planificacin y de ser el
caso se desarrollen las hallazgos que correspondan; en otras palabras es el programa
para el desarrollo de las actividades de la fase ejecucin (trabajo de campo); as
mismo contendr las actividades y tareas a desarrollar en la fase de comunicacin.
Finalmente la elaboracin del Memorando de Programacin de Evaluacin Tcnica.

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Cdigo: G/CE-022

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/07l/2010

La informacin obtenida y generada en esta fase como en las otras, debe ser organizada,
codificada y ordenada en papeles de trabajo (Anexo N 11). Todo el trabajo realizado
servir para ejecutar las siguientes etapas, debiendo resumir el plan final en un documento
denominado "Memorndum de Programacin de Evaluacin Tcnica" (MPET), que ser
comunicado a todos los miembros del equipo de auditora, de manera tal, que todos
conozcan y entiendan las actividades y tareas a realizar.
Para una mejor comprensin y ejecucin de las actividades mencionadas anteriormente, a
continuacin se efecta una explicacin por cada una de ellas.
5.2.1. Comprensin del objeto del examen
El Auditor Gubernamental, cualquiera sea el objeto a examinar, inicialmente analizar la
documentacin recibida para tomar conocimiento y obtener una comprensin del proyecto, es
decir su objetivo, costo (pre inversin y ejecucin), periodo de ejecucin, estado en el que se
encuentra, responsables de la administracin, ejecucin u operacin de cada una de las etapas
o fases, para luego profundizar el anlisis del objeto de examen determinado, estableciendo
las operaciones relevantes, las disposiciones legales y normativas relacionadas con cada uno
de los objetos examinados, con el propsito de contar con toda la informacin que facilite la
ejecucin de las siguientes actividades.
Segn el objeto de evaluacin, la documentacin solicitada y analizada podr ser:
o

Si el objeto de evaluacin fuera el diseo del proyecto, se deber conocer si el mismo

fue elaborado por personal de la institucin o a travs de una consultora, en ambos casos
se obtendr y analizar la normativa vi~ente relacionada con el proceso de diseo, es
decir el Reglamento Especfico del SNIP , y entre otras, las siguientes normas:
REA
ANSI
NEMA
IRAM

Rural Electrification Administration

American National Standard Institute
National Electric Manufactures Association
Instituto de Racionalizacin Argentino de Material

En caso de que el diseo se haya elaborado directamente en la entidad, adems de lo

anteriormente indicado, se obtendrn y analizarn los documentos formales de la
instruccin para la elaboracin del diseo, los cargos y nombres de los responsables del
diseo, de la supervisin y aprobacin, as como los manuales de funciones y procesos
correspondientes.
Si el diseo fue elaborado mediante contrato de consultora, se solicitar y analizar toda
la documentacin contractual, especficamente los trminos de referencia para la
contratacin, propuesta, contrato, ordenes de cambio, contratos ampliatorio s o

RS N 216768 de 18 de junio de 1996 y sus modificaciones

8/23

Res. CGE/071/20JO

Versin: J; Vigencia 06/20JO

Cdigo: G/CE-022

modificatorios, correspondencia, informes, documentos de entrega y aprobacin por

parte del supervisor de la entidad, en el marco de lo que establece la normativa.
o

Cuando el objeto de evaluacin sea el proceso de contratacin, ya sea para consultoras

de pre inversin, supervisin o contratacin de obras, se deber recabar la
documentacin inherente de acuerdo a la norma bsica" de contratacin vigente,
debiendo la parte tcnica incidir principalmente en los trminos de referencia,
especificaciones
tcnicas, propuestas presentadas y los informes tcnicos y
justificaciones que respaldan las adjudicaciones.
De las evaluaciones tcnicas efectuadas por la CGE, resulta ser que el objeto que con
ms frecuencia se audita es la etapa de ejecucin fisica, es decir la ejecucin de las
obras, que involucra las actividades de fiscalizacin, supervisin y construccin de
obras; por lo tanto es necesario recabar y analizar la documentacin generada en el
proceso, mismo que se inicia despus de la firma de los contratos y las rdenes de
proceder hasta la recepcin definitiva de las obras y liquidacin de los contratos.
La documentacin segn cada uno de los actores tiene caractersticas propias, pero estn
relacionadas entre s porque se orientan principalmente al cumplimiento de las
obligaciones contractuales del constructor.
En el caso de la fiscalizacin, en funcin a la magnitud del proyecto el Fiscal podr ser
un servidor pblico de la entidad ejecutora o bien un servicio de consultora; en si la
documentacin respecto al cumplimiento de sus obligaciones es la misma, la diferencia
radica en que el Fiscal de la entidad debe ser nombrado expresamente y por lo tanto se
deber contar con la designacin, manual de funciones, de procesos y la organizacin
diseada para el efecto; mientras que el consultor tendr unos trminos de referencia,
propuesta y contrato.
En ambos casos, la documentacin a ser analizada y generada en el proceso sern: los
informes peridicos de las funciones que realizaron, revisin y aprobacin segn
corresponda de certificados de pago, rdenes de cambio y otros documentos
contractuales, relacionados tanto con el contrato del Supervisor como del Constructor.
La documentacin relacionada con la supervisin principalmente consistir en: los
trminos de referencia, propuesta, contrato, orden de proceder y otros documentos
contractuales (Ordenes de cambio, contratos modificatorios y ampliatorios, etc.) del
supervisor, as como: informes de supervisin, libros de rdenes, certificados de pago
(con respectivos respaldos de control de calidad y cantidades), correspondencia cursada,
recepciones provisional y definitiva.
La documentacin relacionada con el constructor a excepcion de los documentos
contractuales como ser especificaciones tcnicas, propuesta, contrato orden de proceder,
ordenes de cambio y modificaciones al contrato, es la misma del supervisor.

NB-SABS Norma Bsica del Sistema de Administracin

de Bienes y Servicios vigente

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Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

Si el objeto de evaluacin fuera la operacin del proyecto, por ejemplo en el caso de un

proyecto de electrificacin, se tiene que solicitar informacin sobre las condiciones de
operacin y mantenimiento a las empresas que fueron encargadas para este trabajo".

5.2.2. Anlisis de riesgos y establecimiento de reas crticas

Riesgo de auditora es la posibilidad de emitir una opinin equivocada o incompleta de los
aspectos examinados. Est compuesto por el riesgo inherente, de control y de deteccin.
El riesgo inherente, constituye la posibilidad de que existan errores o irregularidades en
los sistemas, registros e informacin antes de considerar la efectividad de los
procedimientos de control interno diseado y aplicado en el proyecto.

El riesgo de control es la posibilidad de que existan o se generen errores en la ejecucin

del proyecto, debido a que los controles internos implementados para el efecto fallen y
no lleguen a detectar o impedirlos en forma oportuna.

El riesgo de deteccin es la posibilidad de que la aplicacin de metodologas y

procedimientos de la evaluacin tcnica, no detecte los errores o irregularidades
significativas que existan en el proceso de ejecucin de los proyectos.

Con la informacin y documentacin obtenida anteriormente, se deber evaluar los riesgos

de cada una de las operaciones examinadas, situacin que permitir establecer las reas
crticas, que no son ms que aquellas operaciones que presenten mayor posibilidad de haber
tenido errores o irregularidades durante su ejecucin y la generacin de registros.
Para tal efecto, principalmente se considerarn los riesgos de control por lo que se deber
efectuar un anlisis comparativo de disposiciones legales, normativas y/u obligaciones
contractuales, aplicables a cada uno de los objetos de evaluacin tcnica, y en funcin de los
resultados de esta comparacin, identificar posibles reas crticas (modificaciones al diseo
sin respaldo tcnico, pagos sin suficiente respaldo tcnico y/o legal, cmputos mtricos
errados, ampliaciones de plazo injustificados, rdenes de cambio sin respaldo necesario,
creacin de nuevos tems sin respaldo, precios unitarios sin sustento tcnico, falta de control
de calidad o incumplimiento de especificaciones tcnicas, etc.)
El Auditor Gubernamental deber
determinacin de reas crticas:

tomar en cuenta los siguientes

aspectos

para la

Replanteo Topogrfico de la Lnea con Propsito de Excavacin.

Excavacin, Relleno y Compactado de hoyos para Plantado de Postes e Instalacin de
Anclas.

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A nivel nacional se refiere a la empresas urbanas, rurales y cooperativas que atienden sistemas elctricos

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Res. CGE/071/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

Provisin, Transporte, Ereccin de Postes, armado de ferretera, incluyendo aisladores,

adems del armado de crucetas.
Provisin, Instalacin de tirantes y anclajes.
Provisin, Transporte, Tendido, Tesado, Ajuste y Amarre de Conductores de Aluminio,
cobre y Acero.
Pruebas de Instalacin de Puentes.
Nivelacin de Suelos.
Provisin, Instalacin de las respectivas Puesta a Tierra.
Provisin, Montaje de Equipo de Proteccin y Maniobra.
Provisin, Montaje y Puesta en Servicio de Transformadores de Distribucin.
Pruebas de Interconexin.
En el caso de contar con una Microcentral, se deber evaluar la existencia de la obra de
torna, la aduccin, la casa de mquinas, si el equipo electromecnico cumple con las
condiciones establecidas en el diseo; otro elemento que se debe verificar es la
existencia de relacin de potencias Hidrulica - Mecnica - Elctrica.
5.2.3. Establecimiento de objetivos especficos
Detectadas las reas crticas, se debern establecer los objetivos especficos, que estarn
relacionados con cada rea crtica y tendrn el propsito de profundizar el anlisis para
confirmar o no la existencia de incumplimientos a las disposiciones legales, administrativas
normativas o contractuales. Estos objetivos especficos debern contribuir al logro del
objetivo general de la evaluacin tcnica. Por ejemplo:
e

Verificar el cumplimiento de los trminos de referencia para la elaboracin del diseo de

ingeniera.
Verificar el cumplimiento del diseo.- que consistir en verificar si la ejecucin fsica
del proyecto (construccin), se sujeta al diseo con el que se contrato la obra.

Verificar la existencia de respaldo tcnico a modificaciones al diseo.

Verificar si las cantidades certificadas corresponden a las realmente ejecutadas.

Verificar que los elementos constructivos

contractuales.

cumplen con las especificaciones

tcnicas

Verificar el cumplimiento del plazo contractual.

Verificacin de las obligaciones contractuales del Supervisor y Fiscal.

Verificar el cumplimiento de las obligaciones de las empresas operadoras del sistema.

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Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

Los objetivos especficos anteriormente nombrados, son solo enunciativos y no limitativos,

los que sern adems establecidos en funcin al objeto examinado y las reas crticas
detectadas.
5.2.4. Determinacin de criterios, metodologas y tcnicas de evaluacin
Para lograr el o los objetivos especficos es necesario determinar los criterios, metodologas y
tcnicas apropiadas, entendindose como fuentes de criterio el ordenamiento jurdico
administrativo, normas tcnicas y legales as como obligaciones contractuales relacionadas
con el objeto examinado.
Las fuentes para la determinacin de criterios, son el ordenamiento jurdico administrativo,
normas legales, tcnicas y documentacin contractual relacionada con el proyecto. De estas
fuentes de criterio y de acuerdo al objetivo especfico planteado se seleccionaran los criterios
correspondientes a cada caso; por ejemplo si uno de los objetivos fuera la verificacin de la
calidad de algunos los materiales constitutivos de la obra, la fuente de criterio principal sern
las especificaciones tcnicas del proyecto y el criterio aquella especificacin tcnica
directamente relacionada con el material evaluado.
En el caso de que el objetivo sea la verificacin del plazo contractual, la fuente de criterio
ser el contrato y el criterio la clausula o clausulas que determinan el plazo en que se debe
ejecutar la obra, las causales para ampliacin de plazo y la que determina las multas por
incumplimiento de mismo. As mismo son fuentes de criterio las normas bsicas de
administracin, del sistema nacional de inversin pblica, etc.
La metodologa, se refiere a los mtodos de investigacin que permiten lograr los objetivos
especficos planteados, considerando que mtodo es el procedimiento previsto para lograr
esos objetivos; por lo tanto la metodologa nos describe las actividades y tareas y tcnicas
que nos permiten obtener la evidencia que sustente la opinin respecto al objetivo planteado.
La metodologa, que toma en cuenta los criterios seleccionados y las tcnicas de evaluacin,
es la base para la elaboracin del Programa Especfico.
Las tcnicas de evaluacin tcnica comnmente utilizadas son:
a) Observacin.- Consiste en apreciar, mediante el uso de los sentidos, los hechos y las
circunstancias relacionadas con el desarrollo de las operaciones que se auditan. Es una
tcnica que proporciona evidencia referida al momento en que una determinada accin se
lleva a efecto, motivo por el cual es deseable que para su aplicacin se tomen en cuenta
las siguientes consideraciones:

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definir previamente qu es lo que se va a observar;

determinar cundo, dnde y con qu recursos humanos se va a efectuar la observacin;

ubicarse fsicamente en el sitio que se desea observar;

registrar todos los aspectos importantes que sean observados.

Res. CGE/07112010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

b) Inspeccin Comprende la constatacin tcnica de un proyecto u operacin, e implica la

comprobacin especializada llevada a efecto de manera fsica, de aspectos tales como sus
medidas, atributos cuantitativos y cualitativos, estado de avance o deterioro, grado de
funcionamiento, etc. Para su aplicacin deben considerarse los siguientes aspectos:
a

precisar previamente el objeto que ser inspeccionado;

definir los propsitos de la inspeccin que se va a practicar;

asignar los recursos humanos, materiales y econmicos que sean adecuados para su
ejecucin;
recopilar la informacin que sea necesaria y que permita confrontar los hechos;
efectuar la constatacin tcnica en los trminos que hayan sido preestablecidos;

registrar los resultados logrados por el auditor gubernamental.

c) Revisin analitica Se trata del estudio crtico de aspectos tcnicos, fundamentado en

materias y metodologas especializadas, que permite relacionar variables o disposiciones
tcnicas o legales existentes, con valores generados en el transcurso de las operaciones
que se examinan y/o en el transcurso de la auditoria. Para la correcta aplicacin de la
tcnica deben tenerse en cuenta las siguientes consideraciones:
fjar claramente los objetivos que se persigue con el uso de esta tcnica;
recopilar toda la informacin que se halle disponible para el correspondiente anlisis;
a

ordenar la informacin separando sus componentes;

analizar de manera minuciosa, cada una de las partes separadas;

efectuar los clculos especializados que sean necesarios;

realizar resmenes correspondientes a las diversas revisiones practicadas;

integrar los resultados parciales y conformar un registro general de la informacin

revisada.

d) Verificacin de 'exactitud.- Se refiere a la comprobacin de la precisron y veracidad

matemtica que tiene que poseer cualquier documento vinculado con el objeto del
examen; para el efecto, deben tenerse en cuenta: aspectos cuantitativos, unidades de
medida, valores parciales y totales, etc.
Adicionalmente, puede integrarse en esta tcnica la revisin de asuntos formales relativos
a la manera y oportunidad de registrar la informacin matemtica que se evala. Para su
aplicacin se debe:
a

precisar qu es lo que se va a verificar;

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Cdigo: G/CE-022

Versin: 1; Vigencia 06/2010

definir el procedimiento especfico a seguir;

confrontar los datos parciales con los acumulados;

Res. CGE/07 1/2010

cotejar datos contenidos en las fuentes de informacin con respecto a los datos
incluidos en la documentacin resultante de la gestin de los entes;
registrar los resultados que se han obtenido del trabajo de auditora.

e) Confirmacin.:
Consiste en cerciorarse sobre la idoneidad de las decisiones
especializadas tomadas por cualquier ente, o respecto de la validez de los datos incluidos
en los documentos vinculados con el objeto del examen; para ello, la tcnica prev la
comunicacin directa con personas independientes del proceso de auditora pero
competentes con la materia sometida a consulta, motivo por el cual se espera y aspira que
sus opiniones y juicios profesionales estn slidamente fundamentados en sus
conocimientos y experiencias. Siempre que se requiera de la participacin de un
especialista externo es deseable contar con una razonable seguridad acerca de su proceder,
por este motivo es conveniente estimar en forma previa a su participacin y en base de
parmetros manejables como: hojas de vida, certificados de haber realizado trabajos
similares, experiencias previas en temas afines, etc., el desempeo profesional del experto.
Para la correcta aplicacin de esta tcnica deben considerarse aspectos como:
o

definir el asunto sobre el cual se desea obtener confirmacin;

establecer a quienes se solicitar las opiniones especializadas definidas;

preparar y enviar las solicitudes respectivas;

disponer de toda la informacin generada previamente y que sea relevante con el tema
que se consulta;

j)

cotejar la informacin disponible con los datos, opiniones y juicios emitidos por el
profesional consultado;
evaluar si la informacin proporcionada por el especialista externo es razonable y
veraz y, de ser factible y procedente, si concuerda con los mtodos utilizados por
otros expertos en similares circunstancias; cotejar la informacin disponible con los
datos, opiniones y juicios emitidos por el profesional consultado;

Conciliacin Consiste en establecer la relacin o correspondencia existente entre la

informacin contenida en dos o ms documentos independientes unos de otros, pero que
por efectos del examen pueden ser vinculados entre s. Para su aplicacin es recomendable
cumplir las siguientes pautas:
definir la informacin que va a ser objeto de conciliacin;
o

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determinar las temporalidades (relaciones en el tiempo) que deben tenerse en cuenta

durante el proceso de conciliacin de datos;

Res. CGE/071120JO

Versin: J; Vigencia 06/2010

identificar las fuentes de informacin complementaria

aplicacin de la tcnica;

Cdigo: G/CE-022

que puede emplearse para la

establecer las relaciones existentes entre los diversos documentos comparados;

registrar las diferencias y/u observaciones relevantes que resultaren de la aplicacin
de esta tcnica.

g) Indagacin.- Consiste en recopilar, de manera oral o escrita, informacin que provenga

del personal de la entidad sujeto de auditora o de terceras personas vinculadas con la
evaluacin. La confiabilidad de esta informacin depende de la competencia, experiencia,
independencia y conocimientos especficos de los informantes, causa por la que
generalmente no se la considera una tcnica que genera evidencia suficiente, y se opta ms
bien por corroborar y/o ratificar los datos resultantes a travs de la aplicacin de otros
mecanismos o tcnicas de auditora, tales como la confirmacin.
En todo caso, para su aplicacin se recomienda tener en cuenta lo siguiente:
o

Dejar constancia de las opiniones, datos o referencias que sean formuladas por
funcionarios de la entidad o terceros, en las correspondientes actas de reunin suscritas
por los participantes en ellas.
Cuando se trate de "confidencias" verbales, debe tratrselas como tales, es decir sin
atribuirles la potencial importancia que aparentemente poseen, mientras no se las puede
confirmar a travs de la aplicacin de otras tcnicas de auditora.

La metodologa hace referencia a los mtodos de investigacin que permiten lograr los
objetivos planteados; considerando que mtodo es el procedimiento previsto para lograr esos
objetivos.
5.2.5. Elaboracin del Programa Especfico
El Programa Especfico de la Evaluacin Tcnica (PEET) que fonna parte del MPET, es la
secuencia lgica de actividades y tareas orientadas al logro de los objetivos especficos
fijados para la ejecucin de la fase de Ejecucin (Trabajo de Campo). El modelo de formato
para este programa se muestra en el Anexo N 5.
5.2.6. Elaboracin del Memorando de Programacin de Evaluacin Tcnica
Conforme indica la NAG 251, como resultado del proceso de
(evaluacin tcnica), se debe elaborar un documento resumen
Programacin de Evaluacin Tcnica (MPET), el cual debe
detallados en la norma y aquellos que se consideren incluir, y
objetivos del examen, el alcance y la metodologa.

planificacin de la auditora
denominado Memorando de
contener todos los aspectos
que tengan relacin con los

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Cdigo: GICE-022

Versin: 1; Vigencia 0612010

Res. CGEI07J/2010

En si este documento debe ser elaborado considerando el modelo indicado en el Anexo 6 y

contendr: limitaciones (de existir) para la evaluacin tcnica, objetivos y alcance especficos
para la realizacin del Trabajo de Campo, metodologa, criterios y tcnicas de evaluacin a
ser aplicados y el procedimientos especficos para la ejecucin del Trabajo de Campo. Este
documento contiene adems el nombre y firma de los servidores pblicos responsables de su
elaboracin y aprobacin.
5.3. TRABAJO DE CAMPO
En esta fase es donde se renen los elementos de juicio vlidos y suficientes (evidencia) que
permiten respaldar las opiniones del informe a emitir, paro lo cual se desarrollan los
procedimientos descritos en el programa especfico y evalan las evidencias obtenidas para
concluir sobre los incumplimientos detectados si es que el resultado es ese.
5.3.1. Obtencin y evaluacin de evidencia
La evidencia (audit evidence) es uno de los fundamentos de la auditoria, estando constituida
por todos aquellos hechos susceptibles de ser probados por el auditor en relacin con el
objeto que examina, se la manifiesta a travs de las tcnicas de auditora aplicada y de
acuerdo con el juicio profesional.
Los datos que se pueden evidenciar de forma natural son los que el auditor puede observar,
medir, contar, tocar o pesar. Los datos obtenidos de forma creada son usados para la
comprobacin documental, son la obtencin de confirmaciones de terceros e informacin
obtenida de las declaraciones del personal de la entidad. La obtencin de evidencia razonada
es la que el auditor mediante su experiencia y juicio profesional, obtiene de determinados
datos a travs del razonamiento lgico, resultante de anlisis de las otras evidencias
obtenidas.
En si podemos indicar que evidencia de auditora es todo material que el auditor
gubernamental obtiene durante el examen y que le sirve para respaldar sus opiniones y
conclusiones; incluye entre otras, la documentacin obtenida mediante la aplicacin de las
metodologas, procedimientos y tcnicas de auditora y, aquella generada en forma previa por
parte de los servidores pblicos o particulares vinculados con el sujeto y el objeto de
auditora.
.
La ejecucin de los procedimientos previstos en los programas de trabajo, tiene como
objetivo acumular y evaluar evidencia que permita al auditor gubernamental concluir e
informar respecto a los objetivos de auditora.
La acumulacin de evidencia es un proceso, que implica la aplicacin de metodologas y
tcnicas de evaluacin durante toda la ejecucin de la auditoria y debe sustentar todos los
atributos de los hallazgos de auditora, es decir condicin, criterio, causa y efecto.

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Res. CGE/07J/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

Para que la evidencia se constituya en base razonable que sustente los hallazgos de auditora
y posibilite la formulacin de sus conclusiones, es preciso que este material rena ciertos
atributos como competencia y suficiencia. En todo caso, es fundamental tener presente que la
obtencin y evaluacin de evidencia obedece a un proceso sistemtico que comprende la
estricta sujecin a lo dispuesto en las normas de auditora gubernamental y, en el ejercicio del
debido cuidado y diligencia profesional por parte de los auditores gubernamentales durante el
examen.
La evidencia es considerada competente cuando es respaldada por informacin vlida y
relevante.
La evidencia es vlida cuando es consistente con la realidad y los hechos, y, por ejemplo, ha
sido obtenida de fuentes independientes a la entidad auditada; ha sido obtenida por el auditor
gubernamental en forma directa; o el auditor gubernamental se ha asegurado de la
confiabilidad de la informacin generada por la entidad.
La evidencia es relevante cuando tiene directa relacin con el objeto de auditora y
contribuye a sustentar el logro de los objetivos de auditora.
La evidencia es suficiente si basta para sustentar la opinin del auditor gubernamental, para
ello debe ejercitar su juicio profesional con el propsito de determinar la cantidad y tipo de
evidencia necesarios.
Al respecto, el auditor gubernamental no necesita examinar toda la informacin disponible
para alcanzar una conclusin razonable. Sin embargo, la suficiencia de la evidencia debe
permitir a terceras personas arribar a la misma conclusin a la que ha llegado el auditor
gubernamen tal.
Los papeles de trabajo deben contener informacin suficiente para permitir que un auditor
gubernamental experimentado en la especialidad del objeto de auditora, sin conexin previa
con el examen, encuentre en ellos la evidencia que respalda las conclusiones y juicios
significativos de los auditores gubernamentales.
Las evidencias de auditora pueden clasificarse como sigue:
o

Evidencia Fsica: Se conoce con esta denominacin a aquellos elementos que resulten de
la inspeccin u observacin directa de las operaciones, programas o proyectos que se
examinan; pueden presentarse en forma de actas de medicin, fotografias, muestras
fisicas, grficos, croquis, esquemas, etc.
Evidencia Documental: Consiste en la informacin generada con antelacin a la prctica
de la evaluacin; usualmente se halla contenida en cartas, contratos, certificados de
pago, rdenes de cambio, informes climticos, libros de rdenes, planos, etc.

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Cdigo: G/CE-022

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071/2010

Evidencia Testimonial: Es aquella obtenida de terceras personas en forma de:

declaraciones realizadas en el transcurso de la evaluacin; informacin suministrada
durante entrevistas o reuniones de trabajo especficas; datos recabados a travs de
encuestas, etc.
Evidencia Analtica: Comprende toda la informacin generada a travs de clculos,
estimaciones, comparaciones, estudios estadsticos, razonamientos, deducciones, etc.,
llevados a cabo por los auditores gubernamentales.
Evidencia Informtica: Se trata de la informacin contenida en soportes electrnicos o
informticos, que se halla bajo custodia de los responsables respectivos en las entidades
que son sujeto de examen. Para efectos de recopilacin y conservacin por parte del
auditor gubernamental suele emplearse discos magnticos.

5.3.2. Elaboracin y aprobacin de hallazgos

Los hallazgos representan desviaciones evidenciadas debido a incumplimientos en los
mtodos, tcnicas u obligaciones diseadas e implantadas con el propsito de asegurar el
logro de los objetivos perseguidos por el objeto del examen.
Es conveniente notar que un hallazgo de auditora, para ser designado como tal, debe estar
conformado por sus cuatro atributos fundamentales econdicin, criterio, causa y efecto). Un
hallazgo puede ser calificado como "completo" en la medida en que, cumpliendo con las
caractersticas propias de sus atributos, permita alcanzar adems los objetivos especficos del
examen.
Finalmente, es importante citar que los hallazgos deben ser expuestos en el informe en forma
lgica, secuencial y clara, esto es, expresados de un modo que resulte lo suficientemente
comprensible para el lector.
Los atributos de un hallazgo son:
a) Condicin:- Constituye la situacin detectada por el auditor gubernamental al efectuar el
examen, la misma que debe ser fielmente relatada. En un sentido ms amplio, la
condicin se convierte en una revelacin de "lo que es", "lo que se ha encontrado
durante el examen"
Es importante recordar que la condicin debe ser determinada y dotada del
correspondiente sustento documental en- el transcurso del examen, para ello, es preciso
ejecutar con oportunidad y efectividad los correspondientes programas de auditora.
b) Criterio> Constituye la manifestacin de "lo que debe ser" en el contexto del desarrollo
de las operaciones que se examinan, segn consta en estndares, leyes, normas,
procedimientos internos, polticas, contratos, etc. Los criterios sirven para determinar el
cumplimiento ea travs de procesos comparativos)

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Versin: 1; Vigencia 06/2010

Res. CGE/071120 10

Cdigo: G/CE-022

A travs de la adopcin de criterios de auditora se llega a conformar una referencia que

permite entender de manera clara y objetiva los hallazgos detectados, motivo por el cual,
su seleccin debe responder a los requerimientos establecidos en la metodologa de
evaluacin que haya sido elegida.
Es fundamental tener presente que los criterios elegidos deben ser razonables,
verificables, relevantes (relacin directa con el objeto de auditora), vlidos (consistentes
con los hechos), y establecidos en funcin de las circunstancias reales que rodean el
desarrollo del objeto de auditora.

e) Causa.- La causa es la revelacin de los motivos o razones del "por qu" sucedi el
incumplimiento o deficiencia detectada; es importante anotar que este atributo del
hallazgo. Cuando es necesario informar sobre los aspectos relevantes de control interno
constituye elemento de gran utilidad para orientar la formulacin adecuada de
recomendaciones constructivas que se hallen relacionadas con el objeto evaluado.
d) Efecto.- Constituye el resultado de la comparacin practicada entre el criterio y la
condicin. Es la consecuencia de la desviacin detectada por el auditor. Adicionalmente,
resulta trascendente mencionar que:
e

La identificacin
detectado.

del efecto es bsica para resaltar la magnitud

del problema

Siempre que un hallazgo induzca a la presuncin de dao econmico, ser deseable

que los efectos se enuncien en trminos monetarios

Concluida la elaboracin del los hallazgos conforme se indica en el Anexo N 7 Y

aprobados, se deber emitir una conclusin que podr referirse a uno o varios hallazgos y
constituir una sntesis completa de ellos; se tratan de las deducciones lgicas fundamentadas
en los hallazgos y, reflejan las deficiencias, desviaciones, errores, irregularidades o
incumplimientos detectados y evidenciados, motivo por el cual deben formularse de manera
explcita.
5.4. COMUNICACIN

DE RESULTADOS

La fase de comunicacin de resultados, consiste en el proceso de elaborar el informe de

evaluacin tcnica que respalda el informe de auditora, que una vez emitido con indicios de
responsabilidad por la funcin pblica, es puesto en conocimiento de los presuntos
involucrados para que presenten las aclaraciones que crean conveniente; recibidos y
analizados los documentos presentados por los involucrados en el informe de auditora se
elabora el informe tcnico de anlisis de descargos, que sustenta el informe complementario
de auditora.

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Versin: J; Vigencia 06/20JO

Res. CGE/071/20JO

5.4.1. Elaboracin del informe preliminar evaluacin tcnica

Al finalizar la fase de Ejecucin, el equipo de auditora cuenta ya con los hallazgos
aprobados y corresponde la elaboracin del informe preliminar de evaluacin tcnica, que
deber tener la estructura que se presenta en el Anexo N 8. La redaccin del informe deber
cumplir con lo indicado en la norma 255, es decir:
a)

Ser oportuno, completo, veraz, objetivo y convincente, as como lo suficientemente claro

y conciso como lo permitan los asuntos tratados.

b)

Indicar los antecedentes, el objeto, los objetivos especficos del examen, el alcance y la
metodologa empleada.

e)

Sealar que el auditor gubernamental realiz la auditora de acuerdo con las Normas de
Auditora Gubernamental.

d)

Exponer los hallazgos significativos, conclusiones y recomendaciones del auditor

gubernamental. Cuando no se pueda emitir una conclusin, el auditor gubernamental
debe exponer las razones que sustentan su limitacin y la naturaleza de la informacin
omitida.

El informe deber contener al menos:

a)

los antecedentes que dieron lugar a la evaluacin tcnica;

b)

el objetivo del examen, que es la expresin de una opinin independiente sobre el

cumplimiento del ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales
aplicables, y obligaciones contractuales;

e)

el objeto del examen que ser toda o una parte del ciclo de vida de los proyectos de
inversin pblica;

d)

el alcance indicar que el examen se efectu de acuerdo con las Normas de Auditora
. Gubernamental, y el grado de cobertura, incluyendo el perodo, dependencias y reas
geogrficas examinadas.

e)

la metodologa, explicando las tcnicas y procedimientos empleados para la acumulacin

de evidencia, as como el ordenamiento jurdico administrativo y otras normas legales
aplicables y obligaciones contractuales consideradas.

f)

los resultados obtenidos basados en los hallazgos de auditora correspondientes,

incluyendo informacin para facilitar su comprensin y para que su exposicin sea
convincente y objetiva.

g)

Las conclusiones emergentes.

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Res. CGE/07J/20JO

Cdigo: G/CE-022

El informe de evaluacin tcnica debe estar respaldado con los papeles de trabajo
correspondientes y por lo tanto un ejemplar ser referenciado (Anexo N 11) a ellos de modo
tal que se al hacer la lectura del informe se pueda ubicar fcilmente toda la evidencia que lo
sustente.
5.4.2. Proceso de aclaracin
El proceso de aclaracin,
informes preliminares de
sometidos a aclaracin, de
por el Decreto Supremo N

consiste como indica la norma de auditora 256, en que los

auditora especial con indicios de responsabilidad deben ser
conformidad con los artculos 39 y 40 del Reglamento aprobado
23215.

Recibidos e inventariados los documentos de descargo presentados por los involucrados, se

efectuar el anlisis de competencia y suficiencia de los mismos, y si surgieran indicios de
responsabilidad que involucren a otras personas o se incremente el monto del cargo inicial, se
debe emitir un informe ampliatorio que se sujetar a otro procedimiento de aclaracin.
Para efectuar el anlisis de los descargos, inicialmente se debe obtener el informe de
auditora especial respaldo, con el objetivo de conocer los resultados relacionados con el
informe de evaluacin tcnica, el tipo de indicio de responsabilidad establecido y los
presuntos involucrados. Esta etapa es importante porque debemos recordar que los descargos
presentados son al informe de auditora.
Con una comprensin total de las desviaciones reportadas en los informes y los elementos
que los sustentan, se proceder al anlisis de los documentos de descargo, para lo que se
elaboraran los papeles de trabajo correspondiente, de acuerdo al modelo presentado en el
Anexo N 9.
Debe tomarse en cuenta que los documentos que presenten los involucrados, deberan estar
orientados a descargar los indicios de responsabilidad imputados, es decir desvirtuar los
atributos del hallazgo.
Los descargos presentados no siempre son expuestos en forma ordenada y por cada uno de
los resultados en los que se encuentran involucrados, adems de que por cada observacin
efectuada puede haber ms de un involucrado (contratista, supervisor, fiscal, etc.), por lo que
se recomienda una lectura previa de los descargos para tener una percepcin de los mismos,
con relacin a los cargos efectuados.
El anlisis, se efectuara en orden y por cada resultado reportado, transcribiendo primero la
conclusin del informe de auditora y a continuacin la conclusin del informe de evaluacin
tcnica que corresponda, de manera que se identifique a los involucrados, el tipo de
responsabilidad y los atributos del hallazgo.
A continuacin, se coloca el nombre de quien presenta el descargo y el cargo que ocupaba de
acuerdo a los informes, seguidamente en la primera columna de la tabla (Descargos), se
transcribe lo indicado por el involucrado respecto al resultado tratado y en la columna de
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lado se efecta el anlisis que corresponda, en algunos casos lo descrito por el involucrado no
est relacionado directamente con el tema o se desva o otros temas, de todos modos se debe
hacer el comentario que corresponda, hasta terminar de analizar todo el descargo del
involucrado. Luego se contina con el descargo de otro involucrado y as sucesivamente
hasta analizar los descargos de todos los involucrados relacionados con el hallazgo tratado.
Luego se redacta la conclusin, que ser nica para el hallazgo y depender del anlisis
efectuado; es as que si el descargo de alguno de los involucrados con evidencia suficiente y
competente desvirta, modifica o permite ratificar la opinin del informe tcnico, se indicara
tal situacin y ser vlida para todos los involucrados en ese hallazgo.
El procedimiento descrito anteriormente se repetir para cada uno de los resultados
reportados. En el caso que alguno o todos los involucrados no presenten descargos se debe
indicar y consecuentemente ratificar la opinin.
Debe considerarse tambin el caso de que producto del anlisis de los descargos se involucre
a otra persona o se incremente el monto del dao econmico en el caso de indicio de
responsabilidad civil, por lo que procede realizar un informe ampliatorio y ste someterlo a
proceso de aclaracin. Una vez efectuado el anlisis de los descargos presentados al informe
ampliatorio, recin se emitir el informe de anlisis de descargos de ambos procesos.
5.4.3.

Elaboracin

del informe de anlisis de descargos

Concluido el anlisis de los documentos de aclaracin presentados por los involucrados en el

informe de auditora o los informes ampliatorios de existir, se procede a la elaboracin del
Informe de Evaluacin de Descargos que deber tener la estructura mostrada en el Anexo N
10 Y estar sustentada en los papeles de trabajo elaborados para el efecto. El citado informe
deber cumplir con lo indicado anteriormente y contener al menos la siguiente informacin:
a)

referencia al informe de auditora especial preliminar, el informe de evaluacin tcnica

y, si corresponde a los informes ampliatorio s,

b)

detalle de la documentacin presentada como descargos,

e)

el anlisis de cada uno de los descargos por hallazgo y conclusin.

6. ACCESO Y DISPOSICIN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Los cuestionarios que se presentan en los anexos adjuntos se utilizarn en las auditoras
gubernamentales. Una vez utilizados sern protegidos y conservados en los legajos de
papeles de trabajo correspondientes.

7. RESPONSABLES
Los responsables por su utilizacin y custodia son los auditores gubernamentales.

22/23

Res. CGE/071/2010

Versin: 1; Vigencia 06/2010

Cdigo: G/CE-022

8. ANEXOS
Listado de Informacin Bsica del Proyecto

ANEXO N 1

Modelo de Trminos de Referencia para la Evaluacin Tcnica

ANEXON2

Modelo para la preparacin del Programa General de la Evaluacin

Tcnica de Proyectos de Electrificacin Rural

ANEXON3

Modelo para la elaboracin del Informe de Relevamiento

ANEXON4

Modelo de Programa Especfico

ANEXO N 5

Modelo de Memorndum de Planificacin

ANEXO N 6

Modelo de Estructura de Hallazgos

ANEXO N 7

Modelo para la Elaboracin de Informes de Evaluacin Tcnica

ANEXO N 8

Modelo de Papel de Trabajo para el Anlisis de Descargos

ANEXON9

Modelo de Informe de Anlisis de Descargos

ANEXO N 10

Instruccin Terica a los Papeles Trabajos

ANEXO N 11

23/23

ANEXO N 1

LISTADO DE INFORMACIN BSICA DEL PROYECTO

Documento

Disponible
(si/no)

(Nombre)

Localizacin
(Unidad
Administrativa)

Forma de archivo
(No tomos, pginas, etc.)

Observaciones
(datos importantes)

FASE DE PREINVERSIN
Estudio de perfil de proyecto
Estudio de prefactibilidad
Estudio de factibilidad
Perfil afinado
Diseo final
- Diseo de ingenieria
- Plan de ejecucin
organizacin

del proyecto

- Presupuesto de costos

Especificaciones
administrativas
especficas

generales,
tcnicas
y

Actas de recepcin provisional,

si corresponde

definitiva
PROCESO

DE CONTRATACIN

Inscripcin del proyecto en el VIPFE

Registro del proyecto en el SISIN
Inscripcin del proyecto en el Programa
de Operaciones Anual
'
Dictamen de la MAE recomendando
ejecucin del proyecto

la

Documentacin que respald la eleccin

de la modalidad
de ejecucin
y
contratacin
Requerimiento justificado
de la unidad
correspondiente de los bienes o servicios a
contratarse.
Certificado de origen de los fondos de la
existencia de la partida presupuestaria
especifica y de la disponibil idad de los
recursos
Autorizacin para el inicio del proceso de
contratacin emitida por la MAE
Trminos de referencia y contratos
asesores
tcnicos
especializados
contrataciones

de
en

Carpeta del pliego de condiciones:

-Condiciones

legales administrativas

- Condiciones tcnicas
- Condiciones econmicas
para presentar
Convocatoria
(Nmero de Convocatoria)

propuestas

Acta de apertura de propuestas

Informe
de
recomendaciones

calificacin

1}

Documento

Disponible
(si/no)

(Nombre)

Localizacin
(Unidad
Administrativa)

Forma de archivo
tomos, pginas, etc.)

Observaciones
(datos importantes)

Resolucin de adjudicacin
Aclaraciones e impugnaciones
Propuesta adjudicada
En
caso
de
contrataciones
con
financiamiento externo, la reglamentacin
especfica con la que se cumpli el
proceso y la documentacin emergente del
mismo
ETAPA DE EJECUCIN
Contrato(s)
fiscal

construccin,

supervisin

Ordenes de inicio institucin

Supervisor - Constructor

FSICA DEL PROYECTO

- Fiscal

Replanteo del Proyecto

Cronogramas vigentes durante el periodo
de ejecucin fisica
Garantas
presentadas
Seriedad
de
propuesta, correcta inversin de anticipo,
cumplimiento de contrato
Contratos
modificatorios
con
documentacin de respaldo
Ordenes de cambio con documentacin
respaldo

de

Ordenes de trabajo con documentacin

respaldo

de

Planillas
respaldos

de

avance

de

obra

sus

Certificado del flujo econmico emitido

por el rea administrativa pertinente
Documentacin
calidad
Actas
de
definitiva

asociada
recepcin

al control

de

provisional

Libro de rdenes
Planos "as built"
Correspondencia

relativa al proyecto

Nmina de personal
recursos asignados

de fiscalizacin

Nmina del personal

recursos destinados

de supervisin

Informes de fiscalizacin
Informes de supervisin
Informes especiales con recomendaciones
tcnicas
Documentacin relativa a la aprobacin
de planillas de avance de obra y de
supervisin
Organizacin de la supervisin

Documento

Disponible
(si/no)

(Nombre)

Recomendacin para las recepciones

las obras construidas

Localizacin
(Unidad
Administrativa)

Forma de archivo
(No tomos, pginas, etc.)

de

Certificacin de fmalizacin de obras

Liquidacin total del contrato
Licencia ambiental y documentos conexos
OPERACIN
Documentacin
del operador

relativa a las obligaciones

Informes del estado y funcionamiento

proyecto
Programas
operacin

para

el

mantenimiento

del
y

NORMA TIVIDAD
Reglamentos
SABS

especficos

que normen

el

Reglamentos
SPO

especficos

que normen

el

Reglamentos
SOA

especificos

que normen

el

Manuales de organizacin

DE LA ENTIDAD

y funciones

Manual de procesos
Reglamentos internos para la ejecucin
control de proyectos
Normatividad

aplicable a la construccin

Estndares constructivos
nivel de tensin
Catlogos
utilizados.

DEL PROYECTO

de acuerdo

de los materiales

Certificaciones
materiales.

La informacin

al

y equipos

de pruebas realizadas a los

indicada es enunclativa y no Iimitativa

VINCULADA

CON EL PROYECTO

Observaciones
(datos importantes)

ANEXON2

MODELO DE TRMINOS DE REFERENCIA

PARA LA EVALUACIN TCNICA
TRMINOS

DE REFERENCIA

(Nombre del proyecto a examinar)

1. Descripcin del Proyecto

Debe exponerse en forma sucinta informacin respecto a la fuente de financiamiento,
responsables de: la ejecucin del proyecto, el diseo, la supervisin, construccin,
operacin del proyecto; informacin contractual relacionada con montos y plazos, trminos
de referencia, especificaciones tcnicas, propuestas, fechas de ordenes de inicio y
recepciones, as como toda aquella informacin que permita tener una concepcin clara del
estado del proyecto a examinar.
I

As mismo se deber identificar el tipo de construccin efectuada, si es una ampliacin de

una red elctrica en Baja Tensin BT, nueva extensin de red en media tensin MT
combinacin de ambas, etc., nivel de tensin con el que se efectu el anlisis, si su
interconexin corresponde a una fuente de generacin aislada o a un sistema mayor
sistema interconectado nacional SIN, fotovoltaica, etc.
Conexin al sistema interconectado a travs de una extensin de redes de transporte de
energa en baja o media tensin (Extensin de redes).
Suministro mediante un generador convencional local a travs de redes de distribucin
de baja tensin (generadores termoelctricos o Microcentrales Hidroelctricas).
Suministro mediante sistemas no convencionales (fotovoltaicos, elicos, microcentrales hidroelctricas, etc) , incluidas si se requieren las redes de distribucin
correspondientes a este tipo de proyectos.

2.

Objetivo General

El objetivo (u objetivos) general tiene que ser coherente con el enfoque de la auditora
especial y debe ser planteado en concordancia con lo dispuesto en las Normas de Auditora
Especial.

3. Alcance General
3.1.

Objeto

El objeto es lo que se va a examinar y podrn ser las operaciones, etapas, fases o todo un
proyecto de electrificacin rural.

3.2.

Sujeto del examen

Est conformado por la

proyecto.

3.3.

las entidades directamente responsables

de la ejecucin del

Disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales

Su seleccin est en funcin del objeto y sujeto que se examinar y a los objetivos
establecidos.

3.4.

Periodo a ser evaluado

Es el lapso de tiempo que ser considerado en el examen; por ejemplo, desde la fecha de
firma del contrato de construccin hasta la fecha de la recepcin definitiva de obras.

4.

Otras especificaciones de tipo tcnico, administrativo y/o jurdico que sean

requeridas segn la naturaleza y propsitos del examen.

Se deber incluir un detalle de los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, jurdicos o de

otra ndole que se estimen necesarios para la ejecucin del examen.

5.

Datos de Aprobacin.

En la ltima pgina de los Trminos de Referencia se incluir el cargo, nombre, firma y

fecha de los responsables de la elaboracin del documento y de la aprobacin.

-----------

ANEXON3

MODELO PARA LA PREPARACION DEL

PROGRAMA GENERAL DE LA
EVALUACIN TECNICA DE PROYECTOS DE ELECTRIFICACIN

RURAL

El Programa General de la Evaluacin Tcnica (PGET) est bsicamente destinado a

definir en detalle lo necesario para ejecutar la etapa de planificacin del examen, asimismo
presenta de manera general una estimacin de la duracin y las horas necesarias para las
etapas de trabajo de campo y comunicacin de resultados. El PGET debe tener la siguiente
estructura y contenido mnimo:
1. FASE DE PLANIFICACIN
Proceso N:
N

.
Actividades y tareas

n.1

Actividad 1

n.1.1
n.1.2

Tarea
Tarea

n.2

Actividad 2

n.2.1
n.2.2

Tarea
Tarea

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Trmino

Horas / aud.

TOTAL

Las instrucciones para el llenado del cuadro anterior son las siguientes:
"n" es el nmero de procesos planteados durante la fase de planificacin.
La casilla denominada actividades y tareas, contendr la descripcin de las actividades
que se prevn desarrollar y/o tareas segn corresponda (bsicamente, se incluyen las
actividades indicadas en el punto 2.2 del presente documento y detalladas en los
siguientes puntos).
La casilla "Responsable" debe contener las siglas del nombre del auditor gubernamental
encargado de la realizacin de la actividad y/o tarea.
La casilla denominada horas / auditora se refiere al nmero de horas que ser empleada
por cada uno de los auditores gubernamentales en el desarrollo de las actividades y/o
tareas.

2. FASES DE TRABAJO

DE CAMPO Y COMUNICACIN

DE RESULTADOS.

Para programar las fases de trabajo de campo y comunicacin de resultados se tomaran en

cuenta de forma general las actividades contenidas en los acpites 2.3. y 2.4. de la presente
gua, llenando para cada fase el siguiente cuadro cuyas instrucciones son las mismas que las
mencionadas para la fase de planificacin.
Proceso N :
ND

.
Actividades y tareas

1.1

Actividad I

1.11
l.\.2
1.2

Tarea
Tarea
Actividad 2

1.2.1
1.2.2

Tarea
Tarea

Fecha
Inicio

Responsable

Fecha
Trmino

Horas Z aud.

Etc.
TOTAL

3. RESUMEN DE RECURSOS

HUMANOS Y HORAS REQUERIDAS.

En este punto se presenta el resumen del personal designado como responsable en los
cuadros incluidos en los acpites precedentes y de las horas de trabajo determinadas para
cada uno de ellos.
Personal asignado

Siglas Personal

Horas/aud.

TOTAL

4. OTROS RECURSOS QUE SEAN REQUERIDOS

PROPSITOS DEL EXAMEN.

SEGN LA NATURALEZA

Se puede incluir un detalle de los recursos humanos, tcnicos, tecnolgicos, jurdicos o de

otra ndole que se estimen necesarios para la ejecucin de la auditora (esta informacin es
de carcter eventual).
5. DATOS DE APROBACIN.
Al final del programa se debe incluir los nombres, cargos y firmas de quienes elaboraron y
aprobaron el documento.

ANEXO N 4

MODELO PARA LA ELABORACIN

INFORME

DEL INFORME

DE RELEV AMIENTO

DE RELEV AMIENTO DE INFORMACIN

"(Enunciar el objeto del relevamiento.)".
INFORME

SOBRE

N... (Cdigo asignado.)

1. ANTECEDENTES
Este captulo debe incluir lo siguiente:
1.1 Motivos de la realizacin del relevamiento de informacin (cumplimiento del POA,
solicitud, etc.); asimismo, se puede incluir otra informacin que se considere relevante
(por ejemplo descripcin de algn aspecto del relevamiento que se considera necesario
aclarar al lector por su complejidad tcnica o importancia respecto de los resultados).
1.2 Descripcin de los objetivos del relevamiento.
1.3 Referencia a las normas de auditora gubernamental aplicadas en el proceso.
2. RESULTADOS
2.1 Conocimiento

del objeto y del sujeto de la auditora

En este acpite se debe incluir una descripcin de los aspectos relevantes del sujeto, en
trminos generales se debe describir la misin de la entidad, objetivos de la unidad,
estructura organizacional del proyecto o de la unidad, datos relevantes de los contratos
de construccin, supervisin y/o fiscalizacin (incluir modificaciones a los mismos),
estado de la fase del proyecto que se evala, convenios de prstamos, montos
financiados, etc.
2.2 Informacin" disponible (ubicacin fsica y modo de archivo)
En este punto debe incluir los resultados alcanzados respecto de la existencia de la
informacin necesaria y suficiente para ejecutar el examen.
2.3 Trminos de Referencia
La estructura de los TR sern planteados de acuerdo al modelo presentado en el Anexo
N 2 de la presente gua.

3. CONCLUSION
Se debe emitir una opinin sobre la potencialidad de alcanzar los objetivos generales
planteados en los TR, en base de los resultados obtenidos en el proceso de relevamiento de
informacin.
4. RECOMENDACIN
Este captulo debe contener recomendaciones relativas a la oportunidad de la ejecucin del
examen (p.e. efectuarla inmediatamente o diferirlo hasta nueva fecha) u otra inferencia
relacionada con los resultados y la conclusin.
(Fecha de emisin)

(Nombre cargo y firma de los responsables de la elaboracin y aprobacin del informe)

3. CONCLUSION
Se debe emitir una opinin sobre la potencialidad de alcanzar los objetivos generales
planteados en los TR, en base de los resultados obtenidos en el proceso de relevamiento de
informacin.
4. RECOMENDACIN
Este captulo debe contener recomendaciones relativas a la oportunidad de la ejecucin del
examen (p.e. efectuarla inmediatamente o diferirlo hasta nueva fecha) u otra inferencia
relacionada con los resultados y la conclusin.
(Fecha de emisin)

(Nombre cargo y firma de los responsables de la elaboracin y aprobacin del informe)

ANEXON5

MODELO DE PROGRAMA ESPECFICO

Objetivo especfico 1:
ND

Actividades y tareas

1.1

Actividad 1

1.1.1
1.1.2
1.2

Tarea
Tarea
Actividad 2

1.2.1
1.2.2

Tarea
Tarea

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Trmino

Horas r aud.

Etc.
TOTAL

Objetivo especifico 2:
ND

Actividades y tareas

2.1

Actividad 1

2.1.1
2.1.2
2.2

Tarea
Tarea
Actividad 2

2.2.1
2.2.2

Tarea
Tarea

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Trmino

Horas /aud.

TOTAL

Objetivo especijico n :
ND

Actividades y tareas

n.l

Actividad 1

n.l.1
n.1.2
n.2

Tarea
Tarea
Actividad 2

n.2.1
n.2.2

Tarea
Tarea
TOTAL

Responsable

Fecha
Inicio

Fecha
Trmino

Horas raud:

INSTRUCCIONES

PARA LA UTILIZACIN DEL MODELO DE PAPEL DE

TRABAJO
PARA ELABORAR EL PROGRAMA ESPECFICO

"n" es el nmero
programacin.

de objetivos

especficos

planteados

que estn asociados

a la

La casilla (NO) representa la numeracin que debe tener cada uno de los procedimientos
que deben ser ejecutados para alcanzar los objetivos especficos propuestos. Se lo
escribe separndolo con puntos (ejemplo: 1.1.1). El primer dgito o nmero debe
coincidir con el nmero del objetivo planteado.
La casilla denominada "Actividades y tareas"
actividades y/o tareas que se prevn desarrollar.

contendr

la descripcin

de las

La casilla "Responsable" debe contener el nombre o siglas del auditor gubernamental

encargado de la realizacin de la tarea o procedimiento.
La casilla denominada "Horas / aud." se refiere al nmero total de horas que sern
empleadas por los auditores gubernamentales en el desarrollo de las tareas o
procedimientos. En el caso de las horas dedicadas a la auditora, an cuando se traten de
actividades o procedimientos simultneos, deben ser cuantificadas de forma ntegra
para conocer el nmero total de horas efectivamente utilizadas en cada etapa por parte
de todos los que participan en ella.

ANEXO N 6

MODELO DE
MEMORANDUM DE PLANIFICACION

1.

Objetivos y alcances.
a) Objetivos Generales y Especficos del examen.
b) b. Alcance de la Evaluacin Tcnica.
i.
ii.
iii.
iv.
v.
vi.
vii.

2.

Objeto del examen.

Sujeto de la evaluacin.
Disposiciones legales generales que sean aplicables.
Tipo de auditoria (de ser indispensable).
Perodos considerados.
Limitaciones
Otras segn las NAG.

Metodologas, criterios y tcnicas de evaluacin.

a) Metodologias a ser aplicadas.
b) Criterios de evaluacin seleccionados.
e)

3.

Tcnicas de auditoria a ser empleadas.

Programa Especfico.
a) Actividades a desarrollar.
b) Procedimientos diseados para el logro de los objetivos del examen (deben reflejar,
de laforma ms clara posible, los propsitos particulares que se pretenden lograr de
cada actividad o procedimiento previsto).
c) Responsables del desarrollo de cada procedimiento.

4.

Recursos necesarios.
a) Humanos.
b) Econmicos.
c) Materiales.
d) Tiempos estimados.

5.

Aprobacin.
a)

Nombres y firmas del encargado de la auditoria y del Gerente responsable.

ANEXO N 7

MODELO DE ESTRUCTURA

DE HALLAZGOS

Condicin
Constituye la situacin detectada por el auditor gubernamentales al efectuar el examen, la
misma que debe ser fielmente relatada; en un sentido ms amplio, la condicin se convierte
en una revelacin de "lo que es", "lo que la operacin examinada ha logrado", etc.,
Criterio
Constituye la manifestacin de "lo que debe ser" en el contexto del desarrollo de las
operaciones que se examinan, segn consta en estndares, leyes, normas, procedimientos
internos, polticas, contratos, etc. Los criterios sirven para determinar el cumplimiento (a
travs de procesos comparativos), y/o posibilitan la utilizacin de parmetros e indicadores
cualitativos o cuantitativos que orientan las acciones del auditor gubernamental y facultan
el logro de los objetivos generales y especficos del examen.
En la medida de lo posible, los criterios deben ser seleccionados por el auditor
gubernamental, en base de su experiencia y conocimientos especializados; para ello, es
posible recurrir a la identificacin de parmetros de comparacin especficos, unidades de
medida, indicadores tcnicos, metas institucionales de la entidad sujeto de auditora,
normas tcnicas internacionalmente aceptadas, registros histricos de la operacin que se
audita, etc.
De cualquier manera, es fundamental tener presente que los criterios elegidos deben ser
razonables, verificables, relevantes (relacin directa con el objeto de auditora), vlidos
(consistentes con los hechos), y establecidos en funcin de las circunstancias reales que
rodean el desarrollo del objeto de auditora.
Efecto
Constituye el resultado de la comparacin practicada entre "lo que es" o "lo que la
operacin ha logrado'" con respecto a "lo que debi ser" o "lo que se debi lograr". Es la
consecuencia de la desviacin detectada por el auditor.
Causa
La causa es la revelacin de los motivos o razones del por qu se produjo el efecto, la
situacin, debilidad o deficiencia detectada y quienes fueron los causantes de la desviacin
detectada.

MODELO PARA LA ELABORACION DE

INFORMES DE EVALUACIN TCNICA
INFORME

(entidad sujeta a la auditoriay

DE EV ALUACION TECNICA AL PROYECTO
(Incluir el nombre del proyecto)
INFORME

N (cdigo del informe)

1.

ANTECEDENTES

2.

OBJETIVOS DE LA EVALUACIN TCNICA

2.1.
2.2.

3.

Objetivo General
Objetivos Especficos

ALCANCE DE LA EVALUACIN TCNICA

Sujeto de la Evaluacin
Objeto de la Evaluacin
Periodo Considerado
Fuente de Obtencin de Evidencia
Normas de Auditoria Gubernamental
Limitaciones a la Opinin Tcnica.

4.

METODOLOGAS, CRITERIOS y TCNICAS UTILIZADAS

Metodologa
Criterios empleados en la Evaluacin Tcnica
Tcnicas Utilizadas en la Evaluacin Tcnica

5.

RESULTADOS

ANEXOS

ANEXON9

MODELO DE PAPEL DE TRABAJO PARA EL

ANLISIS DE DESCARGOS
Subttulo del primer resultado (hallazgo) dado en el Informe de Evaluacin Tcnica
Conclusin del informe de auditoria respecto del tema.
Conclusin del informe de evaluacin tcnica respecto al tema
(Nombre y funcin del involucrado,)
Descargos
El Sr. ... ... . .. present mediante ... ... . .. los
siguientes argumentos de descargo:
.........
(transcripcin del primer argumento)

........
(transcripcin de los siguientes
argumentos en filas separadas de la tabla de dos
columnas)
El Sr. ... ... . .. present en respaldo de sus
argumentos de descargo los siguientes
documentos:
........
(indicar el primero de sus documentos
de respaldo, segn el orden del listado,
identificndolo mediante su numeracin por
folios o con los cdigos asignados en la
codificacin)
........
(indicar sucesivamente en filas
separadas los siguientes documentos de
respaldo, segn el orden del listado,
identificndolo de la misma forma

Evaluacin

.........
(Anlisis del primer
argumento)
.........
(Anlisis de los siguientes
argumentos, por separado)

.........
(Descripcin sinttica y
anlisis del primer documento de
respaldo)

.........
(Descripcin sinttica y
anlisis de los siguientes documentos de
respaldo, por separado)

(Nombre y funcin del siguiente involucrado)

Descargos
(Aplicar desarrollo segn se muestra en el
cuadro anterior)

Evaluacin

CONCLUSIN
(El auditor gubernamental redacta la conclusin en la que expondr las evidencias o
causas que motivan a ratificar, modificar o dejar sin efecto la conclusin establecida en el
Informe de Evaluacin Tcnica, respecto al resultado analizado.)
Seguidamente, y con similar forma de anlisis, proceder para los restantes resultados del
informe

ANEXO N 10

MODELO DE INFORME DE ANLISIS DE DESCARGOS

(Entidad sujeta a la auditoria)

INFORME DE ANLISIS DE DESCARGOS

AL INFORME DE AUDITORIA ESPECIAL N (cdigo del informe)
INFORME N (cdigo del informe)

1. ANTECEDENTES
En este acpite del informe, se deber hacer referencia a lo siguiente:
La causa por el que se est realizando la evaluacin de los descargos (cumplimiento del
POA, a solicitud de otra Subcontralora o gerencias departamentales).
Descripcin de los puntos ms importantes referente a los hallazgos objeto de la
evaluacin.

2. PRESENTACIN DE DESCARGOS
Como resultado de la presentacin de documentos de descargo y en aplicacin estricta de la
norma, se debe mencionar a todos los involucrados que fueron notificados para que
presenten sus descargos sobre puntos especficos.
El Auditor gubernamental deber registrar de manera ordenada toda la documentacin
presentada por cada uno de los involucrados.

3. EVALUACIN DE DESCARGOS
En este acpite se deber transcribir el contenido de los papeles de trabajo aprobados por el
supervisor, con la conclusin que corresponda conforme se indica en los puntos 2.4.2. y
2.4.3.

4. ANEXOS
De ser conveniente se podr incluir en anexos, clculos o evidencia que sustente la opinin
del informe
FECHA

Ing
.
Nombre y cargo del responsable
de la elaboracin

Ing

Nombre y cargo de quien aprob

ANEXO N 11

INTRODUCCION

TEORICA A LOS PAPELES DE TRABAJO

1. DEFINICION DE PAPELES DE TRABAJO (prr)

Se trata de documentos cuyos propsitos son: sustentar los informes de auditora o. de
evaluacin especializada que se elaboran; evidenciar el trabajo que ha sido efectuado por
los auditores gubernamentales y el supervisor de auditora; y, facultar la revisin cualitativa
del control practicado, an por parte de personas que no tengan vinculacin con l. Deben
generarse durante el desarrollo de la evaluacin y prepararse de tal forma que, al tiempo de
constituir un compendio del trabajo realizado, permitan que el auditor gubernamental logre
formar, sustentar y emitir una opinin profesional o que se abstenga de hacerlo.
2. OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
o

o
o

Demostrar que los auditores gubernamentales han ejecutado su trabajo de manera

planificada, ordenada y disciplinada.
Constituir testimonio sobre el trabajo de auditora realizado y respecto de las
conclusiones alcanzadas, de tal manera que se evidencie que el examen en cuestin
fue efectuado con el cuidado, diligencia y competencia profesional requeridos por
norma.
Probar, a travs de la informacin contenida, el cumplimiento de las normas de
auditora gubernamental aplicadas y sustentar de esa manera, las recomendaciones y
las potenciales responsabilidades que podran establecerse posteriormente.
Evidenciar la participacin del supervisor de auditora y facilitar sus tareas.
Permitir la determinacin posterior de la efectividad y/o eficiencia que ha tenido el
diseo y la aplicacin de los programas de evaluacin tcnica preparados.
Servir como elemento de juicio para evaluar el desempeo profesional de los
auditores gubernamentales en el contexto del desarrollo institucional.

3. CARACTERISTICAS
o

DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Claridad: cualquier lector debe estar en condiciones de entender el contenido, los

propsitos, metodologas, procedimientos, alcance y/o conclusiones del trabajo
realizado y manifestado en el papel de trabajo (P/T).
Concisin: deben contener explicaciones esenciales y evitar incluir comentarios
demasiado extensos o superfluos, no debe insertarse informacin incompleta ya que .
ella puede dificultar las labores de la supervisin, motivar confusin entre los
auditores gubernamentales o permitir el arribo a conclusiones equivocadas o

Gua del Control Gubernamental Externo de Proyectos de Inversin Pblica

If

parciales; debe prevenirse adems que los papeles de trabajo se conviertan en una
simple transcripcin de datos.
Pertinencia: deben incluir informacin que corresponda a los asuntos examinados; la
evidencia que se obtenga y que se incorpore al papel de trabajo tiene que ser
relevante, competente y suficiente, de manera que pueda constituirse en el
fundamento necesario para la formacin de una opinin profesional y, en el respaldo
de las conclusiones y recomendaciones que se generarn a consecuencia de la
intervencin del auditor gubernamental.
Objetividad: deben reflejar todos los asuntos relacionados con la evaluacin, tal y
como stos se hayan desarrollado en la realidad, es decir, sin incluir opiniones
personales que pudieran distorsionarlos, excepto cuando ellas se traten de juicios
profesionales debidamente sustentados. Tienen que demostrar adems, que el
trabajo de auditora ha incluido un estudio razonable de todas las cuestiones y/o
temas importantes tratados durante su desarrollo, sea que sobre ellos se emita una
opinin o no.
Lgica: deben elaborarse de manera sensata y siguiendo una secuencia racional
entre los objetivos planteados, los hechos analizados, los procedimientos aplicados,
la evidencia obtenida y, los resultados alcanzados.
Orden: deben permitir su manejo y revisin, para ello tienen que estar codificados
de forma concatenada, estar relacionados entre s, y ser archivados organizadamente
(a travs del uso de legajos e ndices).
Plenitud: deben incluir datos que posibiliten al lector una comprensin completa de
la informacin contenida en l. Cuando corresponda, pueden incluirse elementos
como:
Datos relativos a la identificacin de la unidad que practica el examen, la
denominacin nominal y numrica que ha sido asignada a la referida evaluacin
y que consta en el formulario de inicio o Fl y, el nombre de la entidad sujeto de
la evaluacin.
Ttulo del papel de trabajo en cuestin.
Propsitos y alcances del procedimiento aplicado.
Descripcin del trabajo realizado y de los resultados obtenidos; debe incluir, en
caso de haberlas, una aclaracin de las marcas de auditora que hayan sido
utilizadas.
Fuentes de informacin empleadas.
Referencias con otros papeles que contengan informacin vinculada y con la
tarea correspondiente prevista en los diversos programas de evaluacin tcnica.
Conclusin sobre el trabajo realizado por el auditor gubernamental.
Identificacin de auditores gubernamentales y niveles de supervisin que
participen, as como las fechas en que los P/T se prepararon y/o revisaron.
2

4. GENERACION DE PAPELES DE TRABAJO

El tema a continuacin se relaciona con aquellos papeles de trabajo que se generan durante
la ejecucin de las tareas del auditor gubernamental en el transcurso de toda evaluacin
especializada, incluidas aquellas actividades consideradas como previas. Respecto de estos
documentos, es preciso anotar que ellos se encuentran clasificados as:
a.

Durante las actividades previas a la evaluacin tcnica

En este grupo se encuentran los formularios de inicio y, en caso de ser necesario, los
formularios ampliatorios que deben "abrirse" tanto para el relevamiento de informacin
como para el inicio de la evaluacin.
Adicionalmente, se deben incluir los formularios de designacin de funciones destinados a
los auditores gubernamentales para integrar las comisiones de auditora, y otros
documentos que pudieran ser generados en atencin a disposiciones administrativas
internas de la CGR.
Por otra parte, deben integrarse a este conjunto de documentos, aquellos que se generan
como resultado de las tareas asociadas al relevamiento de informacin, las cuales se las
puede clasificar en: acciones previas (anlisis de solicitud de apoyo y envo de cartas de
solicitud de informacin); acciones de aplicacin del programa de relevamiento respectivo;
y, acciones tendientes a comunicar los resultados obtenidos en este proceso (informe de
relevamiento ).
Por ltimo, en este grupo de papeles de trabajo se debe incluir el documento que sirve de
gua al auditor gubernamentales durante la fase de planificacin, el cual es conocido como
Programa General de Evaluacin Tcnica, y cuyo principal propsito, desde el punto de
vista administrativo, es permitir la apertura del formulario de inicio de la evaluacin.
b.

Durante la fase de planificacin

Los papeles de trabajo que se generan en esta fase son el resultado de la aplicacin de cada
una de las actividades y tareas secuenciales previstas para esta fase, las cuales constan en el
referido Programa General de Evaluacin Tcnica y estn relacionadas con aspectos como:
o
o
o

o
o

anlisis de la informacin disponible;

identificacin de operaciones relevantes;
evaluacin de riesgos de auditora (deteccin de reas crticas);
definicin de objetivos especficos de auditora;
seleccin de metodologas, tcnicas y criterios a ser utilizados en el trabajo de
campo.
elaboracin del Memorndum de Planificacin de Evaluacin Tcnica.

c.

Durante la fase de ejecucin del examen o trabajo de campo

En el transcurso de esta fase se obtienen y/o confirman, a travs de la aplicacin de tcnicas

y procedimientos previamente programados, evidencia y elementos de juicio vlidos y
suficientes para respaldar el informe que se emita; por ello, los papeles de trabajo que se
generen deben contener, al menos, lo siguiente:
a) Registro de las tcnicas y procedimientos aplicados y de los resultados obtenidos
Aparte del programa especfico de evaluacin tcnica, el cual constituye testimonio de los
procedimientos que se prev sern utilizados, es necesario elaborar P/T adicionales
relativos a otras acciones que pudieran desarrollarse en el transcurso del trabajo de campo,
las mismas que deben cumplir dos requisitos bsicos: tener ntima relacin con los
objetivos especficos definidos; y, contar con la aprobacin previa de quien corresponda.
Los papeles de trabajo generados en esta fase deben contener datos que permitan conocer y
comprender en qu ha consistido el anlisis de la informacin y la obtencin de evidencia;
es decir, qu metodologas, criterios y tcnicas han sido empleadas para la determinacin
de resultados y, cules son las opiniones y los juicios relevantes a los que llega el auditor
gubernamental.
b) Registro de las tareas de supervisin y evaluacin de los papeles de trabajo
La revisin de los P/T debe practicarse conforme avanza la evaluacin, convirtindose de
esta forma en una verificacin continua de los documentos generados, tanto en sus aspectos
formales como sustanciales, situacin que permite descubrir, mientras los auditores
gubernamentales permanecen en las oficinas del sujeto de examen, cualquier insuficiencia,
invalidez o irrelevancia de las evidencias reunidas, as como, facilitar la deteccin de
omisiones o errores durante la aplicacin del programa de evaluacin trazado.
Cabe citar que es deseable que en los papeles de trabajo consten las labores de revisin que
deban efectuar los auditores gubernamentales, el supervisor, el gerente y/o el subcontralor.
Esta constancia puede demostrarse a travs de los siguientes mecanismos: marcas de
auditora; comentarios y sugerencias en los propios papeles; rbrica de aprobacin en
ndices, cdigos y marcas; comunicaciones internas preparadas con ese fin; etc.
Para efectos prcticos, y como una manera de identificar las tareas de supervisin y
revisin que se hayan realizado, suele asignarse a cada nivel jerrquico el uso de un color
de tinta caracterstico que permita visualizar el grado de participacin directa de cada uno
de los responsables durante la evaluacin de PIT. Partiendo de la premisa de que el registro
ser preparado en color negro, los niveles de revisin pueden usar los siguientes colores:
verde para los auditores - evaluado res encargados del examen, azul para los supervisores y
rojo para el gerente y/o el subcontralor responsables.

d.

Durante la fase de comunicacin de resultados

En el desarrollo de esta fase se difunden los juicios, comentarios, conclusiones y

recomendaciones resultantes de la evaluacin efectuada y, se reciben documentos que
contienen opiniones y criterios emitidos por parte de los responsables de las reas sujetas a
examen.
Respecto de las acciones cumplidas en el transcurso de la comunicacin de resultados, es
preciso dejar constancia de ellas en los correspondientes papeles de trabajo, de manera que
sea posible conocer:
o
o
o

o
o

identificacin de las personas notificadas para el conocimiento de los resultados;

actas firmadas que den fe de lo actuado (casos en que ello sea procedente);
mecanismos empleados para dicho proceso de difusin (reuniones de trabajo,
conferencias, cartas de envo, etc.);
resumen de los comentarios pertinentes esgrimidos con posterioridad por parte de
los responsables de las reas asociadas con el objeto de evaluacin;
carta de aceptacin de las recomendaciones emitidas y el correspondiente
cronograma para su implantacin (cuando sea procedente);
testimonio de las consecuencias generadas a partir de la comunicacin de
resultados;
documentos relativos al trmite administrativo interno efectuado por parte de los
auditores gubernamentales y por otros niveles jerrquicos;
copia del informe final emitido por la Contralora General del Estado.
otros que pudieran ser pertinentes.

5. MARCAS DE AUDITORIA
Son smbolos particulares que pueden ser usados tanto por los auditores gubernamentales
como por los respectivos niveles de supervisin; su finalidad consiste en indicar, de manera
sucinta, la aplicacin de una determinada tarea o tcnica de auditora. Es importante sealar
que estas marcas no 'tienen significado por s mismas y por ende, siempre que aparezcan
deben ser explicadas.
En cualquier caso, es conveniente llegar a establecer una convencin de signos
su normalizacin, lo que es ventajoso desde el punto de vista en el cual todos
interpretarn de manera idntica e inequvoca el significado de un determinado
necesario adems, tomar en cuenta que las marcas en cuestin pueden
geomtricos o aritmticos, letras, nmeros, colores, etc. Entre las ventajas
marcas pueden citarse las siguientes:

que permita
los usuarios
smbolo; es
ser signos
del uso de

 se pueden escribir rpidamente, 10 cual implica ahorro de tiempo;

eliminan la necesidad de aclaraciones extensas;
evitan repetir explicaciones similares y detalladas en diferentes papeles de trabajo; y,
facilitan la revisin e interpretacin de los documentos de trabajo.
En todo caso, para su empleo deben tenerse presente los siguientes aspectos:
e
e

deben ser escritas en el margen derecho del dato que ha sido revisado;
no se debe utilizar una misma marca para representar asuntos diferentes;
no se deben colocar marcas en los documentos originales de los entes sujetos a
examen;
el significado de la marca debe ser anotado en forma clara y concisa en la parte inferior
del P/T, siempre que ella sea nueva , en un papel especfico preparado con antelacin,
cuando se trate de marcas predefinidas para cada evaluacin;
debe evitarse recargar el papel con el uso excesivo de marcas, ya que ello crea
confusin y dificulta su revisin;
para marcar un conjunto de datos y evitar la repeticin del smbolo en cada uno de
ellos, puede ser conveniente utilizar "llaves" que los engloben;
no se debe emplear marcas antes de haber finalizado el procedimiento o tcnica de
revisin a que se refiere; una interrupcin temporal de la actividad en cuestin puede
dar lugar a que no se cumpla con dicho trabajo y sin embargo la marca indicar
errneamente que se ha terminado con l.

Es relevante citar que la convencin de smbolos que se adopte tiene que ser, ante todo,
sencilla; es recomendable adems que conforme transcurra el tiempo, los signos usados se
vayan estandarizando para todas las actividades que estn a cargo de la Subcontralora de
Servicios Tcnicos.
Por otra parte, es importante notar que las citadas marcas tienen que ser escritas de manera
obligatoria en un color distinto al usado en la elaboracin del papel de trabajo. A manera de
ejemplo se prev el empleo de seales como:
~ (va a);
~ (viene de);

(incluya comentarios aclaratorios al final de la pgina);

* (revise comentarios insertados al final de la pgina).

Finalmente, es fundamental advertir que si bien es conveniente el uso de marcas, no puede
soslayarse la trascendencia que tienen las observaciones detalladas que pueden escribirse de
manera complementaria, ya sea en otros P/T, directamente sobre el papel de trabajo en

cuestin; estas notas en muchas ocasiones superan la funcin de las marcas ya que pueden
dejar en claro opiniones e instrucciones muy concretas.
6. PLANIFICACION,

DISEO y PREPARACION DE PIT

Aunque no es una tarea comn, la planificacin y diseo de P/T es una labor cuya
realizacin implica grandes ventajas y demuestra elevados niveles de profesionalismo por
parte del auditor gubernamentales a cargo; por ello, la generacin de papeles que cumplan
con su cometido requiere una planificacin minuciosa durante el desarrollo de la
evaluacin, metodologa a travs de la cual, puede mejorarse la calidad de los papeles de
trabajo y se logra adems un ahorro significativo de tiempo.
Es fundamental advertir que la citada planificacin debe efectuarse en funcin del
programa de evaluacin tcnica presentado, y del tipo de examen que se vaya a practicar,
motivos por los cuales es imprescindible que los auditores gubernamentales conozcan a
fondo los objetivos especficos perseguidos, revisen P/T preexistentes (otros exmenes
similares); y puedan, en base de esos parmetros, preparar con idoneidad formatos que le
sean tiles.
Por otra parte, y considerando que no es posible disear papeles de trabajo estndar para
salvar todas las situaciones posibles, es necesario que el auditor gubernamentales posea la
capacidad de crear nuevos papeles o modificar los existentes para adaptarse a las diversas
circunstancias segn stas se vayan presentando, siendo importante por ello, tener presente
ciertos aspectos fundamentales si se quiere contribuir a la eficacia y efectividad de su labor;
entre las consideraciones a tomar en cuenta estn:
D

es deseable que se propenda a la utilizacin

planificacin, preparacin y archivo de P/T;

de medios informticos

para la

el criterio a seguir durante la generacin de P/T es el de la "utilidad mxima", por lo

tanto, ellos deben ser completos, concisos, objetivos y "transparentes", no presentar
datos extraos; y, estar organizados, codificados y referenciados meticulosa e
idneamente;
deben revisarse las descripciones y comentarios narrativo s para asegurarse que son
correctos y que no hay palabras o nombres mal escritos.
su forma y contenido debe establecerse de manera que una persona razonable,
aunque no conozca del trabajo de auditora realizado, pueda entenderlo;
deben tener un aspecto pulcro, es decir, escritura clara y evidencia de haber sido
preparados ordenadamente.
debe usarse una sola cara del papel.

7. DEFICIENCIAS TIPICAS EN LA GENERACION DE prr

A continuacin se enuncian una serie de defectos en los que usualmente se incurre durante
la preparacin de papeles de trabajo:
o
o

o
o

o
o
o

papeles sin codificar o mal codificados;

papeles mal referenciados;
inclusin de comentarios confusos y/o excesivos;
insercin de fotocopias ilegibles, irrelevantes o, que siendo necesano, no estn
1egalizadas;
documentos preparados por terceros y que siendo tiles para sustentar los informes,
no contienen ninguna evidencia del trabajo de auditora realizado;
papeles recargados de marcas o con marcas inexplicadas;
empleo de marcas confusas;
imposibilidad de identificar al autor y/o supervisor del documento.

8. RECOMENDACIONES PARA EVITAR DEFICIENCIAS EN LOS PAPELES

DE TRABAJO
Las pautas que se indican a continuacin tienen el propsito de ayudar a los auditores
gubernamentales en la preparacin adecuada de papeles de trabajo; entre otras:
explicar todas las marcas y sistemas de codificacin empleados;
mantener al da los P/T, o sea, organizarlos y archivarlos de manera cotidiana;
tomar en cuenta, durante el proceso de correccin y complementacin de P/T, todas las
observaciones que sean efectuadas por el supervisor y/o revisor de nivel superior;
dotar a los legajos de todos los ndices que sean necesarios;
incluir en los papeles de trabajo nicamente informacin que sea relevante;
manejar responsablemente la informacin generada en el transcurso del examen.

9. SISTEMA DE ARCmVO, CODIFICACION y REFERENCIACION DE prr

a. GENERALIDADES
Es muy importante tener presente que desde el punto de vista de la calidad profesional que
debe poseer cualquier labor emprendida por la Contralora General del Estado, es
imprescindible que los papeles de trabajo cuenten con un sistema adecuado de archivo,
identificacin y referenciacin, el mismo que debe ser secuencial, organizado y ante todo
prctico.
Para los fines de la presente gua, se denomina "codificacin" al sistema de identificacin
alfanumrico que debe ser utilizado con la finalidad de reconocer cada uno de los

documentos que se van generando y de poder utilizarlos de manera sencilla y eficiente. Por
su parte, se denomina "referenciacin" al mtodo empleado para vincular documentos, ya
sean estos, papeles de trabajo entre s o papeles de trabajo con fuentes de informacin.
Todos los papeles que se generen en el transcurso de la evaluacin, tanto los catalogados
como borradores como aquellos con los cuales exista total conformidad por parte de las
instancias de revisin, deben ser codificados de manera que permitan su organizacin y
posterior archivo en los legajos respectivos, los cuales no son ms que conjuntos de papeles
de trabajo conformados en funcin de su uso o de la fase de la evaluacin tcnica a la que
correspondan y cuya finalidad es permitir su conservacin de manera ordenada.

SISTEMA DE ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJ02

b.
i.

Legajo de relevamiento

Se trata de un legajo que debe ser utilizado cuando esta actividad previa al proceso de la
evaluacin tcnica se lleva a efecto, debiendo contener por lo tanto, toda aquella
documentacin que se genere durante el desarrollo de sta y de las otras acciones previas.
Entre otros documentos puede contener:

Cartas de solicitud de informacin enviadas.

Formularios adjuntos a cartas de solicitud de informacin.
Programa de relevamiento.
Memorndum de designacin de funciones para los auditores gubernamentales.
Papeles explicativos de las marcas de auditora utilizadas
Sistema de codificacin utilizado.
Cuestionarios, actas, etc., generados por el auditor.
Informe de relevamiento.
Programa General de Evaluacin Tcnica.
ndice del legajo.

ii.

Legajo permanente

Debe contener informacin susceptible de ser consultada continuamente, motivo por el

cual, es deseable generar y mantener un sistema de archivo que sea capaz de proporcionar
datos tiles en todas las fases del examen y/o en futuras evaluaciones vinculadas que se
pudieran llevar a efecto; debe incluir, entre otros, informacin relativa a:

Aparte de las consideraciones sealadas en este acpite, es necesario tener presente los aspectos
referidos a la seguridad y responsabilidad de la custodia de papeles de trabajo de auditoria.

 Legislacin relacionada con la creacin y actividades del ente a cargo de la operacin,

sistema, proceso, proyecto o programa examinado, as como otras leyes y reglamentos
aplicables.
Organigrama funcional del ente sujeto de examen (actual y vigente en el perodo
evaluado).
Manuales de funciones de la entidad (actuales y los vigentes en el perodo examinado).
Convenios de financiamiento de programas o proyectos considerados.
Contratos especficos relacionados con la etapa, fase o proyecto considerado.
ndice del legajo.
Es fundamental tener presente que todos los documentos recopilados por el auditor
gubernamental, deben estar sujetos en primera instancia a una accin ordenada de
recepcin que incluya la constatacin de su "plenitud cuantitativa", es decir que se
verifique, desde el punto de vista del nmero de fojas tiles manifestado por parte de quin
lo remite, que ste se halle completo; debe verificarse adems que conste el nmero
correspondiente en cada hoja' (esto ltimo de considerrselo prctico).
En caso de que los auditores gubernamentales sean quienes realicen esta numeracin, se
recomienda que, en el extremo inferior derecho del documento y utilizando un color de
tinta diferente al del texto, empleen el mtodo que se enuncia a continuacin:
iii.

Legajo de programacin

Debe contener toda aquella informacin relativa a la fase de planificacin de la evaluacin,

tcnica motivo por el cual se constituye en una valiosa herramienta que permite a los
auditores gubernamentales conocer las estrategias, objetivos, tcnicas y procedimientos
definidos con el propsito de aplicarlos posteriormente. Entre otros puede contener
documentos tales como:
Formulario de inicio de la evaluacin tcnica.
Memorndum de designacin de funciones para los auditores gubernamentales.
Cartas de solicitud de informacin, internas y externas, que se enven durante esta fase
(modelo N 8 del anexo
Documento explicativo de las marcas adicionales de auditora utilizadas.
Sistema de codificacin utilizado.
Cuestionarios, actas, comunicaciones, tablas, grficos, textos y otros papeles generados
por el auditor gubernamental.
Formulario de ampliacin de plazo de la evaluacin (cuando sea necesario).
Programa Especfico de Evaluacin Tcnica.
Memorndum de Planificacin de la Evaluacin Tcnica.
ndice del legajo.

5/.

En un contrato que tenga 27 hojas, ellas debern estar numeradas as: 1 de 27, 2 de 27, etc.

10

iv.

Legajo corriente

En l se conservar toda la documentacin generada durante el trabaj o de campo y la

comunicacin de resultados del examen, y estar referida a:
documentos vinculados con el objeto de la evaluacin y desarrollados por parte del
personal de la entidad en atencin al pedido de los auditores gubernamentales;
documentacin recopilada por los auditores gubernamentales y que provenga de los
archivos de terceras personas;
papeles elaborados por los auditores gubernamentales; fotografas, videos o reportes
impresos en medios magnticos; etc.
Especficamente puede tratarse de:
a) Durante la ejecucin del examen o trabajo de campo
Cartas de solicitud de informacin enviadas durante esta fase.
Documento que explique marcas de auditora adicionales.
Papeles que contengan muestras seleccionadas.
Actas de reunin, medicin o constatacin.
Cuestionarios, tablas, grficos, textos, etc., preparados por los auditores gubernamentales.
Papeles generados sobre documentos de terceros.
Mapas, planos, informes de laboratorio u otros documentos preparados por terceros
(originales o copias).
Reportes de clima generados en el Servicio Nacional de Meteorologa.
Consultas legales o especializadas tramitadas al interior de la CGE.
Documentos que contengan el desarrollo de los hallazgos
Hoja de supervisin de trabajos.
Indice del legajo.
b) Durante la comunicacin de resultados
Borradores de informes tcnicos generados por los auditores gubernamentales.
Resultados de las acciones de coordinacin mantenidas con las unidades administrativas
solicitantes de los apoyos.
Informe tcnico final.
Actas de reuniones efectuadas para difundir informes.
Comentarios posteriores de los responsables de las reas sujetas a examen.
Hoja de supervisin de trabajos.

11

Legajo de resumen

v.

Su propsito es formar un compendio de la informacin significativa que se encuentra

archivada en otros legajos y que permita, a cualquier otra persona interesada, tener una
visin global respecto de los resultados del examen, comprobar el cumplimiento de las
normas de auditora gubernamental y conocer de forma sinttica los principales hallazgos
que conforman la esencia de los informes.
Para no duplicar documentacin que pudiera estar archivada en otros legajos, puede ser
recomendable incluir resmenes concisos de los hechos que requieran atencin especial,
indicando la referencia de los papeles de trabajo utilizados como base.
Es recomendable que este legajo contenga la siguiente documentacin:
Indice general de los diversos legajos.
Control de comunicaciones enviadas y recibidas durante el desarrollo de la evaluacin
Copias de los informes tcnico y de auditora (emitidos por las unidades solicitantes)
firmados por las autoridades respectivos.
ndice del legajo.
c.

CODIFICACION

E INFORMACIN

CONTENIDA

EN LOS rff

Respecto de la informacin contenida en los papeles de trabajo que conforman los diversos
legajos, conviene anotar que para obtener su mayor utilidad, es necesario incluir datos
como los que se enuncian en los acpites siguientes.

i.

Membrete general de reconocimiento

Incorpora el nombre de la subcontralora y gerencia que presta el apoyo tcnico o que

genera los papeles de trabajo; la designacin institucional de la evaluacin (nombre y
nmero incluidos en los formularios de inicio); y, el nombre del ente sujeto a examen.
Ejemplo:
Subcontraloria de Servicios Tcnicos
Gerencia de ...
Auditoria al Proyecto de Electrificacin Rural xyx
Nombre de entidad sujeto a auditoria

Debe colocarse en todos aquellos papeles preparados por el auditor, excepto en los de tipo
administrativo como formularios de inicio, de solicitud de viticos, etc.; y, tampoco en
informes tcnicos emitidos, cartas originales remitidas interna o externamente, etc.

12

ii.

Cdigo de identificacin del papel de trabajo

a) Cuando se trate de papeles relacionados con los legajos de relevamiento, programacin

o corriente, deber adoptarse el mecanismo siguiente:
V - P - C ij. k / n

La identificacin del legajo en el cual deben archivarse los documentos se atiene a las
siguientes reglas:
Se emplea la letra (V) en el caso de tratarse de documentos referidos al proceso de
relevamiento (cuando por motivos excepcionales el relevamiento se realice como una
actividad incorporada a la fase de planificacin de la evaluacin, se usar la letra P).
Se utiliza la letra (P) en el caso de tratarse de documentos que correspondan ser
archivados en el legajo de programacin.
Se usa la letra (C) en el evento de referirse a un documento que corresponda ser ubicado
en el legajo corriente.
La parte numrica del cdigo que se halla separada por puntos, y cuyos dgitos estn
representados por las letras "i.j.k", identifica la tarea del plan o programa que se est
desarrollando, en tanto que el nmero ubicado a continuacin de la lnea inclinada y
representado por la letra "n ", indica el orden secuencial del papel en el contexto del
desarrollo especfico de la citada tarea. El cdigo debe ubicarse en la parte superior derecha
y ser escrito en color rojo.
Como excepcin de este sistema de codificacin es posible mencionar el caso de:
- Otros documentos vinculados con la evaluacin, cuya generacin
cumplimiento o desarrollo de una tarea preestablecida.

no obedece al

En ellos es suficiente colocar la letra que identifica el legajo donde se lo archivar y

emplear el nmero "O.O.i/ n", cuya parte separada por puntos permite reconocer que se
trata de un P/T generado independientemente de los planes o programas aprobados, y cuyo
tercer digito, representado por la letra (i), faculta la colocacin de un nmero que
distingue a los distintos tipos de documentos que conforman este grupo.
Ejemplo:
Un primer "documento" de este tipo, generado durante el relevamiento de informacin, y
que posee dos hojas, usar los cdigos V - 0.0.111 Y V - 0.0.112.
Un segundo "documento" de este tipo, generado en el transcurso del relevamiento de
informacin, y que posea "n" hojas, emplear los cdigos V-O. 0.2/1 al V-O. 0.2/n,
inclusive.

b) Cuando se trate de papeles de trabajo relacionados con el legajo permanente o el legajo

de resumen, deber adoptarse el mecanismo siguiente:

13}

E Rj / n
La identificacin del legajo en el cual debe archivarse el documento en cuestin viene dado
por la letra (E) en el caso de que se trate de un papel de trabajo correspondiente al legajo
permanente, (R) si se trata de un documento que deba incluirse en el legajo de resumen.
El primer dgito de la parte numrica del cdigo, representado por la letra 0), permite
diferenciar los distintos papeles que pueden conformar estos archivos y agrupados de
manera separada; as por ejemplo, dentro del legajo de resumen los nmeros antes de la
lnea inclinada pueden identificar a los diversos documentos de la siguiente manera:

G = 1) Indice general de legajos.

G = 2) Notas de reuniones con gerente

a cargo del examen.

de comunicaciones cursadas.
= n) ....etctera.

G = 3) Control
G

El nmero colocado luego de la lnea inclinada, representada por la letra "n" seala el
orden secuencial de cada papel en el contexto del grupo respectivo, es decir se inicia la
cuenta en 1 e hipotticamente no existe fin.
Ejemplo:
Existen "n" hojas que constituyen ellndice General de los Legajos; entonces, si el auditor
gubernamental ha decidido que este ndice sea la "primera clase de documento" que ser
tomado en cuenta en el legajo de resumen, los cdigos a usar en estos papeles son:

R - 111, R -112 , ..., R - 11n.

iii.

Ttulo del papel de trabajo

Est directamente relacionado con la tarea que se desarrolla o, eventualmente, con un

propsito especfico complementario que se pretenda alcanzar para ese paso del programa;
debe ser escrito obligatoriamente en la parte central superior del primer papel relativo al
desarrollo de cada tarea.
Anlisis de la informacin generada por el fiscal del proyecto

El ttulo debe colocarse en todos aquellos papeles que sean preparados por el auditor
gubernamental, excepto en los de tipo administrativo como formularios de InICIO,
formularios ampliatorios, formularios de solicitud de pasajes y viticos, etc.

14

Revisado por: PMC - 14/09/00 a 15/09/00

Supervisado

por: JNJ - 16/09/00

Autor original: Arq. Jaime Mena

Ente: CONNAL
Fecha entrega: 01108/99

La identificacin de los "autores" debe colocarse en todos los papeles generados en el

transcurso de la evaluacin y ubicarse en su parte inferior izquierda; en el caso de los P/T
del legajo permanente, debe procederse as siempre que ello sea necesario y posible.
Cuando el documento haya sido elaborado utilizando procesadores de palabras u hojas
electrnicas, es deseable que se indique el nombre del FILE y la ruta de acceso respectiva,
lo cual permite ubicar el texto, tabla de datos, grfico, etc., en el respaldo magntico
correspondiente (floppy disk, disco duro o disco compacto) .

vi.

Contenido del papel de trabajo

Puede considerar (segn sea necesario):

explicacin del propsito de la elaboracin del papel (escueta pero contundente);
descripcin concisa del trabajo de auditora realizado y de los resultados obtenidos;
mtodo de muestreo empleado;
opiniones y/o comentarios resultantes del trabajo de auditora efectuado;
identificacin del perodo examinado.
Esta informacin debe colocarse en todos aquellos papeles preparados por los auditores
gubernamentales, excepto en los de tipo estrictamente administrativo como formularios
deinicio, ampliatorio s, de solicitud de viticos y pasajes, etc., y tampoco en versiones
"[males" de informes, originales de cartas remitidas interna o externamente y otros. Caso
especial es el de aquellos papeles que se generan al efectuar anlisis de las fuentes de
informacin utilizadas, y en los cuales tienen que sealarse obligatoriamente los elementos
del contenido que sean pertinentes y necesarios.

10. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA DE LOS PIT

a.

Poltica de la Contralora General del Estado

Es poltica de la Contralora General del Estado que los papeles de trabajo, como
documentos que respaldan las actividades realizadas y el informe emitido, son de su
propiedad, por este motivo, ella es la responsable de su custodia y conservacin, debiendo
complementariamente, facilitar su consulta, y evitar su sustraccin o uso indebido.
Sin embargo de lo anotado, dicha pertenencia est sujeta a las limitaciones impuestas por
las normas legales vigentes sobre la documentacin de las instituciones pblicas, las
mismas que han sido establecidas con el propsito de prevenir la revelacin indebida de

16

informacin
personas.

b.

que pudiera perjudicar los intereses del Estado y/o los derechos de las

Conservacin y proteccin

El tiempo de conservacin de los papeles de trabajo es un aspecto que est ntimamente

relacionado con las disposiciones legales que se hallan vigentes; as tenemos que:
- Tratndose de papeles de trabajo relacionados con evaluaciones en las cuales no se
establezcan responsabilidades civiles o penales definidos por la Ley N 1178, ellos deben
ser conservados un mnimo de 5 aos (plazo establecido por el Art. 1507 del Cdigo Civil
para la prescripcin comn de los derechos patrimoniales).
- En el caso de papeles de trabajo vinculados con exmenes que involucren el
establecimiento de responsabilidades, ellos debern conservarse un mnimo de 10 aos
(plazo determinado por el Art. 40 de la Ley N 1178 para la prescripcin de las acciones
legales respectivas).

c.

Proteccin de los papeles de trabajo

Estos documentos tienen que ser protegidos con la finalidad de que slo tengan acceso a.
ellos personas autorizadas y que se evite su destruccin, sustraccin o uso indebido; para
tales efectos debern mantenerse las siguientes medidas:
- Durante el desarrollo de las evaluaciones, los P/T deben estar siempre bajo control de los
auditores gubernamentales, los cuales tienen que asegurarse que los papeles no queden
expuestos al acceso de personas extraas o no autorizadas. Especial atencin se tendr con
borradores de informes, documentos internos confidenciales, etc.
- Mientras los auditores gubernamentales se encuentren en las oficinas de la institucin
sujeta a examen, los P/T debern ser mantenidos en un lugar al cual slo ellos tengan
acceso; en caso contrario deber disponerse de un mueble con las debidas seguridades.
- Los papeles de trabajo que se utilicen en las oficinas de la CGR deben ser mantenidos
bajo llave o, en su defecto, devueltos al archivo al trmino de cada jornada.
- En caso de viaje, y a menos que ellos sean muy voluminosos, los P/T debern ser
transportados personalmente por los auditores gubernamentales; de no ser eso posible, se
deber estar atento a su embarque y recepcin.
- Cada oficina debe contar con un lugar adecuado para archivar papeles de trabajo que no
sean utilizados, el acceso a ese sitio debe ser controlado por personal designado para su

17

custodia y control, quienes debern llevar un registro de los documentos almacenados

los retiros y devoluciones efectuadas.

y de

- Una vez emitidos los informes, los papeles de trabajo deben ser remitidos a la Unidad
Funcional que requiri el apoyo especializado.
d.

Confdencialidad de los papeles de trabajo

Si bien los papeles de trabajo, conjuntamente con los informes emitidos por la Contralora
General del Estado, se convierten en documentos pblicos, su carcter confidencial radica
en el hecho. de que su contenido no puede ser divulgado o transmitido bajo ningn
concepto, en tanto el informe respectivo no haya sido publicado y difundido, o mientras el
correspondiente proceso de aclaracin no haya concluido satisfactoriamente.
e.

Acceso a los papeles de trabajo

En atencin al principio de transparencia con el cual debe ser encarado el control

gubernamental, toda documentacin que sustente los informes emitidos son papeles de
dominio pblico, es decir, toda persona que acredite un legtimo inters puede tener acceso
a consulta o revisin de la misma.
Sern los ejecutivos responsables de las evaluaciones practicadas quienes definan el tipo de
informacin o documentacin que se pondr a disposicin en cada caso especfico,
teniendo en cuenta adems una serie de consideraciones, limitaciones y procedimientos
administrativos particulares.
Las personas que pueden tener acceso a los papeles de trabajo, son:
Firmas privadas de auditoria o profesionales independientes con contratos de auditoria
externa gubernamental.
Servidores pblicos responsables de las reas examinadas
entidades que hay;an sido auditadas.

y/o funcionarios

de las

Auditores internos de las instituciones sujetas a evaluacin o Servidores de la CGR no

vinculados con la evaluacin a la que se refieren los PITo
Destinatarios "especiales" de los informes (miembros del Congreso Nacional, Director
General de Impuestos Internos, Director General de Aduanas, etc.)

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