Crear cuadro combinado en una celda:

1.
2.
3.
4.

Datos.
Validacin de datos.
Donde pone permitir, seleccionar lista.
Donde pone origen, introducir los elementos de la lista separados por ;

Para borrar el cuadro combinado anterior:

1.
2.
3.
4.

Ponerse en la celda.
Datos.
Validacin de datos.
Borrar todos.

Para poner formato condicional a un conjunto de celdas:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Inicio
Formato condicional.
Nueva regla.
Seleccionamos la segunda opcin.
Establecemos la condicin del formato.
Botn Formato.
Aplicamos el formato de fuente, borde o relleno que queremos y aceptar.

Para cambiar o eliminar un formato condicional:

1.
2.
3.
4.

Seleccionamos el rango.
Inicio.
Formato condicional.
Administrar reglas.

Para eliminar datos duplicados:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Selecciono el rango de celdas.

Datos.
Quitar duplicados.
Marcamos la opcin continuar con la seleccin actual.
Boton quitar duplicados.
Desactivamos la columna que sobre.

Controlar introduccin de datos:

1.
2.
3.
4.
5.

Seleccionar el rango.
Validacin de datos.
Permitir-> nmero entero.
Entre (introducir condicin de validacin).
Min-Max (en las pestaas mensaje entrante y mensaje de error se puede introducir
texto de ayuda y de advertencia).

Alfredo Surez Felgueroso

Para visualizar las formulas de la hoja de calculo:

1. Formulas.
2. Mostrar formulas.
3. Imprimir hoja de clculo en una nica hoja DIN A4.
Para crear un nombre de rango:
1. Seleccionar la celda que quiero nombrar y la celda que contiene el texto que voy a
utilizar como nombre.
2. Frmulas.
3. Crear desde la seleccin.
4. Aceptar.
Para eliminar un nombre de rango:
1.
2.
3.
4.
5.

Formulas.
Administrador de nombres.
Seleccionar el nombre a borrar.
Eliminar.
Aceptar.

NOTA: Si se borra un nombre de rango que este siendo utilizado en una formula, esta dar
un resultado de error.
Para clasificar una tabla:
1. Situarse en cualquier valor del campo por el que se quiere ordenar.
2. Datos.
3. Pulsar el icono AZ o ZA (Ascendente o descendente).
Para ordenar una tabla por ms de un campo:
1.
2.
3.
4.
5.

Click en cualquier lugar de la tabla.

Inicio.
Ordenar y filtrar.
Orden personalizado.
Seleccionar los campos por los que se quiere clasificar.

Alfredo Surez Felgueroso

Subtotales:
La tabla tiene que estar obligatoriamente clasificada por el campo por el que se desea
agrupar.
Por ejemplo, si te piden el total de sueldos por categora, la tabla ha de ser ordenada
previamente por categora.
1. Datos.
2. Subtotal.
3. Donde pone por cada cambio de seleccionar el campo por el que se desea
agrupar.
4. Donde pone para usar funcin seleccionar la operacin a realizar.
5. Donde pone agregar subtotal a seleccionar el campo que se quiere calcular.
Filtros automticos:
Permiten filtrar los registros de una tabla en funcin de una o ms condiciones.
1. Situarse sobre cualquier nombre de campo.
2. Datos.
3. Filtro.
Filtros avanzados:
Permiten copiar en otra parte de la hoja de clculo los registros que cumplan la o las
condiciones. En estos filtros aparecen dos tipos de rango, el rango de lista y el rango de
criterio.
El rango de lista, son las celdas donde estn los datos originales incluyendo la fila que
contiene los nombres de campo.
El rango de criterio, est formado como mnimo por dos celdas, una con el nombre del
campo por el cual vamos a establecer la condicin y otra justo debajo de la anterior con el
valor de la condicin, normalmente estas dos celdas se suelen poner un par de filas ms
abajo del ltimo registro del rango de lista, una vez introducido el rango de criterios
damos los siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.

Click en mitad del rango de lista.

Datos.
Filtro avanzado.
Seleccionar copiar a otro lugar.
Donde pone rango de lista, seleccionar sino lo estuviera la tabla con los datos
originales.
6. Donde pone rango de criterios, seleccionar las dos celdas que acabamos de
escribir.
7. Donde pone copiar a hacemos click en la celda a partir de la cual se quieren
copiar registros.

Alfredo Surez Felgueroso

Opciones de los filtros avanzados:

Si se quiere establecer ms de una condicin y ambas de obligado cumplimiento el rango
de criterio estar formado como mnimo por cuatro celdas dispuestas de la siguiente
forma:
DEPARTAMENTO

LOCALIDAD

CONTABILIDAD

OVIEDO

Si queremos que la condicin sea un valor u otro el rango de criterio estar formado por
tres celdas:
DEPARTAMENTO
CONTABILIDAD
LABORAL
Cuando utilizamos dos campos y nos vale el valor de cualquiera de los dos el criterio
estar formado por seis celda dispuestas as:
LOCALIDAD

DEPARTAMENTO

OVIEDO

CONTABILIDAD

Si trabajamos con condiciones de tipo texto, podemos utilizar el asterisco como carcter
comodn:
APELLIDO
Gar*
Para convertir un rango en una tabla:
1.
2.
3.
4.
5.

Seleccionar cualquier celda del rango.

Inicio.
Dar formato como tabla.
Seleccionar el estilo que se le quiere aplicar.
Seleccionar el rango de celdas si no lo estuviera seleccionado.

Alfredo Surez Felgueroso

Para convertir una tabla en rango:

1. Botn derecho sobre la tabla.
2. Tabla.
3. Convertir en rango.
Para realizar cambios fila-columna:
Usar copiar-transponer.
Miguel

Jos

Miguel
Jos

Tablas dinmicas:
Cambian los resultados de una tabla en funcin de las selecciones que se hagan en ella, en
una tabla dinmica hay cuatro secciones:
1. Filtro de informe, donde se colocara el campo de mayor jerarqua.
2. Rotulo de fila y/o rotulo de columna, donde se colocaran los campos de una
jerarqua anterior.
3. Seccin valores, donde se colocan los campos que se quiere calcular.
Para crear una tabla dinmica:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Insertar.
Insertar tabla dinmica.
Tabla dinmica.
Seleccionar la tabla original entera.
Donde pone ubicacin, hacer click en la celda donde se quiere colocar.
En la parte derecha, aparecen los campos de la tabla y las secciones, arrastrar cada
campo a la seccin que se quiere que ocupe.

Para actualizar una tabla dinmica:

1. Que no se olvide que el nuevo registro tiene que estar insertado dentro de la tabla
original (entre 2 registros existentes).
2. Pulsar el botn derecho sobre cualquier parte de la tabla dinmica.
3. Actualizar.
Para borrar una tabla dinmica:
Seleccionar todo y suprimir.
Alfredo Surez Felgueroso

Para proteger una hoja de clculo:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Seleccionar las celdas que NO! se quiere proteger.

Inicio.
Widget del grupo Nmero (flechita inferior derecha del grupo nmero).
Proteger.
Bloqueada.
Aceptar.
Revisar.
Proteger Hoja.
Aceptar.

Para desproteger una hoja de clculo:

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Revisar.
Desproteger Hoja.
Seleccionamos el rango que antes habamos desbloqueado.
Inicio.
Widget de nmero.
Proteger.
Marcar la casilla bloqueada.

Para aadir un comentario a una celda:

1.
2.
3.
4.

Situarse en la celda.
Revisar.
Nuevo comentario.
Escribir el texto.

Para modificar o eliminar el comentario:

1. Situarse en la celda con comentario.
2. Botn derecho.
3. Modificar o eliminar comentario.
Para auditar las formulas (saber que celdas dependen o preceden de esa celda):
1. Nos situamos en la celda con la formula.
2. Formulas.
3. Rastrear precedentes o rastrear dependientes.
Para vincular un libro: insertar un enlace:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nos situamos en la posicin donde queremos insertar el vinculo.

Insertar.
Hipervnculo.
Donde pone texto, escribimos uno descriptivo.
Hacemos doble click sobre el libro a vincular.
Aceptar.

Alfredo Surez Felgueroso

HERRAMIENTAS DE ANALISIS DE DATOS (Y SI)

Hay varias herramientas de anlisis:
1. Tabla de una entrada. Permite visualizar los resultados de una formula en funcin
de los distintos valores que pueda tomar una variable (una celda que usemos en la
formula).
2. Tabla de dos entradas. Igual que la anterior pero se pueden manejar dos variables
distintas.
3. Escenarios. Permite manejar multitud de variables mostrando los resultados
directamente en la misma hoja de clculo.
4. Bsqueda de objetivos. Al contrario que los tres anteriores, el programa calcula
que valor tendra que tener la variable para alcanzar el resultado requerido.
Para crear una tabla de una entrada:
1. En una celda en blanco se introduce la formula cuyo resultado va a cambiar
dependiendo de la variable. TRUCO: Si la formula ya esta introducida en otra celda,
se pone (=B4), siendo B4 la celda donde se encuentra la formula.
2. En la celda inferior izquierda se introduce el primer valor de la variable.
3. Debajo de la anterior se van introduciendo el resto de los valores de la variable.
4. Seleccionar el rango que ocupan esos datos.
5. Datos.
6. Anlisis Y SI.
7. Tabla de datos.
8. Donde pone celda de entrada columna hacer click en la celda que contiene el
valor original de la variable que estamos manejando.
Para crear una tabla de dos entradas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

En una celda en blanco introducir la formula (o TRUCO).

Justo a la derecha introducir los distintos valores de una de las dos variables
Justo debajo los distintos valores de la otra variable.
Seleccionamos todo el rango.
Datos.
Anlisis Y SI.
Tabla de datos.
En la celda de entrada fila hacer click en la celda que contiene el valor original de la
variable que hemos puesto a la derecha de la formula.
9. En la celda de entrada columna hacer click en la celda que contiene el valor
original de la otra variable.

Alfredo Surez Felgueroso

Para crear un escenario:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Datos.
Anlisis Y SI.
Escenarios.
Agregar.
Dar nombre al escenario.
Donde pone celdas cambiantes seleccionar las celdas donde estn todas las
variables que se quieren manejar.
7. Introducir los valores de cada una de las variables.
8. Aceptar.
Nota: es aconsejable crear un escenario con los datos originales.
Para visualizar los resultados de los escenarios basta con ir al Administrador de
escenarios seleccionar el elegido, y pulsar Mostrar.
Para crear una hoja resumen de todos los escenarios:
1. Administrador de escenarios.
2. Botn Resumen.
3. Donde pone celdas de resultado seleccionar las celdas donde estn los resultados
que van a cambiar en funcin de las variables de los escenarios.
Bsqueda de objetivos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Datos.
Anlisis Y SI.
Buscar objetivo.
Donde pone definir la celda hacer click en la celda de resultado.
Donde pone con el valor escribir el resultado que se quiere.
Donde pone para cambiar la celda hacer click en la celda donde esta el valor de la
variable que se quiere obtener.

Alfredo Surez Felgueroso

MACROS
Una macro es una secuencia de acciones que se ejecutaran una detrs de otra. Se suelen
hacer las macros para automatizar tareas repetitivas. Para poder crear una macro hay que
habilitar en la cinta de opciones la ficha programador, para ello ir a:
1.
2.
3.
4.

Botn de Office.
Opciones de Excel.
Ms frecuentes.
Activar la opcin mostrar ficha programador en la cinta opciones.

Para grabar una macro:

1.
2.
3.
4.

Programador.
Grabar macro.
Dar nombre a la macro (sin espacios en blanco).
Ejecutar todos los pasos que se quieren automatizar como lo haramos
normalmente.
Nota: es recomendable que a la hora de crear una macro, se apunten los
pasos que se quieren grabar en un papel, para realizarlos bien, ya que si no,
la macro grabara todos los pasos que se den, tanto acertados como
incorrectos.
5. Cuando se termine pulsar la opcin detener la grabacin.
Para asignar una macro a un botn de comando:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Programador.
Insertar.
Hacer clic en el primer icono de la seccin controles de formulario.
Dibujar un rectngulo en la posicin en la cual queremos colocar el botn.
Seleccionar la macro que se quiere asignar al botn.
Aceptar.
Cambiar el texto del botn, por uno ms descriptivo.
Hacer click fuera del rectngulo.

Para borrar una macro:

1.
2.
3.
4.

Programador.
Macros.
Seleccionarla.
Eliminar.

Para eliminar un botn de comando:

1. Botn derecho del ratn, sobre el botn.
2. Escape.
3. Suprimir.
Cuando un libro tiene una macro no se puede guardar como un libro normal, habra que
seleccionar guardarlo como libro de Excel habilitado para macros.
Alfredo Surez Felgueroso

La extensin de los libros con macros es:.xlsm

Siempre que se abra un libro con macros el programa dar una advertencia de seguridad,
para que la macro funcione habr que pulsar el botn opciones activando a continuacin
donde pone habilitar este contenido.

Alfredo Surez Felgueroso

10

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

FUNCION DIAS360

=DIAS (CELDA; HOY ())/365

*poner resultado en formato general antes de dividir entre 365

LA FUNCION MES DEVUELVE EL NUMERO DE MES DE UNA FECHA

FUNCION FIN.MES
Calcula el ltimo da del mes de una fecha determinada

=FIN.MES (FECHA; MESES)

FECHA es la fecha de la cual quiero calcular el ltimo da del mes
MESES es el nmero de meses anteriores o posteriores a la fecha en cuestin. si pongo un
1; nos devolver la fecha del mes siguiente al de la fecha, si pones 0, devuelve el ultimo da
del mes de la fecha, y si pones un -1 de vuelve el ultimo da del mes anterior a la fecha.
FUNCION HOY
Te devuelve la fecha del da en que estas.

FUNCION AHORA
Te devuelve la hora y el da.

Alfredo Surez Felgueroso

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FUNCIONES FINANCIERAS
FUNCION: PAGO
Pertenece a la categora de funciones financieras y calcula la cuota de un prstamo. Su
sintaxis es:

=PAGO (TASA; NPER; VA)

TASA es el resultado de dividir el inters entre los pagos al ao.
NPER es el resultado de multiplicar los pagos al ao por la duracin en aos.
VA es el importe solictado de prstamo.

FUNCION: PAGO. INT .ENTRE

Calcula los intereses pagados entre dos periodos

=PAGO.INT.ENTRE (TASA; NPER; VA; PERIODO INICIAL; PERIODO

FINAL; TIPO)
TASA es el resultado de dividir el inters entre los pagos al ao.
NPER es el resultado de multiplicar los pagos al ao por la duracin en aos.
VA es el importe solicitado.
PERIODO INICIAL y PERIODO FINAL son los periodos entre los cuales queremos calcular
el inters que estamos pagando.
TIPO tendr los valores 0 o 1. El cero para crditos postpagables, uno para prstamos
prepagables. Pagar el da 31 de mes, postpagables, y el da 1, prepagables.

FUNCION: PAGO.PRINC.ENTRE
Calcula el capital devuelto entre dos periodos.

=PAGO.PRINC.ENTRE (TASA; NPER; VA; PERIODOINICIAL; PERIODO

FINAL; TIPO)
FUNCION: PAGO.INT
Calcula lo que se paga de inters en un momento concreto.

=PAGOINT (TASA; PERIODO; NPER; VA)

TASA, NPER Y VA, es como siempre.
Alfredo Surez Felgueroso

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PERIODO es el periodo concreto del cual queremos calcular el inters.

FUNCION: PAGOPRIN
Calculo el principal pagado en un momento o periodo concreto de la vida del prstamo.

=PAGOPRIN (TASA; PERIODO; NPER; VA)

*Igual que en PAGOINT.

Alfredo Surez Felgueroso

13

FUNCIONES LOGICAS
FUNCION SI

=SI (CONDICION; VERDAD; FALSO)

CONDICION es la condicin a partir de la cual se hallara el resultado de la funcin.
VERDAD es el valor que quedara en la celda si se cumple la condicin impuesta
FALSO es el valor que quedara en la celda si no se cumple la condicin impuesta.
*Si la condicin son letras han de ir entrecomilladas, con nmeros no.

FUNCION Y
*Permite expresar hasta 256 condiciones.

=Y (CONDICION1; CONDICION2;..; CONDICION256)

Todas las condiciones han de cumplirse
Utilizada por si misma solo devuelve dos valores: verdadero o falso.
La funcin Y se puede integrar como una condicin de la funcin si.

FUNCION O
Nos permite expresar hasta 256 condiciones pero basta con que e cumpla cualquiera de
ellas

=0(CONDICION1; CONDICION2;.; CONDICION256)

Devuelve dos valores: verdadero o falso.
Se puede integrar funciones Y-O en funcin SI.
Ejemplo: Y (D4>5; E4>1000)*O (F4=OVIEDO; F4=GIJON)
Para separarlas usar un asterisco*

FUNCION SI CON MULTIPLES VARIABLES

=SI (B4=1;ENERO; SI (B4=2;FEBRERO); SI (B4=3;MARZO)))

Alfredo Surez Felgueroso

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FUNCIONCONTAR.SI
Cuenta el nmero de celdas que cumplen la condicin, pertenece a la categora de
estadsticas y su sintaxis es:

=CONTAR.SI (RANGO; CRITERIO)

RANGO es la columna donde estn los datos que quiero contar
CRITERIO es la condicin.

FUNCION SUMAR.SI
Suma las celdas que cumplan una determinada condicin, y su sintaxis es:

=SUMAR.SI (RANGO; CRITERIO; RANGO DE SUMA)

RANGO es la columna donde est la condicin.
CRITERIO es el valor de la condicin.
RANGO DE SUMA es la columna cuyos datos quiero sumar.

FUNCION CONTARA
Cuenta el nmero de celdas no vacas

=CONTARA (RANGO)
FUNCION BDEXTRAER
Pertenece a la categora de base de datos y extrae de una tabla el registro que cumpla la
condicin.

=BDEXTRAER (BASE DE DATOS; NOMBRE DE CAMPO; CRITERIO)

BASE DE DATOS es la tabla original Entera, incluyendo los nombres de campo.
NOMBRE DE CAMPO es la celda de la tabla original donde est el nombre del campo cuyo
valor queremos extraer.
CRITERIO son dos celdas, una con el nombre del campo por el cual vamos a establecer la
condicin de extraccin y otra con el valor de esa condicin.

Alfredo Surez Felgueroso

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FUNCION: BUSCARV
Busca en una base de datos el registro que cumpla una condicin.

=BUSCARV (VALOR BUSCADO; MATRIZ BUSCAR EN; INDICADOR DE

COLUMNA; ORDENADO)
VALOR BUSCADO es la celda donde est la condicin.
MATRIZ BUSCAR EN es donde estn los registros originales (tabla original), excluyendo la
fila de rtulos.
INDICADOR DE COLUMNA es la posicin que ocupa en la tabla original el campo cuyo
valor que queremos extraer o buscar.
ORDENADO siempre escribimos FALSO.
Para poder utilizar la funcin BUSCARV se tienen que dar dos condiciones:
1.-Que la condicin este en la primera columna de la tabla.
2.- Que la tabla este ordenada por ese campo.

FUNCION: SUMAR.SI.CONJUNTO
Nos permite sumar un conjunto de celdas en funcin de ms de una condicin.

=SUMAR.SI.CONJUNTO (RANGO; RANGO CRITERIO 1; CRITERIO 1;

RANGO CRITERIO 2; CRITERIO 2)
RANGO son las celdas que quiero sumar
RANGO DE CRITERIO1 es la columna donde esta la primera condicin
CRITERIO1 es la condicin.

Alfredo Surez Felgueroso

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