Contenido

1.

Qu es una tabla dinmica?...................................................................1

2.

Funcionamiento de las tablas dinmicas..................................................2

3.

Cmo crear una tabla dinmica...............................................................5

4.

Partes de una tabla dinmica...................................................................8

5.

Dar formato a una tabla dinmica...........................................................9

6.

Formato de valores en una tabla dinmica............................................11

7.

Filtrar una tabla dinmica......................................................................13

8.

Segmentacin de datos en tablas dinmicas.........................................14

9.

Modificar campos de una tabla dinmica...............................................16

10.

Modificar el tipo de clculo de una tabla dinmica.............................19

11.

Crear un grfico dinmico...................................................................20

12.

Mover un grfico dinmico.................................................................22

13.

Cambiar origen de datos de una tabla dinmica................................23

TABLAS DINMICAS DE EXCEL

tablas pivote por su nombre en ingls (pivot tables).

1. Qu es una tabla dinmica?
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel,
pero tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se
sienten intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de
utilizar una gran herramienta de Excel.
Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes
cantidades de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes
columnas que formarn el reporte.
Reportes flexibles
Es verdad que puedes formar muy buenos reportes con lo que ya sabes de
Excel, pero imagina la siguiente situacin. Ya has creado un gran reporte
que compara el total de ventas en las diferentes regiones del pas, pero
ahora tus superiores han pedido que hagas otro reporte que compare las
ventas de cada regin con los tipos de productos vendidos. Y por si fuera
poco, despus de terminar el segundo reporte, te piden un tercero para
comparar las ventas de los productos pero ahora por cada ciudad del pas.
Es muy probable que tengas que empezar desde cero para crear los nuevos
reportes.
Afortunadamente Excel tiene la funcionalidad de tablas dinmicas que
ayuda a resolver este problema. Al utilizar una tabla dinmica podrs
crear los reportes sin escribir una sola frmula, pero lo ms notable ser que
podrs arreglar el reporte de una manera dinmica de acuerdo a tus
necesidades.
El verdadero problema de las tablas dinmicas
Muchos usuarios de Excel evitan el uso de las tablas dinmicas porque
parecieran muy complicadas a primera vista. Aunque las tablas dinmicas
pueden parecer desafiantes, la realidad es que el problema radica en que
muy pocas veces se explican adecuadamente. En varias ocasiones he ledo
libros o tutoriales en Internet que utilizan trminos como Anlisis
multidimensional, que aunque es un concepto importante, el presentar
este tema a un principiante con este lenguaje solo lo intimidar desde un
principio.
A partir de hoy iniciar con una serie de artculos que hablarn sobre tablas
dinmicas. Mi objetivo es presentarlas con un lenguaje sencillo de manera
que puedas entender fcilmente y pronto puedas utilizar adecuadamente
esta caracterstica de Excel que te har ms productivo.

2. Funcionamiento de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para poder obtener la informacin que
necesitamos. En esta ocasin explicar el funcionamiento bsico de una
tabla dinmica.
Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin
sobre las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna
con los productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las
ventas correspondientes para cada ciudad.

Te han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de

ventas por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas
para cada ciudad y sumar las ventas de cada producto para obtener el

reporte. En lugar de utilizar frmulas podemos utilizar una tabla

dinmica para obtener el resultado deseado. Una tabla dinmica nos
permite hacer una comparacin entre diferentes columnas de una tabla.
Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla

de datos que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de
nuestra tabla dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la
columna de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo
para especificar las columnas de la tabla dinmica.

Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern

calculados y resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para

cada combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que
quiero transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten
elegir entre todas las columnas de una tabla de datos y hacer
comparaciones entre ellas para poder realizar un buen anlisis de la
informacin.

En la siguiente publicacin tomaremos este mismo ejemplo pero ahora

hacindolo con Excel para dejar claro el concepto.

3. Cmo crear una tabla dinmica

Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de
cambiar dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las
columnas o filas de la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de
cmo crearlas.
Crear una tabla dinmica en Excel 2010
Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar
en la nueva tabla dinmica.

Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del

grupo Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario

podrs ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la

tabla dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic
en el botn Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la

parte derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos
secciones, primero la lista de todos los campos de los cuales podremos

elegir y por debajo una zona a donde arrastraremos los campos que darn
forma al reporte ya sea como columna, fila, valor o como un filtro.
Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea
correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior,
colocar como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad.
Finalmente como valores colocar el campo Ventas.

De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y

la tabla dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la
siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera
fcil y sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden
elaborar tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis
profundo de la informacin.

4. Partes de una tabla dinmica

Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es
conveniente detenerse un momento para conocer las partes que la
componen y comprender el funcionamiento de cada una de ellas.
Partes de una tabla dinmica en Excel
Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte
derecha de la hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas
donde podemos arrastrar dichos campos. Estas reas denotan cada una de
las partes de una tabla dinmica.

Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn

filtros para la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir
la informacin que ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los
que se pueden hacer entre las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se

mostrarn como columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de

la tabla dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la

tabla dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla
dinmica cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan
solo especificar las columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una
herramienta para mejorar el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

5. Dar formato a una tabla dinmica

Una vez que has creado una tabla dinmica, Excel permite aplicarle formato
fcilmente como si fuera una tabla de datos. La ficha Diseo incluye
comandos especiales para aplicar formato a una tabla dinmica.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la
tabla dinmica para que se muestre.

Esta ficha est dividida en tres grupos.

Diseo. Este grupo permite agregar subtotales y totales generales a

la tabla dinmica as como modificar aspectos bsicos de diseo.

Opciones de estilo de tabla dinmica. Las opciones de este grupo

permiten restringir la seleccin de estilos que se muestran en el
grupo que se encuentra justo a su derecha. Es decir, si seleccionas la
opcin Filas con bandas, entonces se mostrarn a la derecha los

estilos que tienen filas con bandas.

Estilos de tabla dinmica. Muestra la galera de estilos que se

pueden aplicar a la tabla dinmica. Con tan slo hacer clic sobre el
estilo deseado se aplicar sobre la
tabla.

Puedes hacer clic en el botn Ms del grupo Estilos de tabla

dinmica para ver todos los estilos disponibles. Con tan slo elegir alguno
de los estilos se aplicar inmediatamente a la tabla dinmica.

6. Formato de valores en una tabla dinmica

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores
agrupados de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de
nmero adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:
Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del reaValores.

Del men mostrado debes seleccionar la opcin Configuracin de campo

de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo Configuracin de campo de valor.

Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro

de dilogo Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato
deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato

se aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

7. Filtrar una tabla dinmica

Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de
una tabla dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera
predeterminada en el reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de
fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser

resumida y solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla
dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono

predeterminado para indicar que ese campo est siendo actualmente
filtrado.

Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer
clic en el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar instantneamente los valores de la tabla

dinmica. Solamente haz clic sobre el botn de Etiquetas de fila o Etiquetas
de columna y elige la opcin Ordenar de A a Z o la opcin Ordenar de Z a A.

8. Segmentacin de datos en tablas dinmicas

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva
caracterstica de Excel 2010 que permite hacer un filtrado de los datos
dentro de una tabla dinmica. De esta manera puedes filtrar fcilmente la
informacin por ms de una columna.
En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica
y posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar
debers hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

En este cuadro debers seleccionar los campos que deseas utilizar como
filtros en la tabla dinmica y Excel colocar un filtro para cada campo
seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla dinmica es suficiente con hacer clic

sobre cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de acuerdo a las opciones

seleccionadas. Para mostrar de nuevo toda la informacin puedes hacer clic
en el botn Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior derecha
de cada panel.

Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla

dinmica, lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

9. Modificar campos de una tabla dinmica

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel
permite cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y
reestructurar la informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.
Lista de campos de una tabla dinmica
Las modificaciones las haremos en la Lista de campos de la tabla
dinmica que se encuentra en la parte derecha de la pantalla. Esta lista se
mostrar con tan solo hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica.

Si por alguna razn esta lista de campos no aparece en tu libro de Excel,

debes activarla con el comando Lista de campo que se encuentra dentro
del grupo Mostrar de la ficha Opciones.

Quitar un campo de una tabla dinmica

Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y
cuando el puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del
ratn para eliminar el campo. Otra manera de eliminar el campo es
haciendo clic sobre l y seleccionar la opcin Quitar campo.

Mover un campo de una tabla dinmica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente
arrstralo de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las
opciones de men que permiten mover el campo a cualquiera de las reas
disponibles: Mover al filtro de informe, Mover a rtulos de fila, Mover
a rtulos de columna o Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las columnas por filas y
viceversa.
Nuevo campo en una tabla dinmica
Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista
de campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de
seleccin del campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas
predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento de anlisis de informacin de Excel

muy poderoso y esa fortaleza proviene de la facilidad que provee para
manipular la informacin de acuerdo a tus necesidades.

10. Modificar el tipo de clculo de una tabla

dinmica
De manera predeterminada Excel utiliza la funcin SUMA al momento de
crear los totales y subtotales de los valores de una tabla dinmica sin
embargo es probable que necesites utilizar alguna otra funcin diferente
como el promedio o la cuenta de elementos.
Para cambiar la funcin que se utiliza en los valores resumidos debes hacer
clic sobre el campo de valor y seleccionar la opcin de
men Configuracin de campo de valor:

En el cuadro de dilogo mostrado podrs cambiar la funcin que deseas

utilizar:

Los valores disponibles son los siguientes:

Cuenta. Contabiliza el nmero de registros. stas es la opcin

predeterminada si el campo es de tipo texto (en lugar de la Suma).

Promedio. Obtiene el promedio de los elementos.

Mx. Obtiene el valor numrico ms alto.

Mn. Obtiene el valor numrico ms bajo.

Producto. Multiplica todos los valores numricos de ese campo, si

existe algn campo de texto ser ignorado.

Contar nmeros. Obtiene el nmero de registros con valor

numrico.

Desvest. Obtiene la desviacin estndar.

Desvestp. Obtiene la desviacin estndar en funcin de la poblacin.

Var. Calcula la varianza de una muestra.

Varp. Calcula la varianza en funcin de la poblacin.

Al aceptar los cambios Excel aplicar de inmediato el nuevo tipo de clculo

seleccionado.

11. Crear un grfico dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una
tabla dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro
sobre la informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la
comprensin de los datos de una tabla dinmica.
Cmo crear un grfico dinmico en Excel
Para crear un grfico dinmico debes hacer clic sobre cualquier celda de la
tabla dinmica que servir como base del grfico y posteriormente hacer

clic sobre el comando Grfico dinmico que se encuentra dentro del grupo
Herramientas de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs

seleccionar el tipo de grfico que deseas utilizar.

Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la

hoja de trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar
algn filtro sobre la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de

filtrado que aparecen dentro del grfico dinmico:

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar

la tecla Suprimir.

12. Mover un grfico dinmico

Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia
hoja de Excel para poder trabajar con l de manera independiente e
inclusive aplicar algn estilo y formato personalizado.
Mover un grfico dinmico a otra hoja
Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente
seleccionar el comando Mover grficoque se encuentre en el grupo
Ubicacin dentro de la ficha Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una

nueva hoja donde ser colocado.

Modificar el estilo de un grfico dinmico

Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su
ubicacin original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha
Diseo, Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para

seleccionar un nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la
ficha Presentacin podrs personalizar an ms el grfico dinmico
agregando ttulos, rtulos de eje y leyendas. Finalmente la ficha Formato
permitir refinar los estilos de forma del grfico creado.

13. Cambiar origen de datos de una tabla dinmica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya
cambiado de ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu
tabla dinmica. A continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el
origen de los datos.

Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen

de datos que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla

dinmica el cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los
datos de la tabla dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos

que has especificado.