Doc 9761

ICAO CDIGO de APROVISIONAMIENTO

Aprobado por el Secretario General

y publicado bajo su autoridad

19 agosto 2013

ORGANIZACIN de AVIACIN CIVIL INTERNACIONAL

RCORD DE ENMIENDAS
Enmienda
Nm.

Prrafo(s)
Enmendado

2; 6; 8;11

Fecha
Introducido
19 agosto 2013

(ii)

Introducido
Por
PRO

MESA DE CONTENIDOS

Pgina
Artculo 1.

Principios generales para el aprovisionamiento de equipamiento, suministros y servicios ....1

Artculo 2.

Tablero de contratos........................................................................................................2

Artculo 3.

Planificacin de aprovisionamiento..................................................................................3

Artculo 4.

El Requisar.....................................................................................................................3

Artculo 5.

Roster De proveedores.................................................................................................... 4

Artculo 6.

Solicitation.....................................................................................................................4

Artculo 7.

Evaluacin tcnica y comercial........................................................................................5

Artculo 8.

Autoridades de aprobacin y proceso............................................................................... 6

Artculo 9.

Autoridades de fichaje contractual................................................................................... 7

Artculo 10. Administracin/de contrato de la orden de compra y administracin .................................. 8

Artculo 11. Venta, eliminacin y escribiendo fuera de equipamiento y suministra .................................9
Artculo 12. Acceso a informacin de aprovisionamiento.................................................................... 9

______________________

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1.7 La autoridad para procurar incluye la autoridad para identificar proveedores potenciales; para
invitar ofertas y menciones; para negociar con los proveedores recomendables en la base de
ICAO General
Plazos y Condiciones, as como de pre-estableci especificaciones; y para otorgar contratos.
La autoridad para procurar tambin incluye la autoridad para enmendar cualquier contrato
de existir.

1.8 Cualquier miembro de personal que introduce a un acuerdo contractual sin la autoridad
escrita apropiada bajo este Cdigo puede ser aguantada personalmente propenso para las
consecuencias financieras de tal un arreglo.
1.9 El valor de dlar refiri a en este Cdigo de Aprovisionamiento corresponde a dlares de
Estados Unidos para aprovisionamientos de campo y dlares canadienses para
aprovisionamientos de programa regular.
1.10 Allotment Titulares en Sedes y en las Oficinas Regionales, as como el personal de
proyecto del campo autoriz por D/TCB, tiene, tema a las provisiones de este Cdigo,
autoridad delegada para procurar bienes y/o los servicios proporcionaron el valor del
aprovisionamiento no supera $10 000 por orden de compra. Contratos mltiples con el
mismo proveedor, para la misma categora de bueno y/o servicio, no ser establecido con el
propsito de superar la autoridad concedida en este prrafo. El allotment titulares en Sedes y
en las Oficinas Regionales, as como el personal de proyecto del campo autoriz por
D/TCB, tiene la responsabilidad de proporcionar a C/PRO, en una base anual, dato
coyuntural en tales aprovisionamientos para sumisin al ICAO Tablero de Contratos.
1.11 Aprovisionamientos, otro que compras de dinero para gastos menores, ser llevado a cabo
mediante una orden de compra o contrato escrito por separado como apropiado. Para ICAO
aprovisionamientos de Sede hasta $1 000, una orden de compra formal no es requerida. El pago
ser efectuado por ALETA contra una factura aquello ha sido certificado y firmado por el
allotment titular.

1.12 Memoranda De Comprensivo (MOUs) o los arreglos similares no tendran que incluir la
provisin de bienes o servicios a ICAO a cambio para pago por ICAO. Tener que ICAO
tener un requisito para bienes o servicios para pago, tal requisito ser conocido siguiendo
ICAO reglas de Aprovisionamiento.
Artculo 2
TABLERO de CONTRATOS
2.1 El Tablero de Contratos est establecido en ICAO para examinar y proporcionar
recomendaciones a D/TCB y el Secretario General en aprovisionamientos y enmiendas
posibles a anteriormente aprob contratos y acuerdos de acuerdo con Artculo 8 de este
Cdigo.
2.2 La funcin del Tablero de Contratos, cuando un comit independiente y objetivo, es para
proporcionar descuido global del proceso de aprovisionamiento y para revisar
aprovisionamientos con el propsito de asegurar que el ICAO procedimientos de
aprovisionamiento han sido seguidos con respetar al solicitation proceso, evaluacin y
seleccin del proveedor recomendable, incluyendo la determinacin de fuente nica, si
cualquiera. El Tablero de Contratos tambin revisin y proporcionar recomendaciones para
outsourced servicios as como contratos que generan ingresos. El Tablero de Contrato
revisar todos los aprovisionamientos por encima del lmite indicaron debajo Artculo 8.1

de este Cdigo. Sin limitativo la generalidad del forgoing, el Tablero de Contratos revisar
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Aquello:
La sumisin de Tablero de los Contratos est firmada por C/PRO y D/TCB;
El apropiado solicitation el mtodo ha sido seleccionado tan por Artculo 6 de este
Cdigo;
La oferta era pblicamente anunciada en ICAO sitio web;
Determinacin de fuente nica, si aplicable, es correctamente justificado con forma
acompaanta duly firm;
Las evaluaciones han sido llevadas a cabo de acuerdo con Artculo 7, duly firmado y ms
all aprobado por C/PRO.
2.3 Para actuar su funcin, el Tablero de Contratos ser proporcionado con la documentacin de
apoyo necesaria. La Seccin de Aprovisionamiento asegurar que la sumisin es completa,
aprobado por C/PRO y que representa un resumen autntico y cuidadoso de los aspectos
pertinentes del aprovisionamiento propuesto.
2.4 El Tablero de Contratos ser comprendido de tres miembros como sigue:
Presidente: Director de Asuntos Legales y Agencia de Relaciones Externas, o un alternar
designado por el Secretario General
Miembros: Director, Agencia de Navegacin del Aire o Agencia de Transporte de Aire de
Director o Director de Administracin y Agencia de Servicios; el
Director que participa en el Tablero de Contratos no ser el para de quin
unidad organizativa el aprovisionamiento est siendo efectu;
Jefe, Rama de Finanza.
2.5 C/PRO ser el Secretario del Tablero de Contratos.
2.6 Los miembros del Tablero de Contratos pueden designar agentes sniors en sus agencias
cuando alterna para actuar sus funciones. Cualesquiera alternan tendr comercial,
experiencia financiera o legal, u otras cualificaciones pertinentes que incluyen
cualificaciones en aprovisionamiento.
2.7 El Presidente del Tablero de Contratos puede, en su/su discrecin, o a la recomendacin de
miembros de Tablero de los Contratos o el Secretario, convene una reunin fsica del Tablero de
Contratos y pedir el attendance, en una capacidad aconsejable, de otros agentes o miembros de
personal; aun as, las reuniones fsicas son obligatorias para aprovisionamientos en sobrantes de
$3 000 000. Las recomendaciones del Tablero de Contratos sern documentadas en la forma de
la sumisin de Tablero de los Contratos, duly firmado y archivado en un formato apropiado en la
Seccin de Aprovisionamiento.

Artculo 3
PLANIFICACIN de APROVISIONAMIENTO
3.1 ICAO allotment Los titulares y personal de proyecto de campo autorizado tienen que,
basados en el aprobados allotment para el ao venidero, plan el aprovisionamiento de
equipamiento importante, suministros y servicios. Planes de aprovisionamiento , a la
extensin posible, ser entregado a C/PRO ningn ms tardo que 31 enero cada ao. Los
requisitos no identificados en el plan de aprovisionamiento anual tendra que ser trado a la
atencin de C/PRO sin retraso.
3.2 El plan de aprovisionamiento anual entregado por allotment titulares/personal de proyecto de
campo autorizado

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Ser utilizado por C/PRO para arreglar las acciones de aprovisionamiento en el ms

costados-manera eficaz para la Organizacin.
Artculo 4
EL REQUISAR
4.1 El requisar es el documento fundamental en la base del cual la Seccin de
Aprovisionamiento llevar a cabo el aprovisionamiento. El requisar est aprobado por el
pertinente allotment titular en respeto del presupuesto de programa regular y por otro
personal de proyecto de campo pertinente que ha sido autorizado en escribir para cometer
fondos en respeto del Tcnico Co-Programa de operacin.
4.2 Cada cual requisa contendr:
a) Una descripcin completa del equipamiento, suministros o servicios para ser procurados,
apoyados, cuando proceda, por especificaciones tcnicas, puntos de consulta y otra
informacin crtica pertinente al aprovisionamiento propuesto sin la necesidad de referir
a cualquier otra fuente de informacin;
b) Cdigo de proyecto y trabajo y centro costados nmeros de orden;
c) Estimacin de precio basada en el conocimiento mejor de la oficina de requisar.
4.3 El allotment titular/personal de proyecto de campo autorizado tendr la responsabilidad para
asegurar que los fondos cuando puestos adelante en el requisar es disponible o que el gasto
para iniciar el aprovisionamiento est autorizado por un agente designado.
4.4 C/PRO poder, cuando proceda, y en colaboracin con el allotment titular/personal de
proyecto de campo autorizado, proponer una revisin al contenido del requisar para asegurar
que el aprovisionamiento sirve los intereses mejores del usuario de fin. Justificacin para la
revisin del requisa ser correctamente document.
Artculo 5
ROSTER DE PROVEEDORES
5.1 Un roster de los proveedores potenciales sern establecidos y mantenidos por el Tcnicos
Co-Agencia de operacin para facilitar la recopilacin de postores' listas para competitivos
tendering.
5.2 Solicitantes para el proveedor roster tendr la posibilidad para registrar a travs del ICAO
sitio web. ICAO Reserva el correcto de descalificar proveedores y excluirles del roster
debajo definido condiciona cul ser publicado en el ICAO sitio web.
5.3 Toda informacin de proveedor y la documentacin sern utilizadas por ICAO para
propsitos internos slo. Estados de miembro pueden ser proporcionados con una lista de
proveedores de su Declara quines han sido incluidos en el roster.
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Artculo 6
SOLICITATION
6.1 Excepta tan estipulado en prrafo 6.6, el premio de contratos para equipamiento, los
suministros y los servicios sern hechos en la base de procedimientos competitivos formales
cuando puestos adelante en este Cdigo. Peticiones para la mencin o la oferta sellada sern
emitidas en una base internacional o local, teniendo en cuenta fuentes posibles de
aprovisionamiento y eficacia costada de implementacin de proyecto.
6.2 Dos tipos de solicitation los documentos sern utilizados para los aprovisionamientos que
dependen, inter alia, en los umbrales monetarios, concretamente:
a) La peticin para mencin ser utilizada para el aprovisionamiento de equipamiento,
suministros y servicios de un estimados valora no superando $100 000 por
aprovisionamiento o para aprovisionamiento de Fuente nica.
b) La peticin para oferta sellada ser utilizada para el aprovisionamiento de equipamiento,
suministros o servicios habiendo un valor total de $100 000 o ms.
6.3 Todo aprovisionamientos competitivos por encima de $10 000 ser anunciado en ICAO
sitio web y por otro medio cundo apropiado.
6.4 Sell las ofertas sern entregadas a travs de ICAO sitio web y ser abierto slo por la
persona responsable designada en la Agencia de Administracin y Servicios (ADB). Copias
duras de la informacin tcnica tambin puede ser requerida y tendra que ser enviado a
ICAO Registro Central antes de la fecha de encierro, indicando el nmero de referencia
tierno sellado. Tasando o la informacin financiera proporcion directamente a cualquier
ICAO miembro de personal antes de la fecha de encierro automticamente descalificar el
proveedor del ejercicio tierno.
6.5 Cundo circunstancias as que requiere, C/PRO puede extender la fecha lmite para el recibo
de las ofertas y esta extensin sern publicadas en el ICAO sitio web.
6.6 rdenes de compra/de contratos pueden ser otorgadas o emitidas en una base de fuente
nica proporcion:
a) El valor del aprovisionamiento es bajo $5 000; o
b) hay no mercado competitivo para el requisito, como donde un monopolio existe, donde
los precios estn fijados por legislacin o control de gobierno, o donde el requisito
implica un producto propietario o servicio; o
c) Hay una necesidad de estandarizar este requisito, o donde para razones tcnicas,
compatibilidad con otros sistemas o el equipamiento es esenciales; o
d) Las ofertas para servicios y productos idnticos han sido obtenidas competitivamente
dentro de los ltimos tres meses, y los precios y las condiciones ofrecieron quedar
competitivo; o
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e) El anterior solicitation estuvo completado menos de seis meses ms tempranos y no

proporcion resultado satisfactorio; o
f) El orden es para ser colocado con la ONU proveedor recomendable quin ofrece
preferencia tasando de acuerdo con la ONU Listas de Equipamiento Estandarizado; o
g)

hay un genuino exigency para el requisito. Un exigency est definido como un

excepcional obligando y necesidad emergente, no resultando de administracin o
planificacin pobres, o de preocupaciones sobre la disponibilidad de fondos, aquello
dirigir a dao serio, prdida o dao a personas si no dirigidos inmediatamente; o

h) Cundo el contrato de aprovisionamiento propuesto es el resultado de co-operacin con

otras organizaciones del sistema de Naciones Unidas. O
i)

C/PRO ha determinado que formal solicitation no dar resultados satisfactorios.

6.7 Las justificaciones para aprovisionamientos de fuente nica se tienen que mantener en
escribir y aprobado por C/PRO o, para aprovisionamientos bajo $10 000, por el allotment
titular.
Artculo 7
EVALUACIN TCNICA Y COMERCIAL
7.1 Habr una evaluacin tcnica y comercial de todas las menciones y las ofertas recibieron
en competitivos o aprovisionamientos de fuente nica.
7.2 La base del proceso de evaluacin es a:
a) Comparar las ofertas recibieron con el ICAO especificaciones tcnicas y asegurar que
todo pretendi requisitos funcionales y operacionales del equipamiento y/o los servicios
estn conocidos;
b) Evaluar el reasonableness del precio y conformidad con ICAO Plazos Generales y
Condiciones;
c) Evaluar la integridad financiera y estando del proveedor recomendable y/o la capacidad
de entregar los bienes y/o servicios como tendered.
7.3 La evaluacin de las propuestas tiernas ser actuada por un asesor adecuadamente cualificado e
independiente bajo el guiaje del agente tcnico, o por la oficina de requisar/proyecto. El Jefe de
la Seccin de Aprovisionamiento validar y aprobar o rehusar la evaluacin para todos los
aprovisionamientos en sobrantes de $10 000. El reclutamiento del asesor externo , a la extensin
posible, excluir candidatos de aquellos Estados que entregan propuestas tiernas.

7.4 Las personas que conducen la evaluacin no tiene que ser en cualquier conflicto de
situacin de inters, y mosto as que atestigua para cada aprovisionamiento.

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7.5 Una evaluacin tcnica puede ser waived para fuera-el-partes de balda, partes de sobra, libros y
manuales.

7.6 Si ningn acuerdo puede ser logrado con el contrato cliente/Estatal con respecto a la
evaluacin llevada a cabo por ICAO, entonces ICAO no proceder ms all con el
aprovisionamiento. Los fondos correspondientes sern regresados al cliente, con
consideracin prevista a ICAO costes para el proceso de aprovisionamiento. Otherwise, una
vez la aprobacin de la clienta est recibida, la negociacin o proceso de premio pueden
comenzar.
7.7 Si, a raz de la evaluacin, est identificado que hay una necesidad para ajustamientos
cuantitativos o tcnicos menores, correspondiendo las negociaciones con el postor
seleccionado pueden ser emprendidas y el resumen de estas negociaciones, junto con una
explicacin de cualesquier ajustamientos en precio, ser colocado en el archivo de
aprovisionamiento apropiado. En ningn caso el resultado de negociaciones en un cambio
al ranking del proveedor seleccionado.
7.8 Los contratos para equipamiento sern otorgados al proveedor quin entrega el ms bajotasado, tcnicamente oferta aceptable y conoce todas otras condiciones especificaron en el
solicitation documento. Los contratos para servicios sern otorgados al proveedor quin
entrega el valor mejor para propuesta de dinero y conoce todas otras condiciones
especificaron en el solicitation documento. La base en qu una conclusin est hecha para
otorgar o recomendar un premio de contrato ser correctamente grabado en escribir en el
archivo de aprovisionamiento respectivo.
Artculo 8
AUTORIDADES de APROBACIN Y PROCESO
8.1 Todos los aprovisionamientos tienen que ser aprobados por la Autoridad de Aprobacin
designada con anterioridad a issuance de un contrato/de orden de compra, o su enmienda,
cometiendo la Organizacin a una obligacin contractual. Para el propsito de este Cdigo, las
Autoridades de Aprobacin designadas son como sigue:

Valor de aprovisionamiento
Un
) $200,000 y encima, incluyendo suela
Fuente de $50 000 y encima
Hasta $199 999, incluyendo fuente
b) nica
Hasta $49 999
d) Hasta $10 000

Autoridad designada
Secretario General, a recomendacin
Del Tablero de Contratos
Allotment Titular
Allotment Titular/proyecto de campo
autorizado
Personal (cuando autoriz debajo Artculo
1.10)

8.2 Cundo necesario, el Secretario General, D/TCB y/o C/PRO puede rehusar todas las ofertas
o las menciones recibieron para un aprovisionamiento por cancelar el proceso de seleccin
y, segn el caso, posteriormente invitando ofertas competitivas nuevas o menciones para el
mismo aprovisionamiento bajo especificaciones revisadas y/o condiciones cuando proceda.
La anulacin del proceso de seleccin ser publicada en el ICAO sitio web.
8.3 Los contratos o las rdenes de compra no sern emitidos a proveedores sin la certificacin previa

de disponibilidad de fondos por ALETA a travs del ICAO sistema financiero as como
aprobacin por el

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allotment Titular o el pertinente Tcnico Co-agente de operacin que atestigua que la

obligacin propuesta es en acuerdo con los propsitos del programa aprobado o proyecto.
8.4 Cundo un compromiso contractual es en una moneda otro que la moneda de presupuesto,
D/TCB puede pedir C/ALETA para comprar tales monedas cuando considerados necesarios
de financiar contratos o rdenes de compra concretos.
8.5 Contratos/de rdenes de compra incluirn ICAO est aprobado Condiciones y Plazos
Generales. Cualesquier desviaciones significativas de ICAO est aprobado Condiciones y
Plazos Generales sern revisados y aclarados por LEB antes del asunto del contrato u orden
de compra.
8.6 Contratos para outsourced servicios como, pero no limitados a, viaje, entrega de correo,
seguridad, cafeteria y catering, la carga que enva y construyendo el mantenimiento puede
ser otorgado para un periodo inicial de hasta dos aos con la posibilidad de extensin para
un periodo ms lejano de dos aos.
8.7 Cundo est planeado para extender un contrato para outsourced servicios allende el periodo
contractual inicial de dos aos, al menos tres meses con anterioridad al expiry del contrato, el
responsable allotment el titular completar una revisin comprensible de los servicios, el
rendimiento del contratista y el mercado de prevalecer condiciones para el tipo de servicios. La
revisin ser correctamente documentada y entregado a aquellos autorizado para hacer
aprovisionamientos con una recomendacin cuando a si o no el contrato tendra que ser
extendido. La extensin del contrato ser subject al mismo proceso de aprobacin como contrato
nuevo.

8.8 De todas formas dnde el precio de contrato final, o un aumento de precio que resulta de un
orden de cambio, supera el valor aprobado por el design las autoridades especificaron en
Artculo 8.1 encima, por 10 por cntimo o $100 000, whichever es menos, con anterioridad
a issuance de la orden de compra, contrato u orden de cambio, la circunstancia que da el
aumento al aumento ser entregado para aprobacin al apropiado design las autoridades
basaron en el precio final (Secretario General, Allotment titulares).
Artculo 9
AUTORIDADES de FICHAJE CONTRACTUAL
9.1 La autoridad para firmar rdenes de compra/de contratos, incluyendo aquellos
recomendables por el Tablero de Contratos y aprobado por el Secretario General o allotment
los titulares sern delegados a Jefe, Seccin de Aprovisionamiento y aquellos especificados
en prrafo 1.10. Jefe, Seccin de Aprovisionamiento y el allotment los titulares pueden
designar agentes alternativos en sus secciones para firmar rdenes de compra/de contratos
en su behalf en un umbral monetario predeterminado.
9.2 La lista de alterna quines estn autorizados para firmar contratos/de rdenes de compra y
sus umbrales monetarios sern aprobados por D/TCB y proporcionados a ALETA y EAO.
Firmas de espcimen original para aquellos autorizados para firmar cualquier
documento/legal financiero ser archivo continuado en la Rama de Finanza.

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9.3 Para contratos/de rdenes de compra en un valor ms grande que $5 000 000, los
contratos/de rdenes de compra sern countersigned por D/TCB.
Artculo 10
ADMINISTRACIN/de CONTRATO de la ORDEN DE COMPRA
Y ADMINISTRACIN
10.1 La aceptacin de la orden de compra formar un contrato obligatorio, con el fichaje de
proveedor y regresando el firmado acknowledgement seccin de forma de la orden de
compra o entregando los bienes y/o servicios de acuerdo con el tiempo de entrega
especificado indicado en la orden de compra.
10.2 El otorgando de un contrato ser considerado completo una vez el contrato ha sido
firmado por el contratista e ICAO. El fichaje del contrato y la orden de compra asociada
para propsitos de contabilidad interna puede ser arreglada en la misma fecha mientras
disponibilidad de fondos tan por prrafo 8.3 ha sido establecido.
10.3 Administracin y administracin de un proyecto de aprovisionamiento y controlando del
rendimiento de un contratista ser actuado por la Seccin de Aprovisionamiento en
cooperacin con el allotment titular y/o el personal de proyecto de campo autorizado. La
administracin de la orden de compra/de contrato cubrir todas las acciones necesarias para
el control, ejecucin y conclusin del aprovisionamiento.
10.4 rdenes de compra/de contratos normalmente proporcionarn para pago una vez los
bienes han sido recibidos y aceptados y/o servicios rendered. Cundo los intereses de ICAO
as que requiere, rdenes de compra/ de contratos pueden proporcionar para un pago de
avance, el cual tiene que normalmente no superar 40 por cntimo del precio/de orden de
compra del contrato. Todos adelantan los pagos sern asegurados por una garanta emitida
por un banco reconocido o institucin financiera en una forma aprobada por ALETA, en
consulta con LEB como apropiado.
10.5 Recibo de bienes y/o servicios, o consecucin de un hito contractual asociado con un
pago, ser confirmado por el requisitioner, usuario de fin o personal de aprovisionamiento,
tan apropiado, y enviado a ALETA. El pago de todas las facturas ser revisado y efectuado
por ALETA.
Artculo 11
VENTA DE EQUIPAMIENTO Y SUMINISTROS
11.1 La venta de equipamiento obsoleto y suministra escrito-fuera o propuesto para ser
escrito-fuera ser arreglado por PRO en la base de una invitacin de propuestas de
compradores potenciales y de acuerdo con estableci procedimientos.

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Artculo 12
ACCESO A INFORMACIN de APROVISIONAMIENTO
12.1 Informacin de aprovisionamiento puede ser proporcionada a entidades externas en una
necesidad-a-saber base, con consideracin prevista a ICAO estado.

FIN

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