Libros de contabilidad

CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma
clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronolgico (de fechas).
Desde el punto de vista virtual, es el formato electrnico que permite registrar las transacciones de un
agente

econmico

en

lnea

(on

line),

para

facilitar

la evaluacin de

los

agentes

de supervisin y control contable, tributario y financiero.

CLASIFICACIN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:
Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y, Desde el punto de vista tcnico

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:

Es la clasificacin establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y,
Libros Voluntarios
OBJETIVO
Dar a conocer los documentos y libros contables que sern utilizados en el Sistema de
Contabilidad Gubernamental.
FINALIDAD
Establecer la continuidad de la utilizacin de los documentos fuente y Libros Contables Principales y
Auxiliares acordes con el Nuevo Plan Contable del Sistema de Contabilidad Gubernamental, a fin de
tener una informacin suficientemente clara y detallada que sustentan los Estados Financieros y
Presupuestarios que muestran la real situacin financiera de cada entidad.

LIBROS OBLIGATORIOS:

Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, segn el cdigo de
comercio en su artculo 33, son los siguientes:

Libro de Inventarios y Balances

Libro Diario

Libro Mayor

Libro Caja y bancos

Libro de Registro de Ventas

Registro de Compras

Libro de Planilla electrnica.

Libro registro de activos.

Libro de Actas (para las sociedades)

Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS:
Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas
de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y segn las necesidades de la misma.
El cdigo de comercio en su artculo 34 determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

Libro de Registro de Mercaderas de Krdex

Libro de Registro de Clientes o Deudores

Libro de Registro de Proveedores

Libro de Registro de Letras por Cobrar

Libros de Registro de Letras por Pagar

Libro de Bancos

Libros de Caja Chica

Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA

TECNICO:
Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

LIBROS PRINCIPALES:
Son aquellos que tienen carcter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son:

Libro de Inventarios y Balance

Libro Diario.

Libro Mayor

LIBROS AUXILIARES:
Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que despus de cumplir su cometido,
se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los
mencionados en la clasificacin legal, a excepcin de los indicados como los libros Principales.
DOCUMENTOS FUENTE
1.1 rea de Bienes

 Orden de Compra - Gua de Internamiento

Orden de Servicios
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Inventario Fsico Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 001

Existencias Valoradas de Almacn

Control Visible de Almacn

DOCUMENTOS CONTABLES
Orden de Compra - Gua de Internamiento
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de entrada al Almacn

rea de Fondos
Recibo de Ingresos
Papeleta de depsitos
Nota de cargo
Nota de abono
Comprobantes de pago
Planillas de Haberes y Pensiones
Valorizacin de Obra
Otros

rea de Presupuesto
Los documentos que sustenten las operaciones contables de bienes, servicios y
de fondos servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda.

rea de Operaciones complementarias

Los documentos que se utilizan en las reas antes referidas, tambin son documentos
fuente de esta rea, adems otros documentos tales como Resoluciones,
Declaraciones Juradas, Contratos, Cartas Fianza, etc.
2. Libros contables principales y auxiliares que deben llevar las entidades del
Sector Pblico
Los Organismos del Sector Pblico Nacional, excepto Empresas Pblicas continuarn
registrando sus operaciones en los libros contables que a continuacin se indican:
PRINCIPALES
Libro Inventarios y Balances
Libro Diario
Libro Mayor
AUXILIARES
Caja
Libro Bancos (Por cada una de las cuentas o sub-cuentas corrientes)
Registro de Ventas
Registro de Compras
Registro de Fondos para Pagos en Efectivo
Y otros que requiera la entidad, de acuerdo a sus necesidades

Conformacin de los Libros

Principales
inventarios y Balances
El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus
operaciones el mismo que revelar: Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 001

La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e inmuebles,
mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad.
La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las
tuviere, y que formen el pasivo de la Entidad.
Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el
patrimonio con que inicia su gestin.
La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario
Final y Balance General de su Gestin.
Este libro ser de foliacin simple.
Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a
otra entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos.

Libro Diario
El libro Diario ser de foliacin simple y contendr en cada folio el movimiento diario del
debe y del haber.

Libro Mayor
En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario.

Auxiliares
Caja.- Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario.
Registro de Ventas.
Registro de Compras.
Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin
del Fondo para Pagos en Efectivo".
Bancos.- se deber aperturar por cada cuenta corriente
El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse
en el formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de
Ventas y el de Compras.
En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar,
Anticipos Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; stos registros
debern tener una informacin mas detallada para facilitar su anlisis.
En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma
individual por cada bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones
y mejoras, ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin.

Foliacin de los Libros de contabilidad

CONCEPTO:
Desde el punto de vista tradicional, es el nmero pequeo que se coloca en la parte superior de cada una
de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de otra manera, folio, es la pgina del libro de
contabilidad.

CLASE DE FOLIACION:
Desde el punto de vista tradicional, la foliacin de un libro de contabilidad puede ser de dos clases:
Foliacin Simple y Foliacin Doble

a) Foliacin Simple.- Es cuando los folios se repiten una sola vez. Ejem: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son
libros de filiacin simple: el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balances.

b) Foliacin Doble.- Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente al otro.
Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc. Son libros de foliacin doble: el Libro Mayor y el Libro Caja.
Desde el punto de vista electrnico, informtico o virtual la foliacin es nica (simple). El formato
electrnico permite registrar muchos datos en forma horizontal, lo que facilita una mayor utilidad para los
libros contables.

Aspecto legal de los Libros de contabilidad

Para que un libro de contabilidad tenga carcter legal, es necesario que sea legalizado ante el Notario
Pblico o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.

PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

a) En la apertura del negocio: sesenta das

b) Para el canje de libros:

15 das para el registro de ventas y el registro de compras

30 das para los dems libros.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

En los libros de Contabilidad esta prohibido:

Borrar

Mancharlo

Romperlo

Mutilarlo

Dejar espacios en blanco

Alterar el orden de los folios

Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos

Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas