Proyecto de Compras

PROYECTO DE MEJORA
PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

ALSTOM TLS ESPAA
CAROLINA MARTINEZ
LUISA CAROLINA NIO
CARLOS DOMINGUEZ
TUTORA. ESTHER TOLEDO
MASTER GESTION DE CALIDAD Y EXCELENCIA EMPRESARIAL

EOI ESCUELA DE NEGOCIOS
25 DE JUNIO DE 2008
INDICE
1. INTRODUCCIN ___________________________________________________ 1
1.1 OBJETO ______________________________________________________________ 1
1.2 ALCANCE ____________________________________________________________ 1
1.3 PERSONAS IMPLICADAS ______________________________________________ 2
1.4 PROGRAMA DE TRABAJO_____________________________________________ 2
2. GLOSARIO ________________________________________________________ 3
3. DESARROLLO _____________________________________________________ 4
3.1 HOMOLOGACIN PROVEEDORES: Situacin y diagnstico ________________ 4
3.2 DISCREPANCIAS ENTRE PROCESOS ___________________________________ 5
3.3 PROCESO DE COMPRAS ______________________________________________ 8
3.4 FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS_______________________________ 10
3.5 INDICADORES _______________________________________________________ 11
3.6 PROBLEMAS PERCIBIDOS EN EL PROCESO DE COMPRAS Y PROPUESTAS
DE MEJORA ____________________________________________________________ 16
3.7 Problemas percibidos en el proceso de compras y propuestas de mejora ________ 27
4. CONCLUSIONES _________________________________________________ 29
Mejora del Proceso de Gestin de Compras
1. INTRODUCCIN
1.1 OBJETO
El objeto del presente proyecto es la utilizacin de las tcnicas y el
conocimiento desarrollado en el Master de Calidad y Excelencia Empresarial
para la mejora del proceso de Gestin de Compras de Alstom TLS Espaa
como contribucin a la revisin y mejora de procedimientos de la empresa.
El proceso de Gestin de Compras es relevante a nivel de cadena de valor
de la empresa ya que interviene en los procesos de mantenimiento, renovacin
y reparacin de componentes de vehculos ferroviarios.
1.2 ALCANCE
El proceso de Gestin de Compras que se estudia hace referencia a los
suministros de productos y servicios con incidencia directa en la calidad de los
trabajos realizados por Alstom TLS para sus clientes en mantenimiento,
renovacin y reparacin de componentes de vehculos ferroviarios.
Se excluyen de este procedimiento aquellas compras o subcontrataciones
relativas a:
Venta de Repuestos
Material de oficina
Gestin de viajes
Alquileres
Servicios de mensajera
1.3 PERSONAS IMPLICADAS
Responsable de Materiales
Director de Sourcing
Jefe de Almacn
Jefes de Proyecto
Compradores
Responsable Produccin
Directora calidad
1.4 PROGRAMA DE TRABAJO

1.4.1 Reunin inicial con Direccin de Calidad de ALSTOM Espaa
Delimitacin del estudio: Objetivos y plazos
1.4.2 Auditora interna instalaciones de ASLTOM en Cerro Negro
Acompaamiento a la direccin de calidad de ALSTOM Espaa en
su auditora de las instalaciones de Cerro Negro, donde se prest
especial atencin a todos los procesos relacionados con el
Procedimiento de Compras.
Entrevista con Jefe de Materiales de Instalaciones de Cerro Negro
Entrevista con Director de Sourcing de ALSTOM Espaa.
1.4.3 Visita a los talleres de ALSTOM en La Sagra (Toledo), dentro del
programa lectivo del Master.
1.4.4 Reunin extraordinaria con Director de Sourcing de ALSTOM Espaa
2. GLOSARIO
a. RAILSYS: Sistema de informacin de consulta y gestin de compras
b. TLS: Transport Life Services
c. US: Proyecto Urbanos y Suburbanos
d. GL: Proyecto Grandes Lneas
e. GI:
Cdigo correspondiente a los requerimientos de calidad de los

materiales
f. PROPUESTA DE COMPRA: Documento generado en Railsys por los

solicitantes de materiales con el cual se inicia el proceso de
compra.
g. QCD: Quality Cost Delivery, aspectos sobre los cuales se realiza la
evaluacin de proveedores (calidad, costo y plazo).
3. DESARROLLO
De forma perifrica al anlisis del proceso de compras de ALSTOM
Espaa, el grupo de trabajo de EOI ha tratado dos cuestiones relacionadas con
el mismo pero que no se adscriben estrictamente al propio proceso: La
Homologacin de Proveedores y la existencia de discrepancias entre los
procedimientos segn el proyecto en el que se aplique.
Se dar comienzo a la descripcin del desarrollo del trabajo por estos
dos temas concretos:
3.1 HOMOLOGACIN PROVEEDORES: Situacin y diagnstico

Actualmente el Departamento de Compras est realizando pedidos de
material a proveedores cuya homologacin no est actualizada. Hoy en da, la
lista de proveedores homologados es proporcionada por el departamento de
Ingeniera en formato papel, lo que requiere mayor tiempo de revisin por parte
de los compradores. Sin embargo, dicha lista no se encuentra siempre
actualizada, permitiendo que los compradores puedan acceder mediante el
sistema a solicitar material a estos proveedores, siendo esta falta de bloqueo
en el sistema una de las causas del problema y a la vez una de las soluciones.
A pesar de ser Ingeniera y Calidad los departamentos que homologan a estos
proveedores, es el departamento de finanzas quien finalmente introduce a esos
proveedores en el sistema, por lo que sera este departamento quien debera
introducir una fecha de bloqueo en el sistema en el da en el que la
homologacin a este proveedor caduque. A su vez se tendra que pasar dicha
informacin a los departamentos afectados de modo que se le haga saber
tambin al proveedor de esta situacin, para que ste enve los informes
pertinentes a fin de actualizar su homologacin.
Otra de las causas por las que los proveedores no homologados o con
homologacin caducada siguen dados de alta en la base de datos, es la falta
de apertura de No Conformidades o Informes de Rechazos. En los materiales
que se reciben en almacn esta carencia de buena documentacin de No
Conformidades, repercute en las puntuaciones de QCD (Coste, Calidad,
Precio) del proveedor, lo que impide tener un seguimiento continuo de estos
valores y finalmente un seguimiento de los proveedores.
Por ltimo, Alstom TSL, debe incorporar en su documentacin los
nuevos requerimientos corporativos, de modo que tengan una documentacin
unificada.
3.2 DISCREPANCIAS ENTRE PROCESOS

La revisin de todos los procesos de ALSTOM Espaa relacionados con
las compras, en pos de encontrar evidencias de qu actividades o procesos
concretos puedan estar ralentizando los plazos de los mismos tiene una de sus
ramificaciones en este apartado: Ciertos procedimientos se ven variados en
funcin de a qu proyecto corresponde (Grandes Lneas -GL- o Urbanos y
Suburbanos -US-); a este respecto la tarea es estudiar si es necesario que
estos procesos se vean cambiados, con lo que ello implica.
El detenido estudio de los procesos relacionados con las compras y el
manejo de materiales ha mostrado que el procedimiento donde se encuentran
variaciones ms significativas es el correspondiente a la Gestin de Almacn.
En el mismo se han encontrado las siguientes discrepancias:
Apartado 3.1.3 Materiales reparados internamente
a. En Grandes Lneas (GL) los materiales son entregados a almacn con una
Ficha de Intervencin y en Urbanos y Suburbanos (US) con una Ficha de
Reparacin.
b. En GL, almacn llena un Parte de Recepcin de Material cuando el material

es conforme y en US simplemente se cambia el estado de la pieza en Railsys
de 'sometida a control' a 'conforme'.
c. En GL almacn enva al responsable de piezas sometidas a control copia de
la Ficha de Intervencin, Ficha de control/Bono de trabajo y de la Ficha de
Intervencin-Verificacin y ste le da de alta en Railsys como pieza til, en US
lo hace el almacenero directamente.
Apartado 3.1.4. Material No Conforme procedente del tren
En GL dicho material es identificado con una etiqueta amarilla al ser

desmontado del Vehculo ferroviario, en US con una cruz.
Apartado 3.2.1. reas de Almacenamiento - Material Conforme
a. En US el material conforme se identifica con una etiqueta que se encuentra

en su ubicacin, si se trata de un material sin ubicacin determinada en la zona
de material conforme, el material se identifica al igual que GL mediante una
etiqueta de identificacin.
b. Existe un rea de Materiales en trnsito para los proyectos US, pero no se
menciona en el procedimiento si existe un rea similar en GL.
Apartado 3.2.2. Etiquetas de identificacin en almacenes GL
En GL se hace una identificacin del estado o resultado de la Inspeccin de

Recepcin mediante discos de colores sobre la etiqueta, pero no se menciona
el procedimiento en US.
Apartado 3.2.3. Identificacin de las Piezas sometidas a control
En Proyectos GL se enva al cliente si ste la solicita, copia de la Ficha de

Seguimiento cuando las piezas sometidas a control son suministradas por el
cliente.
Apartado 3.4.1. Despacho de material al taller
Cuando no hay material disponible en el almacn, el personal de almacn de

US puede realizar una solicitud de material, en GL almacn comunica al taller
para que ste realice la solicitud de material.
Apartado 3.4.2. Envo de material al exterior
En mantenimiento de proyectos US es posible trasladar material a otro centro

diferente al almacn de origen.
Una vez localizadas las presentes discrepancias, la siguiente accin a
tomar es analizar la utilidad o no de las mismas, es decir, si estn justificadas
por la naturaleza de sus procedimientos y si se podra unificar el proceso con
ambos tipos de proyectos, con las ventajas que ello podra conllevar.
Una vez comentados el alcance y las consecuencias del estudio de los dos
apartados anteriores, este escrito se centra en el desglose del proceso de
compras de ALSTOM, para tratar de encontrar las actividades del mismo que
hacen que sus indicadores (sobretodo los temporales) no sean satisfactorios en
lo que se refiere a su relacin con los objetivos de calidad de ALSTOM Espaa.
3.3 PROCESO DE COMPRAS

El proceso de compras se inicia a partir de una necesidad de materiales
desde almacn, en caso de rotura de stock, de Produccin o de Ingeniera en
caso de reparaciones o renovaciones para el desarrollo ptimo de su trabajo.
A partir de una necesidad de compra se cumplimenta una Propuesta de
Compra por parte del solicitante y la libera en el sistema informtico Railsys.
El responsable de materiales analiza la propuesta de acuerdo a si existe
pedido en curso de dicho material y si es necesario, modifica la propuesta.
Seguidamente asigna un comprador para dicha compra y este se encarga de
contactar a los proveedores previamente homologados en el caso de
materiales crticos o evaluados financieramente en los casos que se requiera;
enva documentacin pertinente y recepciona por lo menos tres ofertas de
parte de los proveedores para evaluarlas y seleccionarlas.
Si es posible establecer un acuerdo marco se firma un contrato
especificando todas las condiciones de cantidades y entregas, de lo contrario,
se prepara un pedido de compra.
Luego archiva las ofertas en un dossier y pasa el pedido al ciclo de
aprobacin por los responsables determinados como jefes de proyecto,
responsable de materiales, director de Sourcing y director general. Cuando el
pedido est totalmente aprobado, se enva a los proveedores realizando un
seguimiento adecuado, de tal forma que si existen cambios en los pedidos se
comuniquen oportunamente a los proveedores, logrando que se cumplan los
plazos previamente anunciados por ellos.
Cuando el pedido llega a almacn, el responsable debe verificar que las
condiciones y requisitos de calidad, si los hay, se cumplan y de procesar no
conformidades e informes de rechazos, de ser necesario, con el fin de tener
registros y fundamentos para evaluar peridicamente a los proveedores en

calidad, costo y plazo.
Finalmente, el pedido se registra en Railsys.
A continuacin, en el apartado 3. 4 se puede ver grficamente, en forma
de flujograma, el proceso descrito.
3.4 FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS
10
3.5 INDICADORES
Todo proceso de una empresa, para poderse mejorar, ha de ser capaz
de facilitar al analista u observador una serie de indicadores numricos que le
permitan a ste comparar datos objetivos y, sobre los mismos, tratar de tomar
decisiones de mejora que vengan a confirmar o rebatir las decisiones que en
uno u otro sentido se han tomado.
En el caso del proceso de compras de ALSTOM Espaa, el equipo de
trabajo de EOI, a la vista del procedimiento de calidad correspondiente, defini
unos indicadores deseables para medir el proceso en cada una de sus fases.
Estos indicadores fueron facilitados a la Direccin de Sourcing, que colabor en
la obtencin de los datos correspondientes o, en su defecto, de datos que
pudiesen complementar o sustituir aquellos que se haban descrito.
El resultado figura en la siguiente tabla:
NOMBRE
DESCRIPCIN
% de propuestas de compras que
MOD PC
son modificadas por el jefe de

materiales antes de ser asignadas a
El sistema carece de
esta informacin.
-
Estimado en 30 / 50 %
Estimado en 90 %
% de pedidos que se tramitan sin
2006/07: 25%
propuesta de compra
2007/08: 15%
un comprador.
% pedidos enviados a
PAD
MEDICIN ACTUAL
proveedores sin finalizar ciclo de

aprobacin
% de pedidos rechazados por el
RECHA
almacn una vez entregados por el

proveedor
PSP
11
Tiempo total del proceso de
TT
32, 42 das
Tiempo medio que est el pedido
Estimado por equipo de
en el ciclo de aprobacin
compras: 5/6 das.
Tiempo desde que se debe
Marzo 08: 35 %
recibir material hasta que realmente
Abril 08: 44 %
se recepciona
Mayo 08: 43 %
Sin informacin en el
compras
TAP
OTIF
sistema (no hay datos

Tiempo medio desde que se
TAC
recibe propuesta de compra hasta

que se asigna a un comprador
sobre la evolucin)
-
Estimado pedidos no
urgentes: 0/1 da.

-
Estimados pedidos que
hay que verificar hasta 2/3

das.
TEO
Tiempo medio de evaluacin de
ofertas / emisin de pedido
compras 2/3 das.

TRL
asigna a un comprador hasta que
ste lo lanza a un proveedor a la
compras 2/3 das.
espera de ofertas
TPA
Poca informacin.
lanza un pedido, tras a aprobacin,
Estimado menos de una
hasta que el proveedor lo acepta
semana.
Con base a aquellos indicadores cuya medicin ha sido posible durante

el tiempo que ha durado nuestro trabajo, se han desarrollado una serie de
datos y grficos estadsticos con la intencin de entender las relaciones entre
los factores que influyen en los problemas del proceso de compras.
Los
resultados se muestran a continuacin.
12
Segn los datos encontrados en los registros del sistema, y como se

visualiza en la grfica siguiente, es posible determinar que en una muestra de
1932
pedidos
realizados
entre
enero
de
2006
marzo
de
2008,
aproximadamente el 32% de los pedidos realizados son hasta por 250,

seguidos de un 27% de pedidos entre 250 y 750, y de un 12% de pedidos
entre 750 y 1250. Para un total aproximado de 71% de pedidos hasta por
1250, un 20.4% de pedidos hasta 5250 y tan solo un 8.6% superiores a 5250
.
Histograma de Valor
Normal
35
Media
Desv.Est.
N
30
2420
6909
1932
Porcentaje
25
20
15
10
5
0
00
0,
3.
00
00
0,
6.
00
0,
0
0
0
,0
00
00
0,
0
.0
12
Valor Pedido
9.
15
00
0,
0
0
18
.0
00
0,
En el siguiente grfico se aprecia que la media de los das que tarda el

proceso de compra, segn los datos que se han podido extraer del Railsys
comparando fechas de solicitud o propuesta de compra y fechas de pedido
(envo de pedido al proveedor) es de 22 das.
13
Histograma de Duracin
Normal
35
Media
Desv .Est.
N
30
21,74
35,72
2133
Porcentaje
25
20
15
10
5
0
-40
40
80
Das
120
160
200
240
Es de aclarar que para determinar el tiempo real de duracin del proceso,

se debe sumar el tiempo que dura el pedido en el ciclo de aprobacin, puesto
que se asume que los pedidos de la muestra han sido adelantados al
proveedor antes de culminar dicho ciclo.
El grfico siguiente muestra los datos de duracin del proceso de compras
en das pero separados por los tres grupos definidos anteriormente por rango
de valor:
D1 = hasta 250
D2 = de 250 hasta 750
D3 = de 750 hasta 1250
D4 = de 1250 hasta 5250
D5 = ms de 5250
14
Grfica de caja de Duracin

100
80
Das
60
40
20
0
D1
D2
D3
D4
D5
En las cajas se representan los valores de la mediana (lnea central),

valores mnimos y mximos (puntos superiores o inferiores de las lneas, que
en este caso se encuentran dispersos por encima del lmite de los 100 das por
requerimientos de los solicitantes, ya que pueden ser materiales que se
requieren para fechas posteriores o fechas programadas de nuevas
reparaciones), y los lmites del primer y tercer cuartil (bordes superiores e
inferiores de las cajas).
En este caso la mediana est entre los 9 (D5) y 14 (D3) das, y se puede
concluir que los pedidos que se procesan en tiempos comparativamente
menores en trminos de sus medianas y concentracin de datos en los
cuartiles son los de valores hasta 250 euros, y los pedidos de mayor duracin
en el proceso de compra son los pedidos valorados entre 750 y 1250.
15
3.6 PROBLEMAS PERCIBIDOS EN EL PROCESO DE COMPRAS

Y PROPUESTAS DE MEJORA
Hasta este momento se ha estudiado el proceso de compras de
ALSTOM de forma conceptual y grfica, para luego ahondar en sus indicadores
y tratar de extraer datos objetivos de los mismos, de manera que puedan
constituir un acercamiento a la resolucin o mejora de los problemas
planteados al inicio del proyecto.
En este punto, se cruzan algunos de los resultados obtenidos para
determinar las causas principales de que el proceso de compras de ASLTOM
Espaa presente inconformidades para los responsables del mismo.
A continuacin se presenta una tabla que relaciona los problemas
localizados en el proceso de compras (algunos respaldados por datos objetivos
obtenidos de los indicadores analizados) con su tipologa, con las evidencias
encontradas de que son problemas reales (obtenidas de auditoras internas y
externas de ALSTOM) y con las propuestas de solucin que se han
considerado desde el equipo de trabajo de EOI. La ltima de las columnas de
la tabla que se presenta a continuacin hace referencia a los indicadores, de
los antes definidos, que pueden ayudar a obtener informacin sobre la
evaluacin del problema concreto al que se refieren.
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
3.7 Problemas percibidos en el proceso de compras y

propuestas de mejora
Para poder trabajar con mayor certeza sobre las causas que motivan
cada uno de los problemas que se han localizado en el proceso de compras de
ALSTOM, se han realizado dos diagramas de causa - efecto (Ishikawa) al
respecto de los principales problemas que se han localizado
Diagrama de Causa Efecto. Problema Incumplimiento de Plazos.

Fuente. Los Autores
27
Diagrama de Causa Efecto. Problema Homologacin de Proveedores.

Fuente. Los Autores
28
4. CONCLUSIONES
A la vista de los datos q han sido presentados en los captulos
anteriores, y de cara a concretar una serie de propuestas de solucin y/o
mejora de los aspectos del proceso de compra en los que se localizan mayores
retrasos o inconformidades; se han seleccionado a travs de una matriz de
priorizacin (Ver anexo 1) aquellas mejoras que inciden positivamente en los
parmetros estratgicos de la gestin de compras de Alstom TLS.
La priorizacin mencionada se ha realizado teniendo en cuenta los
siguientes criterios: Importancia (gravedad) para cliente interno, para cliente
externo, para el Departamento de Compras y para la Sede de Alstom TLS en
Francia.
Los principales problemas resultan:
Los largos ciclos de aprobacin de pedidos debido a acumulacin de
varias firmas
Prdida de tiempo en asignacin de comprador por pedido
Falta de seguimiento de proveedores con relacin a calidad, costo y
plazo
Ineficiencia en el uso de la documentacin
Falta de diligenciamiento de informes de rechazos y no conformidades
De tal forma que las alternativas de mejora ms urgentes son:
Anlisis y redefinicin del procedimiento relacionado con las firmas
requeridas por montos de pedido y por valor aadido en el proceso
Designacin de una persona delegacin para firmar por cada
responsable de firma
Realizacin de procedimiento de firma y envo de documentacin
electrnicamente a travs de Railsys y mail
29
Direccionamiento automtico de pedido a comprador por criterios

preestablecidos en Railsys
Formacin de personal y concientizacin de aperturas de informes de no
conformidades y rechazos para realizar mediciones con los indicadores
propuestos.
Establecimiento y evaluacin trimestral de objetivos de calidad al
personal implicado en el proceso de compras generando llamados de
atencin en caso de incumplimiento
30
Mejora de la Gestin del

Proceso de Compras
Gestin de Compras
Objeto:
analizar
metodolgicamente
el proceso de
Gestin de
Compras para su
mejora.
Alcance:
Proceso de
compras en
relacione a
actividades
OPERATIVAS y no
de soporte.
Gestin de Compras
Personas
Implicadas:
Direccin Sourcing
Jefes Almacn
Jefes de Proyecto
Responsable de
Produccin
Operarios
Direccin Calidad
Jefe de Materiales
Compradores
Flujograma Compras en la
actualidad
OTIF
Problemas Encontrados
Propuesta de
Compra
Fechas de necesidad
irreales
Propuesta de
Compra
Fechas de necesidad
irreales
Modificacin
Propuesta
Aade tiempo
innecesario al proceso
Propuesta de
Compra
Fechas de necesidad
irreales
Modificacin
Propuesta
Aade tiempo
innecesario al proceso
Asignacin
Comprador
Falta de
automatizacin en
la asignacin al
comprador
Comparacin
ofertas
9
Sobrecarga de trabajo
Comparacin
ofertas
La homologacin de los
Seleccin
proveedor
10
proveedores est desactualizada

La evaluacin financiera no se
realiza.
No evaluacin contnua del QCD
de los proveedores
Comparacin
ofertas
La homologacin de los
proveedores est desactualizada

La evaluacin financiera no se
realiza.
No evaluacin contnua del QCD
de los proveedores
Seleccin
proveedor
10
Ciclo de
Aprobacin
14
Tiempo excesivo
Formato papel
Uso de correo ordinario
Exceso de firmas
16
Acepta
Generalmente los
proveedores no
envan aceptacin
de pedido
16
Acepta
Generalmente los
proveedores no
envan aceptacin
de pedido
Seguimiento
proveedores
17
Falta del
seguimiento
adecuado al
proveedor
Los pedidos se estn

adelantando a los
proveedores
Envo pedido a
proveedor
15
16
Acepta
Generalmente los
proveedores no
envan aceptacin
de pedido
Seguimiento
proveedores
17
Falta del
seguimiento
adecuado al
proveedor
No se informa al
Recepcin
Railsys
20
solicitante de la llegada de
su pedido
No se relaciona la No
Conformidad con los
Costes de la no calidad
Cambio pedido
18
Modificacin en los
planos
No existe un sistema
definido de
comunicacin
Comunicacin
cambios proveedores
19
No se informa al
Recepcin
Railsys
20
solicitante de la llegada de
su pedido
No se relaciona la No
Conformidad con los
Costes de la no calidad
Indicadores diagnstico
Indicadores diagnstico
PSP
OTIF
MOD
PC
TAC
TRL
TEO
TAP
RECHA
Causas: Incumplimiento Plazos

Demasiadas
Aprobacin de
Firmas
pedidos Perfiles autoridad
sistema
Definicin de
Uso correo
delegacin
ordinario
Aaden a las (firmas)
del protocolo
Railsys no
restringe
aprobaciones
Visualizacin
completa de
datos pedido
Error en la
introduccin
de datos
Falta/Baja de
personal
Sobrecarga
Fechas de
Necesidad Falta de de trabajo
seguimiento
irreales
del pedido
Volcado de
HP a Railsys
Mal asociados los

requerimientos de
calidad a cada GI
(reparaciones)
Causas: Homologacin
proveedores
Proveedores
desbloqueado
No seguimiento
Falta de definicin de esta continuo de QCD
s en el
funcin en el
sistema
procedimiento
correspondiente
(Finanzas)
Nuevos
requerimientos
corporativos
No buena
documentacin de
NCs
No unificacin
requisitos Pars
No seguimiento
proveedores
Datos indicadores
Indicador
Valor Actual
Mod. Pc
30/50%
PAD
90%
Recha
none
PSP
2006/07 = 25%
2007/08 = 15%
TAP
5/6 d.
OTIF
03/2008 = 35%
04/2008 = 44%
05/2008 = 43%
Datos Indicadores
Indicador
Valor Actual
TAC
0/1 d. pedidos no urg.

2/3 d. pedidos a revisar
TEO
2/3 d.
TRL
2/3 d.
TPA
< 1 Semana
TT
3242 d.
Datos indicadores
Histograma de Duracin
Normal
35
Media
Desv.Est.
N
30
Porcentaje
25
20
15
10
5
0
-40
40
80
Das
120
160
200
240
21,74
35,72
2133
Propuestas de Mejora
Problemas Prioritarios
Firmas y ciclo de
aprobacin
Alternativas de Mejora
PROCEDIMIENTO
Estudiar los valores
aadidos de las firmas
RAILSYS
FORMACIN
Firma y documnetacin
por Railsys / e-mail
Delegacin de autoridad
Asignacin a
compradores
Asignasicin automtica
Falta de
documentacin:
Rechazos, NCs.
Concienciacin sobre la
documentacin
No evaluacin QCD.
Bloqueo proveedores
Soporte fsico de la
documentacin
Firmas electrnicas
Bloqueo pedido
Ofertas por e-mail
Clculo QCD errneo
Equipo de trabajo que

calcule costes NCs y No
Calidad.
Evaluar desempeo
almacenistas
www.alstom.com
Author/site : Luisa C. Nio Espejo, Carlos Domnguez
Rdenas, Carolina Martnez Fernndez.
Date : 25 de Junio, 2008
ANEXO 1. MATRIZ DE PRIORIZACIN DE PROBLEMAS

GRAVEDAD PARA
PROBLEMA
CLIENTE
INTERNO
CLIENTE
EXTERNO
ALSTOM
FRANCIA
DEPARTAMENTO
COMPRAS
FRECUENCIA
TOTAL
Ciclo de aprobacin de cada

pedido de compra muy largo
debido a la acumulacin de
firmas de distintos responsables
1600
Se pierde tiempo en la
asignacin de propuestas a
compradores
720
No hay evaluacin continua del

QCD de los proveedores: difcil
por mal control de NO
CONF/RECHAZOS y OTIF
640
Los documentos que han de ser

firmados para su aprobacin se
manejan en formato fsico
(papel), con los traslados que
ello implica
576
No siempre se abren no
conformidades (Clculo QCD
errneo).
576
La fecha de la peticin no tiene

en cuenta ni el tiempo lgico del
proceso ni el de respuesta del
proveedor
480
Se recepciona material que no

cumple requerimientos.
480
No se relaciona apertura de no
conformidad con el coste de la
no calidad asociado y retencin
de la factura.
450
Slo se enva carta por fax

sacada de Railsys y siempre
para el mismo retraso (sin
ninguna cantidad o urgencia)
432
405
400
Los Proveedores que pierden la

homologacin (por caducidad)
no se dan de baja en Railsys; no
hay actualizacin sistemtica
320
OTIF: est influido por tiempos

internos como el ciclo de
aprobacin (Clculo QCD
errneo).
300
No se informa sistemtica y
automticamente a los
solicitantes de la recepcin del
material y el estado del pedido
240
216
160
160
144
144
108
72
64
64
Rotura de stock
Evaluacin financiera de
proveedores
Envi de pedidos no aprobados

(adelantados)
La asignacin de comprador
para cada propuesta de compra
no es automtica
Evaluacin financiera (tiempo
requerido no conocido porque
no se hace) en grandes pedidos
ni en contratos marco /
proveedores top10
No hay criterios definidos para la
gestin y la rotura de stock.
Falta automatismo
Se detectan retrasos en la
comparacin de las ofertas
recibidas, seguramente por la
sobrecarga de trabajo de los
compradores
Los proveedores no suelen
enviar aceptacin del pedido
Hay un alto porcentaje (15%) de
pedidos que se realizan sin que
se cumplimente la propuesta de
compra correspondiente
No existe sistemtica para la
aprobacin de compras
extraordinarias
No est clara la comunicacin de
los cambios cuando hay
contrato y no pedido
Compras excepcionales que no
pasan por compras (PEP)
54
El seguimiento de las entregas

cuando hay acuerdo / contrato,
no lo hace compras:
Responsable Materiales
32
A la hora de contactar con los

proveedores para contrastar
ofertas, por parte de los
compradores, hay demoras por
la sobrecarga de trabajo de los
compradores
24
No est claro el link entre cada

plano y a qu proveedor/pedido
va adjunto (Dossier)
24
La modificacin de propuestas
por parte del responsable de
Materiales frena el proceso; tal
vez no hay muchas
modificaciones
1 de 1

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PROYECTO DE MEJORA

PROCESO DE GESTION DE COMPRAS

TUTORA. ESTHER TOLEDO

MASTER GESTION DE CALIDAD Y EXCELENCIA EMPRESARIAL

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

1.3 PERSONAS IMPLICADAS

1.4 PROGRAMA DE TRABAJO

Cdigo correspondiente a los requerimientos de calidad de los

f. PROPUESTA DE COMPRA: Documento generado en Railsys por los

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

3.1 HOMOLOGACIN PROVEEDORES: Situacin y diagnstico

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

3.2 DISCREPANCIAS ENTRE PROCESOS

Apartado 3.1.3 Materiales reparados internamente

b. En GL, almacn llena un Parte de Recepcin de Material cuando el material

Apartado 3.1.4. Material No Conforme procedente del tren

En GL dicho material es identificado con una etiqueta amarilla al ser

Apartado 3.2.1. reas de Almacenamiento - Material Conforme

a. En US el material conforme se identifica con una etiqueta que se encuentra

Apartado 3.2.2. Etiquetas de identificacin en almacenes GL

En GL se hace una identificacin del estado o resultado de la Inspeccin de

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

Apartado 3.2.3. Identificacin de las Piezas sometidas a control

En Proyectos GL se enva al cliente si ste la solicita, copia de la Ficha de

Apartado 3.4.1. Despacho de material al taller

Cuando no hay material disponible en el almacn, el personal de almacn de

Apartado 3.4.2. Envo de material al exterior

En mantenimiento de proyectos US es posible trasladar material a otro centro

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

3.3 PROCESO DE COMPRAS

registros y fundamentos para evaluar peridicamente a los proveedores en

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

3.4 FLUJOGRAMA PROCESO DE COMPRAS

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

son modificadas por el jefe de

% de pedidos que se tramitan sin

proveedores sin finalizar ciclo de

almacn una vez entregados por el

Mejora del Proceso de Gestin de Compras

Tiempo total del proceso de

Tiempo medio que est el pedido

Estimado por equipo de

compras: 5/6 das.

Tiempo desde que se debe

recibir material hasta que realmente

sistema (no hay datos

recibe propuesta de compra hasta

urgentes: 0/1 da.

Estimados pedidos que

hay que verificar hasta 2/3

Tiempo medio de evaluacin de

Estimado por equipo de

ofertas / emisin de pedido

compras 2/3 das.

Tiempo medio desde que se

asigna a un comprador hasta que

Estimado por equipo de

ste lo lanza a un proveedor a la

compras 2/3 das.

Tiempo medio desde que se

lanza un pedido, tras a aprobacin,

Estimado menos de una