DIRECTIVAN® 55 — -2012/UGEL. O3/AGA/EAIOCP PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA, PRESENTACION DE INVENTARIO Y ADMINISTRACION DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA JURISDICCION DE LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL 03, ASPECTOS GENERALES 4. Finalidad La presente Directiva tiene por finalidad a) Establecer los procedimientos, a fin de uniformizar criterios en la UGEL. 03 y las Instituciones Educativas Publicas de su jurisdiccién, puedan realizar el inventario fisico de Bienes Patrimoniales y administracion de los mismos en forma practica, ordenada y homogénea de cenformidad con los dispositives legales vigentes. 2, Base Legal «= Constitucién Politica del Peru de 1993 Art. 81 y de 1979 Art. 200. * Ley N° 29151 - Ley General del Sistema Nacional DE Bienes Estatales. * Decreto Supremo N° 007 - 2008 - VIVIENDA-Reglamento de la Ley N° 29151 * Decreto Supreme N? 009 ~ 2008 ~ VIVIENDA-Acciones tendentes a la baja y enajenaci6n de Bienes Muebles de Propiedad Estatal + Resolucién N° 028-2008-SBN. + Directiva 004-2008-SBN. 3. Alcances La presente Directiva es de aplicacion, observancia y cumplimiento Obligatorio, bajo responsabilidad administrativa, civil y penal de todos los Funcionarios, Directores y Servidores de la jurisdiccién UGEL. 03, cualquiera sea su nivel jerérquico 0 condicién latoral, ya que el fin que se persigue es de interés de la entidad y del Estado en general 4, Disposiciones Generales 4.1, El patrimonio mobiliario del Estado, esta constituide por todes aquellos Bienes que de acuerdo al Cédigo Civil y las leyes vigentes, son adquiridos por las entidades publicas en propiedad bajo las diferentes modalidades juridicas que estas disponen. 4.2. La administracién de los Bienes Muebles & Inmuebles es un acto que corresponde a la Entidad cuya conservacién, mantenimiento, control, fiscalizacién y otros actos, de Administracién corresponde a todos los funcionarios ylo servidores piiblicos, haciendo valer de estas a la ‘ Comisién de Inventarios, debiendo ser designados mediante Resolucion de! Titular de la Entidad, 4.3. El personal que interviene en la Toma de Inventario debe ser independiente de aquellos que tienen a su cargo el registro y manejo de los Bienes, salvo por efecto de identificacién. En este sentido, intervendran solo en calidad de facilitadores. 4.4. Antes de empezar la toma de inventario la Autoridad y/o funcionario competente cursaré un documento a los Jefes u Oficinas, para dar las facilidades al personal encargado del inventario, a fin que se cumpla estrictamente lo dispuesto en la presente Directiva45. 2 Para ser considerado un Bien de Activo Fijo, este debe reunir obligatoriamente las siguientes condiciones: 1) Que su valor unitario 0 de conjunto, sea mayor al equivalente de 118 dela Unidad Impositiva Tributaria, vigente al momento de su adquisicion 2) Que tenga vida util mayor a un afo. 3) Que sea objeto de depreciacion 4) Que sea de propiedad de la entidad 4.6. Todos los Bienes Muebles que se encuentran bajo la Administracién de 47. 48. 49. 4 44 44 44 la entidad, los cuales estan en condiciones operativas, que no tienen su valor de origen, que carecen de su respectiva documentacién ‘sustentatoria, deberén ser tasados cuando se realicen los procedimientos contemplados en el Reglamento General de Procedimientos Administrativos de los Bienes de Propiedad Estatal. La toma de inventario es un proceso que consiste en verificar fisicamente los Bienes con que cuenta la entidad, con una fecha determinada, con el fin de asegurar su existencia real, este Procedimiento debe cumplirse 2 veces ai afio, o cuando las circunstancias y/o exigencias de la autoridad competente asi lo requiera. }. El Inventario de Bienes, es un documento que contiene la relacién pormenorizada y valorizada de los Bienes de una entidad, en el cual debe estar detallado lo siguiente: 4.8.1. El nombre del bien 4.8.2. Valor del bien 4.8.3. El codigo patrimonial 4.8.4. Usuario asignado 4.8.5. Caracteristicas propias del bien 4.8.8. Ubicacién del bien 4.8.7. Estado de conservacion actual. La toma de inventario permite constatar los resultados fisicos y contables con el ultimo inventario obtenido anteriormente, con la finalidad de establecer su conformidad o diferencia a que pudiera existir y proceder a las regularizaciones e investigaciones del curso a fin de Cautelar los Bienes e intereses del Estado. 10. La verificacién fisica de los bienes seré una practica constante que consistiré en hacer un muestreo en forma imprevista de los bienes en cada una de las Areas y/o Oficinas de la Institucién; con el objeto de determinar la existencia fisica, el estado y el uso que se esté dando a los Bienes, para lo cual se levantara el Acta de Verificacién respectiva. 1. Los Bienes inmuebles forman parte integrantes de! inventario, ios mismos que deben estar registrados en su correspondiente cuenta contable. 12. El inventario de existencias fisicas comprende la relacién detallada y valorizada de los articulos existentes. 3. Los Bienes que se encuentran en el almacén de la UGEL. 03, que estan destinados para ser entregados a las Instituciones Educativas, no seran inventariadas ni etiquetadas como patrimonio de la UGEL., tomando las acciones correspondientes, para que estas a su vez sean entregados en e] mas breve plazo y las Instituciones de destino procedan a incorporarlos como parte de su patrimonio institucional.5. Disposiciones Especificas 5.1. DE LOS RESPONSABLES 5.1.1. La Unidad de Gestién Educativa Local N° 03, es responsable de hacer cumplir segin la presente Directiva, a través de! Area de Gestién Administrativa, Infraestructura y Equipamiento, Equipo de Abastecimiento, Control Patrimonial, Comisién de Inventarios, en ‘cuanto a la Administracion, registro, control, cautela, identificacién codificacién, fiscalizacion y consolidacién, de los Bienes © inventarios, la misma que es responsable de proporcionar las instrucciones y Directivas técnicas a las Instituciones Educativas de su jurisdiecién, 5.1.2. Las Instituciones Educativas Publicas son responsables de cumplir obligatoriamente la presente Directiva, a través del Director y la Comisién de Inventario en cuanto al régistro de control, cautela de la codificacién, proporcionar las instrucciones técnicas dentro de la Institucién para el cumplimiento de la presente Directiva. 5.1.3. La UGEL N° 03, es responsable de imponer las sanciones a los 5.2. funcionarios ylo servidores que incumplan las disposiciones emitidas por la SBN. de acuerdo a las recomendaciones emitidas por esta ultima, para ello la Oficina de Control Patrimonial informara a la SBN. sobre el incumplimiento a las Normas Legales vigentes sobre la materia DE LA INCORPORACION AL PATRIMONIO MOBILIARIO Y LA TOMA DE INVENTARIO 5.2.1. Son objeto de incorporacién al Patrimonio mobiliario todos aquellos, Bienes descritos y no descritos en el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado, con independencia de fa causa que origino el ingreso de fos mismos sea cual fuera el origen de su adquisicién 5.2.2. Los bienes adquiridos a través de donaciones, transferencias, u otros actos similares como los que hayan sido objeto de recuperacién o reposicién seran incorporados al Patrimonio de la entidad en mérito de la Resolucién de Alta que sera expedida de conformidad con la Directiva de Normas y Procedimientos de Attas, Bajas y Enajenaciones de Bienes Patrimoniales de la Jurisdiccién dela UGEL. 03. 5.2.3, Los Bienes adquiridos mediante compras de la entidad que toda fuente de financiamiento que estos dispongan, no generarén Resolucién de Alta los que se incorporarén en ia institucién Educativa Publica de destino. 5.2.4. La toma de inventario fisico de bienes, debe de realizarse por 4reas, U oficinas, segun corresponda, de ta! manera que la ubicacién de un determinado bien sea mas rapida, asignando en uso al Jefe y/o trabajador los bienes que estén a su cargo, del cual sera directamente responsable. 5.2.5. Efectuar la toma de inventario al barrer verificando cada uno de los Bienes existentes, previo conteo fisico, que incidira principalmente en ellos los siguientes aspectos: a) Comprobacién de la presencia fisica b) Estado de conservacién ©) Condicién de utiizacién, d) Condicién de seguridad, €) Funcionario y/o Oficina asignado.5.2. 5.3. 4 .6. Registrar las caracteristicas técnicas de cada bien segin su naturaleza, tales como: a. Marca |e. Medidas i, N°de Motor b. Modelo f. Pesajes j. Raza ¢. Tipo 9. Arlo k, Edad (afios, meses, etc.) d. N®de serie h. Placa 7. En caso de contrastarse Bienes que se encuentren en proceso de reparacién o mantenimiento, el personal que realiza el inventario, solicitara la papeleta de salida o de traslado debidamente firmada y autorizada_por los funcionarios y/o servidores responsables los que serén considerados en el ambiente donde se encuentran ubicados, .8. Los datos obtenidos en la toma de inventario deben ser adecuadamente procesados y conciiados con los registros contables y patrimoniales del periodo inmediato anterior, a efectos de determinar las diferencias que pudiese haber, las que deberan investigarse y luego practicar los ajustes y regularizaciones correspondientes previa autorizacién de la autoridad competente funcionario ylo servidor responsable. DE LA PROHIBICION DEL DESPLAZAMIENTO DE BIENES 5.3.1. Para que los Bienes Patrimoniales, estén debidamente registrados 5.4. y controlados; queda prohibido que dichos Bienes, cualquiera sea su naturaleza, sean desplazados 0 movilizados interna y externamente, sin la autorizacién previa y por escrito de la Oficina de Administracién y con conocimiento de la Oficina de Control Patrimonial, por lo que queda establecido que en tanto se realice fas, acciones de inventario, no deberd producirse ningun movimiento de Bienes, DEL REGISTRO Y CODIFICACIONES DE LOS BIENES 5.4.1. Los Bienes que constituyen el patrimonio mobiliario de la Entidad, deberan estar registrados en el Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), seguin el catalogo Nacional de Bienes Muebles, que para tal efecto la SBN, actualiza cada afio, y si la entidad tuviera Bienes no descritos en el Catalogo Nacional, esta se registrara en relacion anexa. 8.4.2. Adecuar el registro de los Bienes en el sistema, para la codificacion catalogal y patrimonial por: a. Grupogenérico ——«. Clase b. Tipo d. Denominacién dei Bien 5.4.3. Registrar todos los datos del Bien requerido por el sistema Software Inventario mobiliario Institucional (SIMI) tales. como: Cuenta contable, Valor del bien. Estado del bien Condicién det bien. Fecha de adquisicion. Procedencia Area u oficina de ubicacién del bien. Usuario responsable. Todas las caracteristicas técnicas del bien COVBARENS5 5.4.4. Son objeto de codificacién los Bienes comprendidos en el Catalogo Nacional de Bienes Muebles del Estado. 5.4.5. El Etiquetado y codificacién es el simbolo mediante el cual se consigna en un bien el nombre de la entidad a la que pertenece y/o sus siglas, el cédigo correspondiente, el cual debe estar ubicado en Un lugar visible del bien. Los datos obligatorios son los siguientes. 4. Nombre de la Institucion. 2. Area oficina ylo usuario asignada 3. Cédigo del bien. 4. Afio de la toma del inventario y opcionalmente la denominacién del bien 5.4.6. El etiquetado y codificacién de los bienes adquirides a través de donaciones, transferencias, compras u otros actos similares se realizar al momento de ingresar a la entidad y proceder_ a su registro contable e institucional en el Software Inventario Mobiliario Instituciona! (SIMI). 5.4.7. El etiquetado de los bienes que constituyen el patrimonio Mobiliario tendra una codificacién tinica y permanente que las-diferencie de cualquier otro bien, el mismo que tendra 12 digitos, 5.4.8, Los Bienes que no se encuentren en el catalogo nacional se debera de asignar un cédigo Unico en forma excepcional mientras esta se solicite su incorporacién al cataloge de Bienes Nacionales para efectos de identificacién del bien 5.5, _DE LAS DIFERENCIAS DEL INVENTARIO 5.5.1. El personal que realiza el levantamiento del inventario, verificacion y actualizacién, deberd contrastar el inventario del periodo anterior con el actual, a fin de establecer la conformidad 0 determinar las diferencias que pudiera existir 5.5.2, Si en el proceso de verificacién se establecen Bienes sobrantes 0 faltantes y se comprueba que su origen y/o ausencia legal es desconocido, estos deberan ingresar o excluirse del patrimonio de la entidad, que los mantiene en custodia fisica dentro del inventario patrimonia de acuerdo a lo establecido en la Directiva de Normas y Procedimientos de Altas, Bajas y Enajenaciones de Bienes patrimoniales de ia jurisdiccién de !a UGEL. 03. previo identificacién de los Bienes y conciiacién correspondiente 6.5.3. Que para excluirse del patrimonio de la entidad de acuerdo al numeral anterior se proceder& a la baja de Bienes mediante Resolucién emitida por la UGEL. 03, debidamente sustentada y autorizada por los funcionarios y/o servidores competentes, 0 en casos especiales opinion favorable de ia SBN. 5.6. DELAPRESENTACION 5.6.1. La elaboracion de los inventarios, sera dos veces al afio entre los meses de Junio y/o Diciembre, para efectos de control y conciliacién, o cuando las circunstancias o exigencias de la autoridad competentes lo requieran. 5.6.2. Concluida la toma de inventario el personal que realizo dicho proceso, remitiré el informe final a la Direccion de la Institucién Educativa y esta a su vez a la Jefatura del Area de Gestion Administrativa - Oficina de Control Patrimonial de la UGEL.03, En6 concordancia con los articulos 27° Y 28° de la Resolucién 039- 98/SBN, detallando lo siguiente: 4. Los bienes en uso institucional 2. Los bienes prestados a otros organismos que deben ser recuperados 3. Los bienes en proceso de transferencias, 4. La relacién de los bienes perdidos y/o robados ademés de la relacién de servidores que tenian a su cargo dichos bienes Fecha de presentacién del Inventario institucional: del 26/11/12 al 30/11/12. XI- DISPOSICIONES FINALES PRIMERA. Lo no previsto en la presente Directiva, seran resueltos de conformidad a tas normas, disposiciones administrativas y legales que reglamentan cada materia en vigencia SEGUNDA .- Forma parte complementaria de esta Directiva, el Cronograma De Actividades para la Toma de Inventario 2012 que se adjunta, Lince, Octubre del 2012 IAGA LA ROSA PROGRAMA SECTORIAL II ESTION EDUCATIVA LOCAL N°03‘Anexo N? 01 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA LA TOMA DE INVENTARIO 2012 [ acrivipanes sién Central de Inventario UGEL. 03 _ Nombramiento de Com Impresion, entrega de Inventario, papeles de trabajo debidamente selladas y firmados por _ Ios responsables de las IIEEs. y pegado de etique | Conciliacién Fisica y Contable ___26/12/2 if 27/12/2012 |