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Manual Office 365
Manual Office 365
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Qu es computacin en la nube?
Tambin conocida como Cloud Computing por su denominacin en ingls, es un nuevo concepto
que se utiliza para hacer referencia a un conjunto de herramientas y servicio a travs de internet. Su
principal caracterstica es que permite conectar diferentes dispositivos, como por ejemplo equipos de
escritorio, tablets o telfonos celulares, y aplicaciones informticas para acceder a informacin que se
puede elaborar compartir y almacenar en servidores remotos de internet.
Contars con el servicio de Exchange Online el cual est incluido en Office 365 para Suppla y que nos
permite gestionar en lnea el correo electrnico, el calendario y nuestros contactos, tendrs
disponible un buzn de correo de 25 GigaBytes (GB) para enviar mensaje de correo con adjuntos
hasta de 10 MegaBytes (MB), utilizando el entorno compatible como Outlook 2010 e integrando
todas las bondades.
Contars con el servicio de Lync Online el cual est incluido en Office 365 para Suppla siendo una
herramienta que permite establecer diferentes canales de comunicacin con otros usuarios como por
ejemplo utilizar la mensajera instantnea, realizar llamadas de voz y establecer reuniones entre otras
cosas que vers a continuacin:
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Compartir Calendario
Crear citas y ver disponibilidad de los invitados
Agenda Global de Contactos
Respuestas Automticas
Para disfrutar de estos beneficios hay primero que Iniciar Sesin en el aplicativo
Inicio de Sesin
Inicie el programa desde el men de Inicio o desde el Escritorio.
1. Al abrir el programa se mostrara la pantalla Inicio de Sesin y se solicitara la direccin
de correo corporativo (nombrecuenta@suppla.com) y la contrasea y de click en
Iniciar.
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2. Una vez conectado podr acceder a la aplicacin y disfrutar de los beneficios que
este ofrece.
Compartir Calendario
La comparticin de calendario en Microsoft Exchange nos ofrece la posibilidad de que otro usuario
pueda ver o editar nuestro calendario. Esta opcin puede ser til si trabajamos con secretaria,
supervisores, etc. Tal y como hemos dicho anteriormente, tenemos distintos permisos de
comparticin, que definiremos segn las necesidades. Por defecto, Microsoft Outlook nos da varios
perfiles preconfigurados que podemos editarlos segn nuestras necesidades.
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Para compartir nuestro calendario nos vamos al mismo y pulsamos con el botn derecho del
ratn sobre el calendario predeterminado nuestro en la lista de calendarios y le damos
Compartir Compartir Calendario (esta opcin es para Outlook 2010, en versiones
anteriores puede ser algo diferente).
Tras realizar este paso se nos abrir una ventana semejante a la de enviar un correo
electrnico pero con varias opciones ms. En esta elegiremos el/las personas con las que
queremos compartir nuestro calendario. Nos da la opcin de solicitar a los destinatarios
permisos para que nos compartan su calendario. En detalles podemos elegir qu grado de
comparticin queremos, dndole solo vista, algunos detalles o todos los permisos. Esta
opcin puede ser configurada ms detalladamente a posteriori. Una vez relleno nos da la
opcin de insertar un texto como mensaje para el usuario destino. Tras este paso nuestro
calendario quedara compartido, a falta de que el usuario destino lo configure en su equipo.
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Una vez el usuario tenga la comparticin en su buzn puede agregar el calendario de una
manera muy sencilla. En la pantalla de calendario le damos a Abrir Calendario Calendario
compartido. Nos pide la direccin de correo electrnico del usuario que nos ha compartido
el calendario, tras este paso ya tendremos acceso al calendario segn los permisos
concedidos como si de un calendario propio se tratara.
Como hemos indicado anteriormente podemos configurar ms detalladamente los permisos
que concedemos a los usuarios sobre nuestro calendario. Para ello nos vamos al calendario,
como en el primer paso, pero esta vez vamos a Compartir Permisos de calendario. Desde
aqu vemos todos los usuarios que tienen acceso a dicho calendario y los permisos que
dispone, que adems podemos modificar libremente a nuestro gusto. Terminado este paso
ya tenemos disponible nuestro calendario compartido.
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Otra opcin que tenemos para compartir calendarios es el envo de calendarios por correo
electrnico. Esta opcin nos ofrece algo ms puntual o peridico ya que enviamos al usuario
un periodo de tiempo de nuestro calendario solamente. Las funciones son mltiples, tales
como planificacin semanal, supervisin, etc. Para ello, en calendarios, podemos darle al
botn superior Calendario de Correo electrnico para comenzar.
Nos saldr un correo electrnico nuevo y una ventana con las opciones disponibles para el
envo. En ella podemos elegir qu calendario enviar, el intervalo de fechas a enviar, los
permisos que le vamos a dar al usuario, mostrar o no eventos fuera de la jornada
laboral (tras establecer la misma), as como alguna opcin de configuracin ms. Una vez
esto solo tenemos que enviar el correo electrnico a la persona que queramos compartir.
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La persona recibir un correo electrnico pero tendr una opcin ms, en la parte superior,
de Abrir calendario. Si pulsamos en dicha opcin tendr un calendario nuevo en la seccin
de calendarios acotado en las fechas que nosotros hemos dicho y con nuestras tareas. Segn
los permisos que se le han dado podr verlas, editarlas o crear nuevas.
Estas son dos de las opciones que tenemos para compartir tareas y calendarios en Microsoft
Exchange
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Las barras en azul, indican la no disponibilidad de los invitados, lo que ayuda a programar
mejor la cita en horarios donde se verifique la disponibilidad de los asistentes. Luego, cada
uno de los asistentes recibir un mensaje con la convocatoria y se le solicitar una
confirmacin de asistencia o rechazo. Si aceptamos la convocatoria, la cita se aadir
automticamente a nuestro calendario y notificaremos al convocante.
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4. Cuando termine ingresar la informacin del nuevo contacto, haga click en el Botn
Guardar y Cerrar
Agregar nuevo contacto desde un correo
1.
2.
3.
4.
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Respuestas Automticas
E probable que reciba una gran cantidad de correo electrnico cada da. Muchos de esos
mensajes son sensibles al tiempo y requieren una respuesta rpida, que no es posible si
usted se encuentra fuera de la oficina para pasar unas vacaciones. Si va a estar fuera durante
unas vacaciones, con la cuenta de Exchange puede configurar Outlook 2010 para enviar
respuestas automticas de vacaciones para los mensajes entrantes. Incluso si el ordenador
est apagado, ste se notifique al remitente de un mensaje que no podr responder hasta
que regrese.
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Incluso podemos pulsar el botn Avanzadas y concretar ms los detalles de los correos
recibidos: si son de cierto tamao, si son recibidos en un perodo determinado, si tiene
adjuntos, etc. Una vez definida pulsamos Aceptar 2 veces.
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Por ltimo, anotar que, cuando tengamos activadas las respuestas automticas, nos
aparecer una barra de informacin, en la ventana de Outlook, avisndonos de ello.
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3. En la pantalla de Bienvenido vera los recurso que tiene disponibles, en este caso
Outlook. Para ingresar a su cuenta de correo haga click en Outlook en la parte
superior del navegador.
A primera vista, la pantalla de OWA estar divida en 4 reas principales: (1) Carpetas, (2)
atajo, (3) Bandeja de Entrada y (4) vista previa.
En OWA tendr las mismas funciones y bondades que hay en Outlook 2010. Todos tu
correos, contactos y calendario estn conectados, eso es, que cualquier que correo que
recibas o enves desde OWA lo podrs tambin ver en Outlook igual con los contactos y
calendario.
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Bondades Lync
Primer Uso
3. Inicie el programa desde el men de Inicio o desde el Escritorio.
4. Al primer inicio se mostrara la pantalla Inicio de Sesin y se solicitara la direccin de
inicio. Ingrese su cuenta de correo corporativo (nombrecuenta@suppla.com) y de
click en Iniciar.
Nota: Si el equipo de cmputo est unido al Dominio Suppla SA despus del primer
inicio de sesin, el acceso a la aplicacin ser directo.
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Una vez conectado ser necesario ingresar la cuenta de correo corporativa, esta vez
con la contrasea. Al ingresar los datos dar click en Iniciar Sesin.
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Si los datos ingresados son correctos y se logra establecer conexin con el servicio podr
disfrutar de los servicios que Lync ofrece, los principales son:
Llamada PC a PC: Puede realizar y recibir llamadas telefnicas con Lync igual que con
un telfono tradicional, solo necesita los altavoces y el micrfono del PC o unos
auriculares conectados al PC.
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Manejo de Contactos
Agregar personas a la lista de contactos
1. En el campo de bsqueda, escriba un nombre o un alias de correo electrnico de la
persona que desea agregar a la lista de contactos. Lync muestra los resultados a
medida que escribe.
2. Haga clic en el signo ms (+) de la tarjeta de contacto que aparece.
3. Seleccione un grupo de contacto donde poner el contacto.
Campo de bsqueda
Agregar contacto
Crear Grupos
Una vez que haya encontrado los contactos que desea, puede agregarlos a un grupo de
contacto a fin de poder encontrarlos con facilidad en el futuro.
Crear un grupo
1. En la lista de contactos, haga clic con el botn secundario en cualquier nombre de
grupo
(por ejemplo, Contactos frecuentes), haga clic en Crear nuevo grupo y, a
continuacin, proporcione un nombre al grupo.
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Anclar contacto
Presencia
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No
molestar:
de
manera
predeterminada,
solo
de conversacin desde los contactos del grupo de trabajo.
Nota personal
Opciones
Estado
Fotografa
Ubicacin
Estado de presencia
ver
las
alertas
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Opciones personales
Opciones de mi imagen
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Establecer Ubicacin
Lync 2010 muestra una ubicacin debajo de su estado de presencia relacionada con la red a la que
est conectado. Puede proporcionar ms detalles sobre dicha ubicacin, cambindole el nombre a
Trabajo o Casa. A continuacin, cada vez que est trabajando desde esta ubicacin, los contactos
que desee que conozcan la informacin tendrn una mejor idea de donde se encuentra.
Establecer su ubicacin
1. Haga clic en la flecha Establecer la ubicacin. Seleccione una ubicacin.
Crear una ubicacin personalizada
1. Haga clic en la flecha Establecer la ubicacin.
2. Haga clic en Establecer la ubicacin.
3. Escriba el nombre de la ubicacin en la ventana Editar ubicacin.
4. Haga clic en Aceptar.
Ubicacin
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Nota personal
Tarjeta de Contacto
La tarjeta de contacto es una herramienta que est siempre presente para ver el perfil de alguien y la
informacin sobre la organizacin.
La tarjeta de contacto tambin sirve como punto de partida para la comunicacin con una persona o
grupo.
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Informacin de contacto
Informacin de organizacin
Mensajera Instantnea
El rea Yo presenta informacin de imagen, estado y otra informacin personal para ayudar a los
usuarios a identificar un contacto. La imagen de un contacto es un gran lugar para iniciar una
mensajera instantnea.
Iniciar una mensajera instantnea con alguien
1. Seleccione la foto de una persona.
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2. Cuando se abra la tarjeta del contacto, haga clic en el botn Mensajera instantnea.
O bien
3. Haga doble clic en el contacto.
Cambiar las opciones de presentacin
1. Haga clic en la flecha Opciones de presentacin.
2. Cuando aparezca la tarjeta del contacto de grupo, haga clic en el botn Mensajera
instantnea para enviar un mensaje a todo el grupo.
Paso 2:
hacer clic
Opciones de presentacin
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Audio y Video
Configuracin Audio y Video
Comprobar la configuracin de audio
1. En la barra de herramientas, haga clic en Configuracin. Si no ve la barra de herramientas,
presione la tecla Alt del teclado para activar la barra de herramientas.
2. Haga clic en Configuracin de dispositivo de audio.
3. En la ventana Opciones de Lync, haga clic en la ficha Dispositivo de audio.
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Dispositivo de
audio
Dispositivo
de vdeo
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Bsqueda
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Responder llamada:
1. Haga clic en la ventana de notificacin para la llamada entrante.
2. La ventana de conversacin aparece y la llamada comienza.
Redirigir o rechazar la llamada:
1. Haga clic en Redirigir para llamar a otro nmero como su telfono mvil.
2. Haga clic en Rechazar para enviar a la persona que llama al correo de voz si est configurado
o bien, desconectar a la persona que llama.
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O bien
Reunin en lnea
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Una invitacin a una reunin en lnea se abre con la siguiente informacin incluida:
Informacin de audio
El identificador de la conferencia
Cuando haya terminado de configurar las opciones de reunin, puede agregar los asistentes,
compruebe que tiene la fecha y la hora correcta y, a continuacin, enve la invitacin.
La convocatoria de la reunin aparece en su calendario y las invitaciones se envan a sus
asistentes.
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Llamarme al: seleccione esta opcin si desea que Lync le llame automticamente y le conecte
a la reunin. Mediante esta opcin, se unir a la reunin usando Lync, pero escuchar a la
parte del audio de la reunin en su telfono. No tiene que introducir un nmero de telfono
o id. de conferencia.
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Compartir Escritorio
Una vez conectado a la reunin, podr compartir su escritorio o un programa, entregar una
presentacin de PowerPoint, insertar una pizarra o diapositiva de sondeo, y agregar adjuntos
entre otras opciones.
Para compartir su escritorio:
1. En la reunin en lnea, haga clic en Compartir.
2. En el men desplegable Compartir, haga clic en Escritorio.
3. Aparecer una barra en la parte superior de la pantalla y un resplandor alrededor de
la pantalla.
4. Haga clic en Dejar de
compartir para que
se deje de mostrar su
escritorio.
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Compartir un programa
Para compartir un programa y las ventanas asociadas:
1. Haga clic en Compartir en la reunin en lnea.
2. En el men desplegable Compartir, haga clic en Programa.
3. Seleccione el programa que desea compartir.
4. Se muestra una barra en la parte superior de la pantalla y aparecer un resplandor
alrededor de la ventana de la aplicacin indicando que se est compartiendo.
5. Para detener el uso compartido de la aplicacin en cualquier momento, haga clic en
Dejar de compartir.
Dejar de compartir
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3. Esta persona controla ahora su sesin de uso compartido y puede usar su teclado y
mouse para controlar su contenido compartido. La opcin para Liberar control
tambin estar disponible en su barra de herramientas de Reunin en lnea.
4. Para recuperar el control, haga clic en Recuperar el control en el men Ceder el
control.
Ceder el control
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Herramientas de anotacin
Mostrar miniaturas
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Insertar pizarra
Use la pizarra para publicar una nota para todo el mundo de la reunin o sela como una
pgina en blanco para lluvia de ideas. Todas las personas de la reunin pueden escribir y
dibujar en la pizarra.
1. Haga clic en Compartir en la reunin.
2. En el men desplegable Compartir,
haga clic en Nueva pizarra.
3. Se inserta una pgina de pizarra
en el rea de la regin.
4. Para empezar a escribir o dibujar en la
pizarra, use las herramientas de la
parte inferior de la reunin.
5. Haga clic en Dejar de compartir cuando haya terminado.
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Manual
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Manual
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Manual
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