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  • El Analisis de Puestos 2 Gary Dessler

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    98379470 El Analisis de Puestos 2 Gary Dessler

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    98 Parte Il REDACTAR DESCRIPCIONES DE LOS PUESTOS Reclutamiento y contratacién Es aconsejable tener varias perspectivas En las paginas anteriores hemos visto que hay muchas maneras de obtener informacién para el anilisis de puestos. Por ejemplo, podemos obtener informacién de trabajadores indivi- duales 0 de grupos, de supervisores, 0 de observaciones de los analistas de puestos. También se usan distintos instrumentos, entre ellos las entrevistas, las observaciones y los cuestiona- rios de un tipo u otro. Casi todas las empresas se concentran en el uso de un enfoque basi por ejemplo, el analista del puesto se entrevista con las personas que ocupan los puestos. PROFUNDIZACION DE LA INVESTIGACION Sin embargo, estudios realizados en fechas recientes sugieren que tal vez no sea aconsejable usar una sola fuente.'? Se sabe bien que el juicio humano esta sujeto a fuentes de posibles imprecisiones. Por ejemplo, los miembros del grupo muchas veces se sienten obligados a ceftirse al consenso del grupo 0 tal vez un empleado no ponga mucho cuidado al contestar un cuestionario. Esto quiere decir que reunir datos para el anilisis de puestos, por ejemplo, tan sdlo de las entrevistas © de las observaciones podria desembocar en conclusiones equivocadas. Es més conve- niente tomar medidas para “cancelar” o evitar estas imprecisiones y usar varias fuentes.” Por ejemplo: recabe datos para el anilisis de puestos acudiendo a distintos tipos de personas —grupos, individuos, observacién, supervisores y analistas— en la medida de lo posible, asegirese de que las preguntas y las encuestas sean claras y las personas las entienden y, de ser posible, interrogue y observe a las personas desde el principio del proceso del andlisis del puesto, para detectar estos problemas al principio, cuando atin es tiempo de corregirlos. La descripcién de un puesto es un texto que explica lo que hace en realidad la persona que cocupa el puesto, céimo lo hace y en qué condiciones desempefia el trabajo. A su vez, esta informacién se usa para redactar la especificacién del puesto, en la que se enumeran los conocimientos, las habilidades y las capacidades que se requieren para desempeftar el puesto en forma correcta. (El recuadro de tecnologia de la informacién explica cémo ayu- daa ello Internet.) No existe un formato estndar para redactar la descripcién de un puesto, pero casi todos contienen secciones relativas a: 1, La identificacién del puesto 2. Un resumen del puesto 3. Las responsabilidades y obligaciones 4, La autoridad del titular 5, Estindares de desempenio LA Pune Co)KOlel aon INFORMACION — = YLA ADMINISTRACION DIA CONIE Gracias a la Internet, la descripcién del puesto que ne- Descriptions Now! Direct, en www,jobdescription.cm. cesita podria estar s6lo a unos cuantos golpes de tecla Ahi podré elegir (a cambio de un pago) el nombre del de distancia. Por ejemplo, la revista Workforcettiene un puesto que le interesa, sacar la descripcién correspon- portal Web llamado Post-A-Job (www.workforceonli- diente del puesto y afinarlo a voluntad. ne.com/postajob/) en el que los empleadores pueden La descripcién de la figura 3-8, en la pégina 100 anunciar, en Internet, sus vacantes para empleos. Para —en este caso de un gerente de mercadotecnia— sirve ayudar a las personas que anuncian vacantes, el portal de ejemplo. Podra ver que la descripcién es bastante cuenta con una pégina llamada “Write Your Job Des- completa ¢ incluye elementos esenciales como resu- ctiptions Online” (redacte sus descripciones de puestos men, obligaciones y las calificaciones humanas para el en linea). A continuacién, le levaré.a.un portal llamado puesto. Capitulo 3 Elandlisis de puestos. 99 6. Condiciones laborales 7. Especificaciones del puesto Las figuras 3-8 y 3-9 de las paginas 100-101 contienen ejemplos de descripciones de puestos. La identificaci6n del puesto La seccién de identificacién del puesto, como la que se muestra en la figura 3-8, contiene diversos tipos de informacién. Bl titulo del puesto especifica si se trata, por ejemplo, de un supervisor de operaciones para el procesamiento de datos, un gerente de mercadotecnia 0 un oficinista que controla inventarios. Los titulos y las descripciones de los puestos se de- ben mantener actualizados y el Dictionary of Occupational Titles, del Departamento del Trabajo, puede ser muy itil en este sentido. Contiene listas de nombres de miles de pues- tos (asi como listas de las obligaciones correspondientes a cada uno). La seccién de situa- ci6n del puesto permite identificar enseguida si el puesto esté exento o no. (Al tenor de la Ley de normas laborales justas ciertos puestos, principalmente administrativos y profesio- rales estin exentos de las disposiciones del salario minimo y las horas extras contenidas en la ley). La fecha especifica cuando se redacté, de hecho, la descripcién del puesto y “prepa- rada por” se refiere a la persona que la redact6. También hay espacio para indicar quién autorizé la descripcién y, tal vez, un espacio que indica la ubicacién del puesto en térmi- nos de planta o divisin y departamento o seccién. En ocasiones, el nombre del puesto del supervisor inmediato se incluye en la seccién de la identificaci6n, asi como informacién relativa al sueldo y/o la escala salarial del puesto. También puede contener un espacio para indicar el grado 6 nivel del puesto si hubiera tal categorfa; por ejemplo, una empresa que clasifica a los programadores como programador II, programador III y as{ sucesivamente. El resumen del puesto El resumen del puesto debe describir su cardcter general, enumerando sélo sus principales funciones o actividades. Asi (en la figura 3-8), el gerente de mercadotecnia “planifica, diri- ge y coordina la mercadotecnia de los productos y/o servicios de la organizacién”. En el caso del puesto de gerente de materiales, el resumen podria decir que “el gerente de mate- riales compra en forma econdmica, regula las entregas, almacena y distribuye todos los, ‘materiales que se necesitan en la linea de produccién”. En el caso del puesto de un super- visor de la oficina de recepcién de correspondencia “el supervisor de la misma recibe, cla- sifica y entrega debidamente toda la correspondencia que se recibe y maneja toda la co- rrespondencia que se envia, inclusive el depésito correcto y oportuno de la referida correspondencia”."* Procure evitar una descripcién general como “desempena otras labores conforme se requieren”, Incluir una descripci6n asf puede dar a los supervisores mayor flexibilidad para asignar obligaciones. No obstante, algunos expertos dicen en forma contundente que “un elemento que se encuentra con frecuencia y que jamds se deberia incluir en la descripcién de ‘un puesto es una ‘frase ambigua’ como ‘otras obligaciones, conforme se asignen”* pues deja abierto el cardcter del puesto y alas personas que se necesitan para ocuparlo. Las relaciones En ocasiones se definen las relaciones (no en el ejemplo) que tiene la persona que ocupa el puesto con terceros, dentro y fuera de la organizacién y, en el caso de un gerente de perso- nal podria ser:” Informa a: vicepresidente de relaciones con los empleados Supervisa: oficinista de personal, administrador de pruebas, director de relaciones laborales y una secretaria, Trabaja con: todos los gerentes de departamento y la administracién ejecutiva. Fuera de la compania: agencias de empleo, negocios dedicados a reclutarejecutivos,re- presentantes sindicales, oficinas federales y estatales de empleo y diversos vendedores."* OLEC CORP. Descripcién del puesto Denominacién del puesto: ‘Marketing Monager Departamento: ‘Mercadotecnio| In Presidente rade Mehoel Gy Preparado por: ichael George Fecha de proparacién: "de abi’ de 1997 Aprobade por: Jon Alexander | Fecha de aprobac | resumen Plena, dirge y coordina la mercodotecnia de ls products y/o servicios dela erganizocién, detempefando las siguientes abligociones, en foema personal © por medio de supervisores suboinodos OBLIGACIONES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES incluyen los siguientes, pero se pueden osignor oras obligaciones: Establece las metas de mercadctecria para obtener una parte del mercado y la rentcbilidad de los productos y/o servicios Desarola y ejecuta planes y programas de mercadotecria, de coro y largo plazo, pore gorentzor el crecimiento de os vilidades y lo cexpomsion de los productos y/o servicios dela compat lnvesiga, analize y vigil ls Factores financiers, tecneagicosy demagrfics, de modo qua se copitalicen lat oporunidades del mercado y se teduscan los efectos de la octvidod de la competenci. Fania sper lo publcided y los ectvidodes de promexin de le erganzacié, ince los medio impress, lactis y por creo recto ‘Se comunies con ogencias externes de publicidad acerca de las compafosexstres. Trobojo con redactresy arsasy supervis los derechos de outer, el disefo, el boceo la produecién de ls matericls de promacin. Prepora y recomienda la esrotagio de precios para la oxgonizacién que daré por cetutado lo mayor poticipacién en el mercado @ lage ple. ‘Consigue une relacién sofslactrio de los resuiados y ol derempero de lo paticipacién en el mercado en relacién con esténdares preesablecds y las tendencias generolesy especficas dentro dela Indus y en fe economia. Gorentiza el conto efectve de los resultados de la mercedotecniay que se tomen medias correctvas pore asegurar que la consecucin de et bjetvos de mercodotocnio asié dentro da los presyaueros as'gnadee valde las reacciones det mercado pora los programas de publicidad, la polica de comercializacién y la formulaciin y empaqve de lot productos para gareniizar el oluste oportno de la esrategia y lo planes de mercadolecnia para ofontar las condiciones combiantes ds Imercodoy fa competencia. Recomienda combos en le ettuctra bésica y lo orgonizacién del grupo de mercadotecnia pore garantizar el buen cumpliniento de los bjatvas que se le hayen asignado y para proveer lo fexibided requerida pore moverse con prontind ante prcblemas y eporunidades de inercodotsria. Reoliza encuesias da mercadolecia acerca de conceplos de productos eves o ecluaes. Preporsinformes de lat octvidades de mercadotenia, RESPONSABILIDADES DE LA SUPERVISION Administra © et cuparvisores subordinados que supervisan a vn tool de cinco emplecdor dal deparomanto de mercedotecria. responscble de la dirccién, coérdinacién y evalvacion ganeal de esto unided. Tonbién supervise en forma diecio a dos emplaados que ro son supervisors. Cumple con los responsabilidades de supervision sujto 0 las polices de la organizecion y les leyes eplicable. Lor Fesponsobiidades incluyen ented, conkota: y copaciar «lox empleados;ploilicar,exignar y digi el rabsjo; evaluar ol dasompe; premiar y discipline alos empleados olacar ques y resolve problemas. CALFICACIONES. Pare desempofiar debidamente este robojo, la persona debe fener capacidad para desempefir en forma satisfactrio todos ls obligaciones ‘sencicles. Lor requisite que fe enumeran o continvaciénrepresenan los conotimientos, lar hobidades y/o ls copacidades requeridas. Se pedro hacer etteglos razonables pora permite que decopositodor desomperon estos hncionssesenciles ESTUDIOS y/o EXPERIENCIA Grodo de meesiia (MA. 0 equivalene; 6 enre cuako y diez afos de experiencia y/o capactacién afines; © combinacién equivalonts de cestdios y experiance, HABIUDADES UNGUISTICAS Copocided pore ler, ancizar a inerpretar publicacionas tkenicasy cinificas generale, informes financiers y documentos legales. Copa: «dod para responder a preguntas © ques de los clientes, organisms reguleoros © miembros de la comunidad empresaricl. Copacidad pare fscribir discursosy areulor poro sy publiceién, que se cif ol eso y el formato covtespondienes. Capacided para presenar informs, ebidamente, ala direcién syperics, grupos piblicos y/o el consejo de adminisracién, HABIUDADES MATEMATICAS, CCopacidad para oplicor conceptos moteméticos avanzodos come exponents, logarimos, ecvacionescuedrodes y permutaciones. Capacidad pera eplizar aperciones matemticas fares come frecuencia dela dieribicién, detaminacién dela valde y confabilidad de las prusbas, ‘ondlsis de desvociones, enias de corelacié, leora de los muesas y anlisis Factorial. ‘CAPACIDAD DE RAZONAMENTO Copocided para definir problemas, reynir dates, establcer hachosy sacar conelusones vidas. Copacidod para interpreta une emalia gone de insryceiones écricas en forme motemética 0 de diagram FIGURA 3-8 Muestra de la descripcin de un puesto Capitulo 3 Elanélisis de puestos. 101 166.117-018_GERENTE DE PERSONAL (profesional y afin) denominaciones alternativas: sgerente de recursos humanos Flanfica y pone en préctica poliieas relacionados con todos ls foses de las octnidedes de personal Techto, erevisay teleciond o enpleads pera ccupar puesior vocaries, lniica y pone en préciea progrenes de Induccin pore los emploador nuevos efecto de propicar una acliud postive hoci los Ines da la compofia. vo regio de los sepurs, al plon de pensions y los movimiantos de personal como contolaciones,ronderencias,promacioresyfeinaciones vesigaoscidentes propor informe por lo ego, esiza ecenn aaiin dno de tease lobo, ata dernina: cero clril de lo competenci.Propore os pretopestos da los operaciones de personal Se eine Eon ees do talery supervisors par reaver querer, Escibecvsoe de seporcién por lox emploados aque dejan de prior sus servicios por elguna cova y realize enteisis de sada pora deteminar los Cavtos de 3 soparacon,Proora Informe y recomend procedmientos por red l ousetina y 1 Totocén da empleados, Represenia cla compatia en auilenciose invesigacione relaconadar con el personel. Eablece contactor con prveedors extrnos para que ofeacan servis a os emansos, por Ejempl, cafeteria, ronsporte o servos de revbicacion, Puede preparar los preeypuctosparo las Spercesnet do poana, usondo na lamina! de compuadore.Puode aplicr prs monicst y de dEsreza o los soketones. Puede supervaar a cfisos Puede Hevor regio de fax caraceriaticos de los tmpleader contctador” para informes al gobierno. Puede negociar un conv. colecive con RERRESENTANTE. EMPRESARIAL, SINDICATO OBRERO praesional y of 167-167-018, GOE: 11.05.02 FUERZA: $, GED: 85 MS [3 SVP. DW: 88 FIGURA 3-9 Descripcién de “gerente de personal” tomado del Dictionary of Occupational Titles, Fuente: Dieionary of Occupational Tits, a ed, Washington, DC: US Department of Labor, Employment Training Adminsteation, US. Employment Series, 199 Responsabilidades y obligaciones Esta secci6n contiene una lista de las principales obligaciones y responsabilidades del pues- to. Como puede verse en la figura 3-8, las obligaciones principales de cada puesto se deben ‘enumerar por separado, describiéndolas con unas pocas frases. En la figura, por ejemplo, las obligaciones incluyen “establece metas de mercadotecnia para garantizar una parte del mer- cado...”, “elabora y ejecuta planes y programas de mercadotecnia”, “se comunica con agencias de publicidad externas” y “prepara y recomienda la estrategia de precios”. Algunas obligacio- nes tipicas de otros puestos incluirian, mantener inventarios controlados y equilibrados, pre- sentar informes exactos a cuentas por pagar, conservar favorables las variaciones de los precios de compra y reparar las herramientas y el equipo de la linea de producci6n. En este caso, puede usar el Dictionary of Occupational Titles del Departamento del Trabajo para detallar las obligaciones y las responsabilidades del puesto. Por ejemplo, co- ‘mo se muestra en la figura 3-9, el diccionario enumera las obligaciones y las responsabili- dades concretas de un gerente de personal. Estas incluyen “planeacién y puesta en practica de las politicas relativas a todas las fases de la actividad del personal”, “recluta, entrevista y selecciona a los empleados que ocuparin los puestos vacantes” y “realiza encuestas en los mercados de trabajo para determinar un porcentaje salarial competitivo”. Esta seccién también debe definir Ios limites de la autoridad de la persona que ocu- pa el puesto, inclusive su autoridad para tomar decisiones, la supervisién directa de otro personal y las limitaciones del presupuesto. Por ejemplo, la persona que ocupa el pues- to puede tener autoridad para aprobar solicitudes de compra hasta de 5,000 délares, con- ceder tiempo libre o permisos para faltar, disciplinar al personal del departamento, reco- mendar aumentos de sueldo, y entrevistar y contratar a los empleados nuevos.” Estdndares del desempefio Algunas descripciones del puesto contienen una seccién de estandares del desempefio. Ahi se establecen los esténdares que habra de alcanzar el empleado en cada una de las obliga- ciones y responsabilidades principales de la descripcién del puesto. Nunca es facil establecer estandares. Sin embargo, casi todos los gerentes aprenden muy pronto que pedir a sus subordinados que “hagan su mejor esfuerz0”, no es guia sufi-~ ciente para garantizar un buen desempeiio. Una forma facil de establecer estindares con- siste en terminar la afirmacién: “me sentiré plenamente satisfecho con su trabajo cuan- 102 Parte Il Reclutamiento y contratacién do..”, Sise termina esta frase, para cada una de las obligaciones enumeradas en la descrip- cidn del puesto, entonces se tendra un conjunto aplicable de estandares del desempefio. Algunos ejemplos serian: Obligacién: asentar debidamente las cuentas por pagar 1. Todas las facturas recibidas seran asentadas dentro del mismo dia laborable. 2. Todas las facturas son enviadas a los gerentes de los departamentos correspon- ientes, para su visto bueno, a més tardar el dia siguiente a su recepci6n, 3. No se aceptarin mis errores de asiento que un promedio de tres al mes. 4. Los asientos en el libro mayor estardn contabilizados al término del tercer dia la- borable de cada mes. Obligacién: cumplir el programa diario de produccién 1, El grupo de trabajo producira un minimo de 426 unidades por dia laborable. 2. El promedio maximo de unidades rechazadas sera de 2% en la siguiente estacién de trabajo. 3. Eltrabajo sera terminado con un tiempo extra promedio maximo de 5% ala semana, Condiciones laborales y entorno fisico La descripcién del puesto también puede enumerar las condiciones laborales generales in- cluidas en el puesto. Estas podrian incluir cosas como nivel de ruido, condiciones peligro- sas 0 calor. Lineamientos para la descripcién del puesto Estos son algunos lineamientos finales para que redacte las descripciones de sus puestos:”! Sea claro. La descripcién del puesto debe exponer el trabajo del puesto tan bien que las obligaciones del trabajo queden claras, sin tener que referirse a las descripciones de otros puestos. Indique el alcance de la autoridad. Al definir el puesto, aseguirese de seftalar el aleance y el caricter del trabajo, usando frases como “para el departamento” o “a peticién del gerente”. Incluya todas las relaciones importantes. Sea especifco. Elia las palabras més especificas para exponer 1) el tipo de trabajo, 2) el grado de complejidad, 3) el grado de habilidad requerido, 4) la medida en que se estandarizan los problemas, 5) la medida de la responsabilidad que tiene el trabaja- dor en cada fase del trabajo y 6) el grado y el tipo de cuentas que se rendirén. Use verbos activos como analizar, reunir, recabar, planificar, elaborar, inferir, entregar, mantener, supervisar y recomendar. Los puestos de los niveles més bajos de la organi- zacién por lo general requieren las obligaciones o tareas mas detalladas, mientras que los puestos de niveles mas altos se refieren a aspectos més amplios. Sea breve. Las frases cortas y exactas suelen lograr mejor su propésito. Revise. Por tiltimo, revise sila descripci6n cumple con los requisitos bésicos, preguinte- se: “el empleado nuevo entendera su trabajo cuando lea la descripcién del puesto?” REDACTAR ESPECIFICACIONES DE LOS PUESTOS QUE CUMPLAN CON LA ADA ‘Como se explicé en el capitulo 2, la Ley de estadounidenses discapacitados (Americans with Disabilities Act; ADA) se aprobé para disminuir o eliminar problemas graves de discri minacién contra los discapacitados. Al tenor de la ADA, la persona debe contar con las habi- lidades, estudios y experiencia requeridos para cumplir con las funciones esenciales del pues to. Una funcién de un puesto es esencial cuando es la razén de la existencia del puesto, 0 cuando la funcidn es tan especializada que la persona que desempenars el trabajo es contra- tada por su pericia o capacidad para desempenar esa funcién particular. Sila persona capacitada no puede desempeftar el trabajo con su estructura actual, se requiere que el em” pleador haga “arreglos razonables”, a no ser que hacerlo signifique “una carga excesiva’, Capitulo 3 Elandlisis de puestos 103 Como se dijo antes, la ADA no requiere que los empleadores cuenten con descrip- ciones de los puestos, pero es probable que sea aconsejable tenerlas. Casi todas las actuacio- nes judiciales por la ADA girardn en torno a la pregunta: “;cudles son las funciones esen- ciales del puesto?” Sin una descripci6n del puesto que enumere estas funciones, sera dificil convencer a un tribunal de que las funciones eran esenciales para el puesto. El corolario seria que las funciones esenciales no slo se deben enumerar en la descripcién, sino que se deberdn identificar, con claridad, como esenciales. COMO IDENTIFICAR LAS FUNCIONES ESENCIALES DEL PUESTO Las furciones esenciales del puesto son las obligaciones del puesto que los empleados deben ser capaces de desempeiar, con o sin arreglos razonables.”” Algunas preguntas que se podrian consi- derar para determinar si una funcién es esencial o no serian: 1. ;Existe un puesto para desempenar esa funcién?® 2. gLos empleados que ocupan el puesto, de hecho, tienen que desempefiar esa fun- cién?™ 3. jay una cantidad limitada de empleados mas que podrian desempenar esa fun- cién oa los que se les pueda distribuir el desempeno de la funcién? 4. ;Qué grado de pericia 0 habilidad se requiere para desempenar la funcién? 5. ;Cual es la experiencia laboral real de los empleados, presentes o pasados, en ese puesto? 6. Cuinto tiempo dedica una persona, de hecho, a desempeitar la funcién? 7. ;Cuiles son las consecuencias de no requerir que se desempefte una funcién? a Un enfoque practico para el andlisis de puestos Muchos duefios de negocios pequefios, que no tienen sus propios analistas de puestos ni (en muchos casos) sus propios gerentes de personal, afrontan dos obstculos cuando reali- zan los anilisis de puestos y redactan las descripciones de los mismos. En primer término, muchas veces requieren de un enfoque més dgil que el que ofrecen cuestionarios como el que se muestra en la figura 3-3. En segundo lugar, siempre tienen un temor razonable de que, cuando redacten las descripciones de los puestos, pasarén por alto obligaciones que deberian asignar a los subordinados, o asignar obligaciones que normalmente no co- rresponden a estos puestos. Lo que necesitan es una enciclopedia que enumere todos los puestos posibles que podrian encontrar, ademas de una lista detallada de las obligaciones que normalmente se asignan a estos puestos. Esta “enciclopedia” si existe, es el Dictionary of Occupational Titles que mencionamos antes. En el caso de los pequeiios propietarios, él enfoque practico para el anilisis de puestos, que presentamos a continuacién, se fund: ‘menta en esta inapreciable referencia. (A partir de 1999 se introdujo en fases una versi6n en linea, o*net. Consulte www.doleta.gov/programs/onet/. El apéndice de sistemas de per- sonal, de las paginas 645-652, incluye otros paquetes computarizados para preparar de iones de puestos.) PASO I. ELIJA UN PLAN. Empiece por preparar, cuando menos, los lineamientos generales de un plan de la compa~ ‘fa. ;Qué ingresos por ventas espera para el aft entrante y para los proximos aftos? ;Qué productos proyecta enfatizar? ;Cuales cree que serdn las éreas o departamentos de su com- pafifa que tendrin que ampliarse, disminuirse o consolidarse, considerando los planes que tiene para su empresa en los proximos aftos? ;Qué clase de puestos nuevos cree que necesi- tard para realizar sus planes estratégicos? 104 Parte II Reclutamiento y contratacién PASO 2. DESARROLLE UN ORGANIGRAMA Dado su plan, el siguiente paso serd desarrollar un organigrama de su empresa. Haga una sgrifica que muestre quién reporta al presidente y a cada uno de sus subordinados. Después complete el diagrama indicando quién reporta a cada uno de los otros gerentes y superviso- res de la compahta. Empiece trazando el organigrama como esté ahora. Después, dependien- do de cuinto piensa avanzar en el futuro, haga un organigrama que muestre cOmo le gusta- rfa que fuera en el futuro inmediato (por decir, dos meses) y tal vez dos o més diagramas mostrando cémo quisiera que evolucionara su organizaci6n en los préximos dos o tres ais. PASO 3. USE UN CUESTIONARIO PARA LA DESCRIPCION OANALISIS DE PUESTOS A continuacién, use un cuestionario para el andlisis de puestos a efecto de determinar lo que entranan los puestos. Puede usar uno de los cuestionarios mas amplios para el anilisis de puestos (por ejemplo, véase la figura 3-3) para reunir datos para el andlisis de puestos Una alternativa mds sencilla, muchas veces suficiente, consiste en usar el cuestionario para la descripci6n de puestos que se presenta en la figura 3-10. Llene la informacién requerida (usando el procedimiento que se explicaré mas adelante) y pida a los supervisores, 0 alas propios empleados, que enumeren sus obligaciones laborales (al final de la pagina), des componiéndolas en obligs rias, obligaciones periédicas y obligaciones desempe fhadas a intervalos irregulares. Podria distribuir, entre los supervisores y/o empleados, una muestra de cémo se deben describir estas obligaciones (figura 3-11). PASO 4. CONSIGA EL DICTIONARY OF OCCUPATIONAL TITLES A continuacién, obtenga ejemplos estandarizados de las descripciones de los puestos que necesitard usando el Dictionary of Occupational Titles (DOT). La mejor manera de aprender a usar el Dictionary of Occupational Titles sera comprar un ejemplar y usarlo. El diccionario cuesta unos cuarenta délares y se puede solicitar a Supe rintendent of Documents, Government Printing Office, Washington, DC 20402-9325. (Lie me a la oficina de informacién al 202/783-3238 para verificar el precio y pedir sus manuales) PASO 5. ELIJA LAS DEFINICIONES ADECUADAS ¥ ANOTELAS EN FICHAS A continuacién, para cada uno de sus departamentos, elija los nombres y las descripciones de puestos en el DOT que considere adecuados para su empresa. Por ejemplo, suponga que quiere preparar descripciones de los puestos de los en pleados del departamento de ventas minoristas de su tienda. Recorra las hojas buscando los niimeros de los cédigos de las ocupaciones del DOT partiendo de 0, 1 0 2 (pues éstos inch ‘yen todas las ocupaciones profesionales, técnicas y administrativas, asf como las de oficinay ventas). En la pagina 134 (véase la figura 3-12) encontrar que la categoria 185 se refierea “ejecutivos y gerentes de comercios mayoristas y minoristas”, y ahi hallara “gerente de tiend: de departamentos” (185.117-010) y “coordinador de modas” (185.157-010). Mas adelante en la pagina 208, encontrard que la categoria 261 se refiere a “ocupaciones de ventas de 0 a”, y aquf encuentra “vendedor de ropa infantil” (261.357-046), “vendedor de ropa pari caballero” (261.357-050) y “vendedor de ropa para dama” (261.357-038). Por si hubi pasado por alto de manera inadvertida algunos nombres que podrfan ser adecuados, reco rra el indice alfabético de nombres de ocupaciones de la “industria de comercios minotis tas” hacia el final del manual y alli se encuentra con “ayudante de compras, comertid minorista” (162.157-022). Decida que también debe tomar varios aspectos de las oblige ciones del puesto. Saque copias de las descripciones pertinentes y péguelas sobre tarjeas Asi contara con un conjunto amplio de puestos relacionados con la administracién qut generalmente se encuentran en el departamento de ventas minoristas, y podré reordenar Tos en su gréfica y consolidar los puestos hasta que tenga la divisién del trabajo que, enst opinién, es la buena para usted. Esto le servird para asegurarse de que ha considerado tod! la gama de puestos en la administracién de ventas al por menor que podrian ser pertnes tes para su empresa. También sirve para asegurarse de no haber omitido, en forma ina vertida, ninguna obligacién importante para la administracién minorista. 3-10 onario para la ipcion del puesto 31 hisicos para Capftulo 3 Elanilisis de puestos 105 Datos basicos para la descripcién del puesto Denominocién del puesto Departamento Nimero del puesto Redacted per. Fecha de hoy Cdigos DOT aplicables. 1. Definicién(es) aplicable(s) del DOT: Il, Resumen del puesto: (Enumere las tareas més importantes 0 aquéllas que realice en forma regulor) ML. Informa a: IV, Supervisa a: V. Obligaciones del puesto: [Describa en forma breve, para cada obligacién, lo que hace el empleado y, do ser posible, cémo lo hace. Al final de cade obligacién muesire, ene paréntesis, el porcentaje cproximado de tiempo dedicado a la obligacién. ‘A. Obligaciones diarias: B. Obligaciones periédicas: {indique si son semanales, mensuoles, rimesirales, etcétero) C. Obligaciones realizadas @ intervalos irregulares: Ejemplo de la denominacién del puesto: Empleado de servicios ol cliente Ejemplo de resumen del puesto: Contesta preguntas y proporciona orientaciones @ los lentes, culoriza el pogo de! cheques de los clientes, regitre y regresa frjetos de crédio ‘extrovieds,clsifica y revise solicitudes de crédito nuevas, traboja en el mostador de servicios Teaser loads when necery. Obseres work in yd ad ep shop to determine ‘hatareas are clea and ce of haar Serves on comimtes to vit cases of wrecks. Condo invesigitions to determine caste of acide wore iri. Submits ersten repo of ining a superiors (GEO; 050202 STRENGTH: L GED: RAMS L3SVP 7 DLU: 86 184.167.290 SUPERVISOR, COMMUNICATIONS AND-SIGNALS (extra) Dirt and coordinates, through sbordnitesopervaory personae is of ‘workers engaged in insaling. mating, nd feng commision ad Sealing pet within spec jurition of lon: Revo por tht desib an ling ofoeunictons alsigal ier den wheter deployment of po sot and mite pci me asst andor pon Ba fx case of regu with superar who Stl rpusto vga changin inspection ot maintenance technigars hat would prevent reunene of pure: ttizng kovldge of communication and sal functioning, Wes surmay ol ports inbeang wosier onertime ivoved aod nau of equentmaluntions and Fouts report to superior Cone th company engines pring mor spits ot insti pots in comsnkzaton and signal sytem to may april of changes itn tem. Confers wth supers thrughout posts prvi tic as tance ands esur aval egipment meted to comple proj. (GOE 11.1105 STRENGTH L GED: Ri Ma L4SVP-8 DLU 184.167-294 SUPERVISOR, TRAIN OPERATIONS (ex: trans) Directs and coordinates atts of personnel engaged in hed sd out ing ans and engines in specie alta terior: Obaeres record ee nd ‘monitor ralroad rao commanisatione and lights on ain lostion peter to rene tain and engine movements along speied terry of aloud, Confers rh rata ptchers to determin cheng of sin and engines, Diets Inj of waindepartres upon notation of substanda tack conn, Cooni= ‘ates ain movements ous tain crew iy to achedle engines to ae ‘serve locaton when due for maoenance and 10 maimize wt of tcl ans ‘es pel work ais, Serta tin chedles nd adic specie persone] tava of tacks fr shee reputandmaltensnc. tes dec Subrdiats to coordinate movement of expedite, It or special load tans, ‘sing information reehed hough ralroadifomation nent (GOE 050202 STRENGTH: LGED: RANG La SVP. 8 DLL: 63 184.267-010 FREIGHT-TRAFFIC CONSULTANT (busines se) alternate tiles teasporation constant ‘Advice indastes,busicte fms and indvidls concerning methods of peparn of eight for shipment rates be applied nd mode of trasporion tobe wed: Const with cen reading pchng procedures and inspects packed ot {tated goods for contrmancet shipping specifestins to preven aps dah, ot Puli Seles mode of tansporttion, sich aa, water, ralrsd, or tuk ith ut repr to higher rater when speed neces, Confer with siping brokers oncering export and impors papers docking falies or packing sod taking Procedures Fes chims with ntarance company for lows, damages And t= hag of feiht shipments. (GOE: 11.0502 STRENGTHS GED: RS Mé LA SVP, 8 DLU: 77 184387-010 WHAREINGER (watertans) (Compiles ports sch 5 docage, demurrage, what, and sorage, wo ensre ‘hac shipping compan are ened sesed harbor er Compares information on stamens ors and teports wth ships mart determine tat weigh ease: ‘ment snd dasction of commie ae in acorance with tai Caleb it ‘Sesion om hips mans to ensure at charge ae comet Preparer and sabre report nip thes and wharves to deterie ed fr epic Arango ero ‘ary connection of wate and elect series om wharves Reads service mates 10 ‘ermine args tobe made (GeO: 070204 STRENGTH: L GED: RBM 12 SVP 5 DLU7? 185 WHOLESALE AND RETAIL TRADE MANAGERS AND OFFICIALS This poupincades managerial occupations concerned with ling merchan le to ster f industria commercial instutonal or professional ues oo other wholesalers or acting sb agents in buying merchandie foro eling ethan ‘bse to such persons or companies 195,17-010 MANAGER, DEPARTMENT STORE (ret rade) ‘Directs and coordinates, hough soberdiaate managerial personnel avr of

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