Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Diag Institucional
Diag Institucional
4 Diagnstico Institucional
Fundamentalmente el diagnstico institucional es una herramienta de anlisis del contexto en el cual la
organizacin pblica prev que existen condicionantes que juegan a favor y en contra de la implementacin
de la visin y la misin institucional. De all que el diagnstico puede formularse antes de la misin y visin y
contrastar su validez despus de ese momento.
1
Tambin es vlido -hasta recomendable- hacer el diagnstico despus de la formulacin de las categoras
estratgicas ms importantes pues facilita el anlisis de viabilidad de la visin institucional. En esta lnea es
recomendable preguntarse acerca de la factibilidad de alcanzar el propsito formulado, con los estndares de
calidad establecidos y en el perodo de tiempo definido.
Para fines metodolgicos, se reconoce ahora que es de gran importancia perfilar el diagnstico institucional
en dos momentos:
1.
2.
Ambos tipos de anlisis permitirn a la entidad contar con un panorama claro y especfico para formular las
estrategias en cada una de las perspectivas y determinar necesidades claras de ajuste al marco estratgico.
1.
Es conocido como el anlisis PEST-LM en funcin a las variables que utiliza: Poltica, Econmica, Social,
Tecnolgica, Legal y Medioambiental.
En funcin de las caractersticas de los mandatos de la entidad, suele ser necesario hacer todo el anlisis o
excluir alguna categora. Por ejemplo una entidad con mayor carcter normativo probablemente excluya la
variable medioambiental (salvo que ese sea su mandato), en tanto que una entidad territorial, como un
Gobierno Municipal o una Prefectura / Gobernacin necesariamente requerir un anlisis de todas las
categoras.
El anlisis externo tiene particular importancia en la configuracin de la estrategia institucional como un
escenario en el que la entidad reconoce con mayor claridad los puntos en los cuales afecta o se ve afectada
por el entorno y tambin la forma en la que puede afectar en un mayor grado ese entorno.
La base del anlisis suele orientarse al entorno general de la entidad, considerando que como cualquier
sistema, existen relaciones entre los entornos que involucran a la entidad e interacciones que configuran lneas
de accin.
En la AGENDA INSTITUCIONAL, autoridades, participantes y equipo tcnico deben estar atentos a las
interrelaciones entre estos niveles y comprender como estas interrelaciones afectan el desempeo global
de la entidad.
El entorno general en amplio en cuanto a la focalizacin que hace y tienen implicaciones de mediano y
largo plazo para las estrategias a disearse. Estas implicaciones estn usualmente sobreentendidas que
van ms all de la influencia directa de la organizacin por ejemplo, el rol del gobierno central y la
legislacin sobre el desarrollo econmico local.
) El entorno general es dividido en subcategoras o segmentos que permiten focalizar los aspectos
principales del entorno general en el diagnstico institucional. Estos segmentos responden a lo anotado
al principio de este acpite y se distinguen con mayor claridad en la figura siguiente:
2
Las categoras no son mutuamente excluyentes las lneas entre las categoras son fluidas-, por tanto,
factores, actores y temas claves pueden atravesar varios de los elementos al mismo tiempo. Las
condiciones del macrocontexto afectan el proceso completo de la AGENDA INSTITUCIONAL. Las
organizaciones, en general, no operan en el vaco, y la llave para una administracin estratgica exitosa y
efectiva reside en tomar decisiones que habilitan acciones, mismas que se corresponden de manera
positiva con el contexto en el cual, finalmente, tales decisiones generar efectos concretos.
)En lneas generales se entiende por contexto poltico a las instituciones polticas, ideologa, actores
polticos concretos, etc. El contexto econmico hace referencia a las variables macro y microeconmicas
clave, la situacin econmica del pas, de la regin, del municipio, la tasa de inflacin, etc. En tanto que el
contexto social se refiere a variables relativas con el comportamiento social, la necesidad de participacin, la
incidencia de movimientos sociales, patrones culturales, etc. El contexto legal hace referencia al mandato
legal que tiene relacin con la entidad. Finalmente el contexto medioambiental se relaciona con preservacin,
calidad del entorno ecolgico y tambin la regulacin medioambiental. Las variables pueden ampliarse en
funcin de los lmites que se hayan definido.
EN LA PRCTICA, el equipo tcnico o equipo de planificacin debe definir el alcance, profundidad y horizonte
de tiempo del anlisis. Quizs esto ltimo tiene clara referencia con el tiempo que la entidad ha definido
para la AGENDA INSTITUCIONAL. Puede efectuarse mediante la preparacin de un documento de base
que forma parte de los insumos del anlisis.
Una vez tomadas estas decisiones, el anlisis sigue cuatro pasos procedimentales:
1.
2.
3.
4.
En tanto que las tendencias, implican el curso que se prev seguirn los eventos clave. Por ejemplo, en el
caso de la Constitucin la tendencia es la implementacin, lo cual tendr algunas consecuencias que sern
objeto de atencin de la entidad.
Es importante que los hechos tengan una base objetiva de comprobacin y se evite en todo momento
trabajar en base a especulaciones.
La segunda pregunta clave es: Qu impactos tendrn las tendencias identificadas para la entidad?
Conceptualmente se pueden identificar tres tipos de impactos:
3
La matriz de pronstico no distingue entre las distintas categoras tal como lo hizo la matriz de anlisis
y tendencias- sino que se concentra slo en aquellas consideradas fundamentales o crticas de las distintas
categoras y que fueron justamente sealadas por el anlisis anterior. El pronstico observa tres escenarios:
uno pesimista, en el sentido de que aunque el tema es considerado clave, es probable que vaya a
disminuir su fuerza en el perodo de planeacin, uno esttico que seala que el TC permanecer igual y
uno intenso que implica una agudizacin del TC.
Sea cual sea el pronstico, es importante anotar cuales son las razones que, a juicio de la entidad y
basados en buena informacin, justifican ste y, finalmente anotar y reflexionar en conjunto, como el
pronstico sealado afectara a la entidad en el perodo de la AGENDA INSTITUCIONAL.
Este trabajo no debe quedarse como un ejercicio ms: Debe incidir de manera determinante en la
estrategia institucional, probablemente generar ciertas seales que debern ser consideradas como
mandato hacia ese momento.
2.
El anlisis externo analiza el entorno general, en tanto que el diagnstico institucional se concentra en el
entorno operativo e interno.
Figura 3
Fuente: PADEP C2 - Ren Rivera (2009)
Una caracterstica singular del anlisis institucional de la AGENDA INSTITUCIONAL como herramienta es su
carcter sistmico. En su interpretacin ms sencilla implica que cada fenmeno es causa o efecto de algo y
en algunos casos se trata de problemas o potencialidades centrales que a la vez generan tambin causas y
efectos.
All se dirige el tratamiento y el modo de operar el diagnstico institucional como herramienta.
El diagnstico institucional es una lectura crtica del entorno de una entidad a partir de las percepciones que
tienen los miembros de la misma y que de ser posible deben ser corroborados acudiendo a fuentes de
informacin verificable. El diagnstico institucional se ocupa de fijar la posicin de base de la entidad con
relacin a su gestin y resultados.
Siguiendo a Rover 1 , este momento se caracteriza por la necesidad que tiene el actor social (sujeto y/u
objeto de la planificacin) de percibir, en forma global o panormica, qu es lo que est sucediendo, desde su
perspectiva autoreferencial. Es al mismo tiempo, el momento de percibir, quin o quines estn por detrs de
la problemtica que se enfrenta, ya que sus intervenciones sobre la realidad, incluyendo la suya propia,
explican en parte cmo es que la situacin lleg ah
Cuando el diagnstico institucional utiliza variables sistmicas, se traduce en un diagnstico sistmico.
EN LA PRCTICA, la construccin del Diagnstico Institucional se deben cumplir los siguientes pasos:
Analizar el entorno operativo e identificar oportunidades y amenazas (aqu me quedo, trabaja como
el tema anterior)
Todas las instituciones pblicas tienen dos tipos de entornos en los que actan y tambin se ven
notablemente influenciados.
El primer entorno denominado general involucra a todas las entidades sin excepcin. Los eventos que aqu
se suceden estn ms all del control de la entidad. Los cambios socioculturales, polticos, econmicos y
tecnolgicos que ocurren en el mundo son ejemplos. Todas las entidades pblicas y privadas tienen un mismo
entorno general.
El segundo entorno es denominado operativo, en el que la institucin desarrolla sus actividades. El mismo,
influencia directamente a la entidad y aunque los eventos de este entorno siguen siendo mucho ms grandes
que las reales posibilidades de trabajo de la propia institucin, sta tiene una gran oportunidad de ejercer
control sobre algunos de sus sucesos y a partir de aqu, de algunos eventos del entorno general.
Cada entidad pblica o privada es influenciada por un entorno operacional distinto. Aunque algunos
elementos, eventos y fuerzas sean compartidos con el entorno general, ambos entornos nunca sern
idnticos.
La combinacin de elementos (fuerzas, eventos y/o actores) del entorno general y el operativo configuran el
presente y las futuras actividades de la institucin, generando un entorno externo relevante. Este entorno est
compuesto por muchos actores / stakeholders / socios: presentes y potenciales usuarios, aliados estratgicos
y opositores.
En este caso, se debe identificar las principales oportunidades (O) y amenazas (A) que surgen en el entorno
de influencia directa e indirecta. Muchas de las O y A se refieren a tendencias que se perciben en trminos de
los mbitos econmico, social, tecnolgico e institucional.
Se recomienda la utilizacin de la tcnica de lluvia de ideas, de donde se espera se genere un espacio de
mximo 10 elementos a fin que el diagnstico sea manejable.
Para facilitar este anlisis, previamente se debe coleccionar un conjunto de datos y compartirlo en el taller en
el que se desarrolle la elaboracin del diagnstico.
Rover, Mario. Planificacin Estratgica de Recursos Humanos de Salud. Organizacin Mundial de la Salud, Buenos
Aires, 1994.
ENTORNO EXTERNO
ENTORNO DE INFLUENCIA
INDIRECTA
ENTORNO DE INFLUENCIA
DIRECTA
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
El grfico siguiente resume el proceso que debe seguirse para el anlisis externo que permite la identificacin
de Oportunidades y Amenazas.:
Grfico N 13
PASOS DEL ANLISIS EXTERNO (quitaqr estas grficas y focalizarse en el diagnstico
sistmico)
A diferencia del anlisis externo, en ste se espera identificar fortalezas (F) y debilidades (D) que sean
objetivamente verificables. Para ello se debe aplicar la matriz que se presenta a continuacin.
Matriz N 12
MATRIZ PARA LA IDENTIFICACIN DE FORTALEZAS Y DEBILIDADES
ANLISIS DE LA INSTITUCIN
FORTALEZAS
VERIFICADOR
FORTALEZAS
DE
DEBILIDADES
VERIFICADOR DE
LA DEBILIDAD
La utilizacin de ste instrumento metodolgico pretende facilitar la identificacin requerida. Se debe analizar
a las fortalezas en trminos de insumos (como la cantidad y calidad del personal), en trminos de productos
(bienes, normas y servicios) y en trminos de procesos de trabajo (cmo concretar los productos). Esta
clasificacin es tan solo una gua, puesto que se puede tambin hacer una asociacin libre de lo que necesita,
para identificarlas.
Realice el Diagrama de Afinidad (quitar)
Continuando con los pasos que se deben seguir para la elaboracin del Diagnstico Institucional se elabora el
Diagrama de Afinidad que es una herramienta bsica utilizada para agrupar fortalezas, sirve de ayuda para
explotar oportunidades y debilidades que robustecen a las amenazas.
Vale decir, que cuando se realiza el diagnstico se ubica las oportunidades ms relevantes (principalmente del
entorno operativo) y se busca qu fortalezas permiten capturar tal oportunidad. Lo mismo con las amenazas,
pero en ese caso, es posible que exista afinidad entre debilidades y fortalezas. Esto quiere decir que pueden
encontrarse fortalezas que no defienden a la institucin de amenazas, por tanto la fortaleza es afn a la
amenaza 2 .
Grfico N 15
DIAGRAMA DE AFINIDAD
2
INFLUENCIA
SA
EN: DE:
A
0-3
0-3
0-3
0-3
0-3
0-3
SP
11
SP*SA
El siguiente grfico exhibe las relaciones que se dan entre el factor de arranque y los diferentes factores y a su
vez la relacin existente entre los otros factores.
Grfico N 16
ESTRUCTURA DE EFECTOS
12
13
El resultado no es un dibujo tcnico sino una valoracin aproximada que se le asigna a los factores. Los
cuadrantes ayudan a dividir los factores en grupos segn su intensidad relativa y su influenciabilidad.
En este caso es importante tener claro qu significa cada uno de los cuadrantes:
El Cuadrante ACTIVO: es el ideal para considerar como temas estratgicos en la Agenda Institucional ya
que genera muchos efectos y se ve poco afectado.
El Cuadrante PASIVO: indica factores que se pueden modificar pero con una perspectiva mayor en el
tiempo. Aqu se ubican factores muy pesados, estructurales, etc. Se debe tener algn cuidado con este
cuadrante.
El Cuadrante CRITICO; es complejo ya que si bien puede generar altos efectos, tambin es sumamente
influenciable e incluso pueden generarse consecuencias indeseados sobre cada uno de sus factores. Al
considerarlos en la Agenda Institucional, se deben tomar en cuenta cada uno de sus posibles efectos y
relaciones para la estrategia.
El Cuadrante INERTE: estos factores pueden formar parte de modificaciones parciales y se recomienda su
incorporacin al Programa de Operaciones Anual. Son factores de segundo nivel de prioridad.
Grfico N 17
ESQUEMA AXIAL
SP
Pasivo
Crtico
Inerte
Activo
Influenciable
Por otra parte, pueden existir factores inertes que apoyan a factores crticos, lo cual requiere
SAuna reflexin y
un trabajo ordenado en las siguientes fases de la Agenda Influyente
Institucional para lograr que ese factor inerte se
potencie convirtindose en un factor activo.
En ltima instancia, una vez que se cuenta con la anterior informacin, el Diagnstico Institucional se realiza
cumpliendo los pasos que se describen a continuacin y completando la informacin de las correspondientes
matrices:
Paso 1: Anlisis del entorno general
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
Poltico
Econmico
Tecnolgico
14
Social
Legal
PRIORIDAD
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
1
2
3
4
5
AMBITO DE ANLISIS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
Insumos
Procesos
Productos
15
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
FORTALEZAS
Potencialidades
Riesgos
DEBILIDADES
Desafos
Limitaciones
Hasta aqu, la institucin debe contar con un panorama completo de su situacin y debe tener la capacidad de
explicarla en detalle, ya que cada elemento est concatenado de alguna forma, en este momento se concluye
con el Diagnstico Institucional.
Considerando que previamente se han llevado a cabo los anteriores micro - momentos de: Identificacin de
Producto, Identificacin de Actores Clave, Anlisis e Identificacin del Mandato Social y Poltico se puede
afirmar que se ha concluido con el Momento Estratgico, por lo que la entidad est preparada para pasar al
Momento de la Eleccin Estratgica que se describe en el captulo siguiente.